Управление системой взаимоотношений с дебиторами организации

Современный этап экономического развития страны характеризуется значительным замедлением платежного оборота, вызывающим рост дебиторской задолженности на предприятиях. Поэтому важной задачей финансового менеджмента является эффективное управление дебиторской задолженностью, направленное на оптимизацию общего ее размера и обеспечение своевременной инкассации долга.

В целях эффективности управления этой дебиторской задолженностью на предприятиях должна разрабатываться и осуществляться особая финансовая политика управления дебиторской задолженностью (или его кредитная политика по отношению к покупателям продукции).

Политика управления дебиторской задолженностью проставляет собой часть общей политики управления оборотными активами и маркетинговой политики предприятия, направленной на расширение объема реализации интуиции и заключающейся в оптимизации общего размера и ой задолженности и обеспечении своевременной ее инкассации.

Формирование политики управления дебиторской задолженностью предприятия (или его кредитной политики по отношению к покупателям продукции) осуществляется по следующим основным этапам (рис. 1.1)

Основные этапы формирования политики управления дебиторской задолженностью предприятия.

1. Анализ дебиторской задолженности предприятия в предшествующем периоде. Основной задачей этого анализа является оценка уровня и состава дебиторской задолженности предприятия, а также эффективности инвестированных в нее финансовых средств. Анализ дебиторской задолженности по расчетам с покупателями проводится в разрезе товарного (коммерческого) и потребительского кредита.

2. Формирование принципов кредитной политики по отношению к покупателям продукции. В современной коммерческой и финансовой практике реализация продукции в кредит (с отсрочкой платежа за нее) получила широкое распространение как в нашей стране, так и в странах с развитой рыночной экономикой. Формирование принципов кредитной политики отражает условия этой практики и направлено на повышение эффективности операционной и финансовой деятельности предприятия.

3. Определение возможной суммы финансовых средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность по товарному (коммерческому) и потребительскому кредиту. При расчете этой суммы необходимо учитывать планируемые объемы реализации продукции в кредит; средний период предоставления отсрочки платежа по отдельным формам кредита; средний период просрочки платежей. Исходя из сложившейся хозяйственной практики (он определяется по результатам анализа дебиторской задолженности в предшествующем периоде), коэффициент (соотношения себестоимости и цены реализуемой в кредит продукции.)

4. Формирование системы кредитных условий. В состав этих условий входят следующие элементы:

Расчеты между поставщиками и покупателями производятся в основном в безналичной форме; в настоящее время они сами выбирают форму расчетов при заключении и договоров.

Для учета расчетов организации с поставщиками и подрядчиками за приобретенное сырье, материалы и другие товарно-материальные ценности, а также за потребленные услуги и (электроэнергию, воду, газ и пр.) и работы (текущий и капитальный ремонт, строительство и пр.) в системе счетов бухгалтерского учета используют самостоятельный синтетическими счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Но во время совершения расчетов организация может и сама выступать поставщиком или подрядчиком, т.е. сама продавать покупателям и заказчикам товарно-материальные ценности, выполнять работы или оказывать услуги. Учет расчетов с покупателями за отгруженную продукцию (работы, услуги) отражается на синтетическом счете 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". К этому синтетическому счету открывается несколько субсчетов по видам расчетов. Аналитический учет ведется в хронологическом порядке по каждому покупателю или заказчику.

Поступление материальных ценностей от поставщиков производится на основании заключенных между покупателями и поставщиками хозяйственных договоров. В договорах, заключаемых между поставщиками и покупателями, оговариваются:

-виды поставляемых товарно- материальных ценностей,

- коммерческие условия поставки,

-количественные и стоимостные показатели товарно- материальных ценностей,

-сроки исполнения договора, порядок расчетов (условия платежей),

-ответственность сторон за ненадлежащее исполнение договора.

Приобретение товарно- материальных ценностей на стороне может осуществляться двумя вариантами. При первом варианте для приобретения товарно- материальных ценностей на стороне предприятие назначает своего поверенного. Ему выдают подотчет наличные деньги с правами получения товаров и немедленной оплаты за них, либо доверенность по которой можно получить товарно- материальные ценности, в счет договоренности, имеющей место между предприятиями в виде договора поставок или гарантийного письма с визой руководителя поставщика (независимо оплачены товарно- материальные ценности предварительно или нет). Доставка товаров в таких случаях осуществляется самовывозом, независимо от географического расположения покупателя и поставщика. При втором варианте (отдаленность поставщика от получателя, и/или постоянство поставок) поставки осуществляет посредник - транспортное предприятие или непосредственно поставщик.

Каждая хозяйственная операция, в том числе поступление товаров, должна быть оформлена документально. В соответствии с пунктом 7 Положения о бухгалтерском учете и отчетности любой документ должен иметь следующие основные реквизиты:

· наименование документа (форма);

· код формы;

· дата составления;

· содержание хозяйственной операции;

· измерители (в количественном и стоймостном выражении);

· наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления;

· личные подписи и их расшифровка.

Также могут быть включены дополнительные реквизиты. Документы составляются в момент совершения операции, а если это невозможно непосредственно после окончания операции.

Основными документами, на основании которых поступают товары, являются счета- фактуры, товарно-транспортные накладные и торгово - закупочные акты.

Товарно-транспортные накладные выписываются при поставке товаров автомобильным транспортом (приложение), в остальных случаях выписываются счета-фактуры.

Счета-фактуры регистрируются в книге продаж и в книге покупок. Счета-фактуры (приложение) составляются предприятием поставщиком на имя предприятия покупателя в двух экземплярах, первый из которых не позднее десяти дней с даты отгрузки товаров или предоплаты (аванса) представляется поставщиком покупателю и дает право на зачет (возмещение) сумм по налогу на добавленную стоимость. Второй экземпляр счет - фактуры (копия) остается у поставщика для отражения в книге продаж.

В счет - фактуре должны быть указаны:

· порядковый номер счет - фактуры;

· наименование и регистрационный номер поставщика товаров;

· наименование получателя товаров;

· стоимость (цена) товаров;

· сумма налога на добавленную стоимость;

· дата предоставления счет - фактуры;

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом ответственным за отпуск товаров и скрепляется печатью организации.

Получаемые и выдаваемые счета фактуры хранятся раздельно в журнале учета счетов- фактур в течение полных пяти лет с даты их получения. Они должны быть подшиты и пронумерованы.

Покупатели товаров ведут журнал учета полученных от поставщика счетов-фактур и книгу покупок. Книга покупок предназначена для регистрации счетов-фактур в целях определения сумм налога на добавленную стоимость. Счета-фактуры, предъявляемые поставщиками, подлежат регистрации в книге покупок в хронологическом порядке по мере оплаты и оприходования приобретенных товаров. Книга покупок должна быть прошнурована, ее страницы прошнуровывают и скрепляют печатью. Контроль за правильностью ведения книги осуществляется руководителем предприятия или уполномоченным им лицом. Книга покупок хранится у покупателя в течение полных пяти лет с даты последней записи.

В зависимости от особенности товаров к товарно-транспортным накладным или счетам- фактурам могут быть приложены документы, подтверждающие количество товаров или их качество (качественные удостоверения, сертификаты, справки о результатах лабораторных анализов).

Полученный груз с сопроводительными документами экспедитор доставляет на склад своего предприятия. При доставке грузов автотранспортом водитель автохозяйства является представителем поставщика и вместе с грузом передает материально ответственному лицу один экземпляр товарно-транспортной накладной.

За нарушение условий договоров поставщики и покупатели несут взаимную материальную ответственность в виде неустойки, штрафов и пени за невыполнение договорных условий, за задержку оплаты расчетных документов и за необоснованный отказ.

При продвижении товаров от поставщиков до покупателей возникают транспортные расходы и проблема их оплаты. Транспортные расходы могут оплачиваться: поставщиком; покупателем; часть расходов оплачивает поставщик, часть- покупатель.

Порядок распределения транспортных расходов между поставщиком и покупателем определяется, по согласованию сторон, в договоре поставки. Транспортные расходы относятся на издержки обращения.

В зависимости от условий договора поставки товары могут оплачиваться после или до их получения покупателем.

Глава 2. Управление дебиторской задолженностью в ЗАО "Казпромволга"

2.1 Краткая экономическая характеристика ЗАО "Казпромволга"

Строительная компания "Казпромволга" начала свою деятельность в апреле 1994 года после реорганизации предприятий Минмонтажспецстроя СССР. Центральный офис и производственная база расположены в пригороде г. Волгограда (пгт Городище).

Производственная база оснащена всеми необходимыми сооружениями (цеха, гаражи, склады) и современной обслуживающей техникой.

Цель создания организации - выполнение полного комплекса строительных работ на рынке услуг.

Компания "Казпромволга" ведет работы по строительству зданий и сооружений промышленного и гражданского назначения, реконструкции и капитальному ремонту административно-бытовых зданий и сооружений, офисов, жилых домов и квартир в г. Волгограде и других регионах.

В 2003 году компания осуществляла независимый технический надзор и функции заказчика - застройщика на строительстве крупнейшего в Нижнем Поволжье объекта "Двусторонняя железнодорожная сливо-наливная эстакада для светлых нефтепродуктов" г. Астрахань. Там же, в г. Астрахани, компания вела работы по капитальному ремонту сооружений хранения и перевалки нефтепродуктов, реконструировала причалы на реке Волга для погрузки-разгрузки нефтепродуктов на танкеры типа "река-море". Монтировала систему технологических трубопроводов связывающих Астраханский железнодорожный узел с распределительно-перевалочным комплексом "Астраханский" Астраханского филиала ООО "ЛУКОЙЛ-Нижневолжскнефтепродукт", осуществляла монтаж автоматической системы пенного пожаротушения нефтебазы.

Для производства специальных работ, таких как монтаж охранно-пожарной сигнализации, вентиляции, кондиционирования воздуха и т.д. "Казпромволга" имеет надежных и проверенных партнеров.

Поставщиками являются проверенные годами совместной работы организации, в том числе многие из них являются Московскими, а некоторые зарубежными компаниями.

Для компании "Казпромволга" является нормой нести ответственность на всех этапах подготовки и реализации заказа, начиная с разработки рабочих проектов, дизайнерских предложений, заканчивая комплектацией готового объекта мебелью.

С момента своего основания "Казпромволга" использует в своей работе только высокотехнологичные методы ведения работ, применяет только качественные материалы. Оснащенность современными строительными машинами, механизмами, автотранспортом позволяет предприятию достигать высокого уровня выполнения работ.

Инженерно-технический и рабочий персонал представлен высококвалифицированными специалистами, имеющими большой практический опыт работы в области строительства. Почти все имеют квалифицированные сертификаты, действие которых распространяется на территории РФ. Особое внимание руководство компании "Казпромволга" уделяет дальнейшему профессиональному росту сотрудников. При строительстве каждого объекта персонал подбирается таким образом, чтобы с наибольшей эффективностью осуществить реализацию проекта в интересах заказчика.

Результатом работы такой корпоративной структуры является получение заказчиком высококачественного конечного результата, без потери времени и средств на привлечение и координацию действий десятков неоднородных по своим стандартам и технологическому уровню подрядчиков.

Компания "Казпромволга" считает, что качество является фундаментальным компонентом любой деятельности. Главным критерием качества является удовлетворение требований клиента, оправдание его ожиданий в нужное время по лучшей цене. А любая экономия есть экономия времени

Для соответствия организации установленным критериям качества создан Отдел управления качеством. В апреле 2003 г. система менеджмента качества сертифицирована в английском сертификационном органе ВМ TRADA Сertification на предмет соответствия международному стандарту ИСО 9001:2000. Так же с апреля 2003 г. компания "Казпромволга" является членом Волгоградской торгово-промышленной палаты.

Для полного удовлетворения ожиданий потребителя и повышения конкурентоспособности в руководством компании поставлены следующие цели:

- завершить строительство производственного корпуса № 2 на территории "Казпромволга" для расширения участка по изготовлению и монтажу металлоконструкций и деталей трубопроводов;

- организовать участок по освоению новых технологий производства;

- создать производственную лабораторию для осуществления полного контроля над процессом использования качественных материалов при производстве работ.

Фирменный знак компании - "ключ с двумя голубями" - символизирует комплексное обслуживание заказа "под ключ", гарантию его высокого качества и полного удовлетворения потребителя.

Организационную структуру предприятия рассмотрим на рис. 2.1., рис. 2.2.

В целях экономической характеристики ЗАО "Казпромволга" рассмотрим следующие показатели:

· Обеспеченность кадрами и уровень его квалификации (табл. 2.1.)

Таблица 2.1.

Численность и квалификация кадров предприятияЗАО " Казпромволга".

Таблица 2.2.

Анализ эффективности использования трудовых ресурсов ЗАО "Казпромволга"

2.2 Управление дебиторской задолженностью ЗАО "Казпромволга"

Анализ и управление дебиторской задолженностью имеют очень большое значение для промышленных предприятий, функционирующих в условиях рынка. Умелое и эффективное управление этой частью текущих активов является неотъемлемым условием поддержания требующегося уровня ликвидности и платежеспособности. Управление дебиторской задолженностью необходимо как при формировании имиджа надежного заемщика, так и с точки зрения обеспечения эффективной текущей деятельности предприятия.

В зависимости от направленности деятельности некоторые строительные предприятия работают преимущественно за наличный расчет, а некоторые предоставляют свои услуги определенной части покупателей в зависимости от уровня установившихся отношений в кредит. Кредит может быть необходимым условием существования предприятия, особенно если его предоставляют конкуренты.

Уровень дебиторской задолженности определяется многими факторами: видом продукции (услуг), емкостью рынка, степенью насыщенности рынка данной продукцией (услугами), принятой на предприятии системой расчетов и др. Если предприятие имеет значительный удельный вес дебиторской задолженности в составе текущих активов, важнейшей задачей финансовых менеджеров является эффективное управление ею.

Информационной базой для анализа дебиторской задолженности является официальная финансовая отчетность: бухгалтерский отчет (раздел "Оборотные активы"). Для более детального анализа качества дебиторской задолженности пользуются данными журналовордеров или ведомостей учета расчета с покупателями и заказчиками, подотчетными лицами и т. д.

Ликвидность дебиторской задолженности определяется главным образом скоростью и сроками ее оборачиваемости. Качество дебиторской задолженности определяется степенью соответствия сроков задолженности условиям платежа.

Как и в случае с запасами, при исследовании динамики дебиторской задолженности возникает вопрос: чем обусловлены те или иные ее изменения варьированием масштабов деятельности, успехами или просчетами менеджеров. Для того чтобы ответить на этот вопрос, необходимо увязать ее изменения с динамикой результатов деятельности предприятия. Сделать это можно с помощью коэффициентов оборачиваемости дебиторской задолженности, которые также относятся к группе так называемых показателей деловой активности.

Величина средней дебиторской задолженности находится как сумма ее значений на начало и конец периода, деленная на два.

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности в днях показывает, какова в среднем продолжительность промежутка времени от ее возникновения до погашения.

Очень часто, особенно за рубежом, используется аналогичный, но видоизмененный показатель: вместо общей выручки рассматривается объем продаж в кредит. Выручка включает в себя продажи как в кредит, так и за наличный расчет. Считается, что продажи за наличный расчет не ведут к образованию дебиторской задолженности. Если сумма продаж за наличный расчет невелика, то коэффициенты оборачиваемости будут давать достоверную картину.

Если же продажи за наличный расчет велики, эти коэффициенты будут искажать представление о динамике дебиторской задолженности. Однако в том случае, когда удельный вес продаж за наличный расчет постоянен, динамика данных коэффициентов отражает характер изменения кредитной политики предприятия. Избежать искажающего влияния продаж за наличный расчет можно, если на предприятии налажен учет объемов продукции, продаваемой с рассрочкой платежей, задолженности в общем ее объеме; удельный вес задолженности покупателей и заказчиков, включая задолженность, обеспеченную полученными векселями.

Ускорение оборачиваемости средств в расчетах и сокращение сроков оборачиваемости в динамике рассматривается как положительная тенденция. Показатели оборачиваемости целесообразно сравнивать с нормативными показателями. К сожалению, в настоящее время отсутствует нормативная база таких показателей в отраслевом разрезе. А поскольку она основывается в том числе и на анализе временных рядов, ее и невозможно разработать при постоянно изменяющихся социально-экономических условиях и регулирующей правовой базе в России. Поэтому в настоящее время приходится либо рассматривать и анализировать динамику показателей оборачиваемости, либо сравнивать их с уровнем, достигнутым успешно действующими предприятиями аналогичного профиля, функционирующими и тех же условиях.

Увеличение периода оборачиваемости дебиторской задолженности может свидетельствовать об ухудшении условий оплаты продукции (услуг) по договорам, финансовых затруднениях у потребителей, снижении эффективности деятельности маркетинговых и сбытовых подразделений и др.2.3 Анализ дебиторской задолженности ЗАО "Казпромволга"

Минимальный набор показателей, используемых при анализе дебиторской задолженности, показан в табл. 2.5. В данной таблице наряду с коэффициентами оборачиваемости приведены: доля дебиторской задолженности в общем объеме текущих активов (для обоснования значимости данного элемента оборотных активов и необходимости управления его динамикой); доля краткосрочной (со сроком погашения до года) дебиторской задолженности.

Таблица 2.5.

Динамика показателей состояния дебиторской задолженности ЗАО "Казпромволга" за 2001-2003гг.

Прежде всего, нужно отметить, что дебиторская задолженность предприятия полностью состоит из задолженности, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты. В динамике за исследуемый период 2001-2003гг. доля дебиторской задолженности в общем объеме текущих активов сокращается на 53,66 %. В итоге погашение дебиторской задолженности увеличилось в 3 раза, что очень благоприятно для предприятия, так как происходит постепенное высвобождение средств в расчетах предприятия. В итоге оборачиваемость дебиторской задолженности предприятия за эти годы возросла с 5,67 оборотов в год до 6,41оборотов в год, что позволило сократить оборачиваемость с 64дня в 2001г. до 56 дней в 2003г. Это, безусловно, положительный факт.

Рассмотрим показатели состояния дебиторской задолженности в динамике и структуре по срокам образования (табл. 2.6., рис. 2.3.)

Таблица 2.6.

Динамика показателей состояния дебиторской задолженности ЗАО " Казпромволга" за 2001-2003 г.

Менеджеры фирмы должны, прежде всего, определить срок проверки дебиторской задолженности, т. е. установить периодичность цикла детального анализа ее состояния. Как правило, наиболее оптимальным является месячный срок.

Исходя из принятой политики сбыта продукции (услуг) фирмы, зависящей от многих факторов, в первую очередь факторов рыночной конъюнктуры, устанавливается нормативный срок дебиторской задолженности, т. е. количество дней, в течение которых дебиторы обязаны погасить свою задолженность. Нормативный срок кредитования включает как стандартное число дней предоставления товарного кредита, фигурирующее в договорной документации, так и дополнительное число дней, которые фирма готова еще "подождать" до осуществления расчета по сделке.

Осуществление ряда несложных и эффективных мер по совершенствованию работы с дебиторами позволяет улучшить результаты деятельности предприятия, в том числе состояние платежеспособности и ликвидности активов. Эти меры касаются, прежде всего, совершенствования учета и контроля операций с дебиторами, создания информационной базы по финансовому положению партнеров.

Рис. 2.3. Структура показателей дебиторской задолженности по срокам образования.

При заключении договоров должны быть четко оговорены условия и сроки оплаты за продукцию, которые необходимо регулярно подтверждать.

Подводя итоги проведенному анализу кредиторской и дебиторской задолженности предприятия ЗАО "Казпромволга" можно сказать, что деятельность любого предприятия связана с приобретением материалов, продукции, потреблением разного рода услуг. Если расчеты за продукцию или оказанные услуги производятся на условиях последующей оплаты, можно говорить о получении предприятием кредита от своих поставщиков и подрядчиков. В свою очередь само предприятие также выступает кредитором своих покупателей и заказчиков, а также поставщиков в части выданных им авансов под предстоящую поставку продукции. Поэтому от того, насколько сроки предоставленного предприятию кредита соответствуют общим условиям его производственной и финансовой деятельности (например, сроку погашения дебиторской задолженности), зависит финансовое благополучие предприятия.

Заключение