Делопроизводство в государственных учреждениях Российской империи, виды и формуляры документов в XVIII в.

Размещено на http://www.allbest.ru

28

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• 1. Делопроизводство в учреждениях России XVIII века
• 1.1 Процесс эволюции документа в дореволюционной России
• 1.2 Центральные государственные учреждения (коллегии)
• 1.3 Коллежское делопроизводство
• 2. Регламентация делопроизводства в законодательных актах XVIII века в России: основные черты
• 2.1 Виды документов, особенности их составления
• 2.2 Регламентация делопроизводства в Сенате
• 2.3 Изменения в оформлении документа
• Заключение
• Список использованной литературы
• Приложение
• Введение
• Актуальность темы данной курсовой работы обусловлена тем, что в настоящее время регламентации делопроизводственных процессов уделяется особенное внимание: разрабатывается законодательная база, нормативные документы, создатели которых стремятся как можно более отчётливо отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения.
• С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.
• Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.
• Изучение современных принципов регламентации делопроизводства невозможно без единой, неразрывной связи с историей её возникновения в XVIII веке. С его началом связывается зарождение современных принципов делопроизводства, немалое значение в возникновении которого принадлежит разработке правил регламентации, так характерной для всего времени петровских реформ.
• Можно утверждать, вслед за Н. И. Павленко, что «…В XVII веке как правительственные учреждения, так и должностные лица не располагали документами, определяющими их права и обязанности… Только при абсолютной монархии должностные лица и учреждения от самых высоких правительственных инстанций до самых низших были наделены инструкциями и регламентами». Регламентация всех сфер жизни, в том числе и делопроизводства - явление наиболее характерное для XVIII века.
• Так как на сегодняшний день история данной проблемы, в том числе вопросы, связанные делопроизводством и с регламентацией делопроизводства в России XVIII века, изучена неполно и требует дальнейшего рассмотрения, представляет интерес провести его на основе исследования источниковой базы указанного периода, чем и является данная курсовая работа.
• Объект исследования: Делопроизводство в государственных учреждений Российской империи.
• Предмет исследования: Делопроизводство в государственных учреждений российской империи, виды и формуляры документов в XVIII - начало XX века.
• Цель исследования - изучение исторического опыта в развитии делопроизводства в России.
• Для достижения поставленной цели в работе решались следующие задачи:
• 1. показать процесс эволюции документа в дореволюционной России;
• 2. рассмотерть порядок делопроизводства в учреждениях России XIX века, а также их взаимоотношение с высшими органами власти;
• 3. изучить основы организации учета и хранения документов в период коллежского делопроизводства;
• 4. произвести анализ возникновения новых видов документов, изменение в их оформлении и регламентацию делопроизводства в Сенате
• Источниками по исследуемому вопросу служат законодательные акты властных учреждений Российской империи, относящиеся к XVIII веку.
• Цель и задачи курсовой работы определил ее структуру. Курсовая работа состоит из двух глав, введения, заключения, списка использованных источников и приложения.
• 1. Делопроизводство в учреждениях России XVIII века
• 1.1 Процесс эволюции документа в дореволюционной России
• История документа и документации как совокупности документов, связанных между собой формально-логическими связями, является одной из интереснейших тем документоведения и до настоящего времени все еще недостаточно изучена.
• История позволяет проследить эволюцию документа и ее взаимосвязь с социально-политическими и экономическими изменениями в обществе. Среди главных характеристик процесса эволюции документа можно назвать:
• - возникновение,
• - изменение,
• - сохранение и трансформацию форм документов,
• - изменение удельного веса в социальных и управленческих процессах разных видов документов,
• - влияние новых технологий на документ,
• - а также устойчивость основных функций документа: запоминания (фиксации) информации и последующей передачи ее во времени и пространстве.
• С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.
• Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.
• Древнерусское государство образовалось в итоге длительного процесса развития восточнославянских племен. Частная собственность и основанный на ней индивидуальный труд вели к имущественному и социальному неравенству, закреплявшемуся в документах. В конце IX в. этот процесс привел к образованию классов. Все это отражено в замечательном документе, памятнике древнерусского права -- Русской Правде.
• В первой четверти XVIII века в России центральными отраслевыми органами управления становятся коллегии. Начало этого периода в истории отечественного делопроизводства соотносят с реформами Петра. Именно он создал российскую бюрократическую систему, определившую работу с документами.
• В начале XVIII века в России, в период царствования Петра, происходит реформа приказного делопроизводства. Складывается новый тип государства - абсолютная монархия, которая подразумевает сосредоточивание в одних руках законодательной и исполнительной власти. Монарх осуществляет управление через центральные органы государства, т.е. суть реформы государственного управления сводится к его централизации.
• Обычно историки выделяют три этапа в реформах Петра.
• - Первый (1699-1710) - изменения в системе государственных учреждений и создание новых, перемены в системе местного самоуправления, установление рекрутской системы.
• - Второй (1711-1719) - создание Сената и ликвидация прежних высших учреждений, первая областная реформа, проведение новой военной политики, широкое строительство флота, учреждение законодательства, перевод государственных учреждений из Москвы в Санкт-Петербург.
• - Третий (1720-1726) - начало работы новых, уже созданных учреждений, ликвидация старых; вторая областная реформа; расширение и реорганизация армии, реформа церковного управления; финансовая реформа; введение новой системы налогообложения и нового порядка государственной службы.
• Вся реформаторская деятельность Петра I закреплялась в форме уставов, регламентов, указов, которые имели одинаковую юридическую силу. Делопроизводство в эпоху Петра вступило в новую стадию своего развития и носит название коммерческое делопроизводство.
• 1.2 Центральные государственные учреждения (коллегии)
• Административный хаос, вызванный отсутствием в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков для производства дел, побудил правительство искать новые формы государственного устройства.
• 12 февраля 1712 года Пётр издал указ «учинить коллегиум для торговаго дела исправления, чтоб в лучшее состояние привесть». Согласно указу, «взяты были к Москве иноземцы нарвские жители» - два человека и один дерпский купец, к ним присоединили несколько человек знатных московских купцов и шестерых слободских жителей, и всем им поручили выработать правила работы коллегии коммерции. Комиссия эта проработала около двух лет, сочинила правила для коллегий и занялась пересмотром таможенного устава. Однако этим кончаются все сведения о работе этой комиссии. Так понемногу обозначался характер и само название учреждений, которыми будут заменены приказы. 23 марта 1715 года царь рассматривает ещё одно предложение о переустройстве системы государственного аппарата. Согласно проекту, предлагалось ввести в России семь коллегии, семь отделов, в которых сосредоточилось бы всё управление государством. Вначале намечалось создание семи коллегий: юстиц-коллегии, канцелярии иностранных дел, коллегии адмиралтейской, кригс-коллегии, камер-коллегии, штатс-коллегии, коммерцколлегии. Но реестр и штат всех коллегий был утвержден Петром лишь спустя два года 12 (25) декабря 1717 года. Коллегий, по этому реестру оказалось двенадцать.

Каждая коллегия состояла из председателя и нескольких членов. Кроме руководителя в состав коллегий входили: 4 советника, 4 асессора (заседателя), секретарь, актуариус, регистратор, переводчик, подъячие. Дела в каждой коллегии решались по большинству голосов. Коллегии ведали всеми отраслями управления, суда и государственного хозяйства.

Уже в декабре 1718 г. был принят реестр коллегий:

1) Иностранных дел;

2) Казенных сборов;

3) Юстиции;

4) Ревизионная (бюджетная);

5) Военная;

6) Адмиралтейская;

7) Коммерц (торговля);

8) Штатс-контора (ведение государственных расходов);

9) Берг-коллегия (промышленная);

10) Мануфактур-коллегия (горнодобывающая).

Создание системы коллегий завершило процесс централизации и бюрократизации государственного аппарата. Четкое распределение ведомственных функций, разграничение сфер государственного управления и компетенции, единые нормы деятельности, сосредоточение управления финансами в едином учреждении - все это существенно отличало новый аппарат от приказной системы.

Следует отметить, что в процессе создания коллегий сразу же выделяется группа коллегий военного и внешнеполитического ведомства: военная, адмиралтейская и иностранных дел. Они занимали привилегированное положение в системе государственных учреждений благодаря тому огромному значению, которое придавал Пётр армии, флоту, дипломатии, а также той роли, которую играли в управлении их руководители - первейшие сподвижники Петра. Из всех коллегий особо выделяется группа финансовых коллегий. Главной фискальной коллегией стала камер-коллегия, ведавшая всем приходом денег и бюджетным планированием денежных поступлений. Расход на нужды государства осуществлялся через штатс-контор-коллегию, игравшую роль центральной кассы, а контроль и наблюдение за работой финансовых органов предписывался независимой от других ревизион-коллегии. Юстиц-коллегия заменила сразу несколько судных приказов, отобрала судебные функции у многих приказов неюридического профиля. Но из её компетенции выпали многочисленные социальные и профессиональные группы населения: горожане, купцы, промышленники, работные люди отошли в ведение коммерц- и берг-мануфактур-коллегий. Военными занимались военная и адмиралтейская коллегии, церковнослужителями - Синод.

1.3 Коллежское делопроизводство

делопрозводство документ

Окончательно структуру коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный Петром I 27 февраля 1720 г.

Взамен устаревшей системы приказов в 1717-- 1718 гг. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату.

В Генеральном регламенте государственных коллегий подробно и обстоятельно раскрываются функции каждого подразделения коллегии, в том числе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также глава о секретарском чине. К секретарю предъявлялись высокие и строгие требования. Таким образом, Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности на Руси. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы, архивариусы, копиисты, писцы, фискалы. В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности, пределы компетенции и даже режим работы конторских служителей.

Коллежское делопроизводство более прогрессивно по сравнению с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы регистрации. Регистрация велась в специальных журналах, причем документы, поступавшие от вышестоящих инстанций, регистрировались в отдельном журнале, отдельный журнал регистрации велся на исходящие документы. Всего в коллегии велось четыре журнала регистрации: А и В -- для регистрации документов вышестоящих органов, С и D -- для всех остальных документов. Нельзя сказать, что такая система регистрации явля-лась удобной и оправданной, однако и до сегодняшнего дня в некоторых учреждениях применяют журнальную форму регистрации.

В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив». В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива -- общий для всех коллегий в специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый.

Каждую коллегию возглавлял президент. В состав коллегии входили: вице-президент, советники, асессоры, служители канцелярий. Чиновник, занимавший должность секретаря, обязан был хорошо знать законы, уметь разбираться в различных ситуациях, быть образованным и знающим свое дело до тонкостей специалистом. Роль секретаря в коллегии была довольно значительна и важна.

Развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

Итак, к 1920 году в Российском государстве сложилась новая система органов власти государственного управления, частично существовавшая еще и в XIX веке (приложение 1).

• 2. Регламентация делопроизводства в законодательных актах XVIII века в России: основные черты
• 2.1 Виды документов, особенности их составления
• В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований. Прежние учреждения - думы и приказы заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция; приговоры, указные грамоты; наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; челобитные - прошениями; переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями.
• Коллежское делопроизводство отличается от приказного обилием видов государственных документов. Законодательные и распорядительные акты государственной власти оформлялись повелениями, указами, регламентами, инструкциями, наказами, протоколами. Появилось много форм переписки: письма, доношения, известия, требования, ведомости.
• Обмен информацией между учреждениями определялся их соподчиненностью. Вышестоящие организации направляли подчиненным указы, подчиненные вышестоящим - рапорты и доношения, равные инстанции обменивались предложениями и сообщениями. Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные, которые позже стали называться прошениями. Возник новый документ, использующийся при ведении переписки, - справка с краткими вставками из всех документов по обсуждаемому вопросу, экстракт.
• В XVIII в. стали также развиваться и другие системы документации:
• - финансовая, в которой впервые были применены термины «дебет», «кредит», «баланс», «бухгалтер»;
• - военная - реляции, рапорты, донесения, предписания, диспозиции;
• - договорная международная - ноты, меморандумы, депеши;
• - судебная - допросы, клятвенные обещания, показания, приговоры;
• - статистическая - подушные переписи, называемые ревизиями, «ревизские сказки» (результаты ревизий), губернские сводки.
• Для многих документов были установлены официальные бланки и разработаны правила расположения реквизитов на листе бумаги. Для некоторых документов, таких, как дипломы и патенты, были созданы генеральные формуляры - образцы, по которым они должны были оформляться.

Так, в указе 1723 г. «О форме суда» содержание челобитной следовало излагать по пунктам, т.е. была сделана попытка формализовать текст документа, сделать его максимально удобным для чтения. Несколько ранее - указом от 22 февраля 1714 г. - губернаторам предлагалась форма ведомости для присылки сведений о произведенных сборах налогов и казенных расходах, состоявшая из 22 пунктов.

На документах впервые появились резолюции, представляющие собой задания по исполнению. Резолюцию писали на лицевой стороне первого листа.

В коллежком делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа: «Октября 17 дня 1723 года».

Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа; в некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания документа: «Рапорт о получении указа», хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) окончательно формируется только в делопроизводстве министерств в XIX в.

Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.

2.2 Регламентация делопроизводства в Сенате

Зародившееся в ходе реформ Петра I коллежское делопроизводство продолжало медленно развиваться и после его смерти в 1725 году. В деятельности Сената стали заметны кризисные явления, вызванные ростом бюрократизации аппарата. Эта же тенденция проявлялась и в организации дел в коллегиях и местных органах власти. С другой стороны, преемники Петра I уже уделяли вопросам реформирования государственного управления, в том числе и принципам ведения делопроизводства, гораздо меньше внимания, чем первый российский император, о чём свидетельствует то, что большинство указов, касающихся данной проблемы после смерти Петра I, издавались уже не от лица царя, а от имени Сената, с другой стороны высший законосовещательный орган страны постепенно утрачивал былые полномочия, постепенно становясь органом, ведавшим надзором за центральными и местными учреждениями.

Так же «…серьёзным недостатком государственного аппарата, обнаружившем себя ещё при Петре I, была чрезвычайная перегруженность Сената. Дела решались медленно, подолгу лежали без движения, а иногда и терялись…». Недостаточная оперативность Сената как органа, руководившего деятельностью коллегий и местных органов власти послужила причиной для изменения его властных полномочий. «Кризис исполнительной власти при нарастании проблем управления империей …послужил причиной образования нового высшего правительственного органа - Верховного Тайного Совета», к которому с 1729 года переходят также такие полномочия Сената, как решение всех серьёзных внешнеполитических дел, право назначать высших должностных лиц. Сенат перестал быть высшей апелляционной инстанцией, сенатские приговоры подлежали утверждению Верховного Тайного Совета. Из ведения Сената были изъяты Военная, Адмиралтейская коллегии, Коллегия Иностранных Дел, а также восстановленная в 1727 году Ревизион-коллегия. Сенат лишился части ассигнований на свой штат, его название было изменено с «Правительствующий» на «Высший». При императрице Анне Иоанновне, пришедшей к власти в 1730 году аналогичным Верховному Тайному Совету был Кабинет Её Императорского Величества, также подчинивший Сенат своей власти.

Основным документом, регламентирующим делопроизводство в Сенате, в указанный период продолжал оставаться указ Петра I «О должности Сената», данный им 27 апреля 1722 года, в котором в подробностях устанавливался порядок ведения дел и принципы устройства Сената. Со второй четверти XVIII века появляются и новые законодательные акты, в которых отразились указанные выше проблемы. К ним можно отнести, например, сенатский «Указ о порядке записывания в Сенате входящих бумаг, о даче в Экспедицию копий с журналами, о подписывании под сочиняемыми из дела выписками приличных указов и о скреплении Секретарями оных выписок» от 11 января 1737 года.

Важным пунктом этого указа было утверждение, что «…входящим в Сенат доношениям, челобитным и прочему по-прежнему записку иметь, или каждому Секретарю по своей Экспедиции те входящие записывать и для того иметь записную книгу». Таким образом, данным указом закреплялась журнальная форма регистрации входящих документов, широко распространившаяся в рассматриваемое время и существующее и на сегодняшний день.

Следующий пункт указа был посвящён копиям документов, составляемых на основе этих журналов для последующего их решения. Копии подписывались «…самим Секретарём, дабы отправление по оным скорее быть могло». На основе выписок составлялись сенатские указы, которые направлялись в соответствующие учреждения, а выписки оставались в качестве справочных документов. Секретарь скреплял выписку по листам в целях гарантии сохранности документа и подписывал её.

Указ от 20 мая 1737 года «О порядке доклада дел в Сенате» предписывал каждому секретарю составлять по своей экспедиции реестр нерешённых дел и в назначенный день докладывать о них на заседаниях Сената («Имеющиеся в Сенате нерешённые дела с реестром к докладу предлагать каждому Секретарю по своей Экспедиции, в назначенный к тому день класть на сенаторский стол…», что свидетельствует о дальнейшей формализации коллежского делопроизводства.

Новой стороне в развитии делопроизводства посвящён указ Сената, изданный 18 ноября 1737 года «О печатании в Сенатской типографии по требованию Присутственных мест публичных указов, форм книгам, ведомостям и рапортам» - в которых коллегиям и канцеляриям, не зависящим от Сената предлагалось изготовлять документы и их образцы, направляемые в губернии и провинции, типографским способом. Предложение печатать в типографии формы документов, то есть образцов, по которым они составлялись, говорит о широком распространении указанных вданном законодательном акте видов документов, а также о том, что уже предпринимались попытки их унификации.

В указе также сообщалось, что на составление оригиналов, дубликатов и трипликатов этих документов «…едва ли не все приказные служители употребляются, а тем временем другие дела без действа остаются, а когда б оные в печать происходили, то все бы трое указов одним набором готовится могли, служители от такого труда были бы свободны и другие дела отправляли б», что говорит не только о заботе о сохранности документов, выражавшейся в существовании двух копий документа, но и о проникновении технического прогресса в процесс создания документов. Это ускоряло процесс прохождения документов, производства дел, и, как справедливо отмечалось в указе позволяло сосредоточить работу служителей канцелярий на других областях деятельности, прежде всего на исполнении наиболее важных поручений.

Одной из проблем, получивших отражение в законодательстве, стало решение вопросов сношений между подчинёнными ему учреждениями. Сам Сенат посылал подчинённым ему канцеляриям и конторам законы, указы, повеления, указания, получая от них рапорты и доношения. В указе Сената от 28 июля 1738 года «О сношениях находящихся под ведением Правительствующего Сената Коллегий и Канцелярий с подчинёнными им Конторами, Канцеляриями и Приказами» отразился спор этих учреждений в отношении того, что «…подчинённые Коллегиям Конторы в прочие Коллегии и Канцелярии посылают промемории, которые от них в тех Коллегиях, ссылаясь на указы Его Императорского Величества не принимают, а оные доношения писать не хотят, так как они им не подчинены».

Так как «промемория» характеризовалась как «…форма письменных сношений равных по рангу учреждений», использование её для сношения с подчинёнными инстанциями не предусматривалось, коллегии, находящиеся под ведением Сената отказывались принимать их от подчинённых остальным коллегиям контор, канцелярий и приказов, считая их не равными себе, а подчинёнными учреждениями. Сенат, изучив суть вопроса, приказал всем коллегиям и канцеляриям, находившимся под сенатской дирекцией, посылать в конторы, канцелярии и приказы, подчинённые коллегиям и канцеляриям, неподконтрольным Сенату, указы, а от тех принимать доношения.

Такого рода «ведомственные споры» были нередки и, несомненно, тормозили прохождение документов и решение поставленных задач, а часто делали невозможным отправление тех или иных дел. Причиной этого была недостаточная регламентация отношений между государственными учреждениями. Сенат по мере своих возможностей пытался восполнить эти пробелы в законодательстве, однако его работу тормозили проблемы, связанные со скоплением нерешённых дел.

Данный вопрос всегда остро стоял перед Сенатом. Несмотря на попытки унификации документов, получаемых Сенатом с мест и отправляемых им на места, количество нерешённых дел росло. К попыткам разрешить положение относится указ императрицы «Об учреждении при Сенате особливой комиссии для решения неоконченных дел», изданный 2 декабря 1740 года, в котором предписывалось комиссии из четырёх сенаторов «…все нерешённые дела прошлых лет от 1734 года немедленно рассматривать».

Проблема большого количества нерешённых дел вскрывает с одной стороны перегруженность Сената, подчас второстепенными делами, с другой - неэффективность организации работы с документами в данном учреждении.

В 1741 году в результате дворцового переворота к власти приходит дочь Петра I Елизавета, провозгласившая своё правление продолжением реализации идей своего отца. В результате Сенат вновь обретает большую часть своих прежних полномочий. Однако «восстановление Сената на прежних основаниях было сделано без учёта изменений в системе управления, усложнения жизни государства».

К этому же времени относится и «Указ Сената о форме журналов в присутственных местах» от 14 июля 1753 года, приказавший «…все журнальные записки во всех присутственных местах, в силу указов, присутствующие сами подписывали и всегда б те записи были верны…». Для того, чтобы привести эти журналы в соответствие с единой нормой к указу прилагалась специальная форма ведения журнала.

Данный указ представлял собой образец, посредством которого Сенат пытался распространить давно укоренившуюся в нём и уже имеющую свою традицию практику ведения журналов на другие учреждения. Указ не вводил в них журналы - они существовали и до него. Целью издания указа было упорядочение ведения журналов по всей стране, так как «…из внесённых в Правительствующий Сенат из некоторых судебных мест журнальных записок усмотрено, что оные присутствующими не подписаны и Обер-Секретарём и Секретарём не скреплены…».

Таким образом, Сенат стремился привести практику ведения журнальных записей в «Канцеляриях, Коллегиях, Приказах, Конторах, судебных местах» и местных учреждениях к единой форме. Для этого на основе принципа ведения журнальных записей в Сенате был выработан единый образец.

В указе также была приведёна форма журнала, в которой вначале отмечалась дата, далее шли чин и фамилии присутствовавших, время их прибытия на заседание. После следовало краткое изложение указа, который слушался в присутствии - отмечалась дата издания указа, откуда он был прислан, решение, которое было принято. По такой же схеме писался образец рассмотрения промемории, доношения, челобитья. В двух других графах указывались дата подписания протоколов, и когда указы с решением посылались обратно. В конце следовали подпись журнала, дата подписания, а также время окончания заседания и список не присутствовавших лиц.

В данной форме особенно подчёркивалось, что обстоятельства дела надо «…писать кратко, а по окончании того написать о чём протокол сочинить велено», так как Сенат, коллегии и многие другие учреждения были коллегиальными. Введение форм журналов существенно ускорило процесс прохождения документов, их исполнения. «Законодательное регулирование эволюции делопроизводственной документации в XVIII веке идёт по пути объективно и стихийно развивающейся тенденции отхода от повествовательности, стремления к однопредметности содержания, целого образа структуры документа, дела и делопроизводства в целом». Попытки формализации - характерная черта делопроизводства XVIII века, и, хотя Сенат постепенно утрачивает своё значение как высший законодательный орган, он продолжает играть роль важного учреждения, ведавшего законодательным регулированием коллежского делопроизводства.

Изучаемые законодательные акты Сената посвящены, как регулированию деятельности самого Сената, особенно те, что были направлены на дальнейшую унификацию и формализацию делопроизводства в нём, так и регламентации взаимодействия Сената с местными и центральными органами власти, которой также уделялось большое внимание.

2.3 Изменения в оформлении документа

Реформы Петра I значительно расширили количество видов документов и произвели изменение в их формулярах в направлении дальнейшей регламентации и приведения их к единому стандарту. Генеральный Регламент закрепил эти изменения в виде основного свода правил по делопроизводства коллегий.

Изменения в порядке документирования происходили и после смерти Петра I и прежде всего касались создания типовых форм документов. Так, в уже рассмотренных в данной работе сенатском указе от 20 декабря 1738 года приводятся формы рапортов и доношений, в резолюции Кабинета Министров от 12 апреля 1738 года и в указе от 16 января 1766 года и других указах приводятся формы различных ведомостей, получающих особое распространение в XVIII веке, а в указе от 14 июля 1753 года прилагается форма журнала, ведущегося в присутственных местах.

В это время особенное распространение получают инструкции. В указе от 29 декабря 1738 года “О сочинении всем присутственным местам инструкций с объяснениями в оных порядка в отправлении дел”[235], указывается “…всем Коллегиям, Приказам и Канцеляриям сочинить в Сенате каждому месту собственную инструкцию, в которой сколько возможно изъяснить…”[236], после чего следовали пункты, в которых и должны описываться основные принципы организации дел в учреждениях, которые необходимо было отражать в инструкции.

В качестве примера можно привести «Инструкцию или Наказ Киевскому губернатору об отправлении дел» от 17 января 1737 года и Указ Сената от 8 июля 1737 года «О рассылке по Губерниям, Провинциям и городам утверждённых Сенатом инструкций надсмотрщикам и форм приходных, расходных записных книг и счетов». В последнем, помимо утверждённой Сенатом инструкции надсмотрщикам, приводились также формы финансовых документов. Таким образом, в документации XVIII века «…всё большее место занимает цифровая знаковая система, вытесняется текст, побеждает графовая форма изложения содержания».

В течение второй четверти - конца XVIII века реквизиты документа приобретают самостоятельное значение и занимают своё собственное, устойчивое место в формуляре документа. Например, вид документа уже повсеместно указывается после адресата, над текстом, также как и в форме рапорта, где указывается полное название документа («Рапорт о получении указа» или «Рапорт, зачем присланному из Сената указу исполнение на указанный срок учинить невозможно» (приложение 2).

19 февраля 1786 года согласно указу Сената «…вместо подаваемых до сего дня на имя Её величества челобитен, как к Её величеству, так и в присутственные места по исковым и другим делам» было предписано писать жалобницы и прошения вместо бывших в ходу до этого челобитен.

Оформление реквизита «автор документа» был посвящён специальный указ от 27 февраля 1741 года «Форма о титулах Её Императорского Величества в грамотах, докладах, челобитных и договорах», где определялось в каких документах какой титул употреблять. Так, в грамотах иностранным государствам после слов «Божей милостью, мы Елизавета Первая, императрица и самодержица Всероссийская», шло пространное перечисление земель, которыми она повелевает, а в грамотах внутри государства титул был кратким: «…императрица и самодержица Всероссийская и прочая, прочая, прочая». В челобитных титул звучал иначе: «Всепресвятейшая, державнейшая, великая государыня, императрица Елизавета Первая, самодержица Всероссийская, Государыня Всемилостивейшая».

В этом законодательном акте приводятся также правила написания челобитной на имя императрицы. Они заключались в следующем: после титула монарха следовала формулировка: «…бьёт челом имрек на имрека, а в чём прошение, тому следуют пункты…». Далее следовало прошение, излагаемое по пунктам и завершавшееся словами: «…прошу Ваше Императорское Величество о сём моём челобитье решение учинить».

В документах XVIII века реквизит «автор» отделялся от текста и обычно указывался дважды: в подписи при написании должности и в начале текста вслед за обозначением адресата. Адресат указывался в строке над текстом, например, «В Правительствующий Сенат». Дату писали либо в начале, либо в конце текста или же под текстом с левой стороны. Например, в форме рапорта о действительном исполнении по присланному указу, требовалось его «окончить числом и годом».

В рассматриваемый период происходили также значительные изменения в оформлении состава удостоверения документа. Во всех документах во второй четверти - конце XVIII века начинает присутствовать авторская подпись. Особенное внимание в законодательных актах центральной и высшей власти уделялось удостоверению таких документов, как протоколы Сената.

В дополнение к петровским указам 1711 - 1714 годов, Сенат издаёт указ от 27 июля 1739 года «О неисполнении протоколов, не подписанных всеми сенаторами», в котором приказывается «…по протоколам, которые пока всеми Правительствующего Сената руками не подписаны, отправления не чинить». 9 ноября другой указ «О нечинении исполнения по протоколам, не подписанным всеми сенаторами» подтверждает это решение. В нём было выражено недовольство высшей властью неисполнения предыдущего указа, выражавшееся в том, что «…многие журналы подписаны рукой Сенаторов от двух или от трёх персон, а прочих подписания не имеется…» и поэтому руководство Сената в жёсткой форме требовало, чтобы «…ни один журнал без подписания всех рук оставаться не должен». Из этого следует, что уже в XVIII веке удостоверению документов придавалось большое значение в теории, хотя на практике нередко эти требования игнорировались.

Следующим важным законодательным актом, касающимся вопросов удостоверения документа, был указ Сената от 19 февраля 1786 года, в котором вводились изменения в подписи документов, направляемых императорским особам - «Об употребления слов и речений «бьёт челом» и замене их на «просит имярек».

В нём предписывалось «после титула Её Императорского Величества вместо «бьёт челом» ставить «приносит жалобу» или «просит имярек». В присылаемых же к императрице письмах и реляциях, или же донесениях, в конце указанных документов «…вместо «всеподданнейший раб», подписывать просто «всеподданнейший» или «верный подданный», а равным образом в патентах, присяжных листах и всех прочих бумагах, где слово «раб» включено было, вместо оного употребить имя: «подданный».

Документы удостоверялись печатями. При вступлении на престол нового царя или царицы вслед за изменением титула, менялась и печать. Так, при вступлении на престол Елизаветы, в скором порядке издаётся указ Сената от 25 ноября 1741 года «О распоряжениях по приведению к присяге всякого чина людей на подданство Её Императорскому Величеству и о переделке во всех Присутственных местах печатей на Высочайшее имя государыни императрицы», в котором Сенат приказывал «…объявить во всех Коллегиях, Канцеляриях, Конторах и Комиссиях, где имеются печати с Государственным Гербом и надписью, чтобы переправили или переделали надпись Её Императорского Величества немедленно и по исправлению подали б в Сенат рапорт», что свидетельствует о заботе высшего органа власти, стремившегося к тому, чтобы документы по всей стране были действительными, что всецело зависело от правильности их удостоверения.

Со второй четверти - конце XVIII века происходили дальнейшие изменения в оформлении документа, направленные на его дальнейшую формализацию, введение табличных форм документа, приведения к единому стандарту документов одного вида. Уделялось большое внимание и удостоверению документа: предпринимались попытки вести жёсткий контроль за подписанием протоколов Сената. Также можно говорить, что изучаемые здесь законодательные акты данного периода являют собой необходимые изменения как в регламентации оформления документов, так и всего делопроизводства высших, центральных и местных органов власти в целом.

Регламентация делопроизводства в законодательных актах второй четверти - конца XVIII века представляет собой попытку высшей власти, и, прежде всего, Сената, ускорить решение дел в государственных учреждениях и упорядочить ведение переписки между ними.

Заключение

На основании изученного и вышеизложенного материала в данной курсовой работе можно сделать следующие выводы.

Система и традиции российского делопроизводства формировались веками. Исторически в учреждениях России сложилась единая и регламентированная организация работы с документами, имеющая присущие только ей особенности. Знание общих закономерностей и тенденций развития российского делопроизводства позволяет осмыслить сегодняшний день. Вместе с тем его история исследована сравнительно мало.

XVIII в. в истории и развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, бюрократического начала.

В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов. Генеральный регламент стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами в центральных государственных учреждениях. Генеральный регламент подробно определял порядок работы коллегий и решения в них дел, он давал законченную организационную форму и систему норм по документированию деятельности коллегий. Таким образом, «Генеральный регламент» закрепил законодательно порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения.

Регламентация делопроизводства в XVIII веке была вызвана желанием Петра I усовершенствовать государственное управление с целью более эффективного решения дел, и развивалась в последствии по следующим направлениям: усовершенствования властных учреждений и порядка ведения дел в них, чему служило создания подробных сводов правил (например, Генерального регламента), создание новых видов документов, унификации их формы (рапорты, донесения и т.д.), изменение в оформлении документов (введение тетрадной формы делопроизводства и т.д.). Наиболее масштабная регламентация делопроизводства относится ко времени петровских реформ, когда сам царь, справедливо опасаясь за судьбу своих реформ, руководил данным процессом. Большинство указов данного периода издано от имени Петра I, он лично редактировал многие законодательные акты, в том числе Генеральный регламент.

Законодательные акты, относящиеся к периоду от смерти Петра I до конца XVIII века, издавались, главным образом, Сенатом, и уже не представляли собой такого полной регламентации ведения дел, как ранее. Они касались той или иной конкретной проблемы, например большому количеству нерешённых дел.

В указанное время произошёл постепенный переход от приказной формы делопроизводства к коллежской, что было отражено во многих рассмотренных источниках. Генеральный регламент явился основным документом, зафиксировавшим принципы ведения делопроизводства в XVIII веке и сформулировавшим основные принципы его дальнейшего развития, прежде всего стремление к последующей регламентации делопроизводства, что в дальнейшем выразилось в законодательстве второй четверти - конца XVIII века.

Подводя итог, можно говорить о возникновении и развитии в XVIII веке в российских государственных учреждениях коллежской формы делопроизводства, регламентация основных принципов которого была выражена в законодательных актах высшей власти и выразилась в Генеральном регламенте, а также в разнообразных указах, распоряжениях, инструкциях, касающихся указанной теме, внимание к которым и было уделено в данном исследовании.

• Список использованной литературы
• 1. Архипова, Т.Г. История государственной службы в России XVIII - XX века: учебное пособие Т.Г. Архипова [и др.] - М: Российский государственный гуманитарный университет, 1999. - 230 с.
• 2. Анисимов, Е. В. Россия в середине XVIII века. Борьба за наследие Петра /Е.В. Анисимов - М.: Мысль, 1986 - 358 с.
• 3. Бабич, М. Государственные учреждения 18 века: Комиссии петровского времени/М. Бабич - М.: РОССПЭН, 2003. - 480с.
• 4. Белов, В. К. История делопроизводства и секретарского дела [Текст]/В.К. Белов - М.: 2005. - 333 с.
• 5. Балакина, Т.И. История русской культуры/Т.И. Балакина - М.: Издательский центр «АЗ», 1995. - 387 с.
• 6. Голикова, Н.Б. Система государственного управления XVIII века // Очерки русской культуры XVII века /Н.Б. Голикова, Л.Г. Кисляева - М.: Изд. МГУ, 1987 - Ч.2 - С.44 - 109.
• 7. Ерошкин, Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России: учебное пособие /Н.П. Ерошкин. - М.: Наука, 1997. - 258 с.
• 8. Ерошкин, Н.П. Местные государственные учреждения дореволюционной России (1800-1861) /Н.П. Ерошкин - М.: Третейский Рим, 2007. - 398 с.
• 9. Илюшенко, М.П. История делопроизводства в дореволюционной России: учебное пособие / М.П. Илюшенко. - М.: Российский государственный гуманитарный университет, 1993. - 80 с.
• 10. Коржихина, Т.П. История российской государственности Т.П. Коржихина, А.С. Сенин - М.: Высшая школа, 1995. - 333 с.
• 11. Кудрявцев, В.А. Организация работы с документами В.А. Кудрявцев [и др.] - М.: ИНФРА-М, 1998
• 12. Лукашевич, А.А. Виды документов в Российском государстве первой четверти XVIII в. (на материале Генерального регламента) / А.А. Лукашевич.// Советские архивы. - 1991. - № 4. - С. 38 - 46.
• 13. Литвак, Б.Г. О закономерностях эволюции делопроизводственной документации XVII - XIX вв. (К постановке вопроса) / Б.Г. Литвак//Проблемы источниковедения истории СССР и специальных исторических дисциплин. - М.: Дело, 1984. С. 48 - 55
• 14. Панфилова, Т.А. Документоведение и делопроизводство/Т.А. Панфилова, Т.Н. Кондратьева - М.: ВАГРИУС, 2004. - 355 с.
• 15. Преображенский, А.А. Эпоха преобразований. (Краткий исторический очерк) // Законодательство Петра I /А.А. Преображенский - М.: Мысль, 1997 - 241 с.
• 16. Сокова, А. Н. О создании русской традиционной формы документа в делопроизводстве госучреждений XVIII- XIX вв. /А.Н. Сокова // Труды ВНИИДАД. - М.: Просвещение, 1974. Т. V. Ч. 1. - С. 145-222
• 17. Стенюков, М. В. Конспект лекций по делопроизводству / М. В. Стенюков. - М.: ПРИОР, 2006. - 128 с.
• 18. Состояние архивного дела в Российской империи в 18 веке / Сост. А.Д. Арьянов. - Улан-Удэ: ВСГТУ, 2005 - 347 с.
• 19. Санкина, Л.В. Делопроизводство. Практическое пособие Л.В. Сакина - М.: Дело, 2002. - 301 с.
• 20. Янковая, В. Ф. Русское делопроизводство в сборниках образцов документов конца XVIII - начала XX вв. / В. Ф. Янковая // Советские архивы. - 1989. - №4. - С. 23-31.
• 21. Чистяков, И.О. История отечественного государства и права/И.О. Чистяков - М.: Юрист, 2006. - 258 с.
• Приложение
• Система органов власти государственного управления в Российском государстве 1920 года
• В Правительствующий Сенат из Юстиц-коллегии ведомость, сколько от прошлого 1728 года, в оной Коллегии в подчинённых местах интересных и челобитчиковых дел вступило, и в каких делах именно, и какая сумма, по которому делу штрафов и пошлин взять довелось, и из того числа сколько каких дел решено, и по тем решённым делам штрафов и пошлин взыскано и ещё взыскать надлежит.

Месяц и число

№1

По чьему доношению или челобитью и насколько иску или интересу показано

Взыскать надлежит

Взыскано

Для чего по сиё время не взыскано

По тем делам настоящих казнённых которые по доносам

Пошлины по челобитчиковым делам

Пошлин

Штрафов

Рублей

Копеек

Рублей

Копеек

Рублей

Копеек

Рублей

Копеек

• В Правительствующий Сенат из Юстиц-коллегии ведомость, сколько от 1730 года нерешённых челобитчиковых дел, Мая по 6 число 1736 года осталось и в каких исках и какая сумма пошлин в казну взять осталось.

№	С которого числа (означивать год, месяц, число)	По чьему челобитью и в какой сумме иску и то дело исследовано ль и решено в готовности и будет исследовано, зачем в указанное время не решено	Сумма иска	Сколько по какому делу взять надлежит
			Рублей	Копеек	Рублей	Копеек

• Размещено на Allbest.ru