Обязанности секретаря суда. Хранение документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

КОЛЛЕДЖ СТРОИТЕЛЬНОЙ ИНДУСТРИИ

И ГОРОДСКОГО ХОЗЯЙСТВА

Контрольная работа №2

Студента заочного отделения

Специальность: «Правоведение»

Группа П - 31

Котькова А.А

2009г.

1. Хранение документов, условия хранения, сроки хранения

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получается большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Дело - это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку и имеющих единые сроки хранения. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура дел.

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями типа "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.п. На каждой папке надо указать фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику. После окончания работы с документом он передаётся для помещения в дело.

Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего года. В небольших фирмах формирование и хранение дел ведётся централизованно, обычно в секретариате. Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и подшиваются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечивает их сохранность.

Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается множество, и чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. подшивают в отдельные папки.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор. На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы.

При формировании дел соблюдаются следующие основные требования:

· Документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

· Включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

· Группировать в дело документы одного календарного года;

исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.

· Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Номенклатура дел - "Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел - это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения.

Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит плавления документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении.

Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указания хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

Все дела в зависимости от срока хранения делятся на следующие категории:

· Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

· Номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения

· со сроками хранения свыше 10 лет.

Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарём.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или (ватерных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается.

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

По истечению сроков хранения дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет подлежат уничтожению по актам, составляемым в результате экспертизы ценности документов, которую проводят ежегодно работники службы документационного обеспечения управления совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Дела с пометкой «ЭПК» («Экспертно-проверочная комиссия») подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Одновременно с этим при проведении экспертизы ценности документов проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. По результатам экспертизы документов ценности в организации, кроме вышеназванного акта о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению в организации составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учереждения описи дел постоянного хранения. Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций при необходисти имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные, на временное хранение или к уничтожению, поэтому организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты, только после утверждения ЭПК архивного учереждения описи дел постоянного хранения. После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов может производится только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и пр.) к ним:

а) по основной деятельности срок хранения документов - постоянно.

б) по личному составу срок хранения документов - 75 лет.

в) по административно-хозяйственным вопросам - 5 лет.

Документы с отметкой «До минования надобности» имеют только практическое значение (распорядительные документы, инструктивные письма гос. органов), их срок хранения не может быть менее одного года.

2. Обязанности секретаря суда и секретаря судебного заседания. Требования к форме и содержанию протокола судебного заседания

Секретарь суда по уголовным делам.

Основные обязанности секретаря суда:

- заведение, оформление и хранение уголовных дел, а также передаче их секретарям судебных заседаний;

- ведение журналов и статистических карточек по уголовным
делам;

- контроль за ведением документов первичного статистического учета по уголовным делам, правильное и своевременное составление статистических отчетов по уголовным делам;

- подготовка и направление документов по исполнению
приговоров, определений, постановлений и контроль за
получением сообщений об их исполнении;

- учет и хранение вещественных доказательств;

- выдача подлинников документов из дела по распоряжению
председателя суда или судьи, выдача справок;

- отвечать на запросы по уголовным делам, в том числе
перепечатка копий приговоров;

- контроль за результатами рассмотрения дел и материалов,
переданных для проверки и расследования органам
предварительного следствия и дознания;

- ведение контрольных журналов по уголовным делам;

- учет частных определений по уголовным делам;

- подготовка и сдача в архив законченных дел, журналов и
статистических карточек;

- регистрация и учет исполнительных документов переданных
на исполнение УФССП;

- регистрация и отправка исходящей корреспонденции;

- выполнение другой работы по поручению председателя суда, судьи, помощника председателя суда, помощника судьи, ведущего специалиста.

Секретарь суда по гражданским делам.

Основные обязанности секретаря суда:

- заведение, оформление и хранение гражданских дел, а также передача их секретарям судебных заседаний;

- ведение журналов и статистических карточек по гражданским
делам;

- контроль за ведением документов первичного статистического учета по гражданским делам, правильное и своевременное составление статистических отчетов по гражданским делам;

- подготовка и направление документов по исполнению
решений, определений, и контроль за получением сообщений об их исполнении;

- ведение контрольного журнала по гражданским делам;

- учет частных определений по гражданским делам;

- подготовка и сдача в архив законченных дел, журналов и
статистических карточек;

- регистрация и отправка исходящей корреспонденции;

- изготовление (перепечатка) копий определений при
возвращении гражданских дел из областного суда;

- регистрация и учет исполнительных документов переданных
на исполнение ССП;

- подготовка ответов на запросы по гражданским делам, в том числе
перепечатка копий решений;

- выдача справок по гражданским делам.

Секретарь судебного заседания.

Основные обязанности секретаря судебного заседания:

- выполнение необходимой работы при приеме судьей граждан;

- вызов участников процесса и свидетелей;

- подготовка и вывешивание списков дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании;

- проверка явки лиц, которые вызывались в судебное заседание и отметка в повестках времени их нахождения в суде;

- ведение протоколов судебных заседаний и ознакомление с ними участников процесса по их ходатайству;

- запись в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, о результатах их рассмотрения;

- выписка исполнительных документов по делам, решения по которым подлежат немедленному исполнению;

- принятие мер к обеспечению явки лиц, не явившихся в судебное заседание;

- ведение прием заявлений от граждан (о прекращении дела, на передачу осужденным и т.д.);

- оформление гражданских, уголовных дел и дел об административных правонарушениях после их рассмотрения и своевременная сдача дел в канцелярию суда;

- подготовка дела к рассмотрению в судебном заседании (вызов конвоя, проверка явки и т.п.);

- размножение и вручение копий приговоров участникам процесса;

- выполнение другой работы по поручению председателя суда, судей, помощника председателя суда, помощника судьи, ведущего специалиста.

Протокол судебного заседания является одним из основных процессуальных документов. Данные, имеющиеся в протоколе, используются судом для обоснования вынесенных по делу судебных постановлений. По протоколу судебного заседания проводится проверка постановлений суда первой инстанции вышестоящими судьями.

Ведение протокола обязательно по каждому рассматриваемому судом гражданскому делу, а отсутствие в деле протокола судебного заседания влечёт за собой безусловную отмену судебного решения.

Протокол судебного заседания должен быть изложен полно, четко в той последовательности, в которой проводится судебное разбирательство, и отражать все процессуальные действия, которые совершались в ходе судебного разбирательства.

Протокол имеет важное доказательственное значение, поэтому его содержание, порядок составления и форма должны точно соответствовать требованиям закона.

В протоколе судебного заседания указываются:

1) год, месяц, число и место судебного заседания;

2) время начала и время окончания судебного заседания;

3) наименование суда, рассматривающего дело, состав суда и секретарь судебного заседания;

4) наименование дела;

5) сведения о явке лиц, участвующих в деле, представителей, свидетелей, экспертов, переводчиков;

6) сведения о разъяснении лицам, участвующим в деле, и представителям их процессуальных прав н обязанностей;

7) распоряжения председательствующего и определения, вынесенные судом без удаления в совещательную комнату;

8) заявления лиц, участвующих в деле, и представителей;

9) объяснения лиц, участвующих в деде, и представителей, показания свидетелей, устные разъяснения экспертами своих заключений, данные осмотра вещественных н письменных доказательств;

10) заключения органов государственного управления и мнение общественных организаций н трудовых коллективов;

11) содержание судебных прений и заключения прокурора;

12) сведения об оглашении определений и решения;

13) сведения о разъяснении содержания решения, порядка и срока его обжалования.

Указанный перечень не является исчерпывающим. Так, весьма важно относительно последствий неявки в судебное заседание кого-либо из лиц, участвующих в деле, а также свидетелей и экспертов, отразить в протоколе причины их отсутствия. Секретарь судебного заседания докладывает суду, кто из вызванных по данному делу лиц не явился, вручены ли повестки не явившимся и какие имеются сведения о причинах их неявки. Сведения, доложенные секретарем судебного заседания (как и сам факт этого доклада), должны быть отражены в протоколе. В протоколе отражается разрешение вопроса относительно согласия либо возражения против единоличного рассмотрения дела. Если рассматриваемое дело в соответствии с частью третей статьи 6 настоящего Кодекса может быть рассмотрено судьей единолично или судом в составе судьи и двух народных заседателей, то председательствующий выясняет у сторон, согласны ли они на рассмотрение дела судьей единолично. Согласие или возражение фиксируется в протоколе судебного заседания.

В протокол заносятся сведения о прослушивании звукозаписей и просмотре видеозаписей, об использовании свидетелем при даче устных показаний письменных заметок. Необходимо учесть, что свидетель вправе пользоваться письменными заметками лишь тогда, когда его показания связаны с:

- какими-либо цифровыми данными (например, с расчетами расхода материала, с подсчетами имущественного ущерба и т.д.);

- любыми иными сведениями, которые трудно удержать в памяти (например, чертежи, схемы и т.п.).

Свидетель по своему усмотрению решает вопрос, использовать ему письменные заметки или нет. Иначе говоря, для этого не требуется специального разрешения со стороны суда (судьи). Однако суд может запретить использовать такие заметки, о чем выносится определение. Свидетель обязан предъявить упомянутые заметки суду и всем лицам, участвующим в деле. Если суд решит приобщить их к делу, об этом выносится определение.

В протокол также заносятся сведения об участии при допросе несовершеннолетнего свидетеля педагога, его родителей с указанием данных о них, о мотивах, побудивших свидетеля отказаться от дачи показания, и т.п.

В ходе судебного разбирательства лица, участвующие в деле, и представители вправе ходатайствовать о занесении в протокол судебного заседания обстоятельств, которые они считают существенными.

Придавая большое значение протоколу судебного заседания, как одному из основных процессуальных документов, Пленум Верховного Суда РФ в п. 21 постановления № 3 от 14 апреля 1988 г. "О применении норм ГПК РСФСР при рассмотрении дел в суде первой инстанции" с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Пленума № 19 от 22 декабря 1992 г.; № 11 от 21 декабря 1993 г.; № 9 от 26 декабря 1995 г.; № 10 от 25 октября 1996 г., указал, что протокол судебного заседания должен быть изложен полно, четко в той последовательности, в которой проводится судебное разбирательство, и, в частности, отражать: сведения о лицах, явившихся в судебное заседание (ст. 151, 169), сведения о разъяснении экспертам и переводчикам их прав и обязанностей (ст. 76, 152, 163), об установлении порядка исследования доказательств (ст. 167), изложение вопросов, заданных судом и лицами, участвующими в деле, полученных на них ответов, данные об оглашении показаний отсутствующих лиц, имеющихся в деле документов, которые были представлены для обозрения, и о выполнении иных действий.

Протокольная запись о совершении сторонами распорядительных действий (об отказе от иска, признании иска, условиях мирового соглашения, признании стороной фактов, на которых другая сторона основывает свои требования или возражения) заносится в протокол судебного заседания и подписывается лицами, совершающими эти процессуальные действия.

Разъяснения председательствующего о последствиях совершения указанных распорядительных действий заносятся в протокол. При этом может быть сделано предложение о росписи под заявлением относительно ясности сделанного председательствующим разъяснения.

секретарь суд документ хранение

Список используемой литературы

1. Байкова И. Ю. Настольная книга делопроизводителя.- М.: Эскимо, 2008. - 352с.

2. Березина Н. М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. Современное делопроизводство. 3-е изд. - СПб.: Питер, 2008 - 224 с.

3. Арбитражный Процессуальный Кодекс Российской Федерации

4. Сборник постановлений Пленумов по гражданским делам.

5. Комментарий к Гражданско-процессуальному кодексу Российской Федерации. - М.: Юридическая фирма “КОНТРАКТ”, Издательский Дом ИНФРА - М”, 2002.

Размещено на Allbest.ru