Повышение эффективности внутренних процессов отдела логистики и закупок

Корпорация Elcoteq SE, основанная в 1991 году, является крупнейшей компанией в Европе, предоставляющей своим заказчикам полный спектр услуг по производству электроники, и входит в десятку мировых лидеров на рынке EMS (Electronic Manufacturing Service - услуги по контрактному производству изделий электроники).

ЗАО «Элкотек» было основано в 1997 году как дочернее предприятие финской корпорации «Элкотек». Предприятие занимается средне - и крупносерийным производством как в области терминальной продукции, так и базового коммуникационного оборудования.

Компания «Элкотек» предоставляет своим клиентам широкий спектр услуг - интегрированные услуги для полного жизненного цикла продукта до послепродажного обслуживания.

«Элкотек» предлагает для своих заказчиков полный спектр услуг: дизайн, запуск в серийное производство; обеспечение поставок и логистика; послепродажное обслуживание в течение всего срока службы изделий.

Elcoteq Network Corporation является ведущей европейской компанией по оказанию услуг в сфере электронного производства и предоставляет услуги по инжинирингу, производству и сетевому управлению, а также послепродажные услуги международным компаниям, имеющим дело с высокими технологиями. Заводы компании расположены в 12 странах на четырёх континентах.

ЗАО «Элкотек» был основан в Петербурге в конце 1997 года. Заинтересованность в производственных мощностях в России высказали заказчики и владельцы Корпорации. Первый год ушёл на отладку производственных процессов, обучение персонала, освоение новейших и уникальных для России технологий. Заказчиками ЗАО «Элкотек» в то время являлись VSM и ERICSSON CABLES.

В 1999 году ЗАО «Элкотек» начинает активное развитие. Расширяется спектр услуг, предоставляемый заказчикам, внедряются новые технологии, происходит урегулирование таможенных процедур. В ноябре 1999 года Компания проходит аудит Системы Качества и получает сертификат ISO 9002 от Компании DNV (позднее - в версии 2000 г.)

В 2001 году ЗАО «Элкотек» впервые начинает производство для российской компании - лидера рынка оборудования связи. В 2002 году заводом получен сертификат ISO 14001 - система экологического Менеджмента. В 2002 году предприятие развивает новое направление - инженерный сервис, теперь ЗАО «Элкотек» может не только производить изделия для заказчиков, но и оказывать услуги по дизайну, внедрению новых изделий, переводу технологий.

Принимая во внимание тенденции мирового рынка, преимущества размещения предприятия в Санкт-Петербурге, а также наличие подготовленной базы и условий для дальнейшего развития, Совет Директоров Elcoteq Network Corporation принял решение о строительстве нового завода, отвечающего современным требованиям рынка.

7 октября 2005 года компания Elcoteq провела церемонию открытия нового завода в Санкт-Петербурге, Россия. Это событие является частью проводимых впервые в Петербурге Дней Высоких Технологий.

Новый завод дает новые производственные мощности, необходимые для работы на Европейском рынке. К тому же Санкт-Петербург - превосходное место для исследований и развития. Многочисленные городские технические университеты и колледжи могут предоставить большое количество квалифицированных и мотивированных работников.

ЗАО «Элкотек» имеет самое современное оборудование, позволяющее производить автоматизированную сборку плат, осуществляемую на новейших автоматических линиях, имеет современное оборудование для ручной сборки плат до готовых изделий, включая приборы контроля качества, автоматизированные паяльные машины, тестовое оборудование для входных, промежуточных и окончательных испытаний, имеет оборудование системы климат - контроля, обеспечивающее стабильные условия производства электронных изделий.

Автоматизация процессов управления компании осуществляется с использованием современных информационных технологий - ERP системы.

Проект развития Elcoteq в Санкт-Петербурге и последующее его расширение будет иметь позитивное влияние на социальную среду и экономику города: налоговые отчисления в городской бюджет; новые рабочие места; поиск, привлечение и развитие местных поставщиков комплектующих и услуг, а также привлечение глобальных партнеров Elcoteq Network Corporation в Россию.

«Элкотек» сегодня - это несколько заказчиков, для которых производится около пятидесяти различных изделий. Наши заказчики - крупнейшие мировые и российские компании, такие как Sony-Ericsson, Schmid Telecom, VSM и другие.

Отрасль контрактного производства электроники является растущей и быстро изменяющейся, воздавая возможности роста для молодых и динамичных компаний, подобных «Элкотек». Компания стремится стать ведущей по контрактному производству электроники в сфере телекоммуникаций. В качестве ведущего игрока рынка компания должна быть в состоянии предоставлять услуги для всего цикла жизни продукции наших заказчиков. Это требует эффективной и стремительной реализации стратегии компании. Сотрудники должны непрерывно работать вместе в конкурентном окружении.

Основной целью является увеличение акционерной стоимости нашей компании до уровня конкурентов и выше и, в то же время, обеспечение высокого уровня сервиса.

Наши заказчики хотят, чтобы мы предлагали большее количество услуг в ключевых областях, таких как дизайн продукции и управление цепочками поставок. Мы сможем достигнуть этого с помощью успешного внедрения новых услуг, увеличивая продажи во всех областях бизнеса и эффективно осуществляя свою деятельность.

Для осуществления этих задач от нас потребуется соотнести структуру компании и потенциал сотрудников компании с требованиями бизнеса.

Основные элементы реализации стратегии

Расширение спектра предоставляемых услуг основывается на потребности заказчика отдавать на аутсорсинг не только производство, но и другие функции. Компания «Элкотек» предлагает полный спектр услуг в течение всего жизненного цикла продукции и постоянно укрепляет свои позиции и знания;

Компания «Элкотек» нацелена на сфокусированное развитие, как структурно, так и за счет внешних поглощений. Важнейшей частью этого является пополнение списка заказчиков и увеличение доли направления "Оборудования средств связи" в общих продажах компании;

Превосходная организация операционной деятельности является необходимым условием успеха.

Помимо этих трех путей компания признает необходимость обеспечения полного соответствия знаний сотрудников, организационных процессов и структур требованиям компании и бизнеса, в котором она работает.

Достижение видения требует систематической работы и непрерывного отслеживания результатов. В стратегическом управлении общие цели компании разделены на подгруппы в зависимости от направлений. Выбранные индикаторы используются для того, чтобы на регулярной основе отслеживать достижение целей.

Для реализации этого «Элкотек» применяет систему взаимосвязанных показателей (balanced scorecard - BSC), основанную на процессе стратегического управления (strategic management process).

Стратегия развития ЗАО «Элкотек» в Санкт-Петербурге показана на рис.2.1.

Рис. 2.1. Стратегия развития ЗАО «Элкотек» в Санкт-Петербурге

При разработке, внедрении и улучшении систем менеджмента на ЗАО "Элкотек" применяется процессный подход.

Процессный подход - систематическая идентификация и менеджмент применяемых организацией процессов, и особенно взаимодействия таких процессов.

Преимущество процессного подхода состоит в непрерывном управлении, что обеспечивает хорошую взаимосвязь как между отдельными процессами в рамках организации, так и их комбинацией и взаимодействием.

Для эффективного управления предприятием на ЗАО "Элкотек" определены взаимоувязанные между собой процессы - последовательность операций, использующие ресурсы и управляемые в определенном порядке, позволяющем преобразовать «входы» в «выходы». Как правило, «выход» одного процесса является «входом» в последующий процесс. «Выходом» процессов являются существенные для деятельности в рамках систем менеджмента результаты (например, продукция, отходы). Один или несколько процессов, относящихся к одной сфере деятельности ЗАО "Элкотек", образуют процесс высшего уровня.

Последовательность и взаимодействие документированных процессов высшего уровня представлены на рис. 2.2. Данная совокупность процессов высшего уровня отражает сферу деятельности систем менеджмента.

Все документированные процессы ЗАО «Элкотек» разделены в три группы:

Процессы создания добавленной стоимости для потребителя. Это процессы, которые непосредственно создают стоимость или наращивают ее: перевод изделий и технологий, выполнение заказов и т. п.

Рис. 2.2. Процессы высшего уровня ЗАО "Элкотек"

Процессы создания добавленной стоимости для ЗАО «Элкотек», обеспечивающие процессы. Это процессы, которые необходимы для обеспечения функционирования процессов первой группы: менеджмент качества изделий, менеджмент себестоимости и т. п.

Процессы управления ресурсами, поддерживающие процессы. Необходимы для поддержки деятельности предприятия и обеспечения ресурсами: управление персоналом, инфраструктурой и рабочей средой.

Для каждого процесса определен ответственный за процесс - лицо, которое отвечает за разработку и функционирование процесса, а именно:

уточнение предназначения (цели) процесса;

определение ресурсов, требуемого их уровня и их поставщиков;

определение «Входов» - элементы на входе процесса и их поставщики;

определение «Выходов» - элементы на выходе процесса и их заказчики;

описание процесса: наименования, взаимосвязь и последовательность операций, ответственные за выполнение операций;

определение контролируемых показателей процесса, периодичности проведения контроля, ответственности за проведения контроля и проведение анализа по результатам контроля, периодичности анализа;

определение перечня записей, производимых в ходе процесса;

внедрение мер, необходимых для достижения запланированных показателей процесса и постоянного улучшения этих процессов.

Запись - документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.

Ответственные за процесс определяются руководителями отделов. Если деятельность в рамках одного процесса осуществляется в нескольких отделах, в принятии решения о назначении ответственного участвует генеральный директор.

Документация систем менеджмента дает возможность передать смысл и последовательность действий. Ее применение способствует:

достижению соответствия требованиям заказчиков и улучшению качества;

обеспечению соответствующей подготовки кадров;

повторяемости;

обеспечению объективных свидетельств; и

оцениванию эффективности и пригодности систем менеджмента.

Разработка документации на ЗАО "Элкотек" не является самоцелью, а должна обеспечивать повышение эффективности и результативности деятельности.

Эффективность - связь между достигнутым результатом и использованными ресурсами.

Результативность - степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов.

В перечень документации входит особый вид документов - записи, представляющие собой документированные доказательства выполнения работ и являющиеся основой для проведения анализа результативности и эффективности систем менеджмента.

Необходимо делать различия между:

бланками для ведения записей, управление которыми производится согласно нормативному документу «Управление документами»; и

самими записями, управляемыми согласно нормативному документу «Управление записями».

Для облегчения хранения и использования, а также для однозначной идентификации документов, на ЗАО «Элкотек» введена система кодирования документации.

Управление документацией (составление, кодирование, утверждение, регистрация, хранение, распределение, изменение и изъятие) производится в соответствии с нормативным документом «Управление документами».

Руководство ЗАО "Элкотек" информирует персонал предприятия о важности выполнения требований потребителей, а также государственных и других регламентирующих требований посредством:

заявлений в политиках в области качества, экологии и профессиональной безопасности и здоровья;

проявления интереса к выявлению предпочтений заказчика, предавая первостепенное значение вопросам неудовлетворенности заказчиков в ходе собраний и анализа систем качества, экологического менеджмента и менеджмента профессиональной безопасности и здоровья со стороны руководства (STP-00-1001 «Анализ со стороны руководства»);

требования выполнения относящихся к деятельности предприятия государственных и регламентирующих требований.

В связи с открытием нового завода перед руководством компании стоит задача запустить завод на полную мощность, разместить новые проекты и обеспечить эффективное управление производственным процессами. Предприятию необходима эффективная система управления, которая в связи с ростом объёмов производства, обеспечивала бы бесперебойную работу производства и производственного персонала, гарантировало выпуск качественной и соответственно, конкурентоспособной продукции.

В этой главе представлена схема управления, существующая в данный момент на предприятии. На предприятии существует ряд отделов, каждый из которых вносит свой вклад для достижения целей предприятия: стать ведущим производителем в сфере телекоммуникаций, обеспечить высокий уровень сервиса заказчиков в сфере телекоммуникаций.

Рассмотрим функции и цели каждого отдела в отдельности.

Оценка стоимости производства новых изделий

Как говорилось выше, данное предприятие работает по контрактному производству, выполняя услуги по производству электроники. Целью этого процесса является быстро и точно оценить стоимость производства изделий в соответствии с запросом заказчика.

На входе процесса находится коммерческое предложение от заказчика и пакет всей необходимой для расчёта документации. Далее производится расчёт стоимости всех материалов, входящих в это изделие, расчёт инвестиций, расчёт времени производственных операций, необходимых для изготовления изделия и расчёт стоимости транспортировки готовых изделий и таможенного оформления. После произведённых расчётов документация попадает на рассмотрение к финансовому директору и топ менеджеру.

Выполнение всех вышеперечисленных операций позволяет определить не только стоимость изделия для заказчика, но и оценить насколько выгодно предложение для предприятия. На этом этапе определяется какое оборудование будет задействовано для работы этого проекта, необходима ли покупка нового оборудования, какое количество людей и какое время будет задействовано на этом проекте и т.д. Важно определить и оценить все сопутствующие детали именно на этом этапе, чтобы избежать непредвиденных затрат в дальнейшей работе.

Современная практическая деятельность предполагает не только разработку современных конструкций и технологий, но также и концентрацию усилий специалиста, позволяющую заранее определить возможный рынок реализации разработки, оценить ожидаемую прибыль. Поэтому важной составляющей любой новации является анализ её экономических характеристик, определение экономических параметров изделия (услуги), позволяющее сделать вывод о возможности его реализации в бизнесе. Обычно этот раздел определяется как организационно - экономический.

При разработке организационно - экономической части проекта необходимо учитывать, что она посвящена определению содержания комплекса мероприятий организационно - экономического и финансового планов, которые необходимо осуществить для настройки производства, что должно в свою очередь позволить перейти к выпуску продукции.

При разработке сложных систем и технологий большое значение могут иметь вопросы анализа и расчёта затрат на обучение персонала для работы с подобной системой.

Если данное предложение выгодно для предприятия и наши условия производства отвечают требованиям со стороны заказчика, то оформляется контракт на производство изделий. На предприятии начинается работа над следующим процессом

Перевод изделий и технологий

На входе процесса находится одобренное коммерческое предложение. После этого составляется пример плана перевода проекта, который затрагивает все отделы предприятия.

Производственно - технологический отдел имеет следующие задачи:

- анализ, управление, контроль, совершенствование технологических процессов и тестирования электронных изделий;

- обеспечение внедрения новых конкурентоспособных технологий, совершенствование технологической подготовки производства;

- учет, контроль и анализ баланса затрат на технологические процессы.

Функции производственно - технологического отдела заключаются в следующем:

Разработка и внедрение в производство наиболее прогрессивных ресурсов и природосберегающих технологических процессов, видов оборудования и технологической оснастки, средств автоматизации и механизации.

Систематический анализ прогрессивности действующих технологических процессов и их совершенствование в целях повышения производительности труда, улучшения качества, снижения себестоимости продукции.

Внедрение технологических процессов на вновь осваиваемые изделия; корректировка разработанных технологических процессов в связи с изменениями, вводимыми в конструкцию и технологию изделий.

Разработка заданий на конструирование специальной оснастки (инструмента и приспособлений), потребность в которой выявляется при разработке технологических процессов, и участие в обсуждении разработанных конструкций.

Разработка и оформление технического задания на производство нестандартного оборудования, средств автоматизации и механизации и участие в обсуждении разработанных конструкций.

Участие в разработке планировки по реконструкции производственных участков.

Систематическое изучение технологических причин брака и дефектов в производстве и разработка мероприятий по их ликвидации.

Контроль за соблюдением технологической дисциплины и принятие своевременных мер по устранению выявленных нарушений.

Подготовка исходных данных для расчета норм расхода материалов на изделие, норм труда на разработку технологических процессов.

Участие в составлении перспективных и текущих планов.

Подготовка предложений для обоснования потребности предприятия в технологическом оборудовании и реализация излишнего оборудования через соответствующие службы предприятия.

Организация учета и ведение отчетности по подготовке производства к внедрению новых технологий.

Операционный отдел включает в себя такие сферы деятельности как кодирование и закупка компонентов, доставка и хранение материалов и готовой продукции, планирование производства, выдача в производство документации, производственный процесс.

После получения от заказчика документации на изделие начинается кодирование компонентов под стандарт, используемый на предприятии. Затем закодированное изделие размещают в электронной системе галактика ERP, которая внедрении и используется на предприятии. Специалист по работе с документацией выдаёт в производство необходимый пакет документов.

После согласования всех необходимых процедур между заказчиком и предприятием, оказывающим услуги по производству электронных изделий, заказчик присылает заказ на производство пробной партии изделий (протосерии). С момента получения заказа, начинается покупка компонентов, необходимых для производства пробной партии изделий.

Подразделение логистики и закупок отвечает за своевременный заказ, поставку, таможенное оформление, хранение и выдачу в производство материалов надлежащего качества и требуемого количества с целью выполнения полученных заказов от потребителей услуг ЗАО «Элкотек».

Функционально подразделение логистики и закупок состоит из:

отдела закупок

отдела снабжения

отдела таможенного оформления

отдела складских операций.

Отдел управления проектами информирует производственный отдел о дате начала производства и дате отправки пробного изделия, обеспечивает выдачу материалов со склада в производство, контролирует процесс выполнения заказа и контролирует расход материалов.

Наличие отлаженной системы управления договорами, поставками, закупками, расчетами с контрагентами, запасами и складскими операциями позволяет предотвратить возможные сбои в оперативной деятельности.

Контур логистики системы Галактика ERP поддерживает весь комплекс задач, связанных с эффективным управлением материальными и связанными с ними информационными и финансовыми потоками.

К числу задач относятся:

ведение договорной деятельности;

обслуживание претензий и исков;

управление сбытом;

управление снабжением;

управление запасами и складскими операциями, складской учет;

управление взаимоотношениями с поставщиками и получателями;

формирование прайс-листов;

ведение учета продукции по серийным номерам;

формирование отчетов в различных разрезах, за любой период и с разными уровнями детализации.

Применение контура логистики системы Галактика ERP обеспечивает комплексное решение задач логистики. Результаты применения системы:

сокращение затрат на снабжение;

снижение уровня неликвидных запасов;

ускорение оборачиваемости активов;

уменьшение дебиторской задолженности.

Позволяет добиваться повышения точности и оперативности выполнения операций и в конечном итоге - значительно улучшает качество работы логистических служб.

К числу главных факторов успеха компании на рынке относится высокий уровень качества продукции, которую она закупает, хранит, производит или продает.

Отдел управления качеством создает возможности для достижения результатов в бизнесе, непрерывного роста значимости услуг ЗАО «Элкотек» для заказчиков, владельцев, сотрудников и заинтересованных сторон посредством:

- внедрения всеобъемлющей эффективной системы управления (включающей в себя менеджмент качества - «Система менеджмента качества ISO 9001:2000», экологический менеджмент - «Система экологического менеджмента ISO 14001», менеджмент профессиональной безопасности и здоровья «Системы менеджмента профессиональной безопасности и здоровья OHSAS 18001:1999» направленной на удовлетворение потребностей внутренних и внешних заинтересованных сторон;

- внедрения и развития системы идентификации, определения, развертывания бизнес процессов в организации, оценки их результативности и эффективности;

- обеспечения использования подходящих инструментов и методов улучшения качества, развития компетентности их использования в организации.

Эффективно решать все вопросы, связанные с контролем качества позволяет система Галактика ERP внедрённая на ЗАО «Элкотек». Используется:

при закупках:

выставление требований к качеству продукции поставщикам;

контроль качества закупаемой продукции;

определение цены закупаемой продукции на основе результатов контроля качества при приемке;

формирование удостоверений качества поставленной продукции по результатам контроля качества;

при хранении:

выставление требований к качеству продукции на складах и периодичности контроля;

управление статусами партий продукции по результатам контроля качества;

принятие решения об изменении сорта (срока годности) партии по результатам контроля качества, переоценка;

вывод данных о складских запасах, нуждающихся в контроле качества, и планирование проб качества;

при производстве:

выставление требований к качеству сырья, полуфабрикатов и продукции при нормировании производственных процессов;

ведение зависимостей норм использования ресурсов и выхода продукции от значений параметров качества;

определение необходимого количества и подбор партий сырья под производственные потребности на основе нормальных и фактических показателей качества;

формирование удостоверений качества поставленного в производство сырья по результатам контроля качества;

формирование удостоверений качества выходящей из производства продукции.

при продаже:

выставление требований к качеству продукции;

поиск и резервирование на складе продукции с нужным качеством;

контроль качества отгружаемой продукции и принятие решения об отгрузке;

определение цены отгружаемой продукции на основе результатов контроля качества при отгрузке;

формирование удостоверений качества отгружаемой продукции.

Кадровые ресурсы относятся к числу основных ценностей успешной компании. Продуманное управление персоналом, внимание к вопросам повышения квалификации и условиям работы собственных сотрудников, грамотная политика в области стимулирования и поощрения благотворно влияют на развитие бизнеса компании.

Отдел управления персоналом - вносит свой вклад в достижение стратегических целей ЗАО «Элкотек» и ставит перед собой следующие задачи: обеспечить достаточное для выполнения производственных планов наличие персонала; улучшить процесс подготовки персонала; обеспечить приверженность и заинтересованность сотрудников; определить таланты сотрудников, необходимые компании, привлечь и удержать таких сотрудников.

В деятельности отдела управления персоналом можно выделить следующие направления:

информирование сотрудников о перспективах развития компании, о задачах, которые требуют наших совместных усилий. Формирование образа компании как перспективного работодателя;

подбор и найм персонала, организация обучения сотрудников, формирование кадрового резерва для будущего развития предприятия;

обеспечение соблюдения трудового законодательства, ведение кадровой документации, социальная защита сотрудников;

повышение личной эффективности, развитие профессиональной карьеры сотрудников в рамках компании;

совершенствование системы оплаты труда и мотивации, направленных на усиление личного и коллективного вклада в общую экономическую эффективность компании; обеспечение достойных условий для работы.

Галактика ERP обеспечивает эффективное решение основных задач, связанных с управлением кадрами, и помогает максимально полезно использовать потенциал сотрудников компании и позволяет автоматизировать следующие процессы:

трудоустройство: прием на работу, перемещение по службе (переводы, выдвижение и т.п.), увольнение;

ведение документации по кадровым вопросам;

расчет заработной платы;

учет рабочего времени и анализ его эффективного использования;

учет, планирование и контроль трудовых ресурсов предприятия;

персонифицированный учет;

формирование статистики, форм и разнообразных отчетов для внешних и внутренних нужд.

В результате использования ERP системы руководство компания получила надежный инструмент для рациональной расстановки кадров и их эффективного использования, проведения оценки трудовой мотивации персонала и разработки программы его стимулирования. Закономерным итогом становится повышение производительности труда.

Протосерией является производство небольшого (обговоренного с заказчиком) количества изделий, не изготавливавшихся ранее на ЗАО «Элкотек». Главной целью протосерии является проверка готовности завода ко всем стадиям массового выпуска изделия. На этапе производства протосерии проводится непосредственная работа, связанная с созданием конечного продукта.

Процесс выполнения заказов

После производства пробной партии изделий и получения одобрения от заказчика, начинается процесс выполнения заказов. По условию договора с заказчиками, заказчик должен присылать долгосрочные прогнозы (для данного предприятия этот срок не менее 6 месяцев) о планируемых объёмах заказов и сроках их получения.

На основе долгосрочных прогнозов начинается закупка материалов, которые доставляются на склад компонентов. Для каждого изделия существует свой временной промежуток времени, необходимый на производство данной продукции. Этот срок оговорен с заказчиком. В соответствии с этим сроком и на основании долгосрочных прогнозов заказчик присылает заказ на производство изделий. После получения заказа необходимо проверить количество и сроки, указанные в заказе с условиями заключённого контракта.

Следующей ступенью выполнения заказов является проверка наличия материалов, необходимого для выполнения производственного заказа и проверка производственных мощностей на возможность начала производства данного заказа в соответствии с указанными сроками. Только после проверки всех выше перечисленных работ подтверждается заказ, вносится в план производства и начинается работа по выполнению заказа.

Заказ считается выполненным только тогда, когда требуемое количество продукции находится в пункте назначения в соответствии с условиями заказа. После того, как заказчик принимает конечный продукт, идёт подготовка итоговых документов и составление отчёта, оценку и анализ результатов, закрытие договоров и контрактов. На этом этапе заказчик оценивает степень своей удовлетворённости результатами проектами.

Проект считается успешно завершённым, если удовлетворены как нужды заказчика, так и потребности организации.

Гарантийное обслуживание - предприятие выполняет послепродажное обслуживание в течение всего срока службы изделий.

Материальные ценности поступают на предприятия в соответствии с процессами:

Процесс закупки материалов производственного назначения (BOM materials).

Процесс закупки материальных ценностей непроизводственного назначения

Процесс закупки материалов производственного назначения.

Размещение, перенос и отмена прогнозов и заказов по поставкам материалов.

Создание прогнозов осуществляется автоматически, в соответствии с предложениями MRP системы. Высылать прогнозы поставщикам не реже 2 раз в месяц каждую первую и третью недели месяца.

Заказы могут быть созданы как автоматически (в соответствии с MRP proposal), так и вручную. Высылать заказы поставщикам не реже 1 раза в неделю.

Перед выпуском заказов специалист по закупкам обязан удостовериться, что сумма заказа соответствует лимиту, утвержденному корпорацией.

Процесс размещения заказов вручную осуществляется в случае закупки материалов от других заводов (внутренний заказ - «Purchase from EQ factories») или поставщиков («Create Manual Purchase Order») по причине недостатка материалов.

Как правило, внутренний заказ размещается в случаях:

перевода проектов с одного завода на другой недостатка материалов на одном производстве и их избытка «excess inventory» на другом наличия избытка «excess inventory» на одном производстве и возможности использования на другом.

Перед размещением заказов вручную по причине недостатка материалов специалист по закупкам должен получить информацию о типе производителя, количестве, возможной дате поставки, стоимости материалов и дополнительных затратах на поставку. Для размещения заказа необходимо получить одобрение от руководителя линии изделий, от специалиста по планированию материалов, от менеджера по закупкам либо от заместителя генерального директора по закупкам и логистике.

Перед размещением заказа вручную специалист по закупкам должен выяснить, кем будет оплачена разница в стоимости материалов - Элкотек, заказчиком или поставщиком.

В случае, если разницу оплачивает заказчик (подтверждение получается от руководителя линии изделий), специалист по закупкам после размещения заказа информирует специалиста по работе с заказчиком о необходимости выставить заказчику счет и запрашивает информацию о номере и дате счета. Специалист по закупкам заполняет всю информацию о закупке в файле “Simulated prices” и информирует финансового директора о необходимости поставить на компонент simulated price, чтобы стандартная цена в Баане не менялась в связи с закупкой по цене, отличной от контрактной.

В случае, если разницу оплачивает поставщик (подтвержление получается от поставщика), специалист по закупкам договаривается о получении Credit note от поставщика или о выставлении поставщику инвойса (специалист по работе с заказчиком выставляет инвойс). Специалист по закупкам заполняет всю информацию о закупке в файле “Simulated prices” и информирует финансового директора о необходимости поставить на компонент simulated price, чтобы стандартная цена в Баане не менялась в связи с закупкой по цене, отличной от контрактной.

Специалист по закупкам контролирует оплату счета заказчиком/поставщиком и получение кредит-ноты от поставщика: запрашивает подтверждение об оплате у бухгалтера-экономиста по расчетам с поставщиками и заносит информацию в файл “Simulated prices”.

При размещении заказа вручную, специалист по планированию материалов информирует специалиста по закупкам о необходимости отменить или перенести на более дальний срок поставку открытых заказов на данный компонент. Специалист по закупкам связывается с поставщиком и информирует о результатах специалиста по планированию материалов.

Перенос заказа

Процесс переноса заказа описан на terrace «Rescheduling Purchase Orders».

Специалист по закупкам принимает решение о необходимых изменениях на основании «reschedule message report». Отчет анализируется не реже 2 раз в месяц каждую первую и третью недели месяца.

На основании анализа отчета и информации от специалиста по планированию производства специалист по закупкам принимает решение о целесообразности переноса заказа и запрашивает поставщика о возможности изменения даты поставки и количества материалов по соответствующему номеру и линии заказа. В случае согласия поставщика необходимые изменения вносятся в BaaN. В случае невозможности переноса срока поставки специалист по закупкам информирует специалиста по планированию производства.

Отмена заказа

Последовательность выполняемых действий описана в документе “Cancel Purchase Orders” на terrace.

Специалист по закупкам запрашивает о возможности отмены того или иного заказа у поставщика только на основании письменного запроса от специалиста по планированию материалов.

В случае согласия поставщика заказ (или линия заказа) удаляется из BaaN.

В случае необходимости выплаты компенсации поставщику за отмену заказа специалист по закупкам информирует об этом специалиста по планированию материалов. После получения одобрения на выплату компенсации поставщику от специалиста по планированию материалов специалист по закупкам отменяет заказ и просит поставщика выставить счет.

В случае невозможности отмены заказа со стороны поставщика специалист по закупкам информирует специалиста по планированию материалов и специалиста по планированию производства о возможном избытке материалов.

Подтверждение заказов

Последовательность выполняемых действий описана в документе «Record Purchase Order Confirmation» на terrace. На каждый выпущенный заказ, специалист по закупкам должен получить подтверждения от поставщиков (по факсу, почте или электронной почте).

Перед вводом подтверждений в BaaN, на основании выпущенных заказов проверить соответствие кода Элкотек (если код Элкотек не указан, проверяется соответствие кода производителя), RoHS статуса, даты поставки, количества и цены материалов.

В случае несоответствия количества и даты прибытия материалов в подтверждениях поставщиков необходимо выяснить причины. В случае ошибки со стороны поставщика потребовать исправленное подтверждение и внести необходимые изменения в BaaN «Customize EQ code for factory».

В случае изменения размера упаковки, минимального размера партии, а также времени поставки специалист по закупкам вносит соответствующую информацию в БААН и информирует о новой дате поставки заказа специалиста по планированию производства. В случае несоответствия цены материалов в заказах и подтверждениях, необходимо выяснить причины и информировать Global Commodity Manager. В случае ошибки со стороны поставщика потребовать исправленное подтверждение. В случае изменения цены проинформировать специалиста по планированию материалов и руководителя линии изделий.

Специалисту по закупкам необходимо контролировать выполнение поставок поставщиком (подтвержденную дату и количество).

Контроль над выполнением поставок поставщиком

Специалист по закупкам использует отчет «Unconfirmed PO report» не реже 1 раза в неделю для контроля над подтверждениями своевременной доставки материалов поставщиком на склад в г. Вантаа.

Специалист по закупкам уведомляет поставщика об отсутствии подтверждения о поставке с требованием информировать о реальных сроках.

Специалист по закупкам использует «Late delivery report» не реже 1 раза в неделю для контроля над своевременной поставкой материалов по подтвержденному поставщиком заказу на склад в г. Вантаа.

В случае, если материалы не доставлены в г. Вантаа в соответствии с подтвержденной поставщиком датой, специалист по закупкам обязан получить от поставщика следующие корректирующие действия:

если груз уже отправлен - поставщик обязан сообщить номер транспортной (авиа) накладной. Данная информация передается специалисту по планированию поставок.

если груз не отправлен - поставщик обязан сообщить новую дату доставки и причину, по которой отправка не состоялась в ранее подтвержденные сроки. Далее информация о новой дате поставки заносится в Baan и передается специалисту по планированию производства и специалисту по планированию поставок.

Специалист по закупкам использует «Back orders report» не реже 1 раза в месяц (каждую вторую неделю месяца) для контроля над соответствием подтвержденного количества материалов фактически принятому количеству. В случае недопоставки со стороны поставщика специалист по закупкам информирует его и требует произвести корректирующие действия: поставить оговоренное количество (с подтверждением даты доставки) либо выпустить credit note на недопоставленное количество. После получения подтверждения о дате поставки информация заносится в Баан. В случае выставления кредит-ноты специалист по закупкам контролирует получение кредит-ноты от поставщика, информирует бухгалтера-экономиста по расчетам с поставщиком и удаляет back order из Baan.

При получении информации со склада в г. Вантаа о превышении заказанного количества специалист по закупкам связывается с поставщиком и оговаривает приемку доставленного количества. Информация о приемке передается на склад в г. Вантаа. В случае принятия решения о возвращении избыточного количества поставщику специалист по закупкам договаривается с поставщиком и получает от него информацию об адресе доставки, контактном лице и перевозчике. Данная информация передается на склад в г. Вантаа.

ГЛАВА 3. Создание процесса закупки материальных ценностей непроизводственного назначения ЗАО «Элкотек»