Характеристика организационно-распорядительной документации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Московская государственная академия водного транспорта

МГАВТ

Факультет Экономики и Управления

Кафедра «Менеджмента на водном транспорте»

Курсовая работа

На тему: «Характеристика организационно-распорядительной документации»

Выполнил: студент Ячменёв Сергей Сергеевич

1 курс, группа МО-4

Проверил преподаватель Куликова Галина Михайловна

Москва 2012 г.

Введение

Традиции в области создания документов начали формироваться в Древнерусском государстве, постепенно из века в век перерастая в системные требования по составлению, оформлению, обработке, хранению, использованию документов.

В современных условиях делопроизводство, или документационное обеспечение управления, организуется на базе действующих нормативных документов, регламентирующих большинство вопросов, возникающих в процессе документирования управленческой деятельности.

Для федеральных органов исполнительной власти разработана и утверждена специальная типовая инструкция по делопроизводству. Для негосударственных организаций такого акта нет, что закономерно приводит к трудностям при введении делопроизводства в акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью, общественных организациях и т.д.

Особенно неупорядоченность в работе с документами проявляется на малых предприятиях, где создается сравнительно немного документов и нередко наблюдается пренебрежительное отношение к массивам накапливающихся документов.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Организация документооборота обеспечивает своевременное прохождение документов в аппарате управления, способствует сбалансированной загрузке всех подразделений и работников и поддерживает функционирование всего

управленческого процесса. Документооборот организуется в виде потоков документов между пунктами обработки информации (руководство, специалисты) и пунктами технической обработки документов (копировально-множительная служба, архив). Различают входящие, исходящие и

внутренние документы. Схемы движения документов в организации разрабатываются службой делопроизводства - это может быть канцелярия, секретариат или, говоря современным языком, служба ДОУ.

Документооборот нужен, чтобы «наполнить жизнью» различные системы управления - от государственной до частной.

Не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня, специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма.

1. Составление и оформление организационно-распорядительной документации

Организационно-распорядительная деятельность руководителя организации необходима для реализации принимаемых управленческих решений. Для выполнения этих решений издаются организационно-распорядительные документы.

организационный распорядительный документация

1.1 Распорядительные документы

В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначалию или коллегиально).

Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов практикуется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям -- компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

* изучение управленческого вопроса;

* подготовка проекта распорядительного документа;

* согласование документа;

* подписание документа.

Изучение управленческого вопроса начинается с обеспечения правовой основы подготавливаемого документа -- с изучения действующих законодательных актов, правительственных постановлений, так как издаваемый распорядительный документ не должен противоречить установленным нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает информацию, необходимые документальные материалы. В это время определяется необходимость отмены ранее действующих распорядительных документов или их отдельных пунктов.

Подготовка проекта распорядительного документа начинается с определения цели его издания, которая излагается во вводной части. Основное внимание уделяется формулировке распорядительных действий, которые должны быть конкретны, не допускать различных толкований, не противоречить ранее изданным документам. В ходе подготовки текста проекта распорядительного документа исполнитель формулирует заголовок, предлагает возможные сроки исполнения и контролирующие инстанции (должностные лица). Заканчивается подготовка проекта распорядительного документа его перепечаткой и оформлением, соответствующим действующим правилам.

Руководитель, дающий задание на подготовку приказа, определяет состав учреждений, структурных подразделений или должностных лиц, с которыми необходимо согласование документа. В инструкциях по работе с документами (по делопроизводству) обычно закреплена процедура согласования -- по составу участников этой процедуры и последовательности визирования. Согласование проводит тот исполнитель (структурное подразделение), который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные замечания по содержанию документа, он составляется заново и вторая редакция подлежит полному согласованию. Постановления и решения проходят согласование на заседании коллегиального органа. В ходе заседания в проект документа могут быть внесены незначительные замечания, поправки и дополнения. Если проект требует серьезной доработки, он выносится на утверждение на следующем заседании.

Перед передачей на подписание руководителю документ должен быть тщательно проверен -- особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ не допустимо.

1.2 Приказ

Приказ -- наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.

Приказ оформляется на бланке, где указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено место для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу. Последние используются для документирования приема, перевода, увольнения и другого движения кадров. Правила оформления приказов по личному составу существенно отличаются от оформления приказов по основной деятельности.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть организация, структурное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на...». В случае, если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: «Приказ от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то отменяются соответствующие пункты.

В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам.

Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.

Пример оформления приказа см. в Приложении 1.

1.3 Указание

Указание -- правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления. Право издания указаний принадлежит также руководителям организаций, учреждений и предприятий при оформлении решения оперативных производственных и административных вопросов.

Указание по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов. Однако указание должно иметь конкретных адресатов (исполнителей), а его распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ».

Указание как вид документа введено в действие с 1970-х годов вместо применявшихся с той же целью служебных записок, служебных писем, служебных распоряжений.

Пример оформления указания см. в Приложении 2

1.4 Распоряжение

Распоряжение -- распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов.

Распоряжения издают также заместители первого руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений по оперативным вопросам хозяйственной, производственной, административной деятельности. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей (структурных подразделений).

По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Пример оформления распоряжения см. в Приложении 3

1.5 Решение

Решение -- распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и др.).

Решения оформляются, как правило, на бланках, включающих следующие реквизиты: название органа управления, вид документа (решение), место для проставления даты, индекса документа, место его издания, место для размещения заголовка к тексту.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе данного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.

Распорядительная часть решения начинается с названия органа, его принимающего, и слова «РЕШИЛ», которое пишется прописными буквами. Распорядительная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются исполнитель (организация, должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте решения называют лицо, на которое возлагается контроль за исполнением.

Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Пример оформления решения см. в Приложении 4

2. Организационно-правовые документы

Положения -- нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы. Например: «Общее положение о министерствах», «Положение о государственной автомобильной инспекции». Положения могут регламентировать деятельность отдельных должностных лиц. В управленческой практике создают положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых отношений по конкретным вопросам. Например: «Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации», «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете».

Наиболее распространенный вид положения -- документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную структуру, положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать наименование организации, структурного подразделения, вида документа, а также дату и гриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы:

* Общие положения.

* Цели и задачи.

* Функции.

* Права и обязанности.

* Руководство.

* Взаимоотношения (служебные связи).

В разделе «Общие положения» указываются точное наименование структурного подразделения, степень его самостоятельности, подчиненность -- орган управления (или должностное лицо), в распоряжении которого находится структурное подразделение. Дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данное структурное подразделение.

В разделе «Цели и задачи» в обобщенном виде формулируется главная цель деятельности структурного подразделения и его основные задачи.

Раздел «Функции» -- основной раздел положения, он должен включать всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения, подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение основных задач.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач. При изложении прав подчеркивается их соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым документам Правительства, вышестоящих органов управления и документам, регламентирующим деятельность данной организации.

Раздел «Руководство» содержит наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образования и стажу практической работы. Должностные обязанности руководителя не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в данном разделе обязанности руководителя выделяют отдельно, в их числе, как правило, указывают функцию координации деятельности структурного подразделения, планирование его работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения и др. Для разграничения прав подразделения и его руководителя в разделе устанавливают персональные права руководителя. В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, утверждать определенные. документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников подразделения (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения и взыскания и т.д. В разделе «Руководство» перечисляются основные позиции, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы (структурного подразделения), за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами, а также за невыполнение задач, возложенных на руководителя данным Положением.

В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями» определяются взаимосвязи с другими подразделениями, возникающие в результате производственной, хозяйственной, управленческой деятельности, фиксируются документные связи -- наименования документов, периодичность их представления, сроки, устанавливаются взаимные обязательства, определяется состав документов, разрабатываемых структурным подразделением совместно с другими структурными подразделениями.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридическую силу с момента утверждения.

Пример оформления положения см. в Приложении8

2.1 Устав

Устав -- свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы, общие для какой-либо сферы деятельности, утверждают высшие органы государственной власти и управления, например: «Ветеринарный устав», «Устав железных дорог» и др. Уставы общественных организаций принимают и утверждают на съездах этих организаций. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами управления (министерствами, ведомствами) или власти (администрацией субъектов федерации). Устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке. Общие требования к порядку составления и оформления устава юридического лица регламентированы в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Устав -- правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Это основной организационный документ в деятельности учреждений, организаций и предприятий, различных организационно-правовых форм собственности. Он регулирует взаимоотношения данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям ее деятельности.

Устав является обязательным документом, его содержание и соответствие с законодательством РФ должно включать:

* наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

* местонахождение (почтовый адрес);

* предмет и цель деятельности;

* порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

* порядок распределения прибыли;

* порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности;

* органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации (учреждения) в типовой устав могут быть добавлены другие сведения:

* для банков -- перечень проводимых банком операций и его функции;

* для бирж -- сведения о максимальном составе членов, порядке их приема, правах и обязанностях, порядке разрешения споров;

* для акционерных обществ -- сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

Пример оформления устава см. в Приложении 9

2.2 Структура и штатная численность

Структура и штатная численность -- документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Форма документа унифицирована УСОРД.

Пример оформления структуры и штатной численности см. на с.153.

Документ оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация), наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись.

Текст документа составляется в форме таблицы. Этот документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником отдела кадров, утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью.

Пример оформления структуры и штатной численности см. в Приложении 10

2.3 Штатное расписание

Штатное расписание -- документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД. Документ оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись. Текст штатного расписания составляется в виде таблицы, графы которой содержат наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок (персональных и проч.), месячный фонд заработной платы и примечания. Штатное расписание подписывает начальник отдела кадров, визирует главный бухгалтер, утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью организации.

2.4 Инструкции

Инструкция -- это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению форм документов (например, бухгалтерских, отчетных, учетных и др.).

В управленческой практике используются как типовые, так и индивидуальные инструкции. Типовые обычно издают органы власти или управления для системы однотипных организаций или учреждений.

Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись.

Заголовок должен четко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которые распространяется инструкция. Например, должностная инструкция «Секретаря-референта», Инструкция «По делопроизводству».

Как правило, первый раздел инструкции называется «Общие положения». В нем указывают цели издания, область распространения, порядок и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, послужившие основой для разработки инструкции.

Инструкция -- документ длительного действия. В «Общих положениях» оговариваются сроки введения инструкции в действие или отмена ее введением ранее действующей.

Текст инструкции состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. Количество разделов и их логическая взаимосвязь определяются разработчиками. По стилю изложения текст инструкции носит распорядительный характер («устанавливается», «не допускается», «запрещается» и др.) и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Например: «Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы секретарю структурного подразделения». Или «Секретари структурных подразделений обязаны ежемесячно предоставлять в канцелярию данные об объеме документооборота».

Инструкцию подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. И в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер.

Пример оформления инструкции см. в Приложении 11

3. Информационно-справочные и справочно-аналитические документы

3.1 Характеристика информационно-справочной и справочно-аналитической документации

Система справочно-информационной аналитической документации носит вспомогательный характер и является основанием для создания распорядительных, организационно-правовых и других документов. С помощью данной документации осуществляются вертикальные восходящие коммуникации и горизонтальные коммуникации (передача информации по каналам связи).

Условно выделяют группу справочно-информационных документов, к которым относят: протоколы, докладные, служебные записки, предложения, заявления, представления, переписка (письма различного вида, телефонограммы, факсограммы, телеграммы, электронные сообщения).

К справочно-аналитической документации относят акты, справки, сводки, отзывы, списки и перечни.

3.2 Виды справочно-информационных документов

3.2.1 Протокол

Относится к информационно-справочной информации .Это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференция, деловых встречах и т.д. Протоколируются заседания и собрания постоянно действующих и временных коллегиальных органов. Оформляются на основе черновых записей хода заседания, а так же стенограмм, аудиозаписей, материалов, подготовленных к заседанию (тексты докладов и выступления, справок, списков присутствующих и приглашенных, проектов, решений и т.д.).

В зависимости от видов заседания протоколы бывают:

1) Краткие - оформляемые по сокращенной схеме, в которой фиксируются рассмотренные вопросы, перечень выступивших по каждому вопросу и принятые решения. Данными протоколами чаще всего оформляют оперативные заседания или совещания

2) Полные - содержат весь ход обсуждения вопроса на собраниях, заседаниях и т.д. Текст полных протоколов состоит из 2 частей:

Первая часть-вводная-фиксирует указание на председателя, секретаря, присутствующих (если присутствуют более 15 человек, то число присутствующих указывается цифрами, в скобках пишется "список прилагается»; менее 15 человек указываются пофамильно в алфавитном порядке) и приглашенных. В разделе приглашенные фиксируется название организации и фамилии приглашенного лица. Вводная часть заканчивается разделом ПОВЕСТКА ДНЯ. Вопросы в повестке дня излагаются по степени сложности и в порядке обсуждения. К каждому вопросы указывается фамилия докладчика и его должность.

Вторая основная часть составляется по каждому вопросу повестки дня и строится по схеме: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ. В разделе СЛУШАЛИ указывается фамилия и инициалы докладчика через тире с большой буквы оформляется текст доклада. Если доклад в опечатанном и пописанном виде прилагается, то через тире указывается "Доклад прилагается». В разделе ВЫСТУПИЛИ указывается ФИО выступающего, через тире текст выступления. Все выступления оформляются в виде диалога. При наличии вопросов, они фиксируются в порядке поступления с указанием фамилии. Ниже оформляется раздел «Ответы», излагающие ответы на вопросы в порядке выступления. Раздел ПОСТАНОВИЛИ фиксирует принятые решения, которые формулируются кратко, без двоякого толкования. Раздел ПОСТАНОВИЛИ излагается в виде пунктов, номер в виде арабских цифр с точкой, в каждом пункте фиксируется поручение, срок исполнения и исполнитель. После постановляющей части записываются результаты голосования. Протокол подписывает председатель и секретарь, при наличии президиума - все его члены.

Протоколы должны быть оформлены не позднее 5-ти дневного срока от даты проведения собрания или заседания. Оформляются на стандартном листе бумаги с указанием реквизитов общего бланка. Датой протокола и номером и является дата проведения и порядковый номер собрания или заседания. Если протоколируется заседания или конференции, приводящиеся в течении нескольких дней, то дата указывается через тире. В заголовке указывается вид заседания или собрания. Протокол вместе с сопровождающими его материалами (план работы по подготовке заседания, повестка дня, извещение, список присутствующих и приглашенных-явочный лист, тексты докладов, выступлений, проекты решения по каждому вопросу повестки дня, протоколы счетной и редакционной комиссии) подшивается в дело.

Пример оформления полного и краткого протокола см. в Приложении 5 и 6

Пример оформления выписки из протокола см. в Приложении 7

3.2.2 Докладная (служебная) записка

Это адресованный руководителю документ данной или вышестоящей организации и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка информирует руководство о фактах, событиях, явлениях, требующих принятия решения. Цель: побудить руководство к действию. В зависимости от адресата докладные делятся: на внутренние и внешние.

Внутренняя докладная записка направляется руководителю организации, либо структурного подразделения. Она создается по инициативе работника с целью повышения эффективности деятельности организации. Оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов общего бланка. Текст состоит из 2-3 логически связанных частей. В первой части излагаются факты, события, послужившие поводом для составления докладной записки. Во второй части дается анализ сложившейся ситуации и возможные варианты последствий данных событий. В третьей могут излагаться выводы и предложения.

Внешняя докладная записка представляется руководителем вышестоящей организации либо сторонней организации. Оформляется на общем бланке организации. Внутренняя записка подписывается составителем, а внешняя руководителем.

3.2.3 Предложение

Это документ, представляющий собой разновидной докладной записки и содержащий перечень конкретных предложений по определенным вопросам. Составляется по заданию руководителей. Текст не содержит аналитической части, а только вводную и заключительную.

3.2.4 Объяснительная записка

Это документ, объясняющий причины возникновения каких либо действий, фактов, происшествий, составленный работником организации и адресованный вышестоящему должностному лицу. Оформляется на стандартном листе бумаги. Текст состоит из 2 частей: в первой излагаются факты послужившие поводом ее написания. Во второй части указываются причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Цель: убедить руководство в своей правоте. Подписывается составителем, часто в записке прилагаются документы, подтверждающие правоту составителя.

3.2.5 Заявление

Это документ, адресованный должностному лицу, и содержащий просьбу работника о чем-либо. Чаще всего составляется по кадровым вопросам, оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением обязательных реквизитов (автор, вид документа, дата, адресат, текст, подпись). В адресате указывается наименование организации, должность и ФИО руководителя. Текст начинается с изложения вопроса, затем излагаются детали данного вопроса. К заявлению прилагаются документы в виде приложения. Подписывается заявителем.

3.2.6 Представление

Документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.

Оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением следующих обязательных реквизитов: наименование подразделения, вид документа, и номер документа, заголовок , текст (должен содержать след информацию: ФИО полностью, дата рождения, образование, занимаемая должность, место работы, стаж работы в данной области, общий стаж, оценка служебной деятельности, излагаются мотивы (поощрения, перевода), в случае перевода указывается должность и подразделение, куда переводится работник, подписывается руководителем структурного отделения, адресуется руководителю организации.

3.3 Переписка

Телеграмма - это обобщение различных по содержанию документов, выделенных в связи с особым способом передачи текста по телеграфу. Телеграммы составляются при необходимости срочных решений вопроса. Телеграммы подразделяются на виды и категории.

По сроку прохождения телеграммы делятся на простые (доставляются в течение 6 часов) и срочные (3 часа).

Выделяют следующие категории телеграмм: Президент РФ, Высшая правительственная, Правительственная.

Все телеграммы оформляются на бланке телеграммы, либо на стандартном листе бумаги формата А5, с нанесение обязательных реквизитов (категория телеграммы, вид документа прописными буквами, телеграфный адрес получателя; текст оформляется кратко, лаконично, без союзов и предлогов, если это не меняет содержание текста, знаки препинания указываются сокращенно, цифры пишутся словами, после текста ставится точка; дата и номер телеграммы; ниже оформляется подпись-наименование должности, роспись, фамилия; ниже подписи проводится черта, под чертой указывается адрес отправителя, дата составления, при необходимости виза исполнителя.

3.3.1 Особенности оформления

Телеграмма оформляется прописными, четко, без помарок, на одной стороне листа. Телеграмма относится к срочным документам и должна исполняться до 3 дней.

Факсограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по каналам факсимильной связи, и получаемых на бумажном носителе в виде копии документа. Факсограммы оформляются в соответствии с требованиями, предъявляемыми к конкретному виду документа. При передаче не допускается волнистость, деформация носителя документа. Факсограмма рассматривается как копия документа и может обладать юридической силой только при соблюдении определенных процедур (наличие электронно-цифровой подписи).

Телефонограмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в отдельную группу, в связи с особой формой передачи текста по телефону. Оформляется на стандартном листе бумаги либо записывается в журнале телефонограмм. При оформлении указывается сведения об отправителе - авторе документа (наименование организации, должность, ФИО, телефон, в левой части; а в правой - сведения об адресате (наименование организации, должность лица, ФИО, телефон; сведения о принявшей телефонограмму - должность, ФИО, телефон)

Ниже указывается дата и время передачи телеграммы и дата и время окончания передачи. Слева начало передачи, справа окончание передачи. Ниже фиксируется вид документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА), дата и ее номер, место издания. При необходимости указывается заголовок. Текст содержит краткое и четкое изложение содержания документа без труднопроизносимых слов. Должно быть не более 50 слов. Подписывается руководителем организации.

Электронное сообщение - документ, передаваемый электронной почтой по системе связи между ЭВМ, полученные в виде видеограммы на экране монитора или бумажной копии, отпечатанной на принтере. Это копия документа, обладает юридической силой при наличии ЭЦП (электронная цифровая подпись).

3.3.2 Письма

Деловое или служебное письмо - это документ информационно-справочного характера, составленный организацией (должностным лицом) и направляемый адресату (как юридическому, так и физическому лицу по почтовой или факсимильной связи или электронной почте. Отличительная особенность деловых писем: оформление на специальном бланке письма.

Деловые письма классифицируются по следующим признакам:

1) По территории хождения подразделения: на внутренние письма (в одной стране) и международная переписка.

2) По виду связи, используемой для доставки сообщения корреспонденту: пересылаемое по почтовой связи; по факсимильной связи; по электронной почте, но обязательно оформленное на бланке письма.

3) По сфере применения дел: управленческая или административная переписка; коммерческая переписка; личная переписка; судебная переписка и т.д.

4) По статусу автора (корреспондента): письма организации (юридического лица); письма физических лиц (граждан).

5) По количеству адресатов: письма направленные в один адрес; направляемые в несколько адресов (на одном документе не более 4).

6) По роли в информационном обмене: инициативные письма; ответные письма.

7) По уровню типизации текста: письма, составленные на основе унифицированных форм; письма, составленные для решения каких-то вопросов без использования унифицированных форм (нерегламентированные письма)

8) По иерархии органов власти организации: письма вышестоящих организаций; письма подведомственных организаций; письма сторонних организаций

9) По тематике: письма по финансовым вопросам; по вопросам материально-технического обеспечения; по правовым вопросам и т.д.

10) По характеру воздействия на адресат: письма, составленные для разрешения вопросов деловой в деятельности; письма, составленные для воздействия на эмоциональную сферу адресата (этикетные письма)

11) По назначению в деловой деятельности: письма информационного характера; письма, содержащие просьбу или предложения; письма-ответы (письма согласия и отказы); письма, содержащие обязательства, подтверждение гарантии; претензионные письма; письма этикетные.

Все письма независимо от критериев делятся на входящие и исходящие.

3.3.3 Письма информационного характера

Группа писем, основным значением которых является информирование адресата.

В зависимости от условий и целей информирования выделяют:

Информационные письма, в которых адресату сообщаются сведения отрицательного характера. В них разъясняются отдельные положения правовых актов и даются рекомендации по их применению. Они чаще всего рассылаются широкому кругу лиц.

Письмо сообщение - письмо, в котором автор информирует адресата о каких либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Может быть инициативным или ответным на письмо запрос.

Сопроводительное письмо - письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части. В этих письмах указываются уточняющие сведения по документу.

Письмо - напоминание составляется с целью побудить адресата выполнить взятое на себя обязательство или принятые договоренности.

Письмо - извещение информирует о публичных мероприятиях и рассылается во множество организаций для привлечения к участию в мероприятии (сообщает о времени и месте проведения, условиях участия)

Письмо уведомление сообщает официальную информацию о действиях, имеющих отношение к адресату.

Рекламное письмо предлагает товары, услуги и стимулирует желание их приобрести.

3.4 Виды справочно-аналитических документов

Акт - это документ, составленный для подтверждения установленных фактов событий действий или явлений. Акты бывают: акты приема, передачи; акты ревизии; акты обследования, инвентаризации; акты расследования аварий и несчастных случаев; акты ликвидации; акты о выделении к уничтожению документов и дел; коммерческие акты.

Все акты составляются коллегиально (не менее 2-х человек), подписывается всеми членами, при необходимости акты подтверждаются распорядительными документами или руководителем. Оформляются на основании черновых записей, содержащих фактические сведения, не позднее 5 дней после события. Для оформления используется бланк документа. Заголовок должен грамматически согласовываться со словом АКТ.

Текст состоит из 2 частей:

1) Во вводной части указывается основание для составления акта и кем составлен.

2) В основной части фиксируются результаты проведенного мероприятия. Содержание основной части можно делить на пункты, либо представить в виде таблицы. В конце текста указывается количество составленных экземпляров текста акта и адресат каждого экземпляра. При наличии приложения оформляется отметка.

Коммерческие акты - это акты, фиксирующие те или иные нарушения договорных обязательств. Составляются по трафаретной форме.

Особенности оформления: категорически запрещено исправлять, подчищать и замазывать данные в тексте акта.

Справка - это документ, составленный с целью описания фактов основной деятельности организации или для подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Выделают: справки по основной деятельности; внешние (составляются для предоставления в другие организации, оформляются на общем бланке организации и подписываются руководителем); и внутренние (оформляются на стандартном листе бумаги, с нанесением реквизитов общего бланка, адресуются руководителю организации и подписываются составителем).

Текст справки состоит из 2 частей:

1) Во вводной части указывается причина составления справки.

2) В основной излагаются конкретные сведения, представленные в виде связанного текста или таблицы.

Справка, составленная по личному составу организации оформляется на стандартном листе бумаги А5 с нанесением обязательных реквизитов (наименование организации, справочные данные об организации (адрес и телефон обязательно), вид документа СПРАВКА, дата и номер справки, заголовок, адресат, текст, подписывается руководителем и главным бухгалтером либо начальником службы персонала, обязательно заверяется печатью). Оформляется в двух экземплярах.

Сводка - это документ, содержащий обобщённые сведения по какому-либо вопросу. В сводке излагается информация, полученная из разных источников по заранее установленным параметрам, связанная одной темой. В сводке можно приводить сведения об источнике информации. Оформляется как справка, текст чаще бывает в табличной форме.

Заключение - это документ, содержащий выводы мнения комиссии или отдельных специалистов по конкретному документу или отдельному вопросу. Составляется на проекты предложений, постановлений, научные работы и т.д. Оформляется на общем бланке, в заголовке указывается название документа и вопрос на который заключение подготовлено.

Текст состоит из 2 частей:

1) Излагается существо вопроса, его анализ, общая оценка документа или вопроса

2) Даются конкретные замечания по документу или вопросу, а также излагаются выводы и предложения. Подписывается составителем. При направлении заключения в другие организации составляется сопроводительное письмо, подписываемое руководителем.

Отзыв - это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. Оформляется аналогично заключению.

Перечень - это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленных с целью распространения на них определенных норм и правил. Оформляется на общем бланке организации, текст табличной формы, подписывается составителем, при необходимости утверждается руководителем.

Список - это документ, содержащий перечисление лиц предметов, объектов в определенном порядке. Составляется в целях регистрации или информирования. Порядок составления и оформления аналогичен перечню.

4. Другие виды организационно - распорядительной документации

4.1 Плановая документация

Функции плановой документации - планирование предвидение будущих событий в фирме.

Виды плановой документации: планы, перспективные планы, планы на определенный период времени, программы, графики, схемы, генеральные схемы.

Особенностью плановых документов является их составление на определенный срок (на день, на 10 дней (декадники), на месяц, полгода, год - краткосрочные; 3, 5, 10 лет - долгосрочные планы)

Плановые документы оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов общего бланка (автор, вид, дата, гриф утверждения, согласования и т.д.). Текст, как правило, табличной формы состоит из разделов (граф). При составлении обязательно согласуется со специалистами и заинтересованными лицами, подписывается составителем, утверждается руководителем организации либо вышестоящим учреждением.

Программа - это плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли либо вида деятельности. Текст состоит из разделов, имеющих собственные заголовки. К программе часто оформляются приложения в виде таблиц, графиков, схем. Приложения могут дополняться нормативными документами. Оформляются на общем бланке организации, подписываются разработчиком, утверждается руководителем организации или вышестоящей организации.

План - это документ, устанавливающий перечень мероприятий, их последовательность, сроки выполнения и список ответственных исполнителей. В заголовке указывается, на какой период составляется план и тематика данного плана

Текст табличной формы состоит из следующих граф:

1) Номер по порядку

2) Наименование работы или мероприятия

3) Исполнитель

4) Срок исполнения

5) Примечание

Подписывается исполнителем, утверждается руководителем, визируется заинтересованными лицами либо структурными подразделениями.

4.2 Отчетная документация

Отчетная документация - документация, содержащая сведения о результатах деятельности организации за определенный период времени.

Она выполняет обратную функцию, позволяющую руководству сопоставить полученные результаты с плановыми.

Анализ отчетной документации дает возможность корректировать деятельность организации, совершенствовать ее структуру, кадровый состав, обеспеченность ресурсами и т.д.

Виды:

1. Государственная статистическая отчетность

2. Ведомственная отчетность

3. Внутриучрежденческая отчетность

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, а также сведений о выполнении мероприятий, сведений, заданий.

Представляется руководителем структурного подразделения. Государственная и ведомственная отчетность составляется на основе унифицированных форм.

Внутриучрежденческая отчетность составляется по свободной форме и оформляется как другие управленческие документы.

Составляется на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов общего бланка, в заголовке указывается наименование органа или должностного лица, о котором сообщается в документе. В отчете дается описание и заключение работы.

Отчет о работе структурного подразделения подписывается руководителем подразделения. Утверждается руководителем или вышестоящей организации.

К отчету прилагается пояснительная записка и другие справочные материалы. Срок хранения 5 лет или постоянное хранение.

4.3 Договорная документация

Регламентирует правовые отношения в процессе реализации различных аспектов партнерства.

Применяются след виды договорной документации: трудовой договор, гражданско-правовой договор, коллективный договор, соглашение.

Договор - это документально оформленное соглашение двух и более сторон об установлении определенных отношений между ними, фиксирующее права, обязанности и ответственность договаривающихся сторон. Договоры заключаются между юридическими лицами, юридическими и физическими лицами и между физическими лицами. Договор заключается на определенных условиях, которые делятся на существенные условия (необходимы и достаточны для заключения договора), обычные (уточняют), случайные (фиксируют форс-мажорные ситуации).

Все договоры имеют определённую форму составления.

При составлении договора выделяют три группы реквизитов:

1) Реквизиты заголовочной части (вид документа, дата и номер договора, при необходимости место издания, заголовок)

2) Основная часть, включая текст договора, составляемый из вводной части в которой указываются договаривающиеся стороны, предприятие, должность и ФИО. Во второй части текста излагается предмет договора, сумма договора, срок действия, права и обязанности договорных сторон, порядок рассмотрения споров, санкции, форс-мажорные обстоятельства и т.д.

3) Заключительная часть содержит юридические адреса сторон, подписи обеих сторон и печать (юридического лица). Различные виды договоров специфичны по набору реквизитов, поэтому в настоящее время рекомендуется использовать специальные трафаретные бланки договоров.

Прежде чем заключать договор следует установить договорные отношения. Они устанавливаются:

1) Путем направления оферты (письменное предложение о заключении договора, в котором содержатся основные условия сделки)

2) Путем предоставления одной из сторон проекта договора. В договоре должна быть четко сформулирована тема раздела без двоякого толкования, отдельно оформляется возможность расторжения договора или изменения тех или иных пунктов договора. Договор подписывается всеми договаривающимися сторонами, причём подписываться должны быть разборчивым почерком, фиолетовыми или синими чернилами на каждом листе договора. Регистрация договоров осуществляется в валовом порядке. При большом количестве по каждому виду договора.

4.4 Виды гражданско - правовых договоров

По содержанию бывают: купли - продажи; аренды, залога имущества; совместной деятельности; поставки, предоставления услуг и т.д.

Сторонами трудового договора является работник (контрактант) и работодатель. По срокам заключения выделяют: срочный трудовой договор, на выполнение определенной работы, на выполнение сезонной работы, договор на 5 лет и на 1 год.

Признаки заключения договора:

1) Личностный признак заключается во включении в деятельность организации и участия в ней личным трудом

2) Предметный признак, т.е. выполнение работы определенного рода

3) Организационный признак, подчинение работника внутреннему трудовому распорядку предприятия

4) Имущественный признак - это оплата труда по заранее установленным правилам с конкретными результатами хозяйственной деятельности.

Договоры вступают в силу со дня подписания. Договор заключается лицами, достигшими 16-ти лет. С 15-ти лет договор заключается при условии получения основного общего образования. Изменение условий труд договора влечет изменение в правах и обязанностях его участников.

Соглашение - это правовой акт, устанавливающий причины урегулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними законом отношений между полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом и территориальном уровне в пределах их компетенции. Выделяются дополнительные отношения к договорам, которые устанавливают изменения или дополнения разделов договора. Подписывается работником и работодателем.