Організаційний аспект автоматизації фінансового обліку на вітчизняних підприємствах

Размещено на http://www.allbest.ru/

Організаційний аспект автоматизації фінансового обліку на вітчизняних підприємствах

У роботі проаналізовано недоліки механізму управління фінансовим обліком на підприємстві та проведено порівняння існуючих програм автоматизації обліку. Досліджено організаційний аспект автоматизації фінансового обліку на підприємствах, розроблено пропозиції щодо покращення існуючої системи бухгалтерського обліку.

Ключові слова: фінансовий облік, засоби автоматизації, програмний засіб.

Abstract - The disadvantages of the mechanism of financial accounting for the company and a comparison of existing programs to automate accounting are analyzed in this paper. Organizational aspect of accounting automation for company is explored and suggestions for improving the current system of accounting are given.

Keywords: financial accounting, automation, software.

Вступ

За сучасних умов успішна діяльність суб'єкта підприємництва неможлива без комп'ютеризації облікового процесу. Із зміною способів оброблення даних головним чинником в організації фінансового обліку є застосування сучасних високоякісних програмних засобів, які б максимально полегшували роботу бухгалтера, мали незначну ймовірність помилки, задовольняли водночас потреби вітчизняного та міжнародного ринку, забезпечували швидке оброблення інформації і при цьому недорого коштували.

Розробленням аналізованої теми займалися як зарубіжні (Б. Нідлз, Р. Ентоні, Г. Велш, Д. Шорт та ін.), так і вітчизняні вчені: Н. Микитюк, Н. Л. Правдюк, Л. Нападовська, Т. Кушмід, Н. Литвин, П. Хомин, Р. К. Шурпенкова, І. І. Демко, О. Л. Гальцова, Н. В. Воляник, М. П. Колісник, Ф. Ф. Бутинець, С. Ф. Голов, М. С. Пушкар, М. Н. Ткаченко, Н. В. Чабанова та ін.

Зараз на ринку є доволі велика кількість програмних засобів, проте вони не враховують комплексний критерій вибору, який полягає у максимальному задоволенні потреб обліку, при якому облікова праця є більш творчою, спрямованою на організацію та удосконалення обліку.

Тому дослідження проведені у даній статті в напрямку покращення організації фінансового обліку на підприємстві з використанням сучасних інформаційних засобів є актуальними.

фінансовий облік інформація грошовий

Виклад основного матеріалу

Облік виник і розвивається у зв'язку з потребою суспільства в необхідній і достатній інформації щодо наявності та руху майна з метою контролю та управління господарськими процесами та їх результатами.

Фінансовий облік є локальним і включає всю технологію інформаційного процесу, яка охоплює процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємств, організацій і установ зовнішнім та внутрішнім користувачам для прийняття рішень. З огляду на це він перетворився на міжнародну мову бізнесу і став обов'язковою передумовою успішної діяльності всіх господарюючих суб'єктів [1].

Дані фінансового обліку використовуються для прийняття рішень - акціонерами, кредиторами, інвесторами, податковими органами та ін. Ці рішення у кінцевому підсумку впливають на діяльність підприємства.

Фінансовий облік грає регулюючу роль і несе в собі елементи такої системи, котра передбачає прямі і зворотні зв'язки при виконанні функцій спостереження, вимірювання різних характеристик виробництва або його окремих частин, обробки інформації за даними первинної документації. Підтвердженням тому служить рух звітної документації між підрозділами і службами підприємства і бухгалтерією [2].

Ведення фінансового обліку є обов'язковим для кожного підприємства. Законом встановлюються вимоги до фінансової інформації. Регламентуються форми звітності і їх зміст, порядок розрахунку показників. Оскільки менеджерам необхідна часто термінова інформація, то для прийняття рішень використовуються приблизні оцінки. Вимоги до точності в управлінському обліку послаблені в сторону прискорення отримання інформації. В той час як фінансовий облік базується на точності інформації, законом регламентуються не тільки обмеження, але і вимоги. Фінансові звіти готуються для зовнішніх користувачів, тобто людей, які не працюють на підприємстві. Інформація, що міститься в фінансових звітах, відображає операції, котрі вже здійснені, і тому вона піддається перевірці і оцінці надійності [3].

Тому метою ведення фінансового обліку є надання повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансове становище, результати діяльності й рух грошових коштів підприємства [4]. А це є неможливим при відсутності автоматизованих процесів ведення обліку, оскільки обробка інформації здійснюється повільно і потребує великих затрат часу, що знижує ефективність роботи бухгалтерії.

Нині підприємства потребують автоматизованої інформаційної системи обліку на базі сучасних засобів обчислювальної техніки, яка дає змогу забезпечити:

– повне та своєчасне задоволення інформаційних потреб користувачів;

– виконання контрольних і аудиторських завдань із метою одержання потрібної інформації про наявні відхилення;

– аналіз і прогнозування господарсько-фінансової діяльності підприємства;

– одержання на основі автоматизації ефективних управлінських рішень [5].

Оскільки організувати автоматизацію облікового процесу на підприємстві неможливо без найсучаснішого апаратних та програмних продуктів, то розглянемо найбільш поширені програмні засоби на ринку України.

GnuCash - безкоштовна програма для ведення фінансового обліку під Linux. Дозволяє вести облік як особистих фінансів, так і фінансів організації. Програма GnuCash доступна під Linux, BSD, Solaris, Windows і Mac OS X. А також існує Portable версія GnuCash для Windows, яка не вимагає установки і може працювати, наприклад, з USB-носія. Підходить як для контролю за особистими фінансами, так і для невеликого бізнесу. У програмі є принцип подвійного запису, зручна система запису фінансових операцій; заплановані автопроводки; велика кількість звітів, графіків, діаграм для наочного представлення структури доходів, витрат та іншого; узгодження проводок з виписками з банків; представлені типи рахунків; корисності для малого бізнесу; підтримка великої кількості валют; робота з акціями, з інвестиціями; облік взятих / виданих в борг / кредит коштів; можливість вести кілька незалежних одна від одної систем рахунків; підтримка декількох типів баз даних (SQLite3, MySQL, PostgreSQL); за замовчуванням дані зберігаються у форматі XML; імпорт з інших фінансових програм; мультиплатформність (Linux, Windows, MacOSX); пошук по проводках; роздруківка чеків.

Програма «Бюджет» призначена для обліку доходів особистих фінансів, або невеликої компанії. Розробником є ТОВ «Ультра Зум». Для роботи з програмою необов'язково мати освіту бухгалтера, інтерфейс користувача інтуїтивно зрозумілий і практичний. Програма дозволяє мати свій план рахунків, одним кліком добаляти рахунки, проводити по них операції, переказувати кошти з рахунку на рахунок. Кожну операцію можна віднести до певної категорії, категорії легко створюються в момент створення операції, або через меню. Поділ операцій по категоріях дозволиє згодом більш детально аналізувати структуру доходів і витрат. В програмі передбачено створення резервної копії та відновлення даних на випадок, якщо випадково видалено якісь операції. Розмір програмного засобу становить 4.3 MB, підходить для операційних систем: Windows XP / Vista / Server 2003/Server 2008/7/8. Мовою інтерфейсу є російська.

Система «GrossBee XXI» призначена для автоматизації обліку й управління на сучасних торгово-промислових підприємствах. Розробником є науково-виробнича фірма «GrossBee». Вона охоплює всі основні аспекти господарської діяльності: постачання, виробництво, збут, оптову й роздрібну торгівлю, взаєморозрахунки з постачальниками й покупцями й багато іншого. Основне завдання, яке вирішує система, - детальний облік всіх фактів господарської діяльності підприємства й підготовка оперативної інформації для прийняття управлінських рішень. Важливими функціями системи є також планування й елементи економічного аналізу. Система підвищує ефективність роботи всіх співробітників підприємства та є багатовункціональним програмним продуктом і, безсумнівно, задовольнить запити більшості клієнтів без додаткового перенастроювання. У той же час, завдяки своїй модульній архітектурі, вона може бути основою для побудови корпоративних інформаційних систем і створення спеціалізованих галузевих рішень.

«Турбо Бухгалтер» фірми «ДІЦ» - програмний засіб для автоматизації бухгалтерського, податкового й управлінського обліку. «Турбо Бухгалтер» містить генератор звітів, більше 20 видів внутрішніх звітів та 19 довідників. У ньому є можливість модифікувати існуючі звіти, створювати нові, зберігати в форматі текстового редактора Word та електронної таблиці Excel. Документи об'єднано у картотеки, причому документ може бути одночасно у кількох картотеках. При побудові низки звітів можна використовувати субконто. З їх допомогою можна отримати дрібну градацію підсумків усередині одного рахунка; об'єднати всі підсумки із різних рахунків, які стосуються певного об'єкта; отримувати підсумки, зазначених об'єктів аналітичного обліку одночасно. Програма дає змогу кільком бухгалтерам одночасно робити запис у одному спільному журналі операцій за умов об'єднання комп'ютерів у локальну мережу, дозволяє вносити зміни в численні звітні форми здійснення ряду розрахунків, не вдаючись до програмування.

«1С: Підприємство 7.7» - це набір прикладних рішень, побудованих за єдиними принципами і на єдиній технологічній платформі. Система програм дозволяє вирішувати різні задачі обліку й управління на підприємствах незалежно від їх профілю. Керівник може вибрати рішення, яке відповідає поточним потребам підприємства і надалі розвиватиметься у міру зростання підприємства або розширення завдань автоматизації.

Програма базується на національних стандартах бухгалтерського обліку України, схвалена Мінфіном України і складається з чотирьох компонентів: 1C: Бухгалтерія 7.7, 1C: Зарплата і кадри 7.7, 1C: Торгівля і склад 7.7 та 1C: Фінансове планування 7.7. Кожна з цих компонентів забезпечує автоматизацію певних ділянок обліку на підприємстві. Вибір того, чи іншого компоненту залежить від структури управління підприємством, розподілу функціональних обов'язків працівників, обсягів інформації, кількості працівників, територіального розташування підрозділів і служб підприємства, організації. Основним завданням автоматизації, яке вирішується тиражними прикладними рішеннями, які поставляються фірмою «1С», є бухгалтерський облік.

Існує велика кількість типових галузевих рішень, розроблених партнерами фірми «1С». Крім того, можливості платформи дозволяють створювати і використовувати індивідуальні конфігурації, розроблені на базі типових (фірми «1С») або спеціалізованих галузевих рішень, так і створені «з нуля».

Платформа «1С: Підприємство 8.0» була створена з урахуванням 6-річного досвіду застосування системи програм «1С: Підприємство 7.7». В даний час понад 700 000 організацій використовує для автоматизації своєї діяльності продукти, що входять в систему програм «1С: Підприємство».

Версія «1С: Підприємство 8.2» - це принципова зміна архітектури платформи версії 8. В «1С: Підприємство 8.2» повністю змінений весь шар роботи з інтерфейсом. Сюди відноситься і командний інтерфейс, і форми, і віконна система. При цьому не тільки змінюється модель розробки користувацького інтерфейсу в конфігурації, але й пропонується нова архітектура поділу функціональності між клієнтським додатком і сервером. У версії 8.2 принципово перероблений механізм установки, запуску і поновлення платформи. Вжито істотні зусилля для підвищення зручності розгортання системи у великих організаціях.

Тонкий клієнт і веб-клієнт - це дві нових клієнтських програми. Крім звичного файлового доступу та підключення до сервера по локальній мережі вони дозволяють підключатися до інформаційної бази по протоколу HTTP через спеціально налаштований веб-сервер. Тонкий клієнт і веб-клієнт забезпечують роботу користувачів у новому режимі - режимі керованої програми та в реальному режимі часу.

Також кардинально підвищена стійкість системи до обриву каналу зв'язку між користувачем і кластером серверів. Тепер у переважній більшості випадків після відновлення з'єднання користувач зможе продовжити роботу з того «місця», на якому вона була припинена. При цьому не потрібно буде повторне підключення до інформаційної бази. Це досягається за рахунок того, що кластер «запам'ятовує» підключених користувачів і стан виконуваних ними дій. У разі втрати фізичного з'єднання кластер буде очікувати відновлення з'єднання з цим користувачем [6].

Для того, щоб обрати найбільш доцільний продукт, варто звернутися до порівняльної характеристики переваг та недоліків кожного програмного продукту (табл. 1).

Таблиця 1 - Порівняльна характеристика переваг та недоліків.

Для побудови комп'ютерних систем бухгалтерського обліку використовують різні підходи. Найефективнішим є підхід, який передбачає раціоналізацію організаційної структури підприємства і його бухгалтерії. Вона оптимізується таким чином, щоб впровадження інформаційної технології дало найбільший ефект. Тому за функціональним та ціновим чинником «1С: Підприємство 8.2» є найбільш доцільним.

Даний програмний засіб дає змогу створити механізм підвищення ефективності роботи бухгалтерії та економічного відділу підприємства та сформувати потужну базу фінансової інформації і забезпечити якісну і швидку її обробку.

Висновки

За сучасних умов світового соціально-економічного розвитку особливо важливою галуззю стало інформаційне забезпечення фінансового обліку, що складається зі збору і обробки інформації, необхідної для ведення обліку та складання усіх форм звітності.

Автоматизація бухгалтерського обліку значно полегшує роботу бухгалтерії, підвищує оперативність збирання та обробки інформації, що є важливим для підвищення ефективності прийняття управлінських рішень.

Для підвищення ефективності роботи підприємств необхідно запровадити нову удосконалену інформаційну систему комплексної автоматизації фінансового обліку та управління. Здійснивши порівняльний аналіз існуючих програмних продуктів та дослідивши їхні переваги та недоліки, можна зробити висновки, що однією з найбільш доцільніших систем є «1С: Підприємство 8.2». Запровадження нового програмного продукту дасть змогу бухгалтерам виконувати значно більше операцій, тобто підвищиться продуктивність їх праці. Керівники різних рівнів будуть мати змогу отримувати необхідну інформацію швидко та в будь-який момент часу завдяки організованій локальній мережі, що підвищить швидкість та точність прийняття ними управлінських рішень.

Література

1. Закон України „Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.99 р. №996-ХІV

2. Пушкар М.С. Фінансовий облік: Підручник / М. С. Пушкар - Тернопіль: Карт-бланш, 2002. - 628 с.

3. Глібов К. С. Фінансовий облік: Підручник / К. С. Глібов - Тернопіль: Карт-бланш, 2006. - 325 с.

4. Бабіч О. Г. Фінансовий облік / О. Г. Бабіч - К.: Вища школа, 2004.

5. Правдюк Н. П. Фінансовий облік та його значення за умов ринкової економіки / Н. П. Правдюк // ВІСНИК ЖІТІ. - 2002. - №20 - С. 227-235.

Размещено на Allbest.ru