Для любого предприятия, автоматизация процессов учета и произведения экономических расчетов становится достаточно важной в целях повышения его конкурентоспособности. Управление предприятием представляет собой управление сложным объектом. Управление предприятием всегда подчинено некоторой цели, например: максимизация прибыли на заданный период времени, снижение издержек производства и т.д.

Рис. 2 Модель управления процессами предприятия.

Вышеприведенная модель является универсальной для всех видов деятельности предприятия. Ее можно положить в основу построения АСОИ на предприятии по различным управляемым процессам.

Итак, цели создания автоматизированных систем обработки информации в ООО "Школа" следующие:

1) Максимизация прибыли предприятия;

2) Сокращение издержек;

3) Снижение бумажного документооборота на предприятии;

4) Получение достоверной, своевременной отчетно-статистической информации для осуществления планирования, организации, учета, контроля, координации и анализа деятельности предприятия.

В результате внедрения автоматизированной системы обработки информации повлияет на изменение следующих экономических показателей:

- минимизация издержек предприятия на ведение бухгалтерского учета, учета движения ресурсов и материалов, снижение времени на поставку продукции, т.е. в перспективе это влияет на увеличение прибыли предприятия, рентабельности его экономических показателей, фондоотдачи и т.п.

Установленное определенной периодичностью формирование показателей деятельности предприятия позволяет оперативно реагировать и регулировать управляемые процессы.

В автоматизированной системе обработки информации мы предполагаем использовать следующие экономические и финансовые показатели:

1) Объем реализации, единиц;

2) Выручка от продаж;

3) Операционные и валовые издержки предприятия;

4) Прибыль и убытки;

5) Остатки денежных средств на счетах предприятия;

6) Показатели рентабельности;

7) Дебиторская и кредиторская задолженность;

8) Издержки на персонал;

9) Материалы и запасы и т.д.

При проектировании и создании АСОИ в ООО "Школа" с учетом поставленных задач и целей будут применены следующие функциональные подсистемы:

Подсистема "Текущее управление" - это планирование всех сторон деятельности предприятия (операционной и финансовой), учет и анализ заданных экономических показателей в сопоставлении с плановыми;

Подсистема "Оперативное управление" - составление первичной отчетности и учета в целях принятия оперативных управленческих решений и доведения их до непосредственных исполнителей;

Подсистема "Управление финансами" - учет, обработка и анализ входящей экономической информации по выбранным финансовым показателям, планирование финансовой деятельности предприятия;

Подсистема "Управление кадрами" - сбор, обработка и учет информации по движению персонала предприятия, планирование персонала, учет рабочего времени, анализ количественного и качественного состава и т.д.;

Подсистема "Бухгалтерский учет" - сбор, учет и обработка всех сведений хозяйственной деятельности предприятия, формирование налоговой отчетности;

Подсистема "Сбыт" - накопление, учет и обработка сведений по объему заказов, порядку сбыта услуг, планирование сбыта, учету клиентской базы.

Цель функционирования подсистемы "Сбыт" - формирование заказов и координация их исполнения. В дальнейшем служит источником информации для других подсистем АСОИ (например, учет сумм заказа в связке исполнитель заказа, для бухгалтерского учета и т.д.).

Задачи подсистемы:

1) Учет заказов на поставку полуфабрикатов в школы города;

2) Формирование реестра заказов на установленную дату;

3) Планирование заказов на день, неделю, месяц, т.е. распределение их во времени с учетом ресурсов предприятия;

4) Расчет ресурсоемкости выполнение заказа;

5) Расчет предварительной суммы оплаты за продукцию (для определение суммы предоплаты).

Основными первичными документами являются:

А) Договор на поставку продукции;

Б) Приходный кассовый ордер;

В) Расходный кассовый ордер;

Г) Банковская выписка с расчетного счета;

Д) Бланк заказа;

Ж) Табель учета рабочего времени.

Обеспечение внесение первичной информации целесообразно возложить по должностным обязанностям на непосредственных исполнителей заказа. Вопросы касающиеся финансового учета ложатся на бухгалтерию, которая фиксирует прохождение через нее информации, но без подписи руководителя заказ не размещается на исполнение и не принимается как исполненный.

Последовательность прохождения информации:

Учет приема заказов (заказчик, № заказа);

Номенклатура по заказу;

Сумма заказа;

Сумма предоплаты.

Для решения задач АСОИ предполагается использовать следующие технические средства: персональный компьютер Pentium II или III (процессор 1000 Гц, оперативная память 256 Мбайт, жесткий диск 60 Гбайт, дисковод 3,44", CD - RW, модем, сканер). Модем необходим для быстрого обмена информацией с клиентами предприятия.

Для технологического обеспечения задач АСОИ целесообразно использовать программный продукт 1С: Предприятие (бухгалтерия, кадры, торговля). Персонал предприятия ООО "Школа" должен уверенно пользоваться персональным компьютером - для чего необходимо предъявлять определенные требования при подборе персонала и периодически проводить учебу по использованию программных продуктов.

Рассмотрим порядок построения задачи "Расчет трудоемкости заказа". Задача относится к подсистеме "Сбыт" и решается в комплексе расчетов плана реализация продукции.

План реализации продукции рассчитывается из запланированной выручки предприятия на месяц. Формирование общей трудоемкости заказа базируется на номенклатуре товара. В дальнейшем от общей трудоемкости мы можем сформировать планируемое количество дней исполнения заказа и определить дату поставки. Кроме того, параллельно решается задача по формированию суммы заказа. Условием учета заказов необходимо установить то, что дата открытия заказа будет являться датой начала отгрузки. Задача состоит в формировании сводного реестра заказов на выбранную дату или временной промежуток таким образом, чтобы заказы не наслаивались по времени друг на друга.

Входная оперативная информация представлена по реквизитам и формату представлена в таблице 11.

Таблица 11- Входная оперативная информация

Нормативно-справочная информация.

В качестве нормативно-справочной информации используются массивы располагающиеся на жестком диске ЭВМ, а также хранящиеся на магнитных носителях информации. Используемая нормативно-справочная информация является исходной также для решения других задач АСОИ на предприятии.

1) Массив "Номенклатура продукции" - перечисляются виды продукции и производится их кодификация. Состав реквизитов приводится в таблице 12.

Таблица 12- Массив "Номенклатура продукции"

2) Массив "Прейскурант цен" - обеспечивает связку информации по коду продукции и цене на продукцию. Реквизиты и формат представлены в таблице 13 данный массив справочной информации достаточно широко будет использоваться для решения задач в подсистеме "Бухгалтерский учет" - по учету хозяйственных операций, формирование оплаты труда и т.п.

Таблица 13- Массив "Прейскурант цен"

3) Массив "Сводные нормы трудоемкости" - в данном массиве внесена информация по нормам временных затрат на отгрузку продукции персоналом ООО "Школа" в целом (норматив имеет примерные значение и отражает затраты человеческих и временных ресурсов). Реквизиты и формат реквизитов по данному массиву представлены в таблице 14.

Таблица 14- Массив "Сводные нормы трудоемкости"

Выходная (результативная) информация.

В результате решения задачи на печать выводится машинограмма "Реестр заказов". Машинограмма выдается по требованию пользователя ЭВМ, в двух экземплярах. При составлении машинограммы соблюдаются следующие требования:

- реестр заказов выдается по каждому исполнителю заказа в отдельности так и в целом по предприятию, с распечаткой "шапки", в заглавии шапки распечатывается дата ее выдачи;

- после распечатки "шапки" оставляется пространство для внесения дополнительных данных;

Информация хранится для связи с другими задачами. При решении задачи предусматривается хранение результатов расчета для использования в других задачах.

Алгоритм решения задачи

Для решения задачи "Расчет трудоемкости заказа" используются:

- массив "Номенклатура продукции";

- массив "Прейскурант цен";

- массив "Сводные норма трудоемкости"

Часть входной информации из массива "Бланк заказов" без изменений переносится в выходящую информацию и являются лишь определителями какого-либо признака.

Схема движения информации при решении задача "Расчет трудоемкости заказа" представлен на рисунке 3.

Как видно на данном рисунке сумма заказа есть результат суммы произведения количества на цену по данной единице товара.

А трудоемкость заказа есть сумма произведений нормативной трудоемкости по единице товара на количество товара данного вида.

Рис. 3 Инфологическая модель задачи "Расчет трудоемкости заказа"

Таким образом путем решения простой задачи на инфологической модели наглядно представлен порядок решения задачи. Если рассматривать потоки информации представленные на рисунке 3, можно сделать вывод, что построение АСОИ на предприятии ООО "Школа" представляется достаточно сложной взаимосвязанной, саморегулирующейся системой. Одновременно предусматривающей изменение входящей, нормативно-справочной и выходящей информации в зависимости от изменения рыночной ситуации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате проведенного анализа деятельности ООО "Школа" можно сделать следующие выводы:

Предприятие располагает достаточной производственно-технической базой для осуществления своей деятельности.

Постоянно ведется работа по наращиванию объемов и расширению ассортимента продукции. Для реализации продукции, предприятие располагает собственными столовыми.

За последние годы на предприятии наблюдается снижение объемов производства, что предприятие пытается компенсировать увеличением цен на готовую продукцию, о чем свидетельствует разрыв в темпе снижения товарооборота и объема производства. Падение объемов производства вызвано сложностью с поставками сырья, повышением цен на сырье, коммунальные услуги.

Увеличение выручки от реализации продукции в 2006 году не отразилось на получение прибыли предприятием, темпы падения которой значительны, вследствие постоянного роста себестоимости продукции. Такое положение обусловило уменьшение отчислений в фонды предприятия, привело к замедлению обновления основных средств. Коэффициент поступления основных средств в 2006 году составил 0,089, коэффициент выбытия - 0,003, что свидетельствует о медленном обновлении производственной базы, но поскольку коэффициент годности составляет 89,8%, т. е. достаточно высок, а, значит, предприятие не нуждается на ближайшие годы в физическом обновлении оборудования. При средней норме амортизации 4,3% в год, предприятию в течение 20 лет нет необходимости в обновлении основных фондов, единственной проблемой может быть их моральное старение.

Предприятие эффективно использует имеющиеся основные средства, фондоотдача достаточно высокая - 4,67 руб., на 1 руб. основных фондов.

За последние годы увеличивается величина оборотных активов предприятия. Однако это увеличение главным образом происходит за счет увеличения дебиторской задолженности, что свидетельствует значительном объеме реализации товарной продукции на условиях кредитования. Продолжение подобной практики расчетов с покупателями может привести к значительным финансовым затруднениям предприятия из-за отвлечения ресурсов из оборота.

Снижение эффективности использования оборотных средств постоянно требует дополнительного вложения средств, которых у предприятия недостаточно.

Финансовое положение предприятия весьма неустойчивое, происходит снижение доли собственного капитала и увеличение заемного, создаются трудности в самофинансировании предприятия.

Специальные финансовые коэффициенты характеризующие положение предприятия почти все ниже рекомендуемых нормативных, только коэффициент автономии превышает нормативный. Эти снижения говорят о наметившейся неблагоприятной тенденции.

Предприятию следует обратить серьезное внимание на увеличивающийся недостаток оборотных средств, отсутствие финансов для обновления оборудования.

Кроме того, с целью завоевания большей доли рынка, следует взять курс на изучение его потребностей. Для этого необходимым условием является формирование службы маркетинга для обслуживания реализации продукции предприятия.

Выявление устойчивой тенденции к росту потребностей населения города в продукции ООО "Школа" будет способствовать возможности увеличить объем продаж без особого риска, даже при формировании оборотных средств заемных.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ