Публичные выступления в профессиональной деятельности сотрудников таможенных органов

Для проведения такого совещания, прежде всего, необходимо четко сформулировать задачу -- только одну, самую сложную или самую важную. Желательно, чтобы в обсуждении принимали участие не более 7-12 человек. Стулья целесообразно расставить по кругу, чтобы не было «галерки» и «президиума». Необходимо жестко определить время обсуждения. Дефицит времени порождает стресс, стимулирующий мозговую деятельность. Оптимальное время такого совещания -- около 30 мин. Никто не должен критиковать выдвигаемые предложения. Большинство людей не могут творчески работать в условиях моральной угрозы, если одного одернули, другие будут думать только о том, как бы не показаться глупее всех. В начале обсуждения, как правило, выдвигаются банальные, пустые идеи. Запрет на критику облегчает выдвижение любых идей, среди которых могут оказаться и весьма ценные. Целесообразно отбирать лучшие идеи, а не отбрасывать худшие, то, что показалось непригодным сейчас, может пригодиться впоследствии. Не нужно устанавливать авторства идей - лучшие идеи всегда продукт коллективного творчества.

Ко второму виду моделей публичных выступлений в профессиональной деятельности сотрудников таможенных органов - с участниками внешнеэкономической деятельности и представителями заграничных таможенных служб:

- встречи;

- деловые переговоры, беседы;

- конференция;

- круглый стол;

- заседания советов и т. д.

ФТС России всегда была и остается открытой для диалога с бизнес-сообществом. В ФТС России регулярно проводятся тематические встречи с представителями бизнеса, сотрудники таможенных органов активно участвуют в различных конференциях и семинарах по таможенной тематике.

Многолетний постоянно действующей площадкой для решения решений , отвечающих как интересам государства, так и бизнеса, является Экспертно-консультативный совет по таможенной политике. В его состав входят представители крупнейших Российских компаний и объединений, охватывающих практически все отрасли экономики. Также с 2016 года функционирует Общественный совет при ФТС России. В его состав входят 16 членов, в том числе представители крупнейших общественных некоммерческих организаций -- Торгово-промышленной палаты РФ, ОПОРА России, Российский союз промышленников и предпринимателей. [25,с.121]

Построение модели деловых переговоров в деятельности сотрудников таможенных органов представляет собой процесс, состоящий из четырех последовательных этапов (см. рис.2.3)



Рисунок 2.3 Процесс построения модели переговоров

Уровень лиц, участвующих в переговорах, и их компетентность является решающим фактором при обсуждении принципиальных вопросов. До начала переговоров полезно выяснить организационную структуру фирмы, положения и компетентность представителей на переговорах.

Все виды деятельности подготовительного этапа ведения переговоров можно объединить в четыре группы.

Первая группа деятельности связана с инициативой проведения и составление плана переговоров.

Она предусматривает:

1. предварительный анализ участников переговоров, темы и ситуации;

2. определение задач переговоров для удержания инициативы в их проведении;

3. выбор стратегии и тактики ведения переговоров;

4. подготовку подробного плана проведения переговоров с четкой программой действий для обеспечения взаимосвязи между видами деятельности, объемами работ, количеством и качеством необходимой информации;

5. определение временных рамок, расходов на подготовку и реализацию планов с привлечением соответствующих сотрудников.

Вторая группа деятельности связана с оперативной подготовкой переговоров.

Она предусматривает:

- сбор материалов, куда входит: поиск возможных источников информации (о личных контактов, аналитических исследований, публикаций и т. д.);

- определение предварительных критериев отбора материалов;

- формирование материалов и информации, которые могут быть использованы в подготовке переговоров;

- отбор и систематизацию материалов, имеющих существенное значение для подготовки и проведения переговоров;

- анализ собранного материала, который позволит определить взаимосвязь явлений, создать определенную систему, сделать выводы, подобрать аргументацию и свести все воедино;

- подготовку рабочего плана переговоров, где собран материал, идеи и соображения, выдвинутые задачи и требования (то есть стратегия и тактика), компоновка в единое логическое целое, что составляет окончательный вариант структуры ведения переговоров.

Третья группа деятельности связана с процессом редактирования. Она включает:

- контроль подготовки переговоров, предусматривающий шлифование и последующую доработку деловой беседы, в первую очередь, заключительных положений;

- представления окончательной формы ведения переговоров, которая предусматривает, прежде всего, сжатость и четкость представленных предложений и выводов [22, с.105].

Четвертая группа деятельности связана с обработкой процесса ведения переговоров. Она включает:

- кажущуюся репетицию;

- устную репетицию;

- репетицию ведения переговоров в форме диалога с собеседником.

Второй этап общего алгоритма профессиональных переговоров представляет собой собственно процесс ведения переговоров. Он состоит из пяти фаз, задача которых формировать соответствующие принципы.

Первая фаза - начало ведения переговоров.

Задачами данной фазы являются:

- установление контакта с партнерами;

- создание приятной атмосферы для ведения переговоров;

- привлечение внимания;

- пробуждение интереса;

- «перехват», в случае необходимости, инициативы в процессе переговоров.

Для создания благоприятного климата в начале переговорного процесса необходимо не выпускать из виду некоторые важные мелочи, в частности, следует пользоваться ясными, сжатыми и содержательными вступительными словами и объяснениями; обращаться к собеседникам по имени; иметь соответствующий внешний вид; проявлять уважение к личности партнера и т.п.

Вторая фаза - передача информации.

Она должна выполнять следующие задачи:

- сбор специальной информации по проблемам, требованиям и пожеланиям партнера и его организации (фирмы);

- выявление мотивов и целей партнера;

- передача запланированной информации;

- формирование основ для аргументации или предварительной проверки правильности узловых пунктов собственной аргументации;

- анализ и проверка позиции партнера;

- предварительное определение направлений последующей деятельности, которое в конечном итоге упростит последнюю фазу - принятие решений.

Третья фаза -- аргументация. На этой фазе формируется предварительная мнение, определяется позиция по данной проблеме, которая устраивает обе стороны. Здесь можно попробовать изменить, в случае необходимости, уже сформированное мнение (позицию), закрепить то, что уже сформировалось, изменилось ли, на новую мысль. На этом этапе можно устранить или смягчить противоречия, которые были до переговоров или возникли в процессе их проведения, критически проверить собственные положения и факты, изложенные партнером.

Различают следующие виды аргументации:

1) доказательную аргументацию - необходимость проверки , точными ли являются собственные сводки, или правильными являются собственные выводы, нет ли в собственной аргументации противоречий, можно ли привести подходящие примеры и сравнения;

2) контраргументацию - необходимость проверки, не появляются ли противоречия; нет ли фактов или предложений партнера, которые можно оспорить, или не приведен ли неудачный пример (сравнение), или не сделал ли партнер ложного заключения; или не слишком ли просто представил партнер проблему, или не вытекает ли из этого необходимость показать другую сторону, или не дал ли партнер неправильную оценку и др.

Для достижения успеха в переговорах в аргументации необходимо использовать правила культуры и этики проведения:

- следует оперировать простыми, ясными, точными и убедительными понятиями;

- темп и способы аргументации следует выбирать с учетом особенностей характера и привычек партнера;

- аргументация должна быть корректной по отношению к партнеру;

- следует избегать неделовых выражений и формулировок, которые затрудняют восприятие сказанного, но в целом речь должна быть образной, а доводы - наглядными.

Четвертая фаза - опровержение аргументов партнера.

Важнейшими задачами данной фазы являются:

- разграничение отдельных возражений относительно субъектов, объектов, места, времени и последствий;

- приемлемое объяснение высказанных или невысказанных возражений, замечаний, сомнений;

- нейтрализация замечаний партнера, если для этого есть возможности, опровержение возражений партнера.

Во время решения указанных задач следует придерживаться логической структуры опровержения замечаний и аргументов партнера, в частности:

- локализовать каждое замечание или аргумент;

- проводить анализ замечаний;

- выявлять истинные причины;

- выбирать тактику опровержения;

- выбирать метод опровержения;

- проводить оперативное опровержение замечаний.

Пятая фаза - принятие решений.

К основным задачам данной фазы можно отнести:

- достижения основной, или, в худшем случае, запасной (альтернативной) цели;

- обеспечение благоприятной атмосферы в конце переговоров;

- стимулирование партнера к выполнению намеченных действий;

- составление всеобъемлющего резюме переговоров, понятного для всех участников, с четко выделенным основным выводом;

- подписание соглашения по результатам переговоров.

Если ход переговоров был позитивным, то на завершающей стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные положения, которые рассматривались в процессе переговоров, и, что особенно важно, характеристику тех положительных моментов, по которым достигнуто соглашение сторон. Это позволит добиться уверенности в том, что все участники переговоров отчетливо представляют суть основных положений будущего соглашения , у всех складывается убеждение в том, что в процессе переговоров, достигнут определенный прогресс. Целесообразно обсудить перспективу новых встреч.

В случае отрицательного исхода переговоров необходимо сохранить субъективный контакт с партнером за переговорами. В данном случае акцентируется внимание не на предмете переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих сохранить деловые контакты в будущем.

Итак, следует отказаться от подведения итогов по тем разделам, где не было достигнуто положительных результатов. Желательно найти такую тему, что представляет интерес для обеих сторон, что поможет разрядить ситуацию и создать дружественную, непринужденную атмосферу прощания [7, с.125].

Протокольные мероприятия являются неотъемлемой составляющей переговоров, они несут значительную нагрузку в решении поставленных на переговорах задач и могут либо способствовать успеху, либо, наоборот, быть причиной неудачи.

Деловой протокол охватывает широкое поле своей деятельности: это организация встреч и обслуживание переговоров, ведение записи бесед, обеспечение сувенирами, форма одежды, культурная программа. Для решения этих вопросов целесообразно создать в организации протокольную группу (по 2-3 чел.) , которая будет заниматься протокольными формальностями.

Анализ итогов деловых переговоров. Переговоры можно считать завершенными, если тщательно и ответственно проанализированы их результаты, приняты необходимые меры для их реализации, сделаны соответствующие выводы для подготовки следующих переговоров.

Целями анализа итогов переговоров являются:

- сравнение целей переговоров с их результатами;

- определение мер и действий, вытекающих из результатов переговоров;

- деловые, личные и организационные выводы для будущих переговоров.

Анализ итогов деловых переговоров должен проходить по следующим трем направлениям:

- анализ сразу после завершения переговоров. Такой анализ помогает оценить ход и результаты переговоров, обменяться впечатлениями и определить первоочередные мероприятия, связанные с итогами переговоров (назначить исполнителей и определить сроки выполнения достигнутого соглашения);

- анализ на самом высоком уровне - руководителя организации. Этот анализ результатов переговоров имеет следующие цели: обсуждение отчета о результатах переговоров и выяснение отклонения от ранее установленных директив; оценка информации об уже принятых мерах и ответственность; определение обоснованности предложений, связанных с продолжением переговоров; получения дополнительной информации о партнере по переговорам ;

- индивидуальный анализ деловых переговоров - это выяснение ответственного отношения каждого участника к своим задачам и организации в целом. Это критический самоанализ с целью контроля и получения уроков из переговоров.

В процессе индивидуального анализа можно получить ответы на следующие вопросы:

- правильно ли были определены интересы и мотивы партнера по переговорами?

- отвечала подготовка к переговорам реальным условиям, в сложившейся ситуации и требованиям?

- насколько правильно определены аргументы или предложения о компромиссе?

- как повысить действенность аргументации в содержательной и методическом плане?

- что определило результат переговоров?

- как исключить в будущем негативные нюансы в процедуре проведения переговоров?

- кто и что должен делать, чтобы повысить эффективность переговоров?

Построение модели публичного выступления -- круглый стол предполагает, что есть ведущий этого мероприятия, есть приглашённые эксперты по актуальной теме и есть, своего рода, оппонент. Последний необходим как тот, кто имеет критическую позицию по отношению к спикеру. Он задаёт сложные вопросы, выстраивает контраргументацию. Фактически, сама процедура напоминает нечто среднее между интенсивным тренингом и мозговым штурмом.

Содержание модели круглого стола включает в себя:

Послание - это та главная мысль, которая остаётся в нашей аудитории после того, как общение закончено. Оно должно быть придумано и сформулировано прежде всего. В рекламных кампаниях, например, посланием часто становится слоган [11, с.205].

Предыстория описывает то, что происходило в прошлом и имеет отношение к нашему вопросу. Владение такими данными показывает, что спикер хорошо знаком с предметом. Что он берёт свои аргументы не «с потолка», что он увлечён этой темой.

Суть вопроса - необходимо чётко сформулировать, что именно происходит и почему это происходит именно сейчас. «Мы готовились к этому шагу несколько лет и на данный момент имеем все необходимые ресурсы для воплощения замысла, а именно…».

Плюсы и минусы, сильные и слабые стороны вопроса, риски. Возможно, не всё из этого нужно проговаривать на выступлении, но точно знать и быть готовым говорить об этом необходимо. Кроме того, существует такой приём публичных выступлений, как «содержательные снижения». Суть его заключается в том, что часто публика недоверчиво воспринимает излишне позитивную информацию или безапелляционную позицию. Необходима, своего рода, ложка дёгтя в бочке мёда. Нужно показать то, что вы готовы к дискуссии. Признать существующие или возможные трудности. «Да, конечно, мы не выйдем сразу на расчётные производственные мощности. Какое-то время может быть некоторая нехватка продукции. Но в течение года заявленных показателей мы достигнем. Для этого делается то-то и то-то».

Помимо этого необходимо точно сформулировать ответы на предполагаемые вопросы. Например, вы выступаете по поводу расширения деятельности вашего отделения. Предполагаемые вопросы - а зачем?

Важное правило для оратора: записывать только то, что понял и то, что понравилось. Если не понял какую-то мысль, какой-то аргумент, то нельзя использовать эти тезисы в выступлении. Иначе любое уточнение, любой вопрос может поставить в тупик выступающего. Так же не рекомендуется использовать те аргументы, которые понятны, но по каким-то причинам не нравятся спикеру. Лучше поискать другие.

Ещё одно общее правило: записей не должно быть много, их задача только напомнить о той части содержания, которая запомнилась, понравилась и была понята. Важно не заучивать информацию, а импровизировать на тему. И записи могут в этом помочь.

Этот метод имеет плюсы и минусы. С одной стороны, круглый стол создает «легкоговорибельный» массив информации, комфортен для участников. С другой стороны, он занимает много времени [16, с.96].

Третья категория - публичные выступления при связи с общественностью включают в себя интервью, пресс-конференции, общественные заявления.

Работа пресс-центра таможенной службы работает в основном в трех направлениях:

- журнал «Таможня»;

- журнал «Таможенные ведомости»;

- «Таможня-ТВ/Customs-TV».

Журнал «Таможня» является одной из платформ, способных обеспечить изучение и распространение современных таможенных технологий и стандартов для дальнейшего применения в регионе. В нем могут публиковать свои материалы как действующие сотрудники таможенных служб региона и высших образовательных и научно-исследовательских учреждений различных стран, так и представители международных организаций и деловых кругов, связанных с таможней и пр. В журнале имеются рубрики для материалов об отношениях таможни с бизнесом, проблемах подготовки кадров, внедрении стандартов ВТамО, о достижениях и передовом опыте.

Первое Интернет-телевидение о таможне и ВЭД «Таможня-ТВ/Customs-TV» начало свое вещание весной 2014 года. Канал рассказывает о таможенном деле и внешней торговле, а также о таможенниках России, которые стоят на страже экономических интересов Отечества. Миссия канала: популяризация российского таможенного дела как комплекса теории и практики внешнеэ- кономической деятельности среди заинтересованной аудитории России, стран-членов Таможенного союза и дальнего зарубежья. Вещание канала сегментируется на информационный, аналитический, обучающий и развлекательный блоки. Сегодня телеканал «Таможня-ТВ/Customs-TV» это:

- налаженная структура телевизионного производства;

- связь с региональными телекомпаниями, которые предоставляют «Таможня-ТВ/Customs-TV» видеоматериалы по таможенной и ВЭД-тематике из различных субъектов РФ;

- долгосрочное партнерство с Федеральной таможенной службой РФ.

26 сентября 2013 года ЗАО «РОСТЭК- Таможинформ» подписало с ФТС России Соглашение об информационном взаимодействии по данному проекту, что обеспечивает оперативность подачи информации и удобство производства для всех участников процесса.

От коллегии ФТС России, где таможенная политика формулируется, до таможенного поста, где эта политика реализуется на практике. Регулярные командировки корреспондентов дают большое количество эксклюзивных материалов. Телеканал тесно сотрудничает с отделами и отделениями по связям с общественностью системы таможенных органов России, что позволяет полу- чать свежие новости из первых уст в максимально короткие сроки.

Информационно-аналитическая программа «Ищем решение» - это обсуждение с приглашенными в студию государственными служащими, специалистами и экспертами ключевых проблем таможенной политики и практики, новейших методов таможенного администрирования в России и Таможенном Союзе.

Ведущий в студии выступает в роли модератора профессионального разговора о таможенной политике и практике, об опыте деятельности участников ВЭД (импортеры - экспортеры, таможенные представители, владельцы складов СВХ, финансовые учреждения, транспортные компании, IT-разработчики, информационные операторы и др.) в таможенной сфере. Решение той или иной проблемы не задано изначально, а находится в ходе программы. Именно поэтому она будет интересна не только специалистам, но и широкой аудитории.

Официально Информационно-аналитическая программа Хронометраж: 10 минут Премьерный показ: один раз в неделю (четверг). В программе руководители структурных подразделений и специалисты Федеральной таможен- ной службы России дают оценку наиболее значимым событиям, происходящим в таможенной сфере, сообщают о нововведениях и объясняют их суть, говорят о тенденциях в современной таможенной политике [23].

Таким образом, коммуникации в сфере таможенного дела распределяются на несколько уровней: внутренние - между сотрудниками таможенных органов, внешние - с участниками внешнеэкономической деятельности и сотрудниками заграничных таможенных служб; общественные - с представителями СМИ. Каждый уровень выражается в соответствующих моделях публичных выступлений. Внутренний уровень включает совещание, собрание, деловые встречи, переговоры; консультации и лекции ведущих специалистов; семинары; веб-семинары.

Внешний уровень включает встречи, деловые переговоры, беседы, конференции, круглые столы, заседания.

Общественный уровень включает в себя интервью, пресс-конференции, общественные заявления.

Каждая модель публичного выступления имеет свои особенности и требования к подготовке. Поэтому при построение модели публичного выступления необходимо учитывать его вид и цели.

2.2 Практические особенности при подготовке к публичным выступлениям

При подготовки к публичным выступлениям необходимо учитывать множество практических моментов, таких как:

- характеристики аудитории;

- заметки;

- наглядные средства.

Окружающая обстановка выступления крайне важна. Некомфортные условия ухудшают как презентацию, так и способности аудитории слушать и запоминать. Поэтому заранее необходимо найти ответы на несколько критических вопросов, особенно если окружающая обстановка вам незнакома. Большая аудитория требует:

- ораторского мастерства;

- четкости в работе с визуальными средствами и управлении сценой;

- выдержки и организаторских качеств;

- умения видеть всю аудиторию в целом и каждого участника в отдельности;

Малая аудитория :

- неофициальности;

- гибкости в последовательности и содержании;

- знания участников презентации по имени и позициям;

- примеров из их практики или сферы деятельности .

Существую некоторые барьеры, препятствующие возникновению благоприятной окружающей обстановки для публичного выступления (см. таблицу 2.1).

Все эти аспекты необходимо учитывать при подготовки к публичному выступлению и в зависимости от выбранной модели выбирать нужное оснащения.

Таблица 2.1 Влияние параметров аудитории на качество публичного выступления

Причины, которые могут негативно повлиять на выступление	Последствия
комната слишком большая	- может подавить маленькую группу; - может препятствовать дискуссии/участию аудитории; - может мешать слушателю/оратору установить взаимопонимание; - создает формальную обстановку и чувство отдаленности
комната слишком маленькая	границы личного поля слушателей могут быть стеснены, что принуждает к сближению оратора с аудиторией
колонны	могут ограничивать обзор
недостаточно/слишком яркое освещение	- при плохом освещении невозможно вести записи; - плохое освещение мешает визуальному контакту
столы	- могут рассматриваться в качестве барьеров между оратором и аудиторией; - мешают двигаться, сокращают место отведенное для аудитории.
неподходящее убранство комнаты	- создаёт непрофессиональную обстановку; - может отвлекать на себя внимание.

Важным этапом при подготовке к выступлению является создание «резюме» к своему выступлению, то есть заметок. Самая простая форма резюме («метод заголовков») представляет собой выписки ключевых фраз из полного текста доклада, которые можно использовать во время выступления. Порядок составления заметок: определить главные направления по докладу, составить список основных заголовков на листах А4, оставляя немного места под каждым для соответствующего текста; набросать сначала черновик, в котором между заголовками будет оставлено место, чтобы их можно было поменять местами для выстраивания их в наиболее подходящем порядке. Под каждым главным заголовком стоит вносить краткие записи, относящиеся к этому заголовку.

Также стоит отредактировать материал, оставляя поля с комментариями по поводу «Важно», «Следует» и «Может быть»; добавляя сценические ремарки, например такие, как использование наглядных материалов; указывая приблизительное время.

Готовое резюме можно напечатать в качестве окончательного плана на листах А4 или на больших карточках, чтобы отдельные листы или карточки использовались, как того хочет выступающий, для каждого главного подзаголовка. Полезно выделить отдельные места маркерами разных цветов.

Необходимо нумеровать страницы или карточки, так как вы можете по прошествии времени вытащить оттуда несколько листов для корректировки или вы уроните их, и это может случиться даже Для удобства использования стоит скрепить карточки или листы между собой [30, с.225].

Многие люди говорят, что чувствуют себя увереннее, когда пользуются перед аудиторией своими заметками во время выступления. Если вы положите резюме на стол около себя, будете заглядывать в него и переворачивать страницы, когда необходимо, это не будет выглядеть навязчиво, как вы можете подумать; даже если аудитория заметит ваши действия, она обычно не реагирует на это плохо. Лучше быть уверенным в своем выступлении и в его ровном течении, даже если все видят, что вы пользуетесь записями, чем запутаться и провалиться из-за того, что вы не хотели подглядывать в свои заметки.

Использование резюме очень действенно, так как речь звучит естественно, слова приходят сами собой, в то время как чтение заранее написанного текста значительно уменьшает влияние выступления на аудиторию, а запоминание написанного текста заметно сковывает выступающего и привязывает к заранее составленному плану, не давая возможности откликаться на реакцию аудитории.

Следующим аспектом при подготовке к публичному выступлению является вербальная презентация, в которую вошли тщательно подобранные наглядные пособия, будет иметь больше гарантий, что интерес аудитории не ослабнет до самого конца, а также что их умственные способности будут максимально задействованы. Существуют принципы, которые необходимо соблюдать при выборе наглядных средств:

- своевременность;

- содержание достоверных сведений;

- аккуратность;

- эффективность;

- системность.

Электронные таблицы позволяют визуализировать данные, размещенные на рабочем листе, в виде диаграммы. Диаграмма наглядно отображает зависимости между данными, что облегчает восприятие и помогает при анализе и сравнении данных.

Диаграммы могут быть различных типов, которые представляют данные в различной форме. Для каждого набора данных важно правильно подобрать тип создаваемой диаграммы.

Для наглядного сравнения различных величин используются линейчатые диаграммы, в которых высота столбца пропорциональна значению величины. Линейчатые диаграммы могут быть плоскими или объемными, причем столбцы могут быть расположены как вертикально (гистограмма), так и горизонтально. Например, с помощью линейчатой диаграммы можно наглядно представить данные о численности населения различных стран мира.

Для отображения величин частей некоторого целого применяется круговая диаграмма, в которой величина кругового сектора пропорциональна значению части. Круговые диаграммы могут быть плоскими или объемными, причем секторы могут быть раздвинуты (разрезанная круговая диаграмма). Например, круговая диаграмма позволяет наглядно показать долю цен отдельных устройств компьютера в его общей цене [12, с.98].

Для построения графиков функций и отображения изменения величин в зависимости от времени используются диаграммы типа график. На плоских графиках маркерами отображаются значения числовой величины, которые соединяются между собой плавными линиями. Объемный график представляет изменение величины с помощью цветной трехмерной фигуры.

Диапазон исходных данных: ряды данных и категории. При создании диаграммы в электронных таблицах, прежде всего, необходимо выделить диапазон ячеек, содержащий исходные данные для ее построения. Диаграммы связаны с исходными данными на рабочем листе и обновляются при обновлении данных на рабочем листе.

Выделенный диапазон исходных данных включает в себя как ряды данных, так и категории.

Ряд данных - это множество значений, которые необходимо отобразить на диаграмме. На линейчатой диаграмме значения ряда данных отображаются с помощью столбцов, на круговой - с помощью секторов, на графике - точками, имеющими заданные координаты у.

Категории задают положение значений ряда данных на диаграмме. На линейчатой диаграмме категории являются «подписями» под столбцами, на круговой диаграмме - названиями секторов, а на графике категории используются для обозначения делений на оси X. Если диаграмма отображает изменение величины во времени, то категории всегда являются интервалами времени: это дни, месяцы, годы (см. табл. 2.2).

Ряды данных и категории могут размещаться как в столбцах, так и в строках электронной таблицы.

Оформление диаграммы. Диаграммы могут располагаться как на отдельных листах, так и на листе с данными (внедренные диаграммы). Область диаграммы кроме обязательной области построения диаграммы может содержать названия оси категорий и оси значений, заголовок диаграммы и легенду.

Таблица 2.2 Основные типы диаграмм

Тип диаграммы	Наименования диаграмм
Линейчатая	Вертикальная (гистограмма)	Горизонтальная объемная
Круговая	Плоская	Объемная разрезанная
График	С маркерами	Объемная

Внешний вид диаграммы можно настраивать. С помощью мыши можно изменять размеры области внедренной диаграммы, а также перемещать ее по листу (см. рис. 2.4).

Область построения диаграммы является основным объектом в области диаграмм, так как именно в ней производится графическое отображение данных. В линейных диаграммах можно изменять цвет столбцов, в круговых - цвет секторов, в графиках - форму, размер и цвет маркеров и соединяющих их линий.

Рисунок 2.4 Область диаграммы

Линейчатые диаграммы и графики содержат ось категорий (ось X) и ось значений (ось Y), формат которых можно изменять (толщину, вид и цвет линий).

Важнейшим параметром осей является шкала, которая определяет минимальные и максимальные значения, а также цену основных и промежуточных делений. Рядом с делениями шкалы по оси категорий размещаются названия категорий, а рядом с делениями шкалы по оси значений - значения ряда данных. В круговых диаграммах названия категорий и значения ряда данных отображаются рядом с секторами диаграммы.

Для более точного определения величины столбцов линейчатой диаграммы и положений маркеров графика можно использовать горизонтальные и вертикальные линии сетки. Основные линии сетки продолжают основные деления шкалы, а промежуточные линии - промежуточные деления шкалы.

Название диаграммы и названия осей можно перемещать и изменять их размеры, а также можно изменять тип шрифта, его размер и цвет.

Легенда содержит названия категорий и показывает используемый для их отображения цвет столбцов в линейчатых диаграммах, цвет секторов - в круговых диаграммах, форму и цвет маркеров и линий - на графиках. Легенду можно перемещать и изменять ее размеры, а также можно изменять тип используемого шрифта, его размер и цвет [20, с.71].

Наиболее распространены следующие формы наглядных пособий:

- особые предметы;

- флип-чарты;

- белые доски;

- компьютерные презентации.

Там, где это возможно, самым эффективным наглядным средством служит тот объект, о котором ведется речь. В таких случаях объект надо лишь кратко описать - он говорит сам за себя, хотя, с другой стороны, описание его составных частей их работы и назначения, несомненно, нуждаются в комментариях.

Хотя многие выступающие и не придают этому значения, сами они являются одним из самых мощных визуальных пособий и могут оказывать значительное влияние на аудиторию. Например, если предмет выступления - мотивация, в которую включены энтузиазм и общение как аспекты поведенческих норм, слушатели вряд ли будут очень внимательны, если докладчик не заинтересует их демонстрацией этих норм. К примеру руководитель в таможенных органов, при мотивирующей речи о внешнем виде сотрудников, должен быть одет соответствующе.

Внешний вид и одежда могут сильно повлиять на отношение аудитории к выступающему, в обычных обстоятельствах это не считается наглядными пособиями. Но в ряде обстоятельств они могут являться таковыми, например в тот момент, когда вы представляете программу по официальному введению в должность.

Флип-чарт - магнитно-маркерная доска с креплением для листа или блока бумаги, переворачиваемой по принципу блокнота.

Используется для проведения лекций, семинаров и прочих подобных мероприятий. Имеет опору на колёсиках или в виде треноги. Нередко на нём пишется незаметный для участников мероприятия план выступления; иногда на листах намечается карандашом изображение рисунков или таблиц, чтобы во время занятий можно было обвести их маркерами и тем самым сэкономить время. Преимущества использования:

1) Легко приспосабливаем. Может использоваться как с чистым листом бумаги, чтобы писать или рисовать на нем, так и с приготовленным пособием или плакатом который можно прикрепить к подставке различными способами.

2) Может использоваться любая бумага. Хотя, чаще используется и с коммерческой точки зрения выгоднее флип-чарт с плотной бумагой, подойдет любая бумага большого формата.

3) Удобен в применении. Для ясности и большей эффективности материал можно записывать крупным шрифтом.

4) Не требуется никаких усилий. В отличие от сложных, электронных/электрических наглядных пособий, это пособие не требует никаких усилий, поэтому может использоваться везде.

5) Легко располагается. Листы бумаги, даже размера А1 для обычного флип-чарта, относительно легки и могут быть расположены как на самом флипчарте, так и на стенах дверях, на кабинках и даже на занавесках с помощью кнопок.

6) Сохраняется для других целей. В отлитие от доски, с которой нужно каждый раз стирать написанное, все использованные листы флип-чарта можно убрать и сохранить для того, чтобы потом вернуться к нему, или для других целей.

7) Прост, дешев, не требует особых умений. Это является основным преимуществом для новичков, Чему необходимо научиться, так это разборчиво писать на вертикально расположенном листе бумаги, а также использовать такие методики, которые помогают воздействовать на слушателей.

8) Транспортабелен. Листы бумаги можно легко свернуть в трубочку, а основание сложить для транспортировки. Флип-чарты с размером листов меньше А1 легче переносить, хотя их использование в аудитории может быть ограничено.

9) Всегда готов для новой записи. Не нужно никакой предварительной подготовки, если флипт-чарт нужно использовать во время выступления в качестве большого блокнота для записей [31, с.234].

Но также существуют и недостатки его использования:

1) Пособия легко рвутся, пачкаются, и у них загибаются углы. Хотя флип-чарт и является легко переносимым пособием, листы трудно хранить и транспортировать из-за того, что их легко повредить.

2) Пособия могут выглядеть непрезентабельно. Если пособия неаккуратно выполнены, они не заинтересуют слушателей, а выступающий может потерять доверие.

3) Некоторые трудности при использовании. Распространенная методика прикрепления заранее приготовленных карточек на кнопки требует усилий и может создать проблемы. Постоянные повороты слушателей назад и вперед, чтобы взглянуть на развешенные пособия, могут быть заменены флип-чартом с его зажимами и скобами. Но этим методом трудно пользоваться, если не следить за этими приспособлениями, иначе будет неудобно менять листы.

4) Недолговечность. Поскольку используется бумага, такой вид пособия имеет очень непродолжительный срок службы.

Флип-чарт -- очень полезное и удобное пособие, и хотя он очень прост в использовании, есть способы увеличить сферу его употребления.

Если нет уверенности в том, сколько места вам потребуется на листе флипчарта во время выступления, или нет навыка свободно писать на нем, есть вероятность что строки не будут горизонтальными (это очень часто случается), или нет уверенности в том, что сможете нарисовать какой-нибудь рисунок перед аудиторией, можно заранее подготовить еле заметный пунктир на листах.

Пунктирный контур представляет собой легкие карандашные линии или контур, на котором будет записываться текст или делаться набросок. Если линии едва заметны, но отчетливо видны стоящему у подставки докладчику, на расстоянии они не будут замечены слушателями.

Также в верхнем правом углу листа стоит тонко написать карандашом ключевые слова того материала, который вам надо представить аудитории. Эта запись должна быть видимой только оратору, но не слушателям.

Бывают случаи, когда флип-чарт используется для нескольких листов и к одному или двум из них нужно обратиться позже, например в конце сессии. Некоторые загибают нижний угол таких листов, чтобы их легче было обнаружить потом, но есть опасность, что эти углы непонятно куда исчезнут. Вместо этого можно зацепить края нужных вам листов скрепками. Можно поступить еще более разумно: прицепить к листам по одной, две или три скрепки в зависимости от той последовательности листов, которую вы хотите принять в вашем выступлении [36, с.389].

Вы можете таким же образом пометить закладками приготовленные листы, если знаете, что в какой-то момент вы обратитесь к нужному листу в стопке. Загибать углы и использовать скрепки не всегда удобно, в этом случае, вместо того чтобы искать нужный лист в стопке, легче заготовить дубликат к тому моменту, когда потребуется.

Некоторые флип-чарты снабжены специальными пазами для облегчения ввода туда бумаги. Если у имеющегося флип-чарта таких пазов нет, стоит осторожным при замене листов: очень легко оторвать кусочек или даже разорвать лист пополам.

Писать стоит отчетливо и крупно. Мелкий, не очень разборчивый почерк вполне можно разобрать, стоя рядом с флип-чартом, но для слушателя, сидящего на некотором расстоянии, почерк может показаться совершенно неразборчивым.

Также стоит пояснять свои слова или заменять их рисунками и графикой. Если отсутствует умение рисовать, то уместным будет подготовленный заранее лист для флип-чарта, проиллюстрированный картинками и фотографиями из журналов и газет. Но при этом необходимо убедиться, то рисунки достаточно большого размера, чтобы их можно было увидеть и рассмотреть с большого расстояния.

Большинство докладчиков, которым часто приходится выступать перед аудиторией, в своих тезисах, в слайдах слайд проектора или на листах флип-чарта пользуются шрифтом Arial, утверждая, что его легче читать, возможно, и из-за того, что таким шрифтом быстрее писать, чем, например, Times. Конечно, все зависит от личного предпочтения. Трудность заключается в том, сможет ли аудитория читать ваши визуальные пособия. Хорошо подготовленное пособие, внешне привлекательное, аккуратное, не загроможденное лишними деталями и не напоминающее радугу, произведет благоприятное впечатление на слушателей и принесет свои плоды.

Самым распространенным методом использования флип-чарта, который включает в себя и выше описанные способы, считается «добавочный» метод: начинается с чистого листа бумаги на флип-чарте и в течение выступления добавляется к нему слова и рисунки.

Обратный метод заключается в способе «обнаружения», когда листы для флип-чарта были уже заранее приготовлены, но таким образом, что:

- не весь флип-чарт виден сразу;

- части листа можно открывать постепенно;

- порядок открывания варьируется [39, с.401].

Заранее подготовленный лист должен представлять собой список слов или фраз или показывать ступени выступления, которые будут раскрываться во время выступления. Если будет представлена сразу вся схема, пока речь дет только о втором пункте, слушатели будут читать дальше и уже дойдут до шестого пункта, пропустив, вероятнее всего, большинство из сказанного.

Белая доска представляет собой лист железа, покрытый белым пластиком (хотя применяются различные цвета), белая доска обычно глянцевая и прикреплена к стене. В больших комнатах такие белые доски могут быть развешены по всему периметру комнаты. Обычно белые доски имеют большой формат -- примерно 2-3 м на 1-2 м, хотя можно пользоваться и меньшими, переносными, размером 15 см на 10 см, а также есть доски средней величины, примерно с лист А1, такую доску можно устанавливать как обычную подставку.

В основном белые доски используются в качестве флип-чарта, но на них пишут специальными маркерами, след от которых легко стирается тряпкой.

Хотя белые доски обычно не так транспортабельны; как флип-чар-ты, но на их поверхности большего размера текст можно разместить более удобно.

На этих досках, так же как и на листах флип-чартов, пишут разными цветами и делают чертежи и рисунки. Как говорилось перед этим, опасно готовить заранее слишком много записей. Но во время выступления, в качестве «блокнота» для записи комментариев, идей, которые при необходимости можно стереть, чтобы сделать другие записи, такой доске нет равных. Так как такая доска состоит обычно из листа железа, то она притягивает к себе магнит, маленькие кусочки которого можно прикрепить к картинкам и использовать подобно маркерам. Эту доску можно использовать также в качестве экрана (особенно если ее поверхность матовая), например для разных видов слайд проекторов, хотя могут возникнуть некоторые проблемы по проекции из-за того, что доски часто фиксируются на стене вертикально [37, с.421].

Также существуют электронные белые доски, обычно с тремя или более подвижными досками, которые можно переворачивать, освобождая таким образом чистое поле и оставляя целыми предыдущие записи. Некоторые из таких электронных досок имеют дополнительное устройство по распечатке копий А4 материала, написанного на одной панели доски, что может быть очень удобным, когда немедленно требуется представленный на бумаге материал.

Преимущества белой доски включают в себя многие из тех, которыми обладает флип-чарт. Основные среди них:

- простота в использовании;

- материал можно легко написать и легко стереть;

- не надо прикладывать никаких усилий, кроме случаев использования электрических белых досок;

- можно использовать пособия с магнитом;

Но также можно выделить и минусы использования:

- отвлечение от аудитории;

- временность создания текста и рисунков;

- трудности при написании.

В последнее время актуальным видом демонстрации материла являются компьютерные презентации.

Слово «презентация» обозначает представление, демонстрацию. Обычно для компьютерной презентации используется мультимедийный проектор, отражающий содержимое экрана компьютера на большом экране, вывешенном в аудитории. Презентация представляет собой совмещение видеоряда - последовательности кадров со звукорядом - последовательностью звукового сопровождения. Презентация тем эффективнее, чем в большей мере в ней используются возможности мультимедиа технологий [16,с.79].

Презентация представляет собой последовательность слайдов. Отдельный слайд может содержать текст, рисунки, фотографии, анимацию, видео и звук.

При создании презентаций, как правило, между слайдами организуются гиперсвязи. Благодаря этому становится возможной не только однозначная последовательность просмотра слайдов, но и произвольный просмотр по смысловым связям. Например, презентация может начинаться со слайда, содержащего общие сведения о представляемом материале и перечень его основных разделов.

Если же технологию гипертекста применить к нетекстовым элементам презентации, то получим класс систем, которые называются гипермедиа. Презентация является системой гипермедиа, так как гиперсвязи могут быть наложены на графические и звуковые объекты. К примеру, после щелчка кнопкой мыши на изображении исторического памятника будет выполнен переход на слайд с подробной информацией о нем.

С точки зрения организации презентации можно разделить на три класса:

- интерактивные презентации;

- презентации со сценарием;

- непрерывно выполняющиеся презентации.

Интерактивная презентация - диалог между пользователем и компьютером. В этом случае презентацией управляет пользователь,то есть он сам осуществляет поиск информации, определяет время ее восприятия, а также объем необходимого материала. В таком режиме работает ученик с обучающей программой, реализованной в форме мультимедийной презентации. При индивидуальной работе мультимедийный проектор не требуется [10, с.83].

Все интерактивные презентации имеют общее свойство: они управляются событиями. Это означает, что когда происходит некоторое событие (нажатие кнопки мыши или позиционирование указателя мыши на экранном объекте), в ответ выполняется соответствующее действие. Например, после щелчка мышью на фотографии картины начинается звуковой рассказ об истории ее создания.

Презентация со сценарием - показ слайдов под управлением ведущего (докладчика). Такие презентации могут содержать «плывущие» по экрану титры, анимированный текст, диаграммы, графики и другие иллюстрации. Порядок смены слайдов, а также время демонстрации каждого слайда определяет докладчик. Он же произносит текст, комментирующий видео р яд презентации.

В непрерывно выполняющихся презентациях не предусмотрен диалог с пользователем и нет ведущего. Такие самовыполняющиеся презентации обычно демонстрируют на различных выставках.

Создание презентации на заданную тему проходит через следующие этапы: создание сценария; разработка презентации с использованием программных средств.

Предварительно необходимо продумать содержание каждого слайда, а также связи между ними. Поэтому основу любой презентации составляет схема в виде системы взаимосвязанных слайдов (см. рис.2.5).

Рисунок 2.5 Схема презентации - множество слайдов и связей между ними: а - простейшая структура, б - сложная структура (многовариантный сценарий)

Затем нужно выбрать программу разработки презентации. Каждая из существующих программ такого класса обладает своими собственными индивидуальными возможностями. Тем не менее между ними есть много общего. Каждая такая программа включает в себя встроенные средства создания анимации, добавления и редактирования звука, импортирования изображений, видео, а также создания рисунков.

Такие программы, как Power Point, предлагают различные возможности по оформлению слайдов, созданию у них рамки и разных оттенков фона (но с фоном нужно проявлять осторожность, его чрезмерная яркость может помешать восприятию основного изображения),

Важно выбрать правильный темп выступления и демонстрации. Он не должен быть слишком быстрым, поскольку слушатели должны не только услышать ваш текст, но и успеть рассмотреть слайды на экране. Однако всякое выступление бывает ограниченным по времени, поэтому надо позаботиться о том, чтобы вместиться в данный регламент.

Раздаточные материал имеет множество форматов и предназначений, различаются в зависимости от времени и от методов использования. Раздаточные материалы используются:

- перед презентацией в качестве вспомогательного пособия;

- во время презентации для подкрепления подготовленного к выступлению материала;

- во время презентации, чтобы подвести итоги сказанному;

- во время презентации в качестве интерактивного инструмента; для дачи кратких заметок, чтобы перейти к активным действиям;

- в качестве памятки после выступления.

Таким образом, при подготовке к публичным выступлениям необходимо учитывать некоторые практические аспекты, такие как: оснащение помещения, наличие заметок, наглядного материала. Эффективность публичного выступления напрямую зависит от этих аспектов. Подходит ли размер помещения, достаточно ли оно оснащено, имеется ли какой либо «опорный» материал при выступлении, подготовлены ли какие либо демонстрационные средства, соответствуют ли они выбранной модели выступления, есть ли технологические возможности для их демонстрации - все эти моменты должны учитываться при подготовке к публичному выступлению.

3. Практика публичных выступлений в деятельности сотрудников таможенных органов

3.1 Взаимодействие таможенных органов со средствами массовой информации и деловыми кругами в 2015 году

В 2015 году ФТС России проводила информационно-разъяснительную работу по актуальным вопросам деятельности таможенных органов. Особое внимание уделялось освещению вопросов совершенствования таможенного администрирования, внедрения современных информационных технологий, сокращения времени совершения таможенных операций и упрощения таможенных процедур, обеспечения межведомственного электронного взаимодействия, повышения качества предоставления государственных услуг, смещения акцентов таможенного контроля на этап после выпуска товаров в условиях евразийской экономической интеграции, дальнейшего развития международного таможенного сотрудничества, совершенствования правоохранительной деятельности и противодействия коррупционным проявлениям, социальной защиты должностных лиц таможенных органов и других [4].

В рамках прямого диалога с общественностью руководитель ФТС России, его заместители и руководители структурных подразделений ФТС России в 2015 году провели 37 пресс-конференций, дали 26 тематических интервью федеральным телеканалам; в ведущих федеральных печатных изданиях опубликовано 23 интервью и авторских статьи. (см. рис.3.1).

В 2015 году при непосредственном содействии Пресс-службы ФТС России вышло 352 телесюжета, 429 сообщений на радио и около 2 200 публикаций на таможенную тематику в средствах массовой информации (далее - СМИ). Выпущено 662 пресс-релизов, подготовлено и передано телекомпаниям 53 видеоматериала о деятельности таможенных органов.

Рисунок 3.1 Обеспечение взаимодействия Пресс-службы ФТС России со СМИ в динамике за 2014 - 2015 годы

Региональными таможенными управлениями и таможнями, непосредственно подчиненными ФТС России, в 2015 году подготовлено и направлено в региональные и местные СМИ более 5 тысяч пресс-релизов, оказана помощь телерадиокомпаниям в съемках 4 тысяч телевизионных сюжетов и выпуске 5,5 тысяч радиосообщений.

Интернет-ТВ-каналом «Таможня-ТВ» подготовлено 415 сюжетов для программы «Таможенные вести: итоги недели», 69 сюжетов для программы «Специальный репортаж», 39 сюжетов для программы «No comment»,

15 выпусков программы «Официально», 15 материалов к 70-летию Победы в Великой Отечественной войне, 36 сюжетов о выставочной деятельности таможенных органов и участниках выставок, 9 документальных фильмов о деятельности таможенных органов и их сотрудников, 6 научно-популярных фильмов «История Российской таможни», 7 рекламных роликов, способствующих популяризации таможенной службы Российской Федерации.

Обеспечен выпуск официальных изданий ФТС России: вышло 24 номера журнала «Таможня» и 12 номеров бюллетеня «Таможенные ведомости».

В 2015 году Пресс-служба ФТС России принимала участие в пресс-турах и иных акциях с участием представителей прессы, в том числе по освещению экспертно-криминалистической деятельности таможенных органов (в ЦЭКТУ), вопросов развития информационных технологий (в Центральном информационно-техническом таможенном управлении), медицинского обеспечения должностных лиц таможенных органов (в Центральном клиническом госпитале ФТС России).

В Крыму в рамках акции «Депутатский досмотр» представители депутатского корпуса всех уровней совместно с представителями прессы побывали во вновь открытых пунктах пропуска, что способствовало укреплению взаимодействия с республиканскими и местными органами власти.