Эффективность системы управления инвестиционно-строительной кампании

Разработка имитационной модели управления инвестиционно-строительным холдингом, обеспечивающей обоснование и выбор оптимальных решений. Вопросы конкуренции с отечественными и зарубежными производителями, решение проблемы выбора поставщиков материалов.

Рубрика Экономика и экономическая теория
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 03.05.2012
Размер файла 490,5 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Команда проекта - это группа специалистов, работающих над реализацией проекта, представляющих интересы различных участников проекта и подчиняющихся управляющему проектом. Команда ИСП является основной управляющей единицей проекта, руководит работой и координирует действия всех его участников. Создание команды необходимо для успешной реализации ИСП. Работа управляющих напрямую зависит от квалификации и состава команды, так как ни один управляющий не может выполнить весь объем работ.

В состав команды входят все ключевые участники ИСП, включая как собственных специалистов, так и внешних консультантов

Реализация инвестиционно-строительных проектов, как и любых других, происходит в среде, которая оказывает на них непосредственное влияние. Принято выделять внутреннюю и внешнюю среду, которая в свою очередь делится на ближнее и дальнее окружение.

Внутреннюю среду ИСП определяют стиль руководства предприятия, организационная структура управления, участники и команда ИСП, объекты строительства, ресурсы и бюджет ИСП и пр.

Ближнее окружение ИСП определяют развитие управления предприятием, рынок недвижимости, сферы сбыта и обеспечения, инженерные сети и сооружения, другие сферы и отделы.

Дальнее окружение ИСП определяют градостроительная политика, экономика, общество, законы, наука и техника, культура, природа, экология и др.

Большинство ИСП реализуются под воздействием динамических факторов окружения, при этом изменяются не только внешние параметры, но и внутренняя среда проекта. Одна из самых сложных задач команды управления ИСП - обеспечить устойчивость внешних воздействий и не допустить критических изменений во внутренних переменных. Для этого команда ИСП может разработать соглашение и реализации проекта и согласовать его со всеми участниками. В этом соглашении необходимо указать возможные последствия частых изменений, вносимых в проект заказчиком, инвесторами и другими участниками ИСП.

В дополнение к соглашению команда проекта должна разработать план действий на случай возникновения непредвиденных ситуаций при реализации ИСП, а также предусмотреть возможность резервирования ресурсов для выполнения данного плана. Все эти действия помогут обеспечить эффективное взаимодействие ИСП и его окружения.

При реализации ИСП используются самые разнообразные схемы финансирования: собственные средства заказчика, краткосрочные и долгосрочные кредиты банков и страховых компаний и другие.

3.1.4 Правовое обеспечение ИСП

Важную роль в правовом обеспечении ИСП играет система нормативных документов Российской Федерации в строительстве (рис. 3.4). Основной целью данных документов является защита прав и охраняемых законом интересов потребителей строительной продукции, общества и государства при развитии самостоятельности и инициативы предприятий и специалистов. Объектами стандартизации и нормирования в системе являются:

· Организационно-методические и общие технические правила и нормы, необходимые для разработки, производства и применения строительной продукции;

· Объекты градостроительной деятельности и строительная продукция - здания, сооружения и их комплексы;

· Промышленная продукция, применяемая в строительстве (строительные изделия и материалы, инженерное оборудование);

· Экономические нормативы, необходимые для определения эффективности инвестиций, стоимости строительства, материальных и трудовых затрат.

Нормативные документы подразделяются на государственные федеральные, документы субъектов Российской Федерации и производственно-отраслевые документы субъектов хозяйственной деятельности. С учетом требований ГОСТ Р 1.0 в составе системы разрабатываются:

1. Федеральные нормативные документы:

- строительные нормы и правила РФ (СНиП) - устанавливают обязательные требования, определяющие цели, которые должны быть достигнуты, и принципы, которыми необходимо руководствоваться в процессе создания строительной продукции; - государственные стандарты РФ в области строительства (ГОСТ-Р)- устанавливают обязательные и рекомендуемые положения, определяющие параметры и характеристики отдельных частей зданий и сооружений, строительных изделий и материалов и обеспечивающие техническое единство при разработке, производстве и эксплуатации этой продукции. - свод правил по проектированию и строительству (СП)- устанавливают рекомендуемые положения в развитие и обеспечение обязательных требований строительных норм, правил и общетехнических стандартов системы или по отдельным самостоятельным вопросам, не регламентированным обязательными нормами;

2. Нормативные документы субъектов РФ:- территориальные строительные нормы (ТСН)- устанавливают обязательные для применения в пределах соответствующих территорий и рекомендуемые положения, учитывающие природно-климатические и социальные особенности, национальные традиции и экономические возможности республик, краев и областей России.

3. производственно- отраслевые нормативные документы:- стандарты предприятий строительного комплекса и стандарты общественных объединений - устанавливают положения по организации и технологии производства, а также обеспечению качества продукции на данном предприятии или в объединении. Обязательные требования нормативных документов должны выполняться всеми органами управления и надзора, а также предприятиями независимо от формы собственности и принадлежности. Однако бывают ситуации, когда предприятие самостоятельно выбирает правовые рамки реализации ИСП. Речь идет в первую очередь о контрактных отношениях в строительстве. Условия контрактов оказывают прямое воздействие на особенности правовых взаимоотношений между участниками ИСП. Высокая специализация строительных предприятий в сочетании с надлежащим управлением правовым обеспечением является залогом эффективной реализации любых проектов. 11

3.2 Разработка имитационной модели управления ИСП

Повышение эффективности ИСП возможно добиться на основе максимально возможной экономии финансовых, трудовых, материально-технических ресурсов путем получения оптимальных проектных и управленческих решений на этапах планирования, проектирования и реализации ИСП. Это в свою очередь достигается созданием и внедрением комплексной имитационной модели, в составе которой основную роль будет играть интеллектуальная система поддержки решений.

Имитационное моделирование применяется к процессам, в ход которых может время от времени вмешиваться человеческая воля. Человек, руководящий операцией, может в зависимости от сложившейся обстановки, принимать те или другие решения. Затем приводится в действие математическая модель, которая показывает, какое ожидается изменение обстановки в ответ на это решение и к каким последствиям оно приведет спустя некоторое время. Следующее «текущее решение» принимается уже с учетом реальной новой обстановки и т.д. В результате многократного повторения такой процедуры руководитель как бы «набирает опыт», учится на своих и чужих ошибках и постепенно выучивается принимать правильные решения - если не оптимальные, то почти оптимальные.

Под имитационной моделью будем понимать модель, в которой тем или иным способом имитируются случайные воздействия. Модель позволяет следить за ходом реального процесса в любой промежуток времени и производить соответствующие измерения.

С целью повышения эффективности деятельности подсистемы управления ИСП разработаем комплексную имитационную модель обоснования и выбора оптимальных решений с учетом всех фаз ИСП (рис. 3.3).

Способами решения задачи в составе комплексной имитационной модели являются методы искусственного интеллекта на основе баз знаний экспертных систем.

Экспертная система - система искусственного интеллекта, включающая базу знаний с набором правил и механизмом вывода, позволяющим на основании правил и предоставляемых пользователем фактов распознать ситуацию, поставить диагноз, сформулировать решение или дать рекомендацию для выбора действия.

К экспертным системам относятся автоматизированные системы, ориентированные на решение сложных задач, трудно поддающихся однозначному и формализованному описанию. В экспертных системах (ЭС) такие задачи решаются на основе опыта и неформальной логики (экспертных методов), как правило, с привлечением высококвалифицированных экспертов.

В настоящее время, применяя компьютерные технологии, стало возможным использовать системы поддержки в управлении по трем направлениям:

§ поддержка принятия управленческих решений;

§ проведение сравнительного анализа вариантов решений (различных прогнозов, стратегий развития и т. д.);

§ поддержка выбора управленческого решения (такого рода системы базируются на методах многокритериального анализа и экспертных оценок).

ЭС выполняют следующие основные функции:

· сбор, хранение и обработку данных и знаний о предметной области управления персоналом,

· приобретение и выведение новых знаний из массива ранее полученных,

· общение с исполнителями на ограниченном естественном языке,

· реализация основных качеств специалиста-эксперта путем имитации участия в мыслительных процессах человека.

Для использования ЭС необходимо разработать интеллектуальную базу данных и базу знаний, позволяющую обосновывать и выбирать оптимальные решения.

База знаний - это совокупность моделей, правил и факторов (данных), порождающих анализ и выводы для нахождения решений сложных задач в некоторой предметной области. Выделенные и организованные в виде отдельных, целостных структур информационного обеспечения знания о предметной области становятся явными и отделяются от других типов знаний (например, общих знаний). Базы знаний позволяют вести рассуждения не только и не столько на основе формальной (математической) логики, но и на основе опыта, фактов, эвристик, т.е. базы знаний приближены к человеческой логике.

Любая имитационная модель позволяет получить не оптимальные, а только рациональные решения. После прогона исходных данных она отвечает на вопрос “что будет, если?”. Поэтому оптимальность получаемого решения зависит от количества альтернативных вариантов, которые прогоняются через имитационную модель. Решение задач в моделях осуществляется с применением баз знаний экспертных систем.

Анализ и оценка применения ЭС в строительстве, выполненная в НИР под руководством профессора Н.В. Варламова, показали, что, несмотря на большое количество разработанных ЭС, они почти не используются ни проектными, ни строительными организациями в связи со сложностью подготовки исходных данных, а различные типы оболочек для каждой ЭС затрудняют их применение на практике.

ЭС по оценке ИСП не учитывают все факторы, влияющие на его эффективность. Применение отдельных типов ЭС является устаревшим в составе моделей для обоснования и выбора оптимальных решений.

Для эффективности использования методов искусственного интеллекта разработанные и существующие ЭС должны входить в состав интеллектуальной системы поддержки решений (ИСПР).

Все базы знаний ЭС должны включаться в интеллектуальный банк данных в составе распределенного интегрированного банка данных и знаний, обеспечивающего реализацию всех блоков комплексной имитационной модели с использованием единой информационно-вычислительной сети.

ИСПР создается на основе определенных принципов с учетом специфических требований.

К основным принципам создания ИСПР относятся:

- выработка оптимальных решений,

- возможность обеспечения прогнозирования,

- информационное единство,

- легкость в обучаемости пользователей ИСПР.

Специфическими требованиями к ИСПР являются:

- обеспечение участников управления проектами информационной поддержкой на всех этапах жизненного цикла ИСП;

- предоставление возможности участникам управления проектами решения задач оптимального прогнозирования, планирования и проектирования;

- повышение надежности прогнозных расчетов с одновременным снижением затрат на увеличивающееся число реализации имитаций.

С учетом приведенных выше принципов и требований рекомендации по структуре и составу ИСПР в подсистеме управления проектами приведены на рисунке 3.4.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис 3.4. Структура интеллектуальной системы для выработки и принятия решений в функциональной подсистеме “Управление проектами”

3.3 Программное обеспечение управления ИСП

Имитационная модель может реализоваться только на основе выбора программного обеспечения, которое позволит эффективно осуществлять управление каждой фазой ИСП.

В настоящее время на рынке существует большое количество программного обеспечения управления ИСП. Из всего состава остановимся на тех программных продуктах, которые соответствуют следующим требованиям:

· Cсоответствие международным стандартам;

· Соответствие "Методическим рекомендациям по оценке эффективности инвестиционных проектов, утвержденным Минэкономики РФ, Минфином РФ и Госстроем РФ от 21 июня 1999 г. № ВК 477;

· Наличие защиты программы;

· Простота внедрения, освоения и использования программы;

· Дополнительная консультационная поддержка программного продукта;

· Интеграция процессов разработки проекта (возможность совместной работы над одним проектом с нескольких рабочих мест).

Общее программное обеспечение включает в себя:

MS WINDOWS XP;

MS Office XP (Word, Excel, Access Visual Basic of Applications и т.д.);

MS Internet Explore;

Norton Utilities;

Fine Reader;

Антивирусные программы (Norton antivirus);

Программы для архивации данных (WinRar, WinZip).

Основой любой информационно-вычислительной сети является операционная система. Сегодня на рынке программного обеспечения находится огромное количество различных операционных систем. Но большинство из них не адаптировано для работы в России. Наиболее популярными и адаптированными являются операционные системы Microsoft Windows. Одной из последних версий является Microsoft Windows ХР. Многие современные программы (последние версии) поддерживаются только в данной версии Microsoft Windows. А также данная версия имеет полный набор общих драйверов для поддержки технических устройств. В связи с этим целесообразно выбрать именно эту операционную систему

Использование Internet требует использования программы Internet Explore.

Внедрение безбумажной технологии управления невозможно без системы оптического распознавания текстов. Для этого наиболее целесообразно использование программы Fine Reader. Данная система распознает не только печатный текст, но и рукописный.

В работе ЭВМ и при работе с ней возникают неизбежные ошибки. Для устранения ошибок и оптимизации работы операционной системы, внутренних систем ЭВМ необходимо использовать программный комплекс фирмы Sуmantec Norton Utilities. Из-за несовместимости файлов текстового формата DOS и Windows удобно пользоваться программой конвертации текстового формата из DOS в Windows формат и наоборот.

Антивирусные программы необходимы для борьбы с компьютерными вирусами, которые часто распространяются по сети. Программы архивации данных необходимы для сжатия больших объемов информации, представленной в файловом виде, для экономии дискового пространства.

С учетом вышеперечисленных требований, я рекомендую следующее специальное программное обеспечение управления ИСП (табл. 3.2).

Таблица 3.2 Выбор специального программного обеспечения управления ИСП

Этапы жизненного цикла ИСП

Тип программного обеспечения

Представители

Прединвестиционный этап

Программа прединвестиционного анализа

Project Expert

Этап проектирования

Программа строительного проектирования

- Project StudioCS Архитектура - арх. - строительные решения;

- SCAD Office - конструктивные решения;

- МАЭТРО - С - инженерные коммуникации

Этап планирования реализации и контроля

Программа календарного планирования

Primavera

Этап реализации и финансового контроля

Программа финансового контроля

Cobra

Функциональные возможности, эксплуатационные, технические, а также ценовые характеристики программных продуктов представлены в приложении 5.

Выводы по главе 3

Для получения оптимальных проектных и управленческих решений была создана комплексная имитационная модель обоснования и выбора рациональных решений в функциональной подсистеме управления проектами.

Комплексная имитационная модель позволяет получить рациональные решения. Решение задач в моделях осуществляется с применением баз экспертных систем, позволяющих обосновать и выбрать оптимальные решения.

Для эффективного использования методов искусственного интеллекта разработанные и существующие экспертные системы объединены в состав интеллектуальной системы поддержки решений (ИСПР).

Имитационная модель может быть реализована только на основе программного обеспечения, которое обеспечит не только централизованное хранение информации по проекту, но и позволит реализовать конкретные модели и задачи при управлении ИСП.

4. Проектные решения

4.1 Проектное решение №1. Переход системы управления ИСП на процессный метод

управление холдинг инвестиционный конкуренция

Обследование подсистемы управления ИСП ЗАО “ИВИ-93” показало, что управление данной подсистемой не осуществляется с учетом современных требований, а именно:

- не осуществлен переход на процессное управление, которое предусматривается системой стандартов ИСО серии 9000;

- отсутствует классификация и модели бизнес-процессов управления ИСП.

На сегодняшний день процессный подход к управлению является одним из наиболее прогрессивных методов построения системы эффективного управления.

Он заключается в выделении в организации сети бизнес-процессов и управлении этими бизнес-процессами для достижения максимальной эффективности деятельности организации.

Таким образом, концепцией совершенствования системы управления проектами в ЗАО “ИВИ-93” является переход организации на процессный метод управления, который заключается в первую очередь в выделении, описании бизнес-процессов, а также их моделировании. Методика создания системы процессного управления основана на принципах системы менеджмента качества, определенных в международных стандартах ИСО 9000:2000, что является особенно актуальным и интересным.

4.1.1 Бизнес-процессы: термины и определения

Для начала ознакомимся с системой терминов процессного подхода. Бизнес - процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей.

Выделить бизнес-процесс означает дать описание существенных характеристик и деятельности на уровне современных требований: назвать определенный вид работ, обозначить его начало и конец, найти владельца процесса и определить требуемый результат (в том числе показатели качества и эффективности). Модель - это представление бизнес-процесса на специализированном языке. Это могут быть язык графики, язык схем, таблицы или текстовые описания. Модель бизнес-процесса помогает понять, как устроена работа, позволяет регламентировать эту работу, то есть зафиксировать порядок ее исполнения. Модель бизнес-процесса помогает управлять: если известен порядок исполнения работы, можем задавать ее параметры, планы, ресурсы, сроки исполнения работ, планировать эти параметры, обеспечивать организацию их исполнения, регулировать ход исполнения.

Для управления бизнес-процессом необходимо назначить должностное лицо, ответственное за выполнение процесса и его результат. Чтобы должностное лицо могло управлять процессом, в его распоряжении должны быть выделены ресурсы, необходимые для проведения процесса, делегированы права и полномочия. Каждый процесс существует не сам по себе, а выполняет какие-либо функции в организации и является подконтрольным высшему руководству организации. Поскольку в ряде случаев процессом может управлять не один сотрудник, а коллегиальный орган управления, то определение владельца процесса будет следующим. Владелец процесса - это должностное лицо или коллегиальный орган управления, имеющий в своем распоряжении ресурсы, необходимые для выполнения процесса, и несущий ответственность за результат процесса.

Для того чтобы вести управление процессом, владелец процесса должен получать информацию о ходе процесса и информацию от потребителя (клиента) процесса. Поэтому одной из составляющих частей процессного управления является система поступления информации владельцу процесса. Соответственно, вышестоящему руководству должна поступать регулярная отчетность о ходе процесса.

Определим еще несколько понятий, а именно:

· Выход (продукт) процесса;

· Вход процесса;

· Ресурс процесса.

Выход (продукт) процесса - материальный или информационный объект или услуга, являющийся результатом выполнения процесса и потребляемый внешними по отношению к процессу клиентами.

Выход процесса всегда имеет потребителя. В случае, если потребителем является другой процесс, то для него этот выход является входом. Выход процесса также может использоваться в качестве ресурса при выполнении другого процесса. К выходам процесса могут относиться: готовая продукция, документация, информация, услуги и т.д.

Вход бизнес-процесса - продукт, который в ходе выполнения преобразуется в выход.

Вход всегда должен иметь своего поставщика. К входам процесса могут относиться: сырье, материалы, документация, информация, услуги и т.д.

Ресурс бизнес-процесса - материальный или информационный объект, постоянно используемый для выполнения процесса, но не являющийся входом процесса.

К ресурсам процесса могут относиться: информация, персонал, оборудование, программное обеспечение, среда, транспорт, связь и т.д. Владелец процесса в ходе планирования и управления процессом производит распределение и перераспределение ресурсов для достижения наилучшего результата процесса. Отнесение информации одновременно ко входам и ресурсам процесса не является ошибкой.

Кратко рассмотрим базовую методику управления процессом. На рисунке 3.1 показана схема управления процессом, основанная на определении процесса. Процесс, представленный на рисунке, имеет входы и выходы. Для выполнения процесса используются ресурсы (персонал, оборудование, инфраструктура и т.д.). Управление процессом осуществляется владельцем процесса. Все ресурсы, необходимые для выполнения процесса, находятся в его распоряжении.

Процесс не может существовать отдельно от организации. Для работы процессов вышестоящее руководство должно определить назначение процесса, поставить перед владельцем процесса цели и утвердить плановые значения показателей результативности и эффективности процесса.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 4.1.1. Схема управления процессом

Таким образом, на рисунке 3.1. представлена достаточно сложная схема процесса, учитывающая взаимосвязь горизонтальных материальных потоков и ресурсов и вертикальных информационных потоков и управленческих взаимодействий. 15

Под определением “процесс”, как было указано выше, может пониматься деятельность организации, так и деятельность, выполняемая внутри одного подразделения.

4.1.2 Процессный подход в стандарте ISO серии 9000

Одним из способов эффективного использования резервов управления является внедрение в организациях СМК в соответствии с требованиями международных стандартов ИСО серии 9000, что позволяет улучшить качество управления организацией, управляя качеством всех процессов и видов деятельности. Сочетание принципов управления организацией и методов менеджмента качества позволяет организации любого уровня сложности построить систему эффективного управления каждым процессом, увязать отдельные процессы в единую систему и встроить в эту систему управления механизм непрерывного улучшения деятельности организации.

Внедрение СМК является общепризнанным действенным методом современного практического менеджмента, который позволяет обеспечить упорядочение деятельности компании, повышение качества процессов и эффективности использования ресурсов.

В условиях ограниченности ресурсов возрастает роль менеджмента эффективности и качества их использования, потому что издержки, обусловленные некачественным менеджментом, растут из-за затрат на исправление ошибок, недостатков и некачественной продукции.

Получение международного сертификата увенчивает труд по внедрению СМК. Наличие сертификата ИСО является объективной гарантией и свидетельством того, что организация управляется согласно международным стандартам, повышает свою финансовую и техническую надежность и привлекательность для инвесторов. Это требует внедрения новых подходов к организации управления компанией, результат которого - выход на новый качественный уровень организации деятельности компании.

Согласно ИСО 9000: 2000 желаемый результат достигается эффективнее, когда деятельностью организации управляют как процессами. Процессный подход - это применение в организации системы процессов наряду с их идентификацией и взаимодействием, а также менеджмент процессов. Преимущество процессного подхода состоит в обеспечении непрерывного управления, которое он обеспечивает в том числе на стыке между отдельными процессами в рамках всей системы, а также при их комбинации и взаимодействии.

Система стандартов ИСО 900 (рис. 3.2.1) предусматривает применение принципа “процессного подхода” при разработке, внедрении и улучшении результативности СМК. Для того, чтобы ход процесса был организован оптимальным образом, необходимо четко определить спецификацию на выходы процесса.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 4.1.2. Процессный подход в стандарте ИСО серии 9000

Огромное значение имеет согласованность действий и отсутствие проблем на стыках процессов. Как правило, руководители подразделений при согласовании внутреннего взаимодействия должны договориться между собой о том, кто, что, кому и когда передает и представляет. Одним из удобных средств документального регламентирования взаимодействия на стыках процессов служат “Положения о подразделениях” c разделом, описывающим порядок взаимодействия подразделений в рамках деловых процессов.

Для того, чтобы построить в организации систему управления бизнес-процессами, необходимо оценить, готова ли организация к серьезным переменам и каким требованиям она должна отвечать, чтобы перейти к процессному управлению.

Ответ на этот вопрос содержится в стандарте МС ИСО 9000:2000. В этом стандарте сформулированы восемь принципов менеджмента качества. Выполнение организацией этих принципов будет говорить о том, что организация может создать у себя систему эффективного процессного управления и достигнуть успеха.

Принцип 1. Фокус на потребителя. Организация - изготовитель продукта (услуги) должна выяснить все требования конечного потребителя продукта (услуги) и выполнить их, даже если между организацией и конечным потребителем нет прямых контактов, и в роли заказчика выступает торговая или посредническая фирма.

Принцип 2. Лидерство руководства. Основные причины неудач реинжиниринга заключены в том, что руководитель организации не возглавляет реинжиниринг. В соответствии с принципами ИСО 9000: 2000 руководитель обязан обеспечить единство команды организации и лично возглавляет процессы улучшения. Иногда руководитель возлагает слишком большие надежды на знания приглашенных консультантов. Фактическое же состояние дел таково, что ни один посторонний консультант не может улучшить положение дел в организации, так как он не обладает таким количеством информации о проблемах и возможных способах их решения, как сотрудники организации.

Если обратиться к опыту успешных фирм, во всей литературе подчеркивается, что они достигли прогресса путем ежедневного, неустанного труда при непосредственном участии руководителя, путем вовлечения всего персонала фирмы в процесс улучшения деятельности. Поэтому следующий обязательный принцип - вовлечение персонала.

Принцип 3. Вовлечение персонала. Опыт внедрения улучшений в различных странах говорит о том, что преобразования начинаются тогда, когда примерно 20-25% персонала готовы к переменам и принимают в их разработке и внедрении непосредственное участие.

Принцип 4. Процессный подход. Планируемый результат достигается эффективнее, когда деятельностью и соответствующими ресурсами управляют как процессом. Процессный подход заставляет руководителя определить источники и систему поступления информации о процессе, правила работы и принятия управленческих решений.

Принцип 5. Системный подход к менеджменту. В основе деятельности любого руководителя лежит необходимость создания системы управления. Система управления должна охватывать всю деятельность организации, увязывать между собой деятельность различных процессов и подразделений для достижения максимального эффекта.

Принцип 6. Постоянное улучшение. Система управления должна быть направлена на повышение эффективности организации. Это значит, что следует создать систему анализа результатов деятельности и принятия решений, которая не только устраняет причины несоответсвий, но и работает над выявлением и предупреждением потенциальных отклонений. Для этого необходимо вести непрерывный мониторинг результативности процессов, качества продукции и удовлетворенности потребителей и повышать их.

Принцип 7. Принятие решений, основанное на фактах. Принятие управленческих решений должно основываться только на достоверной информации. Обработка информации должна быть построена по принципу обеспечения достоверности и наглядности.

Принцип 8. Взаимовыгодные отношения с поставщиками. Стабильные долгосрочные отношения с поставщиком ведут к тому, что поставщик будет в большей степени заботиться о качестве поставок.

Таковы философские основы построения в организации системы процессного управления. Если в организации выполняются первые три принципа, то можно начинать внедрять процессный подход. В таком случае, необходима программа действий по внедрению процессного подхода. 10

4.1.3 Классификация бизнес-процессов

Для того чтобы определить, какие процессы будут выделены в организации, необходимо их классифицировать. Выделяют следующие бизнес-процессы: основные, вспомогательные (поддерживающие), процессы управления и процессы развития (табл. 4.1.1).

Таблица 4.1.1 Классификация бизнес-процессов в системе управления

Типы процессов

Характерные признаки

Процессы управления

Назначение процесса - управление деятельностью всей организации

Результат - деятельность всей организации

Процессы развития

Назначение процесса - развитие компании

Результат - получение конкурентных преимуществ, сохранение и усиление позиций компании на рынке

Основные бизнес-процессы (процессы основной деятельности)

Назначение процессов - создание основных продуктов

Результат - основной продукт или полуфабрикат для его изготовления

Процессы лежат на пути создания основных продуктов

Процессы добавляют к продукту ценность для потребителя

Поддерживающие бизнес-процессы

Назначение процессов - обеспечение деятельности основных процессов

Результат - ресурсы для основных процессов

Деятельность процессов не касается основных продуктов

Процессы добавляют продукту стоимость

На рисунке 4.1.3 представлено графическое отображение классификации процессов на основные, поддерживающие и процессы управления.

Основные бизнес-процессы:

· Образуют добавленную стоимость продукта (услуги);

· Создают продукт (услуги), представляющие ценность для клиента;

· Сфокусированы на получении прибыли.

Основные бизнес-процессы являются источниками доходов, определяют профиль бизнеса и имеют стратегическое значение для компании. Поэтому когда компания формирует свою стратегию, одним из главных блоков, образующих стратегию, является блок деловой стратегии, то есть стратегии развития основных процессов. Основные бизнес-процессы определяются исходя из анализа и описания основных этапов создания объектов инфраструктуры в разных отраслях.

Вспомогательные (поддерживающие) процессы напрямую не добавляют ценности, но увеличивают стоимость изделия. Они направлены на предоставление необходимых внутренних продуктов, внутренних услуг для направлений бизнеса. Поддерживающие бизнес-процессы:

· Направлены на предоставление необходимых внутренних продуктов, внутренних услуг для направлений бизнеса;

· Обеспечивают функционирование инфраструктуры компании.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 4.1.3. Основные и поддерживающие бизнес-процессы

Бизнес-процессы развития

· нацелены на получение прибыли в долгосрочной перспективе;

· обеспечивают совершенствование деятельности компании.

К процессам управления относят циклическое исполнение управленческой деятельности. Процессы управления нацелены на управление всеми тремя группами бизнес-процессов, то есть управление основными, поддерживающими бизнес-процессами и бизнес-процессами развития. [15]

С учетом общей теории дадим классификацию бизнес-процессов при управлении ИСП:

1. Процессы управления:

· Управление персоналом;

· Управление финансовыми ресурсами;

· Управление стратегией;

· Менеджмент качества.

· Управление связями с общественностью.

2. Основные бизнес-процессы:

· Маркетинг;

· Проектирование;

· Изготовление материалов и конструкций;

· Поставки;

· Возведение;

· Продажа объекта;

· Эксплуатация.

3. Поддерживающие бизнес-процессы:

· НИОКР;

· Административно-хозяйственное обеспечение;

· Юридическое и нормативно-правовое обеспечение;

· ИТ-обеспечение;

· Безопасность;

· Делопроизводство и документооборот.

4. Процессы развития:

· Проекты развития.

Определив, какие типы процессов нужны организации, можно переходить к моделированию этих процессов и построению системы управления.

4.1.4 Моделирование бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов - это отражение субъективного видения реально существующих в организации процессов при помощи графических, табличных, текстовых способов представления.

Моделирование - это процесс отражения реальной деятельности организации при помощи специальной методологии.

Модель бизнес-процесса помогает понять, как устроена работа, позволяет регламентировать эту работу, то есть зафиксировать порядок ее исполнения. Модель бизнес-процесса помогает управлять: если известен порядок исполнения работы, можем задавать ее параметры, планы, ресурсы, сроки исполнения работ, планировать эти параметры, обеспечивать организацию их исполнения, регулировать ход исполнения.

Еще одно важное применение, или сфера, в которой модели БП очень помогают, - это сфера автоматизации. Описанный в виде моделей БП можно автоматизировать. Это касается потоков информации, которые возникают и используются в ходе исполнения БП, можно обеспечить исполнение отдельных работ или комплексов работ по ходу БП.

Поэтому модель - это описание БП на специализированном языке или его представление в виде таблиц, схем, текстов. Оно помогает понять процесс, управлять им, регламентировать и автоматизировать его.

Специалисты выделяют два способа описаний бизнес-процессов. Первый способ связан с представлением процессов как алгоритмов исполнения работ, например, их блок-схем. Такое описание БП удобно использовать, когда речь идет о необходимости регламентации деятельности, когда нужно объяснить, как реализуется процесс, кто это делает, в какой последовательности, какие документы создаются в ходе исполнения этой последовательности.

Другая модель представления БП связана с описанием процесса как потока объектов. Ими могут быть информация, документы, материальные поставки, другие ресурсы. Такие потоковые модели применяются в рамках рассмотрения отдельных задач и рассмотрения деятельности компании как “вход-выход”. На вход поступают ресурсы, на выходе получаем продукты (услуги). Именно для отслеживания того, что происходит с поставками от начала до конца, от входа к выходу, и служат процессные, потоковые модели процессов.

Специалисты, которые используют модели БП, - это прежде всего менеджеры, руководители и исполнители, включенные в организацию и исполнение БП. Модели БП помогают им отвечать на следующие вопросы:

· какие работы необходимо выполнять для исполнения процесса в целом и достижения необходимого результата?

· Кто и какие работы выполняет, каково распределение работ между исполнителями?

· Каков порядок, какова последовательность выполнения работ?

· Что является результатом каждой из работ?

· Какие ресурсы необходимы для выполнения работ?

Модели бизнес-процессов помогают ответить и на кардинальные вопросы повышения эффективности бизнеса. Поэтому можно сказать, что модель БП - это описание работы, выполняемой качественно и обеспечивающей достижение необходимой эффективности. 15

При любом начале проекта моделирования признается необходимым привязаться к стратегии компании, выделить основные сферы деятельности, построить корневую модель БП.

4.1.5 Разработка модели бизнес-процессов реализации ИСП

Выделяют следующие типы моделей процессов организации:

1. корневая модель бизнес-процессов;

2. табличное представление бизнес-процессов;

3. графическая модель представления бизнес-процессов;

4. модель закрепления ответсвенности за исполнение бизнес-процессов.

Вышеперечисленные модели бизнес-процессов рассматриваются как новый вид регламентационных документов и используются наряду с традиционными документами, такими как Устав компании, Положение о компании, Положение о структурном подразделении, Штатное расписание, Должностная инструкция работника и др.

Описание бизнес-процессов начинается с построения корневой модели БП, что позволяет решить следующие задачи:

- системно, агрегировано представить организацию деятельности компании - корневая модель БП дает описание основных работ и представление о том, как эти работы увязаны между собой.

- наглядно показать распределение зон ответственности между подразделениями компании за исполнение основных работ.

- системно подойти к более детальным описаниям.

Корневая модель бизнес-процессов может играть роль “запускающего описания” для составления классификатора процессов. При дальнейшей детализации описания на эти бизнес-процессы составляют блок-схемы, которые используют как документированное описание бизнес-процессов в системе менеджмента качества. Одним из восьми принципов стандартов ИСО, определяющих построение СМК, является признание важности ориентации компании на использование процессного подхода. Это, в частности, предполагает, что компания имеет документированное описание основных бизнес-процессов, которое согласовано с руководителем и утверждено в качестве корпоративного стандарта. Компания также должна иметь описание порядка исполнения процессов либо в виде текста, либо в виде таблицы, либо в виде графиков, либо того и другого вместе.

Таким образом, моделирование бизнес-процессов инвестиционно-строительной компании ЗАО “ИВИ-93” начнем с построения корневой модели БП. Корневая модель БП включает три блока (рис. 4.1.4). Один блок - это основные процессы. Они определяются исходя из описания основных этапов ИСП. Каждый из этих процессов может детализироваться или содержит более частные подпроцессы (табл. 4.1.2).

Рис. 4.1.4 Корневая модель бизнес-процессов инвестиционно-строительной компании

Корневая модель БП содержит в себе зародыш различных детальных описаний порядка исполнения процессов - описание бизнес-процессов в виде алгоритмов, блок-схем, а также в текстовой форме.

Описание бизнес-процесса может производиться в текстовой форме. Однако для детализации процесса текстовое описание дополняется описанием в виде таблицы или алгоритмической схемы. Применение табличной формы делает описание процесса четким и упрощает его восприятие. Каждый параметр процесса отражается в отведенном столбце таблицы, а не “размывается” в тексте.

Использование алгоритмических схем целесообразно в случаях, когда последовательность выполнения процесса допускает вариантность исполнения. Алгоритмические схемы призваны отобразить логическую связь процессов, к тому же они более наглядные и читаемые.

Использовать исключительно одну форму - текстовую, табличную или алгоритмическую - нецелесообразно. Текстовая форма не столь наглядная и не структурированная, поэтому представим основные бизнес-процессы реализации ИСП в табличной форме (табл. 4.1.2), где определим функции процессов, потребителей, а также входящую и исходящую информацию основных бизнес-процессов.

Таблица 4.1.2 Табличное представление основных бизнес-процессов реализации ИСП

Описание процесса

Входящая информация

Исходящая информация

Потребитель результата процесса

1

2

3

4

Маркетинг

1.1.проведение маркетинговых исследований;

1.2.формирование концепции проекта.

1.3. оценка уровня различных рисков;

1.4. разработка бизнес-плана.

Информация по рынку (спрос и предложение, конкуренты, перспективы роста продаж)

Инвест. предложение

Управление иннновационно-инвестиционной деятельностью центральной компании

1

2

3

4

2. Проектирование

2.1.предпроектные проработки

2.2.разработка проектно-сметной документации

2.2.1. проект (ТЭО), рабочая документация;

2.2.2. рабочий проект;

2.3. согласование (экспертиза) проектной документации; получение разрешения на строительство;

2.4. выбор подрядчиков, поставщиков и заключение договоров на выполнение работ по реализации проекта

Договор на разработку ПП

Утвержденный комплект проектной документации

Подрядная организация по выполнению СМР, завод по изготовлению материалов, конструкций

3.Изготовление строительных материалов и конструкций

Ведомость потребности в материалах, изделиях, конструкциях

Сертификаты, технические паспорта

Подрядная организация по выполнению СМР

4.Поставки материалов и конструкций

календарные графики поставки материалов

Сертификаты, технические паспорта, удостоверяющие качество материалов, конструкций, деталей

Подрядная организация по выполнению СМР

5.Возведение

5.1. ведение СМР:

5.1.1. подготовка строительной площадки;

5.1.2. работы нулевого цикла;

5.1.3. возведение надземной части;

5.1.4. отделочные работы;

5.1.5. благоустройство;

5.2. установка оборудования;

5.3. обеспечение рационального природопользования и осуществления комплекса природоохранительных мероприятий;

5.4. сдача объекта в эксплуатацию

Утвержденный комплект проектной документации

Акт рабочей комиссии о готовности законченногостроительством объекта, Акт государственной приемочной комиссии

Заказчик

6.Продажа нового объекта

6.1. организация соответствующего позиционирования и рекламной кампании объекта;

6.2. поиск потенциальных покупателей, проведение встреч и переговоров с потенциальными покупателями;

6.3. заключение соответствующих договоров с покупателями;

6.4. регистрация прав собственности покупателей

Информация по рынку

Договор купли-продажи

Покупатель

7. Эксплуатация

7.1. приемка объекта в эксплуатацию;

7.2.Эксплуатация и управление объектом.

-

-

покупатель

Членение бизнес-процессов на подпроцессы, или функции, необходимо для разработки разделов “Функции подразделений” в Положениях о структурных подразделениях компании. Для составления алгоритмических схем используют следующие элементы (см.рис.4.1).

Рис. 4.1.5. Пример обозначений, используемых при представлении БП в форме блок-схемы

Модель бизнес-процессов реализации ИСП в форме схемы представлена на рис. 4.1.6.

Еще одно требование, которое возникает при моделировании бизнес-процессов - это закрепление процессов за исполнителями. Введение собственности на процесс путем назначения владельцев - ключевой момент внедрения процессного подхода и требований стандарта ИСО 9001-2001. Общим правилом должно быть: собственник процесса наделяется самыми высокими полномочиями и отвечает за головными исполнителями.

Таким образом, для каждого бизнес-процесса верхнего уровня назначается головной исполнитель. Ответственность за исполнение этих бизнес-процессов фиксируется в таблице закрепления бизнес-процессов за головными исполнителями (табл. 4.1.3). Из представленной модели видно, что ответственность за каждый процесс несет его владелец, она не распределяется между несколькими людьми. Отличительная черта процесса с собственником состоит в том, что в процессе можно легко провести улучшения, так как для их введения будет иметь место четкое указание менеджмента.

Таблица 4.1.3 Модель закрепления ответственности за исполнение бизнес-процессов

Процессы верхнего уровня

Ответственные руководители

Головные подразделения

1

2

3

Процессы управления

Управление персоналом

Директор по персоналу и кадровой политике

Служба управления персоналом

Управление финансовыми ресурсами

Финансовый директор

Управление финансово-экономической деятельностью

Управление стратегией

Начальник отдела стратегического планирования

Отдел стратегического планирования

Управление связями с общественностью

Директор по маркетингу и перспективному развитию

Управление маркетинга

Основные процессы

Маркетинг

Директор по маркетингу и перспективному развитию

Управление маркетинга

Проектирование

Руководитель дирекции по проектированию и строительству

Дирекция по проектированию и строительству

Строительство

Руководитель подрядной организации

Подрядчик по строительству жилых и коммерческих зданий

Продажа нового объекта

Директор по управлению недвижимостью

Управление недвижимостью

Эксплуатация

Директор службы управления недвижимостью

Служба управления недвижимостью

Поддерживающие процессы

Административно-хозяйственное обеспечение

Начальник административно-хозяйственной службы

Административно-хозяйственная служба

НИОКР

Главный научный советник

Научно-технический совет

Юридическое и нормативно-правовое обеспечение

Руководитель юридической службы

Юридическая служба

ИТ-обеспечение

Начальник отдела информационных технологий

Отдел информационных технологий

Делопроизводство и документооборот

Секретарь

Секретариат

Из представленной таблицы видно, что все процессы управления компанией имеют своего владельца, который является ключевой фигурой в структурировании, организации исполнения и улучшения бизнес-процессов. Владелец бизнес-процесса имеет все полномочия для инициирования перемен в процессе по своему усмотрению, отвечает за постоянный мониторинг хода процесса, определяет показатели и критерии эффективности процесса и управляет ресурсами по процессу. Таким образом, ответственность несет не один генеральный директор, то есть имеет место децентрализация власти.

В тех случаях, когда модели разрабатываются с помощью специальной программы, их применяют как электронные регламенты. А в части применения подобных моделей стала развиваться специальная методология - бизнес-инжиниринг.

4.1.6 Электронные модели компании

Современным подходом бизнес-инжиниринга является использование информационных технологий в интересах разработки модели деятельности компании, из которой может быть получен необходимый набор организационных управленческих регламентов.

В ходе создания электронной модели компании применяют специализированные программные продукты, которые позволяют:

· Создавать электронные модели деятельности компании;

· Автоматизировать процесс разработки регламентирующих документов;

· Уточнять требования к регламентирующим документам;

· Корректировать документы в соответствии с изменившимися требованиями;

· Создавать информационные системы (для доведения регламентов до исполнителей) с заданными параметрами.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 4.1.6. Ключевые возможности электронных моделей бизнес-процессов

Типовые области применения, решаемые задачи и результаты работы с электронными моделями представлены в таблице 4.1.4

Таблица 4.1.4 Задачи и результаты применения электронных моделей

Область применения

Решаемые задачи

Результаты работы

1

2

3

Описание (моделирование) бизнес-процессов

-Определение зон ответсвенности сотрудников: в каком виде, в какие сроки и кому передаются результаты работы.

-доведение до сведения сотрудников регламентов их деятельности.

-Описание документооборота.

- определение движения материальных потоков.

- формирование целостной картины работы компании.

Документы:

- регламент процесса;

- оргструктура компании

Положение о подразделении;

- должностная инструкция

- жизненный цикл документа;

- маршрут прохождения документа;

-классификация документов компании.

Поддержание регламентирующих документов в актуальном состоянии

-управление бизнес-моделью вместо управления документацией.

- поддержание в рабочем состоянии регламентирующих документов.

Документы в актуальном состоянии:

- регламент процесса;

- организационная структура компании;

- положение о подразделении и т.д.

Предоставление информации о деятельности компании

- генерация документов из бизнес-модели.

Формирование документа с заданными параметрами.

-Генерация корпоративного портала, включающего все генерируемые и прикрепленные документы.

- пакетная выгрузка документации;

- экспорт данных в Excel и HTML для создания корпоративного портала.

Применяемый программный продукт должен отвечать следующим требованиям:

1. решает задачи по созданию моделей и регламентов для деятельности организации, внедрения и совершенствования СМК;

2. поддерживает регламентирующую документацию в актуальном состоянии;

3. обеспечивает возможность коллективной работы с электронной моделью компании;

4. является доступным в освоении и удобным в использовании.

Рассмотрим наиболее популярные программные продукты моделирования бизнес-процессов и выберем наиболее оптимальный, который и будет предложен для внедрения в ЗАО “ИВИ-93”.

4.1.7 Выбор программного продукта моделирования бизнес-процессов

Стандарт ИСО 9000:2001 не указывает на обязательность применения программного обеспечения для моделирования бизнес-процессов, но выполнить все его требования без применения специализированных программ трудно.

В настоящее время на российском рынке представлено достаточно большое количество информационных систем, многие из которых позволяют, так или иначе, создавать описания (модели) бизнес-процессов предприятий. Очевидно, что выбор системы в значительной мере определяет весь дальнейший ход проекта.

Из программ зарубежных производителей распространение в России получили ARIS и BPwin.

ARIS - это методология и базирующееся на ней семейство программных продуктов, разработанных компанией IDS Scheer AG (Германия) для структурированного описания, анализа, последующего совершенствования бизнес-процессов компании и управления ими, а также подготовки к внедрению сложных информационных систем.

Организация в ARIS рассматривается с четырех точек зрения:

- организационной структуры;

- функциональной структуры;

- структуры данных;

- структуры процессов.

Программные продукты ARIS используются на этапах цикла работ по созданию и развитию бизнеса - от разработки стратегии предприятия до реорганизации основополагающих бизнес-процессов, от управления стоимостью процессов до внедрения информационных систем и последующей оптимизации деятельности предприятия.


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.