Работа с документами, содержащими коммерческую тайну предприятия (фирмы)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Работа с документами, содержащими коммерческую тайну предприятия (фирмы)

Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 6.03. 97 № 188, включает:

1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных Федеральными законами случаях.

2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства.

3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и Федеральными законами (служебная тайна).

4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и Федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений).

5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РФ и Федеральными законами (коммерческая тайна).

6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Коммерческая тайна КТ - научно-техническая, коммерческая, или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть легко получена законным образом другими лицами, которые могли бы получить экономическую выгоду от ее разглашения или использования.

К коммерческой тайне относятся, прежде всего, идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать и т.п.

Условия, при которых информация предприятия может быть отнесена к КТ, перечислены в статье 139 части 1 Гражданского кодекса РФ.

К ним относятся:

- действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу неизвестности ее третьими лицами;

- отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;

- принятие обладателем информации необходимых мер к охране ее конфиденциальности.

условия обеспечения сохранности КТ

Обеспечение сохранности конфиденциальной информации коммерческого предприятия требует соблюдения следующих условий:

- определение сведений, составляющих КТ предприятия;

- обеспечение порядка их защиты.

Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих КТ.

Перечень сведений, относящихся к коммерческой тайне

Сведения, относящиеся к КТ предприятия можно условно разделить на два крупных блока:

- научно-техническая (технологическая) информация;

- деловая информация.

Научно-техническая информация включает:

1. Сведения о конструкциях машин и оборудования, чертежи, схемы.

2. Используемые материалы.

3. Рецептуры.

4. Методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых изделиях).

5. Новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования.

6. Программное обеспечение ПК, пароли, ключи, коды и процедуры доступа к информации.

7. Организация системы безопасности предприятия.

Деловая информация включает:

1. Сведения о финансовой стороне деятельности предприятия (промежуточные финансовые отчеты, первичные бухгалтерские документы, задолженность, кредиты и т.п.).

2. Сведения о наиболее выгодных формах использования денежных средств, ценных бумаг, акций.

3. Сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции.

4. Планы развития предприятия.

5. Планы и объемы реализации продукции (планы маркетинга, данные о характере и объеме торговых операций, уровнях цен, наличии товаров).

6. Анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок.

7. Планы рекламной деятельности.

8. Списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, производимых операциях и объемах, условиях действующих и заключаемых контрактов.

9. Структура и методы управления, связи внутри фирмы и вне ее, распределение обязанностей и их содержание.

10. Кадровый состав и его формирование.

11. Сведения из деловой переписки.

Защита документов, содержащих коммерческую тайну

Основная цель защиты конфиденциальной информации состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

1. Разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ.

2. Ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ.

3. Ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ.

4. Использование организационных, технических и иных средств защиты КТ.

5. Осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.

Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия.

Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

Все сотрудники фирмы должны при приеме на работу подписать обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайны, об ответственности за ее сохранность.

Обязательство составляется в 1 экз. и хранится в специальном или личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения.

Для ограничения доступа к информации содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издает приказ о введении «Перечня сведений, содержащих КТ предприятия», устанавливает круг лиц имеющих доступ к этой информации и правила работы с документами.

Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Рабочие предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия.

Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики конкретного предприятия, подписывается зам. Директора и утверждается руководителем предприятия.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения.

Эти лица несут персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению.

На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.

Конфиденциально

экз. № 1

или

КТ

экз. № 1

На документе с грифом КТ указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них.

Например:

Составлен в 2-х экз.

Экз. № 1 - в адрес

Экз. № 2 - в дело № 1-2/3

Печатание документов с грифом КТ производится в специально отведенном помещении.

Черновики уничтожаются.

Регистрируются отдельно от остальной документации.

Документы, поступающие с грифом КТ, вскрываются специальным лицом, имеющим допуск.

По окончании года специальная комиссия предприятия:

1. Проверяет наличие всех документов с грифом КТ.

2. Отбирает документы с грифом КТ для архивного хранения.

3. Отбирает документы с грифом КТ для уничтожения.

На утерянные документы составляется акт.

При передаче дел в архив на документы с грифом КТ составляется отдельная опись.

Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих допуск.

конфиденциальный сведение коммерческий тайна

Размещено на Allbest.ru