Главная Коллекция "Otherreferats" Экономика и экономическая теория Обоснованность и эффективность проведение закупок на тендерной основе

Обоснованность и эффективность проведение закупок на тендерной основе

Обзор практики закупок для нужд коммерческой организации. Связь торгово-закупочных процедур и планирования управлением запасами. Организация проведения тендера на предприятии. Обоснование эффективности закупочной деятельности на тендерной основе.

Рубрика Экономика и экономическая теория
Вид курсовая работа
Язык русский
Дата добавления 23.11.2012
Размер файла 5,1 M

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Раздел: Обзор практики закупок для нужд коммерческой организации

1.1 Виды закупок

1.2 Способы проведения ТЗП

2. Обоснование необходимости проведения ТЗП

2.1 Ожидаемый экономический эффект от проведения ТЗП

2.2 Связь ТЗП и планирования управлением запасами

2.3 Проблемы при проведении ТЗП

3. Введение системы проведения ТЗП на предприятии

3.1 Выбор поставщика

3.2 Оптимизация организационной структуры. Оценка параметрических характеристик

Заключение

Приложения

закупка торговый тендер

Введение

Основной целью существования любой коммерческой организации, во все времена было, остается и будет - извлечение прибыли. Объем прибыли организации прямо пропорционален выручке и обратно пропорционален затратам. Следовательно, организовать бизнес следует таким образом, чтобы затраты уменьшались при сохранении, либо увеличении объемов выручки.

Одним из способов уменьшения затрат, является снижение стоимости, как закупаемых материалов для производства, так и любой другой продукции, оборудования, работ, услуг для нужд предприятия.

Уменьшить стоимость закупаемых товаров можно либо договорившись о преференциях с имеющимся поставщиком, либо найдя другого поставщика. Добровольно поставщик вряд ли согласится на снижение цены (Он ведь тоже заинтересован в прибыли). А поиск новых поставщиков может быть связан с большими затратами, времени и ресурсов. Возможно, идеальный вариант - это когда поставщик сам найдет покупателя и предложит наиболее конкурентоспособную цену.

Опыт моей многолетней работы в одной из организаций занимающейся помощью в организации закупок, показал, что все больше коммерческих организаций, для оптимизации закупок используют тендеры. ТЕНДЕРЫ -- открытая конкурентная торгово-закупочная процедура (или ТЗП) отбора предложений на поставку товаров, оказание услуг или выполнение работ по заранее объявленным в документации условиям, в оговоренные сроки на принципах состязательности, справедливости и эффективности. Обычно, контракт заключается с победителем тендера -- участником, подавшим предложение, соответствующее требованиям документации, в котором предложены наилучшие условия.

В мировой практике получили распространение следующие типы тендеров:

Котировка(запрос котировок, котировка цен) - самая короткая и простая процедура, при которой заказчик знает точные количественные и качественные критерии предстоящей закупки, отклоняться от которых исполнитель не вправе. Победителем признается поставщик, приславший лучшее ценовое предложение.

Аукцион - заказчик указывает точные количественные и качественные критерии предстоящего контракта, отклоняться от которых исполнитель не вправе. Поставщики торгуются друг с другом, за право заключить контракт, обычно снижая его стоимость.

Конкурс - в отличии от котировки и аукциона, победителем может быть признан поставщик не с меньшей стоимостью контракта, а с лучшим соотношением цена/качество. Под «качеством могут пониматься такие критерии, как срок поставки, гарантийные обязательства и др.

Запрос предложений - заказчик указывает примерные характеристики предстоящей закупки, поставщики готовят и направляют коммерческие предложения. На основании предложений, заказчик может, как заключить контракт с «лучшим» (по субъективному мнению), так и подготовить более четкие критерии для проведения будущего тендера в другом виде.

Цель данной работы показать обоснованность и эффективность проведение закупок на тендерной основе.

В работе будут представлены, как преимущества проведения тендерных закупок, так и возможные риски.

Субъектом исследования в данной работе являются коммерческие организации всех форм собственности, основным видом деятельности которых является производство какой-либо продукции и использующих для производства закупаемые материалы, сырье, оборудование, работы, услуги.

Объектом исследования является процесс закупочной деятельности на предприятии.

Предмет исследования - закупки путем проведения тендеров.

Исследование построим на базе исторического развития методов закупок, а также сравнительным методом различных видов закупок, их преимуществ и недостатков.

1. Раздел: Обзор практики закупок для нужд коммерческой организации

1.1 Виды закупок

Самостоятельный поиск поставщиков силами менеджеров по закупкам. Закупка у единственного поставщика.

В начале исторического пути, предприниматели, ведущие производственную деятельность, редко закупали сырье и материалы на стороне. Лекари самостоятельно собирали травы, кожевники сами добывали шкуры, гончары сами собирали глину и т.п. Однако с течением времени стало очевидно, что на сбор требуемых материалов уходит слишком много времени, при том, что сами материалы гораздо дешевле, чем произведенные товары. Начали появляться подмастерья, помогающие собирать требуемые ресурсы.

Требования к поставляемым материалам росли, начали появляться специализированные организации, добывающие требуемые ресурсы и доставляющие их производителям. У заказчиков появилась возможность выбирать поставщика, основывая свой выбор на соотношении цены и качества. Однако недостатки в транспортном и информационном развитии сильно ограничивали возможности поставщика и заказчика найти друг друга, в результате, конкуренция была минимальной. С началом колониальной эпохи, ремесленники получили в свое распоряжение, как новые товары, так и новые технологии. С вводом в эксплуатацию железнодорожного сообщения, быстрой почтовой, телеграфной и радио-связи, начала создаваться подвижная конкурентная среда, в которой заказчики получили возможности выбора поставщиков, а поставщики - новые рынки сбыта. Создание банковской системы позволило решить многие вопросы экономического взаимоотношения заказчиков и поставщиков.

Казалось бы, все вопросы решены. Однако с решением технических задач, появилось множество новых вопросов. Заказчикам стало сложнее ориентироваться в море бизнес-информации, тем более, если эта информация весьма постоянно меняется. Поставщики тоже не могли эффективно и своевременно прогнозировать спрос у своих клиентов.

Предприниматели не успевающие справляться с обработкой всей информации по поставщикам были вынуждены нанимать специальных работников, чьими обязанностями были оценивать и выбирать поставщиков исходя из интересов бизнеса. Чаще всего это были дети, родственники, близкие друзья владельца бизнеса.

Технологии совершенствовались, бизнес-процессы усложнялись. Для крупных фабрик и заводов приходилось набирать большие штаты сотрудников, занимающихся сбором и обработкой информации по поставщикам. С развитием процесса планирования хозяйственной деятельности предприятий, важным аспектом (помимо цены и качества продукции) стала такая организация закупок, при которой на складах должен находиться требуемый для текущей производственной деятельности минимум сырья с небольшим резервом. Это повысило требования к срокам поставки сырья.

Таким образом, на специалистов, отвечающих за снабжение, легла возросшая ответственность по наиболее оптимальному подбору поставщиков. В тоже время, руководству предприятий пришлось еще больше дистанцироваться от процесса закупок, поскольку это требовало больших затрат времени и специальных знаний.

Бизнес процесс стал выглядеть для руководства таким образом:

Рисунок 1. Бизнес-процесс закупки через собственный отдел снабжения

А в некоторых случаях:

Рисунок 2. Бизнес-процесс закупки через собственный планово-снабженческий отдел

Такая организация функции отдела снабжения, со сниженными возможностью по контролю, зачастую приводит к таким негативным последствиям, как:

- злоупотребления сотрудников службы закупок в личных корыстных целях.

- желание сделать работу быстрее, а не качественнее.

В итоге, предприятие теряет существенные финансовые ресурсы. А это влияет на себестоимость производимой продукции и следовательно, снижает конкурентные возможности компании.

Чтобы избежать подобных проблем, руководство вводит службу собственной безопасности, различные отделы контроля, что в свою очередь тоже ведет к дополнительным затратам.

Конечно, проблемы возникают при попустительстве руководства. Однако, как следует организовать процесс закупок, чтобы предприятие не страдало от нерадивых сотрудников и при этом руководство не вникало в мельчайшие детали каждой сделки?

Открытые конкурентные торгово-закупочные процедуры (далее ТЗП или тендеры торги).

Наиболее оптимальные результаты получаются, когда поставщики борятся между собой за право заключить контракт на поставку в открытой конкурентной борьбе, т.е. проводится тендер. Каждый поставщик, желая заключить контракт предлагает наиболее конкурентное предложение. Залогом успешного тендера являются такие факторы, как:

· открытость (прозрачность) процедуры проведения тендера

· максимальная осведомленность всех возможных поставщиков о проводимом тендере

· четкие критерии отбора победителя

Каждый из этих критериев рассмотрим подробнее.

Под открытостью понимают возможность со стороны оценить объективность выбора поставщика согласно указанных требований. Т.е. заказчик указывает, что для него будет являться определяющими факторами для выбора победителя, а поставщики имеют возможность сделать конкурентное предложение исходя из этих факторов. После сопоставления предложений не должно возникать сомнений, что выбор сделан объективно и непредвзято.

Осведомленность потенциальных поставщиков достигается за счет таких инструментов, как:

· прямое приглашение известных поставщиков к подаче заявок на участие

· размещение открытого приглашения в средствах массовой информации

В первом случае, можно быть уверенным, что поставщик проинформирован, и в случае заинтересованности, примет участие. Однако, в этом случае возникает возможность злоупотребления за счет того, что отдел закупок пригласит к участию только аффилированных поставщиков с целью получения личной выгоды. И даже если сотрудники отдела закупок не имеют личной заинтересованности, то возникают сложности в том, чтобы найти всех потенциально интересных поставщиков, кого следует пригласить. Конечно, если заказчик желает приобрести сложное оборудование, которое производится ограниченным кругом предприятий, то таких проблем не будет. Это такие виды закупок, как:

· авиатехника

· оружие

· Банковские или страховые услуги

· сложное медицинское оборудование

· драгоценные металлы

· электроэнергия

И т.п., т.е. то, что жестко регулируется законодательством, либо имеет очень сильно ограниченный круг возможных поставщиков.

Однако, чаще происходят закупки сырья и материалов, производимых или поставляемых широким кругом организаций, например:

· топливо

· стройматериалы

· металлопрокат

· электротехнические изделия

· одежда

· продовольствие

· оргтехника и электроника

· пластик

· резинотехнические изделия

· автотехника(в т.ч. тракторы, сельхозтехника и т.п.)

· производственное оборудование (насосы компрессоры, станки, электрогенераторы и т.п.)

· метизы

И т.д.

Даже если производителей данной продукции не много, следует учитывать, что чаще всего они самостоятельно не продают партии товара конечным потребителям, оставляя это на откуп дилерам. Таким образом, за право поставки будут бороться именно дилеры предлагая в качестве конкурентных предложений не только цену, но и скорость поставки, условия гарантийного обслуживания, отсрочку платежа и другие полезные для заказчика факторы.

Найти всех потенциальных дилеров, с учетом логистических возможностей, очень не простая задача, решением которой занимаются отделы закупок, маркетинговые и аналитические отделы. Стоит рассмотреть возможности по оптимизации данных процессов.

1.2 Способы проведения ТЗП

Внутренняя организация

Итак, если руководство компании решило проводить тендеры полностью своими силами, то необходимо задачи, как:

а) Составление регламента проведения тендера, т.е. описание процесса проведения закупочной процедуры.

б) Составление технического задания, т.е. требование к качеству и срокам поставляемой продукции (работ/услуг)

в) Определение максимального круга потенциальных поставщиков

г) Уведомление отобранных поставщиков о проводимом тендере

е) формирование комиссии, производящей оценку предложений поставщиков, либо организация условий для проведения аукциона

ж) Проверка службой безопасности возможности заключения контракта с победителем предложившим лучшие условия, ведь есть риск того, что "победитель" не сможет фактически исполнить свои обязательства

з) Формализация контракта

и) Приемка исполнения контракта

к) Учет заявок и контрактов.

л) Планирование закупок.

Очевидно, что для осуществления всех указанных процессов требуются большие человеческие, временные и технические ресурсы. Кроме того, недобросовестные сотрудники компании будут иметь возможность для осуществления своих корыстных целей на ряде этапов.

Последнее время все больше компаний, желая оптимизировать процесс закупок, отдают часть функций на "аутсорс" т.е. привлекают специализированные организации к исполнению части функций.

Внешняя организация (аутсорс)

Процессы «а» и «б», обычно, заказчики разрабатывают и проводят самостоятельно. Однако, имея недостаток опыта, следует запросить у привлекаемой специализированной организации типовые процедуры, рекомендации по составлению технического задания и другие документы, позволяющие существенно упростить процесс разработки собственных регламентов. Стоит отметить, что часть специализированных организаций (например http://etp.roseltorg.ru, http://com.sberbank-ast.ru) весьма жестко относятся к регламентам проведения торгово-закупочных процедур и требуют от заказчиков использовать только стандартные варианты с весьма скромными вариациями (см. Приложение №1, Регламент площадки «Сбербанк-АСТ»). Другие позволяют заказчикам разрабатывать собственные стандарты, рекомендуя придерживаться оптимальных, по их мнению, вариантов (например http://www.zakupki.ru/art/static/15). В любом случае, заказчик должен понимать, чем более полно и формализовано будет описан, как процесс проведения тендера, так и процесс определения победителя, тем эффективнее будет результат.

Определение круга потенциальных поставщиков (пункт "в") - один из процессов требующих большого затрата времени и глубоких знаний рынка. К счастью, в эпоху доступного интернета, есть доступ, различным инструментам поиска поставщиков. Таким инструментам могут быть:

Инструмент

Плюсы

Минусы

1

2

3

Доски объявлений и форумные площадки

http://rutruba.ru/

http://www.allbeton.ru/

http://riccom.ru/

http://www.petroltrade.ru/

http://chemport.ru/

http://agrodoska.com/

http://auto.ru/

http://irr.ru/

и многие другие

Большой охват целевой аудитории, легкость в выходе на целевую аудиторию поставщиков

По сути - обычный ручной подбор поставщиков. Большие затраты времени, не все поставщики регулярно посещают такие ресурсы, потенциальных поставщиков требуется проверять

Рекламные объявления на новостных сайтах

Не требуется поиск поставщика, они сами по объявлениям приходят.

Большие финансовые затраты на размещение рекламной информации, не все поставщики смотрят на рекламу, потенциальных поставщиков требуется проверять.

Широкая почтовая e-mail рассылка

Низкие финансовые затраты. Большой охват аудитории.

Очень маленькая доля просмотренных объявлений. Большинство фильтруется почтовыми серверами.

Таким образом, при всех возможностях Интернета, заказчики все еще нуждаются в качественной автоматизации подбора поставщиков, также, как поставщики нуждаются в своих заказчиках. Есть спрос - есть предложение. На рынке появились сервисы помогающие заказчикам и поставщикам найти друг друга. К примеру: Trade.Su, Multitender, Seldon и другие системы автоматически уведомляют поставщиков о том, что заказчики собираются приобрести. У каждой системы есть свои собственные плюсы и минусы, но самые главный плюсы:

· Максимальный охват целевой аудитории

· Быстрое уведомление поставщиков о предстоящем тендере

· Высокое внимание поставщиков к запросам (не отсеиваются, как спам)

В дополнение к этому, системы предлагают свои «уникальные бонусы», например:

· услуга «проверенный поставщик»

· аналитические справки по товару/региону/контрагенту

· юридическое и информационное сопровождение сделок и другие.

Интересным фактом является то, что заказчики могут получать основные сервисные возможности бесплатно, т.к. за использование систем обычно платит поставщик (он в первую очередь заинтересован в сбыте своей продукции). Это означает, что заказчик может сэкономить значительные средства на оплату труда некоторых сотрудников отдела закупок. Впрочем, заказчик может оплатить «уникальные бонусы» и получить дополнительный сервис.

Передавая организацию закупок на аутсорс, заказчик максимально подробно описывает техническое задание и отдает его фирме, занимающейся организацией и проведением тендеров. Часто (а для государственных нужд - всегда) сторонние фирмы, занимающиеся проведением тендеров, называют «специализированными организациями» (сокращенно СО или спецорганизации). Заказчику остается только решить, заключать с победителем тендера контракт или нет (государственные заказчики не имеют возможности отказаться от заключения контракта согласно ФЗ-94).

Бизнес процесс выглядит таким образом:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Из наиболее значительных минусов можно отметить зависимость от посторонней организации. Т.е. неизвестно, будет ли эффект от этих сервисов. Впрочем, СО заинтересованы (в целях сохранения отношений с заказчиками) в прозрачности процедуры проведения тендеров, поэтому на каждом этапе автоматически предоставляют заказчику полную открытую информацию, о компаниях подавших заявку. Этим добивается высокая конкуренция между поставщиками и снижается коррупционная составляющая.

Комбинирование способов закупок

Для большей минимизации рисков, можно периодически провести закупки параллельно, как с привлечением СО, так и с самостоятельным поиском поставщиков. В зависимости от экономического эффекта - принимать решение о дальнейшем способе подбора поставщиков. Это «держит в тонусе» СО, заставляя оказывать услуги качественно.

Именно таким образом, в свое время АК «АЛРОСА», Международный аэропорт "Домодедово", торговая сеть и др. выбрали в качестве основного организатора поиска поставщиков систему Trade.su; Sollers, Росатом, Группа Е4 выбрали Fabrikant; Росатом в последствии переключился на «Единую электронную торговую площадку (http://etp.roseltorg.ru/personal/atom/) государство создало систему zakupki.gov.ru. Это говорит о том, что и ведущие коммерческие предприятия страны и государство понимают важность максимально оптимизированного процесса закупок.

Следует понимать, что организация тендеров через СО обычно требует большего времени, чем прямые закупки. Т.е. такой вид закупок отлично подходит, например, для выбора поставщика материалов под планируемое производство или строительство. Но абсолютно непригоден, когда требуется срочно закупить требуемую продукцию (услуги, работы), например, устранение аварийных ситуаций, либо когда объем закупаемой продукции слишком мал и экономически невыгодно платить СО за организацию такого тендера, например, закупка небольшой партии канцелярских товаров. В этом случае, заказчик закупает необходимое собственными силами, обычно у ближайшего поставщика, которых хорошо известен. Впрочем, все большую популярность набирают тендеры в которых предметом контракта является не конкретный объем поставляемой продукции (работ/услуг), а возможность срочной поставки по заявке заказчика в течении какого-то периода (обычно такие контракты заключаются на год). Т.е. победитель тендера готов в течение года поставлять продукцию/работы/услуги по заявке заказчика по цене, отличающейся от начально-предложенной на коэффициент изменения цены.

Коэффициент может быть линейным, равным текущей официальной инфляции, либо привязан к ставке рефинансирования, либо выбран произвольно, по согласованию между заказчиком и поставщиком. В частном случае, цена не меняется в течение всего срока действия контракта. Т.е. поставщик обязан поставлять в любое время товар по начальной цене независимо от текущей экономической ситуации. Гарантиями в данном случае обычно являются крупные штрафные санкции к поставщику, отказавшемуся от своих обязательств.

Этим заказчик решает сразу 2, казалось бы, несовместимые, проблемы:

· Максимально быстрый поиск поставщика

· Максимально выгодная цена контракта

Безусловно, возможно существует какой-либо поставщик, предлагающий более низкую цену, но его поиски займут дополнительное время, что недопустимо для данного случая.

2. Обоснование необходимости проведения ТЗП

2.1 Ожидаемый экономический эффект от проведения ТЗП

По данным независимых торговых площадок, более 95% торгов завершаются снижением цены более чем на 5%, а среднее снижение цены закупаемой продукции/работ услуг составляет:

площадка

Средняя экономия

Количество зарегистрированных поставщиков

Система Фабрикант

15%

Более 100000

Zakupki.ru (Trade.Su)

17%

Более 300000

com.roseltorg.ru

8%

Менее 100000

Данные предоставлены, как статистикой торговых процедур, так и самими заказчиками. Такая статистика подтверждает тот факт, что чем больше конкуренция, тем большую экономию может получить заказчик.

В зависимости от вида выпускаемой продукции/оказываемых услуг/выполняемых работ затраты на производство могут значительно варьироваться. Если, например в производстве хлеба, затраты на сырье составляют около 80% от себестоимости, то строительные материалы стоят не более 60% от общей стоимости строительства или ремонта. А в проектных работах материалы и сырье стоят менее 5%. Это означает, что не для всех видов деятельности проведение тендеров на закупку материалов принесет значительный результат.

С практической точки зрения получается, что при строительстве объекта с общей плановой стоимостью 10 млн. рублей, и расходами на стройматериалы 5 млн. рублей (50%), проведением тендеров на закупку стройматериалов можно ожидать сэкономить 5-20% или 250000-1000000 рублей. Расходы на проведение одной торговой процедуры на различных площадках составляют от 0 до 20000 рублей. Таким образом, минимальный экономический эффект - 230000 рублей или 2,3% от полной стоимости объекта.

Если организация проводит большое количество закупок собственными силами, то скорее всего, в штате есть несколько сотрудников занимающихся поиском поставщиков. Следовательно, при передаче организации тендеров на аутсорс можно уменьшить численность персонала, и таким образом уменьшить, как расходы на заработную плату, так и на налоговые отчисления.

Максимальные затраты на проведение тендеров у сторонних организаций составляют 20000 рублей (данные взяты у операторов торговых площадок). Следовательно, при минимальном снижении в 5%, положительный экономический эффект можно ожидать при разовой закупке более 400000 рублей.

При закупках на меньшую сумму требуется либо уменьшать стоимость расходов на проведение тендера, либо добиваться большего снижения цены на торгах.

2.2 Связь ТЗП и планирования управлением запасами

Не зависимо от метода управления запасами на производстве, основными целями планирования являются:

· минимизация простоев

· минимизация запасов

Для достижения производства, в котором нет простоев, всегда требуется наличие определенного запаса материалов на складе. А это всегда ведет к увеличению расходов (как на закупку самих материалов, так и на организацию хранения). Для снижения этих расходов, требуется организовать систему закупок таким образом, чтобы требуемые материальные ресурсы поступали «точно в срок».

Размещено на http://www.allbest.ru/

Очевидно, что для снижения затрат на производство требуется снизить уровень максимальных запасов, что в свою очередь повышает частоту закупок, побочным положительным эффектом является снижение требования к объему страхового запаса.

Увеличение частоты закупок возможно при сокращении сроков поставки и затрат времени на организацию закупок.

Проведение ТЗП позволяет заранее подобрать поставщиков таким образом, чтобы соотношение стоимости поставляемых материалов и расходов на содержание запасов было оптимальным. Возможно, следует заключить контракт на периодическую поставку с организацией предлагающей более высокую цену, но и более оперативную поставку требуемой партии. Важно учитывать, что организация и проведение ТЗП требует дополнительных затрат времени, поэтому, точку заказа необходимо смещать на более ранний срок для минимизации рисков простоя производства.

2.3 Проблемы при проведении ТЗП

Отметив массу положительных перспектив, открываемых проведением ТЗП, нельзя не остановиться еще раз на реальных и потенциальных угрозах:

Угроза

Степень опасности

Методы борьбы

Увеличение сроков закупок

Вероятности возникновения - высокая. Сила негативного воздействия - средняя

Планировать закупки заблаговременно

Проводить тендеры только для несрочных закупок

Неизвестный поставщик

Вероятность средняя

Сила низкая

Закупать только у знакомых

Проверять поставщиков

Требовать гарантии

Специализированная организация - постороннее лицо.

Вероятности возникновения - высокая. Сила негативного воздействия - низкая

Выбирать СО с хорошей репутацией

Требовать прозрачности организации ТЗП

Периодически проверять торги

Организация ТЗП с помощью внешней организации ведет к дополнительным затратам

Вероятности возникновения - высокая. Сила негативного воздействия - низкая

По возможности, проводить тендеры собственными силами

Проводить тендеры с высоким ожидаемым экономическим эффектом

Снизить расходы за счет высвобождения персонала

Таким образом, все потенциальные угрозы можно минимизировать или вовсе избежать их. Конечно, это достигается рядом мер, которые заказчик обязан принимать.

Выводы (задачи решаемые проведением ТЗП)

Подводя итоги вышесказанному, становится очевидным тот факт, что открытые торгово-закупочные процедуры позволяют серьезным образом экономить предприятию и при этом серьезнее подойти к процессу планирования производства и запасов, а возможные риски нивелируются рядом простых, но действенных мер.

Также, следует понимать, что тендеры проводят в тех случаях, когда не требуется срочная закупка и стоимость контракта превышает 400000 рублей (хотя, в случаях беззатратного проведения, можно организовывать тендеры по стоимости и менее 400000 рублей).

Абсолютно бессмысленно проводить тендеры только в случае монопольной ситуации на рынке закупаемой продукции.

3. Введение системы проведения ТЗП на предприятии

Когда на предприятии принимается решение о дальнейших закупках на тендерной основе, встает вопрос, как организовать все мероприятия таким образом, чтобы и экономический эффект был положительным и негативных явлений не последовало.

Руководством организации утверждается регламент(положение) о проведении закупочных процедур. Каждое предприятие составляет регламент с учетом собственной специфики деятельности, при этом можно отметить ряд закономерностей справедливых для всех предприятий всех форм собственности. Этот документ в обязательном порядке должен определять:

· Организационную структуру;

· Способы закупок и порядок их определения;

· Условия применения способов закупок;

· Порядок проведения закупочных процедур;

· Критерии оценки поставщиков;

· Процесс документооборота

Регламент вводится с целью обеспечения целевого и эффективного расходования денежных средств, а также получения экономически обоснованных затрат (рыночных цен на продукцию) и предотвращения возможных злоупотреблений со стороны закупающих сотрудников предприятия.

Примеры регламентов приведены в Приложении №1

1. Организация ТЗП

Выбор вида ТЗП

Во Введении уже были отмечены те виды закупочных процедур, которые обычно используются. Рассмотрим подробнее различные варианты тендеров и критерии выбора.

Закупки для государственных нужд, регулируемые Федеральным Законом № 94 строго определяют возможности выбора заказчиков вида ТЗП. Однако такой строгий порядок давно подвергался критике в связи с несправедливостью оценки и излишним ограничениям. К примеру, запрос котировок можно проводить лишь при сумме закупок до 500 тыс. рублей. И на такую простую процедуру, как покупку автомобильного топлива (качество которого определяется по ГОСТу) часто приходится проводить аукционы (электронные). Коммерческие заказчики избавлены от таких жестких ограничений, поэтому, среди коммерческих запросов котировок можно найти закупки на сумму, в разы превышающую максимально допустимую сумму котировок в госзакупках.

Однако, стоит помнить, что чем больше сумма поставляемой продукции, тем больше в ее стоимости затраты на доставку, хранение и т.п., а следовательно, выше, как риски по исполнению контракта, так и требования к условиям поставки. Если для заказчика приобретают повышенную важность качественные характеристики, то следует воспользоваться конкурсной процедурой.

Также, следует понимать, что запрос делать предложения и в некоторых случаях запрос котировок, не являются в полном смысле офертой, а значит, заказчик не обязан заключать договор, как с победителем данного тендера, так и с любым другим участником. А при проведении конкурса и аукциона, если это явно не оговорено в условиях проводимого тендера, победитель имеет право требовать от заказчика заключить контракт на условиях победителя. А это явным образом защищает интересы поставщика.

В любом случае, заказчик обязан указать в тендерной документации:

· конкретные требования к параметрам запрашиваемых услуг (характеристикам работ, товаров)

· требованиям к потенциальным исполнителям, конкурсантам, претендующим на получение тендера;

· порядок, сроки и четкие условия проведения тендера;

Обобщим их положительные и отрицательные качества

Вид процедуры

плюсы

минусы

Применять при закупках:

Запрос котировок

Скорость

Простота запросов

Невозможно оценить качество предложений

Невозможность введения обеспечительных мер

Частые закупки на относительно небольшие суммы на простую продукцию самостоятельно являющуюся обеспечением без авансирования

Запрос предложений

Скорость

Простота запросов

Сложность сопоставления и объективной оценки предложений

Невозможность введения обеспечительных мер

Редкие закупки на относительно небольшие суммы без авансирования для составления условий предстоящих закупок

Аукцион

Объективная оценка ценовых предложении. Возможность введения обеспечительных мер

Сложность составления техзадания. Сложность технической организации

Длительной процедуры

На крупные закупки продукции с четким техническим заданием

Закупки, где требуется максимальная экономия

Конкурс

Максимальная объективная оценка

Возможность введения обеспечительных мер

Сложность составления техзадания.

Длительность

процедуры

Зависимость от субъективных взглядов членов конкурсной комиссии

На крупные закупки работ/услуг, в которых требуется не только экономия финансов, но и качественные критерии.

При проведении котировок либо запроса предложений не принято требовать с потенциальных поставщиков никаких документов, помимо заявки на участие, поскольку короткий срок проведения подобных тендеров не предоставляет возможности по сбору и составлению дополнительных документов.

Если заказчик желает получить информацию о благонадежности поставщика, отзывах, свежие выписки из реестров, данные бухгалтерского учета, то следует выбрать для проведения тендера аукцион, запрос предложений либо конкурс.

Аукцион обычно проводят после запроса предложений, т.к. когда точно определены критерии подбора поставщиков. А конкурс, в связи с редкостью и сложностью проведения данной процедуры разрешается к проведению после специальных разрешений руководства компании.

Принципы выбора вида процедуры должны быть явным образом, не допускающем двусмысленности, описана в регламенте компании.

Выбор места проведения ТЗП

Под местом проведения будем понимать место официального размещения извещения о проведении тендера. В зависимости от размера предприятия, способа проведения тендера, требований к участникам, это может быть, как официальный сайт компании, так и специализированная площадка.

Ранее уже отмечалось, что одним из важных факторов успешности тендера будет то, что о проводимой процедуре узнает максимальное число потенциальных поставщиков.

Следовательно, размещение необходимо провести таким образом, чтобы с одной стороны, обеспечить максимальное привлечение внимания к тендерам, с другой стороны, обеспечить необходимый уровень защиты коммерческой информации.

Если целиком проводить тендер на собственном сайте, то этот тендер могут просто не заметить (http://www.em-alliance.ru/orders/current/, http://www.vtb24.ru/about/tenders-and-competitions/Pages/moscow.aspx) размещая же бесконтрольно полную информацию на общественном ресурсе, есть риск потери важных коммерческих данных.

На данный момент наибольшей популярностью пользуется комбинированный способ, при котором, извещение с минимальной информацией о проводимой закупке размещается на максимальном кол-ве специализированных сайтов, а полная тендерная документация предоставляется заинтересовавшемуся поставщику по официальному запросу. Например, http://www.zakupki.ru/lot/view/17082946. Это стало также некоторой формой предквалификационного отбора.

Наибольшей популярностью пользуются такие специализированные сайты, как Trade Su, Fabrikant.ru, tenderpro.ru. На этих сайтах есть не только возможность размещения информации о закупках, но также, автоматическое уведомление потенциальных поставщиков о проводимом тендере и за отдельную плату (до 20000 рублей за процедуру) - помощь в организации всего тендера.

У каждой площадки есть свои положительные и отрицательные стороны, для выбора площадки, где будут проводиться все дальнейшие тендеры, рекомендуется первых несколько закупок провести параллельно на нескольких ресурсах, и выбор останавливать на основании практического использования.

Более того, некоторые специализированные организации, например Trade Su(Zakupki.ru), Multitender, Seldon ведут самостоятельный поиск тендеров размещаемых коммерческими заказчиками, т.к. за эту информацию готовы платить поставщики. Таким образом, можно ничего не платя получить выход на всех потенциальных поставщиков.

Впрочем, бесплатное чаще означает низкокачественное. Можно оплатить относительно небольшую сумму (1000-20000 рублей) и получить сервис:

· Гарантированное уведомление потенциальных поставщиков

· Проверка поставщиков на благонадежность

· Организация собственной торгово-закупочной электронной системы

· Полное информационно-юридическое сопровождение сделок.

По сути, имея понятный регламент и задание проводимого тендера, уведомив о нем потенциальных поставщиков, уже можно ожидать положительных результатов.

Обеспечительные гарантии поставщиков и покупателей

Вспомним, что тендеры мы решили проводить для снижения издержек, либо для получения продукции по той же цене, но с лучшим качеством. Т.е. в любом случае, качество поставляемой продукции по тендеру должно быть не хуже качества продукции закупавшейся ранее.

Цель поставщика - получить деньги по выигранному контракту, желательно с предоплатой.

Цель заказчика - получить товар (работы/услуги) по контракту, с требуемым качеством, в требуемые сроки.

Рассмотрим основные опасения и желания обеих сторон:

Опасения заказчика:

1. Товар не будет поставлен вообще

Возможные причины:

· У поставщика нет необходимого товара

· Поставщик не имеет право осуществлять поставку

Варианты снижения рисков:

· Требовать при подаче заявок на участие в тендере, предоставить доказательства наличия товара или возможности его получения в требуемые сроки (например, гарантийное письмо завода изготовителя).

· Ввести инструмент обеспечения заявки и обеспечения исполнения контракта.

· Не оплачивать до полного исполнения контракта

· Обязать предоставить правоустанавливающие документы

2. Товар не будет поставлен в срок

Возможные причины:

· У поставщика нет необходимого товара

· Поставщик не может обеспечить логистику

Варианты снижения рисков:

· Требовать при подаче заявок на участие в тендере, предоставить доказательства наличия товара или возможности его получения в требуемые сроки (например, гарантийное письмо завода изготовителя).

· Ввести инструмент обеспечения заявки и обеспечения исполнения контракта.

· Обязать сообщиться точные дату и время поставки

· Не оплачивать до полного исполнения контракта

3. Товар будет поставлен ненадлежащего качества.

Возможные причины:

· Поставщик намеренно желает обмануть заказчика

· Поставщик заблуждается относительно качества своего товара

Варианты снижения рисков:

· Подробно, не допуская двусмысленности, указывать качественные критерии оценки

· Ввести в договоре обязанности поставщика по уплате неустойки и возмещения ущерба

· Ввести инструмент обеспечения заявки и обеспечения исполнения контракта.

· Не оплачивать до полного исполнения контракта

· Объективно и жестко осуществлять приемку

Желания заказчика

1. Заплатить как можно меньше.

2. Заплатить как можно позже

3. Получить самое лучшее качество

4. Получить дополнительный сервис

5. Понести как можно меньше сопроводительных расходов.

Опасения поставщика:

1. Заказчик откажется принимать и оплачивать поставку или будет тянуть с оплатой.

Возможные причины:

· Заказчик не доволен исполнением контракта

· У заказчика не достаточно средств;

Варианты снижения рисков:

· Требовать авансирования

· Проверить собственную готовность исполнять контракт в требуемые сроки с требуемым качеством

· Требовать штрафные санкции

2. Заказчик откажется заключать контракт вообще.

Возможные причины:

· Заказчик не хотел заключать контракт, а просто «приценивался».

· У заказчика не достаточно средств;

Варианты снижения рисков:

· Требовать авансирования

· Требовать штрафные санкции

· Добиваться признания тендерной процедуры офертой

Желания поставщика:

· Максимально прозрачные условия проведения тендера и отбора победителя

· Длительное исполнение контракта

· Быстрая оплата (желательно полная предоплата)

Очевидно, что интересы заказчика и поставщика не только не совпадают, но по многим параметрам имеют прямо противоположную силу. Это означает, что обе стороны вынуждены идти на взаимный компромисс, настаивая только на самых важных требованиях на текущий момент.

Встречались различные виды мошеннических схем, при которых, как «заказчики», так и «поставщики» обманывали своих контрагентов. Поэтому, как бы ни был привлекателен контракт, следует всегда проверять все условия, чтобы не быть обманутым.

Мошенников привлекает с одной стороны возможность получить аванс и скрыться, с другой стороны, получить от поставщиков товар без аванса и скрыться, либо по аналогии с госзакупками, потребовать обеспечение заявок и скрыться с полученными деньгами. Для обеспечения безопасности поставщиков, обычно предлагают авансирование поставки, а если требовать обеспечение заявки, то можно воспользоваться программами страховании исполнении контракта, запросить рекомендации у доверенных лиц, либо предложить обеспечение заложить в банковскую ячейку.

Для обеспечения заказчиков, авансирование необходимо осуществлять только проверенных поставщиков, в проектах контрактов прописывать возможности одностороннего расторжения контракта, в условиях отбора победителя, указывать право заказчика в одностороннем порядке отказаться от заключения контракта с победителем.

3.1 Выбор поставщика

Предварительная квалификация

Итак, тендер объявлен, от потенциальных исполнителей приходят заявки на участие. Часто бывает так, что в тендере пытается принять участие потенциальный поставщик, который заведомо не сможет удовлетворить требования заказчика. Например, заказчик объявляет, что планирует приобрести (условно) 100 единиц металлических втулок, не дороже 100 рублей, и поставка должна состояться не позже, чем через 30 дней. При этом от поставщика приходит предложение о продаже 90 единиц продукции и/или пластиковых и/или по цене 110 рублей и/или поставка состоится через 40 дней. Очевидно, что поставщик не до конца понял требования заказчика, и контракт не должен получить.

Помимо технических ошибок, встречаются также заявки от потенциальных поставщиков, за которыми тянется «шлейф» негативных отзывов, сорванных поставок, попросту обманутых заказчиков. Как заказчику обезопасить себя от подобных рискованных контрактов? Для таких целей существуют методы предварительных квалификационных отборов (предквалификации). Это определенные проверочные процедуры, после которых заказчик или специализированная организация принимает решение о принципиальном согласии рассматривать предложение от данного поставщика.

Если тендер объявлен в виде запроса котировок, то предквалификацию обычно не назначают, рассматривать необходимо заявки всех участников полностью. Связано это, в первую очередь, с малыми сроками проведения подобных процедур и, жестким и четким техническим заданием (в котором сложно ошибиться).

В среднем, на оценку предложений, указанных в котировочной заявке у заказчика или спецорганизации уходит 5-10 минут, в то время, как на оценку параметров конкурсных заявок зачастую может уходить по несколько часов и дней (например, рассмотрение проектных решений, предложений по исследовательским работам и т.п.). Проверка же формального соответствия заявки поставщика на участие в тендере, а также очевидной благонадежности поставщика может уходить от 10 минут до нескольких часов. При запросе котировок участников бывает на порядок больше, чем при конкурсах (20-30 против 2-3), Это означает, что в котировках проще сначала найти наиболее выгодное предложение, а затем проверить поставщика на пригодность, в случае больших рисков, выбрать следующее предложение - наиболее выгодное из оставшихся, и так далее. Как показывает практика, менее чем в 5% случаев, требуется тщательная проверка более 30% заявок участников, подающих котировочные заявки, таким образом можно сэкономить существенное время на лишние действия, в то же время.

Но если тендер проходит в 2 этапа, т.е. конкурс или аукцион, эффективнее сначала рассмотреть заявки на участи в тендере с точки зрения формального соответствия условиям закупок, а уже затем проводить процедуру оценки фактических предложений.

Рассмотрим инструменты и методы, которые можно использовать для формальной оценки заявок.

Проще всего (и поэтому следует с этого начинать) оценить соответствие предлагаемых поставщиком условий поставки, требованиям заказчика. В государственных котировочных заявках (по ФЗ-94) поставщик просто указывает в котировочной заявке, либо заявке на участие в аукционе согласие с условиями заказчика. С одной стороны это сильно упрощает жизнь, как заказчику, так и поставщику, с другой стороны, поставщик часто формально указывает свое «согласие» на условия заказчика, это может привести к срыву исполнения контракта, т.к. поставщик не до конца разобрался в ситуации и фактически не может исполнить контракт. Конечно, это проблемы поставщика, но срыв исполнения контракта негативно сказывается и на заказчике, поэтому, следует требовать оформлять котировочную и аукционную заявку не в виде формального «согласия», а с четким указанием характеристик поставляемой продукции, условий и сроков поставки, оплаты, и расходов включенных в стоимость. Такой подход заставляет поставщиков внимательнее относиться ко всем требованиям заказчика, и соответственно, уменьшает вероятность возникновения «случайных» ошибок (см. Приложение №2)

Если в заявке потенциального поставщика не было обнаружено «случайных» ошибок, то следует перейти ко второму, более сложному этапу - проверке благонадежности поставщика. В случае, если у заказчика есть собственная служба экономической безопасности, или соответствующие услуги может оказать специализированная организация, через которую осуществляется закупка, то заказчик получит уведомление от этих служб по благонадежности потенциального поставщика. Если же таких служб нет, то можно либо нанять стороннюю компанию для проверки, либо осуществлять проверку силами сотрудников службы отдела закупок. В подавляющем большинстве случаев, требуемая информация собирается легче, чем кажется на первый взгляд. Кроме озвученных Минфином рекомендаций (письмо от 10.04.09 № 03-02-07/1-177 Такая проверка должна включать получение данных о постановке контрагента на учет в налоговой, сведений о нем из ЕГРЮЛ, использование информации о деятельности контрагента из официальных источников, а также подтверждение полномочий его представителя, т.е. копии учредительных и регистрационных документов + доверенности). Рассмотрим наиболее простые и распространенные инструменты:

А) Были ли ранее заключены и ИСПОЛНЕНЫ контракты между заказчиком и поставщиком. История собственного опыта всегда показывает отличные результаты.

Б) В случае, если опыта работы с данным поставщиком нет, то помогут официальные отзывы контрагентов потенциального поставщика. Можно потребовать от потенциальных участников указания аналогичных выполненных контрактов, положительных отзывов и т.п. Проверить предоставленные данные путем звонков контрагенту.

В) Наличие и постоянное обновление информации на официальном сайте.

Г) Отсутствие информации о поставщике в Государственном реестре недобросовестных поставщиков. http://rnp.fas.gov.ru/

Д) Наличие информации о ранее заключенных государственных и муниципальных контрактах и/или попытках участия в госзакупках http://zakupki.gov.ru/pgz/public/action/search/extended/init

З) Наличие и содержание документов в реестрах поставщиков для государственных и муниципальных нужд:

http://etp.roseltorg.ru/trade/suppliers-registry/

http://zakazrf.ru/participant/ParticipantsList.aspx

http://sberbank-ast.ru/SupplierList.aspx

http://www.etp-micex.ru/organisation/catalog/supplier/

http://rts-tender.ru/ForParticipants/ParticipantsRegistry.aspx?k=i

Ж) Наличие и содержание в поисковых системах информации по запросам:

· «<название информации/ИНН> новости»

· «<ФИО директора/учредителя> новости»

· «<название информации/ИНН> отзывы»

· «<ФИО директора/учредителя> отзывы»

· «<название информации/ИНН> суд»

· «<ФИО директора/учредителя> суд»

З) Российская бизнес-действительность диктует свои требования к организации управления предприятиями. Следует учитывать тот факт, что практически не осталось бизнесов, в составе которых только одно юрлицо или ИП. По данным таких информационных систем, как «spark-interfax.ru» или «http://vzyskanie-dolgov.ru/proverit-kompaniyu-po-inn-ili-ogrn» можно найти аффинированные юрлица всех форм собственности. По найденным новым юридическим и физическим лицам можно проверить все заново, по всем пунктам.

Большую часть информации можно получить бесплатно, главное - сопоставить все данные и понять, что поставщик не является «фирмой однодневкой», заинтересованной в краже аванса, либо вымогании денег с других участников тендера.

Если были найдены серьезные компрометирующие сведения, то заявку этого поставщика желательно отклонить. Впрочем, ряд заказчиков предпочитают заключать договоры независимо от потенциальных рисков, ориентируясь только на лучшее ценовое предложение (к примеру, сеть магазинов «Центр-Обувь»). Но при этом никогда и никому не платят аванс, автоматически отпугивая, как большинство «поставщиков» с плохой репутацией, так и многих поставщиков заботящихся о своей чистой репутации, но работающих только с предоплатой. Такая позиция оправдана, поскольку и риски минимизированы, и поставщики предлагающие премиальное качество (всегда требуют аванс), а значит - высокие цены, не приходят. Такой подход справедлив в тех случаях, когда, риски слабо влияют на деятельность компании. С другой стороны, если последствия рисковых ситуаций слишком опасны, то тактика должна быть на обеспечение максимальной безопасности. К примеру, доверять экспертизу промышленной безопасности, либо организацию системы пожаротушения следует только компаниям только с большим опытом и хорошей репутацией.

В любом случае, в тендерной документации должны быть предусмотрены права, как заказчика на отклонение поставщика, так и права поставщика на обжалование действий заказчика. Последнее следует организовать не столько в интересах поставщика, сколько для избегания возможных ошибок при отклонениях. Нечистый на руку поставщик никогда не будет жаловаться на «отклонение», поскольку в отличие от ФЗ-94, коммерческого заказчика нельзя принудить к заключению контракта с поставщиком отклоненным по «субъективным причинам». А ответственный поставщик, обжалуя отклонение, может сделать более выгодное ценовое предложение и убрать возможные коррупционные схемы в отделе закупок или в спецорганизации. Для этого следует предусмотреть возможность информирования руководства заказчика отклоненным поставщиком о жалобе. Обычно это делается, путем указания специального адреса электронной почты, доступ к которому имеет только руководство компании. Таким образом, руководство будет вникать в суть проблемы только при реальном ее существовании.

· Количественные и качественные факторы оценки предложений поставщиков

К участию в тендере допущены только достойные кандидаты. Теперь требуется определить «лучшего».

В котировочных заявках и аукционах есть единственный критерий, по которому можно оценить предложение поставщика - цена. Что же касается запроса предложений и конкурсов, то оценка заявок осуществляется не только с точки зрения лучшей цены, но и с учетом сопоставления качественных, функциональных критериев, квалификации поставщиков, сроков исполнения и гарантийных обязательств. К примеру, если проводить конкурс на закупку ремонт металлообрабатывающего станка, то можно установить следующие критерии оценки:

· Стоимость ремонта

· Срок ремонта

· Гарантийный срок

· Квалификация исполнителя и т.п.

Для каждого количественного критерия следует установить минимальные и максимальные допустимые значения, например:

Критерий

Допустимые значения

Стоимость ремонта

Не более 1000000

Срок ремонта

Не более 14 дней

Гарантийный срок

Не менее 12 мес.

При сопоставлении заявок, в показателях стоимости ремонта и срока ремонта (желательные к уменьшению), максимальный коэффициент принимают равными за 1 в заявках с минимальными значениями. А Гарантийный срок (и другие желательные к увеличению) принимают равными единице в заявках с максимальными значениями. Заявки конкурентов оценивают отношением к заявке лучших предложений

Качественные критерии определяется либо субъективным мнением конкурсной (экспертной) комиссии, либо должны быть указаны критерии оценки. Например, квалификация исполнителя может определяться так:

Количество подтвержденных исполненных аналогичных контрактов

Оценка

0

0

1-5

1

6-10

2

11-20

3

21-50

4

Более 50

5

Далее для каждого критерия определятся важность в процентном отношении, например

Страница:


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены