Знакомимся с распорядительными документами

30

Знакомимся с распорядительными документами.

Постановления, решения и приказы издают в тех случаях, когда требуется принять документ, связанный с основными вопросами жизнедеятельности организации. В свою очередь, указания и распоряжения издают для решения оперативных вопросов управления или для исполнения постановлений, решений и приказов.

Оформление распорядительных документов должно строго соответствовать законодательству.

Подготовка всех видов распорядительных документов производится по схожим правилам. Можно выделить следующие стадии этого процесса: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, его согласование и подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Процедуру составления и оформления каждого из видов распорядительных документов в организации желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней должны быть изложены последовательность работ над проектом документа и те требования, которые к нему предъявляются.

Подготовка проектов распорядительных документов может быть поручена структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших по объему распорядительных документов могут создаваться целые рабочие группы и привлекаться квалифицированные специалисты (в том числе и со стороны). Главное условие, обеспечивающее качество документа, - достаточная компетентность тех, кто его готовит. Естественно, чем сложнее составляемый документ, тем выше требования, предъявляемые к его составителям.

Однако составление большинства распорядительных документов, которые встречаются в ежедневной практике обычных организаций, каких-то специфических знаний не требует, и справиться с ним сможет любой подготовленный сотрудник.

Основанием для разработки распорядительного документа может быть издание нормативного правового акта органами власти и управления, поручение вышестоящего органа или потребности самой организации. Кроме того, структурное подразделение организации может выступить с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа - это определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от того, что является основанием для разработки документа, и от важности управленческого действия, которое должно быть совершено, может возникнуть необходимость изучения законодательных актов, решений правительства, ведомственных нормативных актов, а также предшествующих распорядительных документов по данному и аналогичным вопросам.

Изучение законодательства обеспечит юридическую грамотность документа, а просмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов не только упростит подготовку нового правового акта, но и позволит поставить в случае необходимости вопрос о замене или отмене отдельных пунктов "старых" документов (в том случае, когда новый документ вступает в противоречие с ними).

Конечно, подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу рассматриваемого вопроса. Только изучив все необходимые материалы и получив полную ясность по его сути и цели издания, можно приступать к составлению проекта распорядительного документа.

Сначала следует сформулировать основные положения документа, а затем уже уточнить его вспомогательные части, согласовывая их с руководителем и другими компетентными лицами.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Обычно в ней указывается причина издания документа, перечисляются какие-либо факты или дается оценка.

Зачастую в констатирующей части приводится пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер и полное название. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать.

Основную смысловую нагрузку в распорядительном документе несет его распорядительная часть, которая всегда излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами:

"ПОСТАНОВЛЯЕТ" ("ПОСТАНОВИЛ") - в постановлении;

"РЕШАЕТ" ("РЕШИЛ") - в решении;

"ПРИКАЗЫВАЮ" - в приказе;

"ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ" - в указании и распоряжении.

От вида распорядительного документа зависит и характер изложения его текста. В распорядительных документах (приказе, распоряжении и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ" и т.п.).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("ПОСТАНОВЛЯЕТ", "РЕШИЛ").

Указанные слова ("ПОСТАНОВЛЯЕТ" и т.д.) печатаются прописными буквами, для того чтобы они зрительно выделялись и отделяли констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от левой границы поля. Сразу за ними печатается двоеточие. В постановлениях и решениях перед словами "ПОСТАНОВИЛ" и "РЕШИЛ" указывается название коллегиального органа.

Пример.

Научный совет Института математики НАН РБ РЕШИЛ:

Затем с новой строки с абзаца располагается текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть очень четкими и ясными. Естественно, не допускаются формулировки, имеющие различные толкования. Кроме того, не следует использовать неконкретные выражения вроде: "улучшить", "повысить", "усилить", "обратить внимание" и т.п. Дело в том, что сформулированные подобным образом поручения очень расплывчаты и проверить их выполнение трудно.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, то ее необходимо разделить на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо и т.д.), действие, которое следует исполнить, и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Если документ адресуется нескольким исполнителям, то можно назвать их обобщенно. Предписываемое действие следует выражать глаголом в неопределенной форме: "составить", "подготовить", "организовать", "обеспечить", "разработать", "возложить" и т.п.

Примеры.

Начальнику отдела кадров ОДО "Прамень" Иванову И.И. в срок до 01.01.2004 составить график отпусков сотрудников на 2004 год.

Начальникам отделов ОДО "Прамень" в срок до 01.02.2004 представить отчеты о проделанной работе за 2003 год.

Срок исполнения должен соответствовать объему предполагаемых работ и быть реальным. При этом следует учитывать и время доведения информации до конкретных исполнителей.

Распорядительный документ может иметь общий для всех исполнителей (если их несколько) срок. Однако обычно срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности.

В конце текста распорядительного документа может помещаться перечень документов, утративших силу или изменяемых в связи с изданием данного акта. При этом применяется устойчивый оборот: "Считать утратившим силу … от ... № ....".

Последним пунктом в распорядительных документах обычно указывается лицо, на которое возлагается контроль за их исполнением. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице может означать, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издается.

Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста. Отдельно реквизит "Приложение" после текста документа не оформляется.

В распорядительный документ не следует включать пункт: "Приказ довести до сведения...". Подразделения, должностные лица, до сведения которых доводится документ, перечисляются в списке рассылки, прилагаемом к проекту документа. Однако если имеется необходимость ознакомить с содержанием документа всех работников организации, то пункт: "Приказ довести до сведения всех работников" является обязательным.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, который начинается с предлога "О" ("Об") и формулируется при помощи отглагольных существительных (например, "О назначении...", "Об увольнении…", "О введении...", "О предоставлении…", "О награждении…") или существительных, указывающих на то, из-за чего он издается (например, "О мерах...", "Об итогах…").

Для ряда типовых управленческих действий, требующих издания распорядительного документа (о создании, реорганизации, ликвидации организации и создании ликвидационной комиссии, распределении обязанностей между руководством, внесении изменений в распределение обязанностей между руководством, структуру, штатную численность и штатное расписание, в должностные инструкции), разработаны унифицированные формы документов, в которых определен не только состав, но и порядок расположения информации.

Распорядительные документы по личному составу имеют свои особенности.

После того как текст распорядительного документа подготовлен, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке организации формата А4 (решение разрешено оформлять на обычном листе бумаги). В состав обязательных реквизитов входят:

- наименование организации, издающей документ;

- название вида документа;

- его дата и индекс (регистрационный номер);

- место издания;

- заголовок;

- текст;

- визы;

- подпись.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования.

Так, проект распоряжения, решения или приказа визируется тем, кто составлял проект, и руководителем структурного подразделения, который вносит проект, а также всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.

Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, здравоохранения). При несоответствии распорядительного документа действующему законодательству юрисконсульт проект не визирует, а дает к нему заключение о законном порядке решения рассматриваемых вопросов.

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта.

В случае несогласия с проектом на него пишется мотивированное заключение. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты документов выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия документа указываются в нем самом.

Особое значение придается доведению распорядительных документов до исполнителей. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проектов документов.

Рассмотрим отдельные виды распорядительных документов подробнее.

Постановление.

Постановления являются правовыми актами, принимаемыми Правительством, палатами Национального собрания Республики Беларусь, министерствами, ведомствами, президиумами судов и некоторыми другими органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями) в целях решения важнейших задач, стоящих перед ними.

Текст постановления, как правило, имеет 2 части: констатирующую (в которой, если требуется, разъясняются цели и мотивы его издания) и распорядительную. Констатирующая часть обычно содержит ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие ведомственные нормативные акты.

Оформление постановлений как нормативных правовых актов имеет свои особенности по сравнению с другими распорядительными документами. Соответствующие требования к ним сформулированы в специальных документах.

Решение.

Решение - это также распорядительный документ коллегиального органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями и т.д.

Текст решения обычно состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части указываются причины издания решения, в распорядительной - наименование органа, принимающего решение.

При необходимости решение визируется руководителем подразделения, вносящим проект решения, юрисконсультом, должностными лицами, ответственными за его исполнение. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Макет решения

Наименование организации

(предприятия)

Наименование коллегиального органа

РЕШЕНИЕ

_____________ №______

Место издания

Заголовок, представляющий собой краткое содержание решения, выраженное с помощью отглагольного существительного в предложном падеже (начинается с предлога "О" или "Об").

Текст констатирующей части решения (причины и цели его издания, в случае необходимости - ссылка на распорядительный документ вышестоящего органа).

Распорядительная часть начинается словами: Научный совет (Совет директоров, Коллегия и т.п.).

РЕШИЛ (РЕШИЛА):

1. Текст пунктов оформляется по схеме: полное наименование должности исполнителя, его инициалы и фамилия (в дательном падеже) или наименование структурного подразделения; предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме; срок исполнения.

2. Если в пункте решения несколько предписываемых действий, разных по характеру, то каждое из них выделяется в подпункт и оформляется по схеме: полное наименование должности исполнителя, инициалы, фамилия или наименование структурного подразделения:

2.1. Предписываемое действие и срок исполнения.

2.2. То же.

3. Последний пункт решения определяет контроль за его исполнением и имеет постоянную формулировку: Контроль за исполнением решения возложить на... (структурное подразделение или лицо, на которое возлагается контроль, с указанием наименования должности, инициалов и фамилии в винительном падеже).

Председатель (подпись)	И.О. Фамилия
Секретарь (подпись)	И.О. Фамилия

Визы (при необходимости)

Приказ.

Приказ - это важнейший правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач. В соответствии с Примерной Инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23.05.1995 № 1, все виды приказов подразделяются:

- на приказы по основной деятельности;

- приказы по личному составу.

Подобное деление связано со спецификой документирования различных сфер деятельности организаций, что находит свое отражение в различных сроках хранения этих групп документов, а также в некоторых особенностях их оформления.

Первый вид приказов связан с решением основных задач управления: организацией работы трудового коллектива, финансированием, отчетностью, снабжением и другими производственными вопросами. Второй - регулирует прием, увольнение работников, их перемещение и продвижение по службе и т.п.

Оформление приказов по личному составу имеет ярко выраженные особенности и будет рассмотрено позже.

Приказ - это основной правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, поэтому при его составлении следует обращать особое внимание на соответствие законодательству, четкость формулировок и обоснованность излагаемых фактов. Нарушение этих требований может привести к печальным последствиям, начиная от неоперативного исполнения приказа и вплоть до признания его недействительным.

Приказы по основной деятельности следует оформлять на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для приказов. Реквизиты общего бланка могут располагаться как угловым, так и продольным способами. Организации, которые не имеют права использовать на своих бланках Государственный герб Республики Беларусь (негосударственные организации, общественные объединения), могут выбирать язык для оформления надписей на бланках (русский или белорусский), также как и вариант расположения реквизитов бланка (угловой или продольный). Государственные организации, наделенные правом размещать Государственный герб, обязаны помещать его изображение на своих бланках. Они лишены права выбора и должны оформлять реквизиты общего бланка продольным способом на двух государственных языках. Кроме реквизитов бланка, обязательными реквизитами при подготовке приказов являются: дата, индекс (регистрационный номер), место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

Текст приказа обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается с абзаца словами "в соответствии", "в связи", "в целях", "во исполнение" и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа излагаются в форме предложений с отглагольными существительными, которые согласуются с этими словами. Обычно используются существительные в творительном или родительном падеже.

Примеры.

В соответствии со статьей... Трудового кодекса Республики Беларусь...;

В связи с введением новой системы оплаты труда...

Если приказ издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части обязательно дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях - и краткого содержания документа. Констатирующая часть приказа в данном случае может оформляться следующим образом:

Пример.

Основание: статья... Трудового кодекса Республики Беларусь.

Как и в других распорядительных документах, если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть приказа начинается со слова "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами от границы левого поля без кавычек. Перед распорядительным словом знаки препинания ставятся по правилам грамматики, а после него ставится двоеточие.

Текст распорядительной части приказа начинается с новой строки с абзаца. Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия излагаются по пунктам.

Каждый пункт приказа строится по следующей схеме: полное наименование должности исполнителя, его инициалы и фамилия (в дательном падеже) или наименование структурного подразделения; предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме; срок исполнения (рекомендуется указывать в отдельной строке).

Если в приказе предписывается одному или нескольким исполнителям выполнить ряд действий с разными сроками исполнения, то в отдельном пункте указываются исполнители или исполнитель, а в подпунктах - их действия и сроки исполнения.

Пример.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику отдела кадров ОДО "Прамень" Иванову И.И.:

1.1. Произвести опрос сотрудников ОДО "Прамень" для определения графика отпусков.

Срок исполнения - 15.12.2003.

1.2. Составить график отпусков сотрудников ОДО "Прамень".

Срок исполнения - 01.01.2004.

Как и в других распорядительных документах, распорядительная часть приказа, как правило, заканчивается фразой: "Контроль за исполнением приказа возложить на..." с указанием должностного лица или структурного подразделения, ответственного за контроль исполнения документа или его пунктов. Структурное подразделение или лицо, на которое возлагается контроль, указывается в винительном падеже. Отсутствие такого указания означает, что контроль за исполнением приказа будет производить тот руководитель, от имени которого он издается. Недопустима формулировка: "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой".

При отмене приказом ранее изданного распорядительного документа, его отдельных пунктов, а также при внесении в них изменений последний пункт приказа оформляется стандартным образом, т.е. содержит точную ссылку на отменяемый документ или его пункты.

Должностные лица, на которых распространяется действие приказа, должны быть ознакомлены с его содержанием с использованием визы ознакомления. Поэтому в приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения". Но, как и в общем случае, это правило имеет одно исключение. Если с содержанием документа необходимо ознакомить всех работников организации, то пункт "Приказ довести до сведения всех работников" обязателен.

Если необходимо передать экземпляры приказа структурным подразделениям организации, то названия этих структурных подразделений печатают на месте адресата. При передаче копии наименование того структурного подразделения, которому она вручается, следует подчеркнуть.

Пример.

Наименование организации

Канцелярия

ПРИКАЗ

Отдел кадров

01.10.2003 № 15

Бухгалтерия

г. Минск

О внедрении новой инструкции

по делопроизводству

При большом числе адресатов его список прилагается к приказу в виде реестра.

Если приказ имеет приложение, то отметку о его наличии в виде отдельного реквизита ставить не нужно. Об этом просто упоминается в самом тексте приказа (или непосредственно, или в скобках без кавычек).

Пример

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику отдела кадров ОДО "Прамень" Иванову И.И. подготовить информацию о состоянии сохранности документов по личному составу по прилагаемой форме.

Срок исполнения - 01.10.2003.

На самом приложении к приказу в правом верхнем углу делается отметка с указанием даты и номера соответствующего приказа.

Пример

Приложение

к приказу директора ОДО "Прамень"

01.10.2003 № 15

Проекты приказов подлежат визированию исполнителями и заинтересованными должностными лицами. Виза включает в себя: должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату.

Первым визирует проект приказа должностное лицо, которое его готовило. Проекты приказов в обязательном порядке согласовывают с юридической службой организации. При согласовании документа возможна ситуация, когда визирующий не согласен с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: "Не согласен", "Не согласен с п. 3", "Возражаю", "Замечания прилагаются" и т.п. Замечания оформляются на отдельном листе и прилагаются к проекту приказа.

Пример.

Главный бухгалтер

Подпись П.П. Петров

01.04.2001 Замечания прилагаются

Отказываться от визирования запрещается. При наличии замечаний (дополнений) к проекту приказа составитель его корректирует. В случае возникновения разногласий окончательное решение принимает руководитель.

Все визы согласования проставляются на последнем листе первого экземпляра проекта приказа ниже подписи. Рекомендуется располагать их на оборотной стороне листа.

При наличии большого количества визирующих (например, когда необходимо ознакомить с приказом всех работников организации) разрешается оформлять визы на отдельном листе с указанием, к какому документу этот лист относится: наименование документа, его автор, дата и номер.

Согласованный проект приказа с замечаниями визирующих лиц и заключением составителя на замечания представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.

Подписанный приказ подлежит регистрации в день подписания, поэтому датой приказа является дата его подписания. Дату в приказе всегда проставляет лицо, которое его подписывает.

Индекс (регистрационный номер) приказа - это его условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, проставляемое при регистрации. Он ставится рядом с датой. Регистрацию проводят по видам приказов: приказы по личному составу и основной деятельности должны иметь отдельную нумерацию в пределах своей группы. Регистрационным номером приказа является его порядковый номер в течение делопроизводственного года. В большинстве случаев он совпадает с календарным (за исключением учреждений образования и некоторых других).

В приказах по личному составу к порядковому номеру добавляются буквы к (кадры) или л/с (личный состав).

Пример.

№ 10к от 11.10.2003

К регистрационному номеру приказов по основной деятельности, как правило, буквы не добавляются. Исключение составляют организации, имеющие сложную структуру и издающие большое количество приказов, для которых допускается выделение нескольких дел с приказами по основной деятельности разных видов и соответственно добавление к их регистрационным номерам дополнительных обозначений.

Должностные лица подписывают приказы в пределах своей компетенции. Обычно право подписи приказа имеют руководители, а в их отсутствие - первые заместители. В случае болезни, отпуска, длительной командировки и т.п. руководитель может делегировать какому-либо работнику право подписи, что должно быть оформлено отдельным приказом.

Приказ вступает в силу с момента его подписания, если иной срок не указан в его тексте. Обычно приказ действует до тех пор, пока он не отменен или пока не истечет срок его действия, определенный в тексте приказа.

После того как приказ исполнен (причем все его пункты), на нижнем поле его первого листа проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело. Как правило, данная отметка включает в себя слова "В дело", подпись работника, исполнившего документ, и дату. Только после этого приказ подшивается в дело.

Макет приказа по основной деятельности

Наименование организации

(предприятия)

ПРИКАЗ

_____________ №______

Место издания

Заголовок, представляющий собой краткое содержание, выраженное с помощью отглагольного существительного в предложном падеже (начинается с предлога "О" или "Об").

Текст констатирующей части приказа (причины и цели его издания, в случае необходимости - ссылка на распорядительный документ вышестоящего органа).

Распорядительная часть начинается словом

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Текст пунктов приказа оформляется по схеме: полное наименование должности исполнителя, его инициалы и фамилия (в дательном падеже) или наименование структурного подразделения; предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме; срок исполнения.

2. Если в пункте приказа несколько предписываемых действий, разных по характеру, то каждое из них выделяется в подпункт и оформляется по схеме: полное наименование должности исполнителя, инициалы, фамилия или наименование структурного подразделения:

2.1. Предписываемое действие и срок исполнения.

2.2. То же.

3. Последний пункт приказа определяет контроль за его исполнением и имеет постоянную формулировку: Контроль за исполнением решения возложить на... (структурное подразделение или лицо, на которое возлагается контроль, с указанием наименования должности, инициалов и фамилии в винительном падеже).

Наименование должности руководителя (подпись) И.О. Фамилия

Визы.

Приказ.

В предыдущем номере нашего журнала мы начали рассмотрение приказов - важнейших правовых распорядительных документов, издаваемых руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач. Напомним, что все виды приказов условно можно разбить на две группы:

- приказы по основной деятельности;

- приказы по личному составу.

Нами уже были рассмотрены общие правила составления и оформления приказов по основной деятельности и приведен общий макет такого приказа.

Приведем унифицированные формы некоторых видов приказов по основной деятельности, входящих в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Как вы, наверное, помните, данная система была утверждена председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 28.12.1999 г. и является обязательной для использования всеми юридическими лицами на территории Республики Беларусь.

Унифицированная форма приказа о создании организации (предприятия)

Наименование организации

(предприятия)

ПРИКАЗ

_____________ №______

Место издания

О создании __________

(наименование организации, предприятия)

В целях ___________________________

(основание)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать _____________________

(наименование организации, предприятия)

2. Назначить ______________________

(Ф. И. О.)

на должность ______________________

(наименование должности)

3. Контроль за исполнением приказа возлагается на __________

(должность, инициалы, фамилия)

Руководитель организации_______(подпись)_____Расшифровка подписи (предприятия)

Визы.

Унифицированная форма приказа о ликвидации организации (предприятия) и создании ликвидационной комиссии

Наименование организации

(предприятия)

ПРИКАЗ

_____________№______

Место издания

О ликвидации _________________ и создании ликвидационной комиссии

(наименование организации, предприятия)

В связи с ________________________

(основание)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ликвидировать ______________

(наименование организации, предприятия)

Срок ликвидации ___________________

2. Создать ликвидационную комиссию в составе:

Председатель _______________________

(должность, инициалы, фамилия)

Члены комиссии: 1. _______________

(должность, инициалы, фамилия)

2. _________________________

(должность, инициалы, фамилия)

3. Председателю комиссии ______________

(фамилия, инициалы)

представить на утверждение акт ликвидационной комиссии. Срок представления ____________

Руководитель организации (подпись) Расшифровка подписи (предприятия).

Визы

Унифицированная форма приказа о распределении обязанностей между руководством

Наименование организации

(предприятия)

ПРИКАЗ

_____________№______

Место издания

О распределении обязанностей между руководством

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить следующее распределение обязанностей:

________________________________________________

_________________________________________________

_________________________________________________

Руководитель организации_____(подпись)_______Расшифровка подписи (предприятия)

Визы

Унифицированная форма приказа о внесении изменений в штатное расписание

Наименование организации

(предприятия)

ПРИКАЗ

_____________ №______

Место издания

О внесении изменений в штатное расписание

В связи с ______________________________

(основание)

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести в штатное расписание следующие изменения:

1. ___________________________________________

2. ___________________________________________

3. __________________________________________

Руководитель организации_____(подпись)_______Расшифровка подписи (предприятия)

Визы.

В завершение рассказа о приказах по основной деятельности приведем пример одного из приказов, который должен издаваться в каждой организации, но до которого у руководства обычно "не доходят руки".

Пример приказа по основной деятельности.

ЗАО "Прамень"

ПРИКАЗ

01.01.2002 № 2

г. Минск

О введении Инструкции по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами в ЗАО "Прамень" и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в ЗАО "Прамень".

2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.01.2004. Ответственный - секретарь-референт Иванова И.И.

3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам ЗАО "Прамень" с 01.01.2004 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. Ответственные - начальники структурных подразделений.

4. Секретарю-референту Ивановой И.И. совместно с заведующим копировально-множительной службы Петровым П.П. обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурные подразделения до 15.11.2003.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Сидорова С.С.

Директор ЗАО "Прамень" Подпись П.П. Пулихов

Зам. директора Подпись С.С. Сидоров

Юрисконсульт Подпись Б.Б. Белый

С приказом ознакомлены:

Секретарь-референт Подпись И.И. Иванова

Зав. копировально-множительной службы Подпись П.П. Петров

В ряде случаев ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае из него делается выписка. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В ней лишь уточняется название документа (вместо слова ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА), а вместо полного текста печатается та его часть (пункт, пункты), которая касается конкретного исполнителя непосредственно.

Выписка из приказа может быть оформлена на чистом листе бумаги формата А5 с угловым вариантом расположения постоянных реквизитов. Часть реквизитов при этом можно опустить. Выписка заверяется секретарем и выдается ответственному исполнителю под расписку.

Пример выписки из приказа по основной деятельности

ЗАО "Прамень"

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

01.01.2002 № 2

г. Минск

О введении Инструкции по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами в ЗАО "Прамень" и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам ЗАО с 01.02.2002 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. Ответственные - начальники структурных подразделений.

Директор ЗАО "Прамень" Подпись П.П. Пулихов

Верно

Секретарь-референт Подпись И.И. Иванова

Деление всех видов приказов на приказы по основной деятельности и по личному составу связано со спецификой документирования различных сфер деятельности организаций, что находит свое отражение в различных сроках хранения этих групп документов, а также в некоторых особенностях их оформления.

Составление и оформление приказов по личному составу будет рассмотрено позднее.

Указание

Указание - это документ информационно-методического характера, связанный с организацией исполнения приказов, инструкций и других управленческих актов на предприятиях или в учреждениях. Подписывают указания обычно руководитель организации и его непосредственные заместители.

Указание оформляется на общих бланках формата А4. Состав реквизитов такой же, как и у приказа. Текст обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть начинается словами: "В целях...", "Во исполнение...". Распорядительная и констатирующая части текста отделяются словами: "Предлагаю", "Обязываю", "Считаю необходимым", которые оформляются от левого поля прописными буквами. Констатирующей части может не быть, а распорядительная часть указания строится таким же образом, как и в приказе.

Макет указания

Наименование организации (предприятия)

УКАЗАНИЕ

_____________ №______

Место издания

Заголовок, представляющий собой краткое содержание, выраженное с помощью отглагольного существительного в предложном падеже (начинается с предлога "О" или "Об")

Текст констатирующей части указания (причины и цели его издания, в случае необходимости ссылка на распорядительный документ). Может быть дан пересказ акта вышестоящего органа, для исполнения которого издается данный документ. Указывают автора, полное название, поисковые данные (номер, дату) документа.

Распорядительная часть начинается словом

ОБЯЗЫВАЮ:

Если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать выполнять действия, так как они не входят в его должностные обязанности, то распорядительную часть начинают словом

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Текст пунктов указания оформляется по схеме: полное наименование должности исполнителя, его инициалы и фамилия (в дательном падеже) или наименование структурного подразделения; предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме; срок исполнения.

2. Если в пункте указания несколько предписываемых действий, разных по характеру, то каждое из них выделяется в подпункт и оформляется по схеме: полное наименование должности исполнителя, инициалы, фамилия или наименование структурного подразделения:

2.1. Предписываемое действие и срок исполнения.

2.2. То же.

3. Последний пункт указания определяет контроль за его исполнением и имеет постоянную формулировку: Контроль за исполнением возложить на... (структурное подразделение или лицо, на которое возлагается контроль, с указанием наименования должности, инициалов и фамилии в винительном падеже).

Наименование должностного лица, подписавшего документ

(подпись) И. О. Фамилия

Визы

Пример указания

ЗАО "Прамень"

УКАЗАНИЕ

08.01.2004 № 2

г. Минск

О внутреннем трудовом распорядке

Во исполнение приказа директора ЗАО "Прамень" от 08.01.2004 № 1 о внутреннем трудовом распорядке

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Руководителям структурных подразделений осуществлять контроль за соблюдением работниками внутреннего трудового распорядка в организации:

начало рабочего дня - 9.00;

окончание рабочего дня - 18.00;

обеденный перерыв - 13.00-14.00;

выходные дни - суббота, воскресенье.

2. Еженедельно по пятницам представлять руководству ЗАО "Прамень" данные о нарушителях внутреннего трудового распорядка для принятия мер. Ответственные - руководители структурных подразделений.

3. Контроль за исполнением настоящего указания возложить на заместителя руководителя по общим вопросам Иванова И. И.

Директор ЗАО "Прамень"_____Подпись_________П.П. Пулихов

Юрисконсульт_______________Подпись_________Б.Б. Белый

С указанием ознакомлены:

Зам. Директора_______________Подпись__________И.И. Иванов

Главный бухгалтер____________Подпись__________С.С. Сидоров

Зав. Канцелярией_____________Подпись___________П.П. Петрова

Распоряжение.

Распоряжение - это документ, направленный на решение оперативных вопросов управления. Подписывают его руководитель, его заместители, руководители структурных подразделений. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга лиц и структурных подразделений. Подобный документ издается на предприятиях, в организациях, учреждениях.

Но распоряжения издаются и в министерствах и ведомствах для решения вопросов, не требующих коллегиального обсуждения. Подготовка распоряжений в таких случаях организуется во исполнение других распорядительных документов вышестоящих организаций. В этом случае распоряжения должны содержать ссылку на их номер, дату и полное наименование.

Распоряжение оформляется аналогично указанию. Текст распоряжения делится на пункты и подпункты. Каждый пункт начинается с указания предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (обязать, указать, утвердить); затем указывается исполнитель. В последнем пункте указывается лицо, на которое возлагают контроль за исполнением распоряжения.

Проекты распоряжений печатаются в 2 экземплярах и визируются всеми заинтересованными лицами. Состав их определяет лицо, ответственное за подготовку распоряжения. Согласование может быть оформлено на отдельном листе.

Макет распоряжения

Наименование организации (предприятия)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

_____________ №______

Место издания

Заголовок, представляющий собой краткое содержание,выраженное с помощью отглагольного существительного в предложном падеже (начинается с предлога "О" или "Об")

Текст констатирующей части распоряжения (причины и цели его издания, в случае необходимости ссылка на распорядительный документ). Может быть дан пересказ акта вышестоящего органа, для исполнения которого издается данный документ. Указывают автора, полное название, поисковые данные (номер, дату) документа.

Распорядительная часть начинается словом

ОБЯЗЫВАЮ:

Если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать выполнять действия, так как они не входят в его должностные обязанности, то распорядительную часть начинают словом

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Текст пунктов распоряжения оформляется по схеме: полное наименование должности исполнителя, его инициалы и фамилия (в дательном падеже) или наименование структурного подразделения; предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме; срок исполнения.

2. Если в пункте распоряжения несколько предписываемых действий, разных по характеру, то каждое из них выделяется в подпункт и оформляется по схеме: полное наименование должности исполнителя, инициалы, фамилия или наименование структурного подразделения:

2.1. Предписываемое действие и срок исполнения.

2.2. То же.

3. Последний пункт распоряжения определяет контроль за его исполнением и имеет постоянную формулировку: Контроль за исполнением возложить на... (структурное подразделение или лицо, на которое возлагается контроль, с указанием наименования должности, инициалов и фамилии в винительном падеже).

Наименование должностного лица, подписавшего документ (подпись) И. О. Фамилия

Визы

Пример распоряжения

ЗАО "Прамень"

РАСПОРЯЖЕНИЕ

08.01.2002 № 2

г. Минск

О подготовке к участию в выставке "Мебель-2004"

В целях подготовки к участию в выставке "Мебель-2004", которая состоится в феврале 2004 года

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Принять участие в указанной выставке следующим сотрудникам ЗАО "Прамень": Иванову И.И., Петрову П.П., Сидорову С.С.

2. Указанным сотрудникам до 15.01.2004 г. представить списки продукции ЗАО "Прамень" для демонстрации на выставке.

Начальник коммерческого отдела Подпись П.П. Пулихов

С распоряжением ознакомлены:

Старший менеджер________Подпись________И.И. Иванов

Менеджер________________Подпись________П.П. Петрова

Менеджер________________Подпись________С.С. Сидоров

Список использованных источников:

Конституция Республики Беларусь. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996 г. / Минск « Беларусь» 1997.

Гражданский процессуальный кодекс Республики Беларусь от 11 января 1999 г. Минск Амалфея, 2003 - 320 с.

Гражданский кодекс Республики Беларусь: с коммент. к разделам / Коммент. В.Ф. Чигира. - 3-е изд. - Мн., Амалфея, 2000. - 704 с.

Трудовой кодекс Республики Беларусь, принят Палатой Представителей 8 июня 1999 года. Одобрен Советом республики 30 июня 1999 года / Мн.: Амалфея 1999. - 240 с.

В.Ф. Гапоненко, Ф.Н. Михайлов. Трудовое право, / М.: ЮНИТИ, 2002. - 463 с.

Дмитрук В.Н. Трудовое право. / Учебное пособие. - Мн.: Амалфея, 2000.

Комментарий к Трудовому кодексу Республики Беларусь. Под ред. Василевича Г.А. Издательство Амалфея. / 2003. - 1120 с.

Трудовое право: Учебник / В.И. Семенков, В.Н. Артемова, Г.А. Василевич и др.; Под общ. ред. Семенкова В.И. / Мн.; Амалфея, 1999. - 592 с.

Трудовое право / Под ред. О.В. Смирнова, учебник, изд. 3-е, перераб. и дополненное - М.: Издательская группа «Проспект», 2000. / 447 с.