АИТ по учету денежных операций по кассе

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1

1.1 Организация и возможности системы ««1С: Бухгалтерия»

1.2 Организационно-экономическая сущность задачи

Глава 2

2.1 Входная информация

2.2 Выходная информация

Глава 3

3.1 Алгоритм решения задачи

Глава 4

4.1 Описание условно-постоянной информации

Заключение

Список литературы

Введение

Занять лидирующее положение на рынке, повысить эффективность работы персонала, создать оптимальную структуру управления - вот первоочередные задачи руководителя предприятия. В бухгалтерской и банковской деятельности это особенно важно, что обуславливает широкое применение бухгалтерских пакетов и программ, благодаря внедрению которых повышается оперативность обработки данных и достоверность деловой информации, принимаются более объективные финансовые и управленческие решения.

Кассовые операции не являются особенно трудоемким участком учета, однако использование компьютерных технологий при обработке информации по данному участку учета достаточно эффективно.

Информацию о денежных средствах в кассе обычно обрабатывает кассир, который ведет кассовую книгу Кассовая книга и отчеты кассира могут вестись автоматизированным способом.

Объектом изучения является участок бухгалтерского учета «Касса» и его автоматизация в программе «1:С Предприятие».

Для решения поставленной задачи в процессе выполнения данной работы решались следующие задачи:

- изучалась литература и дано теоретическое обоснование использования компьютерных технологий в учете и анализе;

- составлен краткий обзор бухгалтерских программ;

- проведена практическая работа по участку бухгалтерского учета «Касса» с использованием программы « 1: С Предприятие».

Цель выполнения данной работы заключается в изучении технологии компьютерной обработки при помощи программного продукта «1:С Предприятие» участка бухгалтерского учета «Учет кассовых операций» с использованием программы « 1: С Предприятие».

Глава 1

1.1 Организация и возможности системы ««1С: Бухгалтерия»

касса предприятие учет

Автоматизированные информационные технологии в учете позволяют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимы как для ведения оперативного синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской и синтетической отчетности, данных необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также системного контроля за ходом производственных процессов.

Ведение учета на основе автоматизированных информационных технологии выполняется бухгалтерами, учетчиками, заведующими складами в организационной структуре АРМ, технически и программно объединенных в локальную вычислительную сеть.

Фирма «1С: Предприятие» известна благодаря своему продукту под названием «1С: Бухгалтерия». Существует базовая и профессиональная разновидности этой программы, а также их различные модификации, предназначенные для использования в локальном и сетевом варианте.

«1С: Бухгалтерия» включает набор стандартных отчетов, позволяющих получить информацию за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации:

* отчеты по синтетическому учету;

* отчеты по аналитическому учету - аналитический учет ведется по объектам аналитического учета в натуральном и стоимостном выражениях;

* отчеты по разделам учета.

При составлении отчетности программа выполняет следующие функции:

* ввод, заполнение и печать бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности;

* в «Ручном режиме» заполнения отчетов бухгалтер вводит основные показатели, а программа рассчитывает все итоговые и производные показатели;

* в «Автоматическом режиме» программа заполняет отчеты на основании введенных за период хозяйственных операций;

* перед формированием отчетов специальный режим позволяет проверить состояние учета и выявить ошибки бухгалтера, не дающие правильно составить отчетность;

* режим расшифровки позволяет получить обоснование заполненных автоматически показателей вплоть до каждого первичного документа и хозяйственной операции;

* формы отчетности ежеквартально обновляются фирмой «1С» и бесплатно предоставляются зарегистрированным пользователям.

Гибкость и настраиваемость «1С:Бухгалтерия» проявляется в том, что это готовое решение, позволяющее вести учет без дополнительных доработок и настроек. Кроме того, пакет может быть адаптирован к любым особенностям учета на конкретном предприятии. В состав системы входит инструментальное средство разработки и модификации программ «Конфигуратор».

Средние и крупные предприятия очень часто имеют территориально распределенную структуру -- филиалы, склады, магазины, пункты приема заказов и иные подобные подразделения, не связанные локальной сетью. В подобных условиях очень важно иметь средства работы с распределенными информационными базами, построенных с учетом принципа организации единой системы автоматизированного учета на предприятии. В этом плане обеспечивается:

* ведение неограниченного количества автономно работающих информационных баз;

* полную или выборочную синхронизацию данных;

* настройку состава синхронизируемых данных;

* произвольный порядок и способ передачи изменений.

Использование средств управления распределенными информационными базами не ограничивает действия пользователей системы. Все изменения данных система отслеживает автоматически и передает их в соответствии с описанными правилами синхронизации.

С целью улучшения качества, адаптивности и технологичности «1С: Бухгалтерия» предусматривает набор сервисных возможностей:

* контроль корректности вводимых проводок;

* табло счетов (оперативный просмотр итогов по счетам);

* проверка возможности удаления неиспользуемых бухгалтерских счетов, объектов аналитики, документов; и др.

Следует отметить пользовательский интерфейс, обеспечивающий системе хорошие эксплуатационные характеристики. Строка меню рабочего окна содержит следующие блоки команд: «Операции», «Отчетность», «Сервис», «Окна» и «Помощь». При работе в некоторых режимах имеется еще группа команд «Действия». Она перечисляет возможные действия пользователя относительно текущего режима. Под строкой меню располагается строка пиктограмм. Посредством этих пиктограмм можно активизировать наиболее часто применяемые пиктограммы, например печать, вставку, копирование и др.

Существенный комфорт пользователя обеспечивает сервисные средства. Так, например, «Путеводитель по конфигурации» предназначен для быстрого освоения программы бухгалтером. Режим «Советы дня» подсказывают пользователю эффективные приемы работы и функциональные возможности системы. Настраиваемые панели инструментов позволят быстро получать доступ к часто используемым функциям программы.

Подробная контекстная помощь позволяет бухгалтеру использовать все допустимые и возможные действия во всех режимах работы программы. В решении задач комплексной автоматизации предприятия очень важно обеспечить взаимосвязь и взаимодействие различных программ, реализующих решение тех или иных задач в системе управления. «1С: Бухгалтерия» включает готовые режимы для обмена бухгалтерской информацией с другими программами системы.

Для предприятий с различным составом задач и объемом совершаемых хозяйственных операций фирма «1С» предлагает разные версии программы «1С:Бухгалтерия»: однопользовательская версия; сетевая версия; версия для SQL («клиент -- сервер»).

Технологический процесс создания АИС на базе «1С: Бухгалтерия» состоит из подготовительного, начального и основного этапов.

На подготовительном этапе в режиме «Константы» осуществляется ввод реквизитов предприятия, данных о руководстве, главном бухгалтере и др. Проводится заполнение и корректировка БД. Ведется просмотр плана счетов, просматриваются типовые проводки, самостоятельно формируются дополнительные проводки. Режим «Типовые проводки» предназначен для упрощения ввода стандартных и часто используемых операций. При вводе и создании проводок суммы этих проводок вычисляются автоматически. Корректировка плана счетов может выполняться периодически. Функция «Валюты» обеспечивает хранение курса валют. В режиме «Виды субконто» отмечаются те счета, по которым будет проводиться аналитический учет, например «Материалы», «Основные средства». Для каждого вида субконто в специальной таблице составляется список субконто с указанием цены по каждой позиции.

Далее осуществляется ввод начальных остатков по каждому счету. Для этого необходимо войти в режим «Сервис» (функция «Параметры») и установить рабочий период и дату, предшествующие текущим, а затем войти в режим «Операции» (функция «Интервал операций»). Предварительно в верхней части экрана проверяется правильность рабочего периода и даты. Проводки состоят из номера счета, его корреспонденции «00» и суммы. При этом если счет активный, в дебете записывается номер счета, а в кредите -- «00», и наоборот. Контроль правильности ввода остатков осуществляется функциями «Расчет итогов» и «Оборотно-сальдовая ведомость». Если остатки введены верно, то остатки по «00» счету должны быть нулевыми, а суммы дебетовых и кредитовых оборотов равны. После ввода и проверки ввода остатков необходимо выполнить режим «Закрытие периода». При этом машина автоматически установит новый расчетный период, что необходимо проверить режимами «Установка параметров» и «Интервалы операции».

Начальный этап выполняется периодически, по мере ведения отчетного периода и заключается во вводе в машину различных бухгалтерских первичных документов. Он реализуется функцией «Журнал хозяйственных операций». В журнал последовательно вводятся следующие реквизиты: дата, дебет, кредит, сумма, краткое содержание операции. При вводе номера счета, по которому ведется субконто, вводится «Количество», а «Сумма» исчисляется автоматически на основе цены, введенной в список субконто «Цены». Функция «Документы и расчеты» предоставляет еще более универсальные и гибкие средства для ввода документов и проведения бухгалтерских расчетов. С помощью этого режима в журнал операций можно сразу ввести данные о некотором документе или расчете и связанные с ним проводки, которые автоматически рассчитываются по заданным формулам.

Основной этап базируется на режиме «Отчетность», который реализует следующие расчетно-технологические функции:

* «Расчет итогов» -- выполняется перед формированием всех выходных документов, перечисленных ниже, на основании данных журнала операций, расчет итогов производится по всему кварталу установленного периода или за конкретный месяц;

* «Сводные проводки» -- ведет переброску свободных сумм с дебета одного счета в кредит другого;

* «Шахматка» -- табличное представление оборотов сумм с одного счета на другой (сводных проводок) и оборотов по счетам;

* «Оборотно-сальдовая ведомость» -- формирует по каждому счету (субсчету) остаток на начало периода, обороты и остаток на конец периода, остатки на начало квартала формируются при закрытии предыдущего периода; в нижней строке оборотно-сальдовой ведомости выводятся итоги по оборотам и остаткам;

* «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» -- создает оборотно-сальдовую ведомость по каждому счету;

* «Обороты счета» (Главная книга) -- формирует сальдо и обороты по дебету и кредиту счета и обороты в корреспонденции с другими счетами за указанные месяцы или квартал;

* «Журнал-ордер и ведомость по счету» -- выводит те же данные, что и «Обороты счета», но в детализации по датам и по отдельным проводкам;

* «Карточка счета» -- содержит все проводки с указанием конкретного счета, позволяет получить Кассовую книгу, выписки из банка и т.д.;

* «Анализ счета по субконто» -- для каждого субконто выводится остаток на начало периода, обороты и остаток на конец периода, список корреспондирующих счетов с указанием дебетового и кредитового оборота по каждому счету в отдельности;

* «Анализ счета по датам» -- по каждой дате рабочего периода выводится остаток на начало, обороты и остаток на конец периода с указанием корреспондирующих счетов;

* «Анализ субконто» -- предоставляет бухгалтеру оборотно-сальдовую ведомость по субконто;

* «Карточка субконто» -- содержит все проводки по выбранному объекту аналитического учета за указанный период, включает остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой операции, данные выводятся в натуральном и стоимостном выражении; документ получается из списка субконто;

* «Обороты между субконто» -- формируются обороты между субконто одного вида и одним или несколькими субконто другого вида;

* «Отчеты по Журналу операций»-- производится выборка проводок из Журнала операций по определенным счетам, корреспонденциям и другим признакам;

* «Произвольные отчеты» предоставляет широкие возможности по созданию отчетов нужной формы, при необходимости бухгалтер сам может изменить форму любого отчета, а также формулы расчета, создать формат нового отчета (в комплект поставки входит набор отчетов для налоговой инспекции);

* «Закрытие периода» -- обеспечивает автоматический переход к новому расчетному периоду.

Предприятие, решившее автоматизировать бухгалтерский учет, может пойти по одному из следующих путей: выполнить эту работу собственными силами; пригласить специалистов для изготовления программ из сторонней организации или купить готовый программный продукт. В любом варианте важно определить пути рационального использования компьютеров или сетей компьютеров для организации автоматизированного учета на предприятии в целом и в его подразделениях, концепцию совершенствования формы учета для системы в целом и для отдельных участков учета.

1.2 Организационно-экономическая сущность задачи

«1С: Бухгалтерия» - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского учета. Она предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед динамично развивающимися современными предприятиями.

"1С: Предприятие" представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе. Руководитель может выбрать решение, которое соответствует актуальным потребностям предприятия и будет в дальнейшем развиваться по мере роста предприятия или расширения задач автоматизации.

Задачи учета и управления могут существенно отличаться в зависимости от рода деятельности предприятия, отрасли, специфики продукции или оказываемых услуг, размера и структуры предприятия, требуемого уровня автоматизации. Трудно себе представить одну программу, предназначенную для массового использования и удовлетворяющую при этом потребностям большинства предприятий. При этом руководителю, с одной стороны, необходимо решение, соответствующее специфике именно его предприятия, но, с другой стороны, он понимает преимущества применения массового проверенного продукта. Сочетание этих потребностей и обеспечивает "1С: Предприятие" как система программ.

Решение актуальных задач учета и управления

С точки зрения руководителя, при выборе системы автоматизации очень важно определить, какие задачи ему необходимо решить средствами "1С: Предприятия". Функции "1С: Предприятия" можно разделить по целям автоматизации и, соответственно, группам ответственных пользователей.

Анализ и управление эффективностью работы предприятия.

Эти функции системы ориентированы на решение задач руководителя предприятия и на управленцев, отвечающих за рентабельность бизнеса и его развитие. Их назначение - обеспечить руководителей актуальной информацией, необходимой для оценки ситуации и принятия решений. К ним относятся такие механизмы, как бюджетирование (планирование финансовой деятельности и сопоставление планов с фактическими данными), анализ рентабельности производственной деятельности, анализ сбыта товаров и продукции, прогнозирование продаж и т.д.

Учет и управление оперативной деятельностью предприятия.

Эта функциональность решает задачи менеджеров и работников, непосредственно занимающихся торговой, производственной деятельностью или деятельностью в области оказания услуг. Она обеспечивает эффективную ежедневную работу предприятия: подготовку документов, управление движением товаров, управление производственными запасами и выпуском продукции, прием заказов и контроль их исполнения и т.д.

Регламентированный учет и отчетность.

Эти функции системы решают задачи бухгалтеров и расчетчиков зарплаты. Их цель - обеспечить ведение учета в полном соответствии с требованиями законодательства. В эти функции входит собственно ведение бухгалтерского и налогового учета, расчет заработной платы, составление бухгалтерской и налоговой отчетности, отчетности в фонды и т.д.
Состав программ системы "1С: Предприятие" ориентирован на актуальные потребности отечественных предприятий.

Фирма "1С" выпускает тиражные программные решения, предназначенные для автоматизации типовых задач учета и управления в коммерческих предприятиях реального сектора и бюджетных организациях. В каждом программном продукте сочетается использование стандартных решений (общих для всех или нескольких программ) и максимальный учет специфики задачи конкретной отрасли или рода деятельности предприятия.

Отличительной особенностью тиражных решений фирмы "1С" является тщательная проработка состава функциональности, включаемой в типовые решения. Фирма "1С" анализирует опыт пользователей, применяющих программы системы "1С: Предприятие" и отслеживает изменение их потребностей. В типовые решения включаются те функции, которые реально нужны существенной части предприятий. Это позволяет обеспечить соответствие типовых решений отечественной специфике, как в части методологии учета, так и в части управления деятельностью предприятия и, в то же время, сделать эти решения достаточно компактными и простыми в использовании, обеспечить их эффективную поддержку и развитие.

Руководитель при принятии решения может выбирать необходимый уровень автоматизации. Наряду с созданием мощных комплексных решений, разработчики фирмы "1С" уделяют существенное внимание развитию решений для небольших фирм, для которых особенно важна простота применения программы. Вместе с тем, внедрение даже самых простых решений системы программ "1С: Предприятия" обеспечивает возможность плавного развития автоматизации - путем постепенного перехода на более мощные и комплексные прикладные решения или интеграции внедренного решения с другими программами системы.

Стандартные, специализированные и индивидуальные решения.

В системе программ "1С: Предприятие" сочетается стандартизация решений и учет индивидуальных потребностей. Это одно из основных качеств программы, которое весьма существенно для руководителя или ответственного специалиста, принимающего решение о выборе системы.
Фирмой "1С" выпускается набор стандартных (типовых) решений, ориентированных на наиболее массовые типы предприятий. При их развитии учитывается опыт использования программы в десятках и сотнях тысяч предприятий и организаций. Это позволяет специалистам фирмы "1С" тщательно проработать функциональность системы. Существенная часть пользователей применяет стандартные решения, без каких либо изменений и доработок. Разработкой и распространением специализированных (отраслевых) решений на платформе "1С: Предприятия" занимается в настоящее время более сотни фирм. Каждая из них создает специализированное тиражное решение, используя общие методологические решения, разрабатываемые фирмой "1С", и концентрируясь именно на специфических потребностях той или иной отрасли. Примерами таких отраслевых решений являются программы для автоматизации розничной торговли, фармацевтики, торговли запчастями, ремонта автомобилей, сельскохозяйственных предприятий, воинских частей и т.д. Спектр успешно применяемых отраслевых решений постоянно расширяется. Кроме того, возможности "1С:Предприятия" позволяют создавать и индивидуальные решения, учитывающие потребности конкретной организации. Этим занимаются сертифицированные специалисты франчайзинговых фирм. Такие решения, как правило, являются развитием или модернизацией типового решения фирмы "1С" или тиражного специализированного решения, но могут быть разработаны и полностью "с нуля", если того требует ситуация. Таким образом, руководитель может выбирать оптимальный вариант автоматизации - исходя из потребностей своего предприятия, приоритетов решаемых задач, допустимых сроков и затрат на внедрение. При этом очень важно, что на базе одной и той же системы можно проводить поэтапную автоматизацию, получая реальную отдачу на каждом шаге. Начав с внедрения стандартных и специализированных тиражных решений, можно эффективно решить основные задачи автоматизации - затратив при этом минимум времени и средств - а в дальнейшем развивать систему в соответствии с индивидуальными особенностями предприятия, не останавливая при этом ее эксплуатации.

Основные задачи автоматизации, решаемые тиражными прикладными решениями, поставляемыми фирмой "1С":

- Автоматизация складского учета, анализ состояния складов, контроль движения товарно-материальных ценностей.

-Управление номенклатурой товаров, продукции и услуг, включая автоматизацию ценообразования, составление сложных калькуляций, и др.

-Управление торговой деятельностью и автоматизация торгового документооборота.

- Анализ эффективности торговой деятельности и прогнозирование продаж.

-Автоматизация расчетов с контрагентами, анализ состояния и динамики взаиморасчетов.

-Управление комиссионной торговлей от лица комитента и комиссионера.

-Расчет себестоимости продукции и анализ экономической эффективности производственной деятельности.

-Управление производством, включая незавершенное производство, многопредельное производство, обработку сырья.

-Учет заказов от покупателей, внутреннее планирование выпуска продукции, контроль исполнения заказов.

-Планирование и контроль выполнения заказов на закупку продукции.

-Расчет зарплаты и кадровый учет включает практически полный способов набор начислений, удержаний, выплат и компенсаций с учетом национальной и местной специфики.

-Учет основных средств и расчет амортизации.

-Планирование, управление и анализ финансовых результатов деятельности предприятия (бюджетирование, планирование финансовых показателей, сравнение плановых и фактических показателей).

-Бухгалтерский и налоговый учет в полном соответствии с национальным законодательством, бухгалтерский учет и контроль смет расходов бюджетных организаций в полном соответствии с законодательством и ведомственными инструкциями. Сбор сводной отчетности бюджетных организаций.

-Формирование налоговой, бухгалтерской и другой регламентированной отчетности в различные органы.

Непрерывное развитие системы.

Состав программ "1С: Предприятия" и набор их функции динамично развиваются вместе с изменением типовых потребностей отечественных предприятий и организаций. Устройство "1С: Предприятия" и принцип построения системы программ позволяют фирме "1С" и ее партнерам оперативно реагировать на изменения потребностей пользователей. Например, одновременно с существенным ростом в экономике производственного сектора, фирмой "1С" было выпущено решение, ориентированное на производственные предприятия. В нем удалось учесть массовые потребности создающихся производственных фирм, разворачивающих свою деятельность практически с нуля. Усиление конкуренции потребовало уделять все больше внимания анализу бизнеса - и в программах "1С: Предприятия" появилась функциональность, ориентированная на контроль эффективности производственной и торговой деятельности, планирования, бюджетирования и анализа финансовой деятельности. Разумеется, специалисты фирмы "1С" обеспечивают оперативное изменение программ при изменениях законодательства. Необходимые обновления программ выпускаются практически ежемесячно. В некоторых случаях изменение законодательства приводит к появлению новых массовых категорий предприятий, для которых требуются решения ориентированные на их потребности. Например, после появления такого массового явления как индивидуальное предпринимательство (ПБОЮЛ, ЧП) фирмой "1С" было выпущено специальное решение, ориентированное именно на эти предприятия.

Автоматизация отдельных задач и комплексная автоматизация.

При внедрении системы автоматизации очень важным вопросом является решение о разделении различных подсистем автоматизации или, наоборот, централизации - внедрения комплексного решения. Современные тенденции развития экономических систем и мировой опыт показывают, что не может существовать единого подхода к решению этой проблемы. У предприятия должна быть свобода выбора одного из этих подходов или их сочетания. Система программ "1С: Предприятие" предоставляет возможность автоматизации как за счет внедрения отдельных прикладных решений, которые будут работать автономно или интегрироваться с использованием различных механизмов информационного обмена, так и за счет использования комплексных решений. Использование обособленных решений проще и эффективнее, если отдельные задачи автоматизации на предприятии мало пересекаются. Комплексные решения эффективнее при сильной увязке различных задач автоматизации и готовности предприятия к формированию единого информационного пространства. Разумеется, на одном предприятии могут применяться и комплексные решения (например, для автоматизации основной деятельности), и обособленные программы (для вспомогательных или независимых задач).

Единая технологическая платформа

В основе системы программ "1С: Предприятие" лежит единая технологическая платформа. Она является фундаментом для построения всех прикладных решений. Наличие единой технологической платформы не просто облегчает создание отдельных прикладных решений и обеспечивает их невысокую стоимость. Главное преимущество такого подхода - стандартизация разработки, обеспечение масштабируемости и обеспечение быстрого внедрения современных технологий во всех прикладных решениях.
Открытость системы.

Очень важным преимуществом "1С: Предприятия" является открытость системы.
Для руководителя, принимающего решение о выборе средства автоматизации, достаточно важно быть уверенным, что система не будет для предприятия "черным ящиком", и существует реальная возможность понять работу системы и, при необходимости, изменить. Эта работа может быть выполнена как франчайзинговыми организациями, специализирующимися на поддержке "1С: Предприятия", так и специалистами ИТ-служб самого предприятия.

В комплект поставки системы входят средства, необходимые для доработки прикладного решения и внесения в него изменений любой сложности, а также полный комплект документации к ним. Специалист, осуществляющий поддержку системы в конкретной организации, использует тот же инструмент, что и разработчики фирмы "1С" или фирм, разрабатывающих тиражные решения. Возможности "1С: Предприятия" позволяют минимизировать усилия по изменению системы автоматизации и ее последующему сопровождению.

Глава 2

2.1 Входная информация

Выполнение функции обработки приходящих документов обеспечивает ввод в память компьютера информации об исходных документов: кассовых отчетов и информации первичных документов, приложенных к ним (приходные и расходные кассовые ордера и другие документы по счету 50).

Работа начинается с регистрации остатков денежных средств на конец дня по каждому кассовому отчету. По каждому первичному документу вводится следующая информация: N документа, дата выписки, сумма по документу, код вида операции (приход - 0, расход -1), назначение платежа, корреспонденция счетов (приложение №1). После ввода данных и разноса сумм необходимо программно проверить правильность ввода данных.

Особенностью ввода данных с первичных документов в диалоговом режиме является использование информации справочников: информация справочников вводится в рабочее окно с использованием функциональных клавиш.

После ввода данных по одному кассовому отчете с его первичных документов перед началом ввода данных следующих кассовых отчетов, необходимо проставить дату обработки информации, указанной в первичных документах.

Есть и некоторые особенности разноса информации по корреспондирующим счетам: разнос суммы документа по корреспондирующим счетам позволяет вводить, исправлять, удалять, хранить данные по счетам. Если сумма по документу отнесена на один счет, то остается ввести только номер счета и вид назначения платежа. Если же сумма по документу отнесена на разные счета, то после ввода первого номера счета и вида назначения платежа необходимо исправить сумму на нужную, после вода данной записи с использованием функциональной клавиши вводится второй номер счета, вид назначения платежа и сумма, отнесенная на данный счет. Общая сумма по документу и сумма по счетам должны совпадать. При выходе их окна происходит контроль на совпадение сумм, если сумма по документу не совпадает с суммой по счетам, программа выдаст сообщение и остановит работу в данном окне. Если суммы совпали, то произойдет выход обратно в окно обработки платежных документов.
Таким образом, производится автоматизация учета кассовых операций на предприятии.

2.2 Выходная информация

Выходная информация - это информация, полученная на основе входной информации. Выходная документация включает сводные данные, полученные в результате автоматизированной обработки. Третий этап технологического процесса обработки информации - основной этап - является завершающим этапом работы с программой и связан с получением полной достоверно сформированной информацией.

В результате автоматизированной обработки информации по учету кассовых операций можно получить следующие машинограммы журналы-ордера №1, ведомости №1А, расшифровки к журналам-ордерам, расшифровки к ведомостям: по организациям, по счетам затрат, по дате поступления документов и др.

Для получения журналов и ведомостей необходимо указать месяц, для получения справки - № счета, вид операции и период. Для получения справки по организации и материально-ответственному лицу - название организации и его фамилию, номер счета и название организации могут быть вызваны из справочника (приложение №2).

Подготовка платежных документов. В полуавтоматическом режиме могут быть подготовлены следующие документы: платежные поручения, платежные требования, инкассовое поручение. При этом реквизиты по организациям в полном объеме должны быть заполнены в справочнике. В этом случае данная информация выбирается из справочника и заносится в платежный документ. При формировании платежного документа сумма платежа прописью заполняется автоматически, после набора числовой суммы. Данные об организации заполняются сразу при входе в окно формирования соответствующего документа. Выход в окно печати документов осуществляется из последнего поля нажатием клавиши «Enter». На стандартный лист бумаги можно вывести два документа.

Глава 3

3.1 Алгоритм решения задачи

Учет кассовых операций осуществляется в «1С: Предприятии» в конфигурациях: Комплексная, Бухгалтерия, Торговля + Склад с помощью двух документов - приходный и расходный кассовые ордера. Вызов обоих документов можно осуществить из журнала «Кассовые», который вызывается с помощью меню Операции/Журналы операций. Затем выбирается нужный документ (приходный или расходный кассовые ордера) После создания документа его нужно заполнить, здесь указываются следующие параметры: сумма (от кого получено, кому выдано), корреспондирующий с 50-м счетом. При проведении кассовых документов автоматически создаются проводки. После этого движение денежных средств по кассе отражается в стандартных отчетах, предусмотренных в программе.

Приходный кассовый ордер предназначен для оформления поступления наличных денег в кассу. В соответствии с порядком ведения кассовых операции приходный кассовый ордер выписывается в бухгалтерии, а затем передается в кассу для принятия наличных денежных средств. В этой связи с документом «Приходный кассовый ордер» работает дважды. Сначала документ заполняется, сохраняется и распечатывается, а после фактического внесения денежных средств в кассу организации проводится. Для заполнения поля «Принято от» может использоваться справочник сотрудников или справочник контрагентов для выбора частного лица. При нажатии кнопки «Печать» формируется стандартный табличный документ системы «1С: Предприятие» (печатная форма приходного кассового ордера). При проведении документа автоматически формируются бухгалтерские проводки, отражающие данный документ в бухгалтерском учете. По дебету выступает 50-й счет.

Расходный кассовый ордер предназначен для оформления выдачи денег из кассы. При вводе документа указываются данные о лице, которому выдаются деньги из кассы, сумма и необходимые для отражения документа в бухгалтерском учете данные. Для заполнения поля «Выдать» может использоваться справочник сотрудников или справочник контрагентов. При нажатии кнопки «Печать» формируется стандартный табличный документ системы «1С: Предприятие» (печатная форма расходного кассового ордера).

При проведении документа автоматически формируются бухгалтерские проводки, отражающие данный документ в бухгалтерском учете. По дебету выступает указанный пользователем в накладной корреспондирующий счет, а по кредиту - 50-й.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ведомостях на оплату труда, регистрируют после их выдачи. Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных операций. Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в кассовой книге. Организация ведет только одну кассовую книгу. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру. Ежедневно в конце рабочего дня бухгалтер подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета лист с приходными и расходными кассовыми ордерами.

В программе «1С: бухгалтерия» кассовая книга ведется следующим образом: листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» за каждый месяц автоматически печатает общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и денежные документы (ценные бумаги, талоны на горюче-смазочные материалы, проездные документы, путевки и др.), а также бланки строгой отчетности (трудовые книжки, квитанции путевых листов). Денежные документы учитываются на субсчетах 50.3 «Денежные документы (в рублях)» в оценке согласно приходным документам. Бланки строгой отчетности учитываются на счете 006 «Бланки строгой отчетности». Аналитический учет бланков ведут по их видам (справочник «Бланки строгой отчетности») и местам хранения (справочник «Места хранения МПЗ»).

Прием и выдача наличных средств и безналичные перечисления производятся на основании документов специальной формы.

Платежное поручение - поручение организации банку о перечислении соответствующей суммы с ее расчетного счета на расчетный счет получателя. Организация-плательщик предъявляет в банк поручение на бланке установленной формы.

Поручения действительно в течение 10 дней со дня выписки. Для расчетов между организациями за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, а также в иных случаях, предусмотренных основным договором, применяется платежное требование.

Платежное требование - является расчетным документом, содержащим требование кредитора (получателя средств) по основному договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк.

Организация периодически получает из банка выписки из расчетного счета, т.е. перечень произведенных за день операций по расчетному счету. К выписке банка прилагаются документы, полученные от других организаций, на основании которых начислены или списаны средства, а также документы на списание, выписанные организацией.

Выписка из расчетного счета - это второй экземпляр лицевого счета организации, открытого ей банком.

Для учета денежных средств организации в обслуживающих банках в компьютерной бухгалтерии используется балансовый счет 51 «Расчетные счета». Поскольку организация имеет несколько расчетных счетов, открытых в различных банках, то для аналитического учета используете справочник «Банковские счета».

Приказ обслуживающему банку на перечисление с расчетного счета чаще всего оформляется в виде платежного поручения. Для выписки платежного поручения в компьютерной бухгалтерии предназначен документ «Платежное поручение».

Платежные поручения в течение года нумеруются автоматически в порядке возрастания их номеров.

В поле «от» указывается дата платежного поручения. При подготовке нового платежного поручения в этом поле автоматически проставляется рабочая дата. Реквизит «Получатель» заполняется выбором из справочника «Контрагенты» Если получатель в справочнике отсутствует, информацию о нем можно ввести непосредственно в процессе выписки платежного поручения. При оформлении платежного поручения на налогов и взносов заполнение реквизита «Получатель» следует производить с помощью кнопки «Перечисление налога», расположенной в нижнем углу экранной формы документа. При этом отрывается специальная форма для заполнения реквизитов налогового платежа. Выбор платежа осуществляется из справочника «Налоги и отчисления». При этом в платежном поручении автоматически заполняются не только реквизиты получателя, но и ряд других, в числе поле «Сумма», где отражается сумма текущей задолженности по налогу.

В поле «Назначение платежа» указывается целевое назначение платежа. Платеж можно отправить почтой, телеграфом или электронной почтой (поле «Вид платежа).

Глава 4

4.1 Описание условно-постоянной информации

Справочники (база данных учета) подразделяются на:

* справочники балансовых счетов;

* справочники организаций;

* справочники сотрудников;

* справочники наименований платежных документов;

* справочники назначения платежей.

Справочники разрабатываются до начала расчетов, но могут дополняться в ходе обработки информации. В справочнике балансовых счетов при обработке информации по счету 50 необходимо проставить остаток денежных средств в кассе на начало для проведения расчетов, здесь также проставляются номера журналов-ордеров и дата начала расчетов. В справочнике организаций заполняется наименование организации, программно - ее код, если же предполагается печатание платежных документов на принтере по данной программе, то по каждой организации проставляются ее реквизиты. Остальные же справочники заполняются обычно - в диалоговом окне.

Информация о налогах, плательщиком которых является организация, приводится в справочнике «Налоги и отчисления». Каждый налог или его составляющая - это отдельный элемент справочника. Он описывается набором значений реквизитов, которые используются в процессе ведения учета и составления отчетности. К обязательным реквизитам относятся «Код» и «Наименование». Заполнение реквизитов на уплату значительно упрощает подготовку поручения на перечисление налоговых взносов. В этом случае достаточно в экранной форме документа «Платежное поручение» щелкнуть на кнопке «Перечисление налога», а затем на строке с наименованием налога, и большинство реквизитов платежного поручения будет заполнено автоматически.

Платежные реквизиты включают сведения о получателе, которые хранятся в справочнике «Контрагенты», и сведения о банковских реквизитах получателя, которые хранятся в справочнике «Расчетные счета».

Справочник «Контрагенты» поддерживает несколько уровней иерархии, что позволяет группировать контрагентов по определенным критериям и осуществлять их быстрый поиск.

Платежные реквизиты контрагентов заносят в справочник «Банковские счета». Одним из реквизитов этого справочника является ссылка на справочник «Банки». Это позволяет многократно использовать сведения об одном и том же банке, обслуживающих разных контрагентов. Список банков двухуровневый.

Заключение

Сегодня все программы для ведения всех хозяйственных операций, в том числе для расчетов денежных операций по кассе, находятся в стадии развития. Это лишь говорит о том, что все больше организаций и индивидуальных предпринимателей прибегает к автоматизированной обработке информации.

При автоматизации бухгалтерского учета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.

АИТ в учете приобретают все большее значение. Они позволяют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения оперативного, синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской отчетности, данных, необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также системного контроля за ходом производственных процессов.

АИТ значительно облегчают работу бухгалтера, позволяют избежать многих ошибок при работе с документами, составлении баланса, отчетности, при выполнении различных расчетов. Так запись на счетах бухгалтерского учета, закрытие бухгалтерских счетов, заполнение главной книги, составление баланса и других форм отчетности выполняется программно. Выявление результатов инвентаризации и составление соответствующих ведомостей и других отчетных регистров бухгалтерского учета (машинограмм) производит компьютер.

Список литературы:

1. Брат В.В. «Компьютеризация бухгалтерского учета», - учебное пособие - М.: Финансы и Статистика. 2000г.

2. Ясенев В.Н. « Автоматизированные информационные системы в экономике»: Учебное пособие. - Н. Новгород, издательство ННГУ, 2003. - 226 стр.

3. Ясенев В.Н. «Информационная Безопасность в Экономических Системах»: Учебное пособие - Н. Новгород: Изд-во ННГУ, 2006г.

4. Титоренко Г.А. «Информационные системы в экономике» - Учебное пособие - М: Юнити-Дана, 2008г., 463стр.

5. http://www.1c.ru/ - официальный сайт ЗАО «1С».

Приложение №1

Структура входной информации (ввод хозяйствующего факта)

Структура входной операции (выписка из журнала операций)

Приложение №2

Выходная информация по субсчету «Касса организации»

Размещено на Allbest.ru