Использование аутсорсинга в администрации муниципального района

Размещено на http://www.allbest.ru/

Использование аутсорсинга в администрации муниципального района

Н.В. Фатеева, старший преподаватель

А.А. Климова, студент

Вологодская государственная молочнохозяйственная академия им. Н.В. Верещагина

Аннотация

Статья посвящена обоснованию необходимости применения аутсорсинга клининговых услуг администрации муниципального района, как способа оптимизации численности служащих и снижения затрат. Рассмотрены этапы внедрения аутсорсинга в администарации муниципального района. аутсорсинг клининговый администрация

Ключевые слова: аутсорсинг, оптимизация, клининговые услуги, эффективность.

В связи с нестабильной социально-экономической ситуацией в стране муниципальные образования Российской Федерации нуждаются в минимизировании бюджетных расходов и повышении качества исполнения услуг. Это возможно, например, посредством передачи несвойственных учреждениям функций внешним специализированным компаниям. В этом заключается суть такого, широко распространенного во всем мире явления, как аутсорсинг.

Виды аутсорсинга, которые активно используются на сегодняшний день - юридический, бухгалтерский, кадровый, транспортный, логистический, информационный, уборки помещения и территории.

Плюсами аутсорсинга являются значительная экономия средств на создание собственной необходимой структуры в администрации, экономия рабочего места и времени на подборе нужных кадров и др.

Очевидно, что при разумном использовании аутсорсинг может принести существенную пользу. Но существуют и минусы аутсорсинга, среди них: недостаточное регулирование аутсорсинга на законодательном уровне и возможные нарушения договорных отношений.

Подведя итоги можно сказать, что аутсорсинг непременно является нужным и полезным явлением, но использование его должно быть оправданным, иначе риск негативных последствий возрастает [1].

Применение такой финансово-экономической формы деятельности позволит администрации муниципального района в полном объеме выполнять возложенные на них обязанности и полномочия и заниматься исключительно ими. Это даст возможность не просто оптимизировать затраты, но и повысить уровень и качество работы администрации района в целом.

Внедрение аутсорсинга в администрации муниципального района необходимо проводить в несколько этапов.

Первый этап: анализ фактического состояния. Для реализации любого проекта необходимо обладать аргументами, доказывающими его целесообразность, и желательно, чтобы аргументы были в виде точных расчетов. Для того чтобы оценить эффективность перевода каждой отдельно взятой функции на аутсорсинг сопоставляют все потенциальные риски (невыполнение договора, банкротство фирмы - аутсорсера, отсутствие исполнителя при необходимости срочного оказания услуги) с возможностями (оптимизация различного рода затрат, использование современного оборудования, предоставление качественных услуг) [2].

Второй этап: принятие решения. После расчета планируемой экономии, необходимо принятие решения о переходе на аутсорсинг. Финальную точку в решении данного вопроса должен поставить руководитель администрации муниципального района.

Третий этап: выбор аутсорсера - очень ответственный этап процесса перехода на аутсорсинг, ведь неудача приведет к необходимости смены партнера, а, следовательно, к повторению довольно длительного процесса перестройки организации для работы в новых условиях.

При закупке аутсорсинговых услуг необходимо стремиться использовать способы, которые позволяют проводить выбор аутсорсера не только (и не столько) по критерию цены, но и по качественным критериям (квалификации, наличию соответствующего инструмента и оборудования, опыту работы и т.д.). Очевидно, что, в рамках федерального законодательства о контрактной системе предпочтительным способом закупки в данном случае будет открытый конкурс. Многие проблемы, возникающие при применении аутсорсинга, можно предотвратить именно путем грамотного выбора способа закупки [3].

Четвертый этап: разработка условий контракта. Для организации работы с новыми партнерами необходимо разработать условия контракта. До них необходимо предельно точно донести задачи и цели, которые перед ними ставятся и, конечно же, определить сроки переходного периода. Необходимо учитывать, что формулировка запроса - наиболее сложный этап перехода на аутсорсинг. Нужно быть готовым к тому, что партнеры могут предложить свое решение проблемы. К их советам имеет смысл прислушаться, хотя бы потому, что у компании-аутсорсера больше опыта в практической реализации проектов. Договор обязательно должен содержать фундаментальные элементы, определяющие структуру сотрудничества с аутсорсером. При заключении договора нужно помнить, что функции на аутсорсинг могут передаваться как полностью, так и частично.

Пятый этап - переход на новый режим работы. При переходе на аутсорсинг учитываются психологические моменты и настроение коллектива. Рекомендуется проведение разъяснительной работы в коллективе, которая включает в себя предоставление работникам всех необходимых сведений о переходе на новый формат работы, ознакомление с содержанием документов всех сотрудников под роспись.

Необходимо уделить особое внимание тем сотрудникам, в которых компания заинтересована и деликатно сообщить об увольнении тем сотрудникам, в чьих услугах компания больше не нуждается. Так же на этом этапе разрабатываются необходимые документы и положения.

Шестой этап - функционирование организации на новом режиме работы. Для качественной оценки эффективности функционирования системы аутсорсинга необходимо определить первый отчетный период, который будет анализироваться. Подведение итогов за отчетный период включает в себя: анализ функционирования системы аутсорсинга на основе обратной связи с сотрудниками; сопоставление итогов деятельности аутсорсера с запланированными показателями эффективности; коллективное обсуждение участниками процесса промежуточных итогов реализации проекта. Если обнаружились проблемы в развитии системы, то причин у них может быть две: либо ненадлежащее исполнение контракта, либо неправильное планирование. Необходимо выявить причины ошибок и начать работу по их исправлению. Выполнение функций, отданных на аутсорсинг, необходимо постоянно контролировать, также как и любые другие [4].

Произведем расчет эффективности полного аутсорсинга уборки помещений и территории в администрации муниципального района. Затраты администрации района на уборку помещений и территории за год составили 971935,2 рублей, из них:

- 655200 рублей на выплату заработной платы;

- 85176 рублей на налог на доход физических лиц;

- 144144 рубля на отчисления в Пенсионный Фонд Российской Федерации;

- 33415,2 рублей - отчисления в фонд обязательного медицинского страхования;

- 19000 рублей - отчисления в фонд социального страхования;

- 35000 рублей - на моющие средства и инвентарь.

Стоимость годового обслуживания по уборке помещений и территории администрации муниципального района компания ООО «Клининг» составляет 817000 рублей.

Для того чтобы сделать вывод по данному аспекту необходимо рассчитать сумму средств, затрачиваемых на клининговую функцию ежегодно самой организацией. Далее полученное число следует сравнить с годовыми затратами, связанными с использованием услуг аутсорсера (за основу берем среднерыночную цену, предполагая, что при проведении аукциона она снизится). Разница между полученными результатами представляет собой экономический эффект от выведения услуги на аутсорсинг: 971935,2 - 817000=154935,2 рублей.

Эффективность внедрения аусторсинга можно рассчитать следующим соотношением: Затраты на предоставление услуг собственными силами / Затраты на предоставление услуги аутсорсером. Если полученный относительный показатель окажется больше единицы, тогда следует выбрать приобретение услуг у аутсорсера. Если же соотношение меньше единицы, то стоит оставить всё как есть, так как передача услуги внешней организации не принесет выгод в виде сокращения затрат.

Эффективность внедрения аутсорсинга уборки помещений и территорий по приведенным данным составит: 971935,2/817000=1,18. Полученный показатель больше единицы, значит приобретение услуг у аутсорсера выгодно.

Переходя на использование аутсорсинга необходимо четко осознавать, что неизбежна некоторая текучесть кадров, но грамотный аутсорсер поможет преодолеть и эту проблему [5].

В рассматриваемом случае полный аутсорсинг уборки помещений и территорий приведет к необходимости сокращения семи работников администрации муниципального района; целесообразно в договор с предприятием - аутсорсером включить пункт о трудоустройстве высвобождаемых работников администрации с проведением конкурса на соответствие новым должностям [6].

Таким образом, применение полного аутсорсинга уборки помещений и территорий даст возможность оптимизировать численный состав администрации муниципального района на 7 человек, экономический эффект от выведения услуги на аутсорсинг составит 154935,2 рублей.

Библиографический список

1. Одегов, Ю.Г. Аутсорсинг в управлении персоналом. Учебник и практикум / Ю.Г. Одегов, Ю.В. Долженкова, С.В. Малинин. - М.: Юрайт, 2014. - 390 c.

2. Эффективность использования аутсорсинга для муниципальных детских садов и школ [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://pandia.ru/text/80/144/39384.php

3. Чагин К.Г. Аутсорсинг в государственных и муниципальных учреждениях // Руководитель бюджетной организации. - 2016. - №3. - С. 56-62.

4. Петренко, И. Схема передачи процессов на аутсорсинг. Пошаговая инструкция [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://blog.ucmsgroup.ru/scheme-of-transferring-the-processes-to-outsourcing/

5. Антипина, В. Аутсорсинг: путь к успеху! [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://hr-portal.ru/blog/autsorsing-put-k-uspehu

6. Дубинин, М.А. Аутсорсинг функций органов местного самоуправления / М.А. Дубинин, П.М. Советов // Экономические и социальные перемены в регионе: факты, тенденции, прогноз. - Вологда: ВНКЦ ЦЭМИ РАН, 2008. - Вып. 44 - С. 67-72.

Размещено на Allbest.ru