Размещено на http://allbest.ru/

Размещено на http://allbest.ru/

ФГОУ ВПО «Чувашский государственный педагогический университет им. И.Я. Яковлева»

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему: Методология функционального моделирования на примере Министерства образования и молодежной политики ЧР

Специальность - 351400 «Прикладная информатика в государственном и муниципальном управлении»

Исполнитель Горский А.В

доктор физ.мат.наук, ДимитриеваМ.В.

2011 г.

Содержание

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. Общая характеристика министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики

1.1 Общие положения

1.2 Основные задачи

1.3 Функции

1.4 Права Министерства образования и молодежной политики ЧР

1.5 Организация деятельности Министерства образования и молодежной политики ЧР

1.6 Организационная структура управления

ГЛАВА 2. положения отдела организационного и информационного обеспечения (ООиИО)

2.1 Основные задачи и функции ООиИО

2.2 Блок-схема последовательности действий при предоставлении государственной услуги в ООиИо

ГЛАВА 3. МЕТОДОЛОГИЯ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО МОДЕЛИРОВАНИЯ IDEF0

3.1 Концепция IDEF0

3.2 Диаграмма IDEF0-модели последовательности действий при предоставлении государственной услуги в ООиИО

ГЛАВА 4. СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики

4.1 Система документооборота Минобразования Чувашии

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Список использованной литературы

вВЕДЕНИЕ

Формирование достойной жизненной перспективы для каждого ребенка и каждой семьи есть главный ресурс образования и стратегическая цель образовательной политики. В связи с этим развитие образования в Чувашской Республике является приоритетным направлением. Поэтому работа в Министерстве образования должна быть четкой и скрупулезной. А что нам нужно для этого? Необходимо разграничить функции каждого специалиста в министерстве. Также нужно достаточно точно описать последовательность действий для каждого сотрудника данной организации.

Целью моей курсовой работы является изучение деятельности Министерства и ООиИО, порядка и метода работы. Ознакомление с СЭД Министерства, также с методологией IDEF0 и IDEF3. Построение функциональной модели предоставления государственной услуги в ООиИО.

1. Общая характеристика министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики

1.1 Общие положения

Министерство образования и молодежной политики Чувашской Республики является органом исполнительной власти Чувашской Республики, осуществляющим государственную политику в области образования в учреждениях дошкольного, начального общего, основного общего и среднего (полного) общего, начального профессионального, среднего профессионального и дополнительного образования, в сфере молодежной политики, науки, социальной поддержки детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, и лиц из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей (далее - социальной поддержки детей), а также координирующим взаимодействие с организациями по вопросам реализации единой государственной образовательной и молодежной политики на территории Чувашской Республики.

Министерство в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Конституцией Чувашской Республики, законами Чувашской Республики, указами и распоряжениями Президента Чувашской Республики, постановлениями и распоряжениями Кабинета Министров Чувашской Республики, иными нормативными правовыми актами Чувашской Республики, а также настоящим Положением.

Министерство осуществляет свои полномочия во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами исполнительной власти Чувашской Республики, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.

Нормативные правовые акты Министерства, изданные в пределах его компетенции, являются обязательными для органов исполнительной власти Чувашской Республики, иных органов, организаций, должностных лиц и граждан, на которых они распространяются в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Чувашской Республики.

Министерство является юридическим лицом, имеет счета в Управлении казначейства Министерства финансов Чувашской Республики и Управлении Федерального казначейства по Чувашской Республике, печать с изображением Государственного герба Чувашской Республики и наименованием Министерства, другие необходимые для осуществления своей деятельности печати, штампы и бланки.

Финансирование Министерства осуществляется за счет средств республиканского бюджета Чувашской Республики, предельная численность работников утверждается Кабинетом Министров Чувашской Республики.

Имущество, находящееся на балансе Министерства, является собственностью Чувашской Республики и закрепляется за ним на праве оперативного управления в установленном законодательством порядке.

Министерство в соответствии с Указом Президента Чувашской Республики от 5 мая 2004 г. № 34 «О мерах по совершенствованию деятельности органов исполнительной власти Чувашской Республики» является правопреемником Министерства образования Чувашской Республики и Государственного комитета Чувашской Республики по делам молодежи.

Юридический адрес Министерства: 428004, г. Чебоксары, Президентский бульвар, д. 17.

1.2 Основные задачи

Основными задачами Министерства являются:

· реализация государственной политики в области образования, научной деятельности, молодежной политики, социальной поддержки детей;

· межотраслевая координация научной и научно-исследовательской деятельности, контроль за выполнением опытно-конструкторских работ совместно с другими органами государственной власти;

· оптимизация сети учреждений и подготовки специалистов в системе профессионального образования с учетом потребностей рынка труда;

· совершенствование организационно-экономических механизмов развития образования;

· координация подготовки и переподготовки педагогических и управленческих кадров для сферы образования и молодежной политики;

· организация и развитие международного и межрегионального сотрудничества в сфере образования, молодежной политики и науки;

· координация работы по материально-техническому обеспечению, безопасности труда и жизнедеятельности в организациях сферы образования, молодежной политики и науки;

· создание условий для активного включения молодых граждан в социально-экономическую, политическую и культурную жизнь общества.

1.3 Функции

· Разрабатывает проекты:

1) законов Чувашской Республики, указов и распоряжений Президента Чувашской Республики, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Чувашской Республики, касающихся сферы образования, молодежной политики, науки, социальной поддержки детей;

2) соглашений и договоров, протоколов о сотрудничестве и взаимодействии, заключаемых с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, организациями в области образования, молодежной политики и науки, социальной поддержки детей, контролирует их выполнение;

3) соглашений об осуществлении международных связей в сфере образования, молодежной политики, науки и социальной поддержки детей, контролирует их выполнение;

4) концепций, республиканских целевых программ в области образования, молодежной политики и науки;

5) долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных прогнозов развития образования, молодежной политики и науки в Чувашской Республике.

· Разрабатывает предложения:

1) к проекту республиканского соглашения о социальном партнерстве между Кабинетом Министров Чувашской Республики, объединениями работодателей и Чувашским республиканским советом профсоюзов, плану мероприятий по его реализации;

2) к представляемым проектам законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Чувашской Республики по вопросам образования, молодежной политики, науки, социальной поддержки детей;

3) для включения в сводный объем закупок товаров, выполнения работ и оказания услуг для государственных нужд Чувашской Республики;

4) по формированию бюджетных показателей по учреждениям и мероприятиям республиканских целевых программ в области образования, молодежной политики, науки, социальной поддержки детей, финансируемым из республиканского бюджета Чувашской Республики;

5) по нормативам финансирования образовательных учреждений;

6) для включения в ежегодный план основных мероприятий в области гражданской обороны, предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах, а также в сводный мобилизационный план на соответствующий расчетный год;

7) по информатизации в сфере образования, молодежной политики и науки.

· Разрабатывает методические рекомендации для органов исполнительной власти Чувашской Республики и органов местного самоуправления по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства.

· Разрабатывает перечень показателей социально-экономического развития образования в Чувашской Республике, представляет информацию об их выполнении в систему объединенных государственных информационных ресурсов «Мониторинг - Аналитика - Прогноз».

· Разрабатывает для федеральных органов исполнительной власти бюджетные заявки на ассигнования из федерального бюджета по федеральным целевым программам в области образования, молодежной политики, науки, социальной поддержки детей, реализуемым на территории Чувашской Республики.

· Разрабатывает для федеральных органов исполнительной власти и органов государственной власти Чувашской Республики предложения по награждению работников сферы образования, молодежной политики и науки государственными наградами и знаками отличия Российской Федерации и Чувашской Республики.

· Разрабатывает предложения для органов местного самоуправления по развитию кадровых ресурсов в сфере образования, молодежной политики, науки и социальной поддержки детей.

· Разрабатывает для учреждений начального и среднего профессионального образования предложения по контрольным цифрам подготовки рабочих и специалистов для отраслей экономики Чувашской Республики.

· Разрабатывает и утверждает бюджетные задания на предоставление бюджетных услуг для организаций, находящихся в ведении Министерства.

· Выступает государственным заказчиком научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ.

· Выступает государственным заказчиком по:

1) проведению экспертизы учебных планов, программ, учебников и пособий;

2) созданию баз данных в сфере образования, молодежной политики, науки, социальной поддержки детей;

3) приобретению учебников, учебно-бланочной документации, бланков лицензий и свидетельств об аккредитации;

4) проектированию, капитальному строительству, реконструкции зданий и сооружений организаций, находящихся в ведении Министерства, и образовательных учреждений.

· Выступает государственным заказчиком по разработке:

1) экзаменационных материалов для проведения государственной (итоговой) аттестации выпускников образовательных учреждений;

2) материалов для аттестации педагогических и руководящих работников образовательных учреждений Чувашской Республики и муниципальных образовательных учреждений.

· Выступает государственным заказчиком мероприятий по:

1) подготовке, переподготовке и повышению квалификации педагогических и руководящих работников образовательных учреждений Чувашской Республики и муниципальных образовательных учреждений;

2) проведению аттестации педагогических и руководящих работников образовательных учреждений Чувашской Республики и муниципальных образовательных учреждений;

3) решению вопросов занятости и трудоустройства молодых граждан совместно с другими органами государственной власти, организациями;

4) реализации республиканских и ведомственных целевых программ в области образования, молодежной политики, науки и социальной поддержки детей.

· Исполняет функции организатора по:

1) проведению государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего и среднего (полного) общего образования, в том числе в форме единого государственного экзамена, включая проверку экзаменационных работ участников единого государственного экзамена, в установленном порядке, формированию и ведению баз данных Чувашской Республики об участниках единого государственного экзамена и о результатах единого государственного экзамена;

2) реализации на территории Чувашской Республики приоритетного национального проекта «Образование»;

3) предоставлению начального профессионального, среднего профессионального и дополнительного образования;

4) предоставлению общедоступного и бесплатного дошкольного, начального общего, основного общего, среднего (полного) общего образования по основным общеобразовательным программам в специальных (коррекционных) образовательных учреждениях для обучающихся, воспитанников с ограниченными возможностями здоровья, образовательных учреждениях для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, специальных учебно-воспитательных уч-реждениях открытого и закрытого типа, оздоровительных образовательных учреждениях санаторного типа для детей, нуждающихся в длительном лечении, образовательных учреждениях для детей, нуждающихся в психолого-педагогической и медико-социальной помощи;

5) созданию условий для изучения и преподавания чувашского и русского языков как государственных языков Чувашской Республики и языков народов, компактно проживающих в Чувашской Республике;

6) изданию учебников, методических пособий, художественной литературы, предусмотренных общеобразовательными программами для изучения чувашского языка и литературы, истории и культуры Чувашской Республики, и учебников на чувашском языке, включенных в федеральный перечень учебников, рекомендованных или допущенных к использованию в образовательном процессе в имеющих государственную аккредитацию и реализующих образовательные программы общего образования образовательных учреждениях, для учащихся начальных классов общеобразовательных учреждений;

7) проведению олимпиад, конкурсов, фестивалей, научно-практических конференций и иных мероприятий в сфере образования, молодежной политики, науки, социальной поддержки детей и их финансированию;

8) привлечению образовательных учреждений и работников образования к участию в федеральных и международных проектах и программах, опытно-экспериментальной, инновационной деятельности, направленных на развитие образования;

9) размещению заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд Чувашской Республики, связанных с осуществлением деятельности Министерства;

10) обеспечению образовательных учреждений, расположенных на территории Чувашской Республики и имеющих государственную аккредитацию, бланками документов государственного образца об уровне образования и (или) квалификации.

· Исполняет функции аппарата комиссий по государственным премиям, пособиям и стипендиям Чувашской Республики, иных республиканских координационных и совещательных органов в области образования, молодежной политики, науки и социальной поддержки детей.

· Исполняет функции регионального оператора государственного банка данных о детях, оставшихся без попечения родителей.

· Принимает решения:

1) о включении молодежных и детских организаций в Реестр молодежных и детских объединений, осуществляющих свою деятельность на территории Чувашской Республики и участвующих в мероприятиях по реализации государственной молодежной политики;

2) о государственной аккредитации образовательных учреждений всех типов и видов, реализующих дошкольные, общеобразовательные программы, программы начального профессионального, среднего профессионального и дополнительного образования;

3) о награждении выпускников 11-х (12-х) классов общеобразовательных учреждений золотыми медалями и награждении выпускников образовательных учреждений начального профессионального образования золотыми или серебряными медалями.

· Готовит:

1) ежеквартальную информацию о выполнении мероприятий по реализации республиканского соглашения о социальном партнерстве между Кабинетом Министров Чувашской Республики, объединениями работодателей и Чувашским республиканским советом профсоюзов;

2) информацию к Докладу о результатах и основных направлениях деятельности для оценки результативности бюджетных расходов субъектов бюджетного планирования;

3) аналитические материалы о реализации в Чувашской Республике федеральных и республиканских целевых программ в области развития образования, молодежной политики и науки для федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти Чувашской Республики;

4) ответы на поступившие в Министерство обращения, письма граждан и организаций.

· Реализует полномочия учредителя:

1) по подготовке предложений по созданию, реорганизации, ликвидации организаций, находящихся в ведении Министерства, утверждению их уставов, программ деятельности, годовой бухгалтерской отчетности, заключению трудовых договоров с их руководителями;

2) при осуществлении государственным научным учреждением «Чувашский государственный институт гуманитарных наук» своей деятельности.

· Заключает соглашения, договоры и протоколы о сотрудничестве и взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, организациями в области образования, молодежной политики, науки, социальной поддержки детей.

· Лицензирует деятельность в области дошкольного, начального общего, основного общего и среднего (полного) общего, начального профессионального, среднего профессионального и дополнительного образования.

· Контролирует соблюдение законодательства Российской Федерации в области образования, исполнение федеральных государственных образовательных стандартов и федеральных государственных требований образовательными учреждениями независимо от форм собственности, а также деятельность органов местного самоуправления в сфере образования.

· Реализует установленное бюджетным законодательством Российской Федерации и законодательством Чувашской Республики право распорядителя средств федерального бюджета и главного распорядителя средств республиканского бюджета Чувашской Республики по отношению к получателям данных средств.

· Обобщает и представляет в установленном законодательством порядке отраслевую статистическую отчетность в федеральные органы исполнительной власти и органы исполнительной власти Чувашской Республики.

· Проводит консультации для органов исполнительной власти Чувашской Республики и органов местного самоуправления, организаций и граждан по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства.

· Ведет учет использования бланков документов государственного образца об уровне образования и (или) квалификации, свидетельств и лицензий.

· Ведет учет и мониторинг показателей развития образования, молодежной политики, науки и социальной поддержки детей.

· Представляет в средства массовой информации материалы о развитии образования, молодежной политики, науки, социальной поддержке детей, деятельности Министерства и размещает их в сети Интернет.

· Организует координацию деятельности органов опеки и попечительства в отношении детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, и лиц из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, а также контролирует исполнение данными органами возложенных на них обязанностей.

1.4 Права

Министерство в пределах своей компетенции вправе:

· запрашивать и получать в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и законодательством Чувашской Республики, у министерств и иных органов исполнительной власти Чувашской Республики, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, других организаций и должностных лиц необходимые для осуществления своей деятельности информацию, документы и материалы;

· разрабатывать и вносить в установленном порядке на рассмотрение Президента Чувашской Республики и Кабинета Министров Чувашской Республики проекты нормативных правовых актов по вопросам, отнесенным к ведению Министерства;

· издавать в установленном порядке нормативные правовые акты;

· привлекать в установленном порядке для осуществления нормотворческих и экспертных работ, консультаций научные организации, организации, специалистов и экспертов, в том числе на договорной основе;

· вносить предложения о создании, реорганизации, ликвидации в установленном порядке организаций, находящихся в ведении Министерства, а также утверждать их уставы;

· назначать и проводить в установленном порядке документальные и иные проверки организаций, находящихся в ведении Министерства, по вопросам, отнесенным к его компетенции;

· проводить конференции, совещания, семинары и другие мероприятия по вопросам, отнесенным к его компетенции;

· вносить в установленном порядке предложения об улучшении условий труда, материальном и моральном поощрении, социально-бытовом обеспечении работников сферы образования, молодежной политики и науки;

· 4.2. Министерство самостоятельно принимает решения по всем вопросам, относящимся к его компетенции.

1.5 Организация деятельности

Министерство возглавляет министр образования и молодежной политики Чувашской Республики (далее - министр), назначаемый на должность и освобождаемый от должности Президентом Чувашской Республики.

Министр осуществляет руководство деятельностью Министерства на основе единоначалия и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Министерство задач.

Министр имеет заместителей, назначаемых на должность и освобождаемых от должности Кабинетом Министров Чувашской Республики по представлению министра.

Министр:

· вносит в установленном порядке на рассмотрение Президента Чувашской Республики и Кабинета Министров Чувашской Республики проекты нормативных правовых актов по вопросам, относящимся к ведению Министерства;

· издает на основе и во исполнение нормативных правовых актов в пределах компетенции Министерства приказы и распоряжения, вносит предписания, дает указания, проверяет их исполнение;

· распределяет обязанности между заместителями министра;

· устанавливает обязанности и определяет ответственность руководителей структурных подразделений Министерства;

· действует без доверенности от имени Министерства, представляет его интересы, распоряжается имуществом Министерства, заключает договоры, в том числе трудовые, служебные контракты, выдает доверенности, пользуется правом распоряжения средствами;

· утверждает в пределах установленной численности работников и фонда оплаты труда структуру и штатное расписание Министерства;

· утверждает положения о структурных подразделениях Министерства, должностные регламенты работников аппарата Министерства;

· утверждает в установленном порядке уставы организаций, находящихся в ведении Министерства, заключает в соответствии с законодательством трудовые договоры с их руководителями;

· представляет в установленном порядке особо отличившихся работников сферы образования к государственным и ведомственным наградам;

· организует документирование деятельности Министерства, определяет и утверждает систему документирования и обеспечения сохранности документов. В случае освобождения от должности министра документальная часть имущества передается по акту;

· обеспечивает в установленном порядке выполнение мероприятий по охране труда, мобилизационной подготовке, гражданской обороне и действиям в чрезвычайных ситуациях в аппарате Министерства, руководит и контролирует выполнение этих мероприятий в организациях, находящихся в ведении Министерства;

· осуществляет другие полномочия в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Чувашской Республики.

В Министерстве образуется коллегия в составе министра (председатель коллегии), его заместителей и других руководящих работников сферы образования. В состав коллегии могут включаться по согласованию представители органов исполнительной власти Чувашской Республики, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, иных организаций, ученые и специалисты.

Состав коллегии Министерства утверждается Кабинетом Министров Чувашской Республики.

Коллегия рассматривает важнейшие вопросы, связанные с деятельностью Министерства. Решения коллегии оформляются протоколами и реализуются при необходимости приказами министра.

В случае разногласия между министром и коллегией министр проводит в жизнь свое решение, докладывая о возникших разногласиях Кабинету Министров Чувашской Республики.

1.6 Организационная структура управления

http://www.gov.cap.ru/hierarhy.asp?page=./16

образование государственный молодежный политика

II. положения отдела организационного и информационного обеспечения (ООиИО)

2.1 Основные задачи и функции отдела организационного и информационного обеспечения

Отдел организационного и информационного обеспечения (далее ООиИО) является структурным подразделением Министерства. Численность специалистов в отделе и наименование должностей утверждается министром в пределах штатного расписания.

Основными задачами отдела является:

· обеспечение оперативного прохождения и исполнения документов в Министерстве, проведение систематического анализа служебной переписки, представление предложений руководству по ее оптимизации;

· организационное и информационное обеспечение деятельности Министерства;

· правовое обеспечение деятельности Министерства;

· организация приема граждан руководством Министерства;

· организация работы приемной Министерства;

· работа с кадрами аппарата Министерства и учреждений, находящихся в ведении Министерства.

Отдел осуществляет следующие функции:

· Контролирует своевременное и качественное выполнение структурными подразделениями Министерства указов Президента РФ, приказов Министерства образования и науки РФ; указов Президента ЧР;

· исполняет техническую работу по обработке исходящей и входящей корреспонденции, доставке ее по назначению;

· контролирует сроки исполнения и рассмотрения обращений граждан в Министерстве;

· разрабатывает годовой, ежемесячный план работы;

· разрабатывает и реализует совместно другими организациями концепции развития образования, республиканские программы развития образования, направленные на функционирование и развитие сферы образования.

2.2 Блок-схема последовательности действий при предоставлении государственной услуги в ООиИо

Блок-схемапоследовательности действий при предоставлении государственной услуги по работе с обращениями граждан в Министерстве

Гражданин/организация направляет обращение в Министерство

Ў

Ведущий специалист 2 разряда отдела организационного и информационного обеспечения Министерства: - регистрирует обращение гражданина/организации; - направляет обращение гражданина/организации на рассмотрение министру заместителю министра, начальнику отдела организационного и информационного обеспечения; - направляет обращение по компетенции в другой орган государственной власти;

Ў

Министр, заместитель министра, начальник отдела организационного и информационного обеспечения: - рассматривает обращение: - дает поручение структурному подразделению, ответственному за исполнение поручения.

Ў

Структурное подразделение, ответственное за исполнение поручения: - исполняет его в соответствии с резолюцией министра, заместителя министра, начальника отдела организационного и информационного обеспечения - готовит письменный ответ заявителю по существу поставленных в обращении вопросов, относящихся к компетенции Министерства. - в случае, если в обращении гражданина/организации содержатся вопросы, не относящиеся к компетенции Министерства, обращение в течение семи дней со дня их регистрации пересылаются должностными лицами в соответствующие организации или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина/организации, направившего обращение о переадресации обращения.

Ў

Ведущий специалист 2 разряда отдела организационного и информационного обеспечения: - регистрирует письменный ответ и направляет его заявителю

ГЛАВА 3. МЕТОДОЛОГИЯ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО МОДЕЛИРОВАНИЯ IDEF0

Постоянное усложнение производственно-технических и организационно-экономических систем - фирм, предприятий, производств, и др. субъектов производственно-хозяйственной деятельности - и необходимость их анализа с целью совершенствования функционирования и повышения эффективности обусловливают необходимость применения специальных средств описания и анализа таких систем. Эта проблема приобретает особую актуальность в связи с появлением интегрированных компьютеризированных производств и автоматизированных предприятий.

В США это обстоятельство было осознано еще в конце 70-ых годов, когда ВВС США предложили и реализовали Программу интегрированной компьютеризации производства ICAM (ICAM - Integrated Computer Aided Manufacturing), направленную на увеличение эффективности промышленных предприятий посредством широкого внедрения компьютерных (информационных) технологий.

Реализация программы ICAM потребовала создания адекватных методов анализа и проектирования производственных систем и способов обмена информацией между специалистами, занимающимися такими проблемами. Для удовлетворения этой потребности в рамках программы ICAM была разработана методология IDEF (ICAM Definition), позволяющая исследовать структуру, параметры и характеристики производственно-технических и организационно-экономических систем (в дальнейшем, там, где это не вызывает недоразумений - систем). Общая методология IDEF состоит из трех частных методологий моделирования, основанных на графическом представлении систем:

· IDEF0 используется для создания функциональной модели, отображающей структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающие эти функции;

· IDEF1 применяется для построения информационной модели, отображающей структуру и содержание информационных потоков, необходимых для поддержки функций системы;

· IDEF2 позволяет построить динамическую модель меняющихся во времени поведения функций, информации и ресурсов системы;

· IDEF3 поддерживает графическое описание непосредственного механизма функционирования системы и организации, является способом описания процессов с использованием структурированного метод.

3.1 Концепция IDEF0

Методология IDEF0 основана на следующих концептуальных положениях:

1) Модель - искусственный объект, представляющий собой отображение (образ) системы и ее компонентов. Согласно [ 3 ], М моделирует А, если М отвечает на вопросы относительно А.

Здесь М - модель, А - моделируемый объект (оригинал). Модель разрабатывают для понимания, анализа и принятия решений о реконструкции (реинжиниринге) или замене существующей, либо проектировании новой системы. Система представляет собой совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих частей, выполняющих некоторую полезную работу. Частями (элементами) системы могут быть любые комбинации разнообразных сущностей, включающие людей, информацию, программное обеспечение, оборудование, изделия, сырье или энергию (энергоносители). Модель описывает, что происходит в системе, как ею управляют, какие сущности она преобразует, какие средства использует для выполнения своих функций и что производит.

2) Блочное моделирование и его графическое представление. Основной концептуальный принцип методологии IDEF - представление любой изучаемой системы в виде набора взаимодействующих и взаимосвязанных блоков, отображающих процессы, операции, действия (определения - см. ниже), происходящие в изучаемой системе. В IDEF0 все, что происходит в системе и ее элементах, принято называть функциями. Каждой функции ставится в соответствие блок. На IDEF0 -диаграмме, основном документе при анализе и проектировании систем, блок представляет собой прямоугольник. Интерфейсы, посредством которых блок взаимодействует с другими блоками или с внешней по отношению к моделируемой системе средой, представляются стрелками ), входящими в блок или выходящими из него. Входящие стрелки показывают, какие условия должны быть одновременно выполнены, чтобы функция, описываемая блоком, осуществилась.

3) Лаконичность и точность. Документация, описывающая систему, должна быть точной и лаконичной. Многословные характеристики, изложенные в форме традиционных текстов, неудовлетворительны. Графический язык позволяет лаконично, однозначно и точно показать все элементы (блоки) системы и все отношения и связи между ними, выявить ошибочные, лишние или дублирующие связи и т.д.

4) Передача информации. Средства IDEF0 облегчают передачу информации от одного участника разработки модели (отдельного разработчика или рабочей группы) к другому. К числу таких средств относятся:

* диаграммы, основанные на простой графике блоков и стрелок, легко читаемые и понимаемые;

* метки на естественном языке для описания блоков и стрелок, а также глоссарий и сопроводительный текст для уточнения смысла элементов диаграммы;

* последовательная декомпозиция диаграмм, строящаяся по иерархическому принципу, при котором на верхнем уровне отображаются основные функции, а затем происходит их детализация и уточнение;

* древовидные схемы иерархии диаграмм и блоков, обеспечивающие обозримость модели в целом и входящих в нее деталей.

Существуют такие понятия как дочерняя и родительская диаграмма.

Дочерняя диаграмма. Единственная функция, представленная на контекстной диаграмме верхнего уровня, может быть разложена на основные подфункции посредством создания дочерней диаграммы. В свою очередь, каждая из этих подфункций может быть разложена на составные части посредством создания дочерней диаграммы следующего, более низкого уровня, на которой некоторые или все функции также могут быть разложены на составные части. Каждая дочерняя диаграмма содержит дочерние блоки и стрелки, обеспечивающие дополнительную детализацию родительского блока. Дочерняя диаграмма, создаваемая при декомпозиции, охватывает ту же область, что и родительский блок, но описывает ее более подробно. Таким образом, дочерняя диаграмма как бы вложена в свой родительский блок. Эта структура иллюстрируется на рис. 1.

Родительская диаграмма - та, которая содержит один или более родительских блоков. Каждая обычная (неконтекстная) диаграмма является также дочерней диаграммой, поскольку, по определению, она подробно описывает некоторый родительский блок. Таким образом, любая диаграмма может быть как родительской диаграммой (содержать родительские блоки), так и дочерней (подробно описывать собственный родительский блок). Аналогично, блок может быть как родительским (подробно описываться дочерней диаграммой) так и дочерним (появляющимся на дочерней диаграмме). Основное иерархическое отношение существует между родительским блоком и дочерней диаграммой, которая его подробно описывает (рис.1).

5) Строгость и формализм. Разработка моделей IDEF0 требует соблюдения ряда строгих формальных правил, обеспечивающих преимущества методологии в отношении однозначности, точности и целостности сложных многоуровневых моделей. Эти правила описываются ниже. Здесь отмечается только основное из них: все стадии и этапы разработки и корректировки модели должны строго, формально документироваться с тем, чтобы при ее эксплуатации не возникало вопросов, связанных с неполнотой или некорректностью документации.

Рис.1. Иерархическое отношение между родительским блоком и дочерней диаграммой.

6) Итеративное моделирование. Разработка модели в IDEF0 представляет собой пошаговую, итеративную процедуру. На каждом шаге итерации разработчик предлагает вариант модели, который подвергают обсуждению, рецензированию и последующему редактированию, после чего цикл повторяется. Такая организация работы способствует оптимальному использованию знаний системного аналитика, владеющего методологией и техникой IDEF0, и знаний специалистов - экспертов в предметной области, к которой относится объект моделирования.

7) Отделение «организации» от «функций». При разработке моделей следует избегать изначальной «привязки» функций исследуемой системы к существующей организационной структуре моделируемого объекта (предприятия, фирмы). Это помогает избежать субъективной точки зрения, навязанной организацией и ее руководством. Организационная структура должна явиться результатом использования (применения) модели. Сравнение результата с существующей структурой позволяет, во-первых, оценить адекватность модели, а во-вторых - предложить решения, направленные на совершенствование этой структуры.

3.2 Диаграмма IDEF0-модели последовательности действий при предоставлении государственной услуги в ООиИО

Целью методики IDEF0 является построение функциональной схемы исследуемой системы, описывающей все необходимые процессы с точностью, достаточной для однозначного моделирования деятельности системы.

В основе методологии лежат четыре основных понятия: функциональный блок, интерфейсная дуга, декомпозиция, глоссарий.

Функциональный блок (Activity Box) представляет собой некоторую конкретную функцию в рамках рассматриваемой системы. По требованиям стандарта название каждого функционального блока должно быть сформулировано в глагольном наклонении (например, "производить услуги"). На диаграмме функциональный блок изображается прямоугольником (рис. 1). Каждая из четырех сторон функционального блока имеет свое определенное значение (роль), при этом:

*верхняя сторона имеет значение "Управление" (Control);

*левая сторона имеет значение "Вход" (Input);

*правая сторона имеет значение "Выход" (Output);

*нижняя сторона имеет значение "Механизм" (Mechanism).

Пример размещения меток стрелок и имени блока показан на следующем рисунке:

Создадим первую начальную диаграмму, которая обозначается в программе «ErWin Process Modeler» как «A-0».Что же это за диаграмма?

Диаграмма A-0 -- это специальный вид (контекстной) диаграммы IDEF0,состоящей из одного блока, описывающего функцию верхнего уровня, ее входы, выходы, управления, и механизмы, вместе с формулировками цели модели и точки зрения, с которой строится модель.

Для построения диаграммы воспользуемся программой => «Process Modeler» .

Создадим новый файл:

Называем диаграмму в честь уже упомянутого отдела организационного и информационного обеспечения(«ООиИО»):

Далее добавляем в диаграмму A-0 точку зрения, цель, механизмы, управления и т.д.

Результат изображен на рисунке 2.



Рис.2. Диаграмма A-0

Для продолжения построения и для более подробного описания действий специалиста ООиИО выбираем в Activity Box Count вариант «IDEF0»

Затем строим диаграмму (Рис.3):

Рис.3. Последовательность действий специалиста ООиИО.

Всего 5 этапов:

1) «Зарегистрировать обращение гражданина/организации»;

2) «Направить обращение на рассмотрение»;

3) «Рассмотреть обращение»;

4) «Провести работу с обращением»;

5) «Зарегистрировать письменный ответ и направить его заявителю» .

Четвертый этап будет показан через стандарт IDEF3.

Выбираем пункт «IDEF3»

IDEF3 позволяет эксперту в предметной области представить положение вещей как упорядоченную последовательность событий с одновременным описанием объектов, имеющих непосредственное отношение к процессу.

Функция 4(«Провести работу с обращением») состоит из нескольких этапов: выполнить поручение, приготовить письменный ответ заявителю либо если обращение не относится к компетенции министерства, то переадресовать компетентной организации и уведомить о переадресации гражданина.

Блок №4 является родительским для диаграммы IDEF3. То, что блок А4.1 (IDEF3) является дочерним указывается специальным ссылочным кодом, написанным ниже правого нижнего угла блока.



Рис.4 Диаграмма IDEF3

То, что блок является дочерним и раскрывает содержание родительского блока на диаграмме предшествующего уровня, указывается специальным ссылочным кодом, написанным ниже правого нижнего угла блока. Этот ссылочный код может формироваться несколькими способами, из которых самый простой заключается в том, что код, начинающийся с буквы А (по имени диаграммы А-0), содержит цифры, определяемые номерами родительских блоков.

Далее рассмотрим, как добавить документацию к блокам.

Нажимаем на раздел Dictionary (словарь) и выбираем UDP Keywords.

Для того, чтобы добавить название документа «Регламент министерства»

Размещено на http://allbest.ru/

Размещено на http://allbest.ru/

в UDP Keywords Dictionary, нажмем в на кнопку «New (Insert) ».

Далее в UDP Вводим данные для заполнения:

Проверим, прикрепился ли к блоку документ. Нажимаем на блок правой кнопкой мыши и в появившемся окошке выбираем UDP (Рис.5)

Рис.5

Здесь уже видим , что документ прикреплен.



Также, если к блоку присоединят документ, то на нем будет видно изображение скрепки.

IV. СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА МИНИСТЕРСТВА образования и молодежной политики Чувашской Республики

4.1 Система документооборота Минобразования Чувашии

В Министерстве используется СЭД «Система документооборота Минобразования Чувашии». Оно призвано облегчить работу сотрудников, упростить процедуру регистрации документов и их сортировки между отделами министерства.

В отдел приходят документы из различных учреждений, министерств, Администрации Президента и т.д. Сотрудник отдела должен зарегистрировать их в СЭД, которая используется в 1-ом этапе («Зарегистрировать обращение гражданина/организации»), в 4-ом и в 5-ом.

В разделе «Входящие» нажать кнопку «Добавить».

Далее следует заполнить поля формы, что бы документ был зарегистрирован в СЭД



В пункте «Код» необходимо указать номер отдела (школьный, молодежный, финансово-экономический и т.д.), куда предназначается документация.

Если документ контрольный, то это так же отмечается в полях формы. Пишется срок, ставится отметка о выполнении.

Существует множество других разделов в системе документооборота министерства. Все они показаны на следующих рисунках:

«Исходящие документы» «Внутренние присланные документы»

«Письма граждан»

«Прием граждан»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе проведенного исследования были проанализированы деятельность Министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики, Положение о Министерстве образования и молодежной политики Чувашской Республики, Положение об отделе организационного и информационного обеспечения. Были изучены структура Министерства, а также главный рабочий инструмент отдела - «Система документооборота Минобразования Чувашии», которая позволила в кротчайшие сроки зарегистрировать документы, отправить их в нужные отделы министерства, а так же поставить их на контроль.

Так же испробована возможность точного описания поэтапного выполнения своих функций специалистом Министерства образования и молодежной политики Чувашской республики, в частности специалиста 2-го разряда отдела организационного и информационного обеспечения. Отдел был выбран не случайно. В нем была пройдена летняя производственная практика. Поэтому данный сектор Министерства вызвал у меня больший интерес.

Диаграммы IDEF0, IDEF3 помогли четко представить последовательность действий при предоставлении государственной услуги в ООиИО. Считаю что изученные мною методологии (IDEF0, IDEF3) эффективней и ясней показывает те функции, которые должен выполнять специалист Министерства, нежели Блок-схема Административном регламенте.

Список использованной литературы

· Положение о Министерстве образования и молодежной политики Чувашской Республики от 31.08.2007 №217 утв. Постановлением Кабинета Министров ЧР

· Положение об отделе организационного и информационного обеспечения от 7.06.2004 №422 утв. Приказом Министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики

· Административный регламент Министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики по предоставлению государственной услуги «Готовит ответы на поступившие в Министерство обращения и письма граждан и организаций»

· Методология функционального моделирования IDEF0. Руководящий документ. ГОССТАНДАРТ РОССИИ, Москва,2000г

Размещено на Allbest.ru