Управлінське та судове документування

15

Размещено на http://www.allbest.ru/

15

Міністерство освіти та науки України

Відкритий міжнародний університет розвитку людини «Україна»

Рівненський інститут

Реферат

з дисципліни Справочинство

Підготував:

студент ІІ курсу ВПМС

заочної форми навчання

Юрич П.І.

Рівне - 2010План

1. Вимоги до оформлення пояснювальної записки

2. Оформити акт

3. Підготовка справ до судового розгляду

Список використаних джерел

1. Вимоги до оформлення пояснювальної записки

Пояснювальна записка -- це документ, в якому:

- особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);

- міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).

Службова пояснювальна записка містить такі реквізити:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про…).

7. Текст.

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Приклад службової пояснювальної записки

Відділ капітального Проректорові з адміністративно-

будівництвагосподарської роботи ДДУ

Литовченку Г. О.

Пояснювальна записка

12.11.2008 р.

№ 22-1/18

Про тимчасове припинення електропостачання.

11.11.2008 р. о 18.30 було припинено електропостачання в гуртожитках № 3, 5, 12, 14 по вул. Миру в зв'язку з тим, що шквальним вітром було зламано дерево в районі підстанції № 2, яке впало й пошкодило лінію електропередач. Подачу електроенергії було терміново припинено. Пошкодження було усунено протягом наступних двох годин. Електропостачання було повністю відновлене о 20.35.

Інженер-електрик (підпис) Р. О. Шведов

Особисті пояснювальні записки часто пишуться з такими реквізитами:

1. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали).

2. Адресант (посада, установа, прізвище, ініціали).

3. Назва документа.

4. Текст.

5. Дата.

6. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Приклад особистої пояснювальної записки

Деканові факультету іноземних

мов ЛДУ проф. Дацишину А.П.

студента курсу факультету

іноземних мов гр. 11-АМ

Чернавського Олега Вікторовича

Пояснювальна записка

Я не відвідував заняття з 24.10 до 28.10.2008 р. у зв'язку з перебуванням у лікарні за місцем проживання батьків. Довідка додається.

29.10.2008 р. (підпис) О.В. Чернавський

Реквізити:

2. Оформити акт

Акт - це документ, який містить рішення щодо законів, указів, постанов і складається на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов'язаних з діяльністю установ та окремих осіб. Як правило, це документація постійних експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників організацій, що перевіряють.

Акт складається кількома особами з метою об'єктивного фіксування подій, фактів або певної ситуації. Виклад і форма тексту актів регламентовані. Текст акта має дві частини:

-- вступну (вказуються підстави для складання акта, перелічуються особи, що складали акт, а також присутні під час його складання);

-- констатуючу (викладаються мета й завдання акта, xaрактер проведеної роботи, перелічуються виявлені факти, даються висновки).

Після слова Підстава вказується документ чи усне розпорядження службової особи щодо необхідності та юридичної ваги певного акта.

Після слова Складено перераховуються особи, які склали акт або були присутні під час його складання, і обов'язково зазначаються їхні посади, ініціали й прізвища. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови; прізвища інших членів комісії розташовуються в алфавітному порядку.

У кінці акта (перед підписами) зазначається кількість примірників і вказується місце їх зберігання.

Реквізити:

§ Назва установи.

§ Гриф затвердження.

§ Назва виду документа.

§ Номер та дата складання.

§ Місце складання.

§ Заголовок.

§ Текст.

§ Підписи.

Проведення інвентарізаціі і ревізіі каси

Підстава: Наказ директора концерну “Укрметалургторг” від 9.12.2008 №101

Створено комісію в складі:

Голова - головний бухгалтер концерну “Укрметалургторг” О.Л.Марченко.

Члени комісії - бухгалтер С.М. Бойко, старший економіст А.Я. Зозуля.

Присутні: касир Л.А. Медвечук.

У період з 10.12.99 до 11.12.99 комісія провела інвентаризацію і ревізію каси.

За результатами перевірки встановлено:

Залишок грошей у касі за станом на 11.12.99 згідно з касовою книгою і даними бухгалтерського обліку становить 10 грн. 95 коп. (десять гривень дев'яносто п'ять коп.).

Фактичний залишок наявних грошей - 10 грн. 95 коп. (десять гривень дев'яносто п'ять коп.).

Зауважень та порушень до ведення обліку не встановлено.

Складено у трьох примірниках:

1-й примірник - директорові концерну;

2-й - до бухгалтерії;

3-й - касирові концерну.

Голова комісіі(підпис)О.Л. Марченко

Члени комісіі(підпис)С.М. Бойко

(підпис)А.Я. Зозуля

3. Підготовка справ до судового розгляду

Підготовка цивільної справи до судового розгляду -- друга за розвитком судочинства і обов'язкова стадія цивільного процесу. Після прийняття позовної заяви суддя провадить підготовку справи до судового розгляду. Кожна стадія судочинства характеризується сукупністю процесуальних дій, об'єднаних однією найближчою метою. Підготовка справ до розгляду має також ці ознаки.

Підготовку справи до судового розгляду здійснює суддя суду, який відкрив провадження в справі.

Суд до судового розгляду справи вживає заходи для всебічного та об'єктивного розгляду і вирішення справи в одному судовому засіданні протягом розумного строку. З цією метою суд може:

1) прийняти рішення про витребування документів та інших матеріалів; навести необхідні довідки; провести огляд письмових та речових доказів на місці, якщо їх не можна доставити до суду; призначити експертизу, вирішити питання про необхідність залучення свідків, спеціаліста, перекладача;

2) прийняти рішення про обов'язковість особистої участі осіб, які беруть участь у справі, у судовому засіданні, про залучення третіх осіб до справи;

3) викликати на судовий розгляд справи свідків, експертів, спеціалістів, перекладачів;

4) прийняти рішення про проведення попереднього судового засідання.

За обґрунтованим клопотанням позивача суддя вживає заходи щодо невідкладного розгляду і вирішення справи. У такому разі виклик осіб, які беруть участь у справі, чи повідомлення про постановлені судом ухвали здійснюються за допомогою кур'єра, телефону, факсу, електронної пошти чи іншого технічного засобу.

Процесуальні дії осіб, які беруть участь у справі, і осіб, які не беруть участі у справі, виконуються, як правило, на вимогу судді, є відповіддю на його дії і така залежність пояснюється існуванням між ними процесуальних правовідносин, сукупністю взаємно кореспондуючих прав і обов'язків цих суб'єктів. Але особи, які беруть участь у справі, мають право за своєю ініціативою виконувати процесуальні дії, спрямовані на підготовку справи до розгляду (подавати докази, заявляти клопотання тощо).

Дії судді і заінтересованих осіб по підготовці справи до розгляду мають свою самостійну мету. Такою метою є забезпечення своєчасного і правильного вирішення справи.

Забезпечення в установлені строки в першому судовому засіданні всебічного, повного і об'єктивного вирішення судом, переданого на його розгляд правового питання, вираженого в конкретній справі.

Для того, щоб цивільна справа була обґрунтовано вирішена в першому судовому засіданні без невиправданих, неодноразових призначень нових строків її розгляду, останню належить старанно підготувати до судового розгляду. В цьому полягає і значення цієї стадії цивільного процесу -- підготовки справи до судового розгляду.

Одночасно, маючи за мету забезпечення своєчасного і правильного вирішення справи, підготовка цим самим сприяє найбільш повному і реальному захисту прав, охоронюваних законом інтересів громадян і організацій, з найменшою по можливості витратою коштів, а також часу, тобто забезпечує реалізацію принципів законності і об'єктивної істини при послідовному впровадженні в життя принципу економії процесуальних засобів.

Належна і в установлені законом строки підготовка цивільних справ до судового розгляду має важливе значення для якісного їх вирішення з метою захисту особистих та майнових прав та охоронюваних законом інтересів громадян й організацій.

Для досягнення мети підготовки справи до розгляду суддя повинен виконати деякі конкретні завдання:

а) уточнити обставини, що підлягають встановлення, -- тобто факти, що обґрунтовують вимоги, і заперечення сторін, а також інші факти, які мають значення для правильного вирішення справи (предмет доказування);

б) визначити характер спірних правовідносин сторін, зміст їх правових вимог і матеріальний закон, який їх регулює і яким належить керуватися при розв'язанні спору;

в) визначити склад осіб, які мають брати участь у справі, і вжити заходів на забезпечення своєчасної явки в судове засідання всіх учасників процесу у справі;

г) з'ясувати коло доказів, необхідних для вирішення справи, і забезпечити їх своєчасне подання.

Завдання підготовки справи до розгляду виконуються суддями шляхом здійснення чисельних процесуальних дій.

Первісною і найпоширенішою процесуальною дією є опитування сторін. Суддя викликає позивача і опитує його по суті заявлених ним позовних вимог, з'ясовує у нього наявні і можливі з боку відповідача заперечення і пропонує позивачеві подати додаткові докази. В разі необхідності викликає відповідача для попереднього опитування з обставин справи і з'ясовує можливі з його боку заперечення проти позову та якими доказами він може їх підтвердити.

В судовій практиці виклик відповідача для опитування визнається необхідним у випадках, коли в позовній заяві зазначається про наявні в нього заперечення проти позову, які заслуговують на увагу, або про такі заперечення повідомив позивач при його опитуванні суддею, оскільки їх з'ясування надає можливість витребування необхідних доказів для перевірки їх в судовому засіданні. З'ясування в процесі опитування відповідача характеру його заперечень надає судді можливість роз'яснити йому право на необхідні форми захисту проти позову, які він може реалізувати шляхом оформлення письмового пояснення на позов чи пред'явлення зустрічного позову.

Сторони можуть бути викликані одночасно, коли суд визнає це за необхідне для повнішого з'ясування взаємних вимог. Для забезпечення повного, всебічного і об'єктивного з'ясування обставин справи в судовому засіданні важливе значення має обов'язок суду роз'яснити сторонам, які були викликані, що вони повинні довести обставини, на котрі посилаються як на підставу своїх вимог і заперечень, а також їхні інші права і обов'язки, оскільки вони користуються цими правами та несуть обов'язки і в процесі підготовки справи до судового розгляду.

При опитуванні сторін підлягає з'ясуванню питання, чи мають вони намір укласти мирову угоди, щоб за наявності такого їх волевиявлення вирішити питання в судовому засіданні.

При з'ясуванні у позивача суті заявлених вимог, суддя покликаний допомогти йому визначити підстави і предмет позову та роз'яснити його право закінчити справу мировою угодою або звернутися за вирішенням спору до третейського чи до товариського суду, коли це відповідає характеру спірних правовідносин. Необхідно також встановити правильність об'єднання ним позовних вимог і наявність у позивача інших пов'язаних між собою вимог до того самого або до інших відповідачів з метою їх об'єднання чи роз'єднання. пояснювальна записка реквізит акт суддя

Судова практика свідчить, що правильний підхід до сторін, вдумливе і уважне їх опитування запобігає несподіванкам в судовому засіданні, що можуть спричинити відкладення справи розглядом.

Але при проведенні опитування сторін суддя не повинен висловлювати свого ставлення з приводу спірної справи сторін, не робити оцінку їх поведінки. Передчасна оцінка справи може психологічно вплинути на наступні дії судді і на правильність вирішення справи, а подекуди -- викликати нарікання сторін, заяву відводу судді, їх скарги на необ'єктивність розгляду справи. При підготовці справи до розгляду суддя вирішує питання про притягнення або вступ у справу співучасників, третіх осіб та опитує допущених до участі в справі третіх осіб як сторін.

Притягнення співучасників має виняткове значення, коли характер спірних правовідносин між сторонами свідчить про багатосуб'єктність, а, отже, і про обов'язкову співучасть.

Відповідачами в справі про виключення майна з опису притягуються боржник -- особа, в інтересах якої накладено арешт на майно, і в необхідних випадках -- особа, якій передано майно, якщо воно було реалізоване.

Особлива увага приділяється залученню третьої особи у справу про поновлення на роботі. У справах про поновлення на роботі незаконно звільнених або переведених працівників суддя може вже під час її підготовки встановлювати ту посадову особу, за розпорядженням якої було проведено звільнення чи переведення працівника, і вирішувати питання про притягнення її у справу як третю особу без самостійних вимог на стороні відповідача.

При підготовці справи до розгляду суддя, з урахуванням характеру, складності і громадського її значення, вирішує питання про її розгляд з участю прокурора та про притягнення до участі в справі представника належного органу державного управління або громадської організації. Але коли про це є пряма вказівка закону, то притягнення до участі в процесі у справі представника органу державного управління є обов'язковим.

Допит свідків, які постійно проживають поза місцем знаходження суду, що розглядає справу, і не можуть з поважних причин з'явитися в судове засідання, може бути проведений судом за місцем їх проживання за дорученням суду, що розглядає справу. В ухвалі про судове доручення коротко викладається суть справи, що розглядається, і зазначаються обставини, які належить з'ясувати при проведенні допиту свідка.

Виходячи з обов'язку по доказуванню, докази у справі подають сторони, а якщо їх недостатньо, то суддя пропонує їм подати додаткові докази або на їх клопотання сприяє одержати від підприємств, установ, організацій і громадян письмові та речові докази, або надає особам, які беруть участь у справі, повноваження на право одержання цих доказів для подання їх до суду, а також за їх клопотанням вживає заходів до забезпечення доказів.

Сукупність необхідних доказів суддя визначає з урахуванням характеру заявлених вимог. Для кожної категорії цивільно-правових спорів є докази, без яких справа не може бути призначена до судового розгляду. Так, при підготовці справ до розгляду необхідно витребувати:

-- у справах про поновлення на роботі особи, звільненої за ініціативою наймача, -- копії наказів про зарахування на роботу, переміщення, перевезення і про звільнення з роботи, протокол засідання і постанову профспілкового комітету про згоду на звільнення.

Про поновлення на роботі особи, звільненої за скороченням чисельності або штату працівників, до справи повинні бути додані виписки з штатного розкладу (до і після звільнення), документи про скорочення штату чи чисельності працівників, виробнича характеристика позивача; матеріали, що підтверджують переваги позивача про залишення на роботі і докази про відмову позивача від переведення на іншу роботу чи про відсутність у адміністрації можливості перевести працівника за його згодою на іншу роботу;

-- про поновлення на роботі особи, звільненої за систематичне невиконання без поважних причин обов'язків, покладених на неї трудовим договором чи правилами внутрішнього трудового розпорядку, крім перелічених вище доказів, які подаються у справах про звільнення, необхідно витребувати документи про застосування дисциплінарного або громадського стягнення (копії наказів, рішення товариського суду тощо), а також матеріали, на підставі яких були накладені стягнення (доповідні записки, пояснення тощо.);

-- про поновлення на роботі осіб, звільнених за власним бажанням або переведених на іншу роботу, -- копії наказів про прийняття на роботу, переміщення і переведення, звільнення з роботи, довідки про середній заробіток позивача (а у випадку переведення -- довідки про заробіток до і після цього), про оклад посадової особи, заяви про звільнення, копії протоколів засідання комісій з трудових спорів і профспілкового комітету, їх рішень і постанов;

-- про відшкодування шкоди, завданої ушкодженням здоров'я працівнику в зв'язку з виконанням ним трудових обов'язків, -- акт про нещасний випадок, медичний висновок про професійне захворювання, висновок інспектора праці чи іншого органу, який здійснює контроль за станом охорони праці, про причини нещасного випадку, висновок ЛТЕК про ступінь (процент втрати працездатності, необхідність в сторонньому догляді (для інвалідів 1 групи такі витрати відшкодовуються без висновку), засобах протезування, санаторно-курортному лікуванні, довідки органів соціального забезпечення про час і розмір пенсії, призначеної і такої, що фактично виплачується, про розмір виплаченої органами соціального страхування допомоги по тимчасовій непрацездатності, про заробітну плату потерпілого; копії наказу адміністрації і постанови профспілкового комітету про відмову у відшкодуванні шкоди чи задоволення вимоги в іншому розмірі, ніж просив потерпілий;

У справах, що виникають з шлюбно-сімейних правовідносин, при підготовці справ до розгляду необхідно витребувати:

-- про стягнення з батьків коштів на утримання дітей -- копії свідоцтв про народження дітей, довідки з місця проживання, про перебування дітей на утриманні позивача, з місця роботи відповідача про його заробіток і про те, чи не провадиться з нього утримання аліментів на користь інших осіб або на відшкодування шкоди;

-- про передачу дітей на виховання другому батькові або про повернення дітей -- копії свідоцтв про народження дітей, акти обстеження жилих, побутових умов кожного з батьків, висновок органу опіки і піклування, дані, які характеризують ставлення батьків до дітей, а також поведінку батьків за місцем їх роботи і проживання;

-- про встановлення батьківства -- копії свідоцтв про народження дітей, довідки виконкомів селищних і сільських рад, житлово-експлуатаційних органів про сумісне проживання сторін, переписку, грошові перекази, документи про одержання посилок, виписки з біографії і особистої справи відповідача, його клопотання про влаштування дітей позивачки в дитячі заклади та інші матеріали, що можуть мати значення для вирішення справи.

Список використаних джерел

1. Цивільний процесуальний кодекс України вiд 18.03.2004 № 1618-IV.

2. Бибик С.П. Ділові документи та правові папери. - К.: Фолио, 2004. - 496 с.

3. Гордієнко К.Д. Діловодство в роботі секретаря: Практичний посібник. - К.: КНТ, 2006. - 277 с.

4. Зубенко Л. Ділові папери в менеджменті: Навч. посіб. - К.: ЕксОб, 2003. - 269 с.

5. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих нав-чальних закладів. - Л.: Тріада плюс, 2006. - 217 с.

6. Палеха Ю.Управлінське документування: Навч. посіб. - К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2003. - 327 с.

7. Пашутинський Є. Діловодство кадрової служби. - К.: КНТ, 2004. -268 с.

8. Стефан М.Й. Цивільний процес. - К.: Знання, 2001. - 259 с.

Размещено на Allbest.ru