Предоставление муниципальных услуг в городе Ростове-на-Дону

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Структура, функции и методы работы Администрации Октябрьского района города Ростова-на-Дону

Администрация Октябрьского района - это территориальная структура администрации города Ростова-на-Дону. В одном из восьми районов города Ростова-на-Дону.

В тридцатые годы XX столетия в августе 1937 года создан Октябрьский район. Он занимает площадь 49,5 кв. км, численность населения составляет 153,8 тыс. Граничит с Советским, Ленинским, Кировским и Ворошиловским районами г. Ростова-на-Дону и Мясниковским районом Ростовской области.

Администрация Октябрьского района является территориальным органом администрации города. Она является исполнителем распоряжений администрации г. Ростова-на-Дону, главным распорядителем финансовых средств, получаемых из местного бюджета, решает вопросы местного значения, связанных с развитием и обустройством района, контролирует деятельность предприятий, организаций и учреждений разных сфер деятельности. Она составляет поквартальные, ежемесячные и ежегодные отчеты о проведенных мероприятиях, достижении поставленных задач, использовании бюджетных средств, эти отчеты она предоставляет администрации города.

Основной целью администрации Октябрьского района является решение вопросов местного значения.

Основными задачами является обеспечение выполнения функций и полномочий Главы города, иных органов местного самоуправления, направленных на создание нормальных условий для жизнедеятельности горожан.

Администрация района действует под непосредственным руководством главы администрации. Распоряжением Администрации города Ростова-на-Дону от 4 февраля 2013 года № 48-к главой администрации Октябрьского района с 5 февраля 2013 года назначен Брусов Сергей Владимирович. Администрация района является юридическим лицом. Имеет печать с изображением Государственного герба, расчетные и текущие счета в банках и других кредитных учреждениях. Имущество администрации района закрепляется за ней на правах оперативного управления.

К числу основных функций администрации района принадлежит обеспечение в районе прав и свобод граждан, закрепленных Конституцией Российской Федерации. Граждане имеют право обжаловать в суд решения администрации и должностных лиц, если эти решения противоречат законодательству, нарушают права и законные интересы граждан.

Положение об администрациях районов города Ростова-на-Дону закрепляет в обязательном порядке за районной в городе администрацией следующие полномочия в области:

- обеспечения законности, правопорядка, охраны прав и свобод граждан;

-экономического прогнозирования, инвестиций и предпринимательской деятельности;

- бюджета и финансов;

- охраны прав детства;

- социальной защиты населения и здравоохранения;

- гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций;

- торговли и общественного питания;

- физической культуры, спорта и туризма;

- работы среди молодежи;

- культуры;

- записи актов гражданского состояния;

- использования земли;

-архитектуры и градостроительства;

- транспорта и связи;

-распоряжения и управления объектами муниципальной собственности;

- жилищно-коммунального хозяйства;

- учета и распределения жилья.

Для исполнения вышеуказанных задач применяются все существующие методы деятельности органов исполнительной власти.

Методы деятельности исполнительной власти - это способы осуществления управленческих функций и средства воздействия органов исполнительной власти на управляемые объекты.

Применяются методы убеждения, принуждения и поощрения, в качестве общих методов управления. Убеждение представляет собой способы воздействия на сознание и поведение людей, с помощью средств убеждения стимулируется должное поведение участников административно-правовых отношений. Граждане добровольно подчиняются юридическим нормам и сознательно участвуют в их осуществлении, если понимают задачи и цели государства, одобряют их.

Средствами убеждения являются обучение, пропаганда, агитация, разъяснение, обмен опытом. Метод убеждения должен быть основным.

Поощрительное воздействие способствует возникновению интереса, совершению определенных дел, получению моральных, материальных и иного одобрения.

А также применяются экономические и административные меры, различаемые по характеру воздействия на волю и сознание людей.

Экономические - это методы косвенного воздействия на объект управления. С их помощью орган исполнительной власти достигает желаемого поведения объекта управления, воздействуя на его материальные интересы. Для этого используют налоги, проценты, премии, льготы и т.д.

К методам административного прямого воздействия со стороны органов исполнительной власти на соответствующие объекты управления относятся общие и непосредственные руководства, регулирования, контроль и т.д.

Административное принуждение является вспомогательным методом исполнительной власти, сочетается с убеждением и применяется в тех случаях, когда убеждения недостаточно для достижения цели, поставленной перед органом исполнительной власти.

Использование всех этих методов в работе гарантирует наиболее эффективное функционирование органа исполнительной власти и в данном случае администрации Октябрьского района города Ростова-на-Дону.

2. Система управления в Администрации Октябрьского района города Ростова-на-Дону

Под организационной структурой управления можно понимать упорядоченную совокупность звеньев управления организацией (должностей, подразделений и служб), обладающих необходимой материально-технической базой, выполняющих специфические административные функции и находящихся в определенной взаимной связи и соподчиненности. Существует много разновидностей организационных структур.

Структура администрации Октябрьского района является линейно-функциональной. Весь аппарат администрации района разделен на отделы. Отделы имеют своего начальника и специалиста. Они выполняют все полномочия, которыми наделены, исполняют все поставленные задачи в срок. Результаты работы отделов администрации оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система материального поощрения, ориентированная, прежде всего на достижение высоких показателей каждого отдела. За конечный результат в целом отвечает линейный руководитель. Большинство отделов подчинены заместителям главы администрации, осуществляющим оперативное руководство, но есть некоторые, подчиняющиеся непосредственно главе администрации Октябрьского района.

Так же в администрации существуют ряд работников, специалистов и отделов, осуществляющих техническое обеспечение муниципальных служащих администрации и другие виды деятельности. Например, специалисты по анализу и учету контролируют соблюдение финансовой и налоговой дисциплины, достоверность и правильность бухгалтерской и налоговой отчетности, организуют и проводят периодическую и годовую инвентаризацию и т.д.

Все эти категории муниципальных и не муниципальных работников помогают правильно организовывать работу администрации и поддерживать ее на высшем уровне.

Ниже представлена структура управления, утверждённая распоряжением администрации Октябрьского района г. Ростова-на - Дону №281.

Я проходила практику в секторе по учёту и распределению жилой площади. Главный специалист сектора непосредственно подчинён главе администрации Октябрьского района. Этот отдел осуществляет следующие функции и оказывает услуги:

1.Признание граждан малоимущими и принятие на учет в качестве нуждающихся в жилых помещениях в целях дальнейшего предоставления жилья по договору социального найма.

2.Признание граждан нуждающимися в улучшении жилищных условий без признания малоимущими (в соответствии с законом Ростовской области от 07.10.2005 №363-ЗС).

3.Предоставление муниципальных жилых помещений из освобождаемого жилищного фонда района.

4. Подготовка правового акта главы администрации района о предоставлении жилых помещений и заключении договоров социального найма жилья, переданного постановлением Мэра города администрации района:

- гражданам, жилые помещения которых в установленном порядке признаны непригодными для проживания и ремонту или реконструкции не подлежат;

- гражданам, в связи с изъятием земельного участка для муниципальных нужд (отселением со строительных площадок);

- на очередь нуждающихся в жилых помещениях по всем категориям учета и для внеочередного предоставления жилой площади отдельным категориям граждан.

5.Подготовка правового акта главы администрации района о предоставлении жилых помещений и заключении (изменении) договоров социального найма:

-при освобождении жилых помещений в коммунальных квартирах;

- в связи с пожеланиями ответственного квартиросъёмщика либо с его убытием, смертью или по решению суда;

- при изменении статуса жилого помещения (перевод категории здания из общежития в жилой дом).

6. Предоставление служебных жилых помещений работникам, имеющим право пользования служебными помещениями.

7. Рассмотрение вопроса о возможности приобретения освободившихся жилых помещений в коммунальных квартирах по договору купли-продажи.

8. Обмен муниципальных жилых помещений, занимаемых по договорам социального найма.

9. Предоставление жилых помещений в специализированном жилом комплексе для проживания одиноких граждан и инвалидов.

10.Предоставление жилых помещений в переселенческом маневренном фонде для временного проживания граждан, жилые помещения которых пострадали от стихийных бедствий и т.п. и находятся в угрожающем для жизни и здоровья состоянии.

3. Должностные обязанности сотрудников сектора по учёту и распределению жилой площади Администрации Октябрьского района города Ростова-на-Дону

В соответствии со штатным расписанием сектор по учёту и распределению жилой площади состоит из главного специалиста и специалиста 1 категории.

Должность главного специалиста относится к старшей группе должностей муниципальной службы. Назначение и освобождение от должности осуществляется главой администрации Октябрьского района по согласованию с Администрацией города.

Главный специалист подчиняется непосредственно главе администрации района. Осуществляет свою служебную деятельность и реализует свои полномочия на основании Конституции РФ, Жилищного кодекса, Федеральных законов, областных законов, Устава города Ростова-на-Дону, положения о секторе, должностных инструкций и.т.д.

Требованиями к квалификации главного специалиста являются:

1. Высшее профессиональное образование.

2. Стаж работы по специальности не менее 2-ух лет.

3. Знание законодательства регулирующего сферу деятельности сектора и муниципальную службу в целом, документов системы менеджмента качества непосредственно связанных с выполнением должностных обязанностей, основ организации труда и делопроизводства, норм делового этикета, правил внутреннего трудового распорядка.

4. Главный специалист должен владеть умением планировать работу, навыками аналитической деятельности, подготовки проектов, ведения деловых переговоров, работы на офисной и оргтехнике и компьютере, использования необходимых программных продуктов, приёмами межличностных отношений. Должен знать и уметь нормы и правила охраны труда, техники безопасности и пожарной безопасности, современные методы и средства защиты информации.

Исходя из задач структурного подразделения главный специалист выполняет следующие обязанности:

1. Участвует в разработке нормативных актов, регламентирующих работу сектора по учёту и распределению жилой площади и его сотрудников.

2. Готовит проекты распоряжений администрации района по вопросам, относящимся к компетенции сектора учёта и распределения жилой площади.

3. Готовит ответы на запросы органов государственной власти, организаций, на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции сектора.

4. Участвует в подготовке предложений по совершенствованию работы администрации района по вопросам, относящимся к компетенции сектора по учёту и распределению жилой площади.

5. Оказывает консультативную помощь работникам администрации района по жилищным вопросам.

6. Участвует в разработке плана работы сектора и распределения жилой площади на месяц, квартал, полугодие.

7. Изучает передовой опыт по вопросам в рамках своих полномочий.

8. Координирует работу сектора, а так же планирует, организует, регулирует , контролирует служебную деятельность сотрудников сектора.

9. Ведёт учёт и представляет отчётность по направлениям работы, изложенным выше.

10. Выполняет требования регламентов и стандартов СМК непосредственно связанных с выполнением должностных обязанностей.

11. Представление ходатайства главы администрации района Мэру города о включив число служебного и маневренного фондов жилых помещений и дальнейшее закрепление, включенных в число служебного и маневренного фондов жилых помещений за гражданами.

12. Закрепление по договорам социального найма жилого фонда, поступившего в район от Администрации города, за гражданами.

13. Подготовка пакета документов на заселение и закрепление жилой площади за гражданами из освобождаемого фонда.

14. Приём на учёт граждан в качестве нуждающихся в жилых помещениях.

15. Представление информации об очередности представления жилых помещений на условиях социального найма.

16. Предоставление гражданам переданной постановлением Администрации города жилой площади для отселения граждан из муниципального аварийного жилищного фонда в благоустроенное жильё.

17. Признание граждан, нуждающимися в жилых помещениях, с целью участия в программе «Обеспечение жильём молодых семей» федеральной целевой программы «Жилище» на 2011-2015 годы на территории Ростовской области.

18. Постановка на учёт граждан, имеющих трёх и более детей, в целях предоставления земельных участков в собственность бесплатно для индивидуального строительства.

Специалист 1 категории исходя из задач подразделения выполняет следующие обязанности:

По поручению главного специалиста сектора готовит соответствующий пакет документов для издания проектов распоряжений администрации по вопросам, относящимся к компетенции сектора учёта и распределения жилой площади.

Исполняет поручения главного специалиста сектора по подготовке ответов на запросы государственных органов, учреждений, организаций, на предложения, обращения и жалобы граждан по вопросам, относящимся к компетенции сектора.

Приводит в соответствие с действующим законодательством учетные дела граждан льготных категорий организациям, наделённым полномочиями в соответствии действующим законодательством, для решения вопроса оказания мер социальной поддержки из федерального бюджета на улучшение их жилищных условий.

Формирует и оформляет списки граждан льготных категорий для последующего визирования и согласования.

Осуществляет организацию учёта и хранения поступающей документации, а так же подготовку дел к передаче на архивное хранение и списание.

Участвует в разработке плана работы сектора учёта и распределения жилой площади.

По поручению главного специалиста сектора готовит информацию для составления отчётности по направлениям работы сектора.

Выполняет поручения главного специалиста сектора готовит информацию для составления отчётности по направлениям работы сектора

Выполняет требования регламентов и стандартов СМК, непосредственно связанных с выполнение должностных обязанностей.

Ведёт книгу регистрации заявлений граждан о принятии на учёт в качестве нуждающихся в жилых помещениях и книги учёта граждан, состоящих на квартирном учёте.

Ведёт учёт по направлениям деятельности сектора: журнал приёма граждан; учёт граждан, которым предоставлены жилые помещения по договорам социального найма.

Оформляет учётные дела, содержащие все необходимые документы, составляет описи.

Признание граждан, нуждающимися в жилых помещениях, без постановки на учёт в качестве нуждающихся в жилых помещениях, с целью участия в подпрограмме «Обеспечение жильём молодых семей» федеральной целевой программы «Жилище» на 2011-2015 годы на территории Ростовской области.

4. Организация документооборота и формирования дел в Администрации Октябрьского района города Ростова-на-Дону

В структурных подразделениях администрации делопроизводство ведут лица, назначенные ответственными за эту работу.

С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению).

Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работники подразделений обязаны передавать находящиеся у них на исполнении, на контроле документы другому работнику по указанию руководителя подразделения.

При увольнении или переходе на работу в другое подразделение работник должен сдать все числящиеся за ним в канцелярии документы.

В случае утраты документа об этом немедленно докладывается руководителю подразделения.

Документы, поступившие в Администрацию области, принимаются, учитываются и регистрируются канцелярией.

Корреспонденция с грифом «Лично» не вскрывается, на таком пакете ставится штамп канцелярии, проставляется дата поступления, и он передается адресатам.

В документы, поступившие в администрацию и зарегистрированные в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки. Работа с документами вне служебных помещений запрещается.

Канцелярия после предварительного ознакомления с каждым документом сортирует их по адресатам, определяет документы, подлежащие регистрации. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов, а также других организаций, требующие по своему характеру решения или ответа.

Письменные обращения граждан передаются для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан.

На входящих документах на нижнем поле первой страницы документа справа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации, индекс приемной, куда направляется документ, входящий номер документа.

В администрации используется система электронного документооборота «Дело», электронная почта и факсимильной связь.

Входящие документы с назначенным сроком исполнения ставятся на контроль в соответствующей приемной.

Исходящие документы, документы внутренней переписки печатаются в 2-х экземплярах, 2-й из которых после подписания и регистрации хранится в структурном подразделении (приемной) в папке исходящей корреспонденции.

Приложения к документам должны быть завизированы лицом подготовившим документ.

Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем в канцелярию для отправки. При этом к письму и телеграмме прилагаются списки рассылки, необходимое количество копий для рассылки и полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес, а при ответе на входящий документ - также его номер и дата.

Законченные делопроизводством дела остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству, сдаются в архив.

Архивом осуществляются:

- сохранность документов, справочная работа по переданным документам, выдача документов во временное пользование сотрудникам структурных подразделений администрации;

- выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле.

Подготовка нормативно-правовых актов в администрации производится по определенному принципу.

Основаниями для подготовки НПА являются:

-необходимость решения текущих задач;

-законы РФ, указы, постановления и распоряжения Президента и Правительства;

-обращения депутатов Городской Думы по разработке и принятия конкретного акта;

-обращения и письма должностных лиц предприятий, учреждений и организаций, трудовых коллективов и отдельных граждан;

-протесты прокурора по ранее принятым главой актам;

-прочие основания.

Подготовка НПА включает:

-назначение ответственного лица;

-определение круга лиц, привлекаемых к подготовке проекта;

-изучение НПА, в соответствии и на основании которых готовят данный проект;

-составление проектов текстов;

-проработка вопросов;

-согласование проекта;

-правовая экспертиза проекта в юридическом отделе не предмет соответствия действующему законодательству и требованиям к оформлению актов;

-доработка с учетом замечаний и предложений лиц, согласующих данный проект, заключений юридического отдела, а также главы администрации города.

Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки является документооборотом.

Доставка документов осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Документы, поступающие в администрацию города на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, передаются на рассмотрение руководству и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются в отделе делопроизводства (канцелярии), отделе по работе с обращениями граждан, отделе самоуправления и организационной работы администрации города. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы, адресованные главе администрации, заместителям главы, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются, затем направляются руководству или в соответствующее подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов:

- требующие обязательного рассмотрения руководством;

- направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам (начальникам управлений и отделов).

Рассмотренные руководством документы возвращаются в отдел делопроизводства (канцелярию), отдел по работе с обращениями граждан, отдел самоуправления и организационной работы, где в регистрационно-контрольную форму (далее - РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, а затем передаются на рассмотрение руководству.

Обмен документами между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство.

Прием граждан по личным вопросам осуществляется главой администрации, заместителем главы администрации.

Разрешение устных обращений граждан производится, как правило, непосредственно во время приема.

Если заявителю удается получить точный ответ с указанием конкретного срока окончательного исполнения его просьбы, такой ответ подлежит обязательной постановки на дополнительный контроль.

В этом случае на ответе исполнителя делается отметка "на контроль", ставится дата и подпись. Ответ присоединяется к карточке и ставится в контрольную карточку по срокам исполнения обещаний, данных заявителю.

5. Процесс подготовки и принятия управленческих решений, организация контроля за их выполнением

администрация должностной жилой документооборот

Организующей основой деятельности администрации Октябрьского муниципального района является планирование работы.

Планы работы администрации Октябрьского района разрабатываются на год с учётом комплексного решения проблем жизнедеятельности района.

Проект перспективного плана работы готовит управляющий делами администрации района по предложениям управлений, комитетов, отделов администрации, которые согласовываются с заместителями главы по курируемым вопросам.

Управляющий делами администрации вносит проект годового плана на рассмотрение главы района. Перспективный план утверждается постановлением главы администрации района. Он включает основные направления социального и экономического развития района на текущий год и определяет приоритеты в работе администрации Октябрьского района.

В соответствии с перспективным планом составляется план основных мероприятий на месяц. Предложения по нему вносятся руководителями подразделений администрации управляющему делами администрации. План основных мероприятий утверждается главой администрации Октябрьского района

Ответственность за своевременную и качественную подготовку вопросов, включенных в план, несут руководители управлений, комитетов, отделов администрации района, указанных в плане.

Ход и реализация работы по выполнению плана рассматриваются на аппаратных совещаниях. Контролирует выполнение планов управляющий делами администрации.

Совещания проводятся в администрации Октябрьского района в определенный день по утвержденному календарному плану. Внеочередные совещания проводятся по мере необходимости по согласованию с главой администрации.

Проект повестки дня совещания формируется управляющим делами администрации за неделю до совещания.

Материалы к аппаратным совещаниям должны быть представлены главе администрации не позднее двух дней до проведения совещаний.

Организационно-техническое обеспечение аппаратных совещаний, ведение протокола и доведение его до исполнителей осуществляется общим отделом администрации.

Оригиналы протоколов совещаний хранятся у управляющего делами администрации, затем передаются в отдел по делопроизводству.

Организационную подготовку и ведение протокола других совещаний, заседаний комиссий, рабочих групп осуществляют работники управлений, комитетов, отделов администрации по направлению деятельности.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.

Протоколы регистрируются и хранятся в соответствующих подразделениях.

Принятые на совещаниях решения контролируются заместителями главы администрации или руководителями структурных подразделений администрации в соответствии с поручениями.

При принятии управленческих решений в администрации Октябрьского района реализуется сочетание принципов коллегиальности и единоначалия, что делает выполнение функций наиболее эффективным.

1. Анализ практики организации предоставления муниципальных услуг в городе Ростове-на-Дону

2. Анализ предоставления муниципальных услуг в МФЦ по принципу «одного окна» в городе Ростове-на-Дону

Размещено на Allbest.ru