Документаційне забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування в Україні: сучасний стан та перспективи розвитку

3. На сьогодні ДЗ діяльності органів місцевого самоврядування регламентується низкою законодавчих актів, нормативних та методичних документів, які розробляються як на державному рівні, так і на місцевому (зокрема державними архівами областей). Основним документом, який унормовує документування та організування роботи зі службовими документами у відповідних органах, є індивідуальна інструкція з діловодства, розроблена на підставі "Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" (1997 р.). Незважаючи на те, що у цілому всі діловодні процеси, які здійснюються в органі місцевого самоврядування, регламентовані, низка питань, що стосуються організації ДЗ діяльності саме цих органів потребує вирішення шляхом видання загальнодержавних нормативно-методичних документів, зокрема із врахуванням специфіки прийняття ними рішень як колегіальними органами. Так, підвищенню рівня документування та роботи зі службовими документами в органах самоврядування сприяло б розроблення та впровадження інструкції з ДЗ в органах місцевого самоврядування, порядку документування сесій органу місцевого самоврядування та засідань його виконавчого комітету, примірної номенклатури справ апарату органу місцевого самоврядування.

4. У структурі органу місцевого самоврядування за організацію ДЗ відповідають чотири відділи: загальний, організаційний, відділ з роботи зі зверненнями громадян та архівний відділ. Серед основних напрямів роботи, які здійснюють зазначені відділи у межах ДЗ є: розроблення організаційно-правових документів для регулювання документаційних процесів у виконавчих органах ради; підготовка, проведення та документальне оформлення сесій ради, засідань виконкому ради, колегій органу самоврядування, апаратних нарад, засідань постійно діючих комісій, семінарів з питань підвищення кваліфікації службовців; надання методичної допомоги з питань документування та організування роботи зі службовими документами завідувачам інших відділів та управлінь місцевої ради. Крім впровадження загальнодержавних документів з уніфікації організації ДЗ, удосконалення діяльності цих відділів вбачається в необхідності створення аналітично-інформаційного підрозділу, який здійснюватиме моніторинг та вивчення питань реалізації ДЗ, аналізування потоків документації, ефективності роботи органу із зверненнями громадян, реалізацію методів інформаційного забезпечення прийняття управлінських рішень. Необхідною є організація в структурі міської ради так званих "трудових архівів", де мають зберігатися документи з особового складу ліквідованих юридичних осіб. Із структури загального відділу органу місцевого самоврядування слід вивести господарську частину, як таку, що не виконує функцій ДЗ діяльності органу місцевого самоврядування.

Забезпечити високий рівень документування управлінської інформації в органі місцевого самоврядування дозволяє застосування норм національного стандарту на організаційно-розпорядчу документацію, збірників уніфікованих форм на цю та іншу управлінську документацію. Раціональним є застосування електронних шаблонів видів документів, які створюють у діяльності органів місцевого самоврядування, що дозволяє підвищити рівень складення текстів, оформлювання інших реквізитів документа, уніфікувати та прискорити процес підготовки службових документів. Важливим є вирішення питання щодо раціонального та оперативного проходження документів в апараті ради, оптимізації маршруту руху яких сприятиме чітке розмежування компетенції між головою органу самоврядування та його заступниками, керівниками й заступниками відділів, працівниками служби ДЗ. Одним з важливих напрямів діяльності в службі ДЗ органу місцевого самоврядування є контроль виконання документів, належне організування якого у кінцевому підсумку забезпечить реалізацію інтересів територіальної громади.

5. Основними перспективними напрямами ДЗ діяльності органів місцевого самоврядування в Україні слід вважати: використання електронних інформаційних ресурсів, зокрема веб-ресурсів органів державної влади в діяльності органів місцевого самоврядування, а також засобів Інтернет, зокрема в роботі зі зверненнями громадян, забезпечення прозорості функціонування ради та її зв'язку з територіальною громадою шляхом розміщення на сайті ради необхідних організаційних та розпорядчих документів; проведення перевірок стану ДЗ діяльності органів місцевого самоврядування з боку державних архівів областей, систематичне консультування ними служб ДЗ органів місцевого самоврядування та проведення занять з їх персоналом з питань організації діловодства та роботи архівних підрозділів; застосування норм національного стандарту ДСТУ 4423:2005 "Інформація та документація. Керування документаційними процесами".

Основний зміст дисертації викладено у публікаціях

1. Петрова І. Документаційне забезпечення діяльності виконкомів місцевих рад 1970-1980-х років в УРСР // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. - 2007. - № 1. - С. 49-56.

2. Петрова І. Нормативно-методична база документаційного забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування в Україні // Іст. і політолог. дослідження. - 2007. - № 3/4. - С. 227-232.

3. Петрова І. До питання документаційного забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування в сучасній Україні // Вісн. Книжк. палати. - 2007. - № 9. - С. 33-36.

4. Петрова І. Документаційне забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування в сучасній Україні // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. - 2007. - № 3. - С. 18-23.

5. Петрова І. Організація діловодства у Департаменті місцевого самоврядування // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. - 2006. - № 4. - С. 37-43.

6. Петрова І. Організація діловодства за зверненнями громадян в органах місцевого самоврядування в сучасній Україні // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики: Матеріали ІІ Міжнар. наук.-практ. конф. 17-18 травня 2005 р.: У 2-х ч. - Ч. 1. / Гол. ред. М.С. Слободяник. - К: ДАКККіМ, 2005. - С. 23-24.

7. Петрова І. Склад управлінської документації органів місцевого самоврядування // Гуманітарні проблеми становлення сучасного фахівця: Матеріали VІІ Всеукраїнської наук.-практ. конф. 29-31 березня 2006 р.: У 3-х т. - Т. 2 / За заг. ред. А.Г. Гудманяна, О.В. Петренка. - К.: НАУ, 2006. - С. 303-304.

8. Петрова І. Документ як форма комунікації органів самоврядування // Людина, культура, техніка в новому тисячолітті: Матеріали VІІ Міжнар. наук.-практ. конф. 25-26 квітня 2006 р. / Гол. ред. Я.С. Карпов. - Х.: Нац. аерокосм. ун-т ім. М. Є. Жуковського "ХАІ", 2006. - С. 130-131.

9. Петрова І. Основні види документів органів місцевого самоврядування // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики: Зб. матеріалів ІІІ Міжнар. наук.-практ. конф. 16-18 травня 2006 р. / Гол. ред. М.С. Слободяник. - К: ДАКККіМ, 2006. - С. 11-13.

10. Петрова І. Значення документаційного забезпечення у здійсненні управлінської діяльності органів місцевого самоврядування // Європейські інтеграційні процеси і транскордонне співробітництво: Зб. матеріалів ІІІ Міжнар. наук.-практ. конф. 18-19 травня 2006 р.: У 2-х т. - Т. 1 / Уклад. В.Й. Лажнік, С.В. Федонюк. - Луцьк, 2006. - С. 121-123.

11. Петрова І. Структура документопотоків органів місцевого самоврядування // Державне управління і право: Зб. наук. праць: У 2-х ч. - Ч. 2 / Київ. нац. ун-т культури і мистецтв; Ін-т держ. управління і права. - К., 2006. - Вип. 1. - C. 165-168.

Размещено на Allbest.ru