Организационно-правовая форма организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Туризм является индустрией, активно использующей рабочую силу с различным уровнем профессиональной подготовки, разного возраста и пола. Программы и учебный процесс, применяемые в университетской системе, в колледжах и многопрофильных профессиональных училищах, охватывают большой спектр профессий, необходимых для индустрии туризма, но не все. Мало быть дипломированным специалистом для успешной работы в туристической фирме. Для этого еще необходимо иметь опыт по работе в данной сфере обслуживания.

Цель производственной практики - приобретение практических навыков самостоятельной работы в основных функциональных подразделениях предприятий (организаций) гостиничного сервиса, и изучение их работы.

Задачи производственной практики:

постижение культуры межличностного общения;

изучение дефективных и инструктивных материалов, используемых предприятием, организацией в сфере услуг;

овладение технологий делопроизводства в структурных подразделениях;

обучение сбору, первичной обработке и анализу справочных материалов по туризму;

овладение производственными (технологическими) навыками создания (разработки) продукта;

овладение технологиями обслуживания;

изучение техники и методики продаж продукта предприятий сервиса;

освоение мероприятий по охране труда и технике безопасности;



1. Общая характеристика объекта практики, организационно-правовая форма организации (предприятия), структуру управления организации

Общество с ограниченной ответственностью «Педагогический центр «Каникулы»

Директор Лопатина Нина Георгиевна, действует на основании Устава

350020, г. Краснодар, ул. Красная, 143, оф. 9, 12.

8(861)2552645, 2557926, 89186506245, 89183793346

Kanikulykub@mail.ru, kanikulykub2011@yandex.ru

Старший менеджер выполняет следующие должностные обязанности:

- Собирает, изучает и анализирует требования клиентов к туристическим услугам.

- Осуществляет поиск наиболее выгодных по стоимости, срокам и качеству предоставляемых услуг туроператоров, оказывающих услуги по размещению и экскурсионному обслуживанию туристов.

- Устанавливает контакты с отелями и организациями, оказывающими экскурсионные и транспортные услуги по перевозке пассажиров; согласовывает с ними основные условия договоров на предоставление услуг и обеспечивать их заключение.

- Участвует в определении стоимости туристического пакета в зависимости от стоимости услуг, включенных в состав тура и собственных расходов.

Текущее руководство Филиала осуществляет его директор, назначенный генеральным директором АНО «Педагогический центр «Каникулы». Директор:

- производит подбор кадров, определяет их функциональные обязанности;

- принимает на работу и увольняет основной и обслуживающий персонал;

- организует в установленном порядке рациональное использование денежных средств филиала;

- заключает договоры и выдает доверенности, осуществляет другие действия;

- организует принятие правил внутреннего трудового распорядка и других локальных актов.

Главный бухгалтер обязан:

1. Руководить деятельностью отдела бухгалтерии Общества, определять должностные обязанности сотрудников бухгалтерии, контролировать результаты работы, состояние трудовой дисциплины.

2. Осуществлять организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль экономного использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности Общества.

4. Формировать в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из необходимости обеспечения финансовой устойчивости Общества.

5. Возглавлять работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы.

5.1. Обеспечивать надлежащие проведение инвентаризаций, хозяйственных операций, следить за соблюдением технологии обработки бухгалтерской информации и порядком документооборота.

6. Обеспечивать рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности в Обществе на основе применения технических средств и информационных технологий, формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о его деятельности, имущественном положении, доходах и расходах, а также разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины.

7. Организовать учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации услуг, результатов хозяйственно-финансовой деятельности Общества, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.

8. Обеспечивать законность, своевременность и правильность оформления документов, составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости услуг, расчеты по заработной плате, правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников Общества.

9. Осуществлять контроль соблюдения порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, за установлением должностных окладов работникам, проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.

Материальными средствами считаются: мебель, двери, окна офиса, лицензия, туристические брегеты и другие документы. Офис оснащен двумя компьютерами. Компьютеры с жидкокристаллическими плоскими мониторами, процессоры компьютеров рассчитаны на объем памяти в 200 Гб каждый. Также в офисе есть один из наиболее сложных типов оргтехники, который позволяет совмещать в одном устройстве достоинства нескольких - принтера, ксерокса и сканера - принтер 3 в 1. Очень нужная и удобная в обращении техника. Занимает мало места в сравнении с тремя возможными аппаратами по-отдельности. Офис оснащен тремя телефонными аппаратами с двумя номерами и одним телефоном-факсом. В офисе установлен кондиционер, что помогает летом не чувствовать жары и духоты в помещении. В офисе много канцелярских принадлежностей - ручки, простые карандаши, маркеры, кнопки, скрепки, степлер, дырокол, бумага формата А4 и многое другое необходимое для повседневной работы в турфирме.

В турфирме "Каникулы" план по трудовым ресурсам разрабатывается с целью произвести расчеты относительно числа служащих, которые потребуются организации и будут необходимы в данный период. Принимается решение об источниках потенциального набора, устанавливается поддерживается контакт для обеспечения того, чтобы потребности организации и потенциального вознаграждение за труд, денежное или моральное были известны будущему составу служащих. Так как турфирма берет на работу людей самого разного профессионального уровня, сеть набора служащих достаточно широка и разнообразна. Источники набора служащих на должности разнообразны, среди них специальные агентства, центры занятости и консультанты по набору кадров в целях привлечения на свободные вакансии специалистов. Вследствие этого ошибки при наборе кадров становится менее значительными. Собеседование. В турфирме "Турист" собеседования является важным элементом в процессе отбора персонала. На рассматриваемом турфирме первичное собеседование проводит менеджер. Неотъемлемой частью собеседования является анкетирование. Собеседование является средством коммуникации, так как дает возможность с первых минут общения, а также по анкетным данным определить потенциального претендента. Отбор кадров. При отборе кого-либо на работу турфирма "Турист" принимает решение, которое будет иметь грамотное значение для профессиональной карьеры других людей. Руководство фирмы уделяет большое время наблюдению за претендентами, следовательно, больше вероятность отбора хорошего претендента. Основные пункты подбора в турфирме "Турист":

1. Квалификация;

2. Общий интеллект;

3. Выдающиеся способности;

4. Интересы;

5. Характер;

6. Мотивация;

7. Условия.

Одним из важных пунктов подбора кадров является возраст 25-35 лет самый оптимальный вариант, который говорит о стабильности фирмы, эффективность использования трудовых ресурсов

2. Описание сферы деятельности организации

Краснодарский филиал Автономной некоммерческой организации «Педагогический центр «Каникулы» с 1993 г. занимается работой с детьми и подростками, культурно-досуговой деятельностью, каникулярными программами. Головное предприятие открыто в г. Москва в 1991 году. Положением филиала определены цели и задачи организации - создание благоприятных условий для разностороннего развития личности ребенка, создание условий для формирования позитивных жизненных ценностей школьников, создание условий для повышения образовательного и культурного уровня населения.

Краснодарский филиал АНО ПЦ «Каникулы» работает без каникул, организуя экскурсионные поездки по Краснодару и Краснодарскому краю, по России и ближнему зарубежью.

Фирма «Каникулы» принимает заявки на автобусные и авиационные туры в страны Европы.

Педагогический центр «Каникулы» является автором Российских детских мероприятий, главная цель которых -- воспитание гражданственности и патриотизма, формирование здорового образа жизни.

Начиная с 1994 года по инициативе Педагогического центра «Каникулы» в августе месяце в г. Анапе Краснодарского края проводится ежегодный Российский детский фестиваль «Казачок». В 2010 году его участниками стали 700 детей из 23 регионов Российской Федерации - от Читинской области до Краснодарского края. А всего за время Фестиваля в его работе приняли участие более 7 000 школьников - воспитанников детских творческих объединений, фольклорных студий, художественных коллективов, индивидуальные исполнители народных песен из 37 регионов Российской Федерации. Российский детский фестиваль «Казачок» способствует сохранению и развитию Российской национальной культуры, воспитывает бережное отношение к самобытным казачьим традициям, любовь к родной земле.

В период зимних школьных каникул с 1995 года Педагогический центр «Каникулы» ежегодно проводит в г. Москве Рождественскую елку «Казачий круг«. Ее частниками стали дети и подростки из разных уголков России. Это и детские творческие коллективы, воспитанники кадетских корпусов, дети и подростки из 27 регионов Российской Федерации. Цель программы: популяризация самобытного казачьего народного творчества среди жителей столицы, объединение детей и подростков из различных регионов традиционного проживания казачества, знакомство с историческими и культурными памятниками России и г. Москвы.

С августа 2000 года Педагогический центр «Каникулы» является организатором военно-патриотической акции «Наследники Победы». Акция поддержана Министерством культуры Российской Федерации, Департаментом по молодежной политике Министерства образования РФ, Комитетом по делам молодежи Краснодарского края. В данном мероприятии приняли участие более 1 000 человек: воспитанники клубов юных моряков, казачьих кадетских корпусов, курсанты Новороссийской Государственной морской академии и морского колледжа имени Г. Я. Седова. 200 человек из числа участников акции поступили на учебу в морские и речные учебные заведения. Участники похода под парусами и на веслах проходят более 250 морских миль от г. Ейск до ст. Тамань Краснодарского края. Повсеместно проводятся встречи с ветеранами, организованы «Вахты Памяти». Участники похода отдают дань уважения воинам, погибшим в Великой Отечественной войне, возлагают венки и цветы к памятным местам, благодарят ветеранов, защитивших наше Отечество в Великой Отечественной войне. Данное мероприятие способствует воспитанию подрастающего поколения, подготовке допризывной молодежи к службе в армии и на флоте.

В период весенних школьных каникул «Педагогический центр «Каникулы» совместно с Центральным казачьем войском проводит, начиная с 2004 года, в г. Москва Сбор воспитанников кадетских корпусов и школ из регионов Российской Федерации. В марте 2011 года участниками восьмого сбора воспитанников кадетских корпусов и школ стали более 500 человек - 26 делегаций, представляющих 17 регионов Российской Федерации.

Сбор - это форма общения, обмена опытом, поощрения самих воспитанников за высокие показатели в учебе, спорте, творчестве. Так в 2010 году в состав делегаций было включено 85 отличников учебы, 106 участников Сбора - победители Олимпиад, творческих конкурсов, победителей строя и песни городского, районного, областного и республиканского уровня. Основные спортивные показатели а два раза превысили существующие нормативы для военнослужащих первого года службы. 138 человек из числа участников Сбора - спортсмены-разрядники по разным видам спорта.

В соответствии с программой Сбора его участники посещают Президентский полк, принимают участие в торжественном построении у Могилы Неизвестного Солдата на Соборной площади Московского Кремля. Одним из ключевых мероприятий Сбора является конкурс строя и песни на Поклонной горе. Участники Сбора посещают Московский военный институт и Московский Пограничный институт ФСБ России, где знакомятся с правилами поступления, с условиями и спецификой обучения.

Педагогический центр «Каникулы» организует и проводит обучающие и научно-практические семинары с целью создания и распространения новых методик работы с детьми и молодежью, главной задачей которых является воспитание гражданственности и патриотизма, объединение детей и подростков, проживающих на территории России:

С 1997 года ежегодный учебно-методический семинар для организаторов детского отдыха «Детский отдых - пространство воспитания и развития ребенка» в рамках международной ярмарки путевок детского и семейного отдыха «Анапа - самое яркое солнце России».

Научно-практические семинары, проводимые совместно с Краснодарским научно-методическим центром Департамента образования МО г. Краснодар:

- «Организационно-педагогические основы организации и функционирования органов ученического самоуправления». Автор семинара - доктор педагогических наук, профессор А.С. Прутченков. - март 2010г.

- Авторский семинар кандидата педагогических наук, доцента кафедры педагогики и психологии Академии повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников образования, главного редактора журнала «Спутник классного руководителя» (г. Москва) Степанов П.В. «Качество воспитания и его оценка в свете нового государственного стандарта».

С 2010 года в мае в городе Москва проходит фестиваль-ярмарка «Казачье подворье», основными задачами которой являются:

сохранение и развитие народных промыслов;

реализация художественной продукции мастеров народных промыслов и ремёсел;

дегустация и продажа сельскохозяйственной продукции.

Педагогический центр «Каникулы» совместно с региональным управлением ФСКН России по Краснодарскому краю разработал программу «Стоп, наркотик!» для групп школьников. В программу входит информационный материал, сопровождаемый показом видеофильма и беседой психолога - представителя центра профилактики наркомании среди несовершеннолетних, посещение оздоровительных спортивных центров г. Краснодар.

Для групп школьников филиал АНО ПЦ «Каникулы» проводит:

Тематические экскурсионные туры по городу Краснодару и Краснодарскому краю: «Победе в Великой Отечественной войне посвящается», «История Кубани и кубанского казачества», «Кубань православная», «Красочный мир природы Кубани», «Уроки профориентации».

Экскурсионные туры по России и странам Ближнего зарубежья «Москва сквозь века», «Золотое кольцо России», «Блистательный Санкт-Петербург», «Валаам», «Киевская Русь», «Крым исторический», «История города Одесса».

Автобусные и авиатуры по зарубежью: Чехия, Германия, Франция, Италия, Испания, Великобритания.

Оздоровительные туры в России и зарубежом.

Обучающие программы для школьников: «Английский клуб в Подмосковье», «Учим иностранный язык, изучая историю государств Европы и Америки».

Работа ПЦ «Каникулы» с детьми и подростками неоднократно отмечалась грамотами и дипломами государственных и общественных организаций.

3. Характер выполняемых работ (услуг)

Филиал Автономной некоммерческой организации «Педагогический центр «Каникулы» осуществляет программы дополнительного образования детей.

4.2. Обучение ведется на русском.

4.3. Основные задачи образовательного процесса: обеспечение необходимых условий для личностного развития ребенка, расширение его кругозора, творческое и коммуникативное развитие в период его пребывания в детском оздоровительном лагере дневного пребывания, на базе которого филиал реализует образовательные программы.

4.4. Филиал осуществляет образовательную деятельность на базе лагерей дневного пребывания, ДОЛ, ДОК на договорных условиях;

4.5. Филиал использует учебные помещения и детские площадки ДОЛ, ДОК, и лагерей дневного пребывания на условиях договора аренды или договора о безвозмездном пользовании.

4.6. Контингент обучающихся составляют дети от 7 до 18 лет, находящиеся на оздоровлении в лагере, на базе которого филиал осуществляет образовательную деятельность. Продолжительность обучения соответствует продолжительности потока, т.е. от 12 до 21 дня;

- необходимые документы для школьника: справка с места учебы, мед. справка, заявление родителей;

- при окончании дополнительных занятий ребенку выдается справка с указанием тематических программ дополнительного образования, по которым проходили занятия.

4.7. Филиал самостоятельно разрабатывает образовательные программы с учетом запросов заказчика и потребностей детей по предметам: кубановедение, история, география, биология, литература, мировая культура.

4.8. Филиал организует в соответствии с заявками администрации среднеобразовательных школ и гимназий, колледжей и техникумов. детских садов и домов детского и юношеского творчества открытые уроки по перечисленным в п. 4.6. предметам в форме уроков - экскурсий (поездки по Краснодару и краю).

4.9. Необходимыми условиями организации и проведения экскурсионных поездок являются:

- наличие договора с автопредприятием или частным предпринимателем при наличии лицензии и сертификата на право пассажирских перевозок детей;

- заключение трудового договора с экскурсоводом, имеющим соответствующее образование, свидетельство или удостоверение экскурсовода;

- страхование детей по спискам.

4.10. Директор филиала руководит подбором кадров, программным обеспечением и контролирует образовательный процесс, все образовательные программы и учебные планы утверждаются директором филиала.

4.11. Реализация образовательных программ осуществляется штатными сотрудниками филиала, имеющими педагогическое образование либо привлеченными специалистами. Все педагоги, участвующие в образовательном процессе, приступают к работе только после прохождения мед. обследования и инструктажа по технике безопасности.

4.12. Отношение работника филиала и администрации регулируется трудовым договором (контрактом), условия которого не могут противоречить трудовому законодательству РФ.

4.13. Педагогические работники учреждения имеют право на участие в управлении образовательным процессом. Защиту своей профессиональной чести и достоинства, свободу выбора и использование методик обучения и воспитания, учебных пособий и материалов, методов оценки знаний, умений обучающихся.

4.14. Учреждение устанавливает ставки заработной платы (должностные оклады) работникам на основе Единой тарифной сетки в соответствии с тарифно-квалификационными требованиями и с учетом рекомендаций аттестационной комиссии, определяет виды и размеры надбавок, доплат и других выплат стимулирующего характера в пределах имеющихся средств.

4.15. Филиал организует работу с детьми в течение всего календарного года.

4.16. Филиал проводит массовые мероприятия и тематические экскурсионные поездки в рамках реализации образовательных программ.

4.17. Обучение детей производится в одновозрастных группах (до 20 человек), при проведении массовых мероприятий и экскурсионных поездок возможно объединение групп.

4.18. Расписание занятий и график экскурсий составляется по согласованию партнерами и учитывает возрастные особенности, с целью создания благоприятного режима труда и отдыха детей.

4.19. Филиал осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством РФ, настоящим Положением и Уставом головного предприятия.

4.20. Филиал несет в установленном законодательством РФ порядке ответственность за: реализацию не в полном объеме образовательных программ в соответствии с утвержденными учебными планами.

4. Анализ применения унифицированных формам документов

Информационно - документационное обеспечение деятельности любой организации является очень важной обслуживающей функцией. В крупных и средних организациях эти функции обычно выполняет специальное структурное подразделение, которое может иметь различные названия: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат. В небольших компаниях эти функции, как правило, возложены на секретаря.

Отнесение документа к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К таким документам относятся все документы вне сферы служебной деятельности человека. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации.

Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации:

ѕ организационно-правовая;

ѕ плановая;

ѕ распорядительная;

ѕ информационно-справочная и справочно-аналитическая;

ѕ отчетная документация;

ѕ договорная документация;

ѕ финансовая документация.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой деятельности.

Обеспечение документирования - это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая - это организация работы с документами, которая предполагает организацию документооборота учреждения. Документооборот - это совокупность взаимоувязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.

Основным нормативным документом, определяющим работу по документационному обслуживанию организации, является инструкция по делопроизводству. Разрабатывается она на основе общегосударственных нормативных документов: Основных положений Государственной системы документационного обеспечения управления, Основных правил работы вневедомственных архивов, государственных стандартов на унифицированные системы документации, методических материалов архивных органов, ведомственных правил.

Документооборотом называется движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Вся документация организации делится на три документопотока: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы. Каждый из потоков имеет свои особенности в составе, количестве, обработке и движении. Общее количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота организации.

От четкости и оперативности обработки и движения документов зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решений. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

ѕ Прием и первичная обработка документов;

ѕ Предварительное рассмотрение и распределение документов;

ѕ Регистрация;

ѕ Контроль за исполнением;

ѕ Информационно -- справочная работа;

ѕ Исполнение документов и отправка.

Прием и первичная обработка документов. Эта операция проводится обычно секретарем, а в крупных организациях -- специально выделенным работником. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.

При получении документов прежде всего проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса проверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись «лично».

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Кроме того, на ней может быть указано сокращенное наименование организации -- получателя. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших документов. Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа.

Первичная обработка документов заканчивается их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или структурным подразделениям компании. В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству.

Затем происходит предварительное распределение документов. К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности организации в целом, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций, если таковые имеются. Остальные документы должны передаваться непосредственно исполнителям -- специалистам.

Обработка и передача документов исполнителям проводится в день их поступления. Если документ предназначен к исполнению несколькими структурными подразделениями или лицами, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.

Регистрация. На формальном языке регистрация документов определяется как «фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них».

Регистрация имеет три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения или отправки. Процесс регистрации представляет собой снятие с документа определенной информации (реквизитов) для создания базы данных о документах организации.

Из документа выписываются, как правило, следующие сведения: дата получения, входящий номер (индекс), дата документа, индекс (исходящий номер) документа, автор (т.е. чей это документ), заголовок (о чем этот документ), резолюция руководителя, срок исполнения, исполнитель (кто с ним работает), процесс исполнения (фиксируются все перемещения документа внутри компании и как исполнен), номер дела (куда документ помещен после исполнения).

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и электронная.

Хорошо организованная система регистрации документов позволяет в любой момент найти ответы на вопросы:

У кого, на какой стадии работы находится любой документ;

В каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

В этом заключается информационно -справочная работа, осуществляемая, как правило, секретарем.

Контроль за исполнением документов. Контроль исполнения полученного задания является одной из функций управления. Контроль по существу исполнения поручения осуществляет руководитель или специально уполномоченные лица, а контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь.

Контроль за сроками исполнения помогает вести картотека с 32-мя подвижными разделителями, 31 из которых -- это числа месяца, а 32-й разделитель предназначен для документов, срок исполнения которых истекает в следующем месяце. Такая картотека позволяет вести не только текущий, но и предупредительный контроль, давая возможность секретарю напоминать сотрудникам о заданиях, срок исполнения которых истекает через 3 дня. Срок исполнения документов определяется руководителем или внутренними инструкциями. Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ.

Процедура отправки документов. Обработка и отправка исходящих документов, так же, как прием и обработка входящих, проводятся, как правило, секретарем.

Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления: наличие подписи, наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют), наличие заголовка, правильность адресования, наличие адреса, наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

При отправке документа по почте он вкладывается в конверт. Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в один конверт. Оформление документов, предназначенных к почтовой отправке, проводится в соответствии с требованиями Почтовых правил.

Технологии автоматизированной системы обработки документации в организации. Правила хранения и поиска документов.

Систематизировать - значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их. На практике простейшей классификацией документов является группировка их в определенные предметные комплексы, так называемые «дела».

В специальной литературе в качестве терминологических приняты следующие признаки группировок документной информации: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический и экспертный.

Номинальный признак - это группировка в одно дело документов одного вида. Примером такого рода может служить организационно-распорядительная документация (приказы, протоколы, акты и т. д.).Предметно-вопросный признак - это совокупность документной информации, ее объединение по типизированному виду. Например: папки, файлы с документами о строительстве промышленного объекта.

Авторский признак является приоритетным при подборе документов одного автора, единого творческого коллектива (статьи, диссертации, патенты, тезисы докладов и сообщений и т. п.).

Корреспондентский признак превалирует при формировании переписки с конкретным юридическим или физическим лицом (к примеру, с областным комитетом по управлению имуществом).

Географический признак целесообразен при группировке документов нескольких корреспондентов на территории данного региона (например, переписка с предприятиями-потребителями продукции Волгоградской области).

Хронологический признак уместен при формировании документов по конкретным временным параметрам (к примеру, балансовые отчеты предприятия за 2008-2009 годы).

Экспертный признак учитывает сроки хранения документов (постоянного хранения - свыше 10 лет и временного хранения - до 10 лет).

При классификации документов, однако, используют несколько признаков в различных сочетаниях (с обязательным учетом экспертного). Таков, например, заголовок (рубрика) дела (файла): «Организационно-распорядительная документация предприятия за 2009 год», сочетающий в себе номинальный, корреспондентский и хронологический признаки.

В практике информационно-документационного обеспечения специальным классификационным справочником, закрепляющим заголовки дел и определяющим порядок формирования документов в дела, является номенклатура дел, определяемая как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке» (ГОСТ 16487-83).

Основное требование к номенклатуре - максимальный охват документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации. Номенклатура создает реальную возможность размещения любого документа и комфортного пользования им.

Теория делопроизводства насчитывает три вида номенклатур: конкретная, примерная и типовая. Крупные организации дополняют их номенклатурами структурных подразделений и номенклатурой всего предприятия как объекта информационно-документационного обеспечения.

Широкое практическое распространение типовых и примерных номенклатур связано со стремлением к унификации самих способов комплектования различных баз данных (БД). При этом существенно то, что типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.

Типовые и примерные номенклатуры дел позволяют установить единую схему формирования, унификации заголовков однородных документов, установления единых сроков хранения источников документной информации.

Подобные номенклатуры разрабатываются специализированными подразделениями (службами) и архивами общероссийских ведомств с утверждением руководством архивных органов. Каждая организация в соответствии с практической целесообразностью должна иметь свою конкретную номенклатуру дел, составляемую на основе типовой или примерной.

Заголовки дел, естественно, должны отвечать специфике самой организации. Сроки же хранения дел переносятся в конкретную номенклатуру из типовой без изменений. Заголовок дела должен адекватно отражать его содержание и отвечать традиционным требованиям, предъявляемым к документной информации: краткости, точности, адресности, т. к. именно по заголовку в большинстве случаев ведется справочно-информационный поиск. Структура заголовка, как правило, отражает следующие аспекты:

ѕ род оформляемого дела (переписка, досье, подборка документов);

ѕ конкретный вид документов (приказы, протоколы, планово-отчетная документация);

ѕ автор, тема, корреспондент;\

ѕ календарный период селекции (отбора) документов. Нормативно-методическая и инструктивная документация по оформлению номенклатуры рекомендует вначале размещать дела с организационно-распорядительной документацией директивных и вышестоящих органов, затем - дела с организационной документацией (уставы, положения, инструкции), далее - дела с организационно-распорядительной документацией самой организации (приказы, указания, распоряжения, решения коллегиальных органов - правления совета директоров и т. д.) и, наконец, дела, содержащие планово-отчетную документацию и переписку.

Номенклатура дел структурного подразделения после редактирования и согласования с архивом предприятия, организации апробируется экспертной комиссией и визируется руководителем подразделения - хранителя документации.

На основе специализированных номенклатур структурных подразделений служба ДОУ организации составляет единую (сводную) номенклатуру дел, разделами (рубриками) которой могут быть названия (условные обозначения) структурных подразделений, расположенные в соответствии с организационно-функциональной структурой и штатным расписанием организации субъекта управления. При этом первым разделом помещается служба ДОУ, а последними

ѕ общественные организации.

Индексация дел представляет собой условное обозначение каждого сформированного дела. Однородным делам присваиваются одинаковые индексы.

Под одним и тем же индексом из года в год в номенклатуру вносятся переходящие дела. Индекс обозначается комбинацией арабских цифр.

К примеру, индекс «03--09» обозначает, что дело принадлежит структурному подразделению «03» и занимает девятый раздел в номенклатуре.

В соответствии с «Основными правилами работы государственных архивов...», номенклатура дел унифицируется по следующим графам:

ѕ графа 1 - индекс дела,

ѕ графа 2 - название заголовков дел,

ѕ графа 3 - количество томов,

ѕ графа 4 - срок хранения документов,

ѕ графа 5 - примечание (об уничтожении дел, передаче в архив).

В случаях, когда организация в силу своего статуса и подчиненности не сдает документы на государственное хранение, ее номенклатура должна согласовываться с экспертной комиссией вышестоящей организации (ведомственной, региональной).

Как правило, номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года. При неизменности функций и целей организации номенклатура остается постоянной, но подлежит редактированию, пересоставлению и согласованию не реже одного раза в пятилетие. Ежегодно в номенклатуре делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел.

Дела считаются заведенными (открытыми для формирования) с момента включения в них первого исполненного документа.

Хранение документов обеспечивается различными способами, но чаще всего традиционно: в запирающихся шкафах и сейфах, в вертикальном положении. На корешке дела проставляется индекс по номенклатуре, а на внутренней дверце шкафа - номенклатура дел.

Последовательность расположения дел на полках (стеллажах) должна точно соответствовать номенклатуре дел. Поиск необходимого документа осуществляется вначале по номеру нужного дела (по номенклатуре), а затем по номеру соответствующей папки с документами.

Для дел с особо ценными и важными документами (протоколами, приказами, личными делами, трудовыми книжками и т. д.) составляется и систематически ведется внутренняя опись, помещаемая, как правило, в начале дела. Опись содержит индекс документа, его датировку, краткое содержание и номер листа.

Дела постоянного срока хранения группируются отдельно от документов временных сроков хранения. Подлинники отделяются от копий, годовые планы и отчеты -- от месячных и квартальных, утвержденные документы -- от проектов, приказы, распоряжения, указания вышестоящих органов, связанные с прямой деятельностью организации, -- от такого же типа организационно-распорядительных документов, присланных для сведения.

Приложения группируются вместе с документами, к которым они относятся. Приказы по основной деятельности формируются в дела и хранятся отдельно от приказов по личному составу.

Если в начале календарного года потребовался конкретный документ (уже включенный в дело), он может быть извлечен только лицом, ответственным за формирование и хранение дел, а на его место помещается лист с указанием адресата, даты и срока выдачи документа. При выдаче же целого дела составляется карта-заменитель, содержащая реквизиты индекса, даты и срока выдачи с распиской получателя комплекта дела.

Следует иметь в виду, что дела, содержащие учетно-бухгалтерские документы, могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера. Выдача же дел за пределы данной организации может состояться только с разрешения ее руководителя.

При оформлении дел на хранение из них удаляются металлические и пластмассовые скрепки и держатели.

Формирование дел с документами временных сроков хранения может вестись упрощенно: разрешается оставлять документы в скоросшивателях, не нумеровать листы и не делать заверительных надписей, не составлять описи.

1день 09.12.13

Работа на факсе. По Мероприятиию”Рождественская Ёлка”, “Казачий круг”.

2 день 10.12.13

Работа с архивами предприятия. Поход в гостиницу “Динамо”.

3 день 11.12.13

Отправка писем по факсу по мероприятию П.Ц. “Каникулы”:''Рождественская ёлка”,”Казачий круг”

Доставка документов в “Дом культуры”.Работа с каталогами, журналами ,предприятия

4 день 12.12.13

Исследование выставок, презентаций предприятия.

5 день 13.12.13

Отправка реклам по городу, предприятия.

6 день 14.12.13

Исследование программ по предприятию “Казачок”,”Рождественская ёлка”/

7 день 16.12.13

Работа с гостиницами, отелями, пансионаты, базы отдыха города Геленджик.

8 день 17.12.13

Работа с гостиницами по каталогу.Работа с сайтами.

9 день 18.12.13

Работа с электронной почтой

10 день 19.12.13

Проверка документов по фестивалю. Работа с архивами предприятия.

11 день 20.12.13

Работа с договорами и актами. Изучение общения с клиентами.

12 день 21.12.13

Заключительный день.

делопроизводство автоматизированный туризм



Приложение 1

Индивидуальное задание на тему:

“Профессиональная этика работников сервиса”

Понятие о профессиональной этике

Профессиональная нравственность является конкретизацией общечеловеческих принципов морали применительно к условиям деятельности в рамках той или иной профессии. Иными словами, ее существование обусловлено особенностями трудовой деятельности человека (спецификой труда, корпоративными интересами и т. д.). Люди, выполняющие в обществе одинаковые функции, вырабатывают в процессе своей деятельности и единые нравственные нормы, смысл которых заключается в эффективном содействии решению профессиональных задач, совершенствованию личности специалиста.

Профессиональная этика - это совокупность определенных обязанностей и норм поведения, поддерживающих моральный престиж профессиональных групп в обществе. В задачи профессиональной этики входит выявление нравственных норм и оценок, суждений и понятий, характеризующих людей в роли представителей определенной профессии. Профессиональная этика вырабатывает нормы, стандарты, требования, характерные для определенных видов деятельности.

Профессиональная этика должна также объяснить мораль и учить морали, прививать моральные принципы и представления о долге и чести, морально воспитывать работников. Этика призвана воспитывать, помогать людям правильно вести себя с людьми, общаться в производственном коллективе и т. п. Профессиональная этика учит следовать эталонам нравственности, принятым за норму поведения людей в определенной деятельности. На эти эталоны работник должен ориентироваться. Равняясь на этот эталон, работник сервиса должен воспитывать в себе соответствующее личностное качество.

Возникновение первых профессионально-этических кодексов относится к периоду ремесленного разделения труда в условиях становления средневековых цехов в ХI-ХII вв. Именно тогда впервые констатируют наличие в цеховых уставах ряда нравственных требований по отношению к профессии, характеру труда, соучастникам по труду. Однако ряд профессий, имеющих жизненно важное значение для всех членов общества, возникли в глубокой древности, и поэтому, такие профессионально-этические кодексы, как «Клятва Гиппократа», нравственные установления жрецов, исполнявших судебные функции, известны гораздо раньше.

Появление профессиональной этики во времени предшествовало созданию научных этических учений, теорий о ней. Повседневный опыт, необходимость в регулировании взаимоотношений людей той или иной профессии приводили к осознанию и оформлению определенных требований профессиональной этики.Профессиональная этика зародилась в рамках конкретных видов деятельности, выступив в качестве нормативного начала в поведении специалистов. На основе тех вариантов личностных проявлений, которые профессиональное сознание трудовой группы признало наиболее предпочтительными для данной деятельности, профессиональная этика создает стандарты профессионального поведения, оформляемые в виде специфических документов - клятв, уставов, кодексов.

Профессиональная этика регулирует взаимоотношения людей в деловом общении. В основе профессиональной этики лежат определенные нормы, требования и принципы.

Принципы - это абстрагированные, обобщенные представления, которые дают возможность тем, кто на них опирается, правильно формировать свое поведение, свои действия в деловой сфере. Принципы дают конкретному работнику в любой организации концептуальную этическую платформу для решений, поступков, действий, взаимодействий и т. п. Порядок рассматриваемых этических принципов не обусловливается их значимостью.

Профессия (лат. professio, от profiteоr - объявляю своим делом) - официально указанное занятие, специальность) - род трудовой деятельности, требующий определенной подготовки человека, владеющего комплексом специальных теоретических знаний и практических навыков, приобретенных в результате специальной подготовки, опыта работы и являющийся обычно источником существования.

Наименование профессии определяется характером и содержанием работы или служебных функций, применяемых орудиями или предметами труда. По мере развития производительных сил общества, применения новых орудий труда, технологии производства, новых видов производства и отраслей науки углубляется разделение труда. Приобретение профессии обеспечивается развитием различных форм общего и специального образования. Человек может выбрать себе профессию в соответствии с его наклонностями, культурными и духовными запросами.

Многие профессии подразделяются на специальности: врач-окулист, врач-кардиолог и т. д. Созданной производительной структурой надо уметь управлять. Появляется настоятельная потребность в менеджере, который может на профессиональном уровне осуществлять управленческую функцию.

Профессиональная этика - это совокупность моральных норм, которые определяют отношение человека к своему профессиональному долгу. Профессиональная этика регулирует нравственные отношения людей в трудовой сфере. Общество может нормально функционировать, развиваться только в результате непрерывного процесса производства материальных и моральных ценностей.

Содержанием профессиональной этики являются кодексы поведения, предписывающие определенный тип нравственных взаимоотношений между людьми и способы обоснования данных кодексов. Профессиональная этика изучает: отношения трудовых коллективов и каждого специалиста в отдельности; нравственные качества личности специалиста, которые обеспечивают наилучшее выполнение профессионального долга; взаимоотношения внутри профессиональных коллективов, и те специфические нравственные нормы, свойственные для данной профессии; особенности профессионального воспитания.

Профессионализм и отношение к труду являются важными характеристиками морального облика личности. Они имеют первостепенное значение в личностной характеристике индивида, но на различных этапах исторического развития их содержание и оценка существенно различались. В классовом обществе они определялись социальным неравенством видов труда, противоположностью умственного и физического труда, наличием привилегированных и непривилегированных профессии

В начале ХХ в. немецкие социологи анализировали проблему возникновения деловой морали в условиях становления рыночных отношений.

М. Вебер в работе «Протестантская этика и дух капитализма» писал, что дух капитализма - это новое морально-психологическое явление, которое поощряет накопление богатства, развитие предприимчивости и конкуренции в экономической жизни.

По данным В. Зомбарта, рыночные отношения вызывают изменения в функционально-психологической структуре личности и в ее нравственных ориентациях.

Э. Фромм в работе «Быть или иметь» показывает, что социальный характер является результатом адаптации человека к новым условиям, новым рыночным отношениям. Э. Фромм вводит понятие «рыночный характер», то есть явление, когда человек ощущает себя как товар. Люди становятся товаром на «рынке личностей». Один и тот же принцип определения стоимости действует и на рынке личностей, и на товарном рынке.

Рынок - это система отношений людей по поводу обмена товарами и услугами. Основными его атрибутами являются товар, деньги, конкуренция. Он не возможен без экономической свободы и свободного предпринимательства.

Цивилизованный рынок при наличии в стране свободы экономической деятельности не представляет собой господство стихии, хаоса, беспредела в деловых отношениях. Эти отношения формируются в рамках законов, действующих в странах и международных экономических сообществах. Однако правовыми нормами все отношения между товаропроизводителями, коммерсантами, покупателями отрегулировать невозможно. Действуя в условиях рыночной экономики, деловые люди должны соблюдать «правила игры», диктуемые современной культурой рыночных отношений. Эти правила игры не что иное, как этические нормы, регулирующие взаимоотношения самих бизнесменов и предпринимателей, а также их отношение к обществу и природе.

Виды профессиональной этики

Каждому роду человеческой профессиональной деятельности соответствуют определенные виды профессиональной этики со своими специфическими особенностями. Этика рассматривает моральные качества человека безотносительно к психическим механизмам, стимулирующим появление данных качеств. Изучение этики показывает многообразие, разносторонность профессиональных моральных отношений, моральных норм.

Профессиональные моральные нормы - это правила, образцы, порядок внутренней регуляции личности на основе этических идеалов.

Врачебная этика изложена в «Этическом кодексе Российского врача», принятом в 1994 г. Ассоциацией российских врачей. Ранее, в 1971 г., была создана присяга врача Советского Союза. Представление о высоком моральном облике и образце этического поведения врача связано с именем Гиппократа. Традиционная врачебная этика решает вопрос личного контакта и личных качеств взаимоотношений врача и пациента, а также гарантий врача не нанести вред конкретному индивиду.

Биомедицинская этика (биоэтика) представляет собой конкретную форму современной профессиональной этики врача, это система знаний о допустимых границах манипулирования жизнью и смертью человека Манипуляция должна регулироваться нравственно. Биоэтика - это форма защиты биологической жизни человека. Основная проблема биоэтики: самоубийство, эвтаназия, определение смерти, трансплантология, экспериментирование на животных и человеке, отношение врача и пациента, отношение к психически неполноценным людям, организация хосписов, деторождение (генная инженерия, искусственное осеменение, «суррогатное» материнство, аборт, контрацепция). Целью биоэтики является выработка соответствующих регламентаций для современной биомедицинской деятельности. В 1998 г. при Московской Патриархии по благословению Святейшего Патриарха Алексия II был создан Совет по биомедицинской этике. В него вошли известные богословы, священнослужители, врачи, ученые, юристы.

Профессиональная мораль в журналистике начала складываться вместе с журналистской деятельностью. Однако процесс ее формирования растянулся на века и достиг определенности только с превращением журналистской профессии в массовую. Завершился он лишь на рубеже ХIХ и ХХ вв., когда были созданы первые кодексы и профессионально-нравственное сознание журналистского сообщества приобрело документированную форму существования. Журналист, осваивая в ходе профессжонального становления постулаты профессиональной морали, вступает с коллегами в профессионально-нравственные отношения, которые, в отличие от моральных как таковых, предполагают возможность институционально организованного и непосредственного вмешательства корпорации в его поведение. Однако, это вмешательство существенным образом отличается от административного воздействия, поскольку цель его - не принуждение, а побуждение.