Організація інвентаризації господарських засобів та заходи щодо реалізації її матеріалів

36

НАЦІОНАЛЬНИЙ АГРАРНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Кафедра бухгалтерського обліку і аудиту

Курсова робота на тему:

„Організація інвентаризації господарських засобів та заходи щодо реалізації її матеріалів”

На матеріалах дослідного підприємства - ПСП „Волинь” м.Рівного

Виконала: студентка

4 курсу 3 групи

економічного ф-ту

спеціальності „облік і аудит

Патрашка Олена Олександрівна

Перевірив: доц.Ярмоленко В.П.

Київ - 2004

Зміст

Вступ

1.Економічна суть інвентаризації господарських засобів та заходи щодо реалізації її матеріалів

1.1 Суть, мета і завдання інвентаризації

1.2 Строки проведення інвентаризації

1.3 Порядок проведення інвентаризації

1.4 Інвентаризація основних засобів і нематеріальних активів

1.5 Інвентаризація виробничих запасів

1.6 Інвентаризація каси

2. Відображення результатів інвентаризації на рахунках бухгалтерського обліку

Висновки

Додатки

Список використаної літератури

ВСТУП

Згідно з Національними стандартами бухгалтерського обліку в Україні господарські засоби підприємства групують за трьома ознаками:

1. Необоротні активи.

2. Оборотні активи.

3. Витрати майбутніх періодів.

До необоротних активів належать нематеріальні активи, основні засоби, інші необоротні активи.

До оборотних активів належать запаси, дебіторська заборгованість, грошові кошти та їхні еквіваленти.

До витрат майбутніх періодів належать витрати, що здійснені у даному звітному періоді, але відносяться до наступних звітних періодів. До таких витрат належать: витрати з освоєння виробництва, нових видів продукції, суми передплати періодичних видань та інші.

Зміни, які відбуваються в результаті господарських процесів, іноді призводять до розбіжностей між обліковими даними, які відображають рух і наявність господарських засобів і джерел, а також їх фактичною наявністю. Наявність такого роду відхилень можна з'ясувати лише шляхом проведення інвентаризації.

Інвентаризація являє собою спосіб виявлення та обліку тих господарських засобів та джерел їх утворення, які не знайшли документального відображення у бухгалтерському обліку. Інвентаризація з однієї сторони виступає як елемент методу бухгалтерського обліку, а з іншої як техніка (технічний прийом) її проведення.

Нормативно-правовим актом, який врегульовує питання проведення, а також документального оформлення результатів проведення інвентаризації на підприємстві є "Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу", яка затверджена наказом Міністерства фінансів України №90 від 30.10.1998 року.

Дана Інструкція встановлює єдині вимоги щодо порядку інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, установами і організаціями, які утримуються за рахунок коштів бюджетів усіх рівнів (надалі -- установи).

Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення з фактичною наявністю майна.

Нормативними актами, що регулюють проведення інвентаризації е:

1. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16 липня 1999 р.;

2. «Інструкція по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків» № 69 від 11 серпня 1994 р.;

3. «Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування), матеріальних цінностей» № 116 від 22 січня 1996р.;

4. «Положення про інвентаризацію майна державних підприємств, що приватизуються, а також майна державних підприємств та організацій, яке передається в оренду № 158 від 2 березня 1993 р.

1.ЕКОНОМІЧНА СУТЬ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ ГОСПОДАРСЬКИХ ЗАСОБІВ ТА ЗАХОДИ ЩОДО РЕАЛІЗАЦІЇ ЇЇ МАТЕРІАЛІВ

1.1 Суть, мета і завдання інвентаризації

Інвентаризація -- це перевірка і документальне підтвердження наявності та стану матеріальних та інших цінностей, основних засобів та вкладень підприємства, розрахунків і зобов'язань, звірка фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку, врегулювання виявлених різниць та відображення результатів інвентаризації в обліку. Інвентаризації підлягає все майно підприємства, яке реформується, включаючи об'єкти невиробничого призначення, діючі об'єкти, об'єкти та предмети, що передані в оренду або перебувають на реконструкції, модернізації, консервації, у ремонті, запасі або резерві незалежно від технічного стану.

Основними завданнями інвентаризації є:

- виявлення фактичної наявності основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, цінних паперів та інших грошових документів, а також обсягів незавершеного виробництва в натурі;

- установлення лишку або нестачі цінностей і коштів шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;

- виявлення товарно-матеріальних цінностей, які частково втратили свою первісну якість, застарілих фасонів і моделей, а також матеріальних цінностей та нематеріальних активів, що не використовуються;

- перевірка дотримання умов та порядку збереження матеріальних та грошових цінностей, а також правил утримання та експлуатації основних фондів;

- перевірка реальної вартості зарахованих на баланс основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, цінних паперів і фінансових вкладень, сум грошей у касах, на поточному та інших рахунках в установах банків, грошей у дорозі, дебіторської і кредиторської заборгованостей, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, резервів наступних витрат і платежів.

Інвентаризації підлягає все .майно установи, незалежно від його місцезнаходження, і всі види фінансових зобов'язань.

Інвентаризація майна проводиться за його місцезнаходженням та за матеріально відповідальними особами. Під час інвентаризації в обов'язковому порядку проводиться констатація наявності об'єктів.

Установи зобов'язані проводити інвентаризацію:

1) будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів -- не менше одного разу в три роки;

2) музейних цінностей -- у відповідності зі строками, встановленими Міністерством культури України;

3) бібліотечних фондів -- один раз у п'ять років;

4) інших основних засобів, малоцінних і швидкозношуваних предметів:

у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, місцевих державних адміністраціях, їхніх управліннях (відділах), виконавчих органах місцевих рад -- не менше одного разу в два роки;

в інших установах не менше одного разу на рік. Інвентаризація основних засобів проводиться не раніше

першого жовтня;

5) інвентаризація дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння і виробів з них, а також дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, що містяться у відходах і брухті, здійснюється два рази на рік: станом на перше січня і па перше липня за місця ми їх зберігання і безпосередньо на виробництві;

капітальних робіт інвентарного характеру і капітальних ремонтів -- не менше одного разу на рік, але не раніше першого грудня;

молодняку тварин, тварин на відгодівлі, птиці, кролів, хутрових звірів і сімей бджіл -- не менше одного разу на квартал;

готових виробів, сировини та матеріалів, пального, кормів, фуражу та інших матеріалів -- не менше одного разу на рік, але не раніше першого жовтня;

продуктів харчування і спирту -- не менше одного разу на квартал;

незавершеного виробництва і напівфабрикатів власного виробництва у виробничих (навчальних) майстернях і підсобних сільських та навчально-дослідних господарствах, незавершених науково-дослідних робіт, які виконуються за договорами з підприємствами та організаціями -- не раніше першого жовтня звітного року і, крім того, періодично -- у терміни, які встановлюють відповідно міністерства, інші центральні органи виконавчої влади, місцеві державні адміністрації, виконавчі органи місцевих рад;

грошових коштів, грошових документів, цінностей та бланків суворої звітності -- не менше одного разу на квартал;

реєстраційних, бюджетних, валютних та поточних рахунків -- у міру отримання виписок банків;

розрахунків платежів до бюджету -- не менше одного разу на квартал;

розрахунків установи з вищестоящою організацією -- не менше одного разу на квартал;

розрахунків із дебіторами та кредиторами -- не менше двох разів на рік, розрахунків у порядку планових платежів і з депонентами -- не менше одного разу на місяць.

У терміни, які зазначені вище, підлягають інвентаризації матеріальні цінності, які не належать установі -- як такі, що перебувають на обліку (в орендному користуванні, на відповідальному зберіганні тощо), так і не враховані з будь-яких причин.

Інвентаризація всіх цінностей проводиться в установлені терміни, включаючи цінності, на предмет наявності яких проведено позапланові перевірки протягом року.

Кількість інвентаризацій у звітному році, дати їх проведення й перелік майна та зобов'язань, що піддягають інвентаризації під час кожної з них, визначаються керівником установи -- крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим. Проведення інвентаризації є обов'язковим: перед складанням річної бухгалтерської звітності;

при зміні матеріально відповідальних осіб (на день прийняття -- передання справ);

при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день установлення таких фактів);

після пожежі або стихійного лиха (повені, землетрусів та ін.) -- терміново після ліквідації пожежі або стихійного лиха;

у випадку ліквідації установи;

згідно з розпорядженням судових та слідчих органів; при передачі майна установи в оренду;

при передачі підприємств, установ, організацій або їх структурних підрозділів із одного підпорядкування в інше (на встановлену дату передачі).

Інвентаризація може не проводитися у випадках передачі установ чи їх структурних підрозділів, а також будівель та споруд усередині одного міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади (якщо інвентаризація була раніше проведена в терміни згідно з вимогами цієї Інструкції)

В залежності від повноти охоплення перевіркою господарських засобів та джерел їх утворення, інвентаризацію поділяють на повну та часткову. Повна інвентаризація передбачає перевірку всіх засобів та джерел їх утворення на підприємстві. При частковій інвентаризації перевірці підлягає певна група засобів та джерел.

В залежності від характеру інвентаризацію поділяють на планову та позапланову. Планова інвентаризація проводиться за планом і у строки, які затверджені заздалегідь. В свою чергу позапланова інвентаризація здійснюється раптово згідно розпорядження керівництва, за вимогою слідчих або контролюючих органів, при зміні матеріально-відповідальних осіб тощо.

Відповідальність за організацію інвентаризації, правильне та своєчасне її проведення несе керівник установи.

Головний бухгалтер, разом із керівниками відповідних підрозділів та служб, зобов'язаний контролювати дотримання установлених правил проведення інвентаризації.

Для проведення інвентаризації наказом керівника установи створюється комісія з числа працівників установи за обов'язкової участі головного (старшого) бухгалтера. Інвентаризаційну комісію очолює керівник установи чи його заступник.

Наказом установлюються також терміни початку та закінчення робіт з проведення інвентаризації та порядок відображення її результатів у обліку.

В установах, у яких унаслідок великого обсягу і робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечене однією комісією, утворюються також місцеві комісії, очолювані керівниками відповідних структурних підрозділів, на які покладається проведення інвентаризації в структурних підрозділах цих установ.

Забороняється призначати головою місцевої інвентаризаційної комісії в одній і тій самій установі одного й того самого працівника два роки підряд. До складу місцевої комісії включається працівник бухгалтерії. Робота місцевих комісій організовується та контролюється центральною комісією.

Проведення інвентаризації в установах, які обслуговуються централізованою бухгалтерією, оформляється (в частині затвердження центральної інвентаризаційної комісії та календарного плану проведення інвентаризації) наказом керівника установи, при якому утворена централізована бухгалтерія, а також затверджується розподіл працівників централізованої бухгалтерії в установах для участі їх у місцевих інвентаризаційних комісіях. На підставі цього наказу керівники установ, які обслуговуються централізованою бухгалтерією, призначають місцеві інвентаризаційні комісії, до складу яких обов'язково входять працівники бухгалтерії та інші фахівці (інженери, технологи, економісти та ін.), які добре знають об'єкт інвентаризації та первинний облік. Місцеві інвентаризаційні комісії очолюються представником керівника установи, який призначив інвентаризацію.

Центральна інвентаризаційна комісія проводить інвентаризацію матеріальних цінностей і грошових коштів, які належать централізованій бухгалтерії та установі, при якій вона створена, а також коштів у розрахунках та бланків суворої звітності, і керує роботою місцевих інвентаризаційних комісій; у разі потреби (при встановленні серйозних порушень правил проведення інвентаризації та інше) проводить, за рішенням керівника установи, повторні суцільні інвентаризації, розглядає пояснення, отримані від осіб, які припустилися недостачі чи псування цінностей, а також інших порушень, та дає пропозиції про порядок врегулювання виявлених недостач і втрат від псування цінностей.

Місцеві інвентаризаційні комісії проводять зняття фактичних залишків матеріальних цінностей, звіряють наявність вказаних цінностей з даними бухгалтерського обліку і складають свої висновки про виявлені недостачі та надлишки, вносять пропозиції з питань впорядкування приймання, зберігання та відпуску матеріальних цінностей, покращення обліку та контролю за їх збереженням.

Дані бухгалтерського обліку, які проставляються в описах, скріплюються підписом працівника бухгалтерії. Матеріали інвентаризації розглядаються та затверджуються особами, які були призначені комісією для проведення інвентаризації.

Інвентаризаційні комісії несуть відповідальність за:

своєчасність і дотримання порядку проведення інвентаризації відповідно до наказу керівника установи;

повноту і достовірність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, основних засобів, матеріальних цінностей, грошових коштів і доку ментів, нематеріальних активів, цінних паперів та заборгованості в розрахунках;

правильність і своєчасність оформлення матеріалів інвентаризації відповідно до встановленого порядку.

Члени інвентаризаційних комісій за внесення в описи неправильних даних про фактичні залишки матеріальних цінностей з метою приховання недостач або лишків матеріальних цінностей несуть відповідальність у встановленому законом порядку.

Забороняється проводити інвентаризацію цінностей при неповному складі членів інвентаризаційної комісії. Відсутність хоча б одного члена комісії при проведенні інвентаризації є підставою для визнання результатів інвентаризації недійсними.

Перевірка залишків матеріальних цінностей у натурі членами комісії проводиться за обов'язкової участі матеріально відповідальних осіб.

До початку інвентаризації в бухгалтеріях необхідно закінчити обробку всіх документів про надходження і видачу матеріальних, цінностей, провести відповідні записи в реєстрах аналітичного обліку і визначити залишки на день інвентаризації.

На складах та в інших місцях зберігання матеріальні цінності повинні бути розкладені за найменуваннями, сортами, розмірами тощо. На матеріальних цінностях слід вивісити ярлики з докладними відомостями, що характеризують ці цінності, зі вказівкою їх якості, кількості, ваги та міри.

Особи, відповідальні за збереження матеріальних цінностей, до початку інвентаризації дають розписку про те, що всі прибуткові та видаткові документи на товарно-матеріальні цінності здані в бухгалтерію, всі товарно-матеріальні цінності, що надійшли на зберігання, оприбутковані, а ті, що вибули -- списані.

Інвентаризація, крім інвентаризації продуктів харчування і грошових коштів, як правило, повинна проводитися на перше число місяця. Якщо інвентаризація цінностей в якомусь місці їх зберігання не може бути закінчена в один день, вона може бути розпочата раніше і закінчена після першого числа. У цьому випадку дані інвентаризації повинні бути скориговані станом на перше число місяця.

Якщо інвентаризація на складах або в інших закритих приміщеннях не закінчена в той самий день, то приміщення слід опечатати в кінці робочого дня інвентаризаційною комісією. Печатка на час інвентаризації зберігається у голови інвентаризаційної комісії. Під час перерв у роботі інвентаризаційних комісій (на обідню перерву, в нічний час, з інших причин) описи повинні зберігатися у ящиках, шафах, сейфах, у закритому приміщенні, де проводиться інвентаризація.

Наявність цінностей при інвентаризації виявляється шляхом обов'язкового підрахунку, зважування, обміру і таке інше, виходячи зі встановлених одиниць виміру. Визначення ваги (або об'єму) матеріалів, що зберігаються насипом, можна проводити на підставі технічних розрахунків, про що в описах робиться відповідна відмітка.

Найменування інвентаризованих цінностей і об'єктів (предметів) та їх кількість відображаються в описах за субрахунками, номенклатурою та в одиницях виміру, прийнятих у обліку.

На цінності, які не належать установі, але знаходяться в її розпорядженні, складаються окремі описи з розподілом: на орендовані, прийняті на відповідальне зберігання і таке інше.

Дані інвентаризації з кожного виду цінностей записуються в інвентаризаційні описи окремо, за місцезнаходженням цінностей і особами, відповідальними за їх зберігання.

Ці описи складаються в двох примірниках.

При зміні матеріально відповідальних осіб складається три примірники опису.

Описи можуть бути заповнені як ручним способом, так і засобами обчислювальної та іншої оргтехніки. Описи, що складаються вручну, заповнюються чорнилами або кульковою ручкою чітко і ясно. Жодні виправлення і підчистки є неприпустимими. На кожній сторінці опису прописом вказуються число порядкових номерів матеріальних цінностей і загальний підсумок кількості всіх цінностей у натуральних показниках, записаних на даній сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, кілограмах, метрах і таке інше) ці цінності показані. У тих випадках, коли матеріально відповідальні особи виявлять після інвентаризації помилки в описах, вони повинні негайно (до відкриття складу, комори, секції і таке інше) заявити про це голові інвентаризаційної комісії. Інвентаризаційна комісія виконує перевірку вказаних фактів і, у випадку їх підтвердження, проводить виправлення виявлених помилок у встановленому порядку. Виправлення повинні бути вказані і підписані всіма членами інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальною особою. В описах не можна залишати незаповнені рядки. На останніх сторінках описів незаповнені рядки прокреслюються.

У разі зміни матеріально відповідальної особи в описах особа, яка прийняла цінності, розписується про їх отримання, а та, яка здала, -- про їх здачу.

Матеріальні цінності, отримані під час проведення інвентаризації, приймаються матеріальне відповідальними особами в присутності членів інвентаризаційної комісії та оприбутковуються після інвентаризації. Ці матеріальні цінності заносяться до окремого опису під найменуванням "Матеріальні цінності, отримані під час інвентаризації"; В описі вказується коли, від кого вони надійшли, дата і номер прибуткового документа, найменування, кількість, ціна та сума. Одночасно на прибутковому документі за підписом голови інвентаризаційної комісії робиться відмітка „Після інвентаризації” з посиланням на дату опису, в який записані ці цінності.

На великих складах при тривалому проведенні інвентаризації, у виключних випадках і тільки з письмового дозволу керівника і головного бухгалтера установи, в процесі інвентаризації матеріальні цінності можуть відпускатися матеріально відповідальними особами за присутності членів інвентаризаційної комісії.

Ці цінності заносяться до окремого опису під найменуванням: "Матеріальні цінності, відпущені під час інвентаризації . Оформлення опису повинно здійснюватися у такому порядку, що і при надходженні матеріальних цінностей під час інвентаризації. У видаткових документах робиться відмітка за підписом голови інвентаризаційної комісії.

У міжінвентаризаційний період в установах з великою номенклатурою цінностей можуть проводитися вибіркові інвентаризації матеріальних цінностей у місцях їх зберігання й переробки.

Контрольні перевірки правильності проведення інвентаризацій і вибіркові інвентаризації, які проводять у міжінвентаризаційний період, виконуються інвентаризаційними комісіями за розпорядженням керівника установи.

Міністерства та інші центральні органи виконавчої влади можуть розробляти власні нормативно-правові акти, з урахуванням особливостей галузі, щодо застосування цієї Інструкції, за погодженням із Головним управлінням Державного казначейства України.

Дані про наявність тих чи інших цінностей із зазначенням назви, відмітних ознак, включаючи номенклатурний номер, одиниці виміру і кількості фактично виявлених натуральних одиниць, записуються до Інвентаризаційного опису (Додаток 1). Кожна сторінка опису підписується всіма членами комісії та матеріально відповідальними особами. Наприкінці кожної сторінки цифрами і словами записується загальна сума натуральних одиниць, відображених на даній сторінці. На останній сторінці Інвентаризаційного опису матеріально відповідальні особи підтверджують, що всі матеріальні цінності облічені й відображені в інвентаризаційному опису правильно І повністю, жодних пропусків і не включених до опису предметів немає. Інвентаризаційні описи складаються в необхідній кількості примірників, один з яких вручається матеріально відповідальним особам.

Якщо інвентаризація триває понад один день, то інвентаризаційні описи залишаються в сховищі матеріальних цінностей до завершення інвентаризації. На час перерви в роботі інвентаризаційної комісії сховища зачиняються двома замками, ключі від одного з них зберігаються у матеріально відповідальних осіб, від другого - у голови Інвентаризаційної комісії. Сховище запечатується відтиском печатки, яка зберігається у голови або одного Із членів інвентаризаційної комісії.

Одержані дані, що містяться в інвентаризаційному описі, зіставляються з обліковими даними про залишки тих же матеріальних цінностей. Таке зіставлення називають звірюванням фактичних та облікових залишків І записують до Звірювальних відомостей результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (Додаток 2).

У результаті зіставлення облікових даних з фактичними можуть бути виявлені такі факти:

а) фактичний і бухгалтерський залишки збігаються.

6) фактичний залишок менше облікового - нестача;

в) фактичний залишок більше 6\^гхгалтерського облікового--надлишок

Виявлені при інвентаризації розходження між фактичними залишками матеріальних цінностей і грошових коштів з даними бухгалтерського обліку врегульовуються в такому порядку:

основні засоби, матеріальні цінності, цінні папери, грошові кошти та інше майно, які виявлені в надлишку, підлягають оприбуткуванню та зарахуванню відповідно на збільшення фінансування в бюджетних установах, а у госпрозрахункових -- на збільшення доходу;

втрата матеріальних цінностей в межах затверджених норм природних втрат списується за розпорядженням керівника бюджетної установи на зменшення фінансування, а госпрозрахункового підприємства -- на збільшення витрат. Норми природних втрат можуть застосовуватися лише у разі виявлення фактичних недостач і після заліку недостачі цінностей надлишками при пересортуванні. За відсутності норм природних втрат втрата розглядається як недостача понад норму;

- недостача цінностей понад норми природних втрат, а також втрати від псування цінностей відносяться на рахунок

- винних осіб за цінами, за якими обчислюється розмір шкоди від крадіжок, недостач, знищення і псування матеріальних цінностей;

- втрати і недостачі понад норми природних втрат матеріальних цінностей, включаючи готову продукцію, у тих випадках, коли винні не встановлені або у стягненні з винних осіб відмовлено судом, зараховуються на зменшення фінансування в бюджетних організаціях, та за рахунок прибутку -- у госпрозрахункових.

У випадках стягнення втрат з винних осіб, заподіяних крадіжкою, недостачею або втратою, визначення сум збитків здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 22.01.96 р. № 116 "Про затвердження Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей" та Закону України "Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей".

При встановленні недостач і втрат, які виникли внаслідок зловживань, відповідні матеріали протягом п'яти днів після встановлення недостач і втрат підлягають переданню до слідчих органів, а на суму виявлених недостач і втрат подається цивільний позов.

1.2 Строки проведення інвентаризації

Залежно від повноти охоплення засобів (коштів) інвентаризації поділяються на повні і часткові. Інвентаризація, що охоплює всі засоби, кошти і розрахунки підприємства, називається повною. Повні інвентаризації -- річні. Часткова інвентаризація охоплює лише один з видів засобів, коштів (матеріальних цінностей, основних засобів, господарського інвентарю, каси, незавершеного будівництва тощо). Такі часткові інвентаризації проводяться для забезпечення точності звітних даних, посилення боротьби з втратами і зміцнення фінансової дисципліни.

Відповідальність за організацію проведення інвентаризації несе керівник підприємства, установи.

У звітному році кількість інвентаризацій, дати їх проведення, перелік майна і зобов'язань, що підлягають інвентаризації, визначається підприємством, установою, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим.

Відповідно до «Порядку подання фінансової звітності», затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2000 р. № 419 проведення інвентаризації є обов'язковим:

а) при передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства в акціонерне товариство, а також в інших випадках, передбачених законодавством;

б) перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім майна, цінностей, коштів і зобов'язань, інвентаризація яких проводилася не раніше 1 жовтня звітного року. Інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів основних фондів може проводитись один раз у три роки, а бібліотечних фондів -- один раз у п'ять років;

в) при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);

г) при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день установлення таких фактів);

д) за приписом судово-слідчих органів;

е) у разі техногенних аварій, пожежі чи стихійного лиха (на день після закінчення явиш);

е) при передачі підприємств та їх структурних підрозділів (на дату передачі). Інвентаризація може не проводитися у разі передачі підприємств та їх структурних підрозділів у межах одного органу, до сфери управління якого входять ці підприємства;

ж) у разі ліквідації підприємства.

При колективній (бригадній) матеріальній відповідальності проведення інвентаризації обов'язкове у разі зміни керівника колективу (бригадира), вибуття з колективу (бригади) більше половини його членів, а також за вимогою хоча б одного члена колективу (бригади).

У випадках, коли проведення інвентаризації є обов'язковим, інвентаризації підлягають також майно і матеріальні цінності, що не належать підприємству та облік яких ведеться на позабалансових рахунках.

У разі одержання відмови постачальника задовольнити претензію щодо недовантаження товарів або при одержанні від покупця претензії щодо недовантаження товарів проводиться вибіркова інвентаризація тих товарів, на які заявлені вказані претензії.

На деяких підприємствах інвентаризації проводяться не як разові заходи, а як постійний процес.

1.3 Порядок проведення інвентаризації

Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємствах розпорядним документом їх керівника створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівників структурних підрозділів, головного бухгалтера, які очолюються керівником підприємства або його заступником.

На підприємствах, де через великий обсяг робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечено однією комісією для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях збереження та виробництва розпорядним документом керівника підприємства створюються робочі інвентаризаційні комісії у складі інженера, технолога, механіка, виконавця робіт, товарознавця, економіста, бухгалтера та інших досвідчених працівників, які добре знають об'єкт інвентаризації ціни та первинний облік. Робочі інвентаризаційні комісії очолюються представником керівника підприємства, який призначив інвентаризацію. Забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії у тих самих матеріально відповідальних осіб одного й того ж працівника два роки підряд.

Постійно діючі інвентаризаційні комісії:

- проводять профілактичну роботу із забезпечення збереження цінностей, заслуховують на своїх засіданнях керівників структурних підрозділів із цього питання;

- організовують проведення інвентаризацій, здійснюють інструктаж членів робочих інвентаризаційних комісій;

- здійснюють контрольні перевірки правильності проведення інвентаризацій, а вибіркові інвентаризації товарно-матеріальних цінностей у місцях зберігання та переробки в міжінвентаризаційний період. Основними завданнями перевірок і вибіркових інвентаризацій у міжінвентаризаційний період с здійснення контролю за збереженням цінностей, дотриманням матеріально відповідальними особами правил їх зберігання і ведення первинного обліку;

- перевіряють правильність визначення інвентаризаційних різниць, обґрунтованість пропозицій щодо зарахування пересортування цінностей в усіх місцях їх збереження;

- при встановленні серйозних порушень правил проведення інвентаризації та в інших випадках проводять за дорученням керівника підприємства повторні суцільні інвентаризації;

- розглядають письмові пояснення осіб, які допустили нестачу чи псування цінностей або інші порушення і свої пропозиції щодо регулювання виявлених нестач та втрат від псування цінностей. Зарахування внаслідок пересортування відображують у протоколі. У протоколі мають бути наведені відомості про причини і про осіб, винних у нестачах, втратах і надлишках, та про вжиті до них заходи.

Робочі інвентаризаційні комісії:

- здійснюють інвентаризацію майна, товарно-матеріальних цінностей, коштів, цінних паперів та інших грошових документів і незавершеного виробництва у місцях зберігання та виробництва;

- разом з бухгалтерією підприємства беруть участь у визначенні результатів інвентаризації і розробляють пропозиції щодо зарахування нестач і надлишків за пересортуванням, а також списання нестач у межах норм природних втрат;

- вносять пропозиції з питань упорядкування приймання, зберігання і відпуску товарно-матеріальних цінностей, поліпшенню обліку та контролю за їх зберіганням, а також реалізації непотрібних підприємству матеріальних цінностей і майна;

- несуть відповідальність за своєчасність і дотримання порядку проведення інвентаризацій відповідно до наказу керівника підприємства, за повноту і точність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, цінних паперів та заборгованості в розрахунках;

- оформляють протокол із зазначенням у ньому стану складського господарства, результатів інвентаризації і висновків щодо них, пропозицій про зарахування нестач та надлишків за пересортуванням, списання нестач у межах норм природних втрат, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам.

До початку проведення обов'язкової інвентаризації або визначеної підприємством, установою, в присутності комісії матеріально відповідальні особи складають звіт про останні проведені операції, відображують їх у складському обліку і разом з описом документів під розписку здають до бухгалтери.

Матеріально відповідальні особи дають комісії розписку, в якій підтверджують, що всі прибуткові і витратні документи здані до бухгалтерії і всі матеріальні цінності, довірені їхньому зберіганню, знаходяться в приміщенні складу або в інших місцях. Під час інвентаризації оприбуткування і видача матеріальних цінностей, як правило, не здійснюються. До початку інвентаризації перевіряється також стан ваговимірювального господарства -- точність терезів, гир, та іншого обладнання,

Наявність майна при інвентаризації визначають шляхом його обов'язкового перерахунку, переважування, обмірювання і реєстрації у інвентар й за цінному описі (акті).

На час, коли інвентаризаційна комісія залишає об'єкт інвентаризації (приміщення), матеріально відповідальна особа в присутності інвентаризаційної комісії зачиняє і відчиняє приміщення, що інвентаризується, а голова інвентаризаційної комісії опечатує його контрольним пломбіратором, який видається йому перед початком проведення інвентаризації.

Під час перерв у роботі комісії інвентаризаційні описи не можуть виноситись членами комісії; вони мають зберігатися в зачиненому приміщенні, в якому проводиться інвентаризація.

При інвентаризації застосовуються типові форми документів. Бланки інвентаризаційних описів, актів інвентаризації, порівняльних відомостей, можуть бути заповнені як від руки, так і засобами обчислювальної техніки та іншої оргтехніки. У цих документах ніяких помарок і підчисток не допускається. Помилки повинні виправлятися шляхом закреслення неправильних записів і написання зверху правильних. Виправлення мають бути підтверджені підписами всіх членів інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальних осіб.

Інвентаризаційні описи підписуються всіма членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальними особами. При цьому останні дають розписку, в якій підтверджується, що перевірка матеріальних цінностей відбулася в їх присутності і що вони не мають до членів комісії ніяких претензій та приймають на відповідальне зберігання перелічені в описі матеріальні цінності.

Якщо матеріально відповідальні особи виявляють після інвентаризації помилки в інвентаризаційних описах, вони повинні негайно (до відкриття комори, складу, секції тощо) заявити про це інвентаризаційній комісії, яка після перевірки вказаних фактів та їх підтвердження виправляє помилки.

Результати інвентаризації з пропозиціями щодо врегулювання інвентаризаційних різниць відображуються в протоколі інвентаризаційної комісії.

Після закінчення інвентаризації комісією складається акт перевірки цінностей.

1.4 Інвентаризація основних засобів і нематеріальних активів

Основним нормативним документом, який визначає умови і порядок проведення інвентаризації основних засобів і нематеріальних активів є "Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу", затверджена наказом Міністерства фінансів України від 30.10.1998 р„ №90.

Підприємства зобов'язані проводити інвентаризацію:

1) будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів -- не менше одного разу в три роки;

2) бібліотечних фондів -- один раз у п'ять років;

3) інших основних засобів -- не менше одного разу в рік. Інвентаризація основних засобів проводиться не раніше 1 жовтня.

До почату інвентаризації основних засобів слід перевірити:

- наявність і стан реєстрів обліку (карток, книг, описів та ін.);

- наявність і стан технічних паспортів та іншої технічної документації;

- наявність документів на основні засоби, що здані чи прийняті установою в оренду, на зберігання, на тимчасове користування. За відсутності документів слід забезпечити їх отримання чи оформлення.

При виявленні розходжень і неточностей у бухгалтерському обліку або технічній документації необхідно в ці документи внести відповідні виправлення й уточнення.

Під час інвентаризації комісія в обов'язковому порядку проводить перевірку відповідності технічної документації, записує в описи повні найменування цих об'єктів і їхні інвентарні номери. У випадку відсутності технічної документації про це вказується в описах -- у графі "Примітка".

Машини, обладнання та інші об'єкти перевіряються за заводськими номерами і заносяться в описи окремо, із вказівкою інвентарного номера.

Основні засоби записуються в описі під найменуванням, відповідно з основним призначенням об'єкта. Об'єкт, що пройшов відновлення, реконструкцію, розширення чи переобладнання, внаслідок чого змінилось основне його призначення, вноситься до опису під найменуванням, що відповідає новому основному призначенню.

У випадках, коли проведені капітальні роботи (надбудова поверхів, прибудова нових приміщень та інше) або часткова ліквідація будівель і споруд (злам окремих конструктивних елементів) не відображені в бухгалтерському обліку, комісія повинна за відповідними документами визначити суму збільшення або зменшення балансової вартості об'єкта і привести в описі дані про проведені зміни. Одночасно з цим комісія повинна встановити винних осіб і причини, з яких конструктивні зміни об'єктів не отримали відображення в обліку.

Окремі описи складаються при інвентаризації садів, виноградників, ягідників, лісопосадок, ставків, водоймищ, іригаційних і меліоративних споруд. Насадження записуються за культурами, ботанічними сортами із вказівкою року закладення, площею, кількістю дерев або кущів, за категоріями та їх балансовою вартістю. Іригаційні і меліоративні споруди записуються до опису за видом і родом споруд із зазначенням їхніх розмірів, року спорудження, балансової вартості та інших відомостей, що характеризують їх призначення і стан.

Присвоєні об'єктам (предметам) основних засобів інвентарні номери не повинні змінюватися. Заміна номерів може бути проведена в тих випадках, коли виявлено, що об'єкти помилково відображаються не в тій групі основних засобів, до якої вони повинні бути включені за своїм техніко-виробничим призначенням, а також у випадках встановлення невірної нумерації.

При виявленні об'єктів (предметів), що не знаходяться на обліку, а також об'єктів (предметів) з відсутніми в обліку даними, що їх характеризують, комісія повинна включити в опис відсутні відомості і технічні показники цих об'єктів (предметів), наприклад: про будівлі -- вказати їх призначення, основні матеріали, з яких вони побудовані, об'єм (зовнішнього чи внутрішнього обміру), площу (загальна корисна площа), число поверхів, підвалів, напівпідвалів, рік побудови тощо.

Інвентаризація дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння, які містяться у приладах, обладнанні та інших виробах, здійснюється одночасно з інвентаризацією цих матеріальних цінностей у терміни, встановлені для матеріальних цінностей.

Інвентаризація капітальних робіт інвентарного характеру і капітальних ремонтів проводиться не менше одного разу на рік, але не раніше першого грудня.

Наявність і об'єм незавершеного капітального будівництва і незакінчених капітальних ремонтів встановлюється при інвентаризації шляхом перевірки їх у натурі. В актах, які складаються при цьому, вказуються найменування об'єкта, списання і об'єм виконаних робіт за кожним об'єктом і видом робіт, кошторисна і фактична вартість.

Інвентаризаційна комісія повинна перевірити:

- чи не знаходиться у складі незавершеного капітального будівництва обладнання, яке передане для монтажу, але монтаж якого фактично не розпочатий. При виявленні такого обладнання необхідно зробити відповідні виправлення в обліку і звітності;

- стан законсервованих і тимчасово зупинених будівельних об'єктів. У такому разі слід виявити причини і підстави їх консервації.

На закінчені об'єкти, що з якихось причин не введені в експлуатацію, складають окремі акти. На об'єкт припиненого будівництва, а також на проектно-розвідувальні роботи з незакінченого будівництва, які підлягають списанню з балансу, складаються окремі акти, в яких вказуються усі дані про характер виконаних робіт і їх вартість згідно з кошторисом, з вказівкою причин припинення будівництва.

На незакінчений капітальний ремонт будівель, споруд, машин, обладнання, енергетичних установок та інших об'єктів складається окремий акт, в якому вказуються: назва об'єкта, що ремонтується, опис і процент виконаних робіт, кошторисна і фактична вартість виконаних робіт.

При інвентаризації нематеріальних активів їх наявність установлюється або за документами, що були підставою для оприбуткування, або додатково за документами, якими оформлені (тобто підтверджуються) майнові права.

При інвентаризації нематеріальних активів до інвентаризаційного опису вписуються такі дані: назва, характеристика, первісна вартість, сума зносу, дата придбання, термін корисного використання. При цьому перевіряється обгрунтованість сум.

У разі виявлення надлишків об'єктів нематеріальних активів, інвентаризаційна комісія записує їх в інвентаризаційний опис із внесенням потрібних даних. Оцінка таких об'єктів проводиться відповідно до дійсної відновлювальної вартості і оформлюється відповідними актами.

Результатами проведення інвентаризації основних засобів і нематеріальних активів знаходять своє відображення у документі "Інвентаризаційний опис основних засобів". Описи складаються у двох екземплярах, один з яких передається до бухгалтерії, а інший залишається у матеріально-відповідальної особи.

Виявлені при інвентаризації розходження між фактичними залишками основних засобів і нематеріальних активів з даними бухгалтерського обліку врегульовуються на підприємстві у наступному порядку:

- основні засоби і нематеріальні активи, які виявлені в надлишку, підлягають оприбуткуванню та зарахуванню відповідно на збільшення доходів підприємства з подальшим з'ясуванням причин виникнення надлишків і винних у цьому осіб;

- недостача основних засобів і нематеріальних активів, а також втрати від псування цінностей відносяться на рахунок матеріально-відповідальних осіб за цінами, за якими обчислюється розмір шкоди від крадіжок, недостач, знищення і псування матеріальних цінностей;

- недостачі основних засобів і нематеріальних активів у випадках, коли винні не встановлені або у стягненні з винних осіб відмовлено судом, відносяться на збільшення витрат, які пов'язані із списанням необоротних активів.

Визначення розмірів збитку від нестачі основних засобів врегульовано постановою Кабінету Міністрів України №116 від 22.01.1996р. "Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей".

Розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей визначається за балансовою вартістю цих цінностей (з вирахуванням амортизаційних відрахувань), але не нижче 50 відсотків від балансової вартості на момент встановлення такого факту з урахуванням індексів інфляції, які щомісячно визначає Мінстат, відповідного розміру податку па добавлену вартість та розміру акцизного збору.

Із сум, стягнутих відповідно до цього Порядку, здійснюється відшкодування збитків, завданих підприємству, установі, організації, залишок коштів перераховується до Державного бюджету України.

Типову кореспонденцію бухгалтерських рахунків при врегулюванні інвентаризаційних розбіжностей по основних засобах і нематеріальних активах наведено у Табл. 1

1.5 Інвентаризація виробничих запасів

Основним нормативним документом, який визначає умови та порядок проведення інвентаризації запасів є "Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу", затверджена наказом Міністерства фінансів України №90 від ЗО. 10.1998 р.

Інвентаризація матеріалів, продуктів харчування, палива, продукції підсобних (навчальних) сільських господарств та виробничих (навчальних) майстерень, інших матеріальних запасів проводиться за місцями зберігання та окремо за матеріально відповідальними особами. Матеріальні запаси при інвентаризації записуються в описи за кожним окремим найменуванням із вказівкою номенклатурного номера, виду, групи, сорту і кількості (рахунком, вагою або мірою). Описи складаються у двох екземплярах, один з яких передається до бухгалтерії, а інший залишається у матеріально-відповідальної особи. Типову форму документа "Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей" і приклад його заповнення наведено у додатку В7.

На виявлені при інвентаризації непридатні або зіпсовані матеріальні цінності додатково складаються акти, в яких вказуються причини, ступінь і характер псування матеріальних цінностей, а також винні особи, які допустили їх псування.

Тара вписується до опису за видами, цільовим призначенням і якісним складом (нова, яка була у споживанні, що потребує ремонту і таке інше).

На тару, що стала непридатною, інвентаризаційною комісією складається акт на списання зі вказівкою причин псування.

Інвентаризація готових виробів, сировини та матеріалів, пального, кормів, фуражу та інших матеріалів проводиться не менше одного разу на рік, але не раніше першого жовтня, продуктів харчування і спирту -- не менше одного разу на квартал.

Молодняк великої рогатої худоби та тварини на відгодівлі включаються в описи окремо, зі вказівкою інвентарних номерів, кличок, статі, масті, породи та інше.

Тварини на відгодівлі обліковуються у груповому порядку, включаються в описи за віком та статевими групами, з вказівкою кількості голів та живої ваги у кожній групі.

Описи складаються за видами тварин окремо у фермах, цехах, відділеннях, бригадах у розрізі облікових груп і матеріально відповідальних осіб.

Інвентаризація молодняку тварин, тварин на відгодівлі, птиці, кролів, хутрових звірів і сімей бджіл здійснюється не менше одного разу на квартал.

Малоцінні та швидкозношувані предмети інвентаризуються за їх місцезнаходженням та за матеріально відповідальними особами.

Інвентаризація проводиться шляхом огляду кожного предмета. Малоцінні і швидкозношувані предмети заносяться до описів за найменуваннями відповідно до номенклатурних номерів і в одиницях виміру, що прийняті у бухгалтерському обліку.

При інвентаризації малоцінних та швидкозношуваних предметів, виданих в особисте користування працівникам, допускається складання групових інвентаризаційних описів зі вказівкою в них відповідальних за ці предмети осіб, на яких відкриті особові картки, з проставленням підпису в описі.

Білизна, постільні речі, одяг та взуття одного найменування, близькі за розмірами, якостями матеріалу і ціною, заносяться до опису сумарно, зі вказівкою кількості цих предметів та їхніх номенклатурних номерів.

Предмети спецодягу і столової білизни, відправлені у прання та ремонт, слід записувати в інвентаризаційний опис на підставі відомостей-накладних або квитанцій установ, що здійснюють ці послуги.

Малоцінні та швидкозношувані предмети, які стали непридатними, але не списані, до інвентаризаційної відомості не вписуються, а складається акт із вказівкою часу експлуатації, причин непридатності, можливості, використання цих предметів у господарських цілях. При цьому в описах робляться відмітки про непридатність.

За малоцінними та швидкозношуваними предметами, які обліковуються в оперативному порядку, описи не складаються, а перевіряється фактична наявність цих предметів у матеріальне відповідальних осіб шляхом зіставлення з відомістю оперативного обліку. Виявлена при цьому недостача предметів оформлюється актом.

Інвентаризація малоцінних та швидкозношуваних предметів проводиться не менше одного разу на рік.

Виявлені при інвентаризації розходження між фактичними залишками виробничих запасів з даними бухгалтерського облік¹ врегульовуються на підприємстві в наступному порядку:

- виробничі запаси, які виявлені в надлишку, підлягають оприбуткуванню та зарахуванню відповідно на збільшення доходів підприємства з подальшим встановленням причин виникнення надлишків і винних у цьому осіб;

- нестача виробничих запасів в межах норм природних в втрат відноситься на загальновиробничі витрати підприємства;

- недостача виробничих запасів понад норми природних втрат, а також втрати від псування цінностей відносяться на рахунок винних осіб за цінами, за якими обчислюється розмір шкоди від крадіжок, недостач, знищення і псування матеріальних цінностей;

- втрати і недостачі понад норми природних втрат виробничих запасів у випадках, коли винні не встановлені або ; стягненні з винних осіб відмовлено судом, відносяться на зменшення результату основної діяльності підприємства.

Визначення розмірів збитків від нестачі виробничих за пасів врегульовано Постановою Кабінету міністрів України №116 від 22.01.1996р. "Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей".

Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей встановлю! механізм визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі знищення (псування) матеріальних цінностей, крім дорогоцінним металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей.

Розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей визначається за балансовою вартістю цих цінностей (з вирахуванням амортизаційних відрахувань), але не нижче 50 відсотків від балансової вартості на момент встановлення такого факту з урахуванням індексів інфляції які щомісячно визначає Мінстат, відповідного розміру податку на добавлену вартість та розміру акцизного збору

Вартість вузлів, деталей, напівфабрикатів та іншої продукції, що виготовляється підприємствами для внутрішньовиробничих потреб, а також вартість продукції, виробництво якої не закінчено, визначається, виходячи із собівартості її виробництва з нарахуванням середньої по підприємству норми прибутку на цю продукцію із застосуванням коефіцієнта 2.

Вартість спирту етилового питного, спирту етилового ректифікованого, спирту етилового сирцю, спирту, що використовується для виготовлення вин, шампанського, коньяків оброблених, спирту коньячного, соків спиртових напоїв визначається, виходячи з оптової ціни підприємства-виробника з урахуванням акцизного збору (за встановленими ставками) та податку на добавлену вартість. До визначеної таким чином ціни застосовується коефіцієнт 3.