Учет и использование сырья и материалов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Сырье и материалы составляют значительную часть затрат предприятия в себестоимости продукции. Поэтому повышение эффективности их использования является одним из важнейших факторов снижения себестоимости продукции и роста прибыли. Рациональное использование сырья и материалов во многом определяется постановкой бухгалтерского учета и организации аналитических работ, что в условиях становления рыночной экономики требует особого осмысления. В связи с приближением учета к международным стандартам, роль и значение учета материалов и сырья трудно переоценить, а обсуждение актуальных проблем учета весьма своевременно. Этот факт придает большое значение учету и анализу сырья и материалов и позволяет сделать вывод об актуальности и необходимости изучения и исследования данной темы в настоящее время.

Объектом исследований настоящей дипломной работы является ООО «Курьер», занимающееся производством и реализацией мебели.

Предприятие результатом своей деятельности видит получение максимальной прибыли. Фактором роста которой является новая эффективность использования и снабжения материальными ресурсами. Поэтому в данной дипломной работе поставлены следующие задачи:

рассмотреть роль сырья и материалов в производстве;

рассмотреть практику документального оформления и ведения учета поступления и отпуска сырья и материалов;

совершенствование методов контроля за их использованием;

проанализировать эффективность использования сырья и материалов;

разработать рекомендации и внести предложения по совершенствованию учета сырья и материалов и контроль за их использованием.

Весь спектр этих вопросов и проблем делает тему дипломной работы весьма актуальной.

При написании дипломной работы использовалась литература, посвященная вопросам бухгалтерского учета и аудита, а также фактические данные ООО «Курьер».

В бухгалтерской литературе достаточно широко освещен вопрос учета материалов. Кроме того, информационной базой исследования является нормативная документация, а также внутренняя документация анализируемого предприятия по учету материально-производственных запасов.

1. Экономическое содержание производственных запасов в условиях рыночной экономики

1.1 Экономическая сущность и классификация производственных запасов

сырье материал производство учет

Производственные запасы являются предметами, на которые направлен труд человека с целью получения готовой продукции. В отличие от средств труда, сохраняющих в производственном процессе свою форму и переносящих стоимость на продукт постепенно, предметы труда потребляются целиком и полностью переносят свою стоимость на этот продукт и заменяются после каждого производственного цикла. В промышленности постепенно увеличивается потребление товарно-материальных ценностей в производстве. Это обуславливается расширением производства, значительным удельным весом материальных затрат в себестоимости продукции и ростом цен на ресурсы. В условиях перехода к рыночной экономике важное значение приобретает улучшение качественных показателей использования производственных запасов (снижение удельных затрат материалов в себестоимости продукции, всемерная экономия и т.д.).В связи с этим перед учетом производственных запасов стоят следующие задачи:

l правильное и своевременное документальное отражение всех операций по заготовке, поступлению и отпуску материалов; выявление и отражение затрат, связанных с их заготовлением; расчет и списание отклонений по направлениям затрат;

l контроль за сохранностью материальных ценностей в местах их хранения и на всех стадиях движения;

l постоянный контроль за соблюдением установочных норм производственных запасов;

l систематический контроль за использованием материалов в производстве на базе обоснованных норм их расходования;

l контроль за технологическими отходами и потерями и их использование;

l своевременное получение точной информации о величине экономии или перерасхода материальных ресурсов по сравнению с установленными лимитами;

l своевременное осуществление расчетов с поставщиками материальных ресурсов, контроль за ценностями, находящимися в пути, неотфактурованные поставки.

Необходимыми предпосылками действенного контроля за сохранностью запасов являются:

- наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для запасов открытого хранения);

- размещение запасов по секциям складов, а внутри них - по отдельным группам и типо - сорто - размерам (в штабелях, стеллажах, на полках и т.п.) таким образом, чтобы была обеспечена возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида запасов следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся запасе;

- оснащение мест хранения запасов весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой;

- применение централизованной доставки материалов со складов организации в цеха (подразделения) по согласованным графикам, а на стройках от поставщиков, базисных складов и комплектовочных участков непосредственно на объекты строительства по комплектовочным ведомостям; сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;

- организация, там где это необходимо и целесообразно, участков централизованного раскроя материалов;

- определение перечня центральных складов, складов (кладовых), являющихся самостоятельными учетными единицами;

- установление порядка нормирования расхода запасов (разработка и утверждение норм, соблюдение норм при отпуске материалов в подразделения организации);

- установление порядка формирования учетных цен на запасы и порядка их пересмотра;

- определение круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им запасов; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером организации;

- определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов запасов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз запасов со складов и иных мест хранения организации;

- наличие списка лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждаемого руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (в списке указываются должность, фамилия, имя, отчество и уровень компетенции (тип или виды операций, по которым данное должностное лицо имеет право принятия решений)).

В случае отсутствия у организации права собственности (права хозяйственного ведения или оперативного управления соответственно) на поступившие материальные ценности последние должны учитываться на забалансовых счетах.

Непременным условием рациональной организации внутреннего и внешнего контроля за сохранностью, поступлением и использованием производственных запасов является научно обоснованная их классификация в синтетическом и аналитическом учете. Поэтому основные требования, предъявляемые к бухгалтерскому учету материально-производственных запасов должны быть следующие:

- сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и наличия запасов;

- учет количества и оценка запасов;

- оперативность (своевременность) учета запасов;

- достоверность;

- соответствие синтетического учета данным аналитического учета на начало каждого месяца (по оборотам и остаткам);

- соответствие данных складского учета и оперативного учета движения запасов в подразделениях организации данным бухгалтерского учета. Применение организациями программных продуктов по учету запасов должно обеспечить получение необходимой информации на бумажных носителях, включая показатели, содержащиеся в регистрах бухгалтерского учета, внутренней отчетности организации и других документах.

Учет запасов - одна из наиболее сложных и трудоемких частей бухгалтерской работы, потому, что материально-производственные запасы являются самым распространенным видом активов. К бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов принимаются активы, используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг); предназначенные для продажи, включая готовую продукцию и товары; используемые для управленческих нужд организации.

Согласно основным нормативным документам, регулирующим бухгалтерский учет на предприятиях, принята следующая классификация запасов:

ь cырье и материалы входят в состав вырабатываемой

продукции, образуя ее основу, или являющихся необходимыми компонентами при ее изготовлении. Сырьем называется продукция сельского хозяйства (например, зерно или хлопок), это продукция, которая не была в переработке. Материалы - это продукция, прошедшая обработку (например, мука - это размолотое зерно, топливо - переработанная нефть).

ь покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали, приобретаемые для комплектования выпускаемой продукции (строительства), которые требуют затрат по их обработке или сборке. Эти материалы уже прошли определенную обработку, но еще не могут являться готовой продукцией.

ь топливо - это различные виды нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства, выработки энергии и отопления, твердого (уголь, торф, дрова и др.) и газообразного топлива.

ь тара и тарные материалы - это различные предметы, которые используются для упаковки и транспортировки продаваемой продукции. Это и различные материалы и детали, предназначенные для изготовления тары и ее ремонта (детали для сборки ящиков, бочковая клепка, железо обручное и др.).

ь запасные части - это приобретенные или изготовленные для нужд основной деятельности предметы, предназначенные для производства ремонтов, замены изношенных частей машин, оборудования, транспортных средств и т.п., а также автомобильных шин в запасе и обороте. Здесь же учитывается движение обменного фонда полнокомплектных машин, оборудования, двигателей, узлов, агрегатов, создаваемого в ремонтных подразделениях организаций, на технических обменных пунктах и ремонтных заводах.

ь прочие материалы - это различные отходы производства (обрубки, обрезки, стружка и т.п.); неисправимый брак; материальные ценности, полученные от выбытия основных средств, которые не могут быть использованы как материалы, топливо или запасные части в данной организации (металлолом, утильсырье).

ь строительные материалы используются организациями-застройщиками. Сюда относятся материалы, используемые непосредственно в процессе строительных и монтажных работ, для изготовления строительных деталей, для возведения и отделки конструкций и частей зданий и сооружений, строительные конструкции и детали, а также другие материальные ценности, необходимые для нужд строительства (взрывчатые вещества и т.д.).

ь инвентарь и хозяйственные принадлежности - это инструменты, хозяйственные принадлежности и другие средства труда, срок полезного использования которых меньше 12 месяцев.

1.2 Организация первичного и складского учета производственных запасов

Для хранения материальных запасов в организациях создаются:

а) центральные склады, которые находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы (отдела) снабжения и сбыта. Центральные склады, как правило, должны быть специализированными, особенно в случаях, когда в организации имеются материалы, требующие разных режимов хранения. Для хранения готовой продукции создаются, как правило, отдельные склады;

б) склады (кладовые) цехов, филиалов и других подразделений организации.

Не должно допускаться создание излишних промежуточных складов и кладовых, а также перемещение материальных запасов с одних складов в другие. Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, другими необходимыми измерительными приборами, мерной тарой и противопожарным оборудованием. Измерительные приборы должны периодически проверяться (переосвидетельствоваться) и осуществляться их клеймение. Для материалов открытого хранения оборудуются специально приспособленные площадки.

На складах материальные запасы размещаются по секциям, а внутри них - по группам, типо- и сорто - размерам на стеллажах, полках, ячейках, в ящиках, контейнерах, мешках и другой таре и в штабелях.

Размещение материальных запасов должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия.

К месту хранения материальных запасов, как правило, прикрепляется ярлык, а на ячейках (ящиках) делаются надписи (например, на приклеенных листках бумаги или бирках) с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т.п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.

На складах должны соблюдаться соответствующие режимы хранения материальных запасов (температурно-влажностные и другие) с тем, чтобы не допускать их порчу и потерю необходимых физико-химических и других свойств.

Прием, хранение, отпуск и учет материальных запасов по каждому складу возлагаются на соответствующих должностных лиц (заведующий складом, кладовщик и др.), которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С указанными должностными лицами заключаются договора о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Если в штате организации, подразделения отсутствует должность заведующего складом (кладовщика), то его обязанности могут быть возложены на другого работника организации с обязательным заключением с ним договора о полной материальной ответственности.

Прием на работу и увольнение заведующих складами, кладовщиков и других материально ответственных лиц осуществляются по согласованию с главным бухгалтером организации.

Заведующий складом, кладовщик и другие материально ответственные лица могут освобождаться от занимаемых должностей только после сплошной инвентаризации числящихся за ними товарно-материальных запасов и передачи их другому материально ответственному лицу по акту. Акт приема-передачи визируется главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и утверждается руководителем организации.

Распоряжения главного бухгалтера организации в части учета материальных запасов, оформления и представления учетных документов и отчетности (сведений) обязательны для заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и других материально ответственных и должностных лиц, а также ее работников.

Учет материальных запасов (т.е. материалов, тары, товаров, готовой продукции и др.), находящихся на хранении в складах организации и подразделений, ведется на карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материальных ценностей (сортовой учет). При автоматизации учетных работ указанная выше информация формируется на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники. На складах ведется количественный сортовой учет материальных запасов в установленных единицах измерения, с указанием цены и количества.

Карточки складского учета открываются на календарный год службой снабжения организации. При этом заполняются реквизиты, предусмотренные в карточках: номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты.

На каждый номенклатурный номер материала открывается отдельная карточка. Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при механизированной обработке на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы или специалиста, осуществляющего бухгалтерскую функцию в организации. На складах должны быть согласованные с главным бухгалтером списки и образцы подписей лиц, имеющих право затребовать и получать материалы.

Карточки выдаются заведующему складом (кладовщику) под расписку в реестре. В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т.п.).

Учетные цены материальных запасов, хранящихся на складах организации и подразделений, проставляются на карточках складского учета организации.

В случаях изменения учетных цен на карточках делаются дополнительные записи об этом, т.е. указывается новая цена и с какого времени она действует.

В случае применения организацией в качестве учетной цены цен поставщиков или фактической себестоимости материалов:

а) открывается новая карточка складского учета при каждом изменении цены;

б) учет ведется на одной и той же карточке независимо от изменения цены. В этом случае в карточках по строке «Цена» указывается «Цена поставщика» или «Фактическая себестоимость». Новая цена записывается по каждой операции.

Если в бухгалтерской службе учет материалов ведется по сальдовому методу, карточки заполняются по форме оборотной ведомости, с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количества и суммы, остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Записи сумм в карточках, как правило, производит работник бухгалтерской службы.

Учет движения материальных запасов (приход, расход, остаток) на складе ведется непосредственно материально ответственным лицом (заведующим складом, кладовщиком и др.).В отдельных случаях допускается возлагать ведение карточек складского учета на операторов с разрешения главного бухгалтера и с согласия материально ответственного лица.

После полного заполнения карточки для последующих записей движения материальных запасов открывается второй лист той же карточки и последующие листы. Листы карточки нумеруются и скрепляются.

Второй и последующие листы карточки визируются работником бухгалтерской службы при очередной проверке.

При автоматизации (механизации) учета движения материальных запасов указанные в настоящем пункте формы учетной документации и накопительные регистры оперативного учета могут быть представлены на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.

На основании оформленных в установленном порядке и исполненных первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) заведующий складом (кладовщик) делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).

В карточках каждая операция, отраженная в том или ином первичном документе, записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечисляются номера всех таких документов или составляется их реестр.

Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций).

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца.

В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

Работники бухгалтерской службы организации, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц, осуществлять непосредственно на складах в присутствии заведующего складом (кладовщика) проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей (разносок) операций в карточках складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации.

При ведении в бухгалтерской службе сальдового метода учета материалов работник бухгалтерской службы сверяет все записи в карточках складского учета с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков в карточках. Сверка карточек с документами и подтверждение операций подписью проверяющего могут производиться также в случаях, когда в бухгалтерской службе учет материалов ведется с использованием оборотных ведомостей.

При ведении карточек учета в бухгалтерской службе организации (первый вариант оборотного метода) сверяются карточки бухгалтерской службы со складскими карточками.

Материально ответственные лица обязаны по требованию проверяющего работника бухгалтерской службы предъявлять для проверки наличия материальные ценности.

Периодически в сроки, установленные в организации графиком документооборота, заведующие складами (кладовщики) обязаны сдавать, а работники бухгалтерской службы - принимать от них все первичные учетные документы, прошедшие (исполненные) по складам за соответствующий период.

Прием-сдача первичных учетных документов оформляется, как правило, составлением реестра, на котором работник бухгалтерской службы или иного подразделения организации расписывается в получении документов.

Сдача складом лимитно-заборных карт производится после использования лимита. В начале месяца должны быть сданы все карты за прошлый месяц независимо от использования лимита. Если лимитно-заборная карта была выдана на квартал, она сдается в начале следующего квартала.

О результатах произведенных на складах проверок и выявленных недостатках и нарушениях, а также принятых мерах работники бухгалтерской службы, проводившие проверки, докладывают главному бухгалтеру организации.

Если при выборочной проверке склада были выявлены недостачи, порча, излишки, они оформляются актом, на основании которого излишки приходуются, а недостачи и потери от порчи списываются с одновременным учетом их стоимости по счету «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Главный бухгалтер организации по результатам проверок обязан информировать руководителя организации о выявленных недостатках и нарушениях.

Если склады отдельных подразделений организации (филиалов, производств, цехов, подсобных хозяйств и т.д.) расположены от бухгалтерской службы организации на отдаленном расстоянии, прием первичных учетных документов и проверка могут осуществляться непосредственно в бухгалтерской службе организации или ином подразделении организации (например, вычислительный центр). В этом случае первичные учетные документы в установленные сроки представляются (передаются, пересылаются) в соответствующие подразделения организации с реестром сдачи документов, в котором указываются номера и наименования сдаваемых документов.

Кроме того, заведующий складом (кладовщик) представляет в указанное подразделение организации в те же сроки ведомость остатков материалов на конец отчетного месяца или квартала. Форма ведомости остатков материалов, порядок ее составления и периодичность представления устанавливаются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.

По истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки: «остаток перенесен в карточку 200_ года N…»), брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив организации.

На складах вместо карточек складского учета допускается ведение учета в книгах складского учета.

В книгах складского учета на каждый номенклатурный номер открывается лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточках складского учета.

В начале или в конце книги помещается оглавление лицевых счетов с указанием номеров лицевых счетов, наименований материальных ценностей с их отличительными признаками и количества листов в книге.

Книги складского учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. Количество листов в книге заверяется подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью.

Книги складского учета регистрируются в бухгалтерской службе организации, о чем делается запись в книге с указанием номера по реестру.

Организацией может быть установлен иной порядок оформления книг складского учета.

Складской учет материальных запасов может вестись при помощи средств вычислительной техники. В этом случае оператором (кладовщиком) вводится информация (реквизиты), предусмотренная в карточках складского учета, и данные первичных учетных документов непосредственно в средства вычислительной техники.

При ведении складского учета механизированным способом карточки складского учета могут не вестись.

В организациях, имеющих службу внутреннего аудита, функции по контролю движения материальных ценностей на складах организации и других местах хранения или часть этих функций может выполняться указанной службой. По решению руководителя организации указанная работа может осуществляться и аудиторской организацией в процессе оказания ею аудиторских услуг.

Особого внимания требуют оперативный учет и контроль выдачи доверенностей на получение материальных ценностей. В частности, нельзя допускать выдачу доверенностей работникам, не отчитавшимся за ранее полученные, а также выписку доверенностей, в которых не указаны поставщики, наименование и количество получаемых ценностей. Тщательно сверяются даты в документах, по которым оприходованы материальные ценности после инвентаризации.

Необходимое условие обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей-четкая организация внутрихозяйственного контроля за состоянием складского хозяйства и контрольно-пропускной системы. В сферу такого контроля входят: техническое состояние складских помещений и емкостей для хранения материальных ценностей или специально приспособленных площадок для материалов открытого хранения; оборудование складов стеллажами, полками, закромами и другими приспособлениями для хранения определенных видов ценностей; оснащение мест хранения весами, мерной тарой и прочими измерительными приборами, своевременность их переосвидетельствования и клеймения; состояние охраны территории предприятия и соблюдение пропускного режима. Исключительно важно обеспечить на каждом предприятии своевременное заключение письменных договоров о полной материальной ответственности с лицами, осуществляющими приемку, хранение и отпуск ценностей, а также определить круг должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение, отпуск со складов материалов и выдавать разрешения на вывоз с предприятия материальных ценностей.

Важным моментом организации учета производственных запасов является оформление первичных документов.

Все обязательные первичные документы содержатся в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденного Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 30 октября 1997 г. №71а. Согласно этому документу для поступления материалов применяются 3 вида первичных документов: приходный ордер (форма №М-4), акт о приемке материалов (форма №М-7), карточка учета материалов (форма №М-17).

Чаще всего поступление материальных ценностей оформляется приходным ордером, который составляется материально-ответственным лицом в одном экземпляре в день поступления ценностей на склад. На массовые однородные материалы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, разрешается составление одного приходного ордера за день. В этом случае при каждой отдельной приемке материала в течение дня делаются соответствующие записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются и общим итогом заносятся в приходный ордер.

Иногда для сокращения количества заполняемых документов предприятие вместо приходного ордера поступление материалов может оформлять штампом. Этот штамп проставляется на документе поставщика (счете, накладной). Штамп по своему содержанию должен быть похож на приходный ордер. Такой штамп по своему значению приравнивается к приходному ордеру.

При доставке материальных ценностей автомобильным транспортом прием материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от отправителя груза.

Если при приеме материалов возникла ситуация, когда поступившие материалы расходятся (в количестве, качестве, ассортименте) с данными, указанными в документах на эти материалы, то прием должна осуществлять специально созданная комиссия. В состав такой комиссии обязательно должны входить: материально-ответственное лицо и представитель поставщика (или представитель незаинтересованной организации). Эта комиссия оформляет акт о приемке материалов (форма №М-7) в двух экземплярах. В этом случае приходный ордер уже не составляется. А акт о приемке служит основанием для предъявления претензий к поставщику или к транспортной организации о выявленных расхождениях. Акт о приемке составляется при поступлении материалов, на которых отсутствуют документы (неотфактурованные поставки).

Для сокращения заполняемых документов может использоваться карточка учета материалов (форма №М-17).Ее отличие от всех остальных документов по приему материалов заключается в том, что она может использоваться и для периодического списания материальных запасов.

2. Синтетический и аналитический учет производственных запасов

2.1 Способы поступления запасов на предприятие и определение их фактической стоимости

Рассмотрим учет производственных запасов на примере ООО «Курьер». Фирма занимается производством мебели для населения.

Основными документами, регулирующими вопросы учета материально-производственных запасов, являются:

l Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01), утвержденного Приказом Минфина РФ №44н от 9 июня 2001 года.

l Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ №119н от 28 декабря 2001 года.

Согласно действующего Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденного приказом Минфина РФ №94н от 31 октября 2000 года, для учета материальных ценностей, принадлежащих предприятию на праве собственности, используются счета 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция».

На рассматриваемом предприятии, согласно учетной политике, материально-производственные запасы отражаются в учете по их фактической себестоимости. Счета 15 «Заготовление и приобретение материалов» и 16 «Отклонения в стоимости материалов» не применяются.

Счет 41 «Товары» предназначен для обобщения информации о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи. Этот счет используется в основном организациями, осуществляющими торговую деятельность, а также организациями, оказывающими услуги общественного питания. В организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность, счет 41 «Товары» применяется в случаях, когда какие-либо изделия, материалы, продукты приобретаются специально для продажи или когда стоимость готовых изделий, приобретаемых для комплектации, не включается в себестоимость проданной продукции, а подлежит возмещению покупателями отдельно.

Счет 43 «Готовая продукция» предназначен для обобщения информации о наличии и движении готовой продукции. Этот счет используется организациями, осуществляющими промышленную, сельскохозяйственную и иную производственную деятельность.

Счет 10 «Материалы» предназначен для обобщения информации о наличии и движении сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и т.п. ценностей организации (в том числе находящихся в пути и переработке).

Материалы учитываются на счете 10 «Материалы» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам.

При учете материалов по учетным ценам (плановая себестоимость приобретения (заготовления), средние покупные цены и др.) разница между стоимостью ценностей по этим ценам и фактической себестоимостью приобретения (заготовления) ценностей отражается на счете 16 «Отклонение в стоимости материалов».

К счету 10 «Материалы» могут быть открыты субсчета:

10-1 «Сырье и материалы»;

10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»;

10-3 «Топливо»;

10-4 «Тара и тарные материалы»;

10-5 «Запасные части»;

10-6 «Прочие материалы»;

10-7 «Материалы, переданные в переработку на сторону»;

10-8 «Строительные материалы»;

10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»;

10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»;

10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» и др.

Аналитический учет по счету 10 «Материалы» ведется по местам хранения материалов и отдельным их наименованиям (видам, сортам, размерам и т.д.).

ПБУ 5/01 устанавливает порядок определения фактической себестоимости при поступлении в организацию запасов в следующих хозяйственных ситуациях:

- приобретение за плату;

- изготовление самой организацией;

- получение в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации;

- получение по договору дарения или безвозмездно;

- оприходование остающихся от выбытия основных средств и другого имущества;

- поступление МПЗ, не принадлежащих организации, в ее пользование или распоряжение в соответствии с условиями договора.

Рассмотрим более подробно каждый из способов поступления запасов.

Способ 1. Поступление материальных запасов за плату.

В соответствии с действующим законодательством, в фактическую себестоимость должны включаться все расходы, связанные с приобретением материалов. К таким расходам относят:

суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материально-производственных запасов;

таможенные пошлины;

невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материально-производственных запасов;

вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материально-производственные запасы;

затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию. Данные затраты включают, в частности, затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов; затраты по содержанию заготовительно-складского подразделения организации, затраты за услуги транспорта по доставке материально-производственных запасов до места их использования, если они не включены в цену материально-производственных запасов, установленную договором; начисленные проценты по кредитам, предоставленным поставщиками (коммерческий кредит); начисленные до принятия к бухгалтерскому учету материально-производственных запасов проценты по заемным средствам, если они привлечены для приобретения этих запасов;

затраты по доведению материально-производственных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях. Данные затраты включают затраты организации по подработке, сортировке, фасовке и улучшению технических характеристик полученных запасов, не связанные с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг;

иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материально-производственных запасов.

На рассматриваемом предприятии при поступлении материалов на склад, бухгалтерия делает следующие проводки:

Кредит 60 - Дебет 10 - оприходованы материалы

Кредит 60 - Дебет 19 - принят НДС

Кредит 76 - Дебет 10 - учтены услуги посреднических фирм

Кредит 02,70,69 - Дебет 10 - учтены расходы, связанные с доработкой

Этот способ определения фактической себестоимости материалов удобен тем предприятиям, у которых небольшая номенклатура материалов, небольшое количество поставок за период, и все данные поступают в бухгалтерию одновременно.

Если же предприятие поставляет много видов материалов, часто и маленькими партиями, то ему помимо 10-го счета удобнее использовать еще два счета: 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

При этом способе в дебете 10-го счета материалы учитываются по учетным ценам. По выбору предприятия учетной ценой может быть принята любая из следующих цен:

ь цена, указанная в договоре на поставку материальных запасов;

ь фактическая себестоимость материалов по данным предыдущего месяца (квартала, года);

ь планово - расчетная цена;

ь средняя цена группы. Эти цены должны соответствовать рыночной цене материалов, и не отклоняться от нее более чем на 10%.

Счет 16-й нужен для учета разницы, которая возникает между учетной ценой и фактической себестоимостью материалов.

При поступлении материалов на склад делается проводка:

Кредит 60 - Дебет 15 - к учету принимается покупная стоимость материалов

Кредит 15 - Дебет 10 - к учету принимается учетная стоимость материалов

Кредит 76 - Дебет 15-отражаются расходы, связанные с доставкой материалов

Таким образом в дебете 15-го счета соберутся все затраты при покупке материалов, то есть фактическая стоимость, а в кредите - учетная цена этих же материалов.

В конце месяца разница между дебетом и кредитом по 15-му счету перебрасывается на счет 16 «Отклонение в стоимости материалов». Если фактическая стоимость материалов больше учетной цены, то разница списывается проводкой:

Кредит 15 - Дебет 16, а в конце месяца эта сумма отправляется в дебет 20-го (23,25,26) счета.

Если фактическая стоимость меньше учетной цены, то проводка должна быть обратной:

Кредит 16 - Дебет 15, а разница отправляется в кредит 20-го (23,25,26) счета.

Главное удобство метода учета заготовления материалов с использованием 15-го и 16-го счета состоит в том, что формирование фактической цены материалов происходит непосредственно на 20-м (23,25,26) счете. Это делается без дополнительных процедур исправления бухгалтерских записей в учетных регистрах.

Рассмотрим следующий вариант поступления запасов.

Способ 2. Изготовление запасов самим предприятием.

Фактическая себестоимость материально-производственных запасов при их изготовлении самой организацией определяется исходя из фактических затрат, связанных с производством данных запасов. То есть все затраты, понесенные в процессе изготовления материалов, должны быть включены в фактическую себестоимость.

Главное отличие бухгалтерских проводок, которые делаются при изготовлении материалов, заключается в использовании счета 23 «Вспомогательное производство». В остальном, бухгалтерские проводки очень похожи на те, которые совершаются при покупке материальных запасов.

Кредит 02,10,70,69 - Дебет 23 - накапливаются затраты, связанные с производством материалов.

После того как все затраты будут собраны на 23-м счете и материалы будут готовы, они переносятся на 10-й счет:

Кредит 23 - Дебет 10 - выпущены материалы собственного изготовления

Следующий способ поступления материальных запасов - это внесение запасов в качестве вклада в уставный капитал.

Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, внесенных в счет вклада в уставный капитал организации, определяется исходя из их денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. Надо отметить, что если номинальная стоимость вклада в уставный капитал ООО превышает 200 минимальных размеров оплаты труда, то денежную стоимость материальных запасов должен подтвердить независимый оценщик. Когда согласованная оценка материалов получена, составляется проводка:

Кредит 75 - Дебет 10 - стоимость материалов, вносимых в уставный капитал

Следующий способ поступления запасов на предприятие - безвозмездное получение.

Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, полученных организацией по договору дарения или безвозмездно, а также остающихся от выбытия основных средств и другого имущества, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету.

Под текущей рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов. На основании справки из органов статистики о рыночной стоимости подаренного вида запасов на конкретную дату бухгалтер предприятия будет приходовать запасы на склад. Это сопровождается проводкой:

Кредит 98 - Дебет 10 - приняты к учету безвозмездно принятые материальные ценности

Надо отметить, что коммерческие организации могут передавать безвозмездно друг другу имущество стоимостью не более 5 минимальных размеров оплаты труда.

Еще один способ поступления запасов на предприятие - это приобретение запасов в обмен на другое имущество.

Фактической себестоимостью материально-производственных запасов, полученных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами, признается стоимость активов, переданных или подлежащих передаче организацией. Стоимость активов, переданных или подлежащих передаче организацией, устанавливается исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных активов.

При невозможности установить стоимость активов, переданных или подлежащих передаче организацией, стоимость материально-производственных запасов, полученных организацией по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами, определяется исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах приобретаются аналогичные материально-производственные запасы. Это оформляется проводкой:

Кредит 60 - Дебет 10 - оприходованы материалы при товарообменной операции.

Способ 6. Поступление запасов, не принадлежащих организации.

Материально-производственные запасы, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются к учету в оценке, предусмотренной в договоре.

Поступление материалов в качестве залога или по договору с особым правом перехода собственности отражается проводкой на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» по дебету.

Аналитический учет по счету 002 ведется по организациям-владельцам, по видам, сортам и местам хранения.

Важным моментом бухгалтерского учета является правильное оформление документов, сопровождающих поступление материалов. Рассмотрим возможные варианты оформления документов:

Материалы на склад доставит сам поставщик. В этом случае бухгалтер вместе с кладовщиком осуществляют прием материалов на склад. В этом случае составляются первичные документы по приходу (приходный ордер, акт о приемке материалов, карточка учета материалов).

На рассматриваемом предприятии материальные запасы поступают следующими способами:

Сотрудник организации (подотчетное лицо) приобретает нужные ценности. Здесь помимо первичных документов на поступление материалов бухгалтерия заполняет расходный кассовый ордер, чтобы выдать деньги подотчетнику, (Приложение 1), авансовый отчет (когда подотчетник вернется) (Приложение 2).

Представитель организации на основании выписанной доверенности (Приложение 3) приходит на предприятие поставщика и предъявляет доверенность, договор, платежку. Эти документы служат основанием для получения материальных ценностей. Затем полученные материалы он привозит на склад предприятия, где и заполняются соответствующие первичные документы: приходный ордер (Приложение 4).

2.2 Учет и аудит расхода производственных запасов

При отпуске материально-производственных запасов (кроме товаров, учитываемых по продажной стоимости) в производство и ином выбытии их оценка производится одним из следующих способов:

по себестоимости каждой единицы;

по средней себестоимости;

по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО);

Ранее применялся еще один способ - по себестоимости последних по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ЛИФО). Приказом Минфина России от 26.03.2007 №26н он был упразднен с 1 января 2008 г.

Применение одного из указанных способов по группе (виду) материально-производственных запасов производится исходя из допущения последовательности применения учетной политики.

Материально-производственные запасы, используемые организацией в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и т.п.), или запасы, которые не могут обычным образом заменять друг друга, могут оцениваться по себестоимости каждой единицы таких запасов. Суть этого метода заключается в том, что стоимость, по которой материалы передаются со склада, равна стоимости, по которой они были оприходованы на склад. Если цена на эти же материалы изменится, значит изменится и себестоимость продукции.

Этот метод используется организациями с небольшим объемом запасов, когда к учету принимается всего несколько единиц материалов. Также его удобно применять предприятиям, использующим материалы в особом порядке. В большинстве случаев этот метод не очень удобен, так как при каждом изменении цен на материалы, нужно заново пересчитывать себестоимость продукции.

Оценка материально-производственных запасов по средней себестоимости производится по каждой группе запасов путем деления общей себестоимости группы запасов на их количество, складывающихся соответственно из себестоимости и количества остатка на начало месяца и поступивших запасов в течение данного месяца. Чтобы получить стоимость списанных запасов, надо умножить полученную среднюю себестоимость на количество списанных единиц.

На рассматриваемом предприятии, согласно учетной политике, оценка списываемых в производство материальных ресурсов осуществляется по методу первых по времени закупок (метод ФИФО).

Оценка по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО) основана на допущении, что материально-производственные запасы используются в течение месяца и иного периода в последовательности их приобретения, т.е. запасы, первыми поступающие в производство, должны быть оценены по себестоимости первых по времени приобретений с учетом себестоимости запасов, числящихся на начало месяца. При применении этого способа оценка материально-производственных запасов, находящихся в запасе (на складе) на конец месяца, производится по фактической себестоимости последних по времени приобретений, а в себестоимости проданных товаров, продукции, работ, услуг учитывается себестоимость ранних по времени приобретений.

По каждому виду материально-производственных запасов в течение отчетного года применяется один способ оценки.

Оценка материально-производственных запасов на конец отчетного периода (кроме товаров, учитываемых по продажной стоимости) производится в зависимости от принятого способа оценки запасов при их выбытии, т.е. по себестоимости каждой единицы запасов, средней себестоимости, себестоимости первых по времени приобретений.

Рассмотрим способы расхода производственных запасов и учет этих операций в бухгалтерии.

Производственные запасы могут выбывать со склада для отпуска в производство; передаваться безвозмездно; продаваться на сторону; обмениваться на другое имущество; быть вкладом в уставный капитал; портиться по причине пожаров или стихийных бедствий.

Самый распространенный способ списания запасов - отпуск в производство. Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации. Отпуск материалов на склады подразделений организации и на площадки строительства рассматривается как внутреннее перемещение.

Стоимость материалов, отпускаемых со складов организации в подразделения и из подразделений на участки, в бригады, рабочие места, в аналитическом учете, как правило, определяется по учетным ценам.

Материалы отпускаются с центральных складов организации в зависимости от структуры организации на склады подразделений или непосредственно в подразделения организации (при отсутствии у них складов) и из цеховых складов в производство (участкам, бригадам, непосредственно на рабочие места) в соответствии с установленными нормами и объемами производственной программы (заданиями). Отпуск сверх норм производится в порядке, установленном в данной организации.

При отпуске материалы должны измеряться в соответствующих единицах измерений (весовых, объемных, поштучно).

По мере отпуска материалов со складов подразделения на участки, в бригады, на рабочие места они списываются со счетов учета материальных ценностей и зачисляются на соответствующие счета учета затрат на производство. В ООО «Курьер» при отпуске материалов в производство бухгалтер делает проводки:

Кредит 10 Дебет 20 - отпущены материалы в основное производство.

Оправдательными первичными документами для этой проводки служат лимитно-заборные карты (форма №М-8), требование-накладная (форма №М-11) (Приложение 5), карточка учета материалов (форма №М-17).Образцы указанных форм утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 №71а.

Исходя из конкретных условий деятельности организации она может, помимо форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, применять самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по движению материально-производственных запасов. При этом указанные формы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

В первичных учетных документах на отпуск материалов со складов организации в подразделения организации, на участки, в бригады, на рабочие места указываются наименование материала, количество, цена (учетная цена), сумма, а также назначение: номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого отпускаются материалы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат.

Отпуск материалов со складов организации на производство, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов.