Учет и использование сырья и материалов

Результатом решения задачи по оперативному контролю является получение ежедневной (недельной, декадной, месячной или иной периодичности) информации о фактическом наличии запасов на складах предприятия и степени их соответствия установленным нормам. Это позволяет осуществлять непрерывный контроль за их величиной, своевременно и оперативно выявлять образование излишних остатков или дефицита по отдельным позициям, который может нарушить организацию бесперебойности функционирования потребителя.

Имеющаяся информация о движении, стоимости, сформированная нормативная база по запасам и оборотным средствам и т.д. по любой из применяемых марок материалов позволяет менеджеру оперативно управлять материальными и финансовыми потоками на предприятии в течение года. Данная информация позволяет решить следующий комплекс задач:

выявить дефицитные позиции материальных ресурсов;

выбрать позиции материальных ресурсов, по которым сформировались излишние запасы и их можно реализовать;

оценить обеспеченность запасами и их структуру;

проанализировать структуру оборотных средств на предприятии;

определить, что и когда нужно заказать, в каком объеме, даты очередных заказов на поставку материальных ресурсов (т.е. сформировать план материально-технического снабжения на очередной месяц);

определить потребность в финансовых ресурсах для обеспечения необходимых поставок материалов в плановом месяце и т.д.

Для успешного управления запасами, в каждый момент предприятие располагает нужного вида сырьем и материалами, необходимыми для бесперебойного снабжения производства. Ни больше, ни меньше, а именно столько, сколько нужно для полного удовлетворения запросов производства.

Если ожидается повышенный объем производства и оборотные средства не ограничены, то естественным является желание закупить сырье и материалы впрок. Склад, который полностью заполнен сырьем и материалами, готовыми к немедленному отпуску в производство считается у некоторых руководителей показателем престижности организации.

Многие менеджеры думают, что если закупить сырье и материалов в большом количестве, то организация получит выигрыш вследствие повышения цен на эти виды сырья и материалов. Такой подход не всегда эффективен, т.к. расходы, связанные с хранением партии сырья и материалов, закупленной «про запас», зачастую превышают ценовой выигрыш.

Поэтому при приобретении сырья и материалов «впрок», предприятие автоматически теряет дополнительную прибыль, которую могло бы получить, если бы сырье и материалы приобретались как можно ближе к сроку их отпуска в производство. Эти потери прямо зависят от количества сырья и материалов и сроков их хранения.

Порча при хранении, а также физическое и моральное старение тоже влекут за собой убытки. Конструктивные изменения технологии производства также могут вызвать мгновенное устаревание имеющихся запасов сырья и материалов.

Нежелателен и слишком низкий уровень производственных запасов. Из-за неизбежных задержек, связанных с размещением заказов, перевозками, складской обработкой сырья и материалов, предприятию нельзя закупать сырье и материалы лишь в момент получения заказа производственного цеха. Поддержание запасов на определенном уровне в соответствии с прогнозом выпуска способствует устойчивости и ритмичности отпуска сырья и материалов в производство.

Предприятие всегда должно располагать достаточным количеством сырья и материалов, чтобы без промедления удовлетворять потребности производства, однако нельзя вкладывать большие деньги для создания чрезмерных запасов, которые будут бесполезно лежать на складе.

Оптимальный уровень запасов сырья и материалов представляет собой нечто среднее между уровнями «слишком высоким» и «слишком низким». Запасы нельзя представлять как единую категорию, т.к. поведение различных видов сырья и материалов разнообразно, необходимо контролировать каждое наименование производственных запасов.

Основными элементами управления запасами в целях ускорения оборачиваемости являются: организационная структура сбытовой сети, спрос, стратегия управления, формирование и контроль запасов.

Высокоэффективная снабженческо-заготовительная деятельность возможна в настоящее время только при условии системной организации поступления и отпуска, управления запасами на основе научных методов, компьютеризации учета, статистики, анализа, прогноза, обработки всей документации, позволяющей не только оптимизировать запасы, снизить расходы по хранению, но и значительно ускорить обслуживание запросов производства.

Задачами стратегии управления запасами является бесперебойное снабжение производства при наименьших затратах и максимальном удовлетворении запросов производственных цехов. Все три понятия относительны и требуют установления критериев оптимизации системы управления, т.е. конкретных параметров, к которым следует стремиться.

При выборе стратегии главную роль играют издержки управления запасами. Проиллюстрируем движение запасов сырья и материалов в упрощенном варианте. Предположим, что в течение месяца в производство отпускается 100 кг. какого-либо сырья или материала. Запас пополняется мгновенно в конце месяца, и цикл повторяется заново.

Минимальный запас в данном случае составляет 0 кг., максимальный запас-100 кг., а средний запас-50 кг. Средний текущий запас является важным показателем для контроля запасов, он определяет среднюю величину средств, вложенных в запасы, и среднюю стоимость их содержания.

Для удовлетворения потребностей производства в любой момент, независимо от задержек в поставках или скачка заказов, в систему управления необходимо включить страховые запасы сырья и материалов.

Существенной частью квалифицированного управления производственными запасами является установление оптимального уровня страховых запасов сырья и материалов. Недостатки в расчетах нормативов страховых запасов приводят к сбоям в обеспечении производственных цехов или к дополнительным расходам по содержанию излишних запасов сырья и материалов. Расчет нормативов страховых запасов сырья и материалов выполняют так же тщательно, как и расчет текущих запасов. Случайный характер факторов, обусловливающих необходимость страховых запасов, предопределяет использование при расчетах аппарата теории вероятности.

Факторы, влияющие на размер страховых запасов, можно подразделить на две группы - связанные с изменениями потребностей производства и факторы, определяемые условиями поставки. Учет первой группы факторов связан с прогнозированием величины производственной потребности и вероятных величин отклонения запросов производства в сырье и материалах в планируемом периоде. Влияние факторов второй группы выражается в отклонениях интервалов поставок сырья и материалов от заданных, из-за нарушений ритмичности оформления заказов, опозданий подачи транспорта, задержек в пути и т.п.

Отклонения такого рода вызываются случайными и не зависящими одна от другой причинами, поэтому моделирование закономерностей этих отклонений выполняют по методологии изучения случайных массовых явлений. Например, выясняется, как часто встречается отклонение интервала поставки сырья и материалов и какова наиболее вероятная величина отклонения. Критерием оптимальности является минимизация расходов на пополнение и содержание запасов сырья и материалов. Для поддержания производственных запасов на определенном уровне необходимо разработать порядок их формирования (установление нормы запаса и правил пополнения) и контроля. Оптимальный размер запасов каждого наименования сырья и материалов определяется с учетом следующих общих принципов:

? для сырья и материалов, острой потребности (группа А) - включение в запас максимального страхового запаса для покрытия любых скачков спроса;

? для сырья и материалов, которые пользуются производственными цехами постоянно (группа В), - включение в запас умеренного страхового запаса;

? для сырья и материалов, потребность в которых возникает у производственных цехов нерегулярного (группа С), - низкий или нулевой уровень страховых запасов.

Для корректировок оптимального размера запаса практикуют:

? частый контроль запасов сырья и материалов группы А;

? периодический контроль запасов сырья и материалов группы В;

? выборочный контроль запасов сырья и материалов группы С.

В отношении номенклатуры и объема запасов сырья и материалов, подлежащих хранению, особое внимание уделяется страховым запасам, кроме того, необходимо стараться применять наиболее экономичную систему пополнения запасов.

Заключение

Большое влияние на финансовое состояние предприятия и его производственные результаты оказывает состояние производственных запасов. В целях нормального хода производства и сбыта продукции запасы должны быть оптимальными. Накопление больших запасов свидетельствует о спаде активности предприятия. Большие сверхплановые запасы приводят к замораживанию оборотного капитала, замедлению его оборачиваемости, в результате чего ухудшается финансовое состояние.

В то же время недостаток запасов (сырья, материалов, топлива) может привести к перебоям процесса производства, к недогрузке производственной мощности, падению объемов выпуска продукции, росту себестоимости, убыткам, что также отрицательно сказывается на финансовом состоянии. Поэтому каждое предприятие должно стремиться к тому, чтобы производство вовремя и в полном объеме обеспечивалось всеми необходимыми ресурсами и в то же время, чтобы они не залеживались на складах.

Анализ использования оборотных средств показывает, что более быстрое возобновление запасов может быть обеспечено за счет совершенствования материально-технического снабжения, ускорения и удешевления перевозок, улучшения организации складского хозяйства на основе его механизации и автоматизации, внедрения электронно-вычислительной техники.

Совершенствование материально-технического снабжения в целях максимального сокращения производственных запасов зависит от масштаба предприятия, его потребности в тех или иных видах материалов и сырья и специфики производства.

Так, при постоянном потреблении какого-либо вида сырья и (или) материалов в больших размерах для ускорения оборота, естественно, является прямые длительные экономические отношения между поставщиком потребителем сырья и материалов. Такие отношения позволяют установить твердые сроки и размеры поставок, наиболее выгодные и удобные для обоих предприятий, путем налаживания согласованного ритма производственных процессов.

В то же время на предприятии всегда имеются определенные виды вспомогательных материалов, запасных частей, малоценных предметов, которые потребляются в относительно небольшом количестве. Применительно к таким видам материалов и т.д. следует придерживаться иной политики: если это не обусловлено производственной необходимостью, не стоит запасаться ими, поскольку это ведет к значительному росту запасов в целом.

В условиях рыночной экономики становится актуальным вопрос организации оперативного контроля и управления запасами материальных ресурсов на предприятии. Решению данной проблемы в определенной степени способствует внедрение автоматизированных систем управления предприятиями, которые позволяют наладить учет движения материальных ресурсов (поступление, расход, ежесуточные остатки).

Для ускорения оборота оборотных средств в производственных запасах важное значение приобретает механизация и автоматизация складского хозяйства.

Исключительно важно обеспечить на каждом предприятии своевременное заключение письменных договоров о полной материальной ответственности с лицами, осуществляющими приемку, хранение и отпуск ценностей, а также определить круг должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение, отпуск со складов материалов и выдавать разрешения на вывоз с предприятия материальных ценностей. Важным моментом организации учета производственных запасов является оформление первичных документов.

Важным звеном процесса управления на крупных и средних предприятиях является внутренний аудит. Он дает информацию о хозяйственной деятельности и подтверждает отчеты менеджеров. Внутренний аудит необходим главным образом для предотвращения потери ресурсов и осуществления необходимых изменений внутри предприятия.

Роль внутреннего аудита нельзя сводить только к обеспечению экономических интересов собственников предприятия. Не менее важная задача аудитора - обеспечить соответствие финансовых и хозяйственных операций, совершаемых на предприятии, законодательным и другим нормативным актам, действующим в Российской Федерации. В связи с этим одной из приоритетных функций внутреннего аудита является контроль за достоверностью экономической информации, формируемой в системе бухгалтерского учета и финансовой отчетности.

В данной дипломной работе были рассмотрены особенности учета, анализа и аудита производственных запасов на примере ООО «Курьер».

В ходе работы была изучена нормативная и теоретическая литература по теме, раскрыта экономическая сущность и классификация производственных запасов, рассмотрен процесс проведения аудита запасов.

Исследовав учет, контроль и анализ наличия и движения производственных запасов в ООО «Курьер», можно сделать выводы, что данное предприятие ведет бухгалтерский учет и оформляет документацию согласно законодательной и нормативной базе, соблюдая все требования, предъявляемые к бухгалтерскому учету и отчетности. На основе данных анализа движения и структуры производственных запасов ООО «Курьер», можно сделать вывод, что анализируемое предприятие имеет рациональную структуру производственных запасов и эффективно их использует в процессе осуществления хозяйственной деятельности.

Рекомендации и предложения, данные нами в дипломной работе будут способствовать организации учета, контроля и экономического анализа использования производственных запасов на более совершенной основе на исследуемом производстве.

Список использованных источников

1. Федеральный закон от 21.11.1996 №129-ФЗ (ред. от 30.06.2003) «О бухгалтерском учете».

2. Федеральный закон от 07.08.2001 №119-ФЗ (ред. 03.11.2006) «Об аудиторской деятельности».

3. Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 №34н (ред. от 24.03.2000) «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации».

4. Приказ Минфина РФ от 09.06.2001 №44н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01».

5. Приказ Минфина РФ от 28.12.2001 №119н (ред. от 23.04.2002) «Об утверждении методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов».

6. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 №94н (ред. от 07.05.2003) «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению».

7. Приказ Минфина РФ от 09.12.1998 №60н (ред. от 30.12.1999) «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98».

8. Приказ Минфина РФ от 06.07.1999 №43н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99)».

9. Приказ Минфина РФ от 22.07.2003 №67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций».

10. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 №49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

11. Приказ Минфина РФ от 29.08.2001 №68н «Об утверждении инструкции о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении».

12. Постановление Правительства РФ от 23.09.2002 (ред. 25.08.2006) «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности)».

13. Инструкция Минфина СССР от 14.01.1967 №17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности».

14. Письмо Минфина РФ от 30.10.1992 №16-05/4 «О порядке отражения в бухгалтерском учете товарообменных операций или операций, осуществляемых на бартерной основе».

15. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 №66).

16. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены приказом МФ РФ от 13.06.95 г. №49.

17. Методические рекомендации по сбору аудиторских доказательств достоверности показателей материально-производственных запасов в бухгалтерской отчетности. Одобрено Советом по аудиторской деятельности при Минфине России, протокол 325 от 22.04.2004.

18. Аудит в России/ Под. Ред. Ю.А. Данилевского. - М., 1994.

19. Баканов М.И., Шеремет А.Д. Теория экономического анализа. - М.: 1999 г. - 416 с.

20. Белобежецкий И.А. Производственные запасы предприятия: учет, оценка, контроль // Финансы - 1996 г. №12 - с. 44-51.

21. Бернгольц С.Б. Экономический анализ деятельности предприятий и объединений. -2-е изд. 1981 г.

22. Бухгалтерский учет: Учебник / П.С. Безруких, Н.П. Кондраков, В.Ф. Полий и др. Под ред. П.С. Безруких - М.: Бух. Учет, 1994 г.

23. Вещунова Н.Л. Бухгалтерский учет на предприятиях различных форм собственности. - М.: 2000 г.

24. Данилевский Ю.А. Аудит: организация и методика проведения. - М., 1992.

25. Дивинский Б.Д. Учет операций на забалансовых счетах. // Новое в бухгалтерском учете и отчетности. - 2008. - №15.

26. Диркова Е. Аудитор «сканирует» учет. // Практическая бухгалтерия. - 2008. - №9

27. Документы складского учета материалов: работа с первичными документами // Бухгалтерский вестник - 1996 г. - №6 - с. 3-17.

28. Ефимова О.В. Анализ оборачиваемости средств коммерческого предприятия // Бухгалтерский учет. - 1994. №10.

29. Заболотный И.П. Порядок списания МПЗ в производство. // Новое в бухгалтерском учете и отчетности. - 2008. - №24.

30. Золотова О.Е. Как списать недостающие материалы. // Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения. - 2008. - №23.

31. Камышанов П.И. Практическое пособие по бухгалтерскому учету. - М.: Экономика, 1996 г. - 349 с.

32. Корнилов Д. Учет топлива. // Финансовая газета. - 2008. - №25.

33. Костюкова И.Н. Особенности отражения в бухгалтерском учете переоценки товаров. // Все для бухгалтера. - 2008. - №8.

34. Луговой В.А. Учет отпуска производственных запасов // Бухгалтерский учет - 1996 г. №4.

35. Луговой В.А. Учет отпуска производственных запасов // Бухгалтерский учет 1996 г. - №5.

36. Николаева К.С. Проводим инвентаризацию по всем правилам. // Вмененка. - 2008. - №11.

37. Подкопаев В.М. Учитываем излишки при инвентаризации. // Промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение. - 2008- №10.

38. Позднякова О.А. Готовая продукция: методы учета, отражение в отчетности. // Новое в бухгалтерском учете и отчетности. - 2008. - №14.

39. Позднякова О.А. Формирование фактической себестоимости материально-производственных запасов. // Новое в бухгалтерском учете и отчетности. - 2008.-№11.

40. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: 4-е изд. - Минск: ООО «Новое знание», 2000 г. - 688 с.

41. Семенихин В. Выдача товара со склада. // Расчет.2008. - №7.

42. Семенихин В. Инвентаризация товаров. // Новая бухгалтерия. - 2008. - №8.

43. Солодов А.К. Рынок: контроль и аудит. Вопросы теории и техники. - Воронеж, 1993.

44. Суйц В.П. Аудит / Практическое пособие для аудиторов. - М.:АНКИЛ, 1994.

45. Черников И.С. Бухгалтерский учет и анализ. - М.: Юрайт, 1999 г. - 352 с.

46. Черников И.С. Бухгалтерский учет и анализ финансово-хозяйственной деятельности на малом предприятии. - М.: 1998 г. - 254 с.

47. Чечета А.П. Учет и анализ показателей материальных затрат. - М.: 1980 г.

48. Чечета А.П. Экономика материальных ресурсов. Пути совершенствования учета и анализа. - М.: 1993 г.

49. Шеремет А.Д., Негашев Е.В. Методика финансового анализа. - М.: ИНФРА-М, 1999. - 208 с.

50. Шеремет А.Д., Сейфуллин Р.С. Методика финансового анализа. - М.: ИНФРА-М.1995.

Размещено на Allbest.ru