Назначение и виды документов, составляемых в ОВД

14

Содержание

Введение

Назначение и виды документов, составляемых в службах и подразделениях ОВД

­ Распорядительная документация

­ Процесс подготовки распорядительной документации

­ Организационные документы

Заключение

Список литературы

Введение

В деятельности служб и подразделений ОВД используются следующие основные виды документов: указы, приказы и распоряжения начальников горрайорганов и начальников служб и подразделений ОВД; постановления, протоколы, акты, заключения, докладные записки; справки, планы, обзоры, сводки; письма, доклады, рапорта, пояснительные записки; телеграммы, телефонограммы, факсограммы и т.д.

Однако, при подготовке всех видов документов, составляемых в подразделениях и службах органов внутренних дел необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

§ документ не должен противоречить законодательным или иным нормативным правовым актам;

§ в документе не должно быть помарок и исправлений;

§ документ должен быть оформлен в соответствии с существующими ГОСТами и требованиями;

§ содержание документа должно быть строго последовательным, изложение точным (выражения исключают двойное толкование), кратким.

Условно, всю документацию, имеющуюся в различных подразделения ОВД можно разделить на: организационно-распорядительную, распорядительную и организационную.

Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций того подразделения или службы ОВД, в которой она составляется.

Назначение и виды документов, составляемых в службах и подразделениях ОВД

Распорядительная документация

К распорядительным документам, отражающим административно-управленческую деятельность ОВД, относятся: постановления, решения, распоряжения, уставы, положения, приказы, инструкции, протоколы, докладные и объяснительные записки, акты, отчёты и др.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

§ Постановление определено как «правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами МВД РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения. По наиболее важным вопросам государственного управления издаются совместные постановления различных служб МВД РФ, являющиеся правовыми актами.

§ Решение как распорядительный документ является правовым актом. Решения оформляют результаты деятельности и различных служб, подразделений и ведомств ОВД.

§ Распоряжение - акт управления начальника службы, подразделения ОВД, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенных должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжение являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

§ Приказ - акт издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений ОВД. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом, подразделением, службой. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность или снятии с должности). Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации отделов, служб, ведомств или их структурных частей, утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни отдела, службы, ведомства, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит основные задачи перед сотрудниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной службы, подразделения, ведомства или отдела. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга служб и должностных лиц независимо от их подчиненности.

§ Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов. Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющее его как « документ с записью всего происходящего на заседании, собрании». Проведению заседания, совещания какого-либо органа предшествует большая подготовительная работа, в ходе которой составляется группа документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников заседания, доклады или тезисы основных выступлений, справки, отчеты, обзоры по обсуждаемым вопросам, проекты решений (или постановлений) по каждому вопросу. Протокол, как правило, ведется во время заседания, совещания. Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят: наименование ведомства, наименование органа (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания (совещания), номер, место заседания (совещания), гриф утверждения, заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - окончание. Номер протокола является порядковым номером заседания коллегиального органа в течение года. В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название органа, подразделения, службы, ведомства в родительном падеже. Текст протокола распадается на две части: первую - вводную, содержащую указания присутствующих и повестку дня; вторую - основную, фиксирующую ход заседания (совещания).

При проведении расширенных совещаний (собраний, заседаний), с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а по фамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе.

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («ОБ»). В ряде случаев повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вноситься в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка совещания прилагается».

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть такие части: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом, они зрительно разбивают текст. Если имеются тексты докладов, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии выступившего указывается: «Текст обзора, (отчета, выступления) прилагается».

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Постановляющая часть решений должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений и решений; приводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протоколов.

Процесс подготовки распорядительной документации

Подготовка и оформление основных видов распорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоналичие (приказ, распоряжение).

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительных документов: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановления и решения добавляется стадии обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Процедура составления и оформления распорядительного документа должна быть описана в табеле форм документов конкретного отдела, службы, ведомства ОВД или в инструкции по делопроизводству. В них излагаются последовательность над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии). Главное условие, обеспечивающее качество документа - достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли).

Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание конкретного поручения вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на службу, ведомство, отдел ОВД. Отдел или структурное подразделение ОВД может выступать с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.

Первая стадия разработки проекта любого распорядительного документа - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают к изучению материалов по существу, законодательных актов и решений вышестоящих органов МВД РФ, ведомственных нормативных документов, предшествующих распорядительным документам по данному и аналогичным вопросам, что обеспечивает правовую основу документа, его направленность, государственную постановку проблемы. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит избежать дублирования и противоречий, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используется различные информационно-справочные документы: рапорта, отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебные переписка. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, службы, ведомства, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. Констатирующая часть необязательна и может отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «постановляет» - в постановлении; «решает» («решил») - в решении; «предлагаю» - в распоряжении; «приказываю» - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова «постановляет», «решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова с отдельной строки от нулевого положения табулятора. В постановлениях и решениях перед словами «постановляет» и «решает» указываются название коллегиального органа.

Затем с новой строки абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа представляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным ранее документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них следует избегать неконкретных выражений типа: «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать» и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия или нескольких исполнителей, она делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (служба, отдел, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Можно указывать и обобщенно, например: «начальникам МОБ ОМ №1, 2, 3 УВД г. Шахты». Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - «подготовить», «подготовить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время доведения информации до-конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжения указывается лицо на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «О» («ОБ») и формируется при помощи отлагательных существительных, например «О назначении...», «Об утверждении...», «О введении...», или «Об итогах...», «О мерах...». Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы по приему на работу, перемещению, переводу на другую службу, освобождению от должности, вынесению поощрений, наложению дисциплинарных взысканий, изменению фамилий.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб РФ, наименование ведомства, наименования органа, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования при постановления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем службы, подразделения, отдела, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юристконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми отделами органов, служб, ведомств.

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласования с проектом пишется мотивированное заключение. Перед подписание проект дополнительно тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, должностей, званий, фамилий, имен и отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами,- постановлений и решений - обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание. Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы подписываются руководителем органа, отдела, службы или его заместителем. Распорядительные документы вступают в силу с момента подписания или доведения до сведения исполнителя.

Организационные документы

Уставы и положения являются сложными организационными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются соответствующими службами (ведомствами) - разработчиками.

Индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых. Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные - руководителями органов, отделов, служб ОВД.

§ Уставы. Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность органа (службы, отдела) ОВД; их взаимоотношения с другими службами, органами ОВД; гражданами; права и обязанности службы, органа ОВД. Например, Устав патрульно-постовой службы милиции. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию определенной сферы деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.)

§ Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы МВД, единого органа, структурного подразделения. Положения могут также регламентировать и деятельность должностных лиц.

§ Инструкции - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих служебные, организационные вопросы, финансовые и иные специальные стороны деятельности служб, подразделений, органов МВД, а также отдельных должностных лиц. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например «Должностная инструкция участкового уполномоченного инспектора»

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Начинается, как правило, инструкции разделом «Общие положения», в котором указывается цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного длительного действия (до замены новой). Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней рекомендуется четкие формулировки с распорядительными словами типа: «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например, «участковые инспектора милиции должны включать в ежедневный план работы разрешение заявлений, обращений граждан») или в безличной форме (например, «Повторным предложениям, заявлениям, и жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс).

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (например, приказом) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

Заключение

Существует отдельный вид документов, который можно назвать телефонограммами. Это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текстов (устно, при помощи телефонной связи, с последующей записью получателем). Юридическая сила телефонограмм определяется следующими реквизитами: исходящим регистрационным номером; должностью, фамилией, именем, отчеством лица, отправившего телефонограмму; подписью лица, принявшего телефонограмму; входящим регистрационным номером.

Телефонограммы используются для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют, документального оформления. Чаще всего это несложные тексты (приглашения на совещания, некая оперативная информация и т.д.). Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список подразделений, служб, куда ее направляют и номера телефонов.

Существует также факсимильная связь, предназначенная для оперативной передачи и приема информации с бумажных носителей с помощью факсимильной аппаратуры (факса). Чаще всего такая связь устанавливается в дежурных частях отделов, управлений внутренних дел.

К передаче по телефаксной связи запрещены документы с пометкой «ДСП» и выше. Принятые и переданные оригиналы заносятся в специальный журнал установленной формы, сроком хранения 1 год.

Список литературы

1. Советская милиция: история и современность 1917-1987 г. - М.,87

2. Черников В.В. «Судебная система, правоохранительные органы, специальные службы России» - М., 2001.

3. Приказ МВД России «О делопроизводстве и порядке работы с обращениями граждан в ОВД»№ 150 от 01.03.1999 г.