- поиск выходов на новые рынки;

- заключение договоров с новыми клиентами и начало поставок;

- вывод новых продуктов на существующий рынок;

- организация тренингов в регионах;

- PR, выступления, презентации на различных отраслевых мероприятиях;

- подготовка статей в СМИ о деятельности общества;

- комплекс работ по созданию бренда;

- оценка емкости рынка;

- поиск партнеров и развитие отношений с ними;

- проведение информационной работы для потенциальных клиентов о наличии продуктов;

- сбор информации о работе конкурентов;

- контроль дебиторской задолженности клиентов, партнеров и других организаций, с которыми взаимодействует отдел развития;

- реализация проектов по системам самообслуживания.

Отдел маркетинга выполняет следующие функции:

- сбор и анализ информации по состоянию рынка;

- продвижение продукции и услуг общества (реклама, написание статей и т.п.);

- организация конференций, выставок, семинаров и т.п.;

- информационное обеспечение Head-офиса;

- разработка и поддержание фирменного стиля общества;

- взаимодействие с поставщиками товаров и услуг в области рекламы, полиграфии и т.п.

Отдел продаж выполняет следующие функции:

- проведение коммерческих переговоров с клиентами общества;

- поддержание контактов с существующими клиентами общества;

- организация сбыта продукции общества, ее поставка потребителям;

- разработка схем взаимодействия с перспективными клиентами;

- участие в подготовке прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, проведении маркетинговых исследований;

- подготовка и заключение договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставок;

- разработка рекомендаций для клиентов общества по эффективному использованию устоявшихся деловых связей; обеспечение участия клиентов в выставках, презентациях и т.п.

- составление прогнозов для составления планов производства;

- анализ претензий клиентов, изучение их требований к продукции;

- подготовка ответов на предъявленные иски;

- взаимодействие с клиентами по вопросам дебиторской задолженности;

- учет выполнения заказов и договоров.

Отдел по работе со Сберегательным Банком выполняет функции отдела развития и отдела продаж в рамках работы с ключевым клиентом - Сберегательным Банком.

4 блок управления - управление движением продукции от производителя к потребителю.

Блок возглавляет директор департамента ВЭД и логистики, выполняющий следующие функции:

- планирование и контроль закупок и отгрузок оборудования;

- составление отчетной документации для материнской компании «Инженико»;

- руководство деятельностью департамента ВЭД и логистики.

В департамент ВЭД и логистики входят:

- отделение управления логистикой и ВЭД;

- отделение отгрузок;

- отделение складирования.

Отделение управления логистикой и ВЭД выполняет следующие функции:

- размещение заказов оборудования и запасных частей у российских и зарубежных производителей в соответствии с потребностями общества и планируемыми поставками;

- мониторинг состояния текущих заказов;

- информирование дистрибьюторов РФ и СНГ о состоянии и исполнении заказов зарубежными производителями;

- контроль отгрузки продукции со склада производителями;

- оформление внешнеторговой документации для импортно-экспортных операций;

- взаимодействие с таможенными службами и страховыми компаниями;

- подготовка сопроводительной документации для отправки оборудования потребителю;

- обеспечение бухгалтерии общества документами и информацией по вопросам осуществления отгрузок.

Отделение отгрузок выполняет следующие функции:

- подготовка оборудования к отправке - персонализация, проверка комплектации, загрузка программного обеспечения, упаковка;

- выявление неисправного оборудования;

- определение потребности в транспортных услугах, погрузочных средствах, таре и рабочей силе;

- организация отгрузки и забора груза;

- подготовка документации для внутреннего перемещения груза;

- заказ комплектующих и расходных материалов;

- ведение отчетной документации.

Отделение складирования выполняет следующие функции:

- прием, учет и передача оборудования;

- заказ комплектующих и расходных материалов;

- контроль качества, количества и комплектности материально-технических ресурсов при их приемке;

- создание условий для сохранности оборудования;

- организация уборки складских помещений;

- оказание помощь отделению отгрузок.

5 блок управления - разработка и внедрение программно-аппаратных решений.

Блок возглавляет технический директор, осуществляющий руководство департаментом технологий и программных решений.

6 блок управления - сервис и обслуживание оборудования.

В настоящее время в штате общества не предусмотрена должность, возглавляющая данный блок управления.

В Департамент сервиса и обслуживания оборудования входят:

- отделение обслуживания POS-терминальных сетей и обучения;

- отделение ремонта платежного оборудования.

Отделение обслуживания POS-терминальных сетей и обучения состоит из:

- отдел обслуживания POS-терминальных сетей;

- отдел обучения;

- менеджер по работе с партнерами

Организационная структура компании выстроена хорошо, но существует проблема того, что в обществе не разработаны необходимые документы, регламентирующие закрепление функций за конкретными исполнителями - положения о подразделениях и должностных инструкции. В результате чего происходят разногласия между департаментами. Решением проблемы может стать четкое описание функций и задач каждого департамента.

2.3 Организационная структура подразделений компании

Для достижения оптимального состояния логистических бизнес-процессов необходимо рассмотреть структуру подразделений, которые, так или иначе, связаны с логистикой. К таким подразделениям относятся:

- отдел продаж коммерческого департамента;

- отделение управления логистикой;

- отдел складирования;

- отделение отгрузок;

- департамент ВЭД и логистики.

Рассмотрим каждое подразделение подробнее.

Назначение отдела продаж - организация и осуществление сбыта продукции и услуг общества, поставки продукции потребителям в сроки и в объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами.

Основные задачи:

- подготовка, заключение и ведение договоров на поставку продукции и услуг потребителям;

- разработка прогнозов для составления планов производства;

Для решения основных задач отдел продаж выполняет следующие основные функции:

- изучение требований потребителей к продукции и услугам общества.

- взаимодействие с существующими клиентами общества по вопросам поставки продукции и услуг;

- проведение коммерческих переговоров с клиентами;

- разработка, согласование с клиентами и заключение договоров и дополнительных соглашений на поставку продукции и услуг общества;

- подготовка тендерной документации, участие в тендерах на закупку оборудования и услуг, реализуемых обществом;

- разработка схем взаимоотношений с ключевыми клиентами с целью укрепления деловых связей и увеличению заинтересованности клиентов в долговременном сотрудничестве с обществом;

- разработка прогнозов для составления планов производства с целью обеспечения сдачи готовой продукции производственными подразделениями в соответствии с договорными условиями;

- контроль выполнения производственными подразделениями заказов, договорных обязательств, состояния запасов готовой продукции на складе общества;

- работа с дебиторской задолженностью, разработка и принятие мер по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию и услуги;

- участие в рассмотрении претензий потребителей, мониторинг и анализ удовлетворенности потребителей;

- ведение учета выполнения заказов и договоров;

- организация участия клиентов общества в выставках, ярмарках, презентациях новых продуктов и услуг общества;

- ведение документации по проектам.

Организационная структура представлена ниже (Рисунок 3)

Рисунок 3 - Организационная структура отдела продаж

Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим положением задач и функций несет руководитель отдела.

Степень ответственности других сотрудников устанавливается должностными инструкциями (Таблица 5)

Таблица 5 - Матрица ответственности сотрудников отдела развития

Функции	Должности
	руководитель отдела продаж	менеджер по работе с ключевыми клиентами	менеджер по продажам	Ассистент менеджера по продажам
Изучение требований потребителей к продукции и услугам общества.	ОТ	УЧ	УЧ	УЧ
Взаимодействие с существующими клиентами общества по вопросам поставки продукции и услуг.	ОТ	УЧ	УЧ	УЧ
Проведение коммерческих переговоров с клиентами.	ОТ	УЧ	УЧ
Разработка, согласование с клиентами и заключение договоров и дополнительных соглашений на поставку продукции и услуг общества.	ОТ	УЧ	УЧ
Подготовка тендерной документации, участие в тендерах на закупку оборудования и услуг, реализуемых обществом.	ОТ	УЧ	УЧ	УЧ
Разработка схем взаимоотношений с ключевыми клиентами с целью укрепления деловых связей и увеличению заинтересованности клиентов в долговременном сотрудничестве с обществом.	ОТ	УЧ	УЧ
Разработка прогнозов для составления планов производства с целью обеспечения сдачи готовой продукции производственными подразделениями в соответствии с договорными условиями.	ОТ	УЧ	УЧ
Контроль выполнения производственными подразделениями заказов, договорных обязательств, состояния запасов готовой продукции на складе общества.	ОТ	УЧ		УЧ
Работа с дебиторской задолженностью, разработка и принятие мер по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию и услуги.	ОТ	УЧ	УЧ	УЧ
Участие в рассмотрении претензий потребителей, мониторинг и анализ удовлетворенности потребителей.	ОТ	УЧ	УЧ
Ведение учета выполнения заказов и договоров.	ОТ	УЧ	УЧ	УЧ
Организация участия клиентов общества в выставках, ярмарках, презентациях новых продуктов и услуг общества.	ОТ	УЧ	УЧ
Ведение документации по проектам.	ОТ	УЧ	УЧ	УЧ

Условные обозначения:

ОТ - ответственный за выполнение процесса/подпроцесса.

УЧ - участвует в выполнении процесса/подпроцесса,

ИН - получает информацию о ходе и результатах процесса/подпроцесса.

Для осуществления задач и функций отдел продаж взаимодействует с другими структурными подразделениями общества в следующем порядке:

С Департаментом технологий и программных решений:

Требует:

- информацию о выполнении работ;

- оценку проекта;

- запрос на отправку заказчику актуальной документации;

- техническое задание на согласование с заказчиком;

- информацию и документы для комплектования тендерной документации.

Предоставляет:

- согласование проекта;

- запрос заказчика на выполнение работ;

- информацию о заключении договора с заказчиком;

- информацию о выполнении заказчиком финансовых обязательств;

- разрешение на передачу программного обеспечения по результатам тестирования;

- информацию о согласовании с клиентом стоимости выполнения работ;

- заявку на проведение обучения сотрудников компаний-партнеров.

С юридическим отделом:

Требует:

- согласованный договор;

- документы для тендерной документации.

Предоставляет:

- договор с приложениями на согласование.

С департаментом экономики, финансов и учета:

Требует:

- счет на оплату оказания услуг/выполнения работ;

- документы для тендерной документации.

Предоставляет:

- согласованную заявку на оказание услуг/выполнение работ.

С отделением складирования:

Требует:

- информацию о наличии оборудования на складе.

Предоставляет:

- запрос на предоставление оборудования.

С отделом по работе с персоналом:

Требует:

- график отпусков.

Предоставляет:

- график учета рабочего времени;

- листки нетрудоспособности сотрудников отдела;

- планы обучения сотрудников;

- информацию для составления графика отпусков;

- информацию о потребности в обучении сотрудников.

С департаментом ВЭД и логистики:

Предоставляет:

- прогнозы для составления планов работ.

С отделением маркетинга:

Требует:

- документы для тендерной документации.

С отделами ремонта:

Предоставляет:

- информацию о дате реализации оборудования, находится ли оборудование на гарантии.

С отделением внедрения программно-аппаратных решений:

Требует:

- описание возможной реализации проекта (техническое задание) на согласование с заказчиком;

- согласование взаимодействия с клиентами по вопросам, относящимся к деятельности подразделения.

Предоставляет:

- запрос от заказчика на проведение работ;

- информацию о заключении договора с заказчиком;

- разрешение на передачу программного обеспечения по результатам тестирования.

С отделом документирования и сертификации:

Требует:

- подтверждение выполнения работ по сертификации;

- информацию о проведении обучения и удаленных консультаций

Предоставляет:

- запрос на выполнение работ по сертификации;

- заявку на проведение обучения сотрудников компаний-партнеров;

- запрос на проведение удаленных консультаций по вопросам проведения сертификаций;

- запрос на отправку заказчику актуальной документации.

С отделом разработки программного обеспечения:

Требует:

- информацию о трудозатратах и возможных сроках выполнения работ;

- проект технического задания;

- информацию о готовности программного продукта в соответствии со сроками, согласованными в заявке на разработку.

Предоставляет:

- информацию о запросе заказчика на выполнение работ;

- информацию о заключении договора с заказчиком;

- согласование проекта технического задания;

- информацию о выполнении заказчиком финансовых обязательств.

С отделением внедрения программно-аппаратных решений:

Требует:

- описание возможной реализации проекта (техническое задание) на согласование с заказчиком;

- согласование взаимодействия с клиентами по вопросам, относящимся к деятельности подразделения.

Предоставляет:

- запрос от заказчика на проведение работ;

- информацию о заключении договора с заказчиком;

- разрешение на передачу программного обеспечения по результатам тестирования.

С отделением проектов, поддержки продаж и партнеров:

Требует:

- информацию и документы для комплектования тендерной документации;

- расчеты по трудозатратам и сметы расходов по проекту, согласованные технические задания, предложения по лицензированию;

- информацию о ходе проекта, протоколы совещаний, оценку технических рисков и возможностей.

Предоставляет:

- заявки на участие в мероприятиях, встречах, обсуждениях, продвижении продукции и предоставления тендерной документации;

- формы тендерной отчетности для заполнения;

- согласования привлечения партнера (в том числе договора) и/или сметы затрат;

- согласования начала работ по проекту у заказчика и у руководства общества;

- информацию по заказчику, бизнес-требованиям к проекту, условиям финансирования и прочую информацию;

- маркетинговую информацию (в том числе по оборудованию Инженико, планам выпуска, заказам), пробное оборудование и образцы продукции, выпуск рекламных буклетов и презентаций.

С отделением разработки программных продуктов:

Требует:

- информацию о запросе заказчика на выполнение работ;

- информацию о заключении договора с заказчиком;

- информацию по условиям договора и перспективам продаж (для выставления приоритета проекта)

- согласование на передачу готового пп,

- согласование на изменения условий проекта (при существенном изменение трудоемкости, реализуемости)

- информацию о выполнении заказчиком финансовых обязательств.

Предоставляет:

- информацию о предположительных трудозатратах и возможных сроках выполнения работ;

- проект технического задания;

- информацию по изменению тех. условий заказчиком (для изменения и пересогласования договора)

- информацию о готовности программного продукта.

С отделением сопровождения программного обеспечения:

Требует:

- приложение к заявке на модификацию программного обеспечения для согласования с клиентом.

Предоставляет:

- наличие официальных документов (договоров и спецификаций программных продуктов (приложений к договору));

- согласования выполнения работ по внедрению и обновлению программного обеспечения у контрагента.

Назначение отделения управления логистикой и ВЭД - закупка и сопровождение платежного оборудования.

Основные задачи:

- взаимодействие с производителями оборудования и компаниями-перевозчиками по вопросам производства и отгрузки продукции;

- ведение учетной документации и баз данных;

- оформление документации для импортно-экспортных операций;

Для решения основных задач, отделение управления логистикой и ВЭД выполняет следующие основные функции:

- размещение заказов оборудования и запасных частей у российских и зарубежных производителей в соответствии с потребностями общества и планируемыми поставками;

- мониторинг состояния текущих заказов;

- информирование отдела продаж, отдела развития, отдела по работе со сбербанком о состоянии и исполнении заказов зарубежными производителями;

- контроль отгрузки продукции со склада заводов-производителей;

- оформление внешнеторговой документации (инвойс, упаковочный лист) для импортно-экспортных операций;

- взаимодействие с таможенными службами и страховыми компаниями;

- обеспечение бухгалтерии общества документами и информацией по вопросам осуществления отгрузок со склада заводов-производителей;

- получение разрешительных документов для провоза груза через границу.

Организационная структура представлена на рисунке ниже (Рисунок 4) .[41, с.34]

Рисунок 4 - Организационная структура отдела управления логистикой

Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим положением задач несет руководитель отделения.

Степень ответственности других сотрудников устанавливается должностными инструкциями (Таблица 6)

Таблица 6 - Матрица ответственности сотрудников отделения управления логистикой и ВЭД

Функции	Должности
	Руководитель отделения	Менеджер ВЭД
Размещение заказов оборудования и запасных частей у российских и зарубежных производителей в соответствии с потребностями общества и планируемыми поставками	ОТ	УЧ
Мониторинг состояния текущих заказов	ОТ
Информирование отдела продаж, отдела развития, отдела по работе со Сбербанком о состоянии и исполнении заказов зарубежными производителями	ОТ	УЧ
Контроль отгрузки продукции со склада заводов-производителей	ОТ	УЧ
Оформление внешнеторговой документации (инвойс, упаковочный лист) для импортно-экспортных операций	ОТ	УЧ
Взаимодействие с таможенными службами и страховыми компаниями	ОТ	УЧ
Обеспечение бухгалтерии общества документами и информацией по вопросам осуществления отгрузок со склада заводов-производителей	ОТ	УЧ
Получение разрешительных документов для провоза груза через границу	ОТ	УЧ

Условные обозначения:

ОТ - ответственный за выполнение процесса/подпроцесса.

УЧ - участвует в выполнении процесса/подпроцесса,

Для осуществления задач и функций руководитель отделения управления логистикой и ВЭД взаимодействует с другими структурными подразделениями общества в следующем порядке:

С директором Департамента ВЭД и логистики:

Требует:

- информацию о сроках закупки, количестве и спецификации оборудования;

Предоставляет:

- информацию о поступлении груза;

- отчеты по запросу;

- о статусе размещенных заказов.

С отделами ремонта:

Требует:

- информацию о необходимости закупки запасных частей;

Предоставляет:

- информацию о поступлении запасных частей;

- о статусе размещенных заказов.

С Департаментом экономики, финансов и учета:

Требует:

- отгрузочные документы;

- подтверждение оплаты таможенных пошлин и сборов.

Предоставляет:

- счет на оплату комплектующих изделий;

- счет на оплату упаковочных материалов;

- счет от поставщика оборудования;

- счет за услуги перевозчика груза.

С отделом продаж, отделом развития, отделом по работе со Сбербанком:

Требует:

- информацию о необходимости закупки оборудования (кол-во, срок и референс (спецификация).

Предоставляет:

- информацию о поступлении оборудования;

- информацию о статусе размещенных заказов.

С юридическим отделом:

Требует:

- согласование договоров с транспортными, страховыми компаниями, компаниями по оформлению разрешительной документации для провоза груза.

Предоставляет:

- комментарии по договорам поставки.

Назначение отделения складирования - временное хранение оборудования, комплектующих и расходных материалов.

Основные задачи:

- прием, учет и хранение оборудования, комплектующих и расходных материалов;

- создание условий для сохранности оборудования, размещенного на временное хранение.

Для решения основных задач отделение складирования выполняет следующие основные функции:

- приемка оборудования на временное хранение, контроль качества, количества и комплектности товарно-материальных ценностей при их приемке;

- организация рационального хранения, внутренней транспортировке и подготовки оборудования к отгрузке;

- обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения;

- ведение учета складских операций, установленной отчетности;

- контроль наличия на складе запасов комплектующих и расходных материалов, оформление заявок на закупку;

- обеспечение наличия и исправности противопожарных средств, оборудования и инвентаря на складе;

- проведение погрузочно-разгрузочных работ с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда;

- участие в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей;

- содействие, в случае производственной необходимости, сотрудникам отделения отгрузок в выполнении функций, связанных с отгрузкой оборудования;

- разработка методических положений по управлению остатками товарных запасов и определению объема заказов;

- уборка складских помещений.

Организационная структура представлена ниже (Рисунок 5)

Размещено на http://allbest.ru

Рисунок 5 - Организационная структура отделения складирования

Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим положением задач и функций несет начальник склада.

Степень ответственности других сотрудников устанавливается должностными инструкциями (Таблица 7)

Таблица 7 -Матрица ответственности сотрудников отделения складирования

Функции	Должности
	Начальник склада	Кладовщик
Приемка оборудования на временное хранение, контроль качества, количества и комплектности товарно-материальных ценностей при их приемке.	ОТ	УЧ
Организация рационального хранения, внутренней транспортировке и подготовки оборудования к отгрузке.	ОТ	УЧ
Обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения.	ОТ	УЧ
Ведение учета складских операций, установленной отчетности.	ОТ	УЧ
Контроль наличия на складе запасов комплектующих и расходных материалов, оформление заявок на закупку.	ОТ	УЧ
Обеспечение наличия и исправности противопожарных средств, оборудования и инвентаря на складе.	ОТ
Проведение погрузочно-разгрузочных работ с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда.	ОТ	УЧ
Участие в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей.	ОТ
Содействие, в случае производственной необходимости, сотрудникам отделения отгрузок в выполнении функций, связанных с отгрузкой оборудования.	ОТ	УЧ
Разработка методических положений по управлению остатками товарных запасов и определению объема заказов.	ОТ
Уборка складских помещений.	ОТ	УЧ

Условные обозначения:

ОТ - ответственный за выполнение процесса/подпроцесса.

УЧ - участвует в выполнении процесса/подпроцесса.

Для осуществления задач и функций отделение складирования взаимодействует с другими структурными подразделениями общества в следующем порядке:

С Директором департамента ВЭД и логистики:

Требует:

- информацию об объемах ежемесячного поступления оборудования на склад.

Предоставляет:

- информацию о наличии оборудования на складе;

- информацию о готовности/ неготовности оборудования к отправке;

- информацию о поступлении груза;

С отделением отгрузок:

Требует:

- необходимое количество оборудования для выдачи;

Предоставляет:

- оборудование для выдачи.

С Департаментом экономики, финансов и учета:

Требует:

- отгрузочные документы.

Предоставляет:

- товарную накладную на получение груза;

- документацию по внутреннему перемещению грузов;

- счет на оплату комплектующих изделий.

С отделами ремонта:

Требует:

- документацию по внутреннему перемещению грузов.

Предоставляет:

- запчасти.

С отделом продаж, отделом развития, отделом по работе со Сбербанком:

Требует:

- акт приема-передачи оборудования по завершении тестирования.

Предоставляет:

- информацию о наличии оборудования на складе.

Назначение отделения отгрузок - подготовка оборудования к отправке и осуществление отгрузки оборудования.

Основные задачи:

- подготовка оборудования к отправке клиентам;

- отгрузка оборудования;

- документальное оформление отгрузки и приемки груза.

Для решения основных задач отделение отгрузок выполняет следующие основные функции:

- подготовка оборудования к отправке: загрузка программного обеспечения, персонализация, проверка комплектации;

- выявление неисправного оборудования;

- упаковка оборудования;

- определение потребности в транспортных услугах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе;

- взаимодействие с транспортными компаниями, поставщиками упаковочных материалов и т.п. в рамках организации отгрузки оборудования клиенту;

- организация отгрузки;

- оформление документации по приему-передаче грузов, ведение учетных баз данных;

- взаимодействие с клиентами по вопросам отправки и доставки грузов;

- подготовка документации по внутреннему перемещению оборудования;

- обеспечение бухгалтерии общества документами и информацией по вопросам осуществления отгрузок;

- Закупка, при необходимости, комплектующих изделий.

Организационная структура представлена ниже (Рисунок 6)

Рисунок 6 - организационная структура отделения отгрузок

Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим положением задач и функций несет руководитель отделения.

Степень ответственности других сотрудников устанавливается должностными инструкциями (Таблица 8).

Таблица 8 - Матрица ответственности сотрудников отделения отгрузок

Функции	Должности
	руководитель отделения	Технический специалист отгрузок 1 к.	Технический специалист отгрузок 2 к	Технический специалист отгрузок 3 к
Подготовка оборудования к отправке: загрузка программного обеспечения, персонализация, проверка комплектации	ОТ	УЧ	УЧ	УЧ
Выявление неисправного оборудования	ОТ	УЧ	УЧ	УЧ
Упаковка оборудования	ОТ	УЧ	УЧ	УЧ
Определение потребности в транспортных услугах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе	ОТ	УЧ
Взаимодействие с транспортными компаниями, поставщиками упаковочных материалов и т.п. в рамках организации отгрузки оборудования клиенту	ОТ
Организация отгрузки	ОТ	УЧ	УЧ	УЧ
Оформление документации по приему-передаче грузов, ведение учетных баз данных	ОТ	УЧ
Взаимодействие с клиентами по вопросам отправки и доставки грузов	ОТ	УЧ	УЧ	УЧ
Подготовка документации по внутреннему перемещению оборудования	ОТ	УЧ
Обеспечение бухгалтерии общества документами и информацией по вопросам осуществления отгрузок	ОТ
Закупка, при необходимости, комплектующих изделий	ОТ

Условные обозначения:

ОТ - ответственный за выполнение процесса/подпроцесса.

УЧ - участвует в выполнении процесса/подпроцесса.

Для осуществления задач и функций отделение отгрузок взаимодействует с другими структурными подразделениями общества в следующем порядке:

С директором Департамента ВЭД и логистики:

Требует:

- ежедневные планы работ;

Предоставляет:

- информацию о готовности/ неготовности оборудования к отправке;

- информацию о поступлении груза;

- информацию по отгрузке и срокам доставки груза.

С департаментом экономики, финансов и учета:

Требует:

- отгрузочные документы.

Предоставляет:

- документация по внутреннему перемещению грузов;

- счет на оплату комплектующих изделий;

- счет на оплату упаковочных материалов;

- счет от поставщика оборудования;

- счет за услуги перевозчика груза.

С отделением складирования:

Требует:

- информацию о наличии оборудования на складе;

Предоставляет:

- информацию о готовности/ неготовности оборудования к отправке;

- оборудование для выдачи;

- информацию о поступлении груза.

С Департаментом технологий и программных решений:

Требует:

- информацию о программном обеспечении для загрузки в оборудование.

Назначение департамента ВЭД и логистики - закупка, временное хранение и отгрузка платежного оборудования.

Основные задачи:

- организация поставки платежного оборудования от производителя;

- подготовка оборудования к отправке и осуществление отгрузки оборудования;

- временное хранение оборудования;

- ведение учетной и отчетной документации по вопросам поставок.

Для решения основных задач департамент ВЭД и логистики выполняет следующие основные функции:

- размещение заказов оборудования и запасных частей у российских и зарубежных производителей в соответствии с потребностями общества и планируемыми поставками;

- мониторинг состояния текущих заказов;

- информирование сотрудников отдела продаж, отдела развития, отдела по работе со сбербанком о состоянии и исполнении заказов зарубежными производителями;

- временное хранение оборудования, обеспечение его сохранности;

- подготовка к отправке и упаковка оборудования;

- контроль отгрузки продукции со склада;

- оформление внешнеторговой документации для импортно-экспортных операций;

- взаимодействие с таможенными службами и страховыми компаниями; транспортными компаниями, поставщиками упаковочных материалов;

- подготовка сопроводительной документации для доставки и отправки оборудования;

- ведение плановой, отчетной и учетной документации;

- обеспечение бухгалтерии общества документами и информацией по вопросам осуществления отгрузок.

- планирование и осуществление закупки комплектующих и расходных материалов для обеспечения бесперебойной работы подразделений общества.

Организационная структура представлена ниже (Рисунок 7)

Рисунок 7 - Организационная структура департамента ВЭД и логистики

Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим положением задач несет директор департамента.

Директор департамента несет ответственность за выполнение следующих функций:

- планирование и контроль выполнения плана отгрузок и закупок;

- взаимодействие с российскими производителями по вопросам производства;

- анализ остатков склада, оборачиваемости товаров;

- предоставление отчетов для руководства общества и материнской компании.

Степень ответственности других сотрудников устанавливается должностными инструкциями, положением об отделении логистики и ВЭД, положением об отделении отгрузок, положением об отделении складирования.

Для осуществления задач и функций Директор департамента ВЭД и логистики взаимодействует с другими структурными подразделениями общества в следующем порядке:

С Департаментом экономики, финансов и учета:

Требует:

- отгрузочные документы.

Предоставляет:

- акт приема-передачи груза.

С отделом по работе с персоналом:

Требует:

- график отпусков.

Предоставляет:

- график учета рабочего времени;

- листки нетрудоспособности сотрудников отдела;

- планы обучения сотрудников;

- информацию для составления графика отпусков;

- информацию о потребности в обучении сотрудников.

С отделением отгрузок:

Требует:

- информацию о готовности/ неготовности оборудования к отправке;

- информацию о поступлении груза;

- информацию по отгрузке и срокам доставки груза;

- ежемесячный отчет по неисправному оборудованию и кастомизированному оборудованию.

Предоставляет:

- ежедневные планы работ.

С отделом продаж, отделом по работе со Сбербанком, отделом развития:

Требует:

- информацию о необходимости закупки оборудования (количество, срок и референс (спецификация/заявка);

- ежемесячный прогноз продаж на год (forecast);

- внутреннюю заявку на отгрузку оборудования с указанием реквизитов, контактных данных получателя, количества оборудования, референса, стоимости и необходимого ПО и персонализации, сроков отгрузки.

Предоставляет:

- информацию о поступлении оборудования;

- информацию по отгрузки оборудования (план/факт (по запросу)).

С отделением складирования:

Требует:

- информацию о готовности/ неготовности оборудования к отправке;

- информацию о поступлении груза;

- информацию о количестве находящегося оборудования на складе.

Предоставляет:

- ежедневные планы работ;

- информацию об объемах ежемесячного поступления оборудования на склад.

С юридическим отделом:

Требует:

- заключения по правовым вопросам, связанным с работой департамента ВЭД и логистики;

- консультации по правовым вопросам, связанным с работой департамента ВЭД и логистики.

Предоставляет:

- договоры на согласование.

С отделами ремонта:

Требует:

- информацию о необходимости закупки запасных частей;

- информацию о возможности ремонта оборудования.

Предоставляет:

- информацию о поступлении запасных частей;

- неисправное оборудование.

Одна из логистических целей компании состоит в создании единой команды, при минимальном использовании формальных процедур и правил с целью организации, и выполнения эффективного логистического бизнес-процесса. Функциональные обязанности структурных подразделений и должностных лиц по параметрам и процессам, относящимся к логистике, увязаны технологически с задачами, выполняемыми другими подразделениями компании. Существует общая организационная идея, которая направляет все действия на достижение целей сформулированной логистической стратегии.

Интеграция департамента ВЭД и логистики с другими функциональными подразделениями компании позволяет обеспечить наиболее полный учет временных и пространственных факторов в процессах оптимизации управления материальными, финансовыми и информационными потоками для достижения стратегических и тактических целей компании на рынке. Так, взаимодействие с менеджерами по продажам позволяет сделать более точный прогноз спроса потребителей и соответственно сократить транспортные расходы, расходы на хранение. Взаимодействие с техническим отделом и высшим руководством позволяет вывести на рынок новый продукт в нужное время и в нужном количестве, расширить ассортимент согласно маркетинговой стратегии компании в целях удовлетворения спроса потребителей и снизить себестоимость продукции.

2.3 Анализ системы закупки оборудования

Закупкой оборудования занимается департамент ВЭД и логистики. Процесс выглядит следующим образом(Приложение В)

1. Директор департамента ВЭД и логистики, получает информацию от коммерческого департамента о необходимости закупки оборудования (количество, срок и референс (спецификация);(Приложение Г)

2. Объединение форкастов (заявка на поставку оборудования), отправка форкастов поставщику во Францию. Копия отправленных форкастов передается в отделение складирования;

3. Поставщик (Франция) передает российскому поставщику план производства;

4. Поставщик в России производит оборудования исходя из понедельного плана производства;

5. Российский поставщик передает информацию о количестве готового оборудования;

6. Получение информации от российского поставщика о готовности заказа;

7. Формирование расходного ордера (этот документ используется для фиксирования последовательного списания товаров со склада) отправка его на завод в России. Оформление необходимых разрешительных документов;

8. Заказ машины у транспортной компании-перевозчика. Оформление страховки на груз;

9. Оформление отгрузочных документов российским поставщиком (счет, отгрузочный лист), передача этих документов транспортной компании;

10. Получение груза с документами. Оплата счета. Оприходование товара.

Таблица 9 - Матрица ответственности подпроцесса «Закупка оборудования»

Подпроцессы	Должности
	Коммерческий департамент	Директор департамента ВЭД и логистики	Руководитель Отделения управления логистикой и ВЭД	Менеджер ВЭД	Отделение складирования	Отделение отгрузок	Бухгалтерия
Закупка
Получение форкаста	ОТ	ОТ
Объединение и отправка форкастов во Францию		ОТ
Получение информации о количестве товара для заказа от российского поставщика			ОТ	ОТ
Формирование и отправка расходного ордера на завод в России			ОТ	ОТ
Оформление необходимых разрешительных документов (декларации, сертификаты)			ОТ	ОТ
Заказ машины у перевозчика						ОТ
Оформление страховки на груз						ОТ
Получение груза с отгрузочными документами поставщика (счет, отгрузочный лист)					ОТ
Оприходование товара							ОТ

После поступление товара он перемещается на склад. Функции склада полностью не определены, часть из них выполняет отдел отгрузок. Сведения в 1С не заносятся. После того, как кладовщик проконтролировал приход товара и сверился с первичной документацией(накладной), товар передается в отдел отгрузок.

Процесс отгрузки оборудования является унифицированным и типовым.(Приложение Д) С точки зрения структурного построения процесс представляет собой систему последовательных действий, направленных на удовлетворение определенных заранее требований потребителя, включая ограничения по срокам, стоимости, ресурсам с учетом специфики поставляемого оборудования. Процесс отгрузки выглядит следующим образом:

1. Составление плана на следующий день. Коммерческий департамент составляет заявку на отгрузку на основании заказов, поступивших от клиентов в отдел продаж (постоянные покупатели) и отдел развития (новые покупатели);

2. Заявка на отгрузку направляется в департамент экономики, финансов и учета (бухгалтерия) и департамент ВЭД и логистики. На основании полученной заявки на отгрузку руководитель департамента ВЭД и логистики составляет план работ на день. План передается в отделение отгрузок. Руководитель отделения производит распределение задач между сотрудниками;

3. Формирование счета. Бухгалтерия оформляет счет на оплату;

4. Отгрузка тестового оборудования осуществляется на основе заявки клиента на тестирование. Оплата тестового оборудования не требуется;

5. Контроль готовности оборудования к отправке. Персонализация оборудования, заливка программы от разработчиков, проверка комплектности оборудования, загрузка лицензионных ключей, внесение в реализацию серийных номеров. Если оборудование готово к отправке, - подается заявка компании-перевозчику. Если оборудование не готово к отправке, -руководителю департамента логистики и ВЭД по телефону передается информация о специфике подготовки, и он выясняет/устанавливает реальные сроки поставки;

6. Упаковка. При необходимости закупаются дополнительные комплектующие. Оборудование упаковывается;

7. Оформление страхования груза. Страхование груза компанией-перевозчиком. Формируются следующие документы: счет на оплату и страховые документы (страховой полис, страховой сертификат, ковернот, счет страховщика, страховая декларация);

8. Оформление отгрузочных документов. Оформление техническим специалистом отдела отгрузок акта приема-передачи в 1С с указанием серийных номеров оборудования (при наличии уже оформленной в 1С товарной накладной). Оформляется в 3-х экз. (один экземпляр остается в компании, два других - заказчику, один из которых впоследствии возвращается в компанию с подписью заказчика);

9. Заказ компании-перевозчика. Передача компании-перевозчику комплекта документов и груза. При заказе отдельной машины работником отделения отгрузок выписывается товарно - транспортная накладная в 4-х экз.: 1 экз. остается в компании, 3 экз. передаются водителю (из них 1 экз. остается у компании - перевозчика, 2 экз. передаются заказчику, позднее 1 экз. с подписью заказчика возвращается в компанию);

10. Формирование комплекта документов для передачи перевозчику;

- оригинал счета и счет-фактура к нему;

- товарная накладная;

- акт приема-передачи;

- акт выполненных работ и счет-фактура;

- товарно-транспортная накладная (или квитанция).

11. Получение документов от компании - перевозчика. Передача подписанных клиентом товарно-транспортной накладной и акта приема -передачи.

Таблица 10 - Матрица ответственности подпроцесса «Отгрузка»

Подпроцессы	Должности
	Коммерческий департамент	Директор Департамента ВЭД и логистики	Руководитель Отделения отгрузок	Бухгалтерия	Технический специалист Отделения отгрузок
Отгрузка
Составление заявки на отгрузку	ОТ
Формирование счета, подтверждение оплаты счета	ИН			ОТ
Составление плана работ на день		ОТ
Получение плана работ на день и распределение задач			ОТ
Подготовка оборудования к отправке			ОТ		УЧ
Упаковка оборудования			ОТ		УЧ
Определение потребности в транспортных услугах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе.			ОТ		УЧ
Взаимодействие с транспортными компаниями, поставщиками упаковочных материалов и т.п. в рамках организации отгрузки оборудования клиенту.			ОТ
Уточнение реальных сроков отгрузки		ИН	ОТ
Организация отгрузки		ИН	ОТ		УЧ
Оформление документации по приему-передаче грузов, ведение учетных баз данных.			ОТ	ОТ	УЧ
Взаимодействие с клиентами по вопросам отправки и доставки грузов			ОТ		УЧ
Подготовка документации по внутреннему перемещению оборудования.			ОТ	УЧ	УЧ
Обеспечение бухгалтерии документами и информацией по вопросам осуществления отгрузок.			ОТ	УЧ

Условные обозначения:

ОТ - ответственный за выполнение процесса/подпроцесса.

УЧ - участвует в выполнении процесса/подпроцесса.

ИН - получает информацию о ходе и результатах процесса/подпроцесса.

В ходе анализа существующих бизнес-процессов были выявлены проблемные зоны. Анализ продаж показал, что существуют ошибки планирования (Таблица 11)

Таблица 11 - Планируемые и фактические продажи

Месяц/показатель	План	Заказано на заводе	Запас на складе	Продажи	Остаток на складе
1	2000	2000	340	1564	776
2	1800	1024	1800	1503	297
3	1500	1203	1500	2546	-1046
4	2200	3246	2200	1900	300
5	2000	2000	2300	2196	104
6	2300	2196	2300	2128	172
7	2200	2028	2200	2020	180
8	2000	1820	2000	3128	-1128
9	2800	3928	2800	3346	-546
10	3200	3746	3200	3267	-67
11	2900	2967	2900	3154	-254
12	3000	3254	3000	3284	-284
13	3300	3584	3300	3387	-572
14	3000	3572	3000	3042	-42
15	3500	3542	3500	4124	-624
16	3000	3624	3000	3303	-303
17	3100	3403	3100	3201	-101
18	3000	3101	3000	3146	-146
19	3200	3346	3200	2980	220
20	3600	3380	3600	4237	-637
21	3800	4437	3800	4167	-367
22	3650	4017	3650	3720	-70
23	3200	3270	3200	3534	-334
24	3500	3834	3500	3800	-300

Рисунок 8 - Соотношение планов продаж и фактических продаж

Планирование осуществляет коммерческий департамент. Ежемесячно предоставляет план закупок в 3 экземплярах (для бухгалтерии, департамента ВЭД и логистики, отдел отгрузок). Для планирования используется метод экспертных оценок. Менеджер коммерческого департамента анализирует существующие договора и готовящиеся к подписанию, на основании этих данных строится прогноз. Низкое качество планирования связано с:

- отсутствием прямого доступа менеджера к базе складских запасов в 1С;

- при создании плана не учитывается специфика работы с крупными банками. Например, длительные сроки согласования документов, оплаты, непредсказуемость планов, сверхсрочность поставок;

- высокой загруженностью менеджеров ВЭД и логистики, вследствие чего возникают ошибки при передаче данных о складе;

- несовершенством методики;

- не принятие во внимание существующего тренда и сезонности спроса. Каждые 6 месяцев обновляется линейка продукции, что приводит к повышенному спросу.

В результате ошибочных прогнозов возникает дефицит товара на складе. Исправить недопоставку оборудования получается только в следующе месяце из-за длительного срока производства товара (3 недели). Все этого приводит к штрафным санкциям. Общие потери от санкций за 2 года составили 1,3 млн рублей (Таблица 12)

Таблица 12 - Потери от ошибочных прогнозов

Показатель	Потери, тыс. руб.
Штрафные санкции	510
Закупка дополнительных запчастей из Китая	380
Выполнение срочного заказа	450
Сумма	1340

Помимо штрафных санкций, компании приходится заказывать дополнительные запчасти из Китая, так как поставщики в Твери не могут обеспечить необходимое количество в сжатые сроки. Закупки в Китае осуществляются в евро, что приводит к высокой стоимости продукции и продажи оборудования по себестоимости, а иногда в убыток. Так же для выполнения больших заказов на заводе работают в две смены, что приводит к дополнительным затратам на оплату труда.

Компания вынуждена идти на подобные шаги ради удержания клиента. Несмотря на недопоставку оборудования, высокое качество сервиса обслуживания, высокая степень защиты ПО от взлома и конкурентные цены позволяет компании удерживать лидирующую позицию. По результатам опроса, удовлетворенность клиентов составляет в целом 83% (Таблица 13) Опрос проводился отделом маркетинга в марте 2015 года среди ключевых клиентов компании.

Таблица 13 - Удовлетворенность клиентов

Показатели удовлетворенности	Веса, %	Факт. Значение, %	Взвешенное значение,%
Цена
Опрос удовлетворенности ценой товаров	10,00	93	9,3
Уровень цен по сравнению с конкурентами	10,00	82	8,2
Качество товара
Динамика возвратов брака	15,00	95	14,25
Индекс качества товара	15,00	78	11,7
Сервис
Процент заказов со 100% выполненной заявкой по объему	10,00	75	7,5
Процент своевременно исполненных заказов	5,00	64	3,2
Опрос удовлетворенности логистическим сервисом	15,00	72	10,8
Клиентские показатели
Динамика продаж клиентов	10,00	91	9,1
Динамика клиентской базы данных	10,00	93	9,3
Итого			83,35

Самый низкий показатель - процент своевременно исполненных заказов, который напрямую связан с планированием. Стоит также отметить, что опрос проводился среди ключевых клиентов (64 крупнейших банка). Столь высокий процент удовлетворенности связан с тем, что компания готова задержать поставку «мелкому» банку в пользу «большого». Это приводит к потере некоторых клиентов, но существенных финансовых потерь от этого не наблюдается.

Несмотря на большие потери компании от ошибочных прогнозов, материальную ответственность никто не несет. В компании отсутствует система оценки работы персонала и департамента, не разработана система мотивации. Мотивировать сотрудников на труд - значит затронуть их важные интересы, потребности в чем - либо. Низкая мотивированность персонала приводит к другой проблеме.

Перед отправкой оборудования клиенту оно проходит следующие процедуры:

- тестирование;

- установка программного обеспечения от разработчиков программы;

- проверка комплектности;

- установка ключей;

- упаковка.

Для каждого процесса установлен свой норматив.

Таблица 14 - Норматив подготовки оборудования и его фактическое значение

№	Название	Норматив, сек	Фактическое значение, сек
1	Вскрытие упаковки и извлечение устройства	6	6
2	Подключение устройства к компьютеру	10	12
3	Загрузка программного обеспечения	30	30
4	Верификация устройства(проверка правильности установки ПО)	12	100
5	Распечатывание чека	10	12
6	Упаковка устройства	10	10
7	Сумма	78	170

В отделении отгрузок работает 4 человека. Три человека занимаются подготовкой оборудования и один сотрудник оформляет страхование груза и накладные (после оформления документов также подготавливает оборудование).

Именно в этом отделении определяется, когда продукция будет готова к отправке. В случае задержки оборудования - руководителю департамента логистики по телефону передается информация о специфике подготовки и выясняются возможные причины задержки. При условии, что сотрудники работают с 9 до 18 и имеют один час на перерыв и обед, они могут подготовить 1500 терминалов в сутки. В реальности получается, что в день подготавливается 670 единиц оборудования, то есть в 2 раза меньше, чем положено по нормативам. Это приводит к задержкам поставок, необходимости работы сверхурочно, и в результате усталости еще больше замедляется процесс подготовки устройств и появляются ошибки в работе (не распечатали чек, не проверили комплектацию при упаковке).

Основное место где наблюдается наибольшая задержка - верификация устройства. После того как сотрудник подключил устройство к компьютеру и запустил процесс загрузки ПО, ему приходится ждать 30 секунд. Во время ожидания они выходят в интернет на компьютере и занимаются не связанными с работой вещами. Это привод к отвлечению внимания от момента загрузки ПО и служит источником существенных задержек.

Руководство компании пыталось бороться с этим путем отключения компьютеров от сети интернет. Такое решение результатов не принесло, так как сотрудники стали читать книги и пользоваться мобильным интернетом.

Рост продаж компании увеличивает нагрузку на это отдел (Таблица 15)

Таблица 15 - Тенденция увеличения количества оборудования и времени подготовки

Год	Среднее количество оборудования	Время обработки по норме	Время обработки фактическое
2013	1900	1д* 2:30	2д 6:43
2014	2500	1д 5:50	4д 5:51
2015	3400	3д 1:00	5д 0:15

*Один день равен 8 часам работы.

Можно наблюдать печальную ситуацию, когда нормированное время обработки заказа отличается от фактического на 3 дня. Это говорит о низкой эффективности работы сотрудников, нежелание руководства заниматься данной проблемой в полной мере (в данный момент идет поиск новых сотрудников в этот отдел, но существенных результатов это не даст), отсутствие мотивации, системы поощрения и наказания, нет системы оценки эффективности работы отделения.

Подводя итог, можно выделить основные проблемы, которые негативно влияют на репутацию и финансовые показатели компании:

- ошибки планирования, которые возникают из-за:

- неэффективной системы планирования (метод экспертных оценок);

- отсутствия доступа к 1С;

- неподготовленности к сезонным всплескам;

- игнорирования специфики работы с крупными банками;

- полное отсутствие системы мотивации;

- невозможно оценить эффективность работы отделов и департаментов из-за не существования системы ключевых показателей деятельности;

- неэффективная работа отдела отгрузок по причинам:

- отсутствия системы мотивации;

- использования рабочего времени в своих целях, что приводит к существенному снижению эффективности;

- незаинтересованность начальства в кардинальном улучшении работы отдела.

ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ОСНОВНЫХ НАПРАВЛЕНИЙ ИЗМЕНЕНИЙ В ООО «ИНЖЕНИКО»

3.1 Улучшение системы прогнозирования спроса

В качестве системы прогнозирования в компании выступает менеджер по продажам. Составляется прогноз на 1, 3 и 12 месяцев. Полученные данные передаются менеджерам ВЭД и логистики, которые создают форкаст и отправляют на завод. Участие менеджеров ВЭД и логистики в построении прогнозов ограничено передачей информации о складских запасах и количества недопоставленного оборудования.