Применение экспресс-методики системного анализа для организации

2

Башкирский государственный аграрный университет

Факультет Информационных технологий и управления

Кафедра Информатики и информационных технологий

Специальность Прикладная информатика в экономике

Форма обучения Очная

Курс 401

РАСЧЕТНО - ГРАФИЧЕСКАЯ РАБОТА

Применение экспресс - методики системного анализа для организации

Сираев Ильдус Ильдарович

Руководитель:

Давлетшина М.Р

Уфа - 2009

ОГЛАВЛЕНИЕ

• ВВЕДЕНИЕ
• 1. АНАЛИЗ ПРОБЛЕМЫ
• 1.1 Обнаружение проблемы
• 1.2 Точное формулирование проблемы
• 1.3 Анализ логической структуры проблемы
• 1.4 Анализ развития проблемы
• 1.5 Определение внешних связей проблемы
• 2. ОПИСАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ КАК СИСТЕМЫ
• 2.1 Определение объекта
• 2.2 Выделение элементов
• 2.3 Определение подсистем
• 2.4 Определение влияния внешней среды
• 2.5 Схема организационной структуры
• 2.6 Граф «Информационные потоки в организации»
• 2.7 Анализ с помощью матриц
• 3 ПОСТРОЕНИЕ ДЕРЕВА ЦЕЛЕЙ
• 4 ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ДЛЯ ДОСТИЖЕНИЯ ЦЕЛЕЙ
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
• ВВЕДЕНИЕ
• Системный анализ - система методов исследования и создания сложных систем, используемых для подготовки и обоснования решений по проблемам различной сложности; система - конечное множество функциональных элементов и отношения между ними, выделенное из среды с определенной целью в рамках определенного временного интервала.

Системный анализ представляет собой методологию исследования сложнопонимаемых и сложнонаблюдаемых объектов путем представления этих объектов в виде целенаправленных систем. Он применяется для исследования различных организаций. Помогает решить проблемы, стоящие перед этими организациями. Позволяет свести решение сложной задачи к четкой последовательности простых задач, прийти к решению проблем, возникших, или тех, которые могут возникнуть на пути существования и жизнедеятельности организации.

1 АНАЛИЗ ПРОБЛЕМЫ

1.1 Обнаружение проблемы

Проблема была выявлена по итогам работы предприятия, занимающегося хранением и реализацией нефти. За отчетное полугодие прибыль предприятия после покрытия всех издержек, оказалась недостаточной для выполнения плана развития фирмы, в скором времени, возможно, станет проблематичной выплата процентов по займам.

Снижение прибылей за последние полгода было постепенным, что отражалось в соответствующих бухгалтерских документах. Теперь же прибыль оказалась столь низкой, что в этом отчетном месяце стало невозможно выделить средства на развитие. Проблема является результатом длительных процессов, некоторое время не привлекавших внимание руководства.

На сегодня имеем ситуацию, когда предприятие имеет возможность закачивать значительно меньшее количество нефти по трубопроводу, таким образом снижены объёмы отправки дальше по трубопроводу. При сохранении тенденции предприятие скоро станет неспособным отвечать по своим финансовым обязательствам перед кредиторами и акционерами.

1.2 Точное формулирование проблемы

Предприятие ведет свою деятельность, получает прибыль, которой хватает только на покрытие внутренних издержек. Бюджет развития предприятия не получает денег, также невозможна выплата процентов по займам. Проблема -резкое снижение прибыли на предприятии.

Ее глубинная суть скрывается, скорее всего, в разросшемся административно-хозяйственном аппарате предприятия. Необходимо провести анализ и выявление малоэффективных и бесполезных звеньев цепи функционирования предприятия с целью их реорганизации или уничтожения. Этот анализ должен помочь выявить пути и возможности повышения прибылей в максимально короткий срок и в перспективе вывести фирму на докризисный уровень работы и в скором времени сильно превысить докризисный уровень дохода.

1.3 Анализ логической структуры проблемы

Для того чтобы полнее понимать структуру проблемы, необходимо заглянуть в саму ее суть. Попробовать понять, из чего она состоит.

Как известно, прибыль есть разница между выручкой и расходами предприятия. Попробуем разобраться, как конкретно повлиял каждый из составных факторов прибыли на ее снижение в нашем конкретном случае.

Итак, вполне очевидно, что для предприятия снижение прибыли за последние полгода вызвано одновременным разноименным действием обоих факторов, влияющих на прибыль. В это время происходил одновременный рост расходов фирмы и снижение выручки.

Рассмотрим подробнее влияние каждого из этих факторов. Рост расходов за последние полгода был вызван неверно проводящейся политикой расширения предприятия. Без должного расширения центров по перекачке нефти (оно было запланировано лишь на начало следующего года) был резко увеличен штат сотрудников. Каждый отдел получил вместо прежних 3 операторов, по 4-6 операторов по нефтепродуктам. Увеличился до 6 штат зав. склада, появилась должность заместителя главного бухгалтера, увеличилось до 5, вместо 3 человек количество работников отдела продаж по безналичному расчету. До 18, вместо 10 увеличилось число работников склада. Резко возросло количество хозяйственных рабочих, и т.д. В итоге, число работников предприятия возросло с 42 полгода назад, до 100 человек на сегодняшний день. Все они нуждаются в заработной плате, инструментах и инфраструктуре рабочего места. Покрыть эти расходы следовало бы увеличением перекачки нефти, однако, очевидно, что на прежних торговых площадях (1500 м²) неоткуда взяться приросту продаж. Плюс к этому был увеличен парк автотранспорта. Ранее он составлял 2 бензовоза и 3 легковых автомашины, было дополнительно закуплено еще 1 микроавтобуса и 3 легковых.

Помимо этого резко возросли цены на нефть. Все это самым негативным образом сказалось на ежемесячных доходах предприятия. Причиной этого стала недальновидная политика развития предприятия, проведенная руководством.

Одновременно с ростом расходов происходило еще одно негативное явление - снижение выручки. Оно оказалось следствием непродуманной маркетинговой политики фирмы. Не отреагировав своевременно на изменения рыночной ситуации, руководство тем самым породило возможность нарастания проблем, как снежного кома.

1.4 Анализ развития проблемы

Как описывалось ранее, прибыль есть доход за вычетом издержек. Весьма высокие издержки складываются из большой заработной платы, которая необходима для оплаты разросшегося предприятия, высоких цен на нефть. Доход тоже никак не увеличивается, в связи с возросшей конкуренцией, и оттоком клиентов. Если увеличить прибыль за счет увольнения половины персонала, это может отрицательно отразиться на динамике работы центров по перекачке. Это, в свою очередь, приведет к еще большему снижению движению нефти.

Корни проблемы кроются в изначальной недальновидной и непродуманной стратегии функционирования и развития предприятия. Руководство в свое время упустило очевидные возможности занять более выгодное положение на рынке и теперь потеряло инициативу. Стратегия и тактика, выбранные в свое время оказались совершенно проигрышными.

1.5 Определение внешних связей проблемы

Проблема снижения прибыли непосредственно влечет за собой проблему неплатежеспособности в ближайшем будущем. Также, ею вызвана некоторая «текучесть» кадров, что выражается в беспрестанной смене персонала. Это все негативно отражается на работе сети автозаправочных станций, влечет задержки во времени, неопрятность, спешку в работе персонала.

Фирма не может быстро и эффективно реагировать на изменение конъюнктуры рынка, предпочтений клиентов. Данный вид деятельности динамично развивается, поэтому просто необходимо создание резерва материальных и нематериальных активов, который предприятие могло бы использовать для своевременного реагирования на изменение рынка. Но в данных условиях формирование резервного фонда практически невозможно, следовательно снижается финансовая устойчивость предприятия.

2 ОПИСАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ КАК СИСТЕМЫ

2.1 Определение объекта

ОАО «Уралсибнефтепровод» одно из самых крупных предприятий по реализации, хранению и транспортировке нефти. Торговые площади - 1500 м². Основана в 1994 году. Имеет ежемесячный оборот в $ 600000.

Компания «Уралсибнефтепровод» хорошо известна в России. Она реализует нефть многим НПЗ Республики, транспортирует нефть в другие регионы РФ. Компания входит в состав транснациональной корпорации «Транснефть»

2.2 Выделение элементов

В качестве элементов в нашей организации были выбраны отделы. Выбор этот не случаен - обмен информацией, издержки, квалификацию проще рассматривать по каждому отделу в целом.

1. Отдел сбыта

2. Отдел автотранспорта

3. Отдел кадров

4. Отдел тепло-энерго снабжения

5. Юридический отдел

6. Отдел кард-центр.

2.3 Определение подсистем

Выделить подсистему невозможно, так как каждый работник имеет определенный круг обязанностей, следовательно, любая группа сотрудников не сохранит свойств всей системы (кроме, конечно совокупности всех сотрудников, но это уже система, а не подсистема).

2.4 Определение влияния внешней среды

Поставщики - фирмы и организации, занимающиеся продажей и доставкой запчастей и оборудования для данного сегмента рынка. От их цен, спектра предоставляемых услуг, условий доставки во многом зависит организация работы предприятия.

Конкуренты - фирмы и организации, занимающиеся продажей запчастей к иностранным автомобилям и сервисным обслуживанием. Их влияние заключается в оттягивании на себя части клиентов, которые, в ином случае могли бы прийти к нам и совершить покупку у нас.

Клиенты - люди и организации, пользующиеся услугами нашей фирмы. Их предпочтения и платежеспособность, по сути формируют ассортимент предлагаемой продукции. Воспользовавшись услугами салона, они рассказывают о нем друзьям и знакомым, советуют, стоит ли пользоваться нашими услугами.

Налоговая инспекция - контролирует соблюдение работниками магазина налогового законодательства. Правильности работы с кассовыми аппаратами; правильности начисления и уплаты налогов; ведение документации и отчетности и т.д. В случае нарушений, выявленных в ходе проверок, фирма подвергается наказанию в виде штрафа. При грубых нарушениях закона в отношении директора и главного бухгалтера может быть заведено уголовное дело.

Торговая инспекция - осуществляет контроль за соблюдением работниками законов РФ и правил торговли. В случае выявления каких либо нарушений, фирма или сотрудники, допустившие нарушение, подвергаются административному наказанию.

Средства массовой информации - помимо рекламы, существуют передачи, в которых рассказывается о деятельности разных фирм, описываются услуги, дается оценка их качеству.

2.5 Схема организационной структуры

2.6 Граф «Информационные потоки в организации»

2

2.7 Анализ с помощью матриц

Матрица смежности:

A=[a_ij] , i,jе(1;7) (7-количество вершин)

a_ij=1, если в графе существует дуга (x_i;x_j)

a_ij=0, если в графе не существует дуги (x_i;x_j)

Матрица инциденций:

B=[bij],

iе(1;7), (7-количество вершин)

jе(1;22), (22 - количество дуг)

b_ij =1, если x1 является начальной вершиной для a_j

b_ij =-1, если x1 является концевой вершиной для a_j

b_ij =0, если x1 не является концевой вершиной для a_j

Матрица достижимостей:

R=[r_ij]

i,jе(1;7)

r=1, если x_j достижима из x_i

r=0, если x_j не достижима из x_i

3 ПОСТРОЕНИЕ ДЕРЕВА ЦЕЛЕЙ

2

4 ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ДЛЯ ДОСТИЖЕНИЯ ЦЕЛЕЙ

• Итак, сопоставим цели конкретным элементам. За соблюдением законности и будет следить юридический отдел. Повышением квалификации сотрудников и оптимизацией кадрового состава предлагается заняться отделу кадров. Отдел сбыта должен заняться планированием производства, его совершенствованием, прогнозированием продаж и поиском более качественной продукции. Отдел кард-центр обеспечит автоматизацию всего процесса деятельности предприятия, отдел автотранспорта отвечает за автопарк предприятия. Директору предстоит поиск новых зданий, с целью снижения коммунальных платежей и арендной платы, поиском энергосберегающих технологий, расширением номенклатуры и комплекса услуг, продвижением товара в регионы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проделанная работа показывает, что приведенная структура соответствует поставленным в дереве целей задачам. Это наглядно доказывает, что применение системного анализа вполне оправдано - он помогает решить на первый взгляд неразрешимые задачи. Другие не менее важные проблемы также решаемы силами системного анализа.

Руководителю никогда не помешает своевременно и трезво взглянуть на ситуацию в его компании. И здесь ему также приходят на помощь средства системного анализа.

Решив проблему низкой прибыли, можно решить, не преувеличивая, вообще все. Расширить фирму, увеличить штат, получить новые контракты.

Кроме того, что предприятие будет соответствовать рыночным условиям, отвечая повышенной конкурентоспособностью, раскрученная торговая марка будет постоянно работать, привлекая все новых потребителей и поставщиков.

Любая организация, чьей целью является серьезный бизнес с перспективой качественного развития, должна уметь применять знания системного анализа. Сделать его неотъемлемой частью своей жизнедеятельности. Только тогда возможно серьезное и грамотное проникновение в сегодняшний бизнес.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1) Системный анализ. Учеб. для вузов [текст] / А.В.Антонов.-2-е изд., стер.- М: Высш. шк., 2006.- 454 с.

2) Бережная, Е.В., Бережной, В.И. Математические методы моделирования экономических систем [текст]: Учеб. пособие.- М.: Финансы и статистика, 2005. - 432 с.

3) Системный анализ в управлении. Под ред. А.А. Емельянова [текст]. - М.: Финансы и статистика, 2002.-368с.

4) Спицнадель, В.Н. Основы системного анализа.[текст] Учебное пособие» - СПб: Изд-во «Бизнес-пресса», 2000. - 420 с.

5) Перегудов, Ф.И., Тарасенко, Ф.П. Введение в системный анализ[текст]: Учебное пособие. - М.: Высшая школа, 1989. - 288 с.

6) Волкова, В.Н., Денисов, А.А. Основы теории систем и системного анализа[текст] - СПб: Изд-во СПбГТУ, 1997. - 345 с.

7) Лагоша, Б.А., Емельянов, А.А. Основы системного анализа[текст] - М.: Изд-во МЭСИ, 1998

8) Мильнер, Б.З. Теория организации[текст] : Учебник. - М.: ИНФРА-М, 1999. - 386 с.