Запасы представляют собой ту часть оборотных активов, которая находится в постоянном движении. Если же этого не происходит, то такие запасы уже существующие или потенциальные убытки организации. Политика накапливания запасов товарно-материальных ценностей неизбежно ведет к дополнительному оттоку денежных средств вследствие: затрат, возникших в связи с хранением запасов; затрат, связанных с риском потерь из-за устаревания и порчи, а также хищений и бесконтрольного использования товарно-материальных ценностей. Хабарова Л.П. Контроль над материальными активами//Бухгалтерский бюллетень, 2009, N 6.

Запасы служат для того, чтобы ослабить непроизводственные зависимости между поставщиком, производителем и потребителем. Наличие запасов позволяет обеспечить производство сырьем, поставляемым оптимальными по размеру партиями, а также производить переработку сырья в готовую продукцию партиями оптимального размера.

Запасы сырья ослабляют зависимость поставщика сырья от производителя продукции, запасы готовой продукции ослабляют зависимость производителя этой продукции от потребителя, а запасы полуфабрикатов, находящихся в процессе производства, снижают зависимость отдельных цехов друг от друга. Стерлигова А.Н. Управление запасами в цепях поставок. - М.: Издательство "Инфра-М", 2007.

На предприятиях, где производство построено таким образом, что материалы обрабатываются отдельными партиями, необходимо наличие межцехового буферного запаса полуфабрикатов.

Роль управления запасами требует отдельного пояснения. Управление складскими запасами для торговой компании с продажами со склада - это управление прибылью.

Компании все время приходится искать баланс между недостатком и избыточностью запасов (рис. 1). Избыточные запасы гарантируют бесперебойность поставок клиентам, но требуют "замораживания" больших ресурсов. В результате это приводит к снижению оборачиваемости средств компании и уменьшению числа позиций в ассортименте. Снижение же оборачиваемости для поддержания объема прибыли необходимо компенсировать увеличением маржи, т.е. цен. Итог - снижение конкурентоспособности по двум из трех перечисленных ключевых факторов. Аносов И. Стратегическое управление. - М.: Издательство "Пресс-М", 2004.

При недостаточных запасах часто возникает дефицит тех или иных позиций на складе. Итог - упущенная прибыль и снижение конкурентоспособности по третьему ключевому фактору - "бесперебойность поставок".

Рис.1 - Влияние ошибок управления запасами на прибыль торговой компании

Качественное управление запасами возможно только при условии качественной работы с данными об истории взаимоотношений с клиентами. В самом деле, оптимальный уровень запасов по отдельным товарным позициям рассчитывается исходя из прогноза продаж и страховых запасов, необходимых для покрытия рисков. Величина страховых запасов, в свою очередь, должна зависеть от точности прогноза продаж, экономической и маркетинговой значимости товарных позиций и их покупателей. Все эти параметры могут быть рассчитаны только на основе данных о клиентах и истории взаимоотношений с ними. Бродецкий Г.Л. Управление запасами. - М.: Издательство "MBA", 2008.

Виды запасов зависят от положения фирмы в начале распределения. Они могут быть: производственными; оптовыми; розничными.

Производственные запасы могут быть: текущими, которые необходимы предприятию для бесперебойной работы между поставками продукции; подготовительными, которые используют в период времени, необходимый для подготовки материальных ресурсов и транспортировки их к рабочим местам.

Запасы готовой продукции служат для обеспечения производства продукции партиями оптимального размера, удовлетворения ожидаемого спроса и компенсации отклонений фактического спроса от прогнозируемого (гарантийного) запаса.

Запасы для компенсации задержек связаны с продвижением материальных ресурсов. Обычно определение таких запасов не вызывает затруднений, если известно время задержки.

Запасы, необходимые для удовлетворения ожидаемого спроса, содержатся для того, чтобы покрыть прогнозируемый спрос. Поскольку величина и время спроса предполагаются известными, то определение таких запасов также не вызывает особых затруднений.

Гарантийный (страховой) запас создается на случай возможных перебоев в снабжении, нарушений в сроках поставки, изменений потребности производства или потребления и др. Шрайбфедер Дж. Эффективное управление запасами. - М.: Издательство "Экономика", 2005.

Оптовые запасы. Оптовики закупают запасы у производителей крупными партиями и продают их в розничной торговле мелкими. Экономическая роль оптовиков -- снабжать розничных продавцов специально подобранным ассортиментом продукции разных производителей и небольшими партиями.

Розничные запасы. Для розничного торговца управление запасами сводится к закупке множества разных товаров и продаже их небольшими партиями. Главное для розничных торговцев -- это оборачиваемость запасов и прямая прибыльность каждого товара.

Управление запасами представляет собой проблему, общую для предприятий и фирм любого сектора системы хозяйствования. Запасы требуется создавать в промышленности, розничной торговле, на предприятиях, фирмах и т. д. Ломакин А.Л. Управленческие решения: учебное пособие. - М.: Издательство "Форум", 2007.

Существует много причин, по которым фирмы идут на создание запасов. Основным доводом является то, что на предприятии должно быть определенное количество материальных ресурсов для поддержания производственного процесса. При отсутствии необходимого запаса предприятие может понести большие убытки. Создавая запас, необходимо учитывать, что расширение ассортимента товаров на рынке приводит к сокращению жизненного цикла товара, а также влияет на поведение партнеров, покупателей и конкурентов. Запасы -- это оборотный капитал, чем их меньше, тем эффективнее производство. Перечисленные тенденции или другие характерные явления для конкретных предприятий и отраслей оказывают серьезное влияние на запасы. Запасы формируются из различных товаров. В логистике понятие товар включает в себя фактический товар (в вещественной формe). Он может выражаться в товарной единице, т. е. в конкретном специфическом виде продукта.

Товарный ассортимент -- это группа товаров, тесно связанных между собой хотя бы одним признаком: общая потребительская группа, общий канал распределения, сходный диапазон цен.

Товарная номенклатура -- совокупность всех ассортиментных групп товаров и товарных единиц, предлагаемых для продажи. Товарная номенклатура характеризуется тремя показателями: шириной, глубиной и последовательностью (гармоничностью). Ширина товарной номенклатуры -- общая численность различных ассортиментных групп. Глубина товарной номенклатуры -- число видов (вариантов) каждого отдельного варианта в каждой ассортиментной группе. Литовских А.М. Финансовый менеджмент: Конспект лекций. - М.: Издательство "Армада", 2006.

Решения, принимаемые в рамках товарной политики, определяют ряд позиций: ¦ номенклатуру товаров;¦ глубину и ширину ассортиментных групп;¦ диапазон размеров каждого товара;¦ качество товара;¦ модификации товара;¦ выпуск новых товаров;¦ стандартизацию товара;¦ количество каждого вида товаров, выпускаемое за определенный период и др.

Товарная политика формирует запасы товаров на фирмах, а логистика рассматривает политику фирмы в области управления запасами.

1.2 Списание стоимости материально-производственных запасов

Политика фирмы в управлении запасами состоит из двух элементов: первый -- это что закупать и что производить, когда и в каких объемах. Этот элемент включает в себя и размещение запасов (на производстве или в распределительном центре). Второй элемент политики касается стратегии управления запасами, т. е. управление запасами каждого распределительного центра по раздельности или всех вместе -- централизованно.

Система управления запасами организации использует ряд показателей, на основе которых рассчитываются такие ключевые параметры системы как объем заказываемой партии и количество поставляемых партий товара, интервал времени между поставками, затраты на хранение, стоимость организации заказа или стоимость пополнения (этот показатель включает в себя издержки продавца, связанные с приемкой, оприходованием) товаров на склад, выкладкой, выставкой товара в торговые залы, сюда могут быть также отнесены услуги мерчандайзеров и прочих посредников, которые занимаются ассортиментной политикой организации, и так далее. Семенихин В.В. Торговля. Энциклопедия. -М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2010.

Формулы для расчета оптимальных показателей системы управления товарными запасами (в торговой организации) для товаров, спрос на которые задается постоянной величиной, и на товары, спрос на которые определяется вероятностным распределением, представлены в таблице. Следует также заметить, что на практике многие торговые организации закладывают в модель расчета ключевых показателей системы управления товарными запасами возможность некоторого периода дефицита, тем самым учитывая фактор, называемый "Убытки от неудовлетворенного спроса". Опыт показывает, что учет фактора дефицита позволяет снизить данный вид издержек организации.

Система контроля уровня и движения производственных запасов

Управление запасами имеет огромное значение как в технологическом, так и в финансовом аспектах. Для финансового менеджера запасы - это иммобилизованные средства, т.е. средства, отвлеченные из оборота. Без такой вынужденной иммобилизации не обойтись, однако вполне естественно желание минимизировать вызываемые этим процессом косвенные потери, с определенной долей условности численно равные доходу, который можно было бы получить, инвестировав соответствующую сумму в альтернативный проект. В рамках этой теории разработаны схемы управления заказами, позволяющие с помощью ряда параметров формализовать процедуру обновления запасов, в частности определить уровень запасов, при котором необходимо делать очередной заказ. Одна из таких схем выражается следующей системой моделей:

RP = MU x MD;

SS = RP - AU x AD;

MS = RP + EOQ - LU x LD,

где RP - уровень запасов, при котором делается заказ, ед.;

MU - максимальная дневная потребность в сырье, ед.;

MD - максимальное число дней выполнения заказа;

SS - наиболее вероятный минимальный уровень запасов (страховой запас), ед.;

AU - средняя дневная потребность в сырье, ед.;

AD - средняя продолжительность выполнения заказа (от момента размещения до момента получения сырья), дн.;

MS - максимальный уровень запасов, ед.;

EOQ - оптимальная партия заказа;

LU - минимальная дневная потребность в сырье, ед.;

LD - минимальное число дней выполнения заказа.

Определение оптимальной партии заказа предполагает выбор целевого критерия. Таким критерием могут выступать затраты, связанные с поддержанием запасов и состоящие из двух компонентов - затрат по хранению и затрат по размещению и выполнению заказов.

Представим модель управления запасами. Введем обозначения: q - размер заказываемой партии запасов; D -годовая потребность в запасах; F - затраты по размещению и выполнению одного заказа (обычно предполагаются постоянными), руб.; Н - затраты по хранению единицы производственных запасов, руб.; Cо - затраты по хранению, руб.; Cс - затраты по размещению и выполнению заказа, руб.; Ct - общие затраты, руб.

Допустим, предприятие придерживается следующей политики: по мере исчерпания запасов поступает очередная партия сырья и материалов размером в q. В этих условиях средний размер запасов будет равен q/2, количество заказанных и полученных партий сырья и материалов за год составит D/q, а суммарные затраты по поддержанию запасов могут быть определены по формуле: Управление запасами. //Финансовая газета. Региональный выпуск", 2009, N 39.

Hq FD

C = C + C = --- + --- .

t c o 2 q

График функции общих затрат имеет вид параболы. Поэтому, дифференцируя по q и приравнивая к нулю первую производную, можно найти такое значение q, при котором функция достигает своего минимума, т.е. суммарные затраты по управлению запасами минимизируются. Соответствующая величина запаса носит название оптимальной партии заказа (Economic Order Quantity, EOQ), а формула расчета имеет вид:

Политика управления заказами в этом случае такова. На основе статистики и экспертных оценок рассчитывают значения исходных факторов системы моделей. Как только уровень запасов опускается до величины RP или ниже, делают заказ на поставку сырья и материалов. Если поставка осуществляется максимально эффективно, то уровень запасов в компании может достичь максимальной величины MS. Если после совершения заказа ежедневное потребление сырья и материалов достигло максимума и по каким-либо причинам поставка очередной партии затянулась, компании приходится воспользоваться страховым запасом, т.е. уровень запасов может опуститься ниже величины SS, а при самых неблагоприятных условиях он может быть близким к нулю.

2. Управление запасами на примере ООО “Буква”

На примере деятельности магазина “Буква” будет рассмотрена применяемая на предприятии система управления и формирования торгового ассортимента как одна из главных составляющих в стратегии управления запасами. Комплексный анализ ассортиментной политики поможет определить, какие компоненты и подсистемы наименее устойчивы, какие связи нарушены, что именно снижает степень равновесия ассортиментной системы в целом. Рассмотрим общую характеристику этого предприятия.

Магазин “Буква” - это магазин, в котором продаются книги как отечественных, так и зарубежных писателей. В магазине осуществляется розничная продажа различных видов литературы. Большой ассортимент канцелярских товаров. "Буква" является одной из наиболее динамично развивающихся компаний на книжном рынке. Компания "Буква" с 2001 года занимается продажей книг технического, развлекательного, научного, публицистического и др. содержания. Торговая площадь сети - более 200 кв. м, а число сотрудников более 38 человек.

В условиях жесткой конкуренции, магазин “Буква” предлагает своим клиентам регулярное обновление ассортимента, систему накопительных скидок, возможность приобретения товаров с рассрочкой платежа.

Покупатели могут воспользоваться сайтом и определить стоимость и наличие интересующих книг в магазине, а также отложить книгу до своего появления в магазине.

В магазине “Буква” представлена литература известных издательств, таких как: “Армада”, “Дрофа”, “Олма-Пресс”, “Просвещение”, “Инфра-М”, “Совершенно секретно”, “Финансы и статистика”, “Юридическая литература” и др.

Продажи книг в 2008 г. распределились по следующим категориям (рис. 2.1):

Рис. 2.1 - Распределение продаж по категориям в 2008 г.

Для более полного исследования компании необходимо рассмотреть основные экономические показатели магазина.

Поиск оптимального решения. Для вычисления оптимального размера заказа партии книг и сопутствующих товаров (Q опт) (в единицах запаса) можно воспользоваться известной формулой:

(1.1)

где D -- плановая потребность в данном наименовании запаса за период (месяц, квартал, год); А -- затраты на выполнение одного заказа, которые возникают при размещении нового заказа; C -- затраты на хранение единицы запасов за период.

Определение точки перезаказа. При размещении заказов следует учитывать и время выполнения заказа поставщиком. Для этого необходимо рассчитать еще один параметр -- точку перезаказа (уровень возобновления заказа). В условиях определенности она рассчитывается достаточно просто: объем остатка запасов на складе, при котором нужно повторно заказывать запасы, определяется как произведение количества дней, необходимых для выполнения заказа, и среднедневной потребности в данном товаре.

Создание страхового запаса. Формирование оптимального заказа и определение точки перезаказа позволяют сократить суммарные затраты по первым двум группам релевантных затрат -- на хранение и на размещение заказа. Рассмотрим, как можно максимально сократить риск возникновения убытков от простоя.

На практике предприятия работают в условиях неопределенности, поскольку не могут прогнозировать со стопроцентной уверенностью потребность в сырье и материалах, а также сроки поставки.

Потребность в материалах и сроки поставки во многом зависят от поведения покупателей (колебания спроса) и поставщиков (нарушение сроков поставки). Неопределенность потребности и времени поставки приводит к тому, что возникает вероятность дефицита запасов и, как следствие, вероятность убытков в результате простоя, потери части платежеспособного спроса, а также вследствие приобретения необходимых материалов (товаров) на менее выгодных условиях.

Увеличив размер заказа, компания не сократит вероятность возникновения дефицита, поскольку дополнительные материалы поступят уже после того, как возникнет дефицит. Создание страхового запаса -- это увеличение объема запасов, который принят за точку перезаказа. В этом суть понятия "страховой запас". Страховой запас нельзя создать на складе, это расчетная величина, которая влияет на точку перезаказа. Но создание страхового запаса не только снижает риск возникновения убытков, но и увеличивает затраты на хранение.

Для расчета оптимального размера страхового запаса в условиях неопределенности используются методы математической статистики и теории вероятности 3. В частности, можно использовать общепринятую формулу расчета страхового запаса.

 (1.2)

где k - коэффициент безопасности, который определяет степень защиты от дефицита 5, рассчитывается в зависимости от принятого значения вероятности дефицита; - средняя длительность выполнения заказа; - среднее значение потребности в сырье и материалах; -- среднеквадратические отклонения потребности соответственно в сырье и материалах и времени выполнения заказа.

Оптимальная вероятность убытков вследствие дефицита запасов (Р), то есть вероятность, при которой сумма убытков от простоя и затрат на хранение страхового запаса минимальна, может быть рассчитана по формуле:

(1.3)

где C -- затраты на хранение одной единицы запасов за рассматриваемый период; U -- убытки из-за дефицита одной единицы запаса; N -- количество заказов за рассматриваемый период.

Для компании “Буква” один из наиболее значимых видов запасов -- учебная литература, дефицит которой в сезон может привести к недостаточности продаж. Учитывая, что на доставку книг поставщику требуется в среднем пять дней с момента получения заказа (LT = 5). За год магазин размещает 12 заказов (N). Средняя дневная потребность в книгах составляет 400 шт. Тогда точка перезаказа будет равна 2 000 шт. (400 шт. х 5 дн.).

Теперь рассмотрим, как изменится это значение при создании оптимального страхового запаса. При расчете исходим из того, что затраты на хранение одной книги в год (C) составляют 0,4 руб. при стоимости книги 50 руб. Убытки от простоя, вызванного дефицитом одной книги (U), -- 20 руб. Рассчитаем оптимальную вероятность возникновения убытков за один цикл заказа:

Абсолютное значение коэффициента безопасности k для вероятности 0,16% составит 2,71. Анализ колебаний дневной потребности в книгах и сроках поставки показал, что среднеквадратическое отклонение дневной потребности (vard), вызванное колебанием спроса, равно 200. Среднеквадратическое отклонение в сроках поставки (varLT) -- 2.

Страховой запас будет равен 1547 шт.

.

Соответственно величина точки перезаказа с учетом страхового запаса составит 3 547 шт. (2 000 + 1547).

Рассчитаем оптимальный размер заказываемой партии канцелярских товаров, а также других управляемых параметров системы контроля состояния запасов.

В табл. 2.1 приведены числовые значения параметров (Q, K, M, P) целевой функции:

Таблица 2.1 Данные для расчета оптимальных значений управляемых параметров целевой функции

В табл. 2.2 приведем расчет оптимальных значений управляемых параметров.

Таблица 2.2 Расчет оптимальных значений управляемых параметров

Расчеты выполнены, исходя из предположения, что потребность в анализируемом периоде, а также размер заказа рассчитываются в натуральном выражении (в штуках). Расчеты не претерпят существенных изменений, если перейти к денежному выражению потребности и заказа. Для анализа ассортимента и принятия решения об его обновлении или ротации в магазине составлен структурированный товарный классификатор.

Рассмотрим классификатор подробнее в таблице 2.3.

Таблица 2.3

Рассмотренный товарный классификатор разделяет все товары в магазине на уровни: классы, товарные группы и товарные категории. При этом товары на каждом уровне объединяются в класс, или категорию, или позицию по общим признакам или свойствам. Данный классификатор позволяет рассматривать товар по отдельным категориям, правильно структурировать вновь поступивший товар и управлять продажами. Система управления ассортиментом в магазине входит в комплексную систему управления коммерческой деятельностью предприятия. В свою очередь система включает три функциональные подсистемы: организацию, планирование и контроль, каждая из которых состоит из ряда элементов. Рассмотрим состав каждой из подсистем, входящих в систему управления ассортиментом по магазину (табл. 2.4):

Таблица 2.4

К функциям служб управления ассортиментом также относятся: изучение и прогнозирование потребностей покупателей в товарах; участие в разработке проектов программ поставщиков; участие в аттестации продукции, контроль ее качества в процессе продвижения к потребителю. Таким образом, можно сделать вывод о том, что работа по управлению ассортиментом в магазине ведется разрозненно, что не способствует существенным сдвигам в повышении степени удовлетворения спроса населения на высококачественные товары.

Для совершенствования системы управления торговым ассортиментом необходимо применить следующее: Внедрение новой или модернизация использующейся информационной системы. Информационная система является системой информационного обслуживания работников управленческих служб и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Другим не менее важным элементом совершенствования системы управления ассортиментом является работа с самим процессом управления.

Такими действиями, обеспечивающими более эффективное управление системой управления ассортиментом является: формирование текущей и перспективной политики в области ассортимента товаров; участие в формировании ассортиментной политики товаропроизводителей с ориентацией на рынок и с учетом жизненного цикла изделий; формирование обоснованных заявок и заказов на поставку товаров; закупка товаров с учетом их потребительских свойств, цен, долговечности, конкурентоспособности; формирование торгового ассортимента с обеспечением приоритета потребителя; изыскание дополнительных товарных ресурсов; интеграции торговой политики через участие в разработке ассортиментных концепций.

Реализация перечисленных мероприятий возможна на основе выполнения следующих исследований по управлению ассортиментом товаров: определения текущих и перспективных потребностей населения; изучения требований потребителей к ассортименту товаров; изучения мотивации покупок и закономерностей поведения покупателей на рынке; изучения потребительских характеристик и конкурентоспособности товаров различных производителей; анализа информации об ассортименте реализуемых товаров, полученной от потребителей по “обратной связи”.

Заключение

Любая модель управления запасами, в конечном счете должна дать ответ на вопросы: какое количество продукции заказывать? когда делать заказ?

При ответе на эти вопросы должно быть учтено действие ряда факторов, а именно:

? характер спроса (детерминированный или случайный, изменяющийся во времени или постоянный);

? принятый способ пополнения запасов (непрерывный, периодический, через определенные интервалы времени);

? затраты на приобретение и хранение запасов, убытки при возникновении дефицита запасаемых продуктов, производственный риск и проблема страхования.

В теории управления запасами рассматриваются многочисленные модели, позволяющие учитывать эти факторы в решаемых задачах.

Эффективная система управления товарными запасами позволяет не только поддерживать уровень платежеспособности и ликвидности компании на необходимом уровне.

Следует заметить, что товарные запасы необходимо рассматривать в тесной взаимосвязи с другими экономическими показателями деятельности торговой организации, такими как рентабельность, платежеспособность, ликвидность, финансовая устойчивость и так далее.

Система управления товарными запасами позволяет также управлять снижением затрат на содержание запасов. При эффективно налаженной системе поставок данная система позволяет, к примеру, снизить затраты на хранение, что выражается в уменьшении площадей складских помещений, а следовательно в снижении уровня постоянных издержек организации.

Список использованной литературы

1. Аносов И. Стратегическое управление. - М.: Издательство "Пресс-М", 2004.

2. Бродецкий Г.Л. Управление запасами. - М.: Издательство "MBA", 2008.

3. Бычкова С.М. Материально-производственные запасы: отражение в учетной политике оганизации//Аудиторские ведомости", 2009, N 9.

4. Литовских А.М. Финансовый менеджмент: Конспект лекций. - М.: Издательство "Армада", 2006.

5. Ломакин А.Л. Управленческие решения: учебное пособие. - М.: Издательство "Форум", 2007.

6. Семенихин В.В. Торговля. Энциклопедия. -М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2010.

7. Стерлигова А.Н. Управление запасами в цепях поставок. - М.: Издательство "Инфра-М", 2007.

8. Управление запасами. //Финансовая газета. Региональный выпуск", 2009, N 39.

9. Хабарова Л.П. Контроль над материальными активами//Бухгалтерский бюллетень, 2009, N 6.

10. Шрайбфедер Дж. Эффективное управление запасами. - М.: Издательство "Экономика", 2005.