Разработка бюджета проекта

Размещено на http://www.allbest.ru/

Разработка бюджета проекта

1. Бюджет проекта. Смета. Различия бюджета и сметы. Расхождение в средствах

бюджет смета контроль стоимость

В управлении финансами проекта ключевую роль играют следующие основные понятия:

Смета проекта - документ, содержащий список затрат проекта, полученных на основе объемов работ проекта, требуемых ресурсов и цен, структурированный по статьям.

Бюджет проекта - документ, совмещающий плановые доходы и расходы проекта и их взаимосвязь во времени.

Основное отличие бюджета от сметы - наличие в бюджете не только расходной, но и доходной части, а также разбивка по времени.

Смета содержит предположения о стоимости проекта и необходимых средствах для его реализации и оформляется в виде четкого структурированного документа, отвечающего на вопросы: сколько и на что будут израсходованы денежные средства в ходе выполнения проекта.

Смета имеет двойное значение: это документ, который определяет стоимость проекта; это инструмент контроля и анализа затрат средств и ресурсов на проект.

Назначение смет. На основе смет определяют объем капиталовложений, в которые входят затраты на приобретение технологического, энергетического, подъемнотранспортного и прочего оборудования, приборов, инструмента и производственного инвентаря, необходимых для функционирования предприятия; на строительные работы; монтажные работы; на осуществление технического и авторского осмотра; на разработку проектной документации и прочее.

В смете учитываются все статьи затрат на выполнение работы, а именно:

- материалы и комплектующие (в том числе, и на расходные материалы);

- закупаемое оборудование, транспорт;

- арендные платежи (площади, оборудование, транспорт);

- затраты на лизинг (покупка, взятие в аренду, лизинг);

- стоимость труда персонала (включая страховые взносы);

- затраты на обучение и стажировки;

- затраты на проведение мероприятий (конференции, выставки, семинары и т.д.) и иные представительские расходы;

- командировочные расходы;

- затраты на логистику.

Смета самым тесным образом связана с другими процессами планирования. В частности, невозможно разработать корректную смету, не имея информации о необходимых ресурсах и без календарного плана. В проектных сметах затраты структурируют или по работам, или по статьям затрат. В последнем случае выделяют:

- прямые затраты (расходы);

- косвенные затраты;

- общие и административные накладные расходы.

Прямые затраты- расходы, непосредственно связанные с производством продукции, работ проекта. Прямые расходы включают:

- затраты на оплату труда;

- затраты на материалы и оборудование;

- иные расходы, связанные с выполнением работ.

Именно на прямые расходы могут непосредственно влиять менеджер проекта и его команда. Влияние команды проекта на другие расходы ограниченно.

Косвенные затраты- расходы, сопровождающие, сопутствующие основному производству, но не связанные с ним напрямую, не входящие в стоимость труда и материалов. Данные расходы не могут быть привязаны к какой-то конкретной работе, конкретному результату. Они относятся ко всему проекту в целом. Это затраты на:

- содержание и эксплуатацию основных средств;

- управление, организацию, обслуживание производства;

- командировки;

- обучение работников.

Общие и административные накладные расходы (постоянные расходы) - затраты, не связанные с каким-то конкретным проектом. Они относятся к расходам компании, но при этом имеют весьма отдаленное отношение к проекту. К общим и административным расходам обычно относятся расходы на содержание аппарата управления, поддерживающих подразделений (бухгалтерия, секретариат, охрана и др.).

Все затраты в проекте могут быть подразделены на три вида:

1) обязательства;

2) бюджетные затраты;

Фактические затраты.

Обязательства- это плановые, будущие затраты, которые возникают при заключении договоров, контрактов, заказе каких-либо товаров или услуг. Обычно это происходит заранее согласно плану проекта. Счета, выставляемые поставщиками, подлежат обязательной оплате.

Бюджетные затраты представляют собой сметную стоимость работ, распределенную во времени. Это график расходов проекта. Иногда его называют планом затрат. Он содержит информацию о величине и сроках планируемых расходов проекта при производстве работ.

Фактические затраты показывают реальный отток денежной наличности в проекте. Отчет о фактических затратах содержит информацию о реальных расходах проекта.

Таким образом, смета - это документ, в котором содержится структурированная информация о том, сколько денег и на что будет истрачено в проекте.

Распределение обязанностей при составлении сметы происходит следующим образом: руководитель проекта ответственный за составление общей сметы проекта, специалист, ответственный за определенный раздел проекта является ответственным за соответствующий раздел сметы. Смета проекта утверждается у директора предприятия.

Порядок составления сметы выглядит следующим образом:

1. Ответственный за раздел проекта расписывает те ресурсы, которые ему для выполнения это работы в заданный срок необходимы.

2. Это же лицо производит оценку этих ресурсов через звонки поставщикам, анализ прайс-листов, коммерческих предложений, проектов договоров и т.д.

3. Происходит заполнение формы сметы.

4. Свою часть сметы Ответственный за раздел передает Руководителю проекта.

5. Руководитель проекта сводит отдельные сметы в единую форму, проверят, дополняет, корректирует и утверждает у Директора.

После утверждения у Директора смета передается в финансовое подразделение.

Дальнейшая деятельность менеджера определенного раздела проекта и всего проекта заключается в учете фактических затрат в ходе проекта; выявлении отклонений и своевременном выполнении корректирующих воздействий; архивировании фактической информации о стоимостных параметрах проекта.

Правильное определение сметной стоимости проекта имеет большое значение. От того, как точно смета отражает уровень необходимых затрат, зависит оценка экономичности проекта, планирование капиталовложений и финансирование. Точность сметы зависит от точности определения комплекса работ, связанных с проектом. Сметы составляют в процессе проектирования на основе графических материалов, спецификаций к ним и пояснительных записок. Потом определяют затраты, связанные с реализацией проекта. На основе сметной стоимости проекта определяют договорные цены и составляют контракты (договоры) между заказчиками и подрядчиками, генеральным подрядчиком и субподрядчиками. Показатели сметной стоимости применяют для оценки вариантов организации работ, выбора наиболее экономически целесообразный, а также для сравнения вариантов организации работ, выбора конструктивных и планируемых решений, оборудования и материалов. На основе сметы и календарного плана составляют бюджет проекта и ведут учет затрат, готовят отчетность и оценивают деятельность заказчика и подрядчика. Поэтому сметная стоимость должна не только покрывать затраты, но и обеспечивать получение запланированной прибыли. Сравнение сметной стоимости работ и фактических затрат - основа для выявления источников прибыли и причин убыточности работ. Но в любом случае, смета дает только прогноз конечной стоимости проекта, и поэтому остаточная стоимость становится известной только тогда, когда финансирование проекта будет завершено. Все затраты по проекту, которые должны быть отображены в смете проекта, можно учитывать к одной из таких категорий:

- основные затраты, связанные с инвестиционным проектом; резервные фонды на случай увеличения затрат;

- затраты, связанные с созданием начального оборотного капитала;

- проценты по принятым на период реализации проекта обязательствам.

Методы определения сметной стоимости

Для определения сметной стоимости проекта и отдельных его этапов применяют ресурсный и базисно-компенсационный методы. Базисно-компенсационный метод сводится к упорядочению сметной документации при помощи существующих сметных норм. Стоимость проекта и отдельных его этапов при этом формируется с учетом фактических затрат и окончательно может быть определена только после завершения проекта. Ресурсный метод определения стоимости состоит в калькуляции в текущих или прогнозируемых ценах и тарифах элементов затрат (ресурсов), необходимых для реализации проекта. Себестоимость (будущие затраты на производство) калькулируют на основе выраженных в натуральных измерителях потребностей в оборудовании, материалах, изделиях и конструкциях, данных об их местонахождении и способы доставки, затраты энергоносителей на технологические цели, время эксплуатации оборудования и машин, их состава, затрат труда работников. Для определения потребности в ресурсах используют сведения ведомости потребности в материалах, которые составляют во время проектирования; данные о затратах труда работников и о времени использования оборудования, машин и механизмов; производственные нормы затрат материалов; сборники ресурсных сметных норм. Ресурсы, на основании которых определяют стоимость соответствующих работ, обсчитывают по проекту вообще или по его части. После этого оценивают итоговые (суммарные) ресурсные показатели. С этой целью рекомендуется предварительно составить локальную ресурсную ведомость, где отражают объем ресурсов по каждому виду работ, связанному с проектом.

Расхождение в средствах

Отклонение бюджета - это периодическая мера, используемая правительствами, корпорациями или отдельными лицами для количественной оценки разницы между заложенными в бюджет и фактическими цифрами для определенной категории бухгалтерского учета.

Отклонение от бюджета - это бухгалтерский термин, который описывает случаи, когда фактические затраты выше или ниже стандартных или прогнозируемых затрат.

Неблагоприятное или отрицательное отклонение бюджета указывает на дефицит бюджета, который может произойти из-за отсутствия доходов или превышения затрат, чем ожидалось. Благоприятная дисперсия

Различия могут возникать по внутренним или внешним причинам, включая человеческий фактор, заниженные ожидания, а также изменение деловых или экономических условий.

Существует три основных причины отклонения бюджета: ошибки, изменение условий ведения бизнеса и неудовлетворенные ожидания.

1. Ошибки составителей бюджета могут возникнуть при его составлении. Для этого есть ряд причин, в том числе неверные математические расчеты, неправильные предположения или использование устаревших или неверных данных.

2. Изменение условий ведения бизнеса, включая изменения в экономике или мировой торговле в целом, может вызвать отклонения бюджета. Стоимость сырья может увеличиться, или на рынок может выйти новый конкурент, чтобы создать ценовое давление. Политические и нормативные изменения, которые не были точно спрогнозированы, также включены в эту категорию.

3. Отклонения от бюджета также будут возникать, когда команда менеджеров превосходит или не оправдывает ожиданий. Ожидания всегда основываются на оценках и проектах, которые также основываются на стоимости вложений и предположений, заложенных в бюджет. В результате отклонения случаются чаще, чем хотелось бы руководителям компаний.

Бюджет проекта

После оформления и утверждения Сметы проекта формируется Бюджет проекта. Помимо вопросов, сколько и на что будет израсходовано в проекте денег, менеджера проекта решает вопрос, когда они должны быть и могут быть истрачены. Ответ на этот вопрос дает разработка бюджета проекта. Бюджетирование - планирование стоимости. Его результат - бюджет или план затрат, т.е. ответ на вопросы: когда, сколько и на что будут расходоваться денежные средства.

Как уже было отмечено, принципиальными отличиями бюджета от сметы является наличие в бюджете доходной части и распределение затрат по времени. Бюджет - это график будущих расходов и доходов. В случае, когда проект не предусматривает фазы получения прибыли, доходная часть бюджета не разрабатывается. Если доходная часть предусмотрена, она разрабатывается на основе данных маркетологов о планируемых объемах продаж продукта проекта и о прогнозных ценах. Если же разрабатывается бюджет затрат, то при наличии корректных смет процесс превращения сметы в бюджет становится технической функцией. Смета - документ, который отвечает на вопросы, сколько и за что предстоит заплатить в проекте. Бюджет к этим вопросам добавляет ответ на вопрос, когда это будет.

Ответственный за составление бюджета проекта - руководитель финансовой службы. Руководитель финансовой службы определяет источники финансирования проекта, подготавливает Бюджет проекта и совместно с руководителем проекта утверждает его у Директора. Подобно календарному плану, план затрат или бюджет будет отслеживаться и контролироваться менеджером в ходе проекта. После получения данных о фактических затратах при выполнении работ менеджеру потребуется сравнить их с плановыми. Разработать точный, полный и реальный бюджет с первой попытки практически невозможно. Бюджет уточняется и корректируется по ходу проекта.

В бюджете отражаются оцененные результаты скорректированного календарного плана и стратегии реализации проекта. Бюджет инвестиционного проекта необходимо составлять так, чтобы все его компоненты можно легко анализировать и проверять. Общий бюджет отражает затраты средств на проект по годам на протяжении всего периода его реализации. При этом бюджет первого года с поквартальным и помесячным распределением определяют с большой степенью точности, а бюджеты следующих лет могут изменяться со сменой цен. На общем бюджете базируются планы отдельных исполнителей. Бюджет проекта, как и смета, имеет двойное значение: это план действий, а также инструмент для управления и контроля. Правильно сложенный бюджет проекта направлен на развязывание двух основных заданий: обеспечение такой динамики инвестиций, что будет содействовать реализации проекта соответственно ко временным и финансовым ограничениям; уменьшение объема затрат и снижение степени риска проекта за счет соответствующей структуры инвестиций и максимальных налоговых льгот.

Порядок планирования затрат проекта

Исходной информацией для планирования затрат является сметная документация проекта и его календарный план. Перед планированием затрат выполняют такие работы: на основе календарного плана составляют перечень работ, которые необходимо выполнять в каждый временной период (год, квартал, месяц); со сметной документации определяют стоимость этих работ; рассчитывают себестоимость работ по статьям затрат (сырье и материалы, оборудование, заработная плата, накладные затраты). При составлении бюджета проекта затраты планируют от общего к конкретному. Кроме перечня основных затрат бюджет проекта должен иметь дополнительный календарь, степень точности которого зависит от характерных признак проекта, объемов капиталовложения, а также специфических требований, предложенных организациями - кредиторами. В календаре информация делится по разным периодам (месяц, квартал, полугодие, год) и может быть составлен как для проекта в целом, так и отдельных его компонентов. Составляющие календаря проекта: календарь затрат (включая даты платежей); условия платежей, в основном для основных категорий затрат; критические моменты реализации проекта и средства снижения, связанных с ним рисков. Календарь реализации проекта имеет три уровня.

Основные задания бюджетного контроля

Получение точных оценок затрат, их распределение во времени, подтверждение затрат, своевременность отчетности о затратах, выявление ошибочных затрат, подготовка отчета о финансовом состоянии проекта, прогноз затрат. Контроль над затратами финансовых средств осуществляет специальная группа контроля при руководителе проекта. Контроль над затратами направлен на определение отклонений от плана, поэтому бюджетный контроль проекта сконцентрирован на выполнении начального бюджета и выявлении отклонений от него, а не на поиск экономии затрат. Планы и бюджеты составляют на год вперед, но контроль их выполнения осуществляют регулярно. Бюджетный контроль предусматривает детальный анализ информации о выполнении и состоянии работ по проекту. Осуществляют контроль в такой последовательности: определяют объемы выполненных работ и их сметную стоимость; сравнивают сметную стоимость выполненных и запланированных работ; определяют остатки сметной стоимости и фактические затраты на выполненные работы; сравнивают фактические затраты со сметной стоимостью выполненных работ; определяют экономию или затраты финансовых средств.

Подготовка отчетности о затратах

Во время бюджетного контроля данные о затратах проекта берут с бухгалтерских счетов. Затраты на проект связаны с перечислением средств на оплату материалов, оборудования, работ и услуг. Затраты, которые приходятся на отчетный период, называют текущими. Различают еще и производственные затраты, связанные с процессом производства, и непроизводственные (выбытие основных фондов, списание не затребованной дебиторской задолженности и т. д.). Выбирая счета контроля над затратами на проект необходимо учитывать связь между проектом и бухгалтерским учетом. Информацию бухгалтерских счетов используют с целью подготовки внутренней отчетности для ежедневного планирования, мониторинга, контроля и стратегического планирования, а также внешней отчетности для собственников и прочих внешних организаций. Отчет о состоянии дел проекта по данным бухгалтерского учета - основное средство контроля стоимости проекта. Для разных пользователей, которые берут участие в реализации проекта, готовят отчеты с разной степенью детализации и по разным статьям. Внешние отчеты имеют специальную форму и предусматривают специфическую процедуру обсчета, их подготовка связана с принятой системой бухгалтерского учета.

Система бюджетного контроля. Постоянное сравнение фактических результатов с запланированными дает возможность руководителю проекта оценить результативность реализации проекта и выявить степень его соответствия начальному плану. Если в результате бюджетного контроля выявлено, что бюджет выполняется и отклонений нет, то работы выполняются соответственно плана. Если фактические показатели бюджета не соответствуют плановым, необходимо выявить причины и источник отклонений. Если бюджет реальный, то вероятная причина его невыполнения - недостаточный уровень контроля. В этом случае необходимо скорректировать выполнение работ, приведя их в соответствие календарному плану и бюджету. В случае смены общей ситуации (например, смены цен) или выявления ошибок, допущенных во время планирования и выполнения работ, реализовать запланированный бюджет невозможно, его необходимо пересмотреть и привести в соответствие к обстоятельствам. Значит, бюджетный контроль состоит в сравнении фактических затрат с прогнозируемыми, а последнего прогноза - с начальным бюджетом. На основании такого сравнения определяют параметры, к которым должен быть приведен начальный бюджет, чтобы соответствовать изменчивым обстоятельствам.

Смена календарного плана и бюджета

Если реальное состояние дел имеет отклонения от плана, необходимо составить новый календарный план и внести изменения к бюджету. Работа над календарным планом и бюджетом длится весь период реализации проекта. Ожидаемые изменения стоимости оборудования, материалов и заработной платы необходимо рассчитывать при прогнозировании стоимости будущих работ. Без учета этих изменений календарные планы и бюджеты будут становиться все более неэффективными. Одновременно прогнозируемые оценки продолжительности и стоимости работ можно проверить только после выполнения работ. В реальном проекте его продолжительность реализации и стоимость всегда взаимосвязаны. В процессе реализации проекта задержки влияют на стоимость, а проблемы бюджета могут повлиять на регулирование календарного плана. Проблемы интеграции информации о стоимости и календарного плана связаны с тем, что на практике их разрабатывают разные группы исполнителей с разной степенью детализации. Поэтому самый простой способ определения связи между длительностью реализации проекта и его стоимостью состоит в определении элементов затрат, связанных с работами проекта.

2.Оценка бюджета малого бизнеса - парикмахерской

бюджет смета контроль стоимость

Развитие сектора малого предпринимательства является стратегической необходимостью повышения политической, экономической и социальной стабильности российской общества. Малое предпринимательство способствует увеличению налогооблагаемой базы для бюджетов всех уровней, снижению уровня безработицы, насыщению рынка разнообразными товарами и услугами.

Сфера малого бизнеса оказывает все большее воздействие на развитие экономики, процессы ее стабилизации. На сегодняшний день малое предпринимательство переходит от стартового этапа к этапу развития. Важное значение имеют эффективность деятельности малых предприятий, активизация производственной и инновационной деятельности. Результаты обследований подтверждают такие экономические преимущества малых предприятий как: быстрая адаптация к рыночным условиям; низкая задолженность перед бюджетом и по выплате заработной платы; низкий уровень издержек производства и реализации, в том числе накладных расходов.

Актуальность заключается в исключительной роли социальной функции сферы малого предпринимательства. В настоящее время значительная часть населения страны частично или полностью живут на доходы от деятельности в сфере малого предпринимательства. При возрастающей напряженности на рынке труда малый бизнес остается одной из основных возможностей создания новых рабочих мест.

Целью работы является разработка проекта открытия парикмахерской в г. Ижевск.

Задачи работы:

1.Провести анализ конкурентной среды.

2.Сделать SWOT-анализ проекта, выделив сильные, слабые стороны проекта, возможности и угрозы.

Парикмахерская -- это небольшой салон «эконом-класса», расположенный преимущественно в жилых («спальных») районах города и ориентированный прежде всего на жителей близлежащих домов.

- Парикмахерский зал,

- Маникюрный кабинет,

- Студия загара,

- Продажа косметики.

Размер целевого рынка парикмахерской -- 24% от общего числа потенциальных клиентов (жителей города).

Основной принцип ценообразования салона-парикмахерской заключается в подстроении цены под минимальную цену конкурентов (исходя из данных конкурентного анализа).

Продвижение парикмахерской проводится через акции -- ценовые, по увеличению среднего чека и посредством программы лояльности «6-я стрижка бесплатно».

Необходимый персонал:

- Администратор,

- Четыре мастера-универсала,

- Маникюрист,

- Уборщица.

Анализ конкурентной среды

У нашей новой парикмахерской имеются три прямых конкурентов. Это салоны: «DIVA», «Salvador Dali», «Beauty Life». Но так как все они расположены в центре города, большой конкуренции для нашего представлять не будут. У этих салонов высокие цены на услуги и ориентированы они на узкий круг состоятельных клиентов, придерживающихся элитных стандартов.

Косвенные конкуренты - небольшие парикмахерские. Но из-за недостатка рекламы, конкуренция для нашего салона с их стороны будет незначительна.

Наглядно, для представления общей картины на конкурентном рынке в донной отрасли в городе Каховка можно увидеть в приведенной ниже таблице:

SWOT-анализ проекта, сильные, слабые стороны проекта, возможности и угрозы

Список используемой литературы

1. Антонов, Г.Д. Управление проектами организации: Уч. / Г.Д. Антонов, О.П. Иванова, В.М. Тумин. - М.: Инфра-М, 2018. - 64 c.

2. Зуб, А. Т. Управление проектами : учебник и практикум для вузов / А. Т. Зуб. - Москва : Издательство Юрайт, 2021. - 422 с.

3. Мамонтов, С. А. Управление маркетинговыми проектами на предприятии : учебное пособие / С. А. Мамонтов, Н. М. Глебова. -- Москва : ИНФРА-М, 2019. -- 174 с.

4. Основы управления проектами / А. В. Аверин, В. В. Жидиков, И. В. Корнева [и др.] ; Под ред. С.А. Полевого. - Москва : Общество с ограниченной ответственностью «Издательство «КноРус», 2020. - 258 с.

5. Разин, С. А. Управление рисками инвестиционных проектов / С. А. Разин // Colloquium-journal. - 2020. - № 2-11(54). - С. 107-112.

Размещено на Allbest.ru