Кадровая документация, условия трудовых договоров и архивоведение РФ

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Документирование трудовых правоотношений

2. Система ведомственных и государственных архивов

Список используемой литературы



1. Документирование трудовых правоотношений

документирование трудовой договор архив

Кадровая документация ведется во всех организациях, учреждениях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы. Она подтверждает право граждан на социальное обеспечение по старости и инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Поэтому все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.

В состав документации по личному составу входят различные виды документов: организационно-правовые (должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и др.), распорядительные (приказы по личному составу), информационно-справочные (справки, служебные записки, акты и др.) и такие документы, как трудовые контракты, трудовые книжки, личные листки по учеты кадров, учетные карточки и т.п.

Оформляется кадровая документация в соответствии с Трудовым кодексом РФ. На основании статей Кодекса, на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор.

Существенными условиями трудового договора являются:

- место работы (с указанием структурного подразделения);

- дата начала работы;

- наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организаций или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;

- права и обязанности работника; права и обязанности работодателя; характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

- режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

- виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

Трудовые договоры могут заключаться:

1) на неопределенный срок;

2) на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

В случае если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику (под расписку) в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, которые ведутся на всех предприятиях независимо от формы собственности.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия.

На работника, поступающего на работу впервые и проработавшего в организации свыше пяти дней, оформляются трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца. В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «Сведения о работе», заводится вкладыш к ней. При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (ст. 80 ТК РФ).

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет (ст. 358 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения», утвержденного Федеральной архивной службой от 06.10.2000).

Личная карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи в карточках делаются на основании документов, представленных работником. В новом варианте личной карточки исключены устаревшие позиции (национальность, партийность, членство в ВЛКСМ и профсоюзе). В обязательном порядке проставляются дата заполнения личной карточки и личная подпись работника. При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа, указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.

Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту. На многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью ПК.

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2). Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Анкета или личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Она заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При ее заполнении используются:

· паспорт;

· трудовая книжка;

· военный билет;

· документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат);

· документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат); документы об имеющихся изобретениях.

Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части.

Первая - это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника. Вторая часть текста характеристики - данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.). Третья часть - собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту. Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики. Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения.



2. Система ведомственных и государственных архивов

Государственные архивы представлены двумя видами: архивы федерального уровня и архивы субъектов Российской Федерации. Федеральные государственные архивы включают исторические, т.е. не комплектующиеся архивы и комплектующиеся специализированные архивы. Государственные архивы субъектов Федерации в целом также представлены аналогичными подвидами архивов.

Государственные архивы - это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений архивной службы России. Все государственные архивы делятся на две группы: первая - архивы, осуществляющие постоянное хранение документов, вторая - архивы, осуществляющие временное хранение документов (с переменным составом документов). Госархивы первой и второй групп находятся в подчинении Росархива и соответствующих органов управления архивным делом.

Государственными архивами с постоянным составом документов являются:

Федеральные государственные архивы России (РГА), хранящие комплекты документов общероссийского значения и подчиняющиеся Росархиву.

1) Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ)

2) Российский государственный архив древних актов (РГАДА)

3) российский государственный исторический архив (РГИА)

4) Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ)

5) Российский государственный архив экономики (РГАЭ)

6) Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ)

7) Российский государственный военный архив (РГВА)

8) Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ)

9) Российский государственный архив научно-технической документации (РГАНТД)

10) Филиал Российского государственного архива научно-технической документации (РГАНТД г. Самара)

11) Российский государственный архив фотодокументов (РГАФД)

12) Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД)

13) Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ)

14) Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ) ЦГА республик, входящих в РФ, и их филиалы, хранящие, как правило, документы разных эпох и находящиеся в подчинении архивных управлений республик. ГА краев и областей и их филиалы, национальных областей и округов хранят документы разных эпох или только советского периода.

Государственные архивы с постоянным составом документов представляют собой научно-исследовательские учреждения.

Государственные архивы с переменным составом документов - это районные архивы и та часть городских архивов, которым не предоставлено право постоянного хранения материалов. Они временно хранят материалы постоянного срока хранения, поступающие из учреждений районного и городского масштаба до момента передачи их в госархив с постоянным составом документов, и находятся в административно-финансовом подчинении у местной администрации.

Функции государственных архивов:

1) Комплектование документами в соответствии с профилем архива (состав фондов и других документов, подлежащих хранению в нем).

2) Учет документов, хранящихся в архиве, периодическое проведение проверки наличия и состояния документов, учет документов, находящихся в учреждениях - источниках комплектования.

3) Обеспечение сохранности документов: создание оптимальных условий хранения, дезинфекция и дезинсекция пораженных вредителями дел, реставрация поврежденных и ветхих документов, переплет, порядок выдачи дел из хранилища, размещение и топографирование документов.

4) Экспертиза ценности документов, проводимая для очистки фондов и в процессе переработки фонда или описей.

5) Создание страхового фонда наиболее ценных документов для обеспечения сохранности оригиналов.

Для выполнения этих функций необходимо проведение следующих работ:

1) Создание и совершенствование научно-справочного аппарата, облегчающего поиск требуемой информации, переработки и совершенствование некачественных описей, создание различных каталогов и указателей, путеводителей или справочников по фондам.

2) Организация читальных залов для изучения документов исследователями, обеспечение залов справочниками, созданными в архиве.

3) Публикация документов архива, подготовка передач по радио и телевидению.

4) Выполнение запросов по различным темам, выдача копий и выписок из документов по запросам граждан.

Государственные архивы ведут научную работу по нескольким направлениям, одно из которых - научные исследования в области документоведения, архивоведения и археографии, подготавливают к изданию сборники документов, архивные справочники.

Государственные архивы ведут большую методическую работу, направленную на повышение уровня проводимых в архиве работ, и на оказание помощи учреждениям (составление методических пособий, консультации, проведение совещаний по обмену опытом, оказание практической помощи на рабочем месте, стажировка в госархиве).

Основная функция государственных архивов с переменным составом документов, составляющих большую часть районных и городских архивов, - временное хранение документов, поступающих из учреждений районного звена и сельских учреждений и организаций. Государственные архивы с переменным составом документов принимают на хранение только материалы постоянного хранения, поступающие через 5 лет после окончания делопроизводством

Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. Ведомственный архив - это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы. В зависимости от состава документов, которыми комплектуется ведомственный архив, и государственных обязанностей организаций по осуществлению ведомственного хранения могут создаваться ведомственные архивы следующих видов:

- архив организации, хранящий документы только данной организации;

- центральный архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, хранящий документы центрального аппарата министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, а также документы организаций непосредственного подчинения, и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;

- центральный отраслевой архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации (при министерстве, ведомстве, центральном органе общественной организации), хранящий документы организаций отрасли (системы) всех уровней подчиненности (независимо от их территориальной расположенности) в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;

- объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций министерства (ведомства), связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

- объединенный междуведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем).

Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.

Основными задачами ведомственного архива являются:

- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

- обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве, а также подготовка и передача документов на государственное хранение;

- осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

Ведомственный архив в целях выполнения своих главных задач осуществляет следующие основные функции:

1) Прием документов из структурных подразделений и фондов личного происхождения.

2) Ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор дел и оформление документов на дела, подлежащие дальнейшему хранению (со сроками "постоянно" и выше десяти лет), уничтожению.

3) Создание условий, обеспечивающих сохранность документов, путем проведения широкого комплекса работ по охране и оборудованию хранилищ, улучшению температурно-влажностного режима хранения, нормальных санитарно-гигиенических условий.

4) Организация учета документов в соответствии с установленными правилами, постоянное внесение текущих изменений в учетные документы, отражающие количественный состав фондов архива. Представление государственной архивной службе сведений о документах архива по установленной форме. Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища. Периодические проверки наличия и состояния дел.

5) Создание страхового фонда копий на наиболее ценные документы, категории которых определяются Росархивом или соответствующим архивным учреждением. Учет этих документов и их страхового фонда.

6) Проведение при необходимости работ по улучшению физико-химического состояния документов (дезинфекция и реставрация документов).

7) Топографирование документов архива, обеспечивающее их быстрый поиск в хранилище.

8) Составление и представление на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.

9) Подготовка к передаче и передача на государственное хранение документов с истекшими предельными сроками ведомственного хранения.

10) Составление научно-справочного аппарата к документам, передаваемым на государственное хранение с учетом его соответствия научно-справочному аппарату (НСА), к документам, переданным в государственный архив. Составление первичной исторической справки проводится по истории фондообразования и дополнения к ней в соответствии с происшедшими в истории учреждения изменениями за период после последней передачи документов в государственный архив.

11) В архивах, хранящих документы нескольких учреждений, проводится фондирование принятых в архив дел и документов.

12) Архив учреждения является основным каналом связи между государственным архивом и учреждением - источником комплектования государственного архива. Заведующий ведомственным архивом представляет на согласование в государственный архив сводную ведомость сводную номенклатуру дел учреждения на рассмотрение ЭПК годовой раздел описи.

13) Заведующий архивом как член ЦЭК (ЭК) проверяет качество экспертизы ценности документов и оформления ее результатов в конкретных структурных подразделениях.

14) Заведующий архивом участвует в разработке сводной номенклатуры дел учреждения, инструкций по делопроизводству, ведомственного перечня документов со сроками хранения, проектов типовых и примерных номенклатур дел структурных подразделений, а также других методических пособий.

15) Заведующий архивом или другие сотрудники участвуют в организации и проведении занятий по повышению квалификации работников делопроизводственной службы учреждения.

16) Архив контролирует качество составления номенклатур в структурных подразделениях.

17) Архив систематически проверяет формирование и оформление дел в соответствии с номенклатурой: порядок хранения дел и их сохранность в структурных подразделениях.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций-источников комплектования архивов.

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

- требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

- контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;

- запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования - необходимые для работы архива сведения;

- участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральным архивным агентством России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

- утрату и несанкционированное уничтожение документов;

- необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;

- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

Правовой основой создания архивов организации является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», где говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования, образовавшихся в процессе их деятельности, архивных документов.

«Основные правила работы архивов организаций» и ЕГСД являются нормативно-методическими документами, определяющим их деятельность.

Для организации работы архива необходимо принять положение об архиве. В положение об архиве включаются следующие разделы:

- основные положения;

- состав документов архива;

- задачи и функции архива;

- права архива;

- организация работы архива.

При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.

За последние годы во многих министерствах и ведомствах утрачена подведомственная сеть. В прежнем виде «отраслевой» подход к работе с документами невозможен. Но, тем не менее, многие федеральные органы осуществляют общеотраслевую координацию деятельности подведомственных учреждений: разрабатывают перечни документов со сроками хранения, примерные номенклатуры дел, осуществляют проверки обеспечения сохранности документов.

В последнее годы активизировалась деятельность организаций по созданию архивов, упорядочению документов, передаче их на постоянное хранение. Возникают новые формы хранения архивных документов: депозитарное хранение - хранение документов органами власти и организациями, в течение сроков установленных на основании договора с архивными учреждениями.



Список используемой литературы

1) Алексеева Е. В., Афанасьева Л. П., Бурова Е. М.: Архивоведение. Издательство "Академия", 2009.

2) Альбрехт Б.В. Архивы коммерческих организаций. Серия: Библиотека журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера" М.: Издательство МЦФЭР, 2010.

3) Андреева В.И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе Гостов РФ).- М.: Бизн.-шк. Интел Синтез, 1994, 32 с.

4) Артизов А.Н. Архивное законодательство России. - 2-е изд. Издательство "Термика-М", 2010.

5) Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами/Сост. З.В. Бушмелева (ответственный исполнитель), В.Е. Соболев, Л.П. Шотина. М.: Росархив, ВНИИДАД, 2009.

6) Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Прием и увольнение работников. - М.: Приор, 2009.

7) Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практич. Пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2010.

8) Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу: Методические рекомендации. Лаборатория научно-методических разработок Главархива Москвы, 2010.

Размещено на Allbest.ru