ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ

1. Документирование информации и информационные ресурсы

Вне зависимости от вида информационных ресурсов их формирование начинается с придания информации формы документа, позволяющей включить ее в состав информационных ресурсов.

В соответствии со статьей 2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ // СЗ РФ. 31.07.2006. № 31 (1 ч.). Ст. 3448..

Слово «документ» берет происхождение от слова «documentum», что в переводе с латыни означает «доказательство». Терминологический словарь по теории и практике научной информации 1964 г. определяет «документ» как материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде Терминологический словарь по теории и практике научной информации. - М., 1964. С. 44..

Любой документ состоит из трех элементов: содержания информации, формы представления информации и носителя информации Бачило И.Л. Информационное право. Основы практической информатики: Учебное пособие / И.Л. Бачило. - М., 2003. С. 103..

Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина - документоведение Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. С. 4.. Данная наука исследует процессы делопроизводства, документооборота, архивирования. Причем основное внимание документоведения традиционно направлено на регулирование формы традиционного документа, закрепление его реквизитов.

Процесс документирования информации включает в себя стадии фиксирования информации на документальном носителе и определения реквизитов, позволяющих информацию идентифицировать. Существует достаточно большое количество способов, которыми можно зафиксировать информацию. Условно их можно разделить на два класса:

· зафиксированная информация доступна для восприятия органами чувств человека без применения дополнительных технических устройств - так называемый «бумажный документ»;

· зафиксированная информация доступна для восприятия только посредством применения технических устройств - электронный документ, аудиоинформация, видеоинформация, закодированные сведения и т.п.

Понятие идентификации означает установление совпадения, идентичности. Идентичный, в свою очередь, означает тождественный, полностью совпадающий Ожегов С.И. Толковый словарь русского языка / С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова. - М.: Азъ, 1993. С. 241.. Задача идентификации реквизитов информации, содержащейся в документе, состоит в обеспечении сохранения тождества первоначального содержания документа с содержанием документа, поступившего к потребителю, и в случае необходимости - установления факта этого тождества, в том числе в ходе судебного разбирательства Ткачев А.В. Правовой статус компьютерных документов: основные характеристики: Учебное пособие / А.В. Ткачев. - М., 2000. С. 30..

В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ. Ст. 11 // СЗ РФ. 31.07.2006. № 31 (1 ч.). Ст. 3448..

Государственным органом, осуществляющим нормативно-методическое регулирование документирования информации, является Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии О Федеральном агентстве по техническому регулированию и метрологии: Постановление Правительства РФ от 17.06.2004 № 294 // Российская газета. 22.06.2004. № 130., в которое был преобразован Государственный комитет РФ по стандартизации и метрологии (Госстандарт). Вопросы стандартизации документации регулируются Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» Российская газета. 31.12.2002. № 245.. Межотраслевое методическое руководство документационного обеспечения в организациях РФ ведется Федеральным архивным агентством О Федеральном архивном агентстве: Постановление Правительства РФ от 17.06.2004 № 290 // Российская газета. 22.06.2004. № 130.. Отраслевое методическое руководство документационного обеспечения осуществляется каждым министерством самостоятельно, на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

Документированная информация может быть представлена в электронном виде и храниться в автоматизированных информационных системах. В этом случае процесс идентификации информации имеет некоторые особенности, заключающиеся в том, что достоверность данной информации должна быть заверена владельцем автоматизированной информационной системы или имеющим на то право должностным лицом.

Для определения идентичности документа, кроме заверения его должностным лицом, могут быть использованы специальные технические средства. Законодательно для такой идентификации разрешено использование электронной цифровой подписи. Так, электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ. Ст. 11 // СЗ РФ. 31.07.2006. № 31 (1 ч.). Ст. 3448..

Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Поскольку основное количество информации содержится в информационных ресурсах, данное положение является основополагающим для формирования документооборота.

Информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Правовое регулирование информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими:

· порядок документирования информации;

· право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах;

· категорию информации по уровню доступа к ней;

· порядок правовой защиты информации.

Информационные ресурсы создаются государственными органами всех уровней, любыми хозяйствующими субъектами, учреждениями, общественными объединениями и отдельными гражданами. Каждый из указанных субъектов формирует информационные ресурсы для своих различных целей - производственных, управленческих, научных, просветительских и т.д. При этом информационные ресурсы значительно отличаются между собой по объему - от нескольких справочников до огромных библиотечных фондов и систем баз данных, а также по способу организации и представления информации.

Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными.

Российская Федерация, субъекты РФ и муниципальные образования являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ, местных бюджетов, а также полученных путем иных способов. Государственными информационными ресурсами от имени Российской Федерации, субъекта РФ и муниципального образования управляют государственные органы и органы местного самоуправления в пределах их полномочий, установленных соответствующими нормативными правовыми актами.

Государство имеет право использования и/или выкупа документов, электронных документов и/или информационных ресурсов ограниченного доступа, принадлежащих физическим и юридическим лицам, в случае отнесения этой информации к государственной тайне или в других, установленных законом случаях. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе использовать содержание информации, отображенной в этих информационных ресурсах с разрешения соответствующих органов государственной власти.

2. Применение электронной цифровой подписи для подтверждения достоверности электронных документов

Одной из форм материального носителя документированной информации могут быть электронные носители. Документированная информация, представленная на электронных носителях, активно распространяется. Однако данный процесс привел к тому, что информация, представленная в электронном виде, в большинстве случаев не считается достоверной. Это связано с тем, что не уточнен статус электронного документа, не решены проблемы его идентификации, не определен статус информационных ресурсов, представленных в электронном виде.

По мере развития современных средств безбумажного документооборота возникла проблема обеспечения доказательств подлинности и целостности документа. Эта проблема затронула как сферу бизнеса и электронных платежей, так и сферу государственного управления. Постоянно расширяющееся применение информационных технологий при создании, обработке, передаче и хранении документов требует в определенных случаях сохранения конфиденциальности их содержания. Невозможно использование каких-либо документов без гарантии их достоверности, которую обеспечивает для документов на материальных носителях подпись должностного лица и печать организации. ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, что реквизиты подпись и печать являются обязательными для обеспечения юридической силы документа О принятии и введении в действие Государственного стандарта РФ: Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. - М.: ИПК Издательство стандартов, 2003..

Использование таких реквизитов, как подпись и печать, гарантирует истинность и авторство документа путем сличения подписи с имеющимся образцом. Подпись обладает следующими свойствами, которые позволяют использовать ее для подобных целей Кривоухов А.А. Использование электронно-цифровой подписи для организации электронного документооборота / Т.М. Занина, А.А. Кривоухов // Наука - производству. - Воронеж, 2006. Выпуск 5. С. 57-60.:

· подпись аутентична, то есть с ее помощью получателю документа можно доказать, что она принадлежит подписывающему;

· подпись служит доказательством, что только тот человек, чей автограф стоит на документе, мог подписать данный документ, и никто иной;

· подпись непереносима, то есть является частью документа и поэтому перенести ее на другой документ невозможно;

· документ с подписью является неизменяемым;

· подпись неоспорима;

· любое лицо, владеющее образцом подписи, может удостовериться, что документ подписан владельцем подписи.

Однако в электронном документе невозможно использовать реквизиты подпись и печать. Поэтому для обеспечения подлинности и достоверности электронных документов применяются различные технические методы защиты информации. Одним из наиболее эффективных методов защиты является криптография, которая активно применяется в государственных и коммерческих структурах. На основе криптографического механизма построена и электронная цифровая подпись. Подобная подпись применяется в электронном документообороте с середины 1990-х годов.

Внедрение электронной цифровой подписи (ЭЦП) позволяет решить многие проблемы при переходе с бумажного документооборота на электронный:

· повысить скорость прохождения документов, писем, договоров, а так же всех сопутствующих документов. ЭЦП позволяет сократить цикл обработки документов, исключив некоторые этапы работы, традиционно присутствующие при обмене бумажными документами;

· увеличить контроль над исполнением документов, поручений и указаний руководства;

· обеспечить целостность и защиту от несанкционированных изменений электронных документов;

· связать должностные полномочия физических лиц, участвующих в электронном документообороте, с электронным документом и ролевыми разграничениями, накладываемыми системой электронного документооборота;

· обеспечить защиту информации от несанкционированного доступа путем внедрения аутентификации на основе сертификатов открытых ключей;

· обеспечить защиту информации, передаваемой по открытым каналам связи, путем ее шифрования.

Решение перечисленных проблем позволит повысить эффективность деятельности организаций.

В 2002 году был принят Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» Российская газета. 12.01.2002. № 6.. В Законе закреплены понятия и термины, имеющие определяющее значение для формирования электронного документооборота.

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Электронная цифровая подпись - это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронно-цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа электронно-цифровой подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Закон выдвигает детализированные требования к ЭЦП, в том числе к применяемой технологии. Упомянутое криптографическое преобразование представляет собой одну из разновидностей шифрования, при которой с помощью секретного параметра преобразования (закрытого ключа) устанавливается взаимно-однозначное соответствие между блоком открытой информации, представленной в цифровом виде, и блоком шифрованной информации, также представленной в цифровом виде.

Система криптографической защиты может обеспечивать конфиденциальность информации, контроль доступа к ней, возможность однозначной идентификации отправителя информации и исключает модификацию, незаметное для отправителя и получателя информации внесение изменений, отказ отправителя информации от своего авторства.

Различают два типа криптографических алгоритмов: симметричные и асимметричные. В первом случае оба абонента, участвующие в процессе передачи информации, используют одинаковые ключи, а во втором - разные, «секретный» и «открытый». Асимметричная криптография является более надежной и защищенной от подделки. Поэтому Закон признает только ЭЦП, построенные по принципу асимметричного шифрования. Алгоритм криптографического преобразования должен соответствовать ГОСТу 28147-89 ГОСТ 28147-89 «Системы обработки информации. Защита криптографическая. Алгоритмы криптографического преобразования». - М., 1989., ГОСТу Р 34.10-94 ГОСТ Р34.10-94 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе асимметричного криптографического алгоритма». - М., 1994. и ГОСТу Р 34.11-94 ГОСТ Р 34.11-94 «Функция хеширования». - М., 1994.. ЭЦП, построенные по принципу симметричного кодирования, а также различные символы, пароли, персональные идентификационные номера не признаются в качестве электронной подписи. В то же время Гражданский кодекс РФ в статье 160 позволяет рассматривать их как разновидность электронной подписи. Это согласуется с международной практикой о «технологической нейтральности» электронной подписи.

Целями использования ЭЦП в соответствии с действующим законодательством являются защита электронного документа от подделки, идентификация владельца подписи, установление отсутствия искажения информации в электронном документе. Следует отметить, что сама по себе ЭЦП не может защитить от подделки, она лишь может выявить изменения в электронном документе Бачило И.Л. Комментарий к Федеральному закону «Об электронной цифровой подписи» (постатейный) / И.Л. Бачило, С.И. Семилетов // Подготовлен для Системы КонсультантПлюс. 2002.. Таким образом, электронный документ, а следовательно, и электронный документооборот не может существовать без ЭЦП, которая должна обеспечивать достоверность электронных документов.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. К средствам ЭЦП относятся аппаратные и программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций: создание электронной цифровой подписи с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе, создание закрытых и открытых ключей.

Идентификация подписи обеспечивается благодаря закрытому ключу электронной цифровой подписи - это уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписей и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи. Фактически закрытый ключ представляет собой программу для зашифровывания информации, изложенной в электронном документе. Закрытый ключ хранится только у владельца ЭЦП, принимающего необходимые меры для ограничения доступа третьих лиц к закрытому ключу.

Цифровая подпись создается путем вычисления кода, выведенного из подписанного электронного документа и закрытого ключа. Для создания цифровой подписи используется так называемая «хэш-функция». Благодаря этой функции делается цифровой слепок с электронного документа в виде уникального кода. Потом программа подписывающей стороны преобразует полученный хэш-результат в цифровую подпись, соотнеся его с закрытым ключом подписывающих сторон Погуляев В.В. Комментарий к Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» / В.В. Погуляев, Е.А. Моргунова. - М.: Юридический Дом «Юстицинформ», 2004.. В результате цифровая запись оригинальна как для электронного документа, так и для закрытого ключа, который использовался. Подлинность подписи можно проверить с помощью открытого ключа, благодаря которому идентифицируется подпись для третьих лиц.

Подтверждение подлинности электронной цифровой подписи осуществляется путем вычисления хэш-результата исходного электронного документа с помощью хэш-функции, которая используется при создании цифровой подписи. Лицо, получившее электронный документ с электронной цифровой подписью, проверяет, была ли цифровая подпись создана с помощью ключа, соответствующего открытому ключу, и соответствует ли вычисленный хэш-результат хэш-результату, выведенному из цифровой подписи. Для такой проверки лицо, получившее электронный документ с электронной цифровой подписью, должно обладать соответствующими аппаратными и программными средствами, которые называются открытым ключом.

Открытый ключ электронной цифровой подписи представляет собой уникальную последовательность символов, соответствующую закрытому ключу, доступную любому пользователю информационной системы и предназначенную для подтверждения с использованием средств электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе. Открытый ключ передается всем участникам защищенного обмена информации для проверки подлинности электронного документа и установления личности лица, создавшего его.

Открытый ключ оформляется в виде сертификата. Сертификат ключа подписи - совокупность данных, включающая в себя открытый ключ электронной цифровой подписи, сведения, идентифицирующие владельца сертификата, сведения о стандарте используемого криптографического алгоритма электронной цифровой подписи, а также уникальный номер (серийный номер сертификата). Сведения, зафиксированные в сертификате, также заверяются ЭЦП удостоверяющего центра для защиты сертификата от подмены или искажения и записываются в специальную базу данных Об электронной цифровой подписи: Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ. Ст. 3 // СЗ РФ. 14.01.2002. № 2. Ст. 127..

Документ, подписанный электронной цифровой подписью, будет иметь юридическую силу или будет подлинным, если:

· лицо, подписавшее его, вправе подписывать этот документ;

· подписавшее лицо владеет сертификатом средств электронной цифровой подписи и подпись выполнена в пределах срока действия сертификата и в соответствии со сведениями, указанными в сертификате;

· лицо, получившее электронный документ, обладает аппаратными и программными средствами, обеспечивающими проверку подлинности подписи.

Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий Там же, Ст. 4.:

· сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

· подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

· электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Электронная цифровая подпись в электронном документе, сертификат которой содержит необходимые при осуществлении данных отношений сведения о правомочиях его владельца, признается равнозначной собственноручной подписи лица в документе на бумажном носителе, заверенной печатью Там же, Ст. 19.

Сертификат ключа подписи - документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, которые включают в себя открытый ключ электронной цифровой подписи и которые выдаются удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи. Для регистрации сертификатов ключей подписи созданы специализированные организации - удостоверяющие центры. Федеральная служба по надзору в сфере связи осуществляет лицензирование деятельности удостоверяющих центров, а также контроль за соблюдением установленных лицензионных требований и условий Об утверждении положения о Федеральной службе по надзору в сфере связи: Постановление Правительства РФ от 30.06.2004 № 318 // СЗ РФ. 05.07.2004. № 27. Ст. 2781.. Федеральное агентство по информационным технологиям организует подтверждение подлинности электронных цифровых подписей уполномоченных лиц удостоверяющих органов и ведет единый государственный реестр сертификатов ключей подписей удостоверяющих центров и реестр сертификатов ключей подписей уполномоченных лиц федеральных органов государственной власти, а также обеспечивает доступ к ним граждан, организаций, органов государственной власти и органов местного самоуправления Об утверждении положения о Федеральном агентстве по информационным технологиям: Постановление Правительства РФ от 30.06.2004 № 319 // СЗ РФ. 05.07.2004. № 27. Ст. 2782.. Оба этих федеральных органа исполнительной власти находятся в подчинении Министерства информационных технологий и связи РФ Об утверждении Положения о Министерстве информационных технологий и связи РФ: Постановление Правительства РФ от 26.06.2004 № 311 // СЗ РФ. 05.07.2004. № 27. Ст. 2774..

В зависимости от вида информационной системы, содержащей электронный документ, для использования электронной цифровой подписи применяется два вида правового регулирования. Законом все информационные системы разделены на информационные системы общего пользования и корпоративные информационные системы. Для каждого вида информационных систем предусмотрен свой вид правового регулирования.

Информационная система общего пользования - это информационная система, которая открыта для использования всеми физическими и юридическими лицами и в услугах которой этим лицам не может быть отказано. Как правило, это государственные (муниципальные) информационные системы или информационные системы средств массовой информации. Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, используют для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов, организаций. При создании ключей электронных цифровых подписей для использования в информационной системе общего пользования должны применяться только сертифицированные средства электронной цифровой подписи Об электронной цифровой подписи: Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ. Ст. 5 // СЗ РФ. 14.01.2002. № 2. Ст. 127.. Сертификаты ключей подписей уполномоченных лиц федеральных органов государственной власти включаются в реестр сертификатов ключей подписей, который ведется уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, и выдаются пользователям сертификатов ключей подписей Там же, Ст. 16..

Корпоративная информационная система - это информационная система, участником которой может быть ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников этой информационной системы Об электронной цифровой подписи: Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ. Ст. 5 // СЗ РФ. 14.01.2002. № 2. Ст. 127.. В качестве примера корпоративной информационной системы могут выступать информационные системы банков или крупных фирм.

Порядок использования электронных цифровых подписей в корпоративной информационной системе устанавливается решением владельца корпоративной информационной системы или соглашением участников этой системы. Содержание информации в сертификатах ключей подписей, порядок ведения реестра сертификатов ключей подписей, порядок хранения аннулированных сертификатов ключей подписей, случаи утраты указанными сертификатами юридической силы в корпоративной информационной системе регламентируются решением владельца этой системы или соглашением участников корпоративной информационной системы Там же, Ст. 17..

Электронная цифровая подпись закрепляется за конкретным физическим лицом, уполномоченным государственным органом или организацией. Таким образом, владельцем электронной цифровой подписи является не орган или организация, а его должностное лицо. Применение ЭЦП в государственных информационных системах позволяет значительно расширить возможности таких систем и организовать полноценный электронный документооборот. Сертифицированные средства ЭЦП позволяют защитить государственные и муниципальные информационные ресурсы от несанкционированного доступа, а сертификат позволяет подтвердить соответствие средств ЭЦП предъявляемым к ним требованиям.

Использование ЭЦП подлежит лицензированию по сложной схеме, причем правовое регулирование в данной области еще не закончено. Так, статья 17 Федерального закона от 08.08.2001 № 128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» СЗ РФ. 13.08.2001. № 33 (часть I). Ст. 3430. определяет, что лицензированию подлежит деятельность по распространению шифровальных (криптографических) средств, деятельность по техническому обслуживанию шифровальных (криптографических) средств, предоставление услуг в области шифрования информации, а также разработка, производство шифровальных (криптографических) средств, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств информационных систем, телекоммуникационных систем. Таким образом, законодательство официально закрепило ситуацию с двойным лицензированием. В результате лицензированию подлежат услуги, связанные с использованием электронной цифровой подписи и шифровальные средства для ее создания Об утверждении положений о лицензировании отдельных видов деятельности, связанных с шифровальными (криптографическими) средствами: Постановление Правительства РФ от 23.09.2002 № 691 // СЗ РФ. 30.09.2002. № 39. Ст. 3792..

Для внедрения ЭЦП в министерствах были приняты нормативные акты, которые разрешили использование ЭЦП в отдельных случаях. В качестве примера можно привести «Положение о системе передачи информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну, в технических каналах связи в системе МВД России». Данное положение разрешает использовать ЭЦП для обмена информацией конфиденциального характера в электронной форме.

В субъектах РФ были приняты распоряжения или указания, разрешающие использовать ЭЦП в электронном документообороте. В качестве примера можно привести «Распоряжение губернатора Белгородской области «О внедрении электронной цифровой подписи» О внедрении электронной цифровой подписи: Распоряжение губернатора Белгородской обл. от 07.07.2003 № 72-р // «КонсультантПлюс»..

3. Обязательный экземпляр документа

Обязательный экземпляр документов - это экземпляры различных видов тиражированных документов, подлежащие передаче производителями в соответствующие организации Об обязательном экземпляре документов: Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ. Ст. 1 // СЗ РФ. 02.01.1995. № 1. Ст. 1.. Обязательный экземпляр документов является разновидностью документированной информации. При этом документ определяется как материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения. Экземпляром называется образец тиражированного документа, идентичный оригиналу.

Правовое регулирование обязательного экземпляра документов осуществляется Федеральным законом «Об обязательном экземпляре документов», который определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда РФ и развития системы государственной библиографии, предусматривает обеспечение сохранности обязательного экземпляра документов, его общественное использование. Действие этого Закона не распространяется на документы личного и секретного характера, документы, созданные в единичном исполнении, архивные материалы (документы) и управленческую документацию, а также на архивные документы.

Обязательные экземпляры документов делятся на бесплатные и платные. Они составляют единую систему, которая представляет из себя совокупность видов обязательных экземпляров, а также установленный порядок их собирания, распределения и использования Там же..

Система бесплатных экземпляров документов образуется в следующих целях Об обязательном экземпляре документов: Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ. Ст. 4 // СЗ РФ. 02.01.1995. № 1. Ст. 1.:

· комплектование полного национального библиотечно-информационного фонда документов РФ;

· осуществление государственного библиографического учета;

· организация ее постоянного хранения в национальных фондохранилищах документов РФ;

· использование ее в информационно-библиографическом и библиотечном обслуживании потребителей;

· государственная регистрация (библиографическая и статистическая) отечественных документов, подготовка государственной библиографической (текущей и ретроспективной) и статистической информации;

· подготовка и выпуск национальных и региональных сводных каталогов, сигнальной и реферативной информации;

· информирование общества о документах всех видов;

· формирование комплекта местных документов и краеведческих фондов.

Обязательные платные экземпляры документов формируются для:

· комплектования фондов библиотек и органов научно-технической информации отечественными документами;

· равномерного распространения обязательного экземпляра между получателями отечественных документов на территории РФ;

· полноты и оперативности доставки отечественных документов получателям.

В состав обязательного экземпляра входят следующие виды документов Там же, Ст. 5.:

· издания (текстовые, нотные, картографические, изоиздания) - издания, прошедшие редакционно-издательскую обработку, полиграфически самостоятельно оформленные, имеющие выходные сведения;

· издания для слепых и слабовидящих - издания, изготовляемые рельефно-точечным шрифтом по системе Брайля, рельефно-графические издания, «говорящие книги», крупношрифтовые издания для слабовидящих, электронные издания для слепых (адаптированные издания для чтения людьми с нарушенным зрением при помощи брайлевского дисплея и синтезатора речи);

· официальные документы - документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер;

· аудиовизуальная продукция - кино-, видео-, фоно-, фотопродукция и ее комбинации, созданные и воспроизведенные на любых видах носителей;

· электронные издания - программы для электронных вычислительных машин и базы данных, а также электронные документы, прошедшие редакционно-издательскую обработку, имеющие выходные сведения, тиражируемые и распространяемые на машиночитаемых носителях;

· неопубликованные документы - документы, содержащие результаты научно-исследовательской, опытно-конструкторской и технологической работы (диссертации, отчеты о научно-исследовательских, о технологических и об опытно-конструкторских работах, депонированные научные работы, алгоритмы и программы);

· патентные документы - описания к патентам и заявкам на объекты промышленной собственности.

Органы государственной власти субъектов РФ и органы местного самоуправления могут с учетом своих потребностей определять виды документов, входящих в состав обязательного экземпляра субъекта РФ и обязательного местного экземпляра. Поставляет обязательный экземпляр производитель документов - юридическое лицо независимо от его организационно-правовой формы и формы собственности, производящее, публикующее и распространяющее различные виды обязательных экземпляров.

К производителям документов относятся - издатель, редакция средства массовой информации, производитель фонограммы, производитель аудиовизуальной продукции, организация по производству телерадиопродукции и телерадиовещательная организация, организации, осуществляющие научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы, и иные лица, осуществляющие подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра Об обязательном экземпляре документов: Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ. Ст. 1 // СЗ РФ. 02.01.1995. № 1. Ст. 1..

Производители документов обязаны доставлять обязательный бесплатный экземпляр получателям документов бесплатно Там же, Ст. 6..

Полная и оперативная доставка обязательного бесплатного экземпляра гарантирует производителям документов следующие права Там же, Ст. 16.:

· бесплатное опубликование библиографической информации в изданиях государственной библиографии и централизованной каталогизации, в изданиях сигнальной и реферативной информации, в рекламных изданиях;

· постоянное хранение производимых ими документов всех видов в национальных фондохранилищах документов РФ;

· включение библиографической информации в отечественные и международные автоматизированные банки данных;

· бесплатное предоставление по их запросам фактографических и статистических данных, касающихся их продукции;

· использование телерадиопроизводящими организациями документов, передаваемых ими на государственное хранение, в собственном эфире;

· письменное подтверждение доставки обязательного экземпляра;

· соблюдение получателями обязательного бесплатного экземпляра прав производителей в соответствии с законодательством РФ об интеллектуальной собственности.

Обязательные экземпляры документов концентрируются по видам документов получателями документов - юридическими лицами, наделенными правом получения, хранения и общественного использования обязательного экземпляра на безвозмездной или возмездной основе Об обязательном экземпляре документов: Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ. Ст. 1 // СЗ РФ. 02.01.1995. № 1. Ст. 1.. Получателями документов являются следующие организации Там же, Ст. 17-19.:

1. Российская книжная палата, Российская государственная библиотека, Российская национальная библиотека, Библиотека Российской академии наук, Государственная публичная научно-техническая библиотека Сибирского отделения Российской академии наук, Дальневосточная государственная научная библиотека - издания.

2. Российская государственная библиотека для слепых - издания для слепых и слабовидящих.

3. Федеральный институт промышленной собственности - патентные документы на электронных носителях.

4. Парламентская библиотека РФ - официальные документы.

5. Федеральный фонд государственных стандартов и общероссийский классификатор технико-экономической информации, международных (региональных) правил, норм и рекомендаций стандартизации зарубежных стран - государственные стандарты.

6. Всероссийский научно-технический информационный центр федерального органа исполнительной власти по вопросам промышленности, науки и технологий, Всероссийский институт научной и технической информации Российской академии наук, Институт научной информации по общественным наукам Российской академии наук - соответствующие виды неопубликованных документов.

7. Российская книжная палата, Российская государственная библиотека и Российская национальная библиотека - фонограммы, видеофильмы и электронные издания, за исключением программ для электронных вычислительных машин и баз данных.

8. Государственный фонд кинофильмов РФ, Государственный фонд телевизионных и радиопрограмм, Российский государственный архив кинофотодокументов и Российский государственный архив фонодокументов - аудиовизуальная продукция.

9. Межотраслевой научно-исследовательский институт «Интеграл» - программы для электронных вычислительных машин и базы данных, входящие в состав электронных изданий или являющиеся самостоятельными изданиями.

10. Научно-технический центр «Информрегистр» - электронные издания.

Указанные организации информируют о поступлении в их фонды обязательных бесплатных экземпляров Об обязательном экземпляре документов: Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ. Ст. 22 // СЗ РФ. 02.01.1995. № 1.. Они создают национальный библиотечно-информационный фонд документов РФ - собрание всех видов обязательного экземпляра, комплектуемое на основе обязательного бесплатного экземпляра, распределяемое между книжными палатами, библиотеками, органами научно-технической информации, предназначенное для постоянного хранения и общественного использования.

Доставка документов, их централизованное распределение и информирование потребителей осуществляется в установленные сроки. За несвоевременную и неполную доставку обязательного экземпляра производители документов несут ответственность в соответствии с законодательством об административных правонарушениях Там же, Ст. 23..

Литература

1. Об обороне: Федеральный закон от 31.05.1996 № 61-ФЗ (ред. от 04.12.2006)// СЗ РФ. 03.06.1996. № 23. Ст. 2750.

2. Об обязательном экземпляре документов: Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (ред. от 03.06.2005) // СЗ РФ. 02.01.1995. № 1. Ст. 1.

3. О библиотечном деле: Федеральный закон от 29.12.1994 № 78-ФЗ (ред.от 22.08.2004)// СЗ РФ. 02.01.1995. № 1. Ст. 2.

4. О порядке опубликования и вступления в силу Федеральных конституционных законов, Федеральных законов, актов палат Федерального Собрания: Федеральный закон от 14.06.1994 № 5-ФЗ (ред. от 22.10.1999) // СЗ РФ. 20.06.1994. № 8. Ст. 801.

5. О банках и банковской деятельности: Федеральный закон от 02.12.1990 № 395-1 (ред. от 29.12.2006) // СЗ РФ. 05.02.1996. № 6. Ст. 492.

6. О государственной тайне: Закон от 21.07.1993 № 5485-1 (ред. от 22.08.2004) // СЗ РФ. 13.10.1997. № 41. Ст. 8220-8235.

7. Об авторском праве и смежных правах: Закон РФ от 09.07.1993 № 5351-1 (ред. от 20.07.2004) // Российская газета. 03.08.1993. № 147.

8. Патентный закон РФ от 23.09.1992 № 3517-1 (ред. от 02.02.2006) // Российская газета. 14.10.1992. № 225.

9. Об утверждении положений о лицензировании отдельных видов деятельности, связанных с шифровальными (криптографическими) средствами: Постановление Правительства РФ от 23.09.2002 № 691 // СЗ РФ. 30.09.2002. № 39. Ст. 3792.

10. О внедрении электронной цифровой подписи: Распоряжение губернатора Белгородской обл. от 07.07.2003 № 72-р // «КонсультантПлюс».

11. Об обязательном экземпляре документов: Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ. Ст. 1 // СЗ РФ. 02.01.1995. № 1. Ст. 1.