Эффективное функционирование налоговой системы возможно только при использовании компьютерных информационных технологий. Поэтому в органах налоговой службы создается автоматизированная информационная система, которая предназначена для автоматизации функций всех уровней налоговой службы по обеспечению сбора налогов и других обязательных платежей в бюджет и внебюджетные фонды, проведению комплексного оперативного анализа материалов по налогообложению, обеспечению органов управления и соответствующих уровней налоговых служб достоверной информацией.

Структура и состав системы управления налогообложением России соответствуют ее административно-территориальному делению. Первый и второй уровни Государственной налоговой службы осуществляют методологическое руководство и контроль за налогообложением по видам налогов. Непосредственное взаимодействие с объектами управления, т.е. налогоплательщиками (как юридическими лицами - предприятиями и организациями, так и физическими лицами - населением) осуществляет третий уровень.

Система органов Госналогслужбы осуществляет следующие функции:

- контроль за соблюдением законодательства о налогах и других платежах в бюджет;

- учет плательщиков налогов и платежей в бюджет;

- обеспечение правильности исчисления налогов и платежей и контроль за своевременностью их поступления в бюджет;

- проверка достоверности и контроль за своевременностью представления плательщиками бухгалтерской отчетности и расчетов, связанных с исчислением и уплатой налогов и платежей в бюджет;

- взаимодействие с органами исполнительной власти, правоохранительными, финансовыми и кредитными органами в части контроля за правильностью реализации и исполнения законодательства;

- наложение финансовых санкций, предусмотренных законодательством за его нарушение, и обеспечение правильности их применения;

- составление, анализ и представление в районные и городские финансовые органы сведений о фактически поступивших суммах налогов и платежей в бюджет;

- составление, анализ и представление вышестоящим государственным налоговым opганам установленной отчетности;

- ведение в установленном порядке делопроизводства и другие функции.

Для осуществления всех указанных функций в системе управления органами Госналогслужбы РФ создана автоматизированная информационная система «Налог».

АИС «Налог» представляет собой форму организационного управления органами госналогслужбы на базе новых средств и методов обработки данных, использования новых информационных технологии. Она позволяет повысить обоснованность и своевременность принимаемых решений, снизить трудоемкость и рационализировать управленческую деятельность налоговых органов путем применения экономико-математических методов, вычислительной техники и средств связи, упорядочения информационных потоков.

Цели функционирования автоматизированной информационной системы «Налог» можно сформулировать следующим образом:

- повышение эффективности функционирования системы налогообложения за счет оперативности и повышения качества принимаемых решений;

- совершенствование оперативности работы и повышение производительности труда налоговых инспекторов;

- обеспечение налоговых инспекций всех уровней полной и своевременной информацией о налоговом законодательстве;

- повышение достоверности данных по учету налогоплательщиков и эффективности контроля за соблюдением налогового законодательства;

- улучшение качества и оперативности бухгалтерского учета;

- получение данных о поступлении налогов и других платежей в бюджет;

- анализ динамики поступления сумм налогов и возможность прогноза этой динамики;

- информирование администрации различных уровней о поступлении налогов и соблюдении налогового законодательства;

сокращение объема бумажного документооборота.

На современном этапе развития экономики страны успех деятель-

ности налоговой системы России во многом зависит от эффективности функционирования АИС. Автоматизированные информационные системы реализуют соответствующие информационные технологии.

Автоматизированная информационная технология в налоговой системе - это совокупность методов, информационных процессов и программно-технических средств, обеспечивающая сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации

Структура АИС налоговой службы является многоуровневой. Вся система и каждый ее элемент обладают внутренними и внешними связями. Как любая экономическая информационная система, АИС налоговой службы состоит из функциональной и обеспечивающей частей.

Функциональная часть отражает предметную область АИС. В зависимости от функций, выполняемых налоговыми органами, в функциональной части выделяются подсистемы, состав которых для каждого уровня АИС «Налог» свой. Функциональные подсистемы состоят из комплексов задач. В комплексе задач используются различные первичные документы, на основе которых составляется ряд выходных документов. В состав каждого комплекса входят отдельные задачи. Задача характеризуется логически взаимосвязанными выходными документами, получаемыми на основе исходных данных.

Обеспечивающая часть включает информационное, техническое, программное и другие виды обеспечения, характерные для любой экономической информационной системы.

Информационное обеспечение включает набор показателей, документов, классификаторов, кодов, методов их применения в системе налоговых органов, а также информационные массивы данных на машинных носителях.

Техническое обеспечение представляет собой совокупность технических средств и средств связи, позволяющих передавать информацию между различными автоматизированными рабочими местами внутри налоговых органов, а также обмениваться информацией с другими экономическими объектами и системами.

Программное обеспечение представляет собой комплекс программных средств общего и прикладного назначения, необходимый для выполнения налоговыми органами своих функциональных задач.

К автоматизированной информационной системе налоговой службы, как к любой сложной системе такого рода, предъявляется ряд требований: достижение целей создания системы; совместимость всех элементов данной системы как в ее рамках, так и с другими системами, системность, декомпозиция и др. Эти требования предполагают возможность модернизации элементов системы, адаптацию их к меняющимся условиям; надежность в эксплуатации и достоверность информации, однократность ввода исходной информации и многофункциональное, многоплановое использование выходной информации; актуальность информации, хранящейся в базе данных.

6.2 Состав и назначение функциональной части информационной системы "Налог"

В АИС «Налог» каждый уровень управления органами госналогслужбы имеет свой состав функционального обеспечения. Рассмотри сущность и назначение функционального обеспечения для второго и третьего уровней управления.

Для второго уровня управления (налоговые службы республик, краев и областей) можно выделить следующие функциональные подсистемы: подготовка типовых отчетных форм; контрольная деятельность; методическая, ревизионная и правовая деятельность; аналитическая деятельность Государственной налоговой инспекции; внутриведомственные задачи.

Подсистема подготовки типовых отчетных форм связана с формированием сводных таблиц статистических показателей, характеризующих типовые виды деятельности ГНИ регионального уровня.

Контрольная деятельность предусматривает ведение Государственного реестра предприятий и физических лиц, а также документальная проверка предприятий.

Подсистема методической, ревизионной и правовой деятельности обеспечивает возможность работы с законодательными актами, постановлениями, указами и другими правительственными документами, а также с нормативными и методическими документами Государственной налоговой службы РФ.

Аналитическая деятельность ГНИ включает анализ динамики налоговых платежей всеми категориями налогоплательщиков, прогнозирование величины сбора отдельных видов налогов, экономический и статистический анализ хозяйственной деятельности предприятий региона, определение предприятий, подлежащих документальной проверке, анализ налогового законодательства и выработка рекомендаций по его усовершенствованию, анализ деятельности территориальных налоговых инспекции и др.

Подсистема внутриведомственные задачи включает задачи, обеспечивающие деятельность самого аппарата ГНИ.

Для третьего уровня (налоговые инспекции городов и районов) АИС «Налог» включает следующие функциональные подсистемы: регистрация предприятий; камеральная проверка; ведение лицевых карточек предприятий; анализ состояния предприятия; документальная проверка; ведение нормативно-правовой документации; обработка документов физических лиц; внутриведомственные задачи.

Подсистема регистрации предприятий включает полную информацию по всем налогоплательщикам как юридическим, так и физическим лицам.

Подсистема камеральной проверки обеспечивает контроль за правильностью и своевременностью представления плательщиками бухгалтерских отчетов и налоговых расчетов, отчетов и деклараций, исчислением и уплатой налогов и других платежей в бюджет. В этой подсистеме осуществляется проверка расчетов, увязка форм отчетности и налоговых расчетов, выдача рекомендаций для проведения документальных проверок.

Подсистема ведения лицевых карточек предприятий содержит данные о поступлении налогов в разрезе налогоплательщиков и видов налогов, контролирует своевременность уплаты налогов в бюджет, начисление пени, вычисление сальдо по расчетам, выдача справок о недоимках и переплатах по предприятиям и т.д.

В подсистеме анализа состояния предприятий определяется перечень предприятии, которые имеют нарушения в порядке и сроках представления документов, необходимых для получения данных о налогах и других платежах в бюджет и их оплате, формируется список предприятий, подлежащих документальной проверке.

Подсистема документальной проверки контролирует правильность реализации и исполнения налогоплательщиками законодательных и иных распорядительных документов, выявляет нарушения этого законодательства, определяет санкций по фактам нарушений и т.д.

Подсистема ведения нормативно-правовой документации обеспечивает возможность работы с законодательными актами, постановлениями, указами, распоряжениями и другими документами, издаваемыми Правительством РФ, Государственной налоговой службой и другими ведомствами.

Подсистему обработки документов физических лиц осуществляет контроль и управление информацией по основным видам налогов, собираемых с физических лиц. В этой подсистеме рассчитываются суммы налогов, ведутся лицевые счета, печатаются извещения о суммах начисленных налогов, составляются различные бухгалтерские отчеты.

Подсистема внутриведомственных задач включает в себя задачи, связанные с делопроизводством, кадрами, бухгалтерским учетом, материально-техническим снабжением и другими видами деятельности самого налогового органа.

6.3 Характеристика информационного обеспечения АИС «Налог»

Информационное обеспечение АИС «Налог» представляет собой информационную модель налоговых органов. Она снабжает пользователей АИС информацией, необходимой для выполнения ими своих профессиональных обязанностей путем распределенного хранения и обработки информации, накопления информации в банках данных в местах использования, предоставления пользователям автоматизированного, санкционированного доступа к информации, одноразового ее ввода и многократного, многоцелевого использования.

Информационное обеспечение АИС «Налог», как и любой другой системы такого типа, состоит из вне машинного и внутримашинного частей. Вне машинное информационное обеспечение - это совокупность системы показателей, системы классификации и кодирования информации, системы документации и документооборота, информационных потоков. Внутримашинное обеспечение - это представление данных на машинных носителях в виде массивов и баз данных и их информационных связей.

Система показателей состоит из исходных, промежуточных и результатных показателей. Они характеризуют объекты налогообложения, различные виды налогов, ставки налогов, финансовое состояние налогоплательщиков, состояние расчетов налогоплательщиков с бюджетом и т.д. Показатели содержатся в документах, являющихся наиболее распространенным носителем исходной и результатной информации. В системе налогообложения функционирует унифицированная система документации, которая отвечает определенным требованиям к форме, содержанию, порядку заполнения документов.

Документы и содержащаяся в них информация классифицируются по различным признакам. По отношению к входу и выходу различают входные (поступающие в инспекции) и выходные (исходящие из инспекции) документы. По срокам представления документы можно разделить на регламентные (для которых определен срок исполнения и представления) и нерегламентированные (исполняемые по запросам). По функциональным направлениям деятельности налоговой инспекции различают следующие документы: правовые и нормативно-справочные документы (законы, указы, постановления органов государственной власти и управления); организационно-методические документы (приказы, директивы, инструкции, методики, решения коллегий ГНС и т.д.); документы исчисления и учета поступления налогов, сборов и других платежей (лицевые счета плательщиков налогов, банковские документы, налоговые расчеты, декларации); документы по контрольной работе инспекции (бухгалтерские отчеты, балансы, акты проверок предприятий и организаций, журналы учета контрольной работы); другие виды документов.

Важной составляющей вне машинного информационного обеспечения является система классификации и кодирования. Единая система классификации и кодирования информации, на которой строится АИС «Налог», включает общероссийские, ведомственные и системные классификаторы. К системным классификаторам относятся: налогов и платежей (КНП); объектов налогообложения (КОН); налоговых льгот (КНЛ); типов льгот по налогам (КТНЛ); штрафных санкций (КШС); идентификационных номеров налогоплательщиков (ИНН); системы обозначения Государственных налоговых инспекций (СОГНИ).

Внутримашинное информационное обеспечение включает все виды специально организованной информации для восприятия, передачи и обработки техническими средствами. Такая информация представляется в виде массивов, баз данных, банков данных. Массивы и содержащиеся в них данные по степени устойчивости можно разделить на переменные и постоянные. Переменные содержат информацию, объем изменений в которой в течение года превышает 20 % годового объема. Массивы, содержащие остальную информацию, считаются постоянными (условно-постоянными). В переменных массивах содержится информация: по результатам оперативного контроля, обеспечения полноты и своевременности поступления налогов, сборов, других платежей и отчетности; по анализу и прогнозированию базы налогообложения и поступления налогов, сборов и других платежей; по результатам контрольной работы налоговых органов; по правовой практике налоговых органов и т.д.

В постоянных массивах содержатся: тексты законов, постановлений и указов Президента и Правительства РФ, постановлений местных органов власти, других правовых актов; тексты решений коллегии ГНС РФ, приказов, распоряжений и планов; тексты организационно-методических документов; классификаторы, справочники и словари, используемые в АИС «Налог»; данные Госреестра предприятий и учетные данные налогоплательщиков; нормативно-справочная информация финансового, материально-технического обеспечения, учета и движения кадров.

Основной формой организации данных для их накопления, обработки и хранения в ЭВМ являются базы данных. Различают профессиональные и информационно-справочные базы данных.

К профессиональным БД в налоговых органах относятся: базы исходных и отчетных данных по налоговым поступлениям в разрезе разделов и параграфов бюджетной классификации, бюджетов, территорий, временных периодов по регламентированным отчетным формам; базы оперативных данных по налоговым поступлениям; базы писем, прецедентов, ответов, предложений по налоговому законодательству; базы производных и интегрированных данных на основе отчетных форм; базы документов внутреннего пользования различного назначения и т.д.

К информационно-справочным относятся базы данных: по законодательным и нормативным актам по налогообложению; инструктивных и методических материалов; по общеправовым вопросам. Особенностью этих баз данных является то, что они активно используются всеми подразделениями налоговой инспекции.

7. Банковские информационные системы

7.1 Сущность и особенности банковских информационных систем

Интегрированная БИС - программно-технологический комплекс, охватывающий совокупность взаимосвязанных автоматизированных банковских задач.

БИС как сложная система обладает следующими свойствами: сложностью иерархической структуры; эмерджентностью; множественностью функциональных целей; динамичностью; многофункциональностью.

При разработке интегрированных БИС требуется учитывать факторы, влияющие на их структуру и содержание: общие характеристики банка, ближние и дальние цели и стратегические направления его развития; особенности сложившейся структуры управления; общие принципы построения банковской технологии; ожидаемая архитектура системы и состав функций, подлежащих автоматизации; объем входной и выходной информации, количество входных документов; требования к информационной безопасности.

Система управления банком, выполняя в целом функции, типичные для любых управленческих систем (планирование, учет и контроль, анализ и регулирование), обладает особенностями их распределения между элементами управленческой структуры. Эти функции неразрывно связаны между собой и носят целевой характер.

Учет и контроль в банке представлены операционным и бухгалтерским учетом, которые тесно связаны между собой, поскольку аналитический учет отражается в банковских лицевых счетах, а каждый лицевой счет связан с определенным балансом. Статистический учет позволяет собрать сведения об изменении отдельных показателей за отдельный период.

Анализ - функция управления, позволяющая распознать сложившую экономическую ситуацию как внутри так и вне банка. В крупных банках существуют два независимых отдела, один из которых обеспечивает анализ внутреннего состояния банка, а другой анализирует внешнюю среду.

Планирование подготавливает решения, обеспечивающие достижение поставленных целей.

Подготовленные на этапе планирования решения реализуются в рамках функции регулирования.

Объектом управления в банке является деятельность каждого подразделения или отдельного сотрудника, а также отдельная банковская операция, состоящая из ряда технологических этапов.

Структура управления банком может быть различной и зависит от размеров банка, числа видов оказываемых услуг, количества клиентов и операций, выполняемых банком.

Состав операций, осуществляемых банком на рынке услуг, оказывает влияние на структуру управления банком и на БИС.

Различают активные и пассивные банковские операции. К первым относятся кассовые, кредиты клиентам, кредиты другим банкам, депозиты в других банках. Ко вторым относятся: депозиты клиентов, депозиты банков, кредиты банков.

В соответствии с федеральным законом "О банках и банковской деятельности" банки могут производить следующие операции:

- привлечение денежных средств физических и юридических лиц в вклады;

- открытие и ведение банковских счетов физических и юридических лиц;

- осуществление расчетов по поручению физических и юридических лиц;

- инкассация денежных средств, векселей, платежных и расчетных документов и кассовое обслуживание физических и юридических лиц;

- купля-продажа иностранной валюты;

- привлечение во вклады и размещение драгоценных металлов;

- выдача банковских гарантий и др.

Несмотря на достаточно стабильную номенклатуру банковских услуг, их реализация в виде последовательности технологических этапов и приемов может различаться.

Анализ автоматизированных банковских систем свидетельствует об отсутствии унификации и стандартизации банковских технологий. Технологии выполнения одноименных банковских операций отличается в различных банках. Это привело к появлению на рынке АИТ программных средств обеспечивающих различную степень автоматизации банковской деятельности.

В большинстве БИС автоматизированы лишь самые основные, наиболее важные, с точки зрения разработчиков системы, задачи.

К БИС предъявляются следующие требования:

- постоянные изменения, происходящие в сфере банковской деятельности и затрагивающие юридическую форму, экономическую среду и банковские технологии, требуют от системы управления банком высокой степени адаптивности, т.е. БИС должны иметь гибкую структуру и быть открытыми системами, допускающими внесение необходимых изменений в случае каких- либо перестроек в банковской сфере;

- возможность "отката на дату" (контрольную точку) или "технологический откат" через систему обратных проводок "красное сторно". В соответствии с этим принципом при достижении исходной ситуации и ее фиксации сотрудники банка должны иметь возможность внесения изменений и возврата с автоматическим расчетом, закрытием и архивацией всех последующих дней;

- блокирования ввода платежных документов, приводящих к дебетовому сальдо, чтобы исключить таким способом пополнение картотеки №2. Если же такая ситуация не возникает и платежный документ не содержит не корректные реквизиты, банковская технология предполагает однократный ввод информации в систему и автоматическое формирование проводок по всем операциям;

- выполнения проводок и изменения лицевых счетов в реальном масштабе времени. Система должна обеспечивать постоянное изменение состояния лицевых счетов и ежедневный пересчет остатков на них с учетом дневных изменений.

При проектировании БИС следует соблюдать следующие принципы:

- комплексности работы, которые предполагает создание совокупности взаимосвязанных программных средств, автоматизирующих ряд банковских функций и организованных в виде целостной системы;

- мобильности, которая предпологает обеспечение возможности эксплуатации программного продукта в различных операционных и технических средах;

- безопасности; для этого используются система паролей, шифрование передаваемой информации, электронная подпись. Важное значение имеет также правильная организация ведения архива информационной БД.

Разработка и внедрение ПО требует от банка значительных затрат, поэтому банк заинтересован в их быстрой окупаемости (за счет снижения цены на ПО, либо затрат на обработку или за счет ускорения оборота средств банка). Одной из проблем при этом является моральное устарение БИС, обусловленное следующими причинами: устарением оборудования, базового ПО (операционной системы, СУБД, языков программирования), заложенной в БИС банковской технологии.

При разработке БИС могут быть реализованы два альтернативных решения: система разрабатывается на основе сложившейся структуры управления; разработке БИС предшествует реорганизация системы управления и ее усовершенствование.

7.2 Внутрибанковское информационное обслуживание

Структура БИС включает АРМы и программные блоки. Она зависит от ряда факторов: структуры управления; разделения функций и целей; выбранного подхода к проектированию систем и др.

В структуре БИС выделяют перемещаемые блоки, которые обеспечивают выполнение некоторых стандартных банковских технологий: обслуживание договоров (кредитного, депозитного, трастового, договора на расчетно-кассовое обслуживание и др.), обслуживание процентов по различным договорам, обслуживание штрафных процентов и др.

Перемещаемые блоки и специализированные программы образуют АРМ конкретных рабочих мест.

Работа каждого АРМ строится на основе ряда универсальных перемещаемых блоков (Договор, График выплат, Расчет нормативов банка), а также ряда специальных методическо-технологических блоков (оценка кредитоспособности клиента, прогноз свободных средств банка).

Блок "Договор" обеспечивает подготовку, ведение, учет и контроль договоров банка и его обязательств.

Блок "График выплат" позволяет провести предварительную прикидку вариантов погашения кредитов и выплат по депозитам и кредитам.

Блок "Расчет нормативов банка" обеспечивает устойчивость банковской системы. Содержащиеся в ней показатели и нормативы играют важную роль в оценке деятельности комбанка и призваны повысить в целом устойчивость и надежность всей банковской системы.

Алгоритм расчета нормативов поддерживает так называемую бухгалтерскую вертикаль. Информация платежных документов, поступающих в банк, превращается в проводки, которые в дальнейшем меняют состояние аналитических лицевых счетов. Последние меняют состояние счетов синтетического уровня, а те в свою очередь - баланс.

Особое место в БИС занимает юридическая поддержка принятия решений. В настоящее время на российском рынке имеется более 20 баз данных с правовой информацией. Среди них: "Банки и право - 2" (фирма "Право и бизнес"), "Гарант" (НПП "Гарант - Сервис"), "Консультант плюс" (Центр компьютерных разработок); ИНЭК и др.

Технологии банковских операций могут быть разделены на макро- и микротехнологии. Макротехнология определяет последовательность действий (функций) банковского сотрудника при оказании банковских услуг. Микротехнология представляет собой подробный перечень операций, которые выполняет банковский сотрудник при реализации той или иной функции.

В качестве примера банковской информационной макротехнологии можно привести макротехнологию обслуживания кредита, включающую следующие функции:

заключение договора;

выдача кредита;

погашение кредита;

закрытие кредита.

Если кредит не погашен в срок, то закрытию кредита могут предшествовать одна из двух дополнительных функций:

3.а. пролонгация договора (если стороны придут к согласию);

3.б. перевод кредита в просрочку (если стороны не придут к согласию).

Примером микротехнологии является перечень операций, выполняемых при заключении кредитного договора:

составление договора;

составление срочного обязательства;

формирование распоряжения об открытии счета и мемориального ордера на перевод средств.

7.3 Организация внешних взаимодействий банка

Увеличение числа задач и выполняемых операций обусловили расширение применения вычислительной техники в банковской системе, а компьютерные сети обеспечили выполнение коммуникационных функций и доступ к разделенным ресурсам (передачу файлов, удаленный доступ к БД, удаленный запуск задач и т.д.).

Возможны следующие виды компьютерных межперсональных коммуникаций: простые пересылки сообщений по конкретному адресу; рассылка сообщений по почтовым спискам; проведение телеконференций.

К внешней среде, с которой взаимодействует коммерческий банк относятся:

обменные пункты;

участники электронного денежного обращения (ЭДО) с использованием пластиковых карточек;

клиенты;

филиалы банка;

банки на территории России;

банки на территории СНГ;

зарубежные банки;

прочие.

Межгосударственные межбанковские взаимодействия на территории СНГ осуществляются через Центр межгосударственных расчетов ЦБ РФ, а международные расчеты через систему общества международных межбанковских финансовых коммуникаций (SWIFT - Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication).

Развитие телекоммуникационных сетей в банковском сфере привело к появлению новых услуг по взаимодействию клиента и банка: связавшись через свой персональный компьютер с компьютером банка по телефонной сети, клиент может проверить состояние своего счета и совершить с ним ряд операций (после прохождения авторизации); использование кредитных карточек (содержащих сведения о владельце и его финансовых возможностях).

Пластиковая карточка представляет собой машинный носитель информации, который может быть классифицирован по способу ее записи и хранения. Так различают магнитные карты, карты-памяти, смарт-карты и суперсмарт-карты.

Наиболее распространенными в настоящее время являются смарт-карты. Смарт-карта представляет собой микро-компьютер, который может содержать процессор, память (ПЗУ, ОЗУ) и систему ввода и вывода. Карта снабжается операционной системой и системой безопасности для защиты данных.

"Пустая" микропроцессорная карта при эмиссии изначально содержит в ПЗУ тип карты (банковская или клиентская (торговая)), уникальный идентификатор, код элемента и операционную систему.

Смарт-карта изобретена Р.Морено для повышения защиты еще в середине 70-х годов, но только в 1985 г. во Франции (сейчас лидер в использовании СК) была принято решение об использовании СК и лишь в 1992 г. началось широкое оснащение карточек процессором.

Такую карточку трудно подделать и невозможно скопировать.

Схема выполнения расчетов через смарт-карту следующая.

Деньги с лицевого счета клиента переносятся на СК и одновременно отражается на специальном накопительно-распределительном счете. Далее расплачивается ею, проходит авторизацию на месте расчетов. После проверки по стоп-листу (операция осуществляется терминалом автоматически) происходит обработка в режиме off-line и средства переносятся с карты покупателя на карту магазина (в системе UEPS) либо с карты покупателя (выдает банк) записываются в торговый терминал, который затем инкассируется. Данные одновременно отражаются на журнальной ленте и чеке. Чек передается покупателю. Проводка содержит код банка владельца, номер его лицевого счета, идентификатор магазина, дату, время и сумму проводки. Из магазина осуществляется телекоммуникационная пересылка транзакции в банк, где по ней происходит списание денег с накопительно-распределительного счета на расчетный счет магазина.

Технология смарт-карт обеспечивает высокую степень автоматизации и информационного обслуживания всех участников расчетов.

Развивающейся формой телекоммуникационных действий банков и клиентов является система SWIFT, основанная группой из 250 банков Европы и Северной Америки в 1973 г. По Дику В.В. к 1996 г. число финансовый учреждений использующих услугами SWIFT составило около 4000, из 80 стран-членов и около 100 стран-участников. Число транзакций в сутки составляет 2,0 млн. и более. Объем транзакций при односторонней передаче составляет 325 байт (при двухсторонней 650 байт). Время доставки сообщения по SWIFT - 20 мин. (за дополнительную плату можно снизить до 1-5 мин.). Аналогичная передача по телефону занимает 90 мин.

SWIFT обеспечивает: единую технологию обработки информации; надежность и защиту передачи данных; быстроту передачи сообщений; сокращение ошибок и потерь; надежный дистанционный контакт между клиентами; сокращение операционных расходов.

По системе SWIFT представляются следующие виды услуг:

телеграфные переводы клиентов и банков;

передачу извещения о получении переводов;

обмен валюты;

запросы и извещения о займах и вкладах;

долгосрочные займы и вклады;

платежи %;

подтверждение дебита и кредита;

выписка со счета.

Все платежные документы в SWIFT стандартизированы. Выделено 7 категорий сообщений, включающих более 70 их типов. При круглосуточной работе 20% всех сделок в SWIFT осуществляется без вмешательства оператора.

В настоящее время SWIFT переводится в модернизированную схему SWIFT-2. Вся система SWIFT управляется одной из 4 ЭВМ, установленных в США (2 шт.) и Голландии (2 шт.); три машины используются в "горячем" режиме. Россия имеет 4 канала выхода в SWIFT (два через Германию, два через Бельгию) хотя достаточно одного (три в "горячем" резерве). Срок хранения информации - 4 мес.

8. Информационные технологии управления предприятием

8.1 Системы управления электронным документооборотом

Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством.

На территории Российской Федерации понятие документирования регламентируется законом "Об информации, информатизации и защите информации", принятым Государственной Думой 25 января 1995 года.

Во-первых, документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

Во-вторых, документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В третьих, юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

В четвертых, право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации.

Таким образом, цель документирования - придание информации юридической силы.

Все предприятия обязаны представлять документированную информацию государственным органам. Перечень документированной информации, представляемой в обязательном порядке, утверждает Правительство Российской Федерации.

Учет и хранение могут осуществлять собственник информации, владелец информации, назначенный собственником, любое юридическое или физическое лицо, заключившее с собственником или владельцем договор о хранении информации. Регистрация и учет информационных ресурсов осуществляется Комитетом при Президенте Российской Федерации по политике информатизации

Делопроизводство и документооборот - основные процессы, обеспечивающие информацией лиц, принимающих решения, для реализации возложенных на них функций управления. Целью создания электронного документооборота и делопроизводства является обеспечение оптимизации решения задач документационного и информационного обеспечения управленческой деятельности. Такие задачи могут быть решены благодаря созданию базы информационной поддержки (нормативно-правовой и законодательной) принятия управленческих решений, принятия единых принципов регистрации и учета документов.

Система электронного документооборота и делопроизводства на предприятии должна поддерживать возможности: создания проектов документов и их согласования, электронной рассылки документов, регистрации документов, учета служебной корреспонденции, поиска необходимых документов, контроля исполнения распоряжений.

Делопроизводство на предприятиях зависит от различных факторов (размеров предприятия, направления бизнеса и традиций и др.). Однако методология ведения делопроизводства в основном одинаково. В основе делопроизводства лежит понятие структуры информационного обмена - документопоток .

Для любого предприятия можно выделить входящие, внутренние и исходящие потоки документов.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри предприятия, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютерных технологий в управленческой деятельности для хранения, поиска, обработки и передачи информации.

Использование сетей и средств электронной почты позволяет пересылать документы из одного подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа. Упрощается хранение, контроль, поиск и архивирование документов.

Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:

- интеграции процессов документарного обеспечения управления предприятием в рамках единой информационной системы;

- повышения информированности аппарата управления (увеличение объемов информационного хранения, централизованная обработка информации, уменьшение времени поиска документов и подготовки отчетов и докладов, повышение полноты и достоверности отчетов);

- уменьшения стоимости документационного обеспечения управления за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;

- уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

- создания качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

СУЭД должна соответствовать существующей информационно-организационной структуре предприятия и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

СУЭД включает, как правило, три подсистемы: "Электронный архив", "Ввод стандартных форм документов" и "Делопроизводство".

Подсистема "Электронный архив" предназначена для:

- оперативного и потокового ввода документов, полученных из бумажных документов путем сканирования и распознавания;

- оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;

- передачи электронных документов в подсистему "Делопроизводство";

- реквизитного и полнотекстового индексирования документов;

- хранения электронных документов, их поисковых образов и индексов;

- адресации оригиналов документов в бумажном архиве;

- поиска и извлечения документов из электронного архива;

- вывода документа из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде.

Подсистема "Ввод стандартных форм документов" обеспечивает:

- проектирование представления стандартных форм документов для их последующего ввода;

- потоковый ввод стандартных форм документов в подсистему "Электронный архив".

Подсистема "Делопроизводство" обеспечивает:

- создание электронных документов;

- ведение версий документов и их авторства;

- электронное визирование документов (электронная подпись);

- связывание документов в логические группы;

- организацию потока работ с документами: задание маршрута движения документов и условий осуществления работ с ними;

- вывод документа из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде;

- допуск к документам и разрешенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей;

- протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;

- управление маршрутами движения документов;

- контроль местонахождения документа и состояния его исполнения;

- передачу и извлечение документов в/из подсистемы "Электронный архив".

Возможный состав программных инструментальных и технологических средств, ориентированных на управление документами и документооборотом, а также средств реализации процедур работы с документами может быть представлен следующим набором:

- средства для ввода бумажных документов и распознавания образов;

- средства для создания электронных документов;

- средства для организации и работы с электронным архивом:

- технологические средства, ориентированные на управление документооборотом;

- технологические средства, ориентированные на управление документами;

- инструментальные средства разработки приложений, реализующих специфические функции и технологии работы с документами.

Программные пакеты, ориентированные на управление документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции с приложениями, реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на предприятии.

Формой (или формами) называют документы. имеющие стандартное расположение постоянной части (линии, изображения, текст и другие элементы документа, не зависящие от текста заполнения и присутствующие на исходном бланке или в исходном компьютерном представлении).

Формы могут быть типографскими или компьютерными. Типографские формы представляют собой стандартные бланки, напечатанные типографскими методами и заполняемые на пишущей машинке или на принтере.

Подсистема "Ввод стандартных форм документов" должна предусматривать:

- технологию настройки на стандартные формы документов;

- улучшенное качество настройки на форму для потокового ввода;

- механизм распознавания формы;

- высокое качество распознавания документов (порядка 98 -99 % посимвольно).

Структура подсистемы "Ввод стандартных форм документов" включает в себя:

- систему ввода форм (сканирование);

- систему интерактивной коррекции качества распознавания форм;

- систему экспорта результатов в форматы базы данных;

- систему администрирования параметров ввода.

8.2 Подготовка принятия решений в управленческих информационных технологиях

Современные предприятия требуют большой оперативности. В период быстрых изменений на рынке, сокращения цикла обращения продукции и услуг, изменчивости потребительского спроса им нужны фундаментальные информационные базы для принятия стратегических решений и контроля за их выполнением.

Управленческие решения охватывают все стороны деятельности предприятия: подготовку производства, собственно производство, сбыт, работу с персоналом, финансы и др. Основная задача управления - координация деятельности подразделений для наиболее эффективного их использования по решению стратегических, тактических и текущих задач предприятия.

Особую роль в разработке и принятии управленческих решений играет контроллинг. Контроллинг - это управление будущим для обеспечения длительного функционирования предприятия и его структурных единиц. При этом текущий анализ и регулирование плановых и фактических показателей подчинены указанной стратегической задаче.

Сердцевиной контроллинга является сопоставление плановых и фактических значений контролируемых показателей, основанное на бизнес-плане развития предприятия и налаженной и хорошо структурированной системе управленческого учета.

С информационной точки зрения стержнем контроллинга является система подготовки принятия решений. Цель разработки и внедрения системы подготовки принятия решения - информационная поддержка оперативных возможностей и комфортных условий для высшего руководства и ведущих специалистов для принятия обоснованных решений, соответствующих стратегическим и тактическим целям предприятия.

Основой такой системы являются:

- доставка статистических данных и информации аналитического и сводного характера для экономических и финансовых оценок, сопоставление планов, разработка моделей и составление прогнозов в бизнесе;

- формирование и эксплуатация во взаимодействии с руководством соответствующей системы информационных, финансовых, математических и эвристических моделей экономических и финансовых процессов.

Концептуально решение поставленной проблемы должно базироваться на обеспечении доступа к данным и информации и формировании адаптивной системы моделей бизнеса. При этом необходимо обеспечить:

- доступ к данным внутренних и внешних источников информации, использующих серийно выпускаемые базы данных;

- управление данными и информацией в разнородных комплексах;

- хранение данных и информации в унифицированных форматах, пригодных для дальнейшего анализа, синтеза и представления;

- анализ и синтез финансовой и экономической информации, моделирование состояний, процессов и условий;

- представление информации в виде диаграмм, графиков и географических карт в форме, интуитивно понятном и удобном руководству для выработки решений.

Таким образом, целью создания системы является обеспечение методической и информационной поддержки подготовки принятия решений по ключевым финансово-экономическим вопросам высшим руководством и менеджерами среднего звена предприятия на основе оперативного статистического анализа и прогноза финансовых и экономических показателей. Это подразумевает постоянное проведение прогнозирования, мониторинга, анализа и корректировки деятельности предприятия и его подразделений, предоставляемых продуктов и услуг, обслуживаемых клиентов, состояния рынков и условий конкуренции на них.

Одним из основных особенностей системы принятия управленческих решений является необходимость поддерживать обработку произвольных, заранее нерегламентированных запросов из различных источников информации, как внутренних так и внешних.

В качестве внутренних источников информации могут выступать:

- транзакционные системы, предназначенные для операционной работы; информационный система экономический технология

- система внутрифирменного электронного документооборота;

- документы из электронных хранилищ;

- документы на бумажных носителях.

К внешним источникам информации относятся:

- информационные агентства (поставляющие данные как в электронном виде, так и на бумажных носителях);

- законодательные и регулирующие органы;

- клиенты и партнеры предприятия.

Доставка информации из внешних и внутренних источников может осуществляться по выделенным каналам, по глобальным электронным сетям коммерческого или общего назначения, по корпоративным и локальным компьютерным сетям.

Исходные данные, поступающие в систему из различных источников, как правило, фильтруются. В частности, могут осуществляться следующие этапы преобразования:

- проверка корректности (внутренняя непротиворечивость данных, безопасность внесения данной записи для системы в целом);

- реформатирование;

- фильтрация и агрегирование данных;

- исключение дублирования данных;

- датирование данных.

Ценная информация подлежит хранению.

Для экономии времени пользователя обеспечивается многоуровневое хранение информации. При этом сохраняются как некоторые детальные, так и агрегированные данные.

Как известно, собранную и хранящуюся информацию надо анализировать. Опыт показывает, что на базе одной и той же информации могут делаться различные, часто противоположные, выводы.

Основными потенциальными пользователями информационных хранилищ являются среднее и высшее звено управления, системные аналитики. Только небольшая часть их аналитических потребностей может быть предварительно сформулирована, регламентирована и документирована. Поэтому особое место в их работе отводится вопросам анализа, и математической поддержке подготовки принятия решений.

Современные информационные системы поддерживают интерпретацию информации как совокупности бизнес-объектов. Это чрезвычайно удобно для непрофессиональных пользователей ЭВМ, так как подобные средства позволяют аналитику (менеджеру) воспринимать модель данных в виде списка знакомых и естественных для него объектов, таких, как "Клиенты", "Договоры", "Оплата труда" и др.

Более квалифицированный пользователь имеет возможность, описав с помощью встроенного механизма формирования запросов новые функции и представления, сохранить их для использования другими специалистами предприятия.

Наиболее интересным эффектом от аналитических инструментов является прогноз на будущее и наличие механизмов моделирования по схеме "что будет, если".

Представление информации - один из наиболее существенных факторов всей концепции системы подготовки принятия решений.

К пользовательскому интерфейсу системы подготовки принятия решения предъявляются повышенные требования:

- организация пользовательского интерфейса по двухуровневой схеме; работа в автоматическом и интерактивно-исследовательском режимах;

- дружественный пользовательский интерфейс;

- наличие легкодоступной многоуровневой системы помощи и обучения;

- широкое применение графической интерпретации исходных данных и результатов обработки;

- предоставление пользователю возможности настройки экранных форм и элементов графического интерфейса;

- интегрированность с приложениями оперативных систем на уровне пользовательского интерфейса;

- применение в программах защитной системы от несанкционированных и неправильных действий пользователя;

- повышенные меры безопасности, обязательное использование регламентного доступа и системы паролей.

Особенности аналитических задач управления требуют специфических методов математической поддержки подготовки принятия решений (ППР). Прежде всего они должны иметь хорошую интерпретацию в терминах конечного пользователя. Кроме того, эти методы должны работать с недостающими или плохо структурированными данными и информацией. Аналитические задачи можно классифицировать по следующим критериям:

- вид постановки задачи;

- требуемый способ моделирования данных.

По виду постановки задачи можно разделить на следующие группы:

- типовые задачи, решаемые на большинстве предприятий;

- актуальные хорошо формализуемые задачи (например задачи мониторинга бизнес-процессов);

- актуальные плохо формализуемые, но важные в решении задачи с неполными (недостоверными, противоречивыми) исходными данными (например текущее планирование или анализ баланса клиента);

- нерегулярно решаемые задачи, которые обычно требуют быстрой реализации, но быстро теряют актуальность.

По требуемому способу моделирования данных задачи можно разделить на такие группы:

- использование моделей многомерного анализа;

- прогнозирование;

- финансовое конструирование и планирование;

- использование эвристических моделей;