Нормы времени на делопроизводственные работы

1

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ РАБОТЫ

Ежедневно секретарю приходится сталкиваться с разнообразными задачами, различными по степени трудности, а временами - и с необходимостью выполнять параллельно несколько работ. Такое не каждому под силу! Работа секретаря, как и любая другая, базируется на основах научной организации труда, предполагающей такую рациональную постановку задач, при которой с наименьшими физическими, временными и финансовыми затратами достигаются наилучшие результаты. Это означает, что человек, выполняющий задачу, должен знать, как ее выполнять. Для этого любое действие необходимо разложить на составные части, вплоть до простейших операций, каждую из которых следует организовать наилучшим образом, так как в любой работе нет мелочей, все должно быть продумано.

Не все действия, выполняемые секретарем, подлежат нормированию. К примеру, было бы неплохо установить норму кофе, преподносимого шефу в течение рабочего дня. Ведь иногда, когда работа «кипит», просто некогда отвлекаться и готовить напитки для руководителя. Эта несложная, казалось бы, задача занимает определенное время в распорядке рабочего дня. А если посчитать, сколько раз в день вам приходится уделять этому внимание, получается довольно значительный отрезок времени. Ну, конечно, все зависит еще и от самого руководителя - насколько он любит этот самый пресловутый кофе. Тут уж кому как повезет…

Помимо собственно делопроизводства в обязанности секретаря входит выполнение технических операций, в том числе и в работе с документами: снятие копий, подбор экземпляров, сшивание документов, приведение в порядок рабочего места и т.д. Согласитесь, все эти действия требуют определенных временных затрат.

В любой организации нормирование труда предусматривает определение времени, необходимого опытному и квалифицированному работнику для выполнения конкретного задания с учетом необходимых перерывов на отдых. Главная задача нормирования заключается в повышении эффективности рабочих процессов и работы каждого сотрудника в отдельности.

Нормы времени способствуют укреплению трудовой дисциплины. На них можно опираться в целях справедливого распределения заданий между работниками, для общего планирования трудозатрат, при анализе методов работы с целью их оценки, а также в качестве базы для системы материального стимулирования. В основу разработки нормативов времени положены материалы изучения организации труда и опыта работников службы документации, фотографии рабочего дня, данные оперативного учета и отчетности.

Достаточно часто секретарь бывает перегружен сверх меры. Для того чтобы грамотно обосновать свою перегрузку, показать, что объем работ превышает рабочий день, надо хотя бы приблизительно знать нормы времени на выполнение, скажем, делопроизводственных, в том числе машинописных работ, которые входят в прямые обязанности представителей секретарской профессии.

Согласно постановлению Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 10.02.2003 № 19 в Республике Беларусь действуют Межотраслевые нормы времени на работы по набору и верстке текста на персональных компьютерах, которые предназначены для нормирования, организации труда и учета выполненного объема работы операторов ПК и определения нормированного задания, расчета численности исполнителей, а также планирования загрузки. Эти нормы рекомендованы для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях всех отраслей экономики независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности.

Нормы времени на ввод и верстку текста, за исключением ввода с применением диктофона, установлены в зависимости от сложности текста, который должен быть получен в результате набора и верстки¹.

С точки зрения технологической сложности по набору, правке и верстке текста предусматриваются четыре группы текста.

I группа - набор и верстка простого текста, содержащего отдельные иностранные слова, специальные знаки, сокращения, цифровые данные и незначительные шрифтовые и нешрифтовые выделения, небольшое количество специальных терминов; для газет - верстка текстовых полос, содержащих не более двух иллюстраций (таблиц).

II группа - набор и верстка усложненного текста, содержащего цифровые данные, сокращения, специальную терминологию, иностранные слова, слова с ударениями, отдельные математические и химические формулы, идущие в строках текста, а также текста, насыщенного шрифтовыми и нешрифтовыми выделениями; для газет - верстка полос, содержащих три и более иллюстраций (таблиц).

III группа - набор и верстка смешанного текста, содержащего шрифты нескольких алфавитов, сплошные сокращенные обозначения, иностранные слова, специальную научную терминологию и примесь в виде греческих, математических, химических, астрономических и других знаков, однострочные формулы в строках текста и выключенные в отдельные строки, отдельные многострочные формулы, таблицы; для газет - верстка сложных полос, с большим количеством иллюстраций (таблиц), рекламных полос, полос с радио­ и телепрограммами.

IV группа - набор и верстка особо сложного смешанного текста, содержащего три и более шрифта на русской, латинской и других графических основах, знаки фонетической транскрипции, насыщенного многострочными математическими и химическими формулами, математическими, химическими, астрономическими и другими знаками, иностранным текстом.

Нормы времени на работы по набору и верстке текста включают:

- подготовительные работы;

- работы по вводу информации в ПЭВМ в текстовом редакторе (ввод текста на компьютере, создание таблиц);

- распечатку текста на принтере;

- заключительные работы.

Кроме этого обязательно учитывается время на обслуживание рабочего места, равное 3 %, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности в размере 11 % оперативного времени.

Нормы времени

Подготовительные работы

Нормы времени на ввод и верстку текста, за исключением ввода с применением диктофона, установлены в зависимости от сложности текста, полученного в итоге набора и верстки.

Работы по вводу информации в компьютер в текстовом редакторе

При вводе текста учитывается получение оригинала для печатания и ознакомление с ним, чтение оригинала и набор текста, сохранение набранного текста, проверка документа на наличие ошибок.

Ввод текста

При наборе текста, в зависимости от состояния оригинала, к нормам времени применяется поправочный коэффициент.

Поправочные коэффициенты к нормам на ввод текста

Нормы времени на создание таблицы

При печатании с применением диктофона норма времени на 100 печатных знаков - 0,65 мин.

Распечатка текста на принтере

Распечатка текста на принтере включает в себя следующие операции:

- включение принтера;

- установка параметров печати;

- загрузка бумаги;

- открытие и просмотр файла;

- правка текста после просмотра;

- получение распечатки файла.

Нормы времени на подготовку принтера к печати

Нормы времени на получение распечатки на принтере (матричном, струйном, лазерном) устанавливаются согласно техническим характеристикам принтера.

Заключительные работы

Заключительный этап предусматривает сохранение набранных, отредактированных, отсканированных файлов, завершение работы всех активных программ и выключение компьютера. На эти действия, разбитые на отдельные операции, отводится также определенное количество времени.

Нормы времени на завершение работы

Действующие Нормы времени на машинописные работы (Минск, 1999), принятые Министерством труда Республики Беларусь, предназначены для нормирования, организации и учета выполненного объема работы машинисток при сдельной оплате труда. При повременной оплате труда нормы могут быть использованы для определения нормированного задания, расчета численности исполнителей, а также планирования письменных работ.

Нормы времени устанавливаются на следующие виды машинописных работ:

- печатание на писчей бумаге, ватмане без вертикального графления и с вертикальным графлением;

- печатание на восковке (пленке, фольге, кальке);

- печатание с применением диктофона;

- печатание на типовых бланках (формах, таблицах);

- печатание под диктовку;

- печатание топогеодезических материалов (дробные числа, градусы, формулы и т.д.);

- печатание с двух сторон листа;

- печатание листов, предназначенных для последующей склейки;

- печатание на пишущих машинах с латинским шрифтом.

Нормально заполненной считается страница, на которой размещается 29-31 строка (1860 знаков) при печатании через два интервала, 38-41 строка (2450 знаков) при печатании через 1,5 интервала или 58-61 строка (3630 знаков) - через 1 интервал с учетом того, что каждая строка включает 60-64 печатных знака при наличии полей с левой стороны размером 35 мм, с правой стороны - не менее 8 мм, сверху - 20 мм и снизу - не менее 19 мм.

До введения норм времени необходимо привести организационные условия выполнения работ в соответствие с рекомендованными в нормах и осуществить производственный инструктаж исполнителей.

Сегодня, когда все делопроизводственные работы автоматизированы, машинописные работы выполняются на компьютере. Поэтому применение норм времени на работы, выполняемые на печатной пишущей машинке, на сегодняшний день является неактуальным.

1 Верстка - расположение содержимого файла на страницах согласно установленным требованиям.

2 Колонтитул - попещаемый на каждой странице элемент аппарата издания, помогающий читателю ориентироваться в содержании текста на странице.

3 Колонцифра - ээлемент аппарата издания, представляющий собой цифру, обозначающую порядковый номер страницы или столбца и помещаемую на верхнем, нижнем или боковом поле страницы.

4 Головка таблицы, в которой размещаются заголовки граф.

5 Боковик таблицы - левая графа таблицы, содержащая данные о сроках таблицы.

6 Прографка - составная часть таблицы, содержащая сведения, относящиеся к заголовку и боковику таблицы.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫЫХ ИСТОЧНИКОВ

Конституция Республики Беларусь. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996г. Минск « Беларусь » 1997.

Гражданский процессуальный кодекс Республики Беларусь от 11 января 1999г. Минск Амалфея, 2000.

Жилищный Кодекс Республики Беларусь от 22 марта 1999г. № 248-З. Принят Палатой представителей 18 декабря 1998 года. Одобрен Советом Республики 8 февраля 1999 года. Юридическая база «ЮСИАС».

Трудовой кодекс Республики Беларусь, принят Палатой Представителей 8 июня 1999 года. Одобрен Советом республики 30 июня 1999 года - Мн.: Амалфея 1999. - 240с.

В.Ф. Гапоненко, Ф.Н. Михайлов. Трудовое право, - М.: ЮНИТИ, 2002. - 463с.

Гражданский процесс. Общая часть: Учебник / Под общ. ред. Т. А. Беловой, И.Н. Колядко, Н.Г. Юркевича - Мн.: Амалфея, 2000. - 592с.

Седугин П. И. Жилищное право. Учебник для вузов. - М.: Издательская группа ИНФРА М - НОРМА, 1999 г.

Трудовое право / Под ред. О.В. Смирнова, учебник, изд. 3-е, перераб. и дополненное - М.: Издательская группа «Проспект», 2000. - 447с.