- изучение взаимосвязей элементов;

- использование графоаналитических методов решения.

Следует отметить возможность использования не только традиционных оперативных методов анализа и прогнозирования, но и специальных методов для многоаспектного оперативного анализа в рамках концепции информационного хранилища и формирования семейства адаптивных моделей. Система подготовки принятия решений должна ориентироваться на различные группы конечных пользователей. Так, для типовых задач должны использоваться исключительно эконометрические термины, не требующие глубоких знаний в области статистики и математики. Для глубокого аналитического исследования важна возможность применения исследовательского блока для нетрадиционных и слабоформализуемых задач.

Математические методы должны поддерживать решение задач на протяжении всего цикла управления: от планирования до выработки корректирующих воздействий. Особое внимание следует уделять планированию, управленческому учету и выработке решений на основе оценки результатов за прошедший период.

Особый статус в современных информационных системах для поддержания принятия решений в бизнесе играют информационные системы руководителя, к которой предъявляются ряд требований: она должна быть минимально требовательна к своему пользователю; должна быстро видоизменяться специалистами в связи с новыми задачами, формулируемыми высшим руководством предприятия; пользовательский интерфейс должен быть понятен без дополнительных пояснений.

Информационная система руководителя ориентирована на реализацию оперативного доступа руководителя к текущим данным, наиболее адекватно отражающим ситуацию на предприятии. Для представления высшему руководству и ответственным лицам, принимающим решения, указанная информация должна быть предварительно обработана и представлена в агрегированном виде, допускающем дополнительное оперативное уточнение.

Информационная система руководителя призвана помочь ему:

- сконцентрироваться на ключевых компонентах бизнеса, существенных с его точки зрения именно в данный момент;

- составить собственную точку зрения;

- анализировать различные стороны управленческой деятельности, (финансы, персонал, организационная структура, состояние производства и др.);

- более полно и оперативно представлять ситуацию, принимать стратегически обоснованные решения.

8.3 Информационная система управления персоналом

Рыночная экономика требует конкретизации взаимоотношений администрации (работодателя) с каждым из членов трудового коллектива независимо от формы собственности предприятия. Широкое распространение в настоящее время приобрели корпоративные формы организаций (холдинги, объединения, ассоциации).

Переход на контрактную систему организации труда связан с юридическими и психологическими проблемами и обладает организационно-техническими особенностями. Включению трудовых контрактов в практику работы кадровых служб при вхождении в рыночную экономику должна способствовать автоматизация этой деятельности. При этом обеспечиваются:

- организация работы с различной архивной информацией (приказами, контрактами, перемещениями по службе, отпусками и др.);

- гибкость документооборота в соответствии с требованиями постоянно меняющегося законодательства;

- учет сложной структуры организации;

- взаимодействие с другими службами предприятия (бухгалтерией, материально-техническим снабжением и сбытом, административным управлением);

- оперативность, четкость и простота эксплуатации.

Новые возможности технического характера (новые информационные технологии, доступность все более сложных программных и аппаратных средств) также приводят к видоизменению систем кадрового учета. К системе автоматизации учета персонала предъявляются следующие требования:

- удобные механизмы ввода и поддержания в актуальном состоянии необходимого набора кадровой информации;

- сохранение привычной модели документооборота и получение требуемой отчетности;

- обеспечение инвариантности системы к изменениям внешних условий ее функционирования;

- обеспечение взаимодействия с остальными элементами программного комплекса фирмы и архивирования накопленной информации;

- надежность системы и обеспечение защиты хранящейся в ней информации.

Поддержание кадровой информации в актуальном состоянии можно разложить на несколько самостоятельных этапов:

Первый этап. Организация первичного накопления информации в начальной стадии работы с системой. Сложности этого этапа связаны с необходимостью ввести большой объем информации за ограниченное время.

Второй этап. Организация хранения необходимой кадровой информации. Каждая организация может иметь собственное видение того, какую именно информацию нужно знать о сотрудниках. При этом основой информационной системы служит общепринятая личная карточка сотрудника.

При работе с трудовыми контрактами невозможно полностью унифицировать документы и необходимо использовать дополнительный механизм для индивидуального формирования контракта каждого из сотрудников. Следовательно, автоматизированная система кадровой службы должна хранить тексты трудовых контрактов или их фрагменты. Вместе с тем возможность формирования типовых контрактов ускоряет процесс оформления трудовых отношений и помогает корректно с юридической точки зрения составить контракт.

Третий этап. Поддержание принятого в организации цикла оформления сотрудника на работу и фиксации его деловой карьеры вплоть до увольнения. Как правило, в организации к моменту внедрения системы автоматизации кадровой деятельности уже существует определенный порядок ведения кадрового учета. Поскольку целью автоматизации является преимущественно облегчение, а не изменение работы кадровых служб, важно, чтобы система удачно вписалась в существующие или реструктурируемые технологии учета кадров.

Четвертый этап. Возможность удобного редактирования наиболее часто меняющейся информации и исключение ее двойного ввода. Успех системы у пользователей во многом определяется удобством ежедневной работы. Поэтому следует обеспечить такую организацию работы, при которой нагрузка на пользователя минимизируется.

Место системы автоматизации кадровой деятельности в общей структуре системы автоматизации управления организацией иллюстрирует рис. 8.1. Учет кадрового состава организации, отработанного времени и произведенной продукции предшествует расчету причитающегося каждому сотруднику вознаграждения и учету израсходованных на это средств. Окончательным итогом является включение соответствующих сумм в баланс предприятия. Автоматизированные рабочие места кадровой службы оснащаются специализированным комплексом программ (рис. 8.1.).



Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 8.1 АРМ кадровой службы в составе интегрированной рабочие места управленческого автоматизированной системы

Важную роль для службы работы с персоналом играет информационный аспект архивирования. В частности, актуально ведение архивов изданных документов (приказов, архивов уволившихся сотрудников, а также архивов перемещений по службе, отпусков и т.д.). Для большинства архивов возможно разбиение информации по годам.

В настоящее время на рынке программного обеспечения существует ряд систем, призванных решать вопросы автоматизации кадрового учета:

Кадры и трудовые контракты (ТОО "Паритет Софт"), Атлант-кадры (АО "Новый атлант"), система АО "Инфин", АО "Парус" и др.

Отметим также, что комплексные системы, разработанные для крупных предприятий включают подсистему "Кадры" (например, "Галактика", R/3 фирмы SAP АG и др.). Особо следует отметить современное решение фирмы SAP AG, построенное по технологии "клиент-сервер". Разработка фирмы SAP AG обладает расширенной функциональностью и использует организационно-функциональные модели предприятия.

Рассмотрим более подробнее одну из систем по управлению персоналом - систему "Кадры и трудовые контракты".

Данный программный комплекс полностью соответствует нормативным документам, определяющим порядок ведения документации кадровой службы на предприятиях различных форм собственности. С его помощью обеспечивается ведение базы данных о сотрудниках, содержащей информацию из личной карточки и сведения об условиях трудового договора (контракта) с сотрудниками.

Система работает в диалоговом режиме, предоставляет пользователю возможности быстро и качественно подготовить приказы, контракты и справки, провести их корректировку, поддерживает архивы отпусков, перемещений по службе, приказов об уволенных, ведет поиск и анализ разнообразной информации.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 10.2. Атрибуты поиска в системе "Кадры и трудовые контракты"

Она обеспечивает ведение и подготовку документов кадровой службы на малых предприятиях, акционерных обществах и на предприятиях различных форм собственности. В ней предусмотрены получение и визуализация следующих выходных форм:

- личной карточки;

- приказов о зачислении на временную, постоянную работу или по совместительству;

- приказов о внутреннем и внешнем переводе:

- приказов об увольнении по различным причинам с занесением в архив уволенных;

- приказов о предоставлении отпусков (очередных, административных, декретных, учебных);

- приказа об отзыве из отпуска;

- приказов об объявлении благодарностей и взысканий, премировании;

- штатного расписания по подразделениям и всей организации;

- справки с места работы и др.

Базовая версия системы обеспечивает выбор группы сотрудников по запросам, содержащим атрибуты (рис. 8.2.).

Система обеспечивает быструю настройку и модификацию на все необходимые формы отчетности и дополнительные запросы пользователя (условия поиска) без участия разработчиков.

Вся информация о сотруднике разбита на группы по функциональной направленности ее сведений:

- основные сведения о сотруднике;

- сведения о выполняемой работе;

- сведения о квалификации;

- сведения личного характера;

- сведения о трудовых контрактах с данным сотрудником;

- сведения о родственниках;

- дополнительные сведения.

В системе предусмотрено создание резервных копий файлов баз данных, содержащих информацию о кадрах предприятия. Система автоматически создает архивную копию информации прошлых лет и при необходимости обеспечивает доступ к этим данным.

9. Информационные системы и технологии в торговле

9.1 Особенности торгового предприятия. Документооборот в торговле

Торговля - один из наиболее интенсивно развивающихся секторов приложения информационных технологий. Однако в силу различных причин автоматизация здесь происходить относительно медленно. Во-первых, торговля более консервативна в восприятии информационных технологий, чем многие другие сферы экономики. Во-вторых, стартовые условия автоматизации в торговле были менее благоприятны. В-третьих, объективные потребности в автоматизации складывались постепенно, в том числе с интеграцией торговых предприятий и осознанием того, что автоматизация является стратегическим фактором конкуренции.

Особенности автоматизации в торговле обусловлены в первую очередь, структурными особенностями торговых предприятий (фирм).

Организационно торговое предприятие (фирма) состоит из следующих основных групп подразделений:

- административных подразделений (менеджеров, кадровой и юридической служб, маркетинга);

- торговых отделов;

- центрального склада (складов);

- бухгалтерии;

- технических служб.

Основные структурные подразделения торгового предприятия (торговые отделы и центральный склад) имеют достаточно однородную структуру:

- отдел, как правило, состоит из секций;

- отдел возглавляет заведующий, в функции которого входят организационно-технические вопросы (расстановки кадров, формирования рабочих графиков, текущей коммерческой политики, взаимосвязи с поставщиками и др.);

- основной задачей является формирование ассортимента, обеспечивающего выполнение товарного плана (плана прибыли);

- товаровед отдела непосредственно подготавливает и реализует контакты с поставщиками, анализирует информационные и рекламные материалы на выпускаемую или готовящуюся к выпуску продукцию по направлению отдела, ведет оформление договоров, анализирует предложения частных лиц о продаже товаров по договорным ценам;

- секции отделов являются автономными в отношении материальной ответственности подразделений; они обеспечивают прием, реализацию товаров, учет товаров и денежных средств от реализации, кассовых аппаратов, рекламу изделий непосредственно в отделах; периодически подготавливают товарные отчеты для бухгалтерии;

- отделы могут реализовывать товар по системе мелкого опта;

- возможен отпуск товара непосредственно с центрального склада при отправке товара по бартеру или в порядке передачи в другие магазины;

- реализация товаров по договорным ценам осуществляется практически всеми отделами по закрепленной продукции.

В России отмечается возрастающий интерес к распространению информации о товарах через информационные каналы, в т.ч. через Интернет, использование интерактивных банковских услуг для оплаты товаров.

Административные подразделения ориентированы на управление фирмой, реализацию кадровой политики, выработку стратегии и корректировку задач тактического управления. Бухгалтерия выполняет традиционные функции учета: по подразделениям, товарам, поставщикам, группам клиентов, а также по регионам (если фирма работает на региональных рынках). Технические подразделения ориентированы на поддержку бизнеса.

Основными внешними связями торгового предприятия (фирмы) являются связи с поставщиками, покупателями и смежниками. Кроме того, в деятельности предприятия могут возникать и разовые связи.

Взаимосвязи с юридическими лицами регламентируются договорами и счетами на оплату товаров. Оплата товаров частными лицами осуществляется через кассовые операции или оплату через почтовые отправления.

Структура соответствующих информационных потоков и содержание информации в них регламентированы типовыми и внутренними инструкциями. Финансовые документы проходят через бухгалтерию. Оформление договоров осуществляется централизованно или в отделах по унифицированным типовым договорам.

Типовые договоры оформляются централизованно товароведами коммерческой службы или склада при автоматизации информационных потоков. Для учета поставщиков и покупателей целесообразно ведение единой базы данных по ним с накоплением информации на складе (в отделе) и в бухгалтерии.

Общие информационные потоки не отличаются от других групп предприятий (входящие и исходящие (нормативные, информационные, запросные и т.д.), а также внутренние документы).

Торговые отделы, как правило, являются относительно независимыми с точки зрения товарной политики подразделениями предприятия. Основой управления торговой деятельностью отделов являются возможность и заинтересованность отделов в поиске поставщиков и улучшении качества и форм обслуживания покупателей. Непосредственные предложения покупателей и поставщиков формируют товарный ассортимент и обеспечивают рост товарооборота отдела.

Анализ функциональных особенностей деятельности отделов и документопотоков свидетельствует об однородности основных функциональных компонентов. Основные особенности определяются не предметом, а формой торговли. При этом можно выделить следующие основные типы торговой деятельности:

- торговля товарами, поступившими на условиях обязательной оплаты;

- торговля комиссионной продукцией;

- торговля по договорным ценам;

- мелкооптовая торговля;

- торговля по схеме "Товары - почтой";

- бартерный обмен товарами для расширения ассортимента;

- организация торговли смежными товарами;

- торговля информацией и перераспределение товаров в пределах некоторого "пула" предприятий и организаций торговли, включая обменные операции по бартеру;

- выездная торговля.

К основным видам документов торгового предприятия относятся:

- договоры на поставку продукции (типовая форма договора включает в себя юридические и почтовые адреса сторон, реквизиты и форму отгрузки, перечень и телефоны ответственных лиц, формы связи, а также перечень, объем поставок и отпускную цену);

- договоры комиссии (предусматривающие условия оплаты по мере реализации продукции, корректировку цены, сроки реализации и условия отгрузки товара, оплаты за дополнительное хранение). Принципиальным отличием комиссионной торговли является учет товара "за балансом" до момента реализации;

- накладные, поступающие при перемещении товара со склада или другого подразделения; накладные на отпуск товара содержат данные о наименовании, учетном номере товара или штрихкоде (если таковой имеется), отпущенном в отдел количестве, стандарте упаковки, стоимости товара по розничной цене с учетом установленной на него накидки;

- акт о переоценке (списании) товара;

- карточки наличия поступлений и реализации товаров в отделе;

- акт учета (периодически по сумме товаров);

- счет на поставку товара по мелкому опту;

- счет-фактура на поставку (получение) товара;

- товарный отчет (составляемый в регламентированные периоды каждым подразделением, обладающим коллективной материальной ответственностью).

Товарный отчет содержит: данные о номерах документов строгой отчетности (накладных, счетов, актов) за отчетный период и итоговых суммах по каждому документу с разбивкой на типы поступлений и затрат в соответствии с принятой для предприятия классификацией проводок по бухгалтерским счетам, данные кассовой отчетности за этот период, а также сведения о наличии товарных остатков на начало периода, итог поступлений в подразделение, данные о передаче товаров в другие подразделения, кассовые отчеты и перечисления по счетам, что позволяет сформировать баланс подразделения на момент отчета.

В рамках управленческого учета подготавливаются необходимые отчеты (справки):

- о текущем балансе;

- о заказанном товаре и условиях поставки;

- об остатках товара на складе;

- об остатках товара и его поступлениях в отдел за текущий период (с разбивкой по типам товара);

- о финансовом положении отдела (реализации, субсчете, поступлении средств по мелкому опту) и прогнозе на ближайший период исходя из заключенных договоров и тенденций реализации.

Бухгалтерия торгового предприятия обеспечивает учет:

- поступления и реализации товаров;

- поступления и реализации комиссионных товаров (забалансовый учет);

- кассовых операций;

- кредитных, расчетных операций и финансирования;

- расчетных операций с покупателями и поставщиками;

- заработной платы;

- основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, хозяйственных материалов;

- фондов, резервов, кредитов и финансирования;

- составление сводного баланса (Главная книга), а также проведение управленческого учета.

Следует отметить, что совершенствование организации документопотоков происходит постепенно путем перехода от бумажных носителей через смешанные документопотоки к безбумажным технологиям. В частности, для безбумажного учета перспективным является использование штрихкодирования.

При формировании автоматизированной информационной системы торгового предприятия в качестве типовых можно выделить следующие автоматизированные рабочие места (АРМ):

- формирования договоров на поставку продукции (АРМ "Договор");

- учета поступлений, хранения, распределения и реализации товарной продукции (АРМ "Товарооборот");

- мелкооптовой (оптовой) торговли и бартерного обмена (АРМ "Опт");

- бухгалтерского учета (АРМ "Бухгалтерия");

- автоматизации розничной торговли и кассовых операций на основе штрихового кодирования (АРМ "Секция");

- работы с персоналом (АРМ "Кадры");

- юридической службы (АРМ "Юрист");

- рекламы, маркетинговых и аналитических исследований. анализа коммерческой деятельности (АРМ "Аналитик").

Основное внимание далее сосредоточено на АРМ "Товарооборот" и "Секция", так как другие подсистемы имеют типовые структуру и функции.

9.2 Автоматизация учета и обработки информации торгового предприятия

Основой для торгового предприятия служит движение товаров и денег. Поэтому автоматизация торговой деятельности предусматривает многовариантность организации закупок и торговых схем, гибкую и прозрачную схему складского и секционного учета, многокассовый, многобанковский учет денежных средств и контроль взаиморасчетов с поставщиками и покупателями.

В основу большинства автоматизированных информационных систем для торгового предприятия положены схемы документооборота и основные принципы, аналогичные описанным выше.

При разработке автоматизированных информационных систем и технологий для торговых предприятий следует учитывать факторы, вытекающие из общей схемы документооборота для складской деятельности:

- товар может иметь несколько независимых единиц измерения, например количество товара, количество упаковок, вес, стоимость;

- товар может оцениваться в различных валютах;

- товар может иметь несколько цен в зависимости от объемов и группы покупателей и поставщиков, а также состояния товара в процессе его хранения и реализуемости на рынке;

- товар может иметь различный статус, например статус резервирования.

Особое значение имеет взаимосвязь с подсистемами торговых секций (напрямую или через внутренний склад последних), бухгалтерией и представлением аналитической и управленческой отчетности, В частности, анализ функционирования склада предусматривает получение полной картины о состоянии складов, магазинов и прочих подразделений предприятия, о закупках и продажах с формированием любых отчетных документов в разрезах:

- поставок с аналитикой по подразделениям, поставщикам, товарам или группам товаров, проведением взаимозачетов, получением общего свода по поставщикам;

- продаж по различным видам торговой деятельности с анализом по поставщикам, подразделениям, покупателям и товарам:

- загрузок складов товаром на любой день в ценах остатков или продаж в различных единицах измерения товара;

- переоценок, возвратов, перемещений по поставщику, покупателю, товару или подразделению;

- транспортных расходов.

Основой для автоматизации торгового зала может служить внедрение штрихкодов в качестве стандарта деятельности предприятия.

Многие торговые прдприятия оснащают торговые залы интеллектуальным оборудованием: электронными кассовыми аппаратами и системами кассового обслуживания, что дает возможность: вести внутрисекционный учет, осуществлять обмен данными со складом и бухгалтерией, а также осуществлять оперативный внутрифирменный менеджмент. При этом автоматизируется: получение товарных отчетов, создается возможность редактирования и ввода дополнительной информации, проведения групповой обработки операций, а также представления справок в различных разрезах в пределах внутрисекционного учета (складов, материально ответственных лиц и т.д.).

Особую роль при автоматизации торгового зала играют штриховые коды. В России широкое их использование только начинается. На Западе это является стандартом. На упаковке всех товаров западного производства присутствует блок штриховых линий (штрихкод), а также набор цифр, которые идентифицируют и характеризуют страну-производителя, предприятие производителя (поставщика), тип товара и его персональную маркировку. Соответствующие международные стандарты дают возможность использовать штрихкоды по всему миру.

Для использования штрихкодов необходимо специальное оборудование: сканеры и принтеры штрихкодов, устройства связи с электронными кассовыми аппаратами и сами аппараты. Ряд комплексных решений предлагают фирмы "Мета", "Интеллект-Сервис" и "Парус", а также зарубежные фирмы. Основными характеристиками автоматизированных систем обслуживания штрихкодов являются:

- обслуживание общим центральным компьютером нескольких электронных кассовых аппаратов;

- работа со сканерами и принтерами штрихкодов и электронными весами;

- специально оборудованные рабочие места для персонала магазина, занимающегося учетом;

- автоматический поиск названия и стоимости товара по его коду, введенному с использованием сканера штрихкода или кассового аппарата;

- возможность просмотра и обновления ассортимента без остановки работы кассира;

- автоматический учет всех кассовых операций и возможность оперативного просмотра учетной информации без остановки работы кассы;

- автоматическое формирование кассовых отчетов в финансовом, количественном разрезах и по материально ответственным лицам;

- настройка и управление кассовым аппаратом с любого рабочего места (пробивка чека, продажа/возврат товара, вывод кассовых отчетов и т.п.).

Интеллектуальные кассовые аппараты могут быть снабжены внешним устройством, подключаемым к аппарату для обслуживания пластиковых карточек. Для массовых покупок широкое распространение приобретают микропроцессорные карточки с применением технологии "электронный кошелек".

"Электронный кошелек" особенно популярен для реализации безналичных платежей за повседневные мелкие покупки (продукты питания, автоматические киоски, книги и т.п.). Этот рынок, мало охваченный платежными карточками, составляет большую часть всего товарооборота.

Данный тип карточек характерен и для стран со слаборазвитыми телекоммуникациями: карточки использовались в Южной Африке, Португалии. В настоящее время система "электронных кошельков" успешно развивается в Великобритании для оплаты в магазинах розничной торговли, в частности предусмотрена возможность пополнения средств на карточке через банкомат или через специальный интеллектуальный терминал. Снятие денег с карточки в магазинах производится в терминалах размером с записную книжку, получивших название "электронный бумажник". Затем эти "электронные деньги" с терминалов электронным путем пересылаются в банк. При этом используется модифицированное традиционное оборудование точек оплаты (POS - point of sale).

В Западной Европе наиболее успешно системы "электронных кошельков" функционируют в Бельгии и Дании. Бельгийская система Proton запущена в студенческих городках с численностью населения 50 - 80 тыс. чел. Она отличается следующим:

- предназначена для осуществления мелких покупок с использованием специально разработанных терминалов и торговых автоматов;

- использует микропроцессорные карточки с шифрованием;

- применяет банкоматы для пополнения "кошелька" и выдачи денег;

- обеспечивает анонимность средств на карточке;

- осуществляется шифрование транзакций при их передаче по линиям связи;

- системные ключи хранятся во встроенных в терминалы и автоматы модулях безопасности;

- обработка транзакций ежесуточная.

Использование перспективных систем безналичных платежей открывает новые возможности для расширения услуг клиентам торговли, что влияет и на показатели эффективности предпринимательской деятельности.

Следует отметить, что автоматизация торговли вступила в новую фазу. Крупные торговые предприятия набрали достаточный потенциал для заказа комплексных проектов и внедрения интегрированных технологий.

10. Электронный офис

10.1 Информационные модели электронного офиса

Человек в производственном процессе все активнее отодвигается от механических рутинных операций в сторону управляющих. Меняется рабочее место человека, в электронном офисе он окружается разнообразными средствами информатизации с новыми возможностями: интерактивный телевизор (или телекомпьютер), цифровые устройства воспроизводящие сложнейшие чертежи и модели продукции, стереозвуковые аппараты, аудиовидеокомпьютер на основе "мультимедиа", мобильный телефон и электронный дневник (календарь) и т.д. Электронная форма данных изменяет характер деятельности человека во всех областях жизни.

Развитие возможностей информатизации создает материальную базу для новых преобразований производственных отношений, определяя переход от традиционных способов производства к гуманным и экологически чистым автоматизированным и автоматическим (безлюдным) производствам.

Термин "офис" означает место, где совершается служба или деловые операции. Офис является рабочим местом людей, облеченных доверием и властью.

Традиционно организация документооборота и работа канцелярии стали главными функциями офиса. По мнению Ч. Вильсона, бывшего президента фирмы Дженерал Моторс, "ни одного действия по производству и распределению готовой продукции не осуществляется в наш современный век без того, чтобы не переместилась какая-то бумажка".

Но "перемещение бумажек" определяют потоки информации, зафиксированной на бумажных носителях и необходимой при подготовке информации для принятия управленческих решений.

Эффективность управления, определяющая в целом результативность бизнеса, достигается с помощью многих средств, в т.ч. и вследствие качественных решений и эффективной обратной связи при их выполнении. Но базой качественных решений является качественная информация, получение которой сложна даже на современных предприятиях. Поэтому главным условием повышения эффективности управления является автоматизация рабочих мест сотрудников офиса с целью более качественного обеспечения их информацией.

Границы и направления автоматизированной обработки информации в офисе во многом зависит от модели его функционирования.

Различают три модели офиса: информационную, коммуникационную и системную.

Модель офиса как информационной системы исходит из того, что информационный процесс включает в себя четыре вида деятельности: генерирование информации, ее хранение, распространение и восприятие. Начало информационного процесса - генерирование информации (информационных документов), окончание - восприятие, интерпретация и связанные с этим восприятием действия. Информация теряет смысл, если нет цикла интерпретации. Эти два процесса (генерирование и интерпретация) вызывают изменение и переработку информации. Передача в пространстве и во времени не должна менять содержания информации и предписанных информацией действий. Генерирование и интерпретация информации содержат творческую, слабоалгоритмизируемую и формализуемую функцию и выполняются с участием человека, его разума и именно поэтому не могут быть полностью автоматическими.

Модель офиса как сложной системы социальных коммуникаций состоит из многих процессов коммуникации. В коммуникации участвуют два основных компонента - источник сообщения и приемник сообщения, связанные между собою прямым и обратным влиянием. Данная модель подчеркивает, что главный компонент офиса - человек. Суть коммуникационных процессов - взаимоотношения между людьми при обработке информационных документов. Сам же офис есть сложная иерархия рассматриваемых информационных и коммуникационных процессов.

Коммуникации между людьми делятся на вербальные, выражаемые словами (устная речь и письменный текст), и невербальные ("жесты, мимика, интонация), не выражаемые словами.

Почти половина внутриофисных коммуникаций имеют невербальный характер. Это означает, что рассматриваемые коммуникации не могут быть автоматическими.

Следовательно, поскольку текст не полностью выражает передаваемое сообщение, то исключение человека из коммуникаций личного неформального общения искажает смысл текста и неизбежно приводит к увеличению объема вербальных сообщений (если требуется повысить информативность текста).

В модели офиса как социотехнической системы рассматриваются два контура офиса - социальный и технический - и устанавливаются "отношения" между ними, а также особенно внутри социального контура.

Игнорирование социотехнических особенностей офиса неизбежно ведет к увеличению объемов обрабатываемых документов и потере эффективности.

Работники офисов часто воспринимают автоматизацию как угрозу собственной работе. Но, как показала практика суть офисной автоматизации заключается не в сокращении числа работающих, а в улучшении качества управления и управляющих решений за счет более полного и своевременного информирования сотрудников офиса и построения надлежащей коммуникации. Понимание автоматизации в таком контексте приводит в целом не к сокращению, а в ряде компаний - даже к увеличению численности сотрудников офиса. Но при этом сам офис преобразовывается в новое управленческое подразделение со значительно большим объемом работ и более эффективным влиянием на деятельность предприятия.

10.2 Информационные потоки в электронном офисе

В электронном офисе разнообразные технические средства обеспечивают прием и выдачу трех основных видов информации: речи, данных, изображений в статике и динамике. Следовательно, человек может максимально использовать все свои чувства восприятия (слух, осязание, зрение), ощущая тактильные и механические воздействия (когда идет работа в виртуальном киберпространстве).

Развитые информационные потоки обеспечивают возможность организации не только электронных диалогов, но и полилога, т.е. широкого обмена информацией с несколькими источниками или партнерами.

Интертекст - взаимодействие между текстами - приводит к возникают новых идей и образов, поскольку сопоставление усиливает информационную выразительность текста и обнажает противоречия. Компьютер как компонент информационных сетей становится важнейшей составной частью глобального полилога, нового динамизированного способа объединения множественных разнородных потоков информации.

Информатизация обеспечивает интеграцию профессиональной и информационной деятельности, а также коренное изменение профессионального стиля работы. Постановка задачи в диалоговом режиме и ее немедленное информационное обеспечение позволяет резко сократить время решения задачи, создать обратную связь, получить возможность оценивать результаты и изменять условия решения задачи в процессе взаимодействия с компьютером.

Сам компьютер в сети становится средством организации коллективной (групповой) работы. И это еще один результат построения электронного офиса: возникает невозможный ранее эффект группового взаимодействия, в т.ч. и для дистанционно распределенных партнеров.

Развитие информационной технологии и ее аппаратно-программного обеспечения создало условия эволюционного информационного насыщения рабочих мест в офисе. Усложнение и усиление динамики функционирования хозяйственных объектов экономики вызывают необходимость получения и обработки множества потоков информации из множества различных источников.

Оказалось, что особенности формальных и неформальных отношений, которые проявляются при совместной работе людей в офисе по мере развития научно-технического прогресса, не ведут к сокращению объемов информации, уменьшению разнообразия носителей информации и к сокращению числа информационных каналов.

Потеря информации в организации (предприятии) - это потеря эффективности и управления. Поэтому стратегическая цель, которая ставится при построении информационной системы, заключается в создании условий для объединения всех доступных предприятию потоков информации.

На автоматизированных рабочих местах в офисе различные виды информации (речь, изображение, текст, данные) интегрируются в информационные потоки.

Речевые сообщения возникают при вербальном общении сотрудников как внутри офиса, так и извне через телефонную сеть.

В настоящее время телефонная система связи выполняет двоякую роль в офисе: она обеспечивает речевое общение и осуществляет коммутацию ряда технических средств офиса с удаленными абонентами. В современный телефон встроены блоки памяти и управления, позволяющие развить функции записной книжки, калькулятора, часов, музыкального сопровождения, охранной сигнализации и др.

Телефоны используются в сетях с цифровыми (дискретными) или аналоговыми автоматическими телефонными станциями (АТС). В телефон может быть встроена возможность радиоприема сигналов, что позволяет подключать и использовать его без проводов, а также перемещать внутри офиса.

С развитием сотовой связи телефон приобрел мобильность.

Телефонная связь является коллективной, поэтому она сравнительно дешева, однако временами бывает недоступна из-за занятости линий связи и абонента другими абонентами. Преодоление этого неудобства обеспечивает система радио-пейджинга (от радио и английского page - страница). В этой системе телефонов есть центральная телефонная станция, куда можно позвонить с обычного или радиотелефона по многоканальному и всегда свободному номеру. Получив сообщение, диспетчер центральной станции мгновенно или в условленное время передает сообщение абоненту через сотовую пейджинговую систему связи. Все участники радиопейджинговой связи имеют миниатюрные приемники - пейджеры. Пейджер функционально представляет собой приемник УКВ-сигналов, память и дисплей.

Возможности пейджеров по мере развития этой технологии связи возрастают:

- они обеспечивают конфиденциальность передаваемых сообщений:

- принимают и накапливают в памяти не одно, а несколько сообщений;

- обеспечивают возможность передачи групповых сообщений сразу группе владельцев пейджеров.

Пейджер может быть также информационным устройством, на которое можно послать сообщение из различных информационных систем (новости, расписания, курсы валют и др.).

Бумажные документы продолжают сохранять свое значение прежде всего как материальные свидетели совершенных сделок и принимаемых решений. Нормативная ценность бумажных документов - важнейший компонент правосудия. Человеку очень удобно и привычно работать с бумажными документами. Поэтому полного вытеснения бумажных сообщений безбумажными произойдет не скоро.

Помимо вышерассмотренных к информационным сообщениям и каналам передачи данных относятся телетайпная и телефаксная связь, сканирование и копирование.

В электронный офис поступает множество сообщений, сотрудники офиса, в свою очередь порождают и отправляют во внешний мир свои информационные сообщения. Поэтому в офисе имеются развитые электронные средства приема-передачи потоков информации.

Компьютер в офисе становится интегрирующим устройством, которое позволяет объединить многочисленные потоки информации и провести их обработку. Компьютеры в процессе развития преобразуются в аудиовидеокомпьютеры, которые обладают способностью работать с мультимедийными средами, т.е. с информацией комплексного вида (от текста и речи до статических и динамических изображений). В этом случае в состав компьютера включается блок памяти на оптических компактных дисках.

Для завершения работы с документами в офисе может быть установлено компактное наборное и печатающее оборудование. В этом случае прямо в офисе можно получать законченную печатную продукцию - высококачественные брошюры и альбомы, книги, отчеты и т.п.

10.3 Информационные ресурсы в офисе

Одним из развитых средств, обслуживающим электронные информационные потоки является электронная почта. Электронная почта использует электронные методы подготовки, передачи и обработки полученной корреспонденции с помощью компьютеров. По мере совершенствования ее возможности развиваются от передачи коротких алфавитно-цифровых сообщений до пересылок деловых документов, графиков и таблиц, рисунков, картин и фотографий, газет и журналов, речевых сообщений в электронной форме.

Электронная почта представляет собой службу безбумажных почтовых отношений, обеспечивающая подготовку, сбор, обработку, передачу текстовых документальных сообщений по телефонным сетям и сетям передачи данных, в которые включены компьютеры.

Электронная почта, предоставляет благодаря своему быстродействию совершенно новые информационные услуги, в т.ч. услуги по проведению коллективных телеконференций. Электронные конференции организуются по различным темам на основе создания некоторых коллективных файлов общего доступа. В эти файлы участники телеконференции вносят информацию, с их точки зрения представляющую интерес для других пользователей или пользователи считывают и потребляют информацию, введенную другими пользователями. Таким образом и осуществляется распределенное во времени информационное общение между членами этого коллектива, а в рамках этого общения обсуждаются различные проблемы. Электронные конференции пригодны не только для научно-технических коммуникаций, но и для деловых, организационных совещаний.

Важной особенностью телеконференций являются их асинхронность, совершенно свободный и добровольный характер взаимодействия участников. При этом важно подчеркнуть, что телеконференции по электронной почте - это общение через написанные тексты.

Другим средством информационного обмена является система "телекс", которая позволяет подготавливать и автоматически пересылать огромные потоки информации различным абонентам. В данной системе подготовки текстов с помощью терминалов, оборудованных высококачественными дисплеями, массив передаваемой информации запоминается в памяти системы. Затем через специальную аппаратуру передачи данных подготовленный массив пересылается абоненту или принимается от него.

Важным средством обслуживания движения информационных потоков является телевидение широко используемое в качестве системы массовой информации (политической, культурной, познавательною, учебной и экономической).

Телевидение все шире входит в экономику и предпринимательство и используется для различных производственных целей, например слежения и идентификации. Оно обладает большими возможностями и огромным потенциалом развития. Следующий его этап - интерактивное телевидение на основе цифровых телевизионных технологий.

Быстроразвивающими средствами эффективного обмена информацией являются системы "телетекс" и "видеотекс". Первая предназначена для передачи актуальной информации группам пользователей и представляет собой своеобразную электронную газету или "электронный бюллетень", в которых непрерывно передаются страницы "текста" из газет, журналов, агентств и служб.

"Видеотекс" - эта информационная система, объединяющая возможности телефона, компьютера и телевизора. Посредством телефонного вызова устанавливается связь телевизора с компьютером, который подключается к телефонной сети. По меню баз данных и алгоритмам обработки этих данных пользователь дает команду (чужому компьютеру!) сформировать чужую информацию и переслать ее в память своей телеприставки. Затем эта информация высвечивается на экране телевизора и находится на нем до тех пор, пока ее не заменят на следующую.

Отметим, что по мере развития телевизор превращается в терминал компьютера.

Пользователю в системе "видеотекс" предоставляются следующие возможности:

- использовать вычислительную, а не только информационную, мощность компьютера системы "видеотекс", т.е. подобрав требуемую информацию, пользователь может решить свою задачу с помощью программы из библиотеки прикладных программ системы;

- создавать и вести свои персональные базы данных и базы знаний в системе;

- использовать электронную почту;

- определять самому область памяти и сообщать адрес этой области своим потенциальным партнерам.

В системе "видеотекс" можно также резервировать билеты на транспорт или на спортивные и культурные мероприятия, совершать покупки по видеокаталогам, совместно заниматься проектированием и иными культурными, образовательными, экономическими и предпринимательскими делами.

Одним из новейших информационных ресурсов организации дистанционного визуального группового общения, проведения совещаний, обучения является видеоконференции. Такая технология делает возможным одновременное общение множества лиц на расстоянии, позволяя не только видеть и слышать друг друга и создавать эффект присутствия в аудитории, но и одновременно передавать различные виды информации (таблицы, графики, карты, тексты, движущиеся видеоизображения), сопровождая обсуждение специальных вопросов необходимыми вычислениями с помощью компьютеров и используя информацию, хранящуюся в различных базах данных. При этом могут быть организованы специальные видеопередачи участникам конференций из мест, где происходят уникальные информационно насыщенные действия - медицинские или военные операции, физические или химические эксперименты и многое другое.

Можно отметить следующие возможности видеоконференций:

- оперативное оповещение и быстрый сбор участников;

- видеоконференции не имеют жестких ограничений на число присутствующих;

- видеоконференции могут объединять людей из совершенно различных отраслей деятельности, показывать, как решать реальные проблемы, выходящие за рамки одной науки.

Следует отметить интегрирующий характер информационных средств видеоконференции: видеоконференции, по существу, представляют собой интегральный набор информационных услуг, обеспечивающий направленное переключение (коммутацию) участников с одновременной передачей и обработкой для них интегральных потоков речевой, текстовой, графической и видеоинформации.

Для проведения видеоконференций оборудуется специальный зал, где размещается телевизионная и акустическая аппаратура. компьютерная техника и подводятся линии связи. В этом же помещении обычно устанавливается большой электронный экран.

Отметим, что в процессе информационной интеграции происходит объединение технологий видеоконференций с технологией мультимедиа, что дает практически неограниченные возможности.

На основе технологии видеоконференций создается стратегическая методика интерактивной обучающей компьютерной среды. При этом упор в учебном процессе делается на прямое взаимодействие между обучающимся и источником информации посредством электронной киберсреды (передающей речь, данные, изображение) и последующей дискуссии с широким использованием средств видеоконференций.

11. Глобальные информационные технологии

11.1 Интернет/интранет-технологии

В настоящее время в экономике сложилась четкая стратегическая тенденция выхода фирм на мировой рынок. Причина, вызывающая необходимость такой бизнес-стратегии, заключена в двух основных особенностях современных производственных технологий:

- велики затраты на разработку новых изделий или услуг, и они окупаются только при выходе на глобальный или достаточно широкий рынок;

- обычно разрабатывается не единичный товар, а товар-программа или товар-объект, что, в свою очередь, увеличивает затраты на разработку продукции и организацию ее производства.

Такая бизнес-стратегия оказывается возможной благодаря масштабному производству и взаимной поддержке различных направлений исследований и разработок. Поэтому она наиболее успешно реализуется только в больших фирмах. Расширение деятельности организации служит базой для применения или развития новых информационных технологий. Затраты на информационные технологии значительны, их окупаемость и экономический эффект зависимы от масштаба основной деятельности фирмы.

На предыдущих этапах развития организаций преобладали централизованные решения, когда потоки информации поднимались вверх по управленческой иерархии, а затем директивные предписания опускались вниз.

В такой системе принятие решений замедлялось и часто решения становились неадекватными производственной ситуации. Расширение масштабов деятельности организации неизбежно ведет к необходимости отказа от централизованных решений в пользу децентрализации, перехода к отделениям и групповой работе.

Определенным шагом в построении соответствующей инфраструктуры были системы "клиент-сервер". Но их применение в централизованных организациях не могло решить многих проблем эффективной коммуникации и координации. WWW-система, отработанная при построении Интернет, оказалась идеальной для поддержки инфраструктуры коммуникаций и координации в деловой среде распределенного принятия решений. Напомним, что идея передачи и доступа к информации в Интернет базируется на локальных решениях, которые принимают децентрализованно саморегулируемые узлы (компоненты) системы, а не на централизованной передаче информации из "точки" создания сообщения (директив, решений). Система интранет (или внутренняя корпоративная система на основе идей Интернет) - это аналог сети WWW (World Wide Web - Всемирной паутины) на корпоративном уровне. Система интранет защищается от внешнего мира информационным межсетевым экраном - firewall (в переводе с английского буквально означает "огневая стена"). Внутри системы используются стандарты и инструменты Интернет для поддержки открытых (децентрализованных) коммуникаций, для выхода во внешний мир строится специальный "шлюз".

Интернет представляет собой глобальный информационный кооператив, не имеющий владельца и единого централизованного органа управления. Тенденция к глобализации достигает в Интернет своего завершения.

Практически все национальные, региональные и отраслевые информационные системы стремятся объединиться с Интернет. Развитие Интернет показало, что общие принципы построения этой сети можно применить для построения и других сетей, в т.ч. внутренних корпоративных информационных сетей. При этом достигается независимость таких сетей от применяемых программных комплексов и аппаратных средств, а также возможность их развития. Одновременно и эффективно решается главный вопрос развития организации: как объединить регулирование и стимулирование подразделений (подсистем) в совместном достижении поставленных целей и экономическую свободу подразделений, чтобы избежать негативные проявления конкурирующих интересов и пробудить инициативу творчества.

WWW или Web-технология изменяет интерактивные отношения людей и компьютеров. При использовании Web-технологии компьютер становится эффективным инструментом потребления актуальной для бизнеса информации. Достигнуто это за счет упрощения компьютерного интерфейса и сведения его до уровня восприятия информации обычным человеком. В основе этого решения лежит концепция гипертекста.