Нотаріальне оформлення документів, призначених для дій за кордоном

Размещено на http://www.allbest.ru/

11

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти та науки України

Вінницький соціально-економічний інститут

Університету „Україна”

Кафедра „Правознавства”

Реферат

з дисципліни „Нотаріат України”

Тема: „Нотаріальне оформлення документів, призначених для дій за кордоном”

Підготувала:

ст. ІV-го курсу гр. ДД-41-04

Демчук Н. Л.

Вінниця, 2007

3 розвитком міжнародних відносин в Україні виникає дедалі більша потреба в оформленні документів, які повинні діяти за кордоном.

Стаття 98 Закону України "Про нотаріат" передбачає, що нотаріуси приймають документи, складені відповідно до вимог іноземного права, а також вчиняють посвідчувальні написи за формою, передбаченою іноземним законодавством, якщо це не суперечить законодавству України.

Отже, можна виділити дві умови оформлення документів, призначених для дій за кордоном:

* документи оформляються з урахуванням законодавства іноземних держав;

* законодавство іноземної держави не повинно суперечити законодавству України.

Законодавство України про нотаріат не регулює питання про порядок встановлення змісту іноземної правової норми, а тому обов'язок встановлення її змісту покладається на нотаріуса, який, як правило, не знає правових норм інших держав. Але він, оформлюючи документ, призначений для дій за кордоном, зобов'язаний дізнатися про порядок і зміст оформлення документа. Для цього він може витребувати в зацікавленої особи необхідні відомості, тексти, документи, може також звернутися до компетентних державних органів або до Міністерства юстиції України, які вправі звернутися за роз'ясненням до компетентних установ іншої держави.

Треба звернути увагу на те, що документи, складені з додержанням вимог іноземного законодавства, досить своєрідно і мають незвичну для нас термінологію. Найчастіше трапляються в практиці такі документи, як: урочиста письмова заява, в якій підтверджуються факти родинних, шлюбних та інших відносин; статутна декларація -- теж урочиста письмова заява, в якій посвідчуються певні факти; сертифікат -- свідоцтво, довідка, посвідчення; декларація -- заява; повноваження, за нашою термінологією -- доручення; ретейнер -- попередній договір про оплату; одностороння угода про відчуження нерухомості, передача абсолютного права власності на нерухомість, та ін.

Форми та умови угод теж можуть не відповідати вимогам українського законодавства. Так, наприклад, невідомим для українського законодавства є договір про спадкування, укладений спадкодавцем із одним чи кількома особами, уповноваженими на одержання майна спадкодавця після його смерті. До речі, проект Цивільного кодексу України містить урегулювання спадкового договору і в нас.

Законодавство інших держав допускав укладення спадкоємцем договору з майбутнім спадкодавцем про відмову від спадщини. Договір про дарування майна, що знаходиться за межами України, оформляється як одностороння угода.

На відміну від українського законодавства, за законодавством інших держав можна засвідчувати справжність підпису на будь-яких документах, що подаються до суду чи до будь-якої установи іноземної держави.

Українські нотаріальні органи мають право оформляти такі документи, призначені для дій за кордоном:

* засвідчувати вірність копій документів і перекладів документів;

* посвідчувати доручення на ведення спадкових справ у судах та адміністративних органах, на управління та розпорядження майном, одержання гонорарів, аліментів, пенсій та інших періодичних платежів, на вчинення торгових операцій тощо;

* видавати свідоцтва про те, що громадянин є живим чи перебуває на певному місці;

* вчиняти акти про морський протест за заявок капітана іноземного судна;

* видавати свідоцтва про право на спадщину;

* засвідчувати справжність підпису на різного роду заявах.

До найбільш поширених документів, призначених для дій за кордоном, відносять також різні довідки, зокрема:

* органів РАГС;

* про те, що особа не притягалася в Україні до кримінальної відповідальності, не перебувала під судом і слідством;

* з місця проживання;

* медичні довідки;

* про підтвердження громадянства;

* з місця робота;

* з місця навчання та ін.

На вимогу акредитованих в Україні дипломатичних представництв, консульських установ інших держав нотаріуси в межах їхньої компетенції можуть оформляти:

* дозволи батьків на укладення шлюбу їхніх сина чи доньки з іноземцем;

* дозволи на постійне місце проживання за кордоном;

* дозволи батьків на тимчасовий виїзд неповнолітніх дітей за кордон;

* дозволи батьків на усиновлення їхніх дітей і переміну прізвища, ім'я, по батькові тощо.

В організаціях і фондах, які оформляють документи для виїзду на відпочинок за кордон неповнолітніх дітей, складаються і посвідчуються в нотаріальному порядку довідки-списки про групи дітей із супроводжувачами. На таких довідках-списках засвідчується підпис директора організації чи фонду.

Нотаріус може вчинити в інтересах громадянина України, якщо це передбачено міжнародним договором за участю України, і таку нотаріальну дію, як розкривання та оголошення заповіту, складеного за формою, передбаченою законодавством іноземної держави, і поданого нотаріусові після смерті заповідача.

Порядок вчинення цієї дії регламентується листом Міністерства юстиції України від 29 березня 1994 р.

Оформляючи документи, призначені для дій за кордоном, нотаріуси повинні враховувати деякі особливості їх складання та оформлення. Наприклад, у текстах доручень крім прізвища, ім'я та по батькові, що мають бути записані згідно з паспортом, може бути також зазначено, під яким прізвищем, ім'ям громадянин є відомим в іноземній державі.

Для деяких країн у дорученнях і свідоцтвах про посвідчення факту, що громадянин є живим, крім звичайних реквізитів можуть зазначатися громадянство чи національність, рік і місце народження, сімейний стан, професія тощо.

Дата складання доручень може бути визначена на початку чи наприкінці його тексту. Нотаріус має право посвідчувати доручення незалежно від терміну його дій або якщо в ньому зазначено, що воно дійсне до його припинення.

Документи (листи, фотокартки, квитанції та інші перелічені документи), що додаються на підтвердження викладених фактів, підшиваються обов'язково. Згідно з вимогами деяких країн наявність цих додатків повинна бути застережена в посвідчувальному написі.

Іноді вимагається подання двох чи більше примірників документа, наприклад, доручення. У такому разі нотаріус може посвідчити два доручення однакового змісту. Кожне з них записується в реєстрі нотаріальних дій під самостійним номером. У справах державної нотаріальної контори залишається один примірник доручення, на ньому зазначаються відповідно реєстрові номери та сума справленого державного мита.

Іноземним правом може бути передбачений і особливий порядок підписання документів. Так, на дорученнях, заявах та інших документах громадянинові необхідно написати в рядок згідно з даними паспорта своє прізвище, ім'я та по батькові у тій послідовності, яка зазначена в тексті документа, а потім розписатися. Наприклад, якщо в тексті документа зазначено "Коваленко Петро Васильович", то підпис має починатися з прізвища, а потім вказується ім'я та по батькові. Якщо ж у тексті буде зазначено "Петро Васильович Коваленко", то підпис має починатися з імені та по батькові.

Якщо документ викладено двома мовами -- українською та іноземною, то підпис у зазначеному вище порядку має бути зроблений під обома текстами по ширині аркуша.

Слід також мати на увазі, що на дорученні, заяві тощо, призначених для дій у США, Канаді та інших країнах, неписьменний громадянин проставляє під текстом документа три хрести. При цьому мають бути присутні два свідки, які підписуються з зазначенням повністю свого прізвища, ім'я та по батькові.

Законодавство канадської провінції Квебек вимагає, щоб доручення, що видається на ведення спадкової справи (за умови, що воно передбачає реалізацію нерухомого майна), було підписане поряд з особою, яка його видає, також п чоловіком чи дружиною. Проте останній (остання) в текст доручення як особа, котру репрезентують, не згадується.

Посвідчувальні написи на документах вчиняються з урахуванням вимог іноземного права. Форми реєстрів нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв, посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах затверджені наказом Міністра юстиції України від 7 лютого 1994 р.

Під текстом документа проставляється один посвідчувальний напис українською мовою незалежно від того, чи викладений документ українською мовою, чи українською та іноземною. У певних випадках посвідчувальний напис викладається українською та іноземною мовами.

Вчиняючи посвідчувальні написи, необхідно повністю вказувати прізвище, ім'я, по батькові нотаріуса, повне найменування нотаріальної контори. Дату обов'язково слід зазначати словами, якщо вона відсутня в тексті документа або вказана цифрами. Прізвище, ім'я, по батькові особи, яка підписала документ, необхідно вказувати за паспортом у тій послідовності, в якій вони проставлені в документі, що оформляється. Печатка ставиться на вільне місце документа під посвідчувальним написом, не зазначаючи його тексту і підпису нотаріуса.

А втім, деякі документи оформляються без вчинення на них звичайного для українського права посвідчувального напису. Як приклад можна навести дію, що оформляється для ведення справ із відчуження нерухомості у США. Документ викладається англійською мовою на спеціальному друкарському бланку. На підтвердження оформлення дії розписується й нотаріус, проставляючи на ньому відбиток своєї печатки. Посвідчувальний напис не вчиняється, але до нього додається зроблений переклад українською мовою, що підписується особою. Нотаріус вчиняє на перекладі посвідчувальний напис про посвідчення. Переклад у встановленому порядку скріплюється.

У такому ж порядку проводиться оформлення формулярів для пенсійного забезпечення, розписок на одержання грошових сум та звільнених розписок.

Документ, призначений для дій за кордоном, викладається українською мовою. На прохання громадян може бути оформлений його переклад іноземною мовою за правилами засвідчення вірності перекладу з однієї мови на іншу.

Переклад може бути оформлений двома способами.

Текст перекладу може бути викладений окремо від тексту документа. У такому разі перекладається весь текст документа включно з посвідчувальним написом нотаріуса. Під текстом перекладу вчиняється посвідчувальний напис нотаріуса українською мовою про засвідчення вірності перекладу нотаріусом, якщо він володіє відповідною мовою, або про засвідчення справжності підпису перекладача. Переклад, зроблений на окремому аркуші, пришивається до документа і скріплюється підписом нотаріуса та його печаткою.

Якщо тексти документа і переклад викладено на одному аркуші, то на лівому його боці розміщується текст документа українською мовою, а на правому -- переклад. Під українським та іноземним текстами нотаріус вчиняє один напис українською мовою про посвідчення або засвідчення документа. Водночас у цьому написі зазначається про засвідчення вірності зробленого нотаріусом перекладу чи про засвідчення справжності підпису перекладача. нотаріус оформлення документ кордон

Коли нотаріус засвідчує вірність перекладу з однієї мови на іншу, то текст перекладу викладається на спеціальному бланку нотаріальних документів. А переклад документа, зроблений перекладачем, може бути викладений на папері встановленого формату.

Оформляючи документи, призначені для дій за кордоном, нотаріус зобов'язаний роз'яснити заінтересованим особам необхідність їх наступної легалізації.

Консульською легалізацією, відповідно до інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні та за кордон, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ (МЗС) України від 15 липня 1997 р. № 98-од, підтверджується дійсність і юридична сила оригіналів офіційних документів, призначених для дій за кордоном, або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, і встановлення їх відповідності законам України або держави перебування дипломатичного представництва чи консульської установи України.

У широкому значенні під легалізацією можна розуміти весь процес надання юридичної сили документові, що має бути використаний за кордоном. Якщо це стосується доручення для дій за кордоном, то, наприклад, в Україні легалізація означає і оформлення цього доручення в нотаріальних органах, і засвідчення справжності підпису нотаріуса в Міністерстві юстиції, і засвідчення справжності підпису уповноваженої посадової особи цього міністерства в його консульському управлінні МЗС, і засвідчення справжності підпису уповноваженого працівника консульського управління МЗС у посольстві чи консульстві держави, на території якої передбачається дія документа. При цьому треба вказати, що проходження перших трьох стадій легалізації можна уникнути та обмежитися останньою, якщо громадянин України особисто відвідує дипломатичне (консульське) представництво держави, куди доручення спрямовується, і підпише його там у присутності консула.

У вузькому значенні під легалізацією слід розуміти тільки консульську легалізацію, тобто посвідчення документів, призначених для дій за кордоном, у дипломатичних (консульських) установах. Функції такої легалізації в Україні виконують: на її території -- консульське управління МЗС України, а за кордоном -- її дипломатичні (консульські) представництва, що регламентується, зокрема, Консульським статусом України від 2 квітня 1994 р.

Одним із різновидів консульської легалізації, що поширився на території України останнім часом, є спершу посвідчення документів у посольстві відповідної держави в Україні, а потім у консульському управлінні МЗС України.

У разі, коли це передбачено міжнародним договором України, кожна з договірних сторін приймає документи без легалізації. Зазвичай у цих документах у тій чи іншій формі зафіксовано положення, що документи, які були на території одній з договірних сторін складені чи офіційно засвідчені в межах компетенції посадових осіб та за встановленою формою і завірені гербовою печаткою, приймаються на території іншої договірної сторони без будь-якого засвідчення, тобто вони не потребують легалізації. Це, наприклад, передбачено ст. 12 Договору з Республікою Болгарія; ст. 15 Договору з Республікою Польща; ст. 13 Договору з Литовською Республікою. Це положення знайшло відображення і в ст. 13 Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах між державами - учасницями СНД, підписаної в Мінську 22 січня 1993 р.

Підписання договорів про правову допомогу -- це, звісна річ, один із ефективних способів спрощення порядку обігу офіційних документів, призначених для дій за кордоном. Однак, існує ще один спосіб досягнення цієї мети. Мається на увазі участь держав у Гаазькій конвенції від 5 жовтня 1961 р., яка скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів.

Відповідно до положень цієї конвенції єдиною формальністю при засвідченні справжності підпису посадової особи на документі для дій за кордоном та справжності печатки або штампу на документах є проставляння відмітки, якиа може мати форму виконаного на окремому аркуші та скріпленого з документом додатку чи спеціального штампу на самому документі. Цей сертифікат стандартизований. Він має форму квадрата зі стороною не менш як 9 см. Його можна скласти офіційною мовою країни, де він видається, але назва відмітки мусить бути французькою мовою. Кожна держава - учасниця конвенції визначає свої органи для проставляння відмітки повідомляє про них Міністерство закордонних справ Нідерландів під час передачі йому на зберігання своїх ратифікаційних грамот, чи грамоти про приєднання, чи заяви про поширення дій конвенції на и території. Наприклад, у Роєн, яка є учасницею Гаазької конвенції, проставляння відмітки на документах, що їх оформлює нотаріус, покладається на обласні, крайові та міські (Москва, Санкт-Петербург) управління юстиції.

Під дією Гаазької конвенції підпадають, зокрема, документи юридичних установ -- суду, прокуратури, нотаріату тощо, акти адміністративних органів.

Учасниками Гаазької конвенції є майже 80 країн. Консульське управління МЗС України вже підготувало пакет документів стосовно приєднання України до цієї конвенції та здійснило процедуру узгодження з державними установами, які матимуть право проставляти відмітку на українських офіційних документах.

Згідно з чинним законодавством України вивезенню за кордон не підлягають трудові книжки, військові квитки, характеристики, посвідчення водія, технічні паспорти і посвідчення особи.

Якщо особа має намір виїхати за кордон на постійне місце проживання, зазначені документи здаються нею у відповідні організації чи установи за останнім місцем роботи. На підставі даних, що містяться у трудових книжках, військових білетах та інших документах, на прохання заінтересованих осіб оформлюються довідки встановленого зразка про стаж трудової діяльності чи про проходження військової служби.

Програми вищих навчальних закладів вивозяться за кордон тільки з дозволу Міністерства освіти України.

Оформляючи документи, що мають бути чинними за кордоном, нотаріус зобов'язаний забезпечити належну культуру їх оформлення. Переклади мають бути надруковані, не допускається написання тексту від руки. У документах не повинно бути підчисток, виправлень, приписок, закреслених слів, незастережних виправлень. Документи не дозволяється згинати, вносити додаткові відомості, прокреслювати не заповнені до кінця рядки.

У разі виявлення порушень в оформленні документів із метою їхньої подальшої легалізації такі документи повертаються з одночасним вирішенням питання про відшкодування заподіяної з вини нотаріуса шкоди та притягнення його до відповідальності.

Размещено на Allbest.ru