Управленческая документация и трудовые договора

Оглавление

Введение

1. Унифицированные системы управленческой документации

2. Особенности составления и оформления трудовых договоров. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Договор о коллективной материальной ответственности

Заключение

Список использованных источников и литературы

Введение

Цель данной работы является раскрыть темы:

Унифицированные системы управленческой документации.

Одним из основополагающих нормативных документов в области создания и оформления документов является всем известный стандарт - ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Общероссийский классификатор управленческой документации разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации на территории Российской Федерации.

Особенности составления и оформления трудовых договоров. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Договор о коллективной материальной ответственности. Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником. При приеме сотрудника на работу работодатель должен определить, какой трудовой договор с ним заключать - срочный или на неопределенный срок.

Материальная ответственность - обязанность одной из сторон трудового договора (работника или работодателя) возместить ущерб, который она причинила другой стороне в результате виновного противоправного неисполнения своих трудовых обязанностей.

1. Унифицированные системы управленческой документации

Одним из основополагающих нормативных документов в области создания и оформления документов является всем известный стандарт - ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Этот стандарт можно рассматривать практически как настольный справочник любого составляющего и оформляющего документы, так как он содержит основополагающую информацию о реквизитах документов и их расположении. ГОСТ предусматривает следующий состав реквизитов документов:

1. Государственный герб Российской Федерации;

2. Герб субъекта Российской Федерации;

3. Эмблема организации ли товарный знак (знак обслуживания);

4. Код организации;

5. Код формы документа;

6. Наименование организации;

7. Справочные данные об организации;

8. Наименование вида документа;

9. Дата документа;

10. Регистрационный номер документа;

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12. Место составления или издания документа;

13. Гриф ограничения доступа к документу;

14. Адресат;

15. Гриф утверждения документа;

16. Резолюция;

17. Заголовок к тексту;

18. Отметка о контроле;

19. Текст документа;

20. Отметка о наличии приложения;

21. Подпись;

22. Гриф согласования документа;

23. Визы согласования документа;

24. Печать;

25. Отметка о заверении копии;

26. Отметка об исполнителе;

27. Отметка об исполнении документа и направления его в дело;

28. Отметка о поступлении документа в организацию;

29. Отметка автоматического поиска документа.

Государственный герб Российской Федерации и герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации и с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Например, Государственный герб Российской Федерации предусмотрен на бланках документов органов государственной власти РФ, федеральных министерств.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Общероссийский классификатор управленческой документации разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации (1 89 012) на территории Российской Федерации.

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

- регистрации форм документов;

- упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

- сокращения количества применяемых форм;

- исключения из обращения неунифицированных форм документов;

- обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

- контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

- рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

Вновь разработанные унифицированные формы документов, входящие в УСД, подлежат регистрации во ВНИИКИ Госстандарта России путем включения их в ОКУД.

Система ведения ОКУД предусматривает взаимодействие ВНИИКИ Госстандарта России с организациями (подразделениями) министерств и ведомств России, ответственных за разработку и утверждение УСД.

- Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

- Унифицированная система первичной учетной документации;

- Унифицированная система банковской документации;

- Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации;

- Унифицированная система отчетно-статистической документации;

- Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

- Унифицированная система документации по труду;

- Унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации;

- Унифицированная система внешнеторговой документации.

2. Особенности составления и оформления трудовых договоров. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Договор о коллективной материальной ответственности

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

При приеме сотрудника на работу работодатель должен определить, какой трудовой договор с ним заключать - срочный (до пяти лет) или на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ).

Срочный трудовой договор можно заключать в случаях, перечисленных в ст. 59 Трудового кодекса, например:

- для замены работника, который временно отсутствует;

- на время выполнения временных (до двух месяцев) работ;

- работодатель является индивидуальным предпринимателем или на фирме не больше 35 сотрудников;

- работник учится на дневной форме обучения или работает по совместительству;

- если работник - пенсионер и др.

Срочный договор расторгается, как только истечет срок его действия. Однако работника нужно предупредить об этом письменно не позднее чем за три дня до увольнения.

Если же договор закончился, а сотрудник продолжает работать и работодатель не возражает, договор считается продленным на неопределенный срок.

Это важно. Заключая с работником срочный трудовой договор, следует иметь доказательства, что характер работы или условия ее выполнения не позволяют работодателю заключить с работником договор на неопределенный срок. Если таких доказательств нет, то в случае проверки трудовые инспекторы могут вынести предписание считать такой договор бессрочным.

Трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок в двух случаях:

- если в договоре не указан срок его действия;

- если договор был заключен на определенный срок, но без достаточных к тому оснований, и это установила трудовая инспекция.

В трудовом договоре необходимо указать:

- Ф.И.О. работника и наименование работодателя;

- сведения о документах, удостоверяющих личность работника;

- ИНН работодателя (за исключением работодателей - физических лиц);

- сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен такими полномочиями;

- место и дату заключения договора;

- место работы;

- должность работника по штатному расписанию, специальность с указанием квалификации и конкретный вид поручаемой работы;

- дату начала работы, а для срочного трудового договора - еще и дату окончания;

- условия оплаты труда;

- режим рабочего времени;

- условие об обязательном социальном страховании работника.

Перечень обязательных (или существенных) условий, которые должен содержать трудовой договор, указан в ст. 57 Трудового кодекса.

В трудовом договоре могут быть предусмотрены условия об испытании, о не разглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с настоящим ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Следует иметь в виду, что если в соответствии с федеральными законами при выполнении работ по определенным должностям, специальностям или профессиям положено предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках.

Трудовой договор, заключенный в письменной форме, составляют в двух экземплярах, каждый из которых подписывают обе стороны. Один экземпляр трудового договора передают работнику, другой хранит работодатель.

Согласно ст. 244 Трудового кодекса РФ письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, т.е. о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, заключаются с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.

Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31 декабря 2002 г. №85 утверждены Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, и Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества, а также соответствующие типовые формы договоров.

Материальная ответственность - обязанность одной из сторон трудового договора (работника или работодателя) возместить ущерб, который она причинила другой стороне в результате виновного противоправного неисполнения своих трудовых обязанностей. Это всегда определенная реакция одной стороны трудового договора на нарушение, которое совершила по отношению к ней другая сторона. Таким образом, материальной ответственностью работника считается его обязанность возмещать ущерб, причиненный работодателю.

В принципе общие обязанности работника в части материальной ответственности определены в ТК РФ. В частности, работник обязан бережно относиться к имуществу работодателя и незамедлительно сообщать работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя. Положения, закрепляющие материальную ответственность работника, также могут включаться и в заключаемый с ним трудовой договор (в разделы "Права и обязанности сторон" и "Ответственность сторон"). Но в определенных случаях они также могут и должны быть закреплены в специальном договоре о материальной ответственности. Давайте разберемся, о каких именно случаях идет речь.

Трудовым законодательством предусмотрены два вида материальной ответственности работника:

- ограниченная (т.е. ответственность, возмещаемая в определенных (заранее установленных) пределах);

- полная (т.е. такая ответственность, когда ущерб возмещается работником в полном объеме).

Основным видом материальной ответственности работника является ограниченная материальная ответственность. Она называется ограниченной потому, что в ее рамках работник обязан возместить работодателю причиненный ущерб в размере нанесенных убытков, но (и это принципиально важно!) не выше своего среднемесячного заработка. Таким образом, если размер ущерба, который причинил работник своему работодателю, исчисляется не одним десятком его ежемесячных окладов, то он все равно будет нести материальную ответственность лишь в пределах своего среднемесячного заработка.

Пример 1. Согласно трудовому договору, заключенному с бухгалтером, заработная плата последнего составляла 25 000 руб. Сумма нанесенного им ущерба составила 100 000 руб. Поскольку бухгалтер несет ограниченную материальную ответственность, то и получить с него работодатель сможет не более 25 000 руб.

В случае когда заработная плата работника не является постоянной величиной и может от месяца к месяцу изменяться, средний месячный заработок, составляющий предел его ограниченной материальной ответственности, будет установлен на день причинения вреда и подсчитан на основе сумм, выплаченных работнику за 12 последних календарных месяцев.

Под полной материальной ответственностью работника в трудовом законодательстве понимается необходимость работника, виновного в причинении ущерба, возместить его в полном объеме. На работника не всегда можно возложить материальную ответственность в полном размере причиненного ущерба.

В абсолютном большинстве случаев полная материальная ответственность возникает тогда, когда между работником и работодателем заключен так называемый договор о полной материальной ответственности. Достаточно часто предприниматель стремится заключить такой договор с максимально большим количеством сотрудников. Но как бы ни было велико его желание подписать договор о полной материальной ответственности со своими сотрудниками, следует помнить о том, что заключить такой договор он может далеко не со всеми работниками. Более того, если предприниматель и заключит договор о полной материальной ответственности с тем, с кем по закону заключить его нельзя, данный договор будет недействительным и взыскать с работника полную сумму причиненного ущерба, опираясь на этот договор, он все равно не сможет.

С кем из работников можно заключать договор о полной материальной ответственности?

Договор о полной материальной ответственности может быть заключен только с совершеннолетними лицами, непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. Причем речь идет только о тех лицах, которые указаны в специальных перечнях работ и категорий работников, с которыми могут заключаться такие договоры. Указанные перечни, а также типовые формы договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

В настоящее время такой Перечень и типовая форма договора утверждены Постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. N 85. Согласно данному Постановлению договор о полной материальной ответственности можно заключать, например, со следующими категориями работников:

1. Кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров).

2. Руководители, их заместители, специалисты и иные работники, осуществляющие:

- операции по купле, продаже, разрешению на оплату и иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей;

- операции с денежной наличностью при обслуживании банкоматов;

- инкассаторские функции и перевозку (транспортировку) денежных средств и иных ценностей (в том числе водители-инкассаторы), а также иные работники, выполняющие аналогичные функции.

3. Директора, заведующие, администраторы (в том числе старшие, главные), другие руководители организаций и подразделений (в том числе секций, приемных, пунктов, отделов, залов) торговли, общественного питания, бытового обслуживания, гостиниц (кемпингов, мотелей), их заместители, помощники, продавцы, товароведы всех специализаций (в том числе старшие, главные), а также иные работники, выполняющие аналогичные функции; начальники (руководители) строительных и монтажных цехов, участков и иных строительно-монтажных подразделений, производители работ и мастера (в том числе старшие, главные) строительных и монтажных работ.

4. Заведующие, другие руководители складов, кладовых (пунктов, отделений), камер хранения, их заместители.

5. Заведующие хозяйством, коменданты зданий и иных сооружений, кладовщики, кастелянши.

6. Агенты по заготовке и/или снабжению, экспедиторы по перевозке и другие работники, осуществляющие получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку материальных ценностей.

Также договор о полной материальной ответственности можно заключать с работниками, выполняющими, например, работы:

1. По приему и выплате всех видов платежей.

2. По расчетам при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг (в том числе не через кассу, через кассу, без кассы через продавца, через официанта или иного лица, ответственного за осуществление расчетов).

3. По обслуживанию торговых и денежных автоматов.

4. По изготовлению и хранению всех видов билетов, талонов, абонементов (включая абонементы и талоны на отпуск пищи (продуктов питания) и других знаков (документов), предназначенных для расчетов за услуги.

5. Связанные с осуществлением:

- операций по купле, продаже, разрешению на оплату и иных форм и видов оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей;

- операций с денежной наличностью при обслуживании банкоматов и обслуживанием клиентов, имеющих индивидуальные сейфы в хранилище, учетом и хранением ценностей и иного имущества клиентов в хранилище;

- инкассаторских функций и перевозкой (транспортировкой) денежных средств и иных ценностей.

6. По купле (приему), продаже (торговле, отпуску, реализации) услуг, товаров (продукции), подготовке их к продаже (торговле, отпуску, реализации).

7. По приему на хранение, обработке (изготовлению), хранению, учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей на складах, базах, в кладовых, пунктах, отделениях, на участках, в других организациях и подразделениях.

8. По выдаче (приему) материальных ценностей лицам, находящимся в санаторно-курортных и других лечебно-профилактических организациях, пансионатах, кемпингах, мотелях, домах отдыха, гостиницах, общежитиях, комнатах отдыха, на транспорте, детских организациях, спортивно-оздоровительных и туристских организациях, в образовательных организациях, а также пассажирам всех видов транспорта.

9. По экипировке пассажирских судов, вагонов и самолетов.

10. По приему от населения предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей на хранение, в ремонт и для выполнения иных операций, связанных с изготовлением, восстановлением или улучшением качества этих предметов (ценностей), их хранению и выполнению других операций с ними; по выдаче на прокат населению предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей.

11. По приему и обработке для доставки (сопровождения) груза, багажа, почтовых отправлений и других материальных ценностей, их доставке (сопровождению), выдаче (сдаче).

12. По покупке, продаже, обмену, перевозке, доставке, пересылке, хранению, обработке и применению в процессе производства драгоценных и полудрагоценных металлов, камней, синтетического корунда и иных материалов, а также изделий из них.

13. По выращиванию, откорму, содержанию и разведению сельскохозяйственных и других животных.

Как указывалось выше, если договор о полной материальной ответственности в нарушение закона заключен с лицом, не указанным в Перечне, он не имеет юридической силы (недействителен). Значит, в случае причинения ущерба работник может быть привлечен лишь к ограниченной материальной ответственности. Однако и в тех случаях, когда закон допускает возможность заключения такого договора, но предприниматель по каким-то причинам его не заключил или заключил, к примеру, не в письменной, а в устной форме, тогда работник, предположим, кассир в магазине, в случае обнаружения недостачи может быть привлечен лишь к ограниченной, но никак не к полной материальной ответственности. Вот почему индивидуальный предприниматель должен стараться правильно и своевременно оформить договор о полной материальной ответственности.

Заключение договора о полной материальной ответственности возможно не только с отдельным работником, но и с целым коллективом (бригадой). Это связано с тем, что закон допускает не только индивидуальную, но и бригадную (коллективную) полную материальную ответственность. Последняя применяется при совместном выполнении работниками отдельных видов работ, связанных с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей, в тех случаях, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере.

В этом случае письменный договор о полной материальной ответственности заключается между индивидуальным предпринимателем и всеми членами коллектива (бригады).

Полная коллективная (бригадная) ответственность чаще всего имеет место в такой сфере, как торговля: бригады создаются на отдельных участках работы (секции, склад и т.п.). Сотрудники, работающие посменно, как правило, входят в состав одной бригады. Создание раздельных бригад по сменам не практикуется (это возможно только в том случае, если при окончании и начале смены оформляется приемка-сдача ценностей и производится промежуточный учет).

Заключение

В данной работе была произведена попытка более подробно осветить вопросы:

Унифицированные системы управленческой документации. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД). Система ведения ОКУД предусматривает взаимодействие ВНИИКИ Госстандарта России с организациями (подразделениями) министерств и ведомств России, ответственных за разработку и утверждение УСД.

Особенности составления и оформления трудовых договоров. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Договор о коллективной материальной ответственности. Трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок в двух случаях:

- если в договоре не указан срок его действия;

- если договор был заключен на определенный срок, но без достаточных к тому оснований, и это установила трудовая инспекция. Трудовой договор, заключенный в письменной форме, составляют в двух экземплярах, каждый из которых подписывают обе стороны. Один экземпляр трудового договора передают работнику, другой хранит работодатель.

Договор о полной материальной ответственности может быть заключен только с совершеннолетними лицами, непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. Договор о полной материальной ответственности бывает индивидуальный и коллективный (бригадный).

Список использованных источников и литературы

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Делопроизводство: образцы документов с комментариями. / Лопатникова Е.А. - М.: Омега-Л, 2005. - 288 с.

Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. / Печникова Т.В., Печникова А.В. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 1999. - 208 с.

Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Учебное пособие для среднего профессионального образования / Вялова Л.М. - М.: Издательский центр «Академия»,2003. - 176 с.

Документация отдела кадров предприятия. / Печникова А.В. - М.: Издательство ЭКМОС, 2001. - 256 с.

Материальная ответственность в торговле М.: Издательство «ПРИОР», 1996. - 144 с.