ОФОРМЛЯЕМ АРХИВ

2

ОФОРМЛЯЕМ АРХИВ

Заведующий архивом или работник, ответственный за архив организации, с самого начала должен потребовать, чтобы сформированные и правильно оформленные дела передавались на хранение только по сдаточным описям.

В соответствии с Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1995 № 5 (далее - Основные правила работы архивов), структурными подразделениями составляются описи на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу (75 лет хранения).

Дела временного (до 10 лет) хранения не передаются на хранение в архив. Они хранятся в структурных подразделениях, а по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Указанные дела могут передаваться в архив в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача их осуществляется по номенклатуре дел.

Такова установка нормативного документа. Однако практика показывает, что так называемые исключительные случаи встречаются достаточно часто. Руководитель может принять решение о том, что все документы должны храниться в архиве, так как в структурных подразделениях нет места для большого количества документов, в архиве также будут обеспечены лучшие условия для сохранности документов и т.д. В любом случае руководитель будет прав, тем более что многие документы имеют срок хранения "3 года после проведения налоговой проверки", а это значит, что точкой отсчета срока хранения документов является проверка налоговой инспекцией правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты налогов. Таким образом, срок хранения многих документов увеличивается, что приводит к накоплению в структурных подразделениях большого количества документов. В связи с этим могу только посоветовать заведующему архивом не предпринимать напрасных попыток доказать руководителю, что в соответствии с нормативными актами он не должен в архиве хранить документы с временным (до 10 лет) сроком хранения.

Единственное, что можно порекомендовать в этом случае, - принимать документы временного (до 10 лет) хранения не по номенклатуре дел, как регламентируется Основными правилами работы архивов, а обязательно по сдаточной описи. Смысл такой рекомендации только в одном: каждое дело, поступившее на хранение в архив, должно быть учтено, а учет, как известно, является основой для обеспечения сохранности документов и поиска необходимой информации. Кроме того, вы обеспечите себя доказательствами на случай, если когда-нибудь кто-либо из сотрудников начнет утверждать, что именно это дело он вам сдал несколько лет назад на хранение, а его у вас в архиве нет. Решение проблемы в таком случае очень простое: вы обращаетесь к сдаточной описи.

Таким образом, мы пришли к пониманию того, что опись дел является важнейшим справочным и учетным документом, обеспечивающим оперативный поиск информации.

Описи дел структурных подразделений имеют порядковые номера.

Общепринятой в архивной практике является следующая нумерация описей дел:

- для документов постоянного срока хранения - № 1;

- для документов по личному составу (75 лет хранения) - № 2;

- для документов временного (свыше 10 лет) хранения - № 3.

Такая нумерация описей характерна для организаций Списка № 1 (организации, которые сдают свои документы на постоянное хранение в государственные архивы) и для организаций негосударственной формы собственности. Следовательно, если вышеназванные организации принимают на хранение от структурных подразделений документы временного (до 10 лет) хранения, то опись этих документов будет иметь № 4.

Организации Списка № 2 (государственные организации, которые не передают свои документы на хранение в государственные архивы) будут иметь несколько другую нумерацию описей дел. Это не установлено ни в одном нормативном документе, но вытекает из логики вещей. Ведь если в организациях Списка № 2 не создаются документы с постоянным сроком хранения, следовательно, наиболее значимыми и долгосрочными документами в этих организациях являются документы по личному составу с 75-летним сроком хранения. Таким образом, мы с полным на то основанием можем использовать следующую нумерацию описей дел в организациях Списка № 2:

- для документов по личному составу (75 лет хранения) - № 1;

- для документов временного (свыше 10 лет) хранения - № 2;

- для документов временного (до 10 лет) хранения - № 3.

Принятая в организации нумерация описей должна быть обязательной для всех структурных подразделений.

Обращаю такое пристальное внимание на нумерацию описей потому, что в нормативных документах этот вопрос никак не регламентирован и поэтому каждая организация вправе исходя из своей специфики использовать собственную нумерацию. Считаю целесообразным и в своей организации (Список № 2) структурным подразделениям использовать при составле-нии сдаточных описей единую нумерацию (№ 1 - опись дел по личному составу с 75-летним сроком хранения, № 2 - опись дел временного (свыше 10 лет) хранения и № 3 - опись дел временного (до 10 лет) хранения. Четко, конкретно и понятно. Кроме того, чтобы не вносить путаницу и разнобой, при составлении сдаточных описей рекомендую структурным подразделениям использовать формы описей, которые предложены в Основных правилах работы архивов в качестве образцов при составлении сводных описей дел с различными сроками хранения (приложения 1, 2, 3)

Таким образом, дела с различными сроками хранения вносятся в соответствующие описи. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации. Проверяется соответствие заголовка дела содержанию документов в деле, правильность оформления и расположения документов в деле, качество подшивки или переплета, нумерация листов дела, наличие в необходимых случаях внутренней описи дела и правильность ее оформления, наличие заверительной надписи и правильность ее оформления. Все обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях. Вот почему так важно, чтобы заведующий архивом организации оказывал организационную и консультативно-методическую помощь структурным подразделениям в подготовке дел к передаче в архив организации, а не занимал позицию стороннего наблюдателя или выполнял только контролирующие функции.

Форма описи дел постоянного хранения

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

Наименование структурного

Наименование руководителя подразделения структурного подразделения

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Опись № 1

дел постоянного хранения

за __________год

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный годовой раздел описи внесено _________________________________

(цифрами и прописью)

дел с №_______ по №____________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

Подпись

Расшифровка подписи

составителя описи

Дата

Передал __________________ дел

(цифрами и прописью)

Наименование должности

Подпись

Расшифровка подписи

работника структурного подразделения

Дата

Принял ___________________дел

(цифрами и прописью)

Наименование должности

Подпись

Расшифровка подписи работника архива

Приложение 2

Форма описи дел по личному составу

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

Наименование структурного подразделения руководителя структурного

Наименование должности подразделения

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Опись № 2

дел по личному составу

(75 лет хранения)

За ______________ год

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный годовой раздел описи внесено _____________________________________

(цифрами, прописью)

дел с №__________ по №____________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

Подпись

Расшифровка подписи составителя описи

Дата

Передал____________________дел

(цифрами и прописью)

Наименование должности

Подпись

Расшифровка подписи работника структурного подразделения

Дата

Принял___________________дел

(цифрами и прописью)

Наименование должности

Подпись

Расшифровка подписи работника архива

Дата

Приложение 3

Форма описи дел для временного хранения

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

Наименование структурного подразделения руководителя структурного подразделения

Наименование должности

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Опись № 3

дел временного (свыше 10 лет)

хранения за ____________год

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле, (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный годовой раздел описи внесено _________________________

(цифрами и прописью)

дел с №_________по №____________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

Подпись

Расшифровка подписи составителя описи

Дата

Передал_________________________ дел

(цифрами и прописью)

Наименование должности

Подпись

Расшифровка подписи работника структурного подразделения

Дата

Принял _________________________дел

(цифрами и прописью)

Наименование должности

Подпись

Расшифровка подписи работника архива

Дата

СОСТАВЛЕНИЕ СВОДНЫХ ОПИСЕЙ ДЕЛ

"Иногда только по царящему порядку можно догадаться, что вначале был хаос.

Данил Рудый"

После передачи документов на хранение работа с ними не прекращается.

Размещение поступивших из структурных подразделений документов на стеллажах в архиве - важный этап работы с документами. Все поступающие в архив документы размещаются так, чтобы документы каждого структурного подразделения хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений. Главное, соблюсти при этом одно нормативное требование: документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного хранения и по личному составу. Это означает, что при размещении документов, например, бухгалтерии на отдельном стеллаже или в отдельном шкафу документы постоянного хранения (годовые балансы, годовые сметы, штатные расписания и др.) размещаются отдельно от документов временного хранения и по личному составу (лицевых счетов).

Вторым нормативным требованием является недопущение хранения документов на полу, на подоконниках, в неразобранных кипах и транспортировочной таре.

После размещения документов на стеллажах и полках заведующему архивом необходимо составить сводную опись дел постоянного хранения и сводную опись дел по личному составу с 75-летним сроком хранения.

Напомним, что документы постоянного хранения образуются в процессе деятельности организаций Списка №1 (то есть организаций, передающих свои документы на хранение в государственные архивы) и в организациях негосударственной формы собственности. В организациях Списка №2 (то есть организациях, не передающих свои документы на государственное хранение) нет документов постоянного хранения. По этой причине в организациях Списка №1 и в коммерческих организациях составляются обязательно две сводные описи: дел постоянного хранения и по личному составу, а в организациях Списка №2 составляется обязательно одна сводная опись - по личному составу.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме.

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя организации

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Фонд №________

Опись №1

дел постоянного хранения

за _______________год

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ____________________________ дел

(цифрами и прописью)

с №__________ по №_______________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности	Подпись	Расшифровка подписи
составителя описи
Дата
УТВЕРЖДЕНО*	СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК (ЭПК)	Протокол ЭК организации
архивного учреждения от ______№_______	от_______№________
Председатель ЭМК (ЭПК)	Председатель ЭК
Подпись Расшифровка подписи	Подпись	Расшифровка подписи

Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения вносятся все дела, которые по номенклатуре дел организации имеют срок хранения "постоянно". Систематизация дел внутри описи аналогична систематизации дел по номенклатуре дел: учредительные документы, протоколы, приказы, планы, сметы, штатные расписания, балансы, отчеты, статистические отчеты, переписка и др.

В конце каждого годового раздела сводной описи дел постоянного хранения за последней описательной статьей составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается фактическое количество дел, включенных в раздел, первый и последний номера дел, отражаются особенности нумерации (наличие литерных и пропущенных номеров). Итоговая запись подписывается составителем раздела с указанием его должности и даты составления описи.

В качестве примера составим годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения организации негосударственной формы собственности, которая начала свою деятельность в 2003 году.

ЗАО "Ставком"	УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО "Ставком"

Подпись А.В. Демеж

23.08.2006

Фонд №

Опись №1

дел постоянного хранения

за 2003 год

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6
1.	01-02	Протоколы № 1-8 заседаний учредителей ЗАО "Ставком"	08.01.2003-12.12.2003	32
2.	01-03	Приказы № 1-125 директора общества по основной деятельности	06.01.2003-29.12.2003	126
3.	03-02	Штатные расписания на 2003 год и изменения к ним		18
4.	03-03	Отчет о финансово-хозяй-ственной деятельности общества за 2003 год и пояснительная записка к нему		12
5.	03-04	Статистические отчеты по основным направлениям деятельности за 2003 год		9
1	2	3	4	5	6
6.	01-06	Переписка с организациями по основным вопросам деятельности	09.01.2003-30.12.2003	84

В данный раздел описи внесено 6 (шесть) дел с № 1 по № 6, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Специалист 1 категории	Подпись	Е.В. Короткевич

20.08.2006

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии

ЗАО "Ставком"

от 21.08.2006 № 2

Подпись Н.Т. Калинина

Все дела, включенные в сводную опись, имеют валовую нумерацию. Если на будущий год вы составляете продолжение сводной описи и включаете в нее документы за очередной год (в нашем примере это будут документы за 2004 год), то первое дело в годовом разделе будет иметь очередной номер (в нашем случае - № 7) и т.д. Последнее дело будет включено, например, под №13.

Итоговая запись в таком случае будет иметь следующий вид.

В данный раздел описи внесено 7 (семь) дел с № 7 по № 13, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Специалист 1 категории	Подпись	Е.В. Короткевич

15.09.2007

Гриф согласования с экспертной комиссией организации

Очень часто встречается ситуация, когда организация существует уже несколько лет, например, 5-7 лет и более, а научно-техническая обработка документов еще не проводилась ни разу. В таком случае нужно поступить следующим образом: в структурных подразделениях на скоросшивателях оставляем документы за два предыдущих года, а все остальные документы постоянного хранения во всех структурных подразделениях с момента существования организации приводим в порядок в соответствии с архивными нормами, передаем в архив и составляем сводную опись. Допустим, наша организация существует с 2000 года. В таком случае сводная опись будет иметь следующий вид.

ОАО "Белмедтехника"	УТВЕРЖДАЮ
	Директор ОАО "Белмедтехника"
	Подпись В.И. Лазакович
	23.03.2007

Фонд №

Опись №1

дел постоянного хранения

за 2000-2004 годы

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6
2000 год
1.	01-01	Протоколы № 1-4 заседаний учредителей ОАО "Белмедтехника" и документы к ним	28.06.2000-18.11.2000	8
2.	01-02	Приказы № 1-25 директора общества по основной деятельности	01.07.2000-27.12.2000	25
и так далее все документы постоянного хранения за 2000 год.
2001 год
8.	01-02	Приказы № 1-45 директора общества по основной деятельности	08.01.2001-30.12.2001	45
9.	03-01	Отчет о финансово- хозяйственной деятельности общества за 2001 год и пояснительная записка к нему		15
и далее размещаются все документы постоянного хранения за 2001 год.
2002 год
14.	01-01	Протоколы № 1-3 заседаний учредителей ОАО "Белмедтехника" и документы к ним	22.02.2002-14.12.2002	34

По этому принципу размещаются в своих годовых разделах все дела постоянного хранения вплоть до 2004 года включительно. Предположим, всего в данную сводную опись в конечном итоге было включено 32 дела, что мы и фиксируем в итоговой записи. А на будущий год мы составим продолжение сводной описи дел постоянного хранения за 2005 год, и первое включенное в опись дело будет иметь №33.

Если по истечении какого-то времени будут обнаружены дополнительные дела, не включенные по каким-то причинам в сводную опись в свое время, заголовки дополнительно обнаруженных дел вносятся в годовой раздел описи под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией.

Необходимо подчеркнуть, что технология включения литерных дел в опись практически не разработана нормативно. Возможно, по этому поводу есть определенное решение ЦЭМК Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, но широкой аудитории это неизвестно. Можно порекомендовать в таком случае подготовить дополнительную опись, если подобных документов много, хотя понятие "много" в этой ситуации является относительным. Дополнительная опись будет иметь примерно следующий вид.

Опись №1

дел постоянного хранения

за 2000 год (дополнение)

И далее мы включаем все обнаруженные дела под литерными номерами, например, 1а, 2а, 3а и т.д.

В итоговой записи мы оговариваем количество включенных дел с литерными номерами.

Но чаще всего дополнительно обнаруженных дел бывает немного (1-3 дела). В таком случае не будет большой ошибкой включить данные дела в обычное продолжение сводной описи, оговорив, что это дополнение.

Например, мы составляли продолжение сводной описи за 2004 год и обнаружили статистические отчеты за 2000 год на 4 листах. В такой ситуации целесообразно поступить следующим образом: включить этот год дополнительно в заголовок описи. Заголовок описи будет выглядеть так.

Опись №1

дел постоянного хранения

за 2000 год (дополнение) и 2004 год (продолжение)

А в начале самой описи под литерным номером необходимо по-местить пропущенное дело, например:

1	2	3	4	5	6
2000 год
9а	03-02	Статистические отчеты по основным направлениям деятельности за 2000 год		4
2004 год
25	01-01	Приказы и т.д.

Поскольку такой порядок не запрещен законодательством, следовательно, его можно использовать, потому что иное не оговорено нормативными документами.

Особо подчеркнем, что система литерных номеров не оправдывает себя при работе в компьютерной программе. При введении в базу данных информации, включающей литерные номера, работа затрудняется, но это предмет для отдельного разговора. В следующем номере мы продолжим разговор о сводных описях.

Список использованных источников

1. Конституция Республики Беларусь. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996 г. Минск « Беларусь» 1997.

2. Комментарий к Трудовому кодексу Республики Беларусь. Под ред. Василевича Г. А. Издательство Амалфея. - 2003. - 1120 с.

3. Трудовой кодекс Республики Беларусь, принят Палатой Представителей 8 июня 1999 года. Одобрен Советом республики 30 июня 1999 года - Мн.: Амалфея 1999. - 240 с.

4. В. Ф. Гапоненко, Ф. Н. Михайлов. Трудовое право, - М.: ЮНИТИ, 2002. - 463 с.

5. В. Н. Толкунова, К. Н. Трудовое право России. Учеб. М., Юрист, 2001 - 245 с.

6. Дмитрук В. Н. Трудовое право. / Учебное пособие. - Мн.: Амалфея, 2000.

7. Комаров С.А. Трудовое право. - М.: Юрайт, 2000 - 210 с.

8. Р. Н. Лыгин, А. П. Толмачев. Трудовое право /конспект лекций/, - М.: ПРИОР, 2001. - 112 с.

9. Сыроватская Л. А., Трудовое право: Учебник. - М.: Высшая школа. - 2001. - 255 с.