Корпоративная карта как инструмент оптимизации расходной части бюджета организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

КОРПОРАТИВНАЯ КАРТА КАК ИНСТРУМЕНТ ОПТИМИЗАЦИИ РАСХОДНОЙ ЧАСТИ БЮДЖЕТА ОРГАНИЗАЦИИ

Девятаева Надежда Васильевна

Осуществление расчетов с использованием корпоративных карт в последние годы становится все более распространенным в российских компаниях. Корпоративные карты применяются для оплаты представительских, командировочных и прочих общехозяйственных расходов. Открытие корпоративных карт производится юридическими лицами. Карта, в свою очередь, применяется для управления счетом компании. При этом у юридических лиц возникают вопросы, связанные с эффективностью применения системы расчетов с помощью корпоративных карт в организации.

В нормативных документах Центробанка РФ как такового определения «корпоративная карта» не существует. Правила расчетов с использованием пластиковых карт прописаны в Положении Банка России от 24.12.04 № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт» [2]. Данное положение применяется и для регулирования обслуживания с использованием корпоративной карты организации, так как она является разновидностью платежной банковской карты, но выдается предприятию банком-эмитентом или организацией-распространителем. При этом валютной корпоративной карте присваиваются название организации, имена держателей карты, в качестве которых могут выступать один или несколько сотрудников компании, специальный карточный счет. В зависимости от того, где держатель карты намерен ее использовать (за границей или на территории России), определяется ограниченный круг операций по осуществлению расходования денежных средств, находящихся на карточке.

Обратимся к Положению № 266-П для определения прав по использованию корпоративных карт. В пункте 2.6 Положения № 266-П предусмотрены следующие права юридического лица по осуществлению денежных операций с платежными картами:

? получать наличные в валюте Российской Федерации для осуществления на территории Российской Федерации расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;

? оплачивать расходы в валюте Российской Федерации, связанные с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;

? получать наличные денежные средства в иностранной валюте за пределами территории Российской

Федерации для оплаты командировочных и представительских расходов;

? оплачивать командировочные и представительские расходы в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации;

? совершать иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства Российской Федерации.

Необходимо заметить, что в случае неправомерного применения корпоративной банковской карты, вся ответственность перед банком возлагается на владельца (юридическое лицо), в то время как держатель карты несет расходы по своим обязательствам лишь перед бухгалтерией организации.

Безусловно, безлимитные расчеты являются преимущественным способом оплаты расходов в деятельности фирмы. Необходимо лишь приобрести корпоративную банковскую карту для оплаты хозяйственных нужд организации, предварительно открыв карточный счет.

Преимущество использования такого способа оплаты расходов состоит в том, что фирма может установить индивидуальный лимит (остаток на карточном счете) для определенной карты на осуществление операций в год, месяц, неделю или день. Таким образом происходит ограничение по расходованию суммы, которую предстоит потратить на оплату используемых услуг и приобретенных товаров.

Необходимо заметить, что осуществление расчетов с использованием корпоративной банковской карты имеет ряд достоинств. На данный момент не существует ограничений по осуществлению расчетов с использованием корпоративных карт, но в недавнее время ограничения в проведении платежей сводили пользование ими к минимуму. Сейчас возможно осуществлять контроль над расходами в режиме оn-line и получать информацию о расходах, которая интегрирует в себе стандартизированную отчетность, взаимосвязанную с бухгалтерскими системами организации.

Следующее достоинство корпоративных карт относится к осуществлению расчетов по расходам, связанным с оптовыми закупками. В том случае, когда поставщику необходимо оставить банковскую гарантию или депозит, покупатель производит оплату услуг или заказа безналичным способом, «привязав» карточный счет своей карты к счету контрагента. Таким образом, займы у банка не осуществляются, тем самым, снижаются издержки, связанные со временем обслуживания контрагента, у которого не оставляется ничего в залоге.

У фирмы при учете операций с корпоративными картами могут возникать сложности по оформлению документов, в которых будут отражены операции по использованию корпоративных карт.

Законодательством Российской Федерации не регламентируется документальное оформление передачи карты сотруднику. Этот порядок необходимо зафиксировать во внутренних документах работодателя. В данном случае нужно решить проблемы по обеспечению защиты PIN-кода, предусмотреть действия при утрате карты, определить, в каком документе будут отражаться выдача и возврат карты. По нашему мнению, организация может просто вести журнал выдачи валютных корпоративных карт для этих целей.

Осуществление операций с корпоративными картами отражается в расчетных документах (квитанциях банкомата или электронного терминала (слипах)), где приведены расходы по специальному карточному счету. Товарные чеки, квитанции за услуги являются подтверждением произведенных расходов.

Подотчетное лицо может снимать с карты денежные средства на хозяйственные расходы организации. Списанные со счета организации денежные средства в результате операций с корпоративной картой являются выданными под отчет сотруднику, владеющему картой. Поэтому ему необходимо составлять авансовый отчет по израсходованным денежным средствам, который сдается в бухгалтерию с документами, удостоверяющими фактически произведенные расходы.

Если выдаваемая организации валютная корпоративная карта «привязана» к новому банковскому счету, то необходимо оповестить об этом налоговую инспекцию. В ином случае, когда валютная корпоративная карта выдается в дополнение к уже имеющемуся счету, налоговую инспекцию уведомлять не нужно.

В результате получения корпоративной карты фирма должна перечислить банку ее стоимость - Д 50/3 «Денежные документы» К 51 «Расчетные счета» - и зачислить денежные средства для осуществления расходов на специальный карточный счет в банке: Д 55 «Специальные счета в банках» К 51 «Расчетные счета». Полученная валютная корпоративная карта передается подотчетному лицу: Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К 50/3 «Денежные документы». Предоставление авансового отчета подотчетным лицом после осуществления хозяйственных операций по корпоративной карте отражается записями по Д 10 «Материалы», 41 «Товары», 26 «Общехозяйственные расходы» К 71 «Расчеты с подотчетными лицами». При получении выписки из карточного счета производится списание средств с него: Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К 55 «Специальные счета в банках». Возвращенная подотчетным лицом карта снова зачисляется в состав денежных документов учетной записью Д 50/3 «Денежные документы» К 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

После окончания срока действия банковской карты осуществляется ее списание: Д 26 «Общехозяйственные расходы» К 50/3 «Денежные документы». Бухгалтерская запись по Д 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» и К 71 «Расчеты с подотчетными лицами» составляется, если работник не предоставил документы, и отчет не подписан руководителем. Случай возмещения этих сумм сотрудником не признается доходом фирмы в бухгалтерском учете. Фирма может потребовать взыскание с сотрудника использованной не по назначению суммы на основании ст. 238, ст. 241 и ст. 248 ТК РФ.

На наш взгляд, корпоративная карта организации для сотрудников, выезжающих в заграничные командировки, избавляет от необходимости открытия валютного счета и покупки иностранной денежной валюты на командировочные затраты. Работник фирмы может получить наличную иностранную валюту непосредственно в стране, куда он командирован. Денежные средства будут списаны с карточного счета организации с автоматической конвертацией командировочных расходов в валюту той страны, в которой находится держатель корпоративной карты.

Если корпоративная карта открыта к рублевому счету, то ей также можно легко расплатиться в валюте, находясь в загранкомандировке. Для организаций, направляющих своих работников в загранкомандировки и не имеющих желания открывать валютные счета, выгодно то, что денежные средства не зачисляются на текущий валютный счет организации - владельца рублевого счета.

Достоинством использования валютной корпоративной карты является то, что она помогает осуществлять контроль над затратами и экономию денежных средств. Недостатком использования валютной корпоративной карты, по нашему мнению, является то, что банки довольно часто устанавливают высокие тарифы за обслуживание карт, предъявляют жесткие требования к надежности корпоративных клиентов и условия по обслуживанию корпоративных карт. На сотрудников, использующих корпоративные карты, могут не распространяться дополнительные услуги.

Следует отметить и ряд недостатков по расчетам корпоративной картой для командировочных расходов. Так, подотчетным лицом является один сотрудник, в то время как документация, где фиксируются командировочные расходы, составляется на конкретного работника. Когда в командировку направляются несколько работников организации, а расходы осуществляет один сотрудник, объявить затраты расходами подотчетного лица за используемые им услуги и за приобретенные товары и денежные средства на командировочные расходы других работников будет труднее. В нормативных документах ЦБ РФ по регулированию порядка ведения кассовых операций можно встретить положения, запрещающие передачу наличных денежных средств под отчет одним сотрудником другому командировочному лицу.

На наш взгляд, в данном случае бухгалтеру целесообразно открыть для каждого сотрудника личную валютную корпоративную карту, либо осуществлять выдачу наличными средствами на командировку каждому работнику.

Ограничения для сотрудников, использующих валютные корпоративные карты, - это следующая проблема, которая не менее значима, чем предыдущая. В нормативных документах ЦБ РФ предусматривается тот факт, что перевод денег на командировочные расходы на карту подотчетного лица допустим, если такая возможность предусмотрена самой организацией. Следует заметить, что Центробанком не предусматривается выдача денежных средств подотчетному лицу на представительские и хозяйственные расходы. Если же обратиться к КоАП РФ, то в нем не предусмотрены штрафы за безналичную выдачу подотчетных средств, несмотря на запреты таких операций со стороны ЦБ РФ. Следовательно, в бухгалтерском учете необходимо четко следовать требованиям по оформлению подобных ситуаций, чтобы избежать любых претензий со стороны налоговой инспекции.

Таким образом, нормативная база, регулирующая операции с применением валютных корпоративных карт, на сегодняшний день практически отсутствует. Единственным нормативным актом в этой сфере является упомянутое нами Положение № 266-П. На наш взгляд, необходимо разработать более совершенную нормативную базу в области регулирования валютных корпоративных карт. Дальнейшее внедрение системы расчетов с помощью корпоративных карт в компании позволит снизить издержки на выдачу и прием наличных под отчет, сделать расходы компании более «прозрачными», поможет оптимизировать работу бухгалтерии.

корпоративный карта безналичный расчет

Список литературы

1.Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 02.04.2014, с изм. от 08.04.2014) [Электронный ресурс]. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_161273 (дата обращения: 25.04.2014).

2.Положение об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием (утв. Банком России 24.12.2004 № 266-П) (ред. от 10.08.2012) (зарегистрировано в Минюсте России 25.03.2005 № 6431) [Электронный ресурс]. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_145266 (дата обращения: 25.04.2014).

3.Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 02.04.2014) (с изм. и доп., вступ. в силу с 13.04.2014) [Электронный ресурс]. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_161349 (дата обращения: 25.04.2014).

Размещено на Allbest.ru