Контроль операційних витрат у системі бюджетування

• орієнтація переважно не на результати, а на витрати;

• можливість перевитрачання коштів запланованого бюджету.

Мета керівника підрозділу полягає у тому, щоб жорстко дотримуватися бюджетних показників, а не гнучко реагувати на потреби виробництва і збуту. Система контролю на засадах додаткового стимулювання над оптимізацією та раціоналізацією витрат зустрічається дуже рідко через високу складність розроблення такої системи, тому що поняття контрольованості витрат на рівні того чи іншого підрозділу не є уніфікованим для підприємств навіть одного виду діяльності.

Сприймаючи систему бюджетування як ефективний механізм контролю, керівники нерідко піддаються ілюзії, що ефективність контрольного механізму передбачена методикою бюджетування апріорі, тому після впровадження системи бюджетування консалтинговими фірмами без достатнього заглиблення у специфіку механізму управління витратами саме на даному підприємстві в рамках цієї системи керівник через деякий час стикається з проблемою низької рентабельності підприємства, незважаючи на жорстке виконання бюджету.

Ефективності системи контролю витрат у системі бюджетування необхідно приділити особливу увагу. При цьому увага концентрується на таких важливих етапах [10]:

• збір та передавання даних про витрати з виробничих підрозділів підприємства до відділу, який займається їх аналізом та обробкою (фінансово-економічна служба);

• реєстрація витрат у системі управлінського обліку за об'єктами бюджетування;

• методика контролю витрат і аналізу;

• аналіз механізму прийняття рішень щодо управління витратами на предмет розподілу відповідальності та регламенту взаємодії підрозділів під час ухвалення тих чи інших рішень щодо оптимізації витрат чи методики визначення собівартості продукції.

Ефективність використання бюджетів підприємства безпосередньо залежить від обраних методів їх розроблення, які повинні максимально враховувати особливості діяльності підприємства. Проведене дослідження показало, що для формування бюджетів підприємства варто додатково використовувати ліміти (граничні величини) у поєднанні з коефіцієнтним методом. Зокрема, під час планування інших витрат операційної діяльності за основу розрахунку окремих груп витрат запропоновано використовувати значення попередніх періодів, скориговані на відповідні коефіцієнти з урахуванням законодавчих обмежень, що застосовуються до даної групи, з установленням найбільш імовірних та граничних значень. Це дасть економістам змогу визначати резерви для коригування бюджетних показників за різкої зміни умов функціонування. Крім того, пропонуємо виокремлювати паралельно-послідовний метод розроблення бюджетів, адже саме він дає змогу скоротити термін розроблення бюджетів на різних рівнях управління.

У системі бюджетування на етапі її розроблення та впровадження пілотного проекту повинно бути проаналізовано, як працює механізм прийняття рішень щодо управління витратами, тому що прийняття неузгоджених управлінських рішень щодо управління витратами призводить до того, що вся система працює неефективно.

На сучасному підприємстві бюджетування здійснюється за допомогою спеціалізованого програмного продукту і пов'язане зі збором великого масиву різної за своєю природою економічної інформації, тому особлива увага повинна приділятися інформаційному складнику в системі бюджетування для здійснення контролю.

Контроль операційних витрат у рамках системи бюджетування пов'язаний з інформаційною проблемою. На багатьох підприємствах формування фактичних операційних бюджетів, у яких містяться первинні дані про фактичні витрати сировини, матеріалів, палива тощо, відбувається несвоєчасно і не в повному обсязі. Неповнота і несвоєчасність надходження інформації до відповідних аналітичних служб призводять до помилковості в розрахунках контрольних показників або до застарілості інформації, яка вже не може вплинути на управлінські рішення.

Дотримання вимог повноти і своєчасності отримання інформації про витрати повинно бути доповнене принципом достатності. Збір надлишкових відомостей збільшує витрати часу і ресурсів на отримання й обробку інформації, ускладнює інформаційну систему неважливими даними, вивчення впливу яких може призвести до невірних управлінських рішень.

Нерідко в процесі управління витратами ігнорується вплив різних факторів на склад, розмір і структуру затрат. В умовах динамічної ринкової ситуації протягом нетривалого періоду часу витрати можуть змінюватися під впливом як зовнішніх, так і внутрішніх факторів. Передбачити всі фактори і ступінь їх впливу дуже важко, оскільки спроби прогнозування можуть забирати чимало часу і ресурсів. Однак це не означає, що вивченням та оцінкою впливу тих чи інших факторів можна нехтувати.

Досвід показує, що введення системи управління витратами «зверху», придбання високо- вартісного програмного забезпечення і навіть створення служб, в обов'язки яких входять облік, контроль і планування витрат, не гарантують побудову ефективної системи контролю витрат. Щоб система запрацювала, всі керівники підрозділів і служб повинні чітко уявляти функції, які вони виконують, сферу своєї відповідальності та взаємозв'язок між підрозділами.

контроль бюджетування деталізація стратегія

Висновки

Підсумовуючи результати дослідження прикладних засад упровадження контролю операційних витрат підприємства в системі бюджетування, можна зробити такі висновки.

У контексті сучасної практики управління витратами підприємства система контролю операційних витрат потребує детального розроблення на етапі впровадження автоматизованої системи бюджетування на підприємстві.

Систематизуючи типові недоліки в організації контролю операційних витрат підприємства в системі бюджетування, можна визначити, що типовою є недооцінка з боку керівництва важливості процедур структуризації підприємства для цілей бюджетування на етапі розроблення такої системи для підприємства, адже цей етап роботи формує системну концепцію інформаційно-аналітичного та методичного забезпечення процесів планування, контролю, аналізу витрат для успішної реалізації оперативних та стратегічних цілей діяльності підприємства.

Ураховуючи складність та багатогранність предмету дослідження, необхідно визнати, що в межах однієї статті неможливо розкрити всі аспекти розроблення ефективної системи контролю на підприємстві. На своє подальше дослідження очікують проблеми уніфікації підходів до розроблення системи контрольних показників рівня операційних витрат, орієнтовані на різні аспекти діяльності підприємства, для формалізації стратегії на рівні операційної діяльності і контролю успішності її реалізації.