Особенности современного русского литературного языка

При свертывании информации нередко случаются нарушения. Поэтому необходимо уточнить некоторые правила сокращения слов и предложений.

Назовем 4 правила сокращения слов.

1. Первая часть сокращаемого слова должна оканчиваться на согласную букву: кол-во, св-во, хим-ий.

2. Сокращать слово нужно так, чтобы его можно было легко восстановить в конкретном контексте, значит не следует сокращать падежные окончания, обеспечивающие связь слов в предложении.

3. Малознакомые слова и термины, впервые представленные в тексте, записываются полностью, только при вторичном их употреблении возможно сокращение.

4. Целесообразно использовать:

а) общепринятые сокращения: р-р - раствор, т.о. - таким образом, м.б. - может быть, д.б. - должен быть, т.е. - то есть, ит.д. - и так далее;

б) общепринятые аббревиатуры: СМИ,НСР …;

в) математические знаки: + - = % < > ~ ...;

г) обозначение физических величин: t, F, m, … ;

д) пиктограммы: глаз - точка зрения, стрелки - следовательно и пр.

Известны правила сокращения предложений.

1. Так как главная информация предложений обычно выражается подлежащим и сказуемым, при сокращении предложений опускаются избыточные слова (повторы, второстепенные детали, разъяснения).

2. Определение новых понятий записывается всегда дословно и оформляется как цитата.

Чтобы упростить запись и последующее восстановление оригинального текста, рекомендуется переформулировать главную информацию. С этой целью используются следующие виды трансформации предложений:

- лексическая трансформация: аппарат - механизм;

- грамматическая трансформация: температура повышается, когда увеличивается давление - температура повышается при увеличении давления;

- лексико-грамматическая трансформация: химический состав стали влияет на то, какими будут ее свойства - свойства стали зависят от ее химического состава;

- логико-смысловая трансформация - выражение содержания некоторого отрезка текста другими языковыми средствами: новый метод производства, в отличие от уже существующего, не требует больших материальных затрат, что положительно сказывается на себестоимости продукции - новый метод производства экономически выгоднее традиционных.

Непереформулированная информация обязательно оформляется как цитата (кавычки, многоточие, если опущена строфа или фрагмент) с указанием номера страницы.

В качестве наглядного примера рассмотрим порядок составления и правила оформления полного (интегрального) конспекта.

Так, для написания конспекта необходимо составить план прочитанного текста. План текста будет представлять собой систему опорных слов, на основе которых развертывается (восстанавливается) информация, при этом используется цитирование или близкая к тексту переформулировка с целью упрощения записи (возможные трансформации были рассмотрены выше).

Правила составления и оформления конспекта таковы.

1. Обязательно сразу после полного названия первоисточника указываются все его выходные данные (место издания, издательство, год, количество страниц).

2. Необходимо оставлять поля 1/3 объема страницы, чтобы можно было делать пометки, ссылки и указывать номера страниц.

3. Рубрикация первоисточника всегда сохраняется.

4. Цитаты заключаются в кавычки, допускается многоточие на месте пропуска фрагмента текста, на полях при этом указываются номера страниц.

5. Если пометки или замечания не помещаются на полях, можно их включать в текст конспекта, но заключать в скобки или рамки и отмечать специальным знаком или словами «мое добавление» или «мое мнение».

6. Главную информацию принято выделять цветом или подчеркиванием.

7. Каждое новое положение оформляется в виде абзаца (отступ в начале строки).

Такова общая характеристика конспекта как вторичного жанра научного стиля речи.

5. Теперь имеющееся представление об особенностях плана и конспекта позволяет нам перейти к более сложному научному жанру - реферату.

Слово реферат соотносится с латинским словом refere «сообщать», «докладывать».

Принято следующее определение.

Реферат - это краткое изложение содержания оригинального текста, включающее фактические сведения и выводы, значимые с точки зрения целесообразности обращения к первоисточнику.

Из определения ясно, что реферат имеет информационное назначение, а требование целесообразности предполагает передачу существенной информации. В таком случае возникает вопрос: какая информация относится к несущественной? Таковой считается избыточная, а именно ранее известная, уже опубликованная во многих источниках информация. Подчеркнем, что содержание реферата отражает сам документ и носит объективный характер. В нем нет развернутых доказательств, сравнений, пространных рассуждений, свойственных первичным жанрам: статье, монографии, даже курсовой работе, которые призваны убеждать и устанавливать истинность. Поэтому не следует забывать о том, что реферат - это вторичный жанр, который не повторяет и не заменяет первоисточника, а лишь выделяет интересную, новую, может быть, актуальную с точки зрения определенной темы информацию.

Пожалуй, именно в принципе отбора информации состоит главное отличие реферата от конспекта или сложного плана, которые мы уже анализировали.

В основе классификации рефератов лежат те же признаки, по которым различаются виды конспектов: 1) по степени обобщенности и полноты информации; 2) по количеству используемых источников.

1) По степени обобщенности рефераты делятся на информативные - рефераты-конспекты и индикативные -рефераты-резюме, в которых выносятся некоторые положения в зависимости от темы.

2) По количеству используемых источников различаются рефераты монографические и обзорные.

Но в отличие от конспекта реферат может рассматриваться как вид научной работы и имеет свои ГОСТы (ГОСТ 7.9 - 77/ 7р-84). По этому признаку рефераты делятся на общие, т.е. не связанные с конкретной деятельностью, и специальные, которые соотносятся с определенным видом работы.

Так, одним из специальных видов реферата считается самостоятельная учебная письменная работа, которая имеет свои особенности и правила построения.

По характеру содержания и объему информации можно выделить 3 типа учебных рефератов:

1. Реферат-обзор представляет собой рассуждение на определенную тему на основе анализа нескольких источников информации в виде доказательства или опровержения какого-то положения. Причем информация источников используется именно в качестве аргументации или иллюстрации. Объем - 10-15 страниц.

2. Реферат-резюме - это краткое изложение содержания научной статьи, книги, ее части, которое включает основные положения, аргументацию, сведения о методе исследования и выводы. Такие рефераты носят профессиональный характер, расцениваются как научная работа и публикуются в реферативных журналах. Объем - 1-2 страницы. Этот тип реферата используется студентами-старшекурсниками, магистрами и аспирантами в ходе их научно-исследовательской деятельности.

3. Реферат-аннотация представляет собой сжатое описание содержания курсовой работы, выпускной работы бакалавра или дипломной работы магистра, является их составной частью, предваряющей весь текст работы. Объем - не более 10-12 строк.

В качестве примера рассмотрим особенности, правила составления и оформления реферата-обзора, который является наиболее распространенной письменной самостоятельной работой при обучении в вузе.

Текст реферата включает тему исследования, предмет исследования, цели, задачи и методы, которые только называются, но не анализируются, конкретные результаты, выводы автора и область применения, при необходимости приводятся сведения об авторе.

Так как реферат- это всегда сокращенный текст, то при свертывании нередко возникают нарушения, которых следует избегать. Приведем примеры возможных нарушений:

1) неоправданная потеря информации;

2) ненужное дублирование, смысловые повторы;

3) искажение смысла, необоснованность оценок и выводов;

4) отсутствие логики или потеря логической связи;

5) несоответствие введения и/или заключения теме реферата;

6) несоблюдение языковых норм научного стиля;

7) нарушение оформления ссылок на источник информации.

Текст реферата представляет собой трехчастную структуру.

1. Введение. Здесь обосновывается выбор темы, излагаются, формулируются цели и задачи (обычно в форме перечисления), сообщается о предполагаемом результате, могут быть краткие сведения об авторе.

2. Основная часть имеет варианты подачи материала в зависимости от количества используемых источников и поставленных задач. Но, главное, отбирается и анализируется только та информация, которая непосредственно касается темы реферата.

3. Заключение содержит обоснованные выводы, итоги всей работы.

Текст реферата имеет свои языковые особенности, продиктованные принадлежностью к научному стилю речи. Язык реферата точный, лаконичный, обычно без сложных конструкций, но с использованием обособленных членов предложения. Отметим, что в произведениях научного стиля речи принято выражать свою точку зрения с помощью авторского «мы» и безличных конструкций (рассмотрим, можно сделать вывод, следует отметить и др.). Для выражения точки зрения автора необходимо использовать языковые средства реферативного изложения:

проблема рассматривается, исследуется, анализируется;

данной проблеме посвящена работа (кого?);

автор рассматривает, описывает, выделяет, подчеркивает, отмечает, утверждает, предлагает, высказывает предположение, приводит пример, приходит к выводу;

в работе описан эксперимент, приведены данные, представлены доказательства.

В заключение перечислим известные правила составления и оформления реферата.

1. Вся информация должна быть представлена объективно, не допускается полемика с автором.

2. Реферат должен быть выдержан композиционно. Необходимо представить и рассмотреть все существенные положения, обеспечивающие передачу полноты информации.

3. Ранее известная информация может быть представлена, но в более сжатой форме, чем основная, более схематично. Ссылки на уже имеющиеся данные нередко необходимы для понимания главной информации.

4. Материал группируется на основе трех принципов: принцип соединения, принцип подчинения и принцип противопоставления.

Принцип соединения: один источник сообщает об одной особенности явления, второй - о другой … .

Принцип подчинения: в одном источнике дается общая информация, а в другом описывается частный случай или приводится пример.

Принцип противопоставления: два объяснения одного явления или два метода решения задачи.

5. Язык реферата должен соответствовать требованиям научного стиля речи.

6. В конце дается список использованной литературы с указанием выходных данных, а также Ф.И.О. референта-составиля.

Выводы. Итак, вышеизложенный анализ убедительно показывает, что составление и плана, и конспекта, и реферата тесно взаимосвязано и взаимообусловлено: умения, необходимые для одной работы, являются основой для выполнения другой, потому что конечной их целью является написание «вторичного» текста в учебных и научных целях. Конечно, тексты будут отличаться друг от друга содержательно и композиционно, причем для каждого жанра можно выделить доминирующий признак, который делает этот жанр узнаваемым: для плана - перечень в сжатой форме структурно-содержательных компонентов первоисточника; для конспекта - сжатое, но дословное изложение текста-оригинала; для реферата - обобщенная переработка первоисточника.

Вопросы для самоконтроля:

1. Каковы характерные особенности научного стиля? Что составляет его отличие от публицистического или разговорного стиля речи?

2. Какие подстили вы знаете? В чем их особенность?

3. Какой основной тип изложения представляют научные тексты и с чем это связано?

4. Чем отличаются жанры вторичных текстов от первичных?

5. Каковы основные виды конспекта? Охарактеризуйте каждый их них.

6. Каковы основные виды реферата? Назовите их отличительные черты.

7. Чем отличается реферат от конспекта? Каков порядок работы над рефератом и конспектом?



Общая характеристика официально-делового текста как документа

1. Знакомясь с различными стилями современного русского литературного языка, мы говорили о том, что каждый стиль делится на подстили. Вспомним основные подстили официально-делового стиля и соответствующие им жанры:

- дипломатический (конвенция, нота, меморандум и т.д.);

- законодательный (закон, конституция, устав, акты и т.д.);

- управленческий, или административно-канцеляр-ский (собственно официально-деловой) (заявление, приказ, доверенность, справка и т.д.).

Понятно, что наиболее востребованным будет умение составлять документы третьего типа, так как с ними мы постоянно сталкиваемся в своей трудовой и учебной деятельности. Отношения физических лиц с администрацией учреждений, в которых они работают или учатся, с предприятиями и службами сервиса по месту жительства, обращения в органы охраны порядка и паспортные столы - все это требует умения составлять определенного вида документы: заявления, справки, деловые письма, служебные записки и т.д.

В основе отношений физических и юридических лиц лежит обмен информацией, которая может быть представлена в устной и письменной форме. Преобладающая в официально-деловом стиле письменная форма отношений называется также документированной формой, потому что в ее основе лежит составление документа.

Поскольку мы будем говорить о различного вида документах, остановимся на определении понятия «документ». Термин «документ» используется в России с XVIII века. Это слово восходит к латинскому documentum, что означает «доказательство, свидетельство», и имеет три основных значения:

1) письменное свидетельство (например, исторический документ);

2) письменный акт, имеющий юридическую силу или носящий служебный характер;

3) паспорт, удостоверение личности.

В рамках официально-делового стиля речи можно определить документ как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ отображает информацию о лицах, предметах, фактах и событиях.

Выделим основные функции документов:

1) информационная (предоставление и хранение информации);

2) коммуникативная (обмен информацией);

3) правовая (возможность использования в суде в качестве письменного доказательства).

По происхождению документы делятся на две группы:

- служебные (официальные) и

- личные.

Служебные документы составляются в определенном порядке юридическим или физическим лицом и затрагивают интересы организации. Личные документы касаются интересов конкретного лица.

По форме изложения документы можно разделить на следующие группы:

- индивидуальные (имеющие свободную форму изложения, например объяснительная записка);

- трафаретные (с напечатанной на бланке постоянной частью и пробелами для заполнения переменных данных, например справка);

- типовые (образцы для составления текста нового документа, например заявление).

2. Поскольку официальные отношения физических и юридических лиц носят формализованный характер, необходима систематизация документационного потока. Достижению этой цели способствует унификация и стандартизация документов.

Унификация - это приведение потока документов к единообразию. Табель унифицированных форм документов разрабатывается министерствами и ведомствами для сокращения количества используемых форм документов и удобства работы с ними.

Стандартизация - форма юридического закрепления принятых образцов. Единые правила и требования к составу и форме документов закреплены в ГОСТах. Современная документация должна быть составлена в соответствии со следующими стандартами:

- ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Термины, установленные этим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации.

- ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Этот стандарт ввел новые реквизиты документов и изменения в их расположении. Требования по оформлению документов в соответствии с новым стандартом являются рекомендуемыми.

3. Что включают в себя требования к оформлению документов?

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи) и др., которые называются реквизитами.

Реквизит - это обязательный информационный элемент документа, который должен быть расположен на определенном месте бланка или листа документа.

Реквизиты необходимы для придания документу юридической силы. Количество реквизитов для разных видов документов различно, но определено правилами составления данного документа. При подготовке документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003 используются следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации

02 - герб субъекта Российской Федерации

03 - эмблема организации или товарный знак

04 - код организации

05 - основной государственный регистрационный номер юридического лица

06 - идентификационный номер налогоплательщика

07 - код формы документа

08 - наименование организации

09 - справочные данные об организации

10 - наименование вида документа

11 - дата документа

12 - регистрационный номер документа

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа

14 - место составления или издания документа

15 - адресат

16 - гриф утверждения документа

17 - резолюция

18 - заголовок к тексту

19 - отметка о контроле

20 - текст документа

21 - отметка о наличии приложения

22 - подпись

23 - гриф согласования документа

24 - визы согласования документа

25 - оттиск печати

26 - отметка о заверении копии

27 - отметка об исполнителе

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29 - отметка о поступлении документа в организацию

30 - идентификатор электронной копии документа.

Обязательными реквизитами, которые обеспечивают юридическое значение документов, являются:

- наименование организации (должностного лица) - автора документа;

- наименование вида документа (заявление; доверенность и т.п.);

- дата документа;

- регистрационный номер;

- гриф утверждения документа;

- текст;

- подпись;

- печать.

Правила оформления реквизитов подробно описаны в пособиях по делопроизводству. Остановимся на правилах оформления даты документа (реквизит 11). Дата - один из наиболее важных реквизитов любого документа, так как ее отсутствие делает документ недействительным. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, 1 сентября 2005 года нужно написать так: 01.09.2005. Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например, 01 сентября 2005 г.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Если документ представлен в электронном виде, используется электронная цифровая подпись (ЭЦП). ЭЦП позволяет идентифицировать владельца сертификата закрытого ключа подписи и гарантирует подлинность документа.

Документы требуют определенного формата. Необходимо знать, что официальные документы должны быть представлены на бумаге формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Изучая особенности письменной речи, мы говорили, что ее основой является текст. Деловая корреспонденция - один из видов письменной речи. Рассмотрим особенности текстов официально-делового стиля.

Требования к составлению деловых текстов весьма строги.

1. Документы должны четко и точно передавать информацию, исключать неясности и возможность неправильного истолкования.

2. Необходимо следить за логичностью изложения информации.

3. Документы должны быть лаконичными (как правило, не более одной-двух страниц), но полностью передавать необходимую информацию.

4. Информация, изложенная в документе, должна быть достоверной и аргументированной.

5. Язык документа должен соответствовать нормам официально-делового стиля.

Структура делового документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины составления документа (приводится информация об имевших место фактах и событиях), во второй части содержатся решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

4. Каковы нормативные требования официально-делового стиля? Каким требованиям должен отвечать язык деловых документов?

При изучении норм современного русского литературного языка мы говорили о том, что существуют следующие типы норм:

- орфоэпические,

- орфографические,

- грамматические (морфологические и синтаксические),

- лексические,

- стилистические.

Давайте подумаем, какие типы норм будут важны для составления документов?

Служебные документы представляют собой письменную речь, поэтому орфоэпические нормы, характерные для устной речи, мы не рассматриваем.

Соблюдение орфографических норм обязательно для любого вида письменной речи. Особенностью языка документов является широкое использование сокращений (аббревиатур). Остановимся на нескольких правилах.

1. При перечислениях в конце предложения допускаются сокращения:

- и т.д. (и так далее),

- и т.п. (и тому подобное),

- и пр. (и прочее),

- и др. (и другие),

- сокращается союз т.е. (то есть).

2. Можно сокращать названия ученых степеней и званий и наименования должностей:

- проф., доц.,

- канд. физ.-мат. наук,

- гл. инженер,

- зав. кафедрой и т.п.

3. Слова «город» и «год» имеют форму г., например: г. Воронеж, 2005 г.

4. Сокращаются географические понятия:

- р. (река),

- пгт (поселок городского типа),

- оз. (озеро) и т.п.

5. Сложные слова пишутся смешанным образом:

- 50-летие,

- 40-метровый,

- 60-тонный и т.п.

6. Используются только узаконенные сокращения названий организаций, предприятий и учреждений:

- Мосгордума,

- ЦБР (Центральный банк России),

- МГУ,

- РУДН и т.п.

В каждом случае использования сокращений нужно следить за тем, чтобы они были понятны адресату и исключалась возможность инотолкования. Не допускаются разного вида сокращения в одном документе. Например, слово «господин» нельзя сокращать в одном месте - «г. Иванов», а в другом - «г-н Иванов».

Грамматические нормы официально-делового стиля предполагают использование устойчивых языковых моделей и текстовых формул. Рассмотрим некоторые особенности языка служебных документов.

1. Вместо отдельных глаголов используются глагольные словосочетания:

- осуществлять контроль - контролировать,

- оказать помощь - помочь и т.п.

2. При использовании сравнительной и превосходной степени прилагательных предпочтение отдается сложным формам: более сложный (вместо сложнее), более актуальная (вместо актуальнее).

3. Необходимо знать нормы употребления числительных в языке служебных документов.

- Количественные числительные, обозначающие однозначные числа, воспроизводятся словом (размещено восемь заказов). Но если есть указание меры, то числительные воспроизводятся цифрами (8 километров).

- Составные числительные принято записывать словами, если они стоят в начале предложения (Двести сорок аудиторных часов проведено дополнительно). В остальных случаях числительные записываются цифрами(Дополнительно проведено 240 аудиторных часов).

- При записи порядковых числительных принято указывать падежные окончания (зарплата по 14-му разряду).

- В финансовых документах обязательна словесная расшифровка цифровой записи (185 000 рублей - сто восемьдесят пять тысяч рублей).

4. В официально-деловом стиле речи широко используются предлоги, при этом нужно помнить о правильной постановке падежа имени или местоимения. Наибольшее количество ошибок происходит при неправильной постановке родительного падежа вместо дательного, поэтому нужно запомнить те предлоги, которые требуют дательного падежа:

- благодаря (чему?) своевременному вмешательству,

- вопреки (чему?) сложившемуся мнению,

- согласно (чему?) приказу,

- соответственно (чему?) принятым мерам,

- применительно (к чему?) к данным условиям.

Используя предлоги в официально-деловом стиле речи, нужно помнить о правильном их написании. Обратим внимание на похожие сочетания:

ввиду обстоятельств	иметь в виду, в виде исключения
вследствие аварии	в следствии по делу, впоследствии обнаружилось
в течение месяца	по истечении срока, перемены в течении болезни
в заключение своего выступления	в заключении юриста
в завершение всего случившегося	по завершении строительства
в продолжение сказанного	изменения в продолжении сценария
соответственно обстоятельствам	в соответствии с решением

5. В деловых письмах страдательный залог часто предпочтительнее действительного для придания документам нейтрально-объективного вида. Например,

- на собрании было вынесено решение (вместо собрание решило),

- нами были приняты следующие меры (вместо мы приняли меры),

- мастером не была обеспечена техника безопасности (вместо мастер не обеспечил) и т.п.

6. Особенностью официально-делового стиля является употребление деепричастных оборотов. Например: рассмотрев Ваше заявление, принимая во внимание сложившиеся обстоятельства, учитывая изменение сроков и т.п. При построении предложения нужно следить за тем, чтобы действие глагола-сказуемого и глагола, выраженного деепричастием, относилось к одному и тому же лицу. Сравните два предложения.

- Обучаясь на физико-математическом факультете, мне не удалось сдать два зачета.

- Обучаясь на физико-математическом факультете, я не смог сдать два зачета.

Второе предложение является правильным, потому что действия глагола-сказуемого и глагола, выраженного деепричастием, относятся к первому лицу (я обучался и я не сдал).

Каковы особенности лексических норм официально-делового стиля?

1. Язык документов требует точности словоупотребления, что обусловливает сужение лексического сочетания слов, использование устойчивых, шаблонных оборотов (клише). Сравните два примера.

- Мы написали и послали служебную записку декану.

- Служебная записка была составлена и направлена декану.

Первое предложение уместно в разговорном стиле речи, второе является предпочтительным для официально-делового стиля.

Обратите внимание на такие словосочетания, как:

- проживает по адресу (а не живет),

- зачислен в группу (а не принят),

- академический отпуск был предоставлен (а не дан).

2. В официально-деловом стиле широко используются термины и профессионализмы, так как служебная переписка тесно связана с деятельностью предприятия или учреждения. Необходимо, однако, следить за тем, чтобы все термины и профессиональные слова были понятны адресату, и при необходимости давать их объяснение. Приведем примеры разных видов терминов:

- экономические термины: счет-фактура, накладные расходы, статья бюджета, предоставление кредита и т.п.;

- юридические термины: истец, ответчик, право на пользование недвижимостью и т.п.;

- технические термины: расход топлива, энергоносители, блок питания и т.п.;

- номенклатурные термины («номенклатура» - перечень наименований должностей, учреждений, товаров и т.д.): офис-менеджер, финансовый директор, рекламный агент, предприниматель без образования юридического лица (ПБЮЛ), открытое акционерное общество (ОАО), бензин А-95 и т.п.

Отметим, что использование профессионализмов, характерных для разговорной речи, в письменных документах недопустимо. Сравните следующие варианты и выберите правильный:

вечерники	студенты вечернего обучения
маршрутка	маршрутное такси
безнал	безналичный расчет
почасовка	почасовая оплата

Конечно, правильные варианты указаны в правой части таблицы, так как в левой части находятся слова разговорного стиля речи.

3. Необходимо обращать внимание на различие значения в словах-паронимах (т.е. близких по звучанию), сравните: предоставить - представить. Вспомните, что глагол предоставить означает «дать возможность пользоваться, распоряжаться чем-либо». Следовательно, нужно писать предоставить квартиру, отпуск, кредит и т.п. Значение глагола представить - «показать, предъявить», поэтому нужно писать представить справку, отчет и т.п.

5. Одной из наиболее важных составляющих любой коммуникации является знание речевого этикета. Каковы правила делового этикета, что лежит в основе служебной переписки и составления документов?

Главной особенностью делового этикета является нейтральность тона деловой переписки. Пишущий должен продемонстрировать доброжелательность, корректность и уважительное отношение к деловому партнеру даже в том случае, когда документ содержит отрицательный ответ на просьбу, претензии к партнеру или критику действий противоположной стороны. Следует избегать двух крайностей при составлении делового письма: не допускать грубости и не впадать в излишнюю вежливость. Неприемлемы выражения типа Вы сорвали поставку оборудования или Не были бы вы столь любезны указать сроки поставок. Следует подобрать нейтральные, корректные варианты, например, К сожалению, сроки поставки оборудования были сорваны. Просим Вас указать сроки поставок.

В официально-деловом стиле общения регламентированы формы обращения и заключительные формулы письма. При обращении ставится слово Уважаемый (-ые), за которым следует имя и отчество. При использовании фамилии адресата добавляют слово «господин». После обращения ставится запятая или восклицательный знак. Например, Уважаемый Николай Константинович, Уважаемый господин мэр! Заключительной формулой вежливости является вариант С уважением… .

Не используются в деловой переписке местоимения я, он, они. В заявлении нужно писать Прошу предоставить мне академический отпуск. При ссылке на третье лицо нужно указать его фамилию, имя и отчество. Однако в объяснительных записках местоимение я допустимо: 15 сентября я опоздал на занятия из-за аварии в метро.

Тон служебной переписки корректируется вводными словами, позволяющими оценивать события более нейтрально, например:

К сожалению, мы не получили ответа на запрос;

Это недоразумение, несомненно, будет преодолено.

Интонационный рисунок официального письма можно разнообразить этикетными формами выражения благодарности, признательности, уверенности, надежды и т.д. Например:

С благодарностью принимаем Ваше предложение о сотрудничестве;

Выражаем уверенность в дальнейшем укреплении наших деловых связей;

С удовольствием сообщаем о выходе Вашей книги.

Знание правил составления делового документа, соблюдение норм официально-делового стиля и выполнение требований речевого этикета помогает успешно вести деловую корреспонденцию и способствует достижению успехов в деловом общении.

Вопросы для самоконтроля:

1. Каковы основные признаки официально-делового стиля речи?

2. Что такое документ с лингвистической точки зрения? Каковы его структурно-языковые особенности?

3. Что такое унификация и стандартизация документов?

4. Что такое реквизит? Какие реквизиты считаются основными и почему?

5. Каковы нормативные требования, предъявляемые к языку деловых документов?

6. Каковы общие правила делового этикета?



Жанровое своеобразие письменной официально-деловой речи

1. Знание специфики управленческого (административно-канцелярского) подстиля официально-делового стиля речи обязательно для каждого из нас, так как в повседневной практике мы часто сталкиваемся с необходимостью составлять те или иные деловые документы: писать заявления и доверенности, представлять автобиографию и резюме, посылать служебные письма. К каждому жанру предъявляются определенные требования, соблюдение которых помогает нам более успешно достигать своих целей. Рассмотрим функциональные и структурно-языковые особенности отдельных жанров административно-канцелярского под-стиля. В зависимости от назначения их условно можно сгруппировать следующим образом.

- Организационно-распорядительные документы. К ним относятся уставы, положения, правила, инструкции, которые определяют статус и порядок работы предприятия или учреждения или их структурных подразделений; приказы, распоряжения, решения.

- Кадровая, или личная документация и обращения граждан. Среди них - автобиография, резюме, заявление, расписка, доверенность и т.д.

- Информационно-справочные документы, такие, как: справка, объяснительная записка, служебная записка, докладная записка, акт.

- Коммерческая и рекламная корреспонденция, в число которой входят разного содержания служебные и деловые письма.

В повседневной практике мы чаще всего встречаемся с кадровыми (личными), информационно-справочными документами и служебной перепиской.

2. Начнем анализ с определения наиболее востребованных жанров в учебной и профессиональной сфере общения -автобиографии и резюме, которые входят в число личной документации. Рассмотрим их характерные особенности.

Так, автобиография - это документ, в котором в свободной форме описывается жизненный путь составителя текста.

Основная функция этого документа - предоставление полной информации о физическом лице при приеме на учебу или работу.

Автобиография включает следующие реквизиты:

1) наименование документа;

2) текст документа, содержащий сведения о составителе (фамилия, имя, отчество, полная дата, место рождения), сведения об образовании (когда, в каких учебных заведениях учился или учится, когда закончил учебу); сведения о местах работы с указанием времени и названий учреждений; сведения о составе семьи (Ф.И.О., год рождения, место работы матери и отца); сведения о собственной семье; домашний адрес составителя, телефон;

3) подпись;

4) дата.

Подчеркнем, что текст документа достаточно развернутый, свободный по форме. Такой текст характерен только для автобиографии. Он может быть написан от руки, менее стереотипен по сравнению с резюме и другими жанрами названной группы, излагается от первого лица в произвольной форме, причем информация о себе сообщается в хронологической последовательности.

Среди кадровой документации наиболее близким к автобиографии по содержанию является резюме. Определение данного документа таково:

Резюме - это документ, содержащий краткие автобиографические сведения с указанием занимаемых в течение жизни должностей, мест работы, образования и пожелания относительно нового места работы.

Резюме называют также CV (си-ви), или curriculum vitae (лат.), что означает «жизнеописание, сведения из чьей-либо жизни».

Автобиографичность сведений объединяет резюме и автобиографию, но цели их написания разные. Если назначениеавтобиографии - предоставление полной информации об авторе, то резюме должно заинтересовать работодателя и побудить его предоставить составителю документа должность, на которую автор претендует.

Поэтому при написании текста резюме рекомендуется отбирать информацию по следующим принципам:

- использовать только те данные о вашей предыдущей работе и учебе, которые имеют отношение к должности, на которую вы претендуете;

- проанализировать свои достижения в этих областях и представить их в наиболее выигрышном виде;

- не включать в резюме все то, что не имеет прямого отношения к избранной работе.

Обычно резюме представляется в напечатанном виде и включает следующие реквизиты:

1) наименование вида документа;

2) текст, включающий Ф.И.О. автора - составителя резюме, сведения о дате и месте рождения автора, его гражданство; адрес, телефон автора-составителя; сведения о его семейном положении; цель составления резюме (получение вакантной должности, на которую претендует автор); сведения об образовании; сведения о местах работы с указанием должности и служебных обязанностей; дополнительные сведения о себе, связанные с возможностью занимать искомую должность (владение компьютером, наличие водительских прав, знание иностранных языков); сведения об интересах автора, его увлечениях; ссылка на рекомендации с предыдущих мест работы;

3) дата.

В отличие от автобиографии текст резюме представляется в напечатанном виде, по форме изложения напоминает анкету, но предполагает бульшую свободу. Кроме того, сведения об образовании представляются в хронологическом порядке, а сведения о местах работы- в обратном порядке, т.е. сначала указывается работа, которой вы занимаетесь в настоящий момент, а потом та деятельность, которой вы занимались ранее. Подпись на этом документе обычно не предполагается, так как, по сути, резюме - это ваша визитная карточка, но более развернутая по форме.

3. В число жанров личной документации входят также заявление, доверенность и расписка, которые так же, как и автобиография, могут быть представлены в рукописном виде.

Итак, проанализируем особенности заявления.

Заявление - это служебный документ личного характера, который регламентирует отношения отдельного гражданина с должностным лицом или организацией.

Заявление содержит узкую, личную информацию, которую составитель доводит до сведения должностного лица. Назначение данного жанра - обеспечить физическим лицам реализацию их гражданских прав.

Основными реквизитами заявления считаются следующие:

1) наименование адресата;

2) наименование адресанта (заявителя);

3) наименование вида документа;

4) текст документа, включающий в случае необходимости опись прилагаемых документов;

5) подпись (заявителя);

6) дата (подачи заявления);

7) визы согласования документа.

Следует обратить внимание на содержание и расположение структурных компонентов документа. В начале заявления, в верхнем правом углу листа, должно быть указано, кому и от кого оно направлено (например, «Декану... факультета (Ф.И.О.) от (Ф.И.О.), студента 1 курса …»), затем следует наименование вида документа чаще со строчной буквы, в конце которого ставится точка. Далее идет стереотипный текст, в котором достаточно лаконично излагается просьба автора и ее объяснение (мотивировка). После этого справа ставится подпись заявителя, а строчкой ниже слева дата написания заявления.

Существует два вида оформления заявления, которые могут быть написаны как от руки, так и на бланке с трафаретным текстом.

Первый вариант:

Ректору РУДН проф. Филиппову В.М. Сергеевой А.С., студентки 1-го курса экономического факультета (студбилет № …) заявление.

Второй вариант:

Ректору РУДН проф. Филиппову В.М. от студентки 1-го курса экономического факультета Сергеевой А. С. (студбилет № …). Заявление

К языковым особенностям заявления относится использование клишированных синтаксических конструкций.

В тексте заявления просьба, как правило, представлена предложением «Прошу разрешить мне + инфинитив (посещать занятия) или винительный падеж (досрочную сдачу экзаменов)…». Варианты: «Прошу выделить, выдать, предоставить, помочь, оказать материальную помощь, отчислить, зачислить, перевести, отремонтировать» и т.п.

Мотивировка просьбы включает следующие конструкции: в связи с (тем, что).., ввиду (того, что).., на основании (того, что).., так как.., по семейным обстоятельствам и т.п.

Приведем образец заявления студента с просьбой о разрешении досрочной сдачи сессии:

Декану инженерного факультета Пономареву Н.К. Сергеева С.С., студента 1-го курса группы ИСБ- 101 заявление. Прошу разрешить мне досрочную сдачу экзаменов в связи с тем, что в июне я буду работать вожатым в летнем лагере РУДН «Ювента». Подпись 10 мая 2004 г. (визы согласования документа)

При необходимости заявление визируется должностными лицами (в нашем примере - преподавателями, которые допускают студента до досрочной сдачи экзамена по своему предмету).

Доверенность так же, как и заявление, относится к документам личного характера, но имеет свои содержательные и структурно-языковые особенности. Известно следующее определение этого жанра.

Доверенность - это документ о предоставлении доверенному лицу права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).

При написании доверенности используются следующие реквизиты:

1) наименование вида документа;

2) текст, включающий Ф.И.О. доверителя, его паспортные данные, Ф.И.О. доверенного лица, его паспортные данные или данные организации с указанием адреса;

3) подпись доверителя;

4) дата оформления доверенности;

5) отметка о заверении подписи доверителя;

6) подпись заверителя;

7) дата;

8) печать.

Исходя из указанных реквизитов можно выделить два типа доверенностей:

- служебные доверенности (например, организация доверяет сотруднику пользование служебным автомобилем);

- личные доверенности (один гражданин доверяет пользование личным автомобилем другому гражданину).

Служебная доверенность составляется от имени юридического лица, она должна быть подписана руководителем (или уполномоченными должностными лицами) и заверена печатью организации. Помимо указанных выше реквизитов служебная доверенность должна содержать регистрационный номер. Если срок действия доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение одного года со дня выдачи.

Личная доверенность составляется физическим лицом, она должна быть удостоверена в нотариальном порядке. Такая доверенность составляется на стандартных листах формата А4 или А5. Без даты оформления документа, подписи доверителя и отметки о заверении доверенность считается недействительной.

Кроме того, поскольку доверенность является важным юридическим документом, то она не принимается к исполнению, если содержит ошибки, структурные нарушения, правку текста, приписывание или зачеркивание слов.

Следует учитывать также некоторые особенности языкового порядка: употребление формы первого лица единственного числа личного местоимения с приложением.

В доверенности используют конструкцию «Я, … (данные о доверителе), доверяю (поручаю) … (данные о доверенном лице) + инфинитив (получить) …».

Этот жанр может быть использован в повседневной учебной жизни, например, в университете студенты могут доверить получение стипендии старосте группы. В таком случае документ представляет собой следующее:

Д О В Е Р Е Н Н О С Т Ь Я, студентка 1 курса физико-математического факультета РУДН, Сергеева Светлана Сергеевна (паспортные данные), доверяю в получении стипендии за сентябрь 2004 года старосте группы Петровой Анне Петровне (паспортные данные). Подпись 01.09.2005 г. Подпись Сергеевой С.С. удостоверяю Декан физико-математического факультета Давыдов В.В.________________________ Дата Печать

Обратите внимание на расположение частей доверенности: наименование документа в центре, подпись доверителя справа, ниже слева дата, под датой отметка о заверении подписи доверителя.

Надо сказать, что по форме изложения и заявление, и доверенность являются типовыми документами, т.е. имеются строгие указания по их составлению, отсутствие одного из реквизитов делает их недействительными.

Таким же типовым документом является расписка, которая имеет следующее определение:

Расписка - официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.д.), заверенный подписью получателя.

Назовем реквизиты этого документа:

1) наименование вида документа;

2) текст, включающий Ф.И.О. ДАЮЩЕГО РАСПИСКУ, ЕГО ПАСПОРТНЫЕ ДАННЫЕ, НАИМЕНОВАНИЕ УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ЛИЦА, ОТ КОТОРОГО ПОЛУЧЕНО ЧТО-ЛИБО, ТОЧНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ПОЛУЧЕННОГО С УКАЗАНИЕМ КОЛИЧЕСТВА ИЛИ СУММЫ (ПРО-ПИСЬЮ);

3) подпись получателя;

4) дата оформления доверенности.

Если расписка имеет особо важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.

Образец:

РАСПИСКА Я, студентка 1 курса физико-математического факультета РУДН Сергеева Светлана Сергеевна (паспортные данные), получила со склада типографии РУДН раздаточные учебные материалы по английскому языку в количестве тридцати экземпляров. Подпись 15.09.2005 г.

4. Как уже было сказано, в кадровой документации различают личные и информационно-справочные документы. К числу последних относятся справка, а также служебная, докладная и объяснительная записки.

Что же принято понимать под справкой?

Справка - это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий.

Существует два вида справок:

1) справки по запросам отдельных лиц, подтверждающие факт работы, учебы или проживания, а также размер заработной платы и т.п.;

2) справки по производственным вопросам, которые составляются по запросам руководства.

Справки по запросам отдельных лиц оформляются обычно на специальных бланках справок формата А5, на которых указаны данные предприятия. На бланках напечатан трафаретный текст с пробелами, в которые вносятся запрашиваемые данные. Справка должна иметь следующие реквизиты:

1) наименование вида документа;

2) дата;

3) регистрационный номер;

4) текст;

5) подпись;

6) печать.

Датой справки считается дата ее подписания должностным лицом. В правом верхнем углу указывается место выдачи справки в именительном падеже, например: Российский университет дружбы народов, школа № 739. Основной текст обычно строится по следующей модели:

Дана (кому?) Сергееву С.С. в том, что он является студентом 1 курса физико-математического факультета Российского университета дружбы народов.

Ниже основного текста может быть указана цель получения справки, например:

Выдана для представления по месту жительства (предоставлена по месту требования).

Справка обычно содержит сведения о сроке действия, например:

Справка действительна в течение 15 дней со дня выдачи.

5. Если справка относится к трафаретным документам, оформляемым на бланках, то записки, используемые в организациях для внутреннего пользования, носят типовой характер, т.е. они составляются по определенным стереотипным образцам.

Проанализируем структурно-содержательные особенности служебной, объяснительной и докладной записок.

Служебная записка - это документ, адресованный руководству предприятия, учреждения или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов.

Заметим, что служебная записка используется для внутренней деловой переписки между должностными лицами и структурными подразделениями. Текст служебной записки содержит информацию о положении дел и предложение или просьбу производственного характера. Реквизиты документа таковы:

1) наименование адресата;

2) наименование вида документа;

3) текст документа;

4) подпись;

5) дата.

Приведем образец служебной записки.

Первому проректору РУДН Ефремову А.П. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Кафедра русского языка инженерного факультета просит Вас оказать содействие в копировании двух контрольных работ (промежуточной и итоговой) по дисциплине «Русский язык и культура речи» для студентов инженерного, экологического и физико-математического факультетов, которые должны быть проведены в соответствии с учебным планом. Количество копий каждой контрольной работы в 1 семестре составляет 470 экземпляров, во 2 семестре - 500 экземпляров.
Зав. кафедрой русского языка инженерного факультета 2 октября 2004 г.	И.А. ПУГАЧЕВ

Назначение, содержание и структура объяснительной записки имеют свои существенные особенности, на которые следует обратить внимание. Так, принято следующее определение.

Объяснительная записка - это документ, указывающий на причины, которые привели к каким-либо нарушениям, или поясняющий содержание отдельных пунктов какого-либо основного документа.

Из определения ясно, что содержание текста объяснительной записки зависит от целевой установки, текст должен быть достаточно убедительным. Обычно такой документ составляется в произвольной форме, может быть написан от руки в отличие от служебной записки, которая подается в напечатанном виде.

По наличию реквизитов один из вариантов объяснительной записки напоминает заявление и включает следующие реквизиты:

1) наименование адресата;

2) наименование адресанта;

3) наименование вида документа;

4) текст;

5) подпись;

6) дата.

Что касается докладной записки, она также имеет ряд особенностей, которые необходимо рассмотреть.

По принятому определению, докладная записка - это документ, информирующий руководство о фактах с выводами и предложениями.