Характеристика юридической силы официальных документов

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Во-первых начнем с того что же означает сам термин Юридическая сила. Юридическая сила - свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе.

Во-вторых юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Из этого следует, что орган управления и должностные лица, выпускающие документы, обязаны:

Соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

Издавать документы только в пределах компетенции;

Соблюдать действующие в определенное время общегосударственное правило составления и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. Документ является результатом документирования и определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на не речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. В настоящее время в качестве носителя используется бумага. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего её органа и установленным порядком оформления. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексов реквизитов - обязательных элементов оформления документов. Основным документов, устанавливающим состав реквизитов является ГОСТ. Однако кроме данного стандарта существуют другие правовые акты и нормативные документы, положения которых должны соблюдаться при создании и оформлении документов. При подготовке документа обычно сначала создают его проект, который проходит процедуру редактирования и согласования. Проекты готовятся на стандартных листах бумаги. После согласования проекта документа всеми заинтересованными лицами документ окончательно оформляется и подписывается. При этом большинство организационно - распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции - должны проходить процедуру окончательного оформления на бланках документов. Бланк документа - это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа, или другими словами, можно сказать, что бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техничными средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Документ - это своего рода овеществленная идея, мысль. Материализация мысли здесь происходит при помощи письма, как способности человека трансформировать идею в определенный логический набор символов.

Законодательство лишь в ряде случаев требует представления нотариально заверенной копии документа, однако на практике многие ведомства требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом. Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа.

Свидетельствование верности копии с документа производится нотариусом при предъявлении подлинника документа. Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях:

· Если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке;

· Если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Президиумом.

В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица. Нотариально засвидетельствованная копия с копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения. Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы.

Требования к оформлению документов, сформулированные с позиций документоведения, закрепляются в инструкциях и правилах п делопроизводству. В правовых дисциплинах указанные требования развиваются в рамках так называемой юридической техники и включаются в нормативные правовые акты и методические пособия, отличающиеся по структуре, содержанию, терминологии от разработок по делопроизводству. Между требованиями юридической техники и правилами делопроизводства нет непроходимой границы, поскольку они обращены к одному объекту - документу. Вместе с тем можно констатировать наличие двух массивов правил оформления документов, которые в части своих положений совпадают, а в части - расходятся.

Существенным является то, что в документоведении и правовых документов и правовых дисциплинах сложились различные подходы к структуре документа и его реквизитам.

Юридические дисциплины подразделяют документ на содержательную часть и реквизиты, последним отводится вспомогательная роль. Они служат для идентификации документа, придания ему юридической силы. Содержательная часть правового акта - выраженное в письменном виде языковое, знаковое, графическое, словесно - терминологическое закрепление содержащихся в нем норм права или индивидуальных предписаний, а также иных положений, в том числе разъясняющих цели и мотивы его принятия. Реквизиты правового акта - обязательные сведения, включаемые в текст правового акта для признания его действительным.

В юридической литературе можно найти высказывания о том, что трактовка понятия реквизитов документа, изложенная в названном стандарте, является отражением не всегда оправданной тенденции формализации и унификации элементов документов и не должна быть поводом для изменения традиционного юридического понимания реквизитов нормативного правового акта.

Отмеченные различия в подходах документоведов и юристов к установлению структуры документоведов и юристов к установлению структуры документа затрудняют выработку единых правил оформления правовых актов. Состав и содержание этих правил, порядок их изложения в конкретных органах управления зачастую зависят от того, какие подразделения их разрабатывали.

Правила юридической техники и правила оформления документов, принятые в делопроизводстве, в части своих положения совпадают, а в части - расходятся. И так мы приходим к следующему выводу, что юридическая сила документа - свойство документа вызывать в процессе своего применения правовые последствия, что обеспечивается его правильным составлением и оформлением.

1. Процедуры придания юридической силы различным видам документов. Придание юридической силы управленческой документации

Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются. Для подписания внешних документов договоров, накладных, актов приемки работ и пр. волеизъявления представителей только одного юридического лица недостаточно. Необходимо решение должностных лиц как минимум двух организаций, неподотчетных друг другу.

Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу.

Чтобы документ имел юридическую силу, необходимо следующее:

· положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;

· документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;

· реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам;

· Если эти условия не соблюдены, документ может быть признан судом недействительным.

Полномочия сотрудников предприятия по изданию организационно-распорядительных документов.

Прежде чем исполнять предписания того или иного документа, необходимо обращать внимание на компетенцию лица, подписавшего этот документ. Если при его составлении и подписании должностное лицо вышло за рамки своей компетенции, документ не имеет юридической силы и является недействительным.

К компетенции руководителя предприятия относятся все вопросы руководства текущей деятельностью, за исключением вопросов, которые вправе решать только общее собрание участников предприятия или совета директоров. Руководитель единственный сотрудник, который действует от имени предприятия без доверенности.

Но, согласно уставу предприятия, компетенция руководителя может быть ограничена, а часть его обычных полномочий передана совету директоров или общему собранию участников. Например, в уставе может быть предусмотрено, что руководитель не имеет права единолично, без согласия общего собрания участников, заключать сделки на сумму, превышающую 500000 рублей. Чтобы такая сделка была законной, к договору необходимо приложить протокол общего собрания участников предприятия, в котором должно быть прямо сказано о том, что собрание участников одобрило эту сделку. В противном случае договори может быть признан недействительным.

Все другие должностные лица предприятия могут решать те или иные вопросы лишь в случаях, если они уполномочены на это приказами, доверенностями, должностными инструкциями, положениями и т.д. подписанными или утвержденными руководителями. При заключении договоров или при составлении и подписании других товарно-финансовых документов от имени предприятия должностное лицо должно сделать на название, номер и дату доверенности, приказа или положения, на основании которого оно действует.

Требования, предъявляемые к оформлению документов:

Будет иметь юридическую силу, или нет зависит и от того, соблюдены ли его разработчиками требования к его форме и другим отдельным элементам (реквизитам).

В настоящее время некоторые предприятия не придают должностного значения оформлению документов. Но такое отношение неоправданно. Так, например, отсутствие подписи должностного лица в приказе или грифа УТВЕРЖДЕНО на штатном расписании делает эти документы в правовом смысле бессильными.

Итак, значимые реквизиты:

Очевидно, что необходимо указать наименование предприятия, издавшего документ. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах предприятия. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, в приказе оно пишется в скобках после полного.

Другие обязательные и юридически значимые реквизиты рассмотрим более подробно: государственным стандартом установлены требования к составу и расположению реквизитов, порядок их оформления, правила разработки бланков документов, требования к тексту отдельных видов документов.

Реквизиты, определяющие наименование вида документа.

Для придания документу юридической силы, наряду с реквизитами, идентифицирующими автора документа, существенное значение имеют и другие реквизиты.

Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора. Например: только руководитель может издавать приказы; коллективное обсуждение каких либо вопросов отражается в протоколе; рядовой специалист от своего имени вправе готовить только докладные записки, заявления.

Наименование вида документа является обязательным реквизитом при оформлении всех документов, кроме письма. Пример бланка распоряжения структурного подразделения с угловым расположением реквизитов.

Дата документа.

Дата документа является важнейшим реквизитом, т.к. отражает время его возникновения. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или делопроизводственной службой при регистрации документа. Она вносится в готовый документ от руки. Если же автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Документа, изданные двумя или более организациями, должны иметь единую дату. Необходимо следить за правильным оформлением этого реквизита, т.к. создание документа "задним числом", ровно как и издание документа с "опережением", например, следующим днем, приводит к искажения данных регистрации. Кроме того неправильное датирование может привести к нарушению правоотношений участников.

Например, в случае обращения в суд одной из сторон указанная в документе дата будет рассматриваться судом как документированное доказательство.

Регистрация документов.

Регистрация документов - это, прежде всего их учет, кроме того, это придание документу официальности, юридической силы.

Установление ответственности организации за содержание документа (для исходящих и внутренних документов), его прохождение через управленческую систему (для входящих документов).

Гриф утверждения документа определяет юридическую силу тех документов, которые не могут быть введены в действие их авторами. Они становятся официальными и приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления).

Процедура утверждения санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг должностных лиц, организаций.

Подпись - это важнейший реквизит, определяющий юридическую силу документа. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии распределения обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением). В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений, это должно быть закреплено локальными актами организации.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационно - аналитического характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, если решаемые в документе вопросы не выходят за рамки его компетенции.

Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц.

Например: документы, в которых содержатся сведения финансового, материального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, документы, изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают и руководитель организации, и главный бухгалтер.

Печать, также является юридически значимым фактором.

В особенности для документов:

1. Отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.).

2. Удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности).

3. Фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии её оттиска.

Руководителям предприятия рекомендуется разработать и утвердить перечень документов, на которых обязательно должен быть оттиск печати.

Если в документе отсутствует какой-либо юридически значимый реквизит, то он не имеет юридической силы и работники предприятия вправе отказаться выполнять предписания этого документа.

Юридическая сила копий документа.

Достаточно часто предприятиям приходится делать копии документов, например, когда велика вероятность утраты подлинника документа или необходимо один документ предоставить в разные учреждения.

Итак, в каких же случаях копия имеет юридическую силу оригинала:

Копия должна в точности повторять текст и оформление оригинала.

Заверить копию документа, изданного самим предприятием, может руководитель этого предприятия или уполномоченный на это сотрудник, например начальник отдела кадров или заведующий канцелярией. Исключением являются такие копии документов, как например, устав организаций. Копия устава заверяется нотариусом.

Пока нет однозначного ответа, имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсу. Некоторые отечественный и зарубежные предприятия признают законность телефаксной копии и принимают её к исполнению. Однако, на мой взгляд, достоверность таких копий далеко не всегда можно считать очевидной и полной. В принципе телефаксное сообщение это лишь копия документа, равноценная копии, изготовленной на ксероксе.

2. Придание юридической силы документам

Внутренняя переписка в организации решает следующие задачи:

· Письменно выражает и документирует просьбу, мнение, предложение одной из сторон, работодателя или работника, или носит характер информирования другой стороны.

· Является неотъемлемым звеном в процедуре расторжения трудового договора, перевода работников, оформления отпуска и других кадровых процедур.

· Служит необходимым документальным доказательством при рассмотрении трудового спора.

А для того чтобы внутренняя переписка выполняла эти задачи необходимо соблюсти следующие условия:

1. Документ должен быть правильно оформлен, с наличием всех необходимых реквизитов.

2. Документ должен иметь регистрационный номер по журналу учета входящей и исходящей документации.

3. На данный документ должен быть дан официальный ответ стороны - получателя. Например, в виде резолюции.

Документ должен храниться с учетом установленных архивных требований.

Наиболее часто работник ведет внутреннюю переписку с помощью заявлений, служебных и докладных записок, а работодатель - в виде уведомлений.

Документы внутренней переписки оформляются не только если нужно обмениваться официальными сообщениями между работниками, но и также между начальниками подразделений и работниками, начальниками одних подразделений и других и т.д.

В настоящее время большая часть этой переписки осуществляется в электронном виде, путем обмена сообщениями по электронной почте. С такими сообщениями сложно доказать то, что этот электронный документ был создан именно данным работником (даже при установке паролей придется доказывать, что никто, кроме этого конкретного работника, не знал пароль доступа к конкретной электронной почте). Поэтому в случае конфликта или возможного конфликта рекомендуется оформлять документы в бумажном варианте, заверяя своей подписью, и регистрировать через официальное должностное лицо в компании, отвечающем за регистрацию документа.

Можно придать такой переписке юридическую силу, если работник распечатает электронные сообщения, а должностное лицо их зарегистрирует. Кроме этого внутренними документами компании (внутренними локальными нормативными актами) необходимо закрепить в качестве рабочего механизма общения именно такой способ обмена информацией, а также периодичность проверки сообщений.

3. Общие принципы придания юридической силы документам внутренней переписки - заявлениям и уведомлениям

юридический переписка официальный

Эти документы часто являются основным доказательством в трудовых спорах, поэтому грамотная работа с ними чрезвычайно важна для защиты интересов работодателя.

Особенности оформления и придания юридической силы заявлениям.

В интересах работодателя, чтобы личные заявления работников были оформлены от руки. Обычно в организациях применяются шаблонные бланки, в которых от руки должны быть заполнены, как минимум, подпись работника и дата подписания заявления. Часто такое оформление заявлений трактуется при судебном конфликте как факт давления на работника.

В принципе заявление может быть создано и автоматическим путем, но, тем не менее, после этого распечатано и подписано тем лицом, которое данное заявление оформляет.

Желательно, чтобы в заявлении с учетом вышеописанной процедуры придания документам юридической силы были следующие реквизиты:

1. Название документа - "Заявление".

2. Адресат - кому направляется заявление, с указанием должности в конкретной организации, Ф.И.О. должностного лица.

3. Составитель - от кого направляется, с указанием должности и Ф.И.О. работника.

4. Текст заявления.

5. Подпись составителя заявления.

6. Дата составления заявления.

7. Подписи согласования (чаще всего с руководителем структурного подразделения - при необходимости). Этот реквизит не является обязательным. Поэтому его наличие определяется принципами работы с такими документами конкретной организации.

8. Регистрационный номер заявления. Номер присваивается документу согласно журналу входящей документации (или другого журнала, в зависимости от построения системы регистрации в конкретной организации), с указанием номера, даты принятия документа и подписи ответственного лица (например, секретаря). Лицо, ответственное за прием данных документов.

Следует сказать, что документы также являются важнейшим носителем информации во многих областях деятельности человека, прежде всего в производственной. Они используются при анализе хозяйственной деятельности предприятия, давая возможность сделать объективные выводы о результатах работы, при планировании и финансировании работ.

Документы имеют важное значение в обеспечении собственности, при возникновении споров или предъявлении претензий и исков.

Одними из основных требований, предъявляемых к документам, являются соответствие их правовым нормам, возможность использовать их как решающее доказательство достоверности каких - либо фактов.

Особенности различных сфер управленческой деятельности обусловили наличие ряда специфических функций документа:

1. Управленческой функцией наделены управленческие документы (плановые, отчетные, организационно - распорядительные), создаваемы специально для реализации целей управления;

2. Правовой функцией наделены законодательные и правовые нормативные документы, фиксирующие правовые нормы и правоотношения в обществе, или документы, которые временно выполняют эту функцию (например, любой документ, выступающий в качестве судебного доказательства);

3. Научно - историческую функцию выполняют документы, реализовавшие свои основные функции и поступившие в архив. В объем массиве документации такие документы составляют около 12 - 14%.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи(фиксации)на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием таких носителей, как например магнитные ленты.

Состав управленческих документов определяется компетенцией определяется компетенцией и функциями организаций, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации - это комплексы взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УСД предназначены для использования, как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям об организации (уставам), другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

Классификация документов.

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

По способу документирования различают документы:

- рукописные письменные (текстовые);

- изобразительные (фиксирующие информацию посредством изображения);

- графические (выполненные графическим способом);

- фотодокументы;

- фонодокументы (звуковые, зафиксированные на магнитной ленте);

- кинодокументы (зафиксированные с помощью кино - видео техники);

- документы, созданные с помощью компьютерной техники.

По критерию гласности документы делятся на секретные, для служебного пользования и несекретные(простые).

Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности.

Использование таких документов и работа с ними осуществляется по особой технологии и требует специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом "Для служебного пользования".

В настоящее время делопроизводство в Российской федерации осуществляют архивные органы.

Размещено на Allbest.ru