Управление дебиторской задолженностью (на примере ООО "Белогорье")

Определение критического срока оплаты

Критический срок оплаты - дата, не позднее которой должен быть осуществлен платеж по предоставленному коммерческому кредиту. Для того чтобы иметь возможность контролировать критический срок оплаты, нужно учитывать продолжительность отсрочки платежа, а также дату возникновения дебиторской задолженности. Моментом возникновения дебиторской задолженности считается дата перехода права собственности на продукцию от продавца к покупателю, установленная в договоре. Это может быть дата подписания договора, отгрузки товара со склада продавца, дата поступления продукции к покупателю и т. д.

В большинстве договоров на поставку товаров с рассрочкой платежа критический срок оплаты определяется путем прибавления установленного количества дней к дате возникновения дебиторской задолженности. Для упрощения расчета критического срока оплаты можно порекомендовать выделить типичные для компании условия предоставления отсрочки платежа и реализовать возможность их учета в системе управления дебиторской задолженностью.

При этом следует отметить, что могут возникать случаи, когда заключаются договоры, условия оплаты в которых отличаются от типовых. В этом случае очень важно не использовать в учете типовые условия, которые исказят отчетность по погашению дебиторской задолженности, а делить сумму счета, выставленного по этому договору, на такое количество составных сумм, по которому можно для каждой из них однозначно рассчитать критический срок оплаты.

Усложняют управление дебиторской задолженностью случаи, когда несколько выставленных счетов погашаются одним платежным поручением или, наоборот, когда один счет погашается несколькими платежными поручениями. В этом случае не всегда ясно, за что расплатился дебитор и какой из счетов просрочен. Если в назначении платежа дебитором не указано иное, мы рекомендуем использовать метод ФИФО, то есть считать, что покупатели сначала погашают наиболее ранний из выставленных и неоплаченных счетов.

Определив критический срок оплаты и принципы соотнесения поступающих платежей и выставленных счетов, несложно понять, какова доля просроченной дебиторской задолженности и на сколько дней она просрочена. На основании этих данных можно оценить рост затрат, связанный с незапланированным отвлечением средств из оборота компании (стоимость привлечения средств), а также обосновать размер пеней, закладываемых в договор.

Если учесть тот факт, что у компании не один выставленный счет, а несколько тысяч, то затраты на обслуживание просроченной дебиторской задолженности составят существенную сумму.

Таблица 17

Основным инструментом контроля дебиторской задолженности служит

реестр старения дебиторской задолженности. Реестр старения представляет собой таблицу, содержащую неоплаченные суммы счетов, которые группируются по периодам просрочки платежа. Группировка осуществляется исходя из политики компании в области кредитования контрагентов. К примеру, менеджмент компании может считать, что просрочка платежа в течение семи дней допустима, при превышении этого срока следует активно работать с контрагентом по возврату дебиторской задолженности, а в случае просрочки более 30 дней обращаться в суд. Соответственно аналогично будут построены группы в реестре старения дебиторской задолженности: 0-7 дней, 8- 15,16-30, свыше 30.

Таким образом, для простоты контроля исполнения обязательств

дебиторами формируется реестр старения дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность группируется по срокам просрочки платежа:

до 5 дней;

до 14 дней;

до месяца;

до 2 месяцев;

свыше 2 месяцев.

Можно порекомендовать сравнивать средневзвешенное время просрочки и периода кредитования по дебитору и в целом по компании с аналогичными показателями предыдущих периодов. Чтобы сравнение было корректным, необходимо из расчета средневзвешенного времени просрочки платежа исключить счета, дебиторская задолженность по которым на текущий момент признана безнадежной. Если из расчета не исключить безнадежную дебиторскую задолженность, это приведет к тому, что вся безнадежная задолженность, возникшая в предыдущих периодах и не списанная компанией, будет отражена в текущем периоде, что не позволит провести корректное сравнение. Сопоставление средневзвешенного времени просрочки и кредитования текущего и отчетного периодов позволит оценить эффективность проводимой компанией политики коммерческого кредитования. Очевидно, что увеличение средневзвешенного периода просрочки в текущем периоде будет свидетельствовать о низкой эффективности работы с дебиторами, и наоборот.

Необходимо также планировать поступления средств от дебиторов.

Используя данные о среднем времени просрочки платежа по контрагентам и в целом по компании по уже погашенным счетам можно значительно повысить точность планирования поступления денежных средств от дебиторов. Это упрощает процедуру построения бюджета движения денежных средств в части прогнозирования поступлений денежных средств. Мы рекомендуем для прогнозирования поступления платежей от покупателей использовать коэффициенты инкассации дебиторской задолженности. Коэффициент инкассации определяется как процент от общей суммы платежа в определенный интервал времени (см. табл. 17).

Понедельный план поступления денежных средств (могут использоваться и другие интервалы времени - декады, месяцы) строится в результате умножения цолученных коэффициентов инкассации на запланированный объем продаж. На основании информации о поступлении денежных средств можно достаточно точно прогнозировать кассовые разрывы и планировать привлечение дополнительного финансирования.

Можно рассчитывать коэффициенты инкассации в разрезе не только клиентов компании, но и номенклатуры отгружаемой продукции. Это связано с тем, что период оборачиваемости у разных товарных позиций различен, соответственно будут различаться сроки возврата денежных средств.

Оправданна схема распределения ответственности, при которой коммерческая служба отвечает за продажи и поступления, финансовая служба берет на себя информационную и аналитическую поддержку, а юридическая служба обеспечивает юридическое сопровождение (оформление кредитного договора, работа по взиманию задолженности через суд). По словам Натальи Тимофеевой, у них в компании всю работу с дебитором ведет коммерсант, если же платеж не поступает за два-три дня до истечения срока оплаты, то дебитор передается в ведение ассистента финансового директора по дебиторской задолженности. В его обязанности входит составление предупредительных писем, телефонные переговоры и другая предупредительная работа. Все это позволяет избежать необходимости решать вопрос о взыскании дебиторской задолженности в арбитражном суде.

Необходимо не только распределить ответственность между подразделениями, но и описать действия всех занятых в управлении дебиторской задолженностью сотрудников.

Ответственность сотрудников компании ООО «Белогорье» закреплена в регламенте управления дебиторской задолженностью (см. табл. 18 ).

Таблица 18. Регламент управления задолженностью в ООО «Белогорье

На основании отчетов по критическому сроку погашения дебиторской задолженности торговые менеджеры ежедневно контролируют ситуацию по расчетам. Часть их заработной платы зависит от своевременного погашения дебиторской задолженности.

Финансовая служба формирует основные принципы управления дебиторской задолженностью - лимиты, сроки, условия предоставления кредита, контроль погашения. Если просрочка составляет больше 30 дней, то информация об этом передается руководителю службы продаж для контроля. На определенном этапе выставляется претензия, подключаются служба безопасности и юридический отдел.

Автоматизация управления дебиторской задолженностью.

Для предприятия ООО «Белогорье» приемлемо создавать программу учета и контроля дебиторской задолженности в Access, т.к. этого будет достаточно чтобы контролировать дебиторскую задолженность по 600 клиентам, при этом ежедневно выставлялось порядка 20-30 счетов. Очевидно, что, для того чтобы система работала, необходимо постоянно обновлять данные о платежах, произведенных отгрузках и т. д. Данные по дебиторам выгружаются автоматически из «1С». Однако нужно сказать, что при достаточно большом количестве клиентов и ежедневно выписываемых накладных ресурсов Access недостаточно. Поэтому мы планируем внедрять специализированную информационную систему, разрабатываемую под наш заказ. Но для обкатки системы управления дебиторской задолженностью до внедрения громоздких систем класса ERP нужно попробовать реализовать разработанные правила учета в Excel или Access.

Если покупателей больше ста или количество отгрузок в день свыше пяти, ведение учета всей информации по дебиторской задолженности в Excel становится экономически не обоснованным. При этом проблема даже не в больших затратах на ручной учет, а в цене неправильного ввода данных и скорости предоставления результатов. При автоматизации управления дебиторской задолженностью до начала внедрения надо решить несколько вопросов.

Нужно определить, какая информация необходима менеджменту для контроля и анализа дебиторской задолженности, а также постараться учесть планы изменения методов продаж (отгрузок) и условий предоставления отсрочки платежа. Кроме того, следует решить ряд технических вопросов, на основании которых специалисты компании, осуществляющей автоматизацию, смогут понять, какой производительностью должна обладать информационная система. К техническим вопросам могут быть отнесены:

количество учетных операций в день;

количество работников, задействованных в системе;

требования к объемам архива данных;

необходимость интеграции с другими используемыми в компании программными продуктами.

Практически в каждой информационной ERP-системе есть достаточный функционал для управления дебиторской задолженностью, и вопрос лишь в грамотной формализации требований и настройке. В процессе внедрения системы необходимо проанализировать все процессы, связанные с оплатой, отгрузкой и выставлением счетов, чтобы исключить возможность их осуществления без контроля лимитов и принятых регламентов управления дебиторской задолженностью.

Одно из основных требований, предъявляемых к информационной системе управления дебиторской задолженностью, -- способность структурировать покупателей на группы по степени надежности. Для оценки надежности того или иного дебитора необходимо изучить статистические данные, характеризующие полноту и своевременность погашения задолженности в предыдущие периоды. Информационная система, при помощи которой осуществляется управление дебиторской задолженностью, должна позволять учитывать дату признания дебиторской задолженности, условия отгрузки по каждому контрагенту, а также срок исполнения обязательств.

Современные информационные системы помимо перечисленного позволяют:

- автоматически осуществлять рассылку писем с предупреждением о сроках платежа и информацией о том, какие меры будут применены к должнику при неисполнении обязательств в срок;

автоматически блокировать отгрузку, если превышен лимит или период просрочки исполнения обязательств по предыдущей поставке превысил допустимые значения;

на основании договорных условий начислять пени и штрафы;

оперативно обновлять данные о состоянии дебиторской задолженности и поступлении платежей от компаний-дебиторов.

Основная причина, по которой многие компании отказались от ведения учета и контроля дебиторской задолженности в Excel, связана с трудностью оперативного обновления данных и настройки обязательных для исполнения процедур утверждения.

Изложенные подходы к управлению дебиторской задолженностью (учет критического срока оплаты, расчет коэффициентов инкассации) требуют ведения аналитики по каждому выставленному счету-фактуре и поэтому будут полезны для предприятия при условии, что количество отгрузок в день относительно невелико. В противном случае работа по внесению всех необходимых аналитических признаков будет отнимать слишком много времени, и такие затраты, скорее всего, не оправдают себя.

Таким образом, из всего выше сказанного можно сделать следующий вывод:

1. Вывод, который следует из предварительной оценки финансового положения ООО «Белогорье» - общество находится на краю банкротства, что подтверждают низкий коэффициент ликвидности и высокий коэффициент финансовой зависимости.

2. Подводя краткие итоги анализа дебиторской задолженности, можно заключить, что ООО «Белогорье» имеет низкий уровень ликвидности дебиторской задолженности, т. е. ее способности конвертироваться в денежные средства без значительной потери в цене. Это подтверждается недостаточной оборачиваемостью дебиторской задолженности, уменьшением объема дебиторской задолженности, низким качеством дебиторской задолженности.

3. Результаты анализа кредитной политики ООО «Белогорье» позволяют понять, что существует сложность в выборе ясной стратегии кредитной политики. Соответственно, отсутствуют какие-либо стандарты кредитоспособности, политика инкассации, использование форм рефинансирования. Перечиленные факты требуют изменения ряда показателей и выработки адекватной текущему состоянию дел кредитной политики фирмы.

Полученные результаты проведенного анализа достаточны для доказательства того, что управление дебиторской задолженностью ООО «Белогорье» явно неэффективно. Совершенно очевидна необходимость выработки решений по принятию безотлагательных мер по ее рациональному изменению, что несомненно, является одним из факторов финансового оздоровления ООО «Белогорье».

Основной целью менеджеров фирмы по управлению дебиторской задолженностью является увеличение объема реализации в кредит за счет более льготной кредитной политики, предоставляемой надежным клиентам, что должно принести дополнительный доход, в результате чего снизится угроза банкротства ООО «Белогорье». Структура предложений по совершенствованию управления дебиторской задолженностью фирмы, следующая:

1. Проведение мер финансового оздоровления,

2. Разработка адекватной состоянию дел кредитной политики,

3. Применение анализа и контроля дебиторской задолженности,

4. Инновационная активность в среде использования современных форм рефинансирования дебиторской задолженности.

Заключение

В настоящей дипломной работе был рассмотрен основной круг вопросов, позволяющих комплексно представить содержание комплекса мер по управлению дебиторской задолженностью в современных условиях и обеспечивающих выработку эффективных управленческих решений в этой сфере менеджмента на примере субъекта хозяйствования ООО «Белогорье».

Итак, управление дебиторской задолженностью -- отдельная функция финансового менеджмента, основной целью которой является увеличение прибыли компании за счёт эффективного использования дебиторской задолженности, как экономического инструмента.

Управление дебиторской задолженностью - процесс, включающий в себя множество этапов. Основной арсенал современных методов управления дебиторской задолженностью, затрагиваемый при исследовании работы данной фирмы, следующий:

• предварительная оценка финансового состояния по методу Э. Альтмана;

• ранжирование дебиторской задолженности по срокам возникновения;

• составление реестра «старения» счетов дебиторов;

• прогнозирование вероятной суммы безнадежной дебиторской задолженности;

• определение взвешенного «старения» счетов дебиторов;

• разработка кредитных условий;

• анализ кредитоспособности по методу «3 С»;

• построение «дерева решений»;

• матрица стратегии кредитной политики фирмы;

• оценка возможности факторинга и учета векселей;

вычисления взаимосвязанных финансовых коэффициентов:

1) отвлечения оборотных активов в дебиторскую задолженность,

2) оборачиваемости дебиторской задолженности в днях,

3) средний срок оплаты счетов дебиторами,

4) просроченности дебиторской задолженности,

5) стоимости предоставления кредита.

Полученные результаты раскрывают внутренние причины обусловливающие неэффективное управление дебиторской задолженностью данного экономического субъекта:

• Ухудшение показателей ликвидности и финансовой независимости;

• Снижение объема (или уровня) дебиторской задолженности;

• Снижение оборачиваемости дебиторской задолженности в год;

• Замедление оплаты (средний реальный период оборота дебиторской задолженности превышает установленный в 2 раза, что является отрицательным фактом);

• Отсутствие монотонности убывания в структуре дебиторской задолженности по отдельным ее «возрастным группам», что является негативным фактом;

• Значительно превышающий норму коэффициент просроченной дебиторской задолженности;

• Увеличение доли «сомнительных» долгов (более половины их сконцентрировано на сроке возникновения задолженности 30 -- 60 дней);

• Убыток от прогнозируемой безнадежной дебиторской задолженности;

• Отсутствие конкретно выраженного типа кредитной политики;

• Отсутствуют какие-либо стандарты кредитоспособности (т. е. кредит предоставляется всем претендентам без исключения);

• В числе партнеров фирмы присутствуют контрагенты с высокой степенью риска;

• Не сформированна политика инкассации в ООО «Белогорье»;

• Полностью отсутствуют современные формы рефинансирования дебиторской задолженности.

Перечисленные результаты анализа дебиторской задолженности ООО «Белогорье» позволяют сделать следующие выводы и предложения.

Выводы:

1. По вопросу предварительной оценки финансового положения ООО «Белогорье», можно заключать, что это общество находится в глубоком финансовом кризисе.

2. На фоне полученных многочисленных негативных показателей анализа дебиторской задолженности, можно констатировать, что в ООО «Белогорье» работа со счетами дебиторов ведется неудовлетворительно. Этот вывод иллюстрируется уменьшением объема дебиторской задолженности, а также сложившимся негативным положением с ее оборачиваемостью. Кроме того, замедление оплаты счетов дебиторов сигнализирует об ухудшении качества дебиторской задолженности рассматриваемой организации, т. е. об увеличении доли «сомнительных» долгов и, следовательно, растущей вероятности их невозврата.

3. Результаты анализа кредитной политики ООО «Белогорье» позволяют понять, что в организации полностью отсутствует продуманная стратегия кредитной политики. Соответственно, отсутствуют какие-либо стандарты кредитоспособности и политика инкассации, рефинансирование дебиторской задолженности не используется.

Таким образом, все вышеизложенное означает, что неэффективное управление дебиторской задолженностью ООО «Белогорье», по нашему мнению, может являться одной из причин несостоятельности рассматриваемого общества.

В общих чертах, разработанный комплекс мероприятия в рамках

управления дебиторской задолженностью ООО «Белогорье», сводится к

целесообразности смягчения стандартных условий оплаты и одновременно - к выработке менее лояльной политики инкассации, а также установлении стандартов кредитоспособности. В совокупности, такие меры являются признаками умеренного типа кредитной политики. Кроме того, следует обеспечить активное использование методов анализа и контроля дебиторской задолженности, а также современных форм ее рефинансирования. Поскольку данному экономическому субъекту угрожает банкротство, то для того чтобы он мог продолжить свою деятельность в обозримом будущем разработанный комплекс мер предусматривает проведение мероприятий по его финансовому оздоровлению.

Предложенная, на наш взгляд, достаточно корректная система современных методов управления дебиторской задолженностью может помочь специалистам ООО «Белогорье» и всем, кто интересуется бизнесом, выработать логику принятия решений в области эффективного управления дебиторской задолженностью; а также ознакомит с современными формами рефинансирования, используемыми в хозяйственной практике предприятий. Также ее можно частично использовать, по нашему мнению, и при анализе управления оборотными активами, а также кредиторской задолженностью фирмы, т. к. они имеют аналогичные характеристики (объем, скорость оборота, структура).

Размещено на Allbest