Система Федеральной архивной службы

Размещено на http://www.allbest.ru/

15

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Цель данной курсовой работы - показать роль Федеральной архивной службы, ее ф-и, роль, права и полномочия. Тема курсовой работы наиболее полно раскрывает деятельность Федеральной архивной службы.

Федеральная архивная служба является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда Российской Федерации. Архивный фонд Российской Федерации -- это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению в соответствии с российским законодательством. Документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы их ценности, которая проводится экспертно-проверочными комиссиями специально уполномоченных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственных, муниципальных архивов.

1. Составляющая система Федеральной архивной службы

Архивная служба представляет собой неотъемлемый элемент государственности. Архивное дело - отрасль деятельности, охватывающая вопросы хранения и использования архивных документов. Федеральная архивная служба руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации. Федеральная архивная служба России является юридическим лицом, имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, другие необходимые для осуществления своей деятельности печати, штампы и бланки, бюджетный и иные счета в учреждениях банков.

В ее систему входят федеральные государственные архивы, научные и другие организации, а также органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации и подчиненные им учреждения.

При Федеральной архивной службе России действуют:

- научный совет по рассмотрению научных проблем архивного дела в России;

- центральная экспертно-проверочная комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда Российской Федерации и экспертизой ценности документов.

Архивный фонд Российской Федерации является главной составляющей архивной службы. В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписки, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах. Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.

Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов, которая проводится экспертно-проверочными комиссиями специально уполномоченных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственных, муниципальных архивов. Документы Архивного фонда Российской Федерации в законодательно определенном порядке хранятся: постоянно в федеральных государственных архивах, государственных архивов субъектов Р.Ф., муниципальных архивах, федеральных и других государственных и муниципальных библиотеках и музеях; временно в государственных органах, государственных организациях, а также в муниципальных архивах. Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти. Специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом, музеем или библиотекой.

Роль Архивного Фонда, возникновение архивов.

Весь комплекс архивных документов именуется архивным фондом. Архивы являются хранилищами опыта цивилизации, обеспечивают базу исторических исследований. Через доступ к архивной информации можно получить возможность узнать факты прошлого и развить интерес к истории и традициям стран и всего человечества. Сбережение и сохранение документов - важнейшая задача государственных и негосударственных архивов. Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации. Практически все существующие организации результатом своей деятельности имеют документ. Документ - результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях. Он является обязательным элементом обеспечения деятельности государства.

Архивный фонд Российской Федерации -- это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению в соответствии с российским законодательством. Обеспечивая вечное хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, архивы способствуют укреплению федерализма, формированию гражданского общества, становлению правового государства, патриотизма, толерантности.

Архивы возникают вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются документы. Другие складывались в течение столетий. Третьи были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации.

Архивный фонд Российской Федерации делится на две большие части - государственную и негосударственную. Хранение государственной части архивного фонда РФ осуществляется государственными и ведомственными архивами. Государственные архивы подразделяются на: федеральные и муниципальные. Федеральные архивы осуществляют хранение документов в строгом соответствии с профилем архива и списками источников комплектования. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности. Архивы обязаны удовлетворять социальные запросы общества.

Архивное дело представляет собой сферу совместного ведения Российской Федерации и ее субъектов: муниципальные образования имеют свои архивы, следовательно, возникла необходимость урегулирования вопросов хранения ими документов. В архивном деле специалисты должны знать единые правила учета и поиска информации, как и единые правила работы всех других архивов: государственных, федеральных, всех субъектов федерации и муниципальных.

Одним из факторов, определяющих способность архивов полно и точно удовлетворять все возрастающую потребность в информации, является степень автоматизации архивных технологий, охватывающих процессы комплектования архивных фондов, учета и обеспечения их сохранности, работы с научно-справочным аппаратом, выполнения информационных запросов и учета использования фондов. В настоящее время многократно возрастает ценность архивной информации. Удовлетворить потребность общества в ней возможно лишь путем создания оптимальных условий для информатизации архивной отрасли. Важнейшей задачей архивной отрасли становится развитие обеспечения сохранности и всестороннего использования Архивного фонда России. Для архивных учреждений актуальными являются справочно-информационные системы, обеспечивающие автоматизацию учета, анализа и технологии выполнения основных функций архивов, а также автоматизированные информационные системы и базы данных.

Функции Федеральной архивной службы:

Комплектование и экспертиза ценности документов

Комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с его профилем. Комплектование архива включает:

- определение источников комплектования архива (списками юридических и физических лиц);

- определение состава документов, подлежащих приёму в архив;

- приём-передачу документов в архив.

Правовой и нормативной основой комплектования архива являются законы и иные правовые акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, в соответствии с которыми он обязан принять, а соответствующие государственные организации обязаны передать в архив документы Архивного фонда Российской Федерации в установленные законом и подзаконными актами сроки. На основе действующего законодательства архив комплектуется документами, передаваемыми ему негосударственными организациями и физическими лицами. Источниками комплектования архива являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, подлежащие передаче на постоянное хранение в архив.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится именно на основании экспертизы их ценности.

Приём-передача документов в архив. Архив осуществляет приём документов в соответствии с планом-графиком, составленным с учётом установленных сроков передачи документов на постоянное хранение, согласованным с организациями - источниками комплектования. Сроки приёма документов организаций определяются в соглашении. Документы организаций - источников комплектования принимаются в архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

Учет и хранение архивных документов

Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов. Это комплекс работ, который почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда; обеспечение физико-химической сохранности документов. Учет (установление количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов) архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве. Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (коллекция) и единица хранения. Учет ведется в государственных архивах по хранилищам и в целом по архиву специальным подразделением или лицами, отвечающими за этот участок работы. В ведомственном архиве учет ведется заведующим архивом.

Проверка наличия и состояния документов в архивах

Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве. В числе мероприятий, проводимых в архивах в целях обеспечения сохранности документов, немалую роль играет проверка наличия и состояния документов, которая заключается в установлении фактического присутствия дел, числящихся по описям, и выявлении дел, требующих профилактической обработки

В ходе проверки наличия и состояния документов осуществляются:

- установление фактического наличия документов, находящихся на хранении;

- выявление и устранение недостатков в учёте документов;

- выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

- выявление и учёт документов, требующих технической обработки.

Архив на основе единых научно-методических принципов осуществляет комплектование и учет документов органов государственной власти, государственных и иных организаций, физических лиц, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых утрачены или могли быть утрачены и повреждены документы, а также при смене заведующих хранилищами, проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей. В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся проверки наличия и состояния документов, выдававшихся из хранилищ в течение года. При выявлении необоснованного отсутствия документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска. Проверку наличия и состояния документов проводит, как правило, группа работников.

Результаты проверки наличия и состояния документов и обнаруженные в её ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния документов. На основании листа проверки составляется акт проверки наличия и состояния документов. По окончании проверки в конце книги учёта и описания проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку. Результаты проверки физического состояния документов заносятся в книгу учёта физического состояния документов. Проверка считается завершенной после внесения изменений во все учётные документы.

Доступ к архивным документам и их использование.

Граждане и организации вправе осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных Федеральным законом.

Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов.

Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством Российской Федерации, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны предоставлять пользователю архивные документы, обеспечивать доступ к архивным документам, в т.ч. и по личному составу.

При использовании документов не допускается распространение информации, содержащей персональные данные физического лица, без его согласия. Лица, владеющие информацией о гражданах и использующие ее, несут ответственность за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

К пользователям архивными документами, содержащими персональные данные, принадлежат физические и юридические лица, которые на законных основаниях обращаются за информацией. К физическим лицам относятся бывшие работники организации, а также обращающиеся по их просьбе родственники или доверенные лица. К юридическим лицам - пенсионные, правоохранительные органы, органы статистики государственной власти, местного самоуправления, налоговые инспекции и другие организации.

Права Федеральной архивной службы.

1) получать в установленном порядке от федеральных органов государственной власти, а также организаций материалы о работе архивов и об организации документов в делопроизводстве; разрабатывать и вводить в установленном порядке формы отчетности по вопросам, входящим в компетенцию Федеральной архивной службы России;

2) заслушивать представителей федеральных органов исполнительной власти, а также организаций, независимо от их ведомственной подчиненности по вопросам работы архивов и организации документов в делопроизводстве;

3) давать в пределах своей компетенции федеральным органам исполнительной власти и организациям обязательные для исполнения письменные указания по работе архивов и организации документов в делопроизводстве;

4) согласовывать отраслевые стандарты, инструкции и учебные программы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, разрабатываемые федеральными органами;

5) разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;

6) создавать (ликвидировать) в установленном порядке подчиненные федеральные государственные архивы, научные и другие организации;

7) учреждать в установленном порядке журналы и газеты;

8) вносить в федеральные органы исполнительной власти и органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации предложения об отмене законодательных и иных нормативных правовых актов, противоречащих федеральным законам, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации по вопросам архивного дела;

9) объявлять конкурсы на выполнение работ в области архивоведения, документоведения;

10) учреждать в установленном порядке нагрудные знаки и почетные грамоты для награждения работников Федеральной архивной службы России.

Должностные лица Федеральной архивной службы России при выполнении своих обязанностей имеют право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные подразделения органов государственной власти, а также организаций, независимо от их организационно-правовой формы.

Задачи Федеральной архивной службы

1) организация и обеспечение формирования, сохранности и использования Архивного фонда Российской Федерации;

2) анализ состояния архивного дела, определение концепции и стратегии его развития с учетом региональных особенностей;

3) разработка единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации;

4) развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации архивного дела и делопроизводства;

5) координация деятельности подчиненных федеральных государственных архивов, научных и других организаций, обеспечение их функционирования;

6) контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации в области архивного дела;

7) ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и обеспечение информацией о его составе и содержании органов государственной власти, физических и юридических лиц;

8) осуществление международных связей в области архивного дела и делопроизводства.

Заключение

Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом. Обеспечивая вечное хранение и использование Архивного фонда Российской Федерации, государственные архивы вносят свой вклад в создание гражданского общества, укрепление правового государства. Важнейшее значение для создания и совершенствования архивного дела, обеспечивающего надежную сохранность историко-культурного наследия страны, имеют механизмы реализации законов. Таким образом, в заключение данной курсовой работы можно сказать следующее: учет архивных документов является тем инструментом, который определяет осуществление учета образующихся в их деятельности документов и обеспечения их сохранности.

Архив на основе единых научно-методических принципов обеспечивает сохранность принятых документов, осуществляет комплектование и учет документов органов государственной власти, государственных и иных организаций, физических лиц, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.

Список литературы

федеральный архивный документ

1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 г. № 125 ФЗ.

2. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение.- М., 2002.

3. Основные правила работы архивов организаций, М., 2003.

Размещено на Allbest.ru