Организация делопроизводства и работы с документами в библиотечно-информационном учреждении

2

ФГОУ ВПО «Пермский государственный институт искусства и культуры»

Факультет документально-информационных коммуникаций

Кафедра документоведения, библиотековедения и библиографии

Организация делопроизводства и работы с документами в библиотечно-информационном учреждении

(НА ПРИМЕРЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ КУЛЬТУРЫ «ОКТЯБРЬСКАЯ ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ БИБЛИОТЕЧНАЯ СИСТЕМА»)

Пермь, 2009

Содержание

Список сокращений

Введение

1. Основные тенденции развития библиотечной системы в современных условиях (на примере Муниципального Учреждения Культуры «Централизованная библиотечная система Октябрьского района Пермского края»)

1.1 История и современное состояние библиотечно-информационных учреждений

1.2 История развития Муниципального Учреждения Культуры «Централизованная библиотечная система Октябрьского района Пермского края»

1.3 Нормативно-правовое регулирование деятельности муниципального учреждения культуры

2. Делопроизводство и документопотоки МУК «Октябрьская ЦБС»

2.1 Организация делопроизводства в МУК «Октябрьская ЦБС»

2.2 Документопотоки учреждения: структурно-содержательный анализ

3. Технологические этапы работы с документами в МУК «Октябрьская ЦБС»

Заключение

Список использованных источников

Список сокращений

ДОУ - документационное обеспечение управления

МУК - Муниципальное учреждение культуры

РФ - Российская Федерация

СП - Структурное подразделение

ФЗ - Федеральный Закон

ЦБС - Централизованная библиотечная система

Введение

Правильная организация документационного обеспечения управления (делопроизводство) организации считается одним из важнейших критериев ее успешной деятельности.

В соответствии с ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документационное обеспечение управления (ДОУ) или делопроизводство - это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами. Своевременность и правильность принятия управленческого решения во многом зависит от правильности составления и оформления документов и организации работы с ними.

Работа с документами - это важная часть деятельности организации и всех структурных подразделений. Каждый документ отражает определенную управленческую функцию, и работа с ним требует внимания, четкости и оперативности.

Организация и ведение делопроизводства в библиотечно - информационных учреждениях требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в организации должны вести квалифицированные специалисты - секретари-референты (секретари).

Целью курсовой работы является анализ организации и технологических процессов работы с документами в МУК «Октябрьская ЦБС» и выработка рекомендаций по совершенствованию ДОУ в организации.

Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие задачи:

· изучить теоретическую и практическую разработанность темы;

· изучить нормативно-правовую базу, регламентирующую сферу библиотечно-информационных учреждений;

· показать специфику деятельности учреждения, выбранного в качестве исследования;

· исследовать видовой состав документации организации;

· проанализировать документопотоки учреждения и технологические этапы работы с ними;

· разработать рекомендации по совершенствованию организации делопроизводства и работы с документами в учреждении.

Объектом исследования в данной курсовой работе является делопроизводство и технология работы с документами в данной организации.

Предметом изучения являются особенности технологических процессов в учреждении.

Для выполнения поставленных задач использовались следующие методы:

· анализ и синтез информации;

· исторический метод;

· системный метод;

· дедукция;

· обобщение полученной информации;

· количественный метод (представление данных в виде таблиц и схем).

Базой исследования определено муниципальное учреждение культуры «Октябрьская централизованная библиотечная система».

Для теоретического осмысления данной темы были использованы труды документоведов, преподавателей высших учебных заведений, предпринимателей, экономистов - Кузнецова Т.В., Рогожин М.Ю., Кирсанова М.В., Стенюков М.В., Янковая В.Ф. и другие. Рассмотрению вопросов, связанных с историческими этапами формирования и развития библиотек, способствовали работы Дворкиной М. Я., Ивиной Н. Ф., Кулиша О. Н., Харыбиной Т.Н., Федорова В. В., Фирсова В., Шениной С. А., Кузьмина Е.И., Фонотова Г.П., Губанова Д.

Основной частью опубликованных работ, касающихся вопросов документирования управленческой деятельности и организации работы с документами, являются учебники, практические пособия, статьи из периодических и продолжающихся изданий.

Практическая значимость выполненной работы в том, что были исследованы различные технологические процессы работы с документами и даны рекомендации по совершенствованию системы ДОУ.

Структура курсовой работы обусловлена логикой изложения материала с её содержательными аспектами. Она состоит из введения, трех глав и заключения, списка использованных источников, имеются приложения.

Во введении обосновывается актуальность темы, названы объект и предмет исследования, определены цель и задачи, указаны методы исследования. Первая глава посвящена рассмотрению исторических этапов развития библиотечной системы в информационном обществе, рассмотрена нормативно-правовая база библиотечно-информационных учреждений.

Во второй главе рассматривается организация делопроизводства и проанализирован документооборот в учреждении.

Третья глава посвящена особенностям технологических этапов работы с документами в МУК «Октябрьская ЦБС» и даны рекомендации по совершенствованию документирования деятельности.

В заключении подводятся итоги проведенного исследования, формулируются выводы по состоянию документирования деятельности данной организации и по решению проблем развития.

Объем курсовой работы - 66 страниц. Список использованных источников включает 75 названий документов. В работе имеются приложения, где представлены образцы документов.

1. Основные тенденции развития библиотечной системы в современных условиях (на примере Муниципального учреждения культуры «Централизованная библиотечная система Октябрьского района Пермского края»)

1.1 История и современное состояние библиотечно-информационных учреждений

В истории русской культуры, в накоплении и распространении книг большая роль принадлежит библиотекам, которые стали возникать на Руси в ХI веке. Первая известная русская библиотека была основана князем Ярославом Мудрым в 1037 году в Киеве при Софийском соборе.

Вторая крупная библиотека Киевской Руси была создана в Новгороде при храме, который получил название «Софийский собор». Этот собор был построен новгородским князем Владимиром в 1045-1051 годах [21, с. 53].

С XIII до середины XV века Русь пережила неимоверное количество войн. В результате этих событий на юго-востоке, в центре и отчасти в западных областях Руси исчезли книги домонгольского периода. Было разгромлено и уничтожено множество монастырских библиотек. Сохранились только те библиотеки, которые находились на территории новгородских земель и на русском севере [21,с. 55].

Начиная с XIV века, на Руси постепенно вновь собираются библиотеки при монастырях, которые на протяжении XV - XVII веков были самыми распространенными и значительными библиотеками.

Одной из наиболее крупных библиотек XV - XVIII в. была библиотека Кирилло-Белозерского монастыря. Другой крупной библиотекой русского севера считалась библиотека, принадлежавшая Соловецкому монастырю. Также существовали и библиотеки Троице-Сергиева и Волоколамского монастырей.

Экономическое и культурное развитие Руси надолго задержалось. Однако в монастырях по-прежнему переписывались и собирались книги, велись летописи.

По мере возвышения Московского великого княжества и образования национального, а затем и многонационального Русского государства появляются и растут книжные собрания в Москве. В Успенском соборе собирается библиотека, которая пополнялась в течение нескольких веков. В этот же период в Москве возникает митрополичья библиотека.

Особого внимания заслуживает библиотека московских государей. Предполагают, что она возникла при Иване III, которому через Софью Палеолог достались многие книги, уцелевшие после падения Византии [21, c.97].

В Московском государстве собственные библиотеки были у бояр, духовенства, богатых людей. В этот период наиболее известной была библиотека князя А. Курбского. Среди царских библиотек особенно выделяется библиотека Ивана Грозного [21; с. 99].

В конце XVI века в Москве создается государственная типография - Печатный двор, которая особенно интенсивно развивается в годы царствования царя Михаила Федоровича.

В XVII веке в Русском государстве появляются библиотеки нового типа - «учрежденческие» библиотеки, представляющие собой своего рода подсобные библиотеки, которые должны были обслуживать государственный аппарат укреплявшегося централизованного государства и службы этого аппарата [с. 99].

Наиболее интересно развивалась созданная в Москве в середине XVI века Патриаршая библиотека - центральная библиотека Русской православной церкви.

В отличие от Западной и Средней Европы позднего средневековья на Руси библиотеки не могли играть заметной роли в общественной жизни. Здесь начался процесс активного формирования фондов библиотек центральных учреждений и институтов Русского государства [21, с. 99].

Государственные реформы в сфере политики, экономики, культуры и образования, проведенные в России в первой половине XVIII века, сыграли важную роль в развитии библиотек. Петербург стал библиотечной столицей страны. Здесь собирались не только рукописные и печатные книги, но и частные книжные коллекции, и даже целые библиотеки. За сравнительно короткий срок Россия превратилась в страну, располагавшую богатейшими собраниями европейской литературы [21, с. 137].

Петербург начал притягивать к себе библиотечных работников. На государственном уровне начинают рассматриваться вопросы организации библиотечного дела.

Наиболее важным событием в сфере библиотечного дела стало учреждение в 1714 году в Санкт - Петербурге государственной библиотеки. В 1724 году она была передана в ведение Академии наук.

В XVIII веке впервые в России начинают свою деятельность университетские библиотеки. Во второй половине XVIII века открываются научные библиотеки и библиотеки специализированных учебных заведений. В 1757 г. в Петербурге основана Библиотека Академии художеств. В 1756 г. открывается репертуарная библиотека Русского драматического театра. В 1765 г. учреждается библиотека Вольного экономического общества, которая специализируется на сборе литературы по экономике и сельскому хозяйству. Она была не государственной, а общественной (частной) библиотекой, которая являлась собственностью общества. С 1773 г. начинает работать библиотека при горном училище. В 1799 г. при Адмиралтейств-коллегии была открыта Морская библиотека. Также библиотеки открывались и при других учебных заведениях [21; с. 142].

По распоряжению Екатерины II в Эрмитаже создается дворцовая библиотека, в основу которой была положена личная библиотека императрицы, а также рукописные книги из монастырских библиотек.

Во второй половине XVIII века высказываются предложения об открытии губернских библиотек в различных городах России. Также возникали предложения о создании центральной публичной библиотеки. Оно получило воплощение в декрете императрицы Екатерины II от 27 мая 1795 года об учреждении в Санкт - Петербурге Императорской Публичной библиотеки, которая с самого начала своего существования была сориентирована не только на выполнение функции «национальной памяти», но и на выполнение функций крупнейшей в стране научной библиотеки универсального профиля [21, с. 152].

В XIX веке традиция собирать книги, заводить библиотеки в аристократических, богатых домах находит свое развитие. Наличие в доме хорошо подобранной библиотеки становится нормой для высших слоев русского общества.

В начале XIX века крупнейшей университетской библиотекой являлась библиотека Московского университета. Также большое значение в истории имела библиотека Казанского университета, которая являлась публичной.

В начале XX веков в России сложилась система библиотек, которая включала в себя библиотеки разных типов и видов. Крупнейшей из них была национальная - Императорская Публичная библиотека. Второй по величине была Библиотека Академии наук. Третье место в системе научных библиотек занимала библиотека Румянцевского музея в Москве. К крупным библиотекам относились библиотеки университетов и других высших учебных заведений - Московского и Петербургского университетов.

В 1850 -1870-е годы в России наряду с университетскими библиотеками и библиотеками других высших учебных заведений открывается много библиотек Высших женских курсов, народных университетов, гимназий и лицеев.

В число крупных входила библиотека Исторического музея в Москве. Среди библиотек с наиболее ценными по составу фондами были библиотеки законодательных учреждений - Государственного Совета и Государственной Думы и библиотеки Военных ведомств - Генерального штаба, Морского министерства, Военной академии [21, c. 162]. Самыми богатыми и ценными библиотеками считались библиотека Эрмитажа и библиотеки других дворцов.

В 1917 - 1920 годы вследствие тоталитаризма происходит ликвидация всех негосударственных форм библиотек. В этот же период создается Народный комиссариат просвещения, в состав которого вошел внешкольный отдел, руководивший системой библиотечного обслуживания. С этого времени государство полностью берет на себя руководство библиотеками [21, с. 254].

Национальной библиотекой нового социалистического государства стала Государственная библиотека СССР имени Ленина, которая ранее называлась Государственной Румянцевской библиотекой.

Много внимания советская власть начала уделять развитию библиотечного дела в регионах страны. Губернские (областные) библиотеки рассматривались, в то время как научные библиотеки.

В Советской России начала формироваться система подготовки работников для библиотек. В 1930 году был открыт Московский библиотечный институт.

Вышедший 17 июля 1918 года декрет Совета народных комиссаров «Об охране библиотек и книгохранилищ РСФСР» положил начало национализации. На основе национализированных фондов были созданы новые библиотеки. В августе 1918 года в Москве была учреждена Библиотека Социалистической Академии общественных наук, а в октябре 1918 года - Государственная научно - техническая и экономическая библиотека. Эти библиотеки стали наиболее значимыми в стране на тот период.

В 1921 году в Москве была открыта Неофилологическая библиотека - впоследствии Всесоюзная государственная библиотека иностранной литературы [21, с.259].

Появление целого ряда новых научных библиотек в регги онах России было также обусловлено национализацией фондов ликвидированных библиотек [21, с. 259].

Начиная с 1930 - х годов научные библиотеки приобрели определенные «квазинаучные» черты. Это выражалось во введении новой структуры обслуживания читателей, создание читальных залов. Началось исправление самих фондов библиотек.

В ходе Второй мировой войны было уничтожено большое количество библиотек. В соответствии с этим в 1943 году в Москве был создан Государственный фонд литературы, занимавшийся возмещением потерь советских библиотек, пострадавших во время войны [21, с. 283]. С 1945 года этот фонд стал принимать и трофейную литературу.

В послевоенный период одной из главных задач Советского государства стало восстановление и дальнейшее развитие сети библиотек, широкое развертывание библиотечного обслуживания населения.

В каждой республике был составлен пятилетний план на основе государственных заданий, который предусматривал полное восстановление библиотечной сети и некоторое увеличение числа массовых библиотек по сравнению с довоенным периодом [19; с. 201].

В 1953 году начинают создаваться министерства культуры, которые должны были способствовать дальнейшему подъему библиотечного дела, усилению контроля со стороны государства за работой библиотек и более равномерному размещению на территории страны. Для осуществления государственного контроля над работой библиотек была организована Главная библиотечная инспекция.

В 60-е годы создаются сети самостоятельных юношеских библиотек. В 1966г. Министерство культуры СССР совместно с ВЦСПС утвердили «Примерные положения организации единой сети массовых библиотек». И в результате введения этого положения в действие во всех городах и районах стала проводиться централизация библиотек. Одновременно с централизацией массовых библиотек началась централизация сети профсоюзных библиотек [19; с. 235].

В мае 1974 года была развернута работа по совершенствованию библиотечного дела в стране. Происходит укрепление и дальнейшее развитие межведомственных связей в библиотечном деле, усилением координации и кооперирования деятельности библиотек [19; с. 235].

В 1987- 1988 годы Министерство культуры СССР организовало эксперимент в 13-ти библиотеках. Цели этого эксперимента заключались в определении наиболее приемлемых для библиотек и населения платных услуг, обработку механизма внедрения этих услуг в библиотечную практику [19; с. 270].

В 1991 году во многие областные и республиканские библиотеки начали внедрять автоматизированные системы.

На современном этапе российские библиотеки сталкиваются со множеством сложных проблем. Основное место среди них занимает адаптация к переменам, которые несет с собой стремительный научно-технический прогресс.

Одной из главных тенденций, характерной для деятельности и взаимодействия библиотек, выступает уровень информационности общества. Он во всех странах разный: выше там, где созданы основы гражданского общества, развита информационная и телекоммуникационная индустрия, а компьютерные технологии стали такой же неотъемлемой частью жизни, как жилье, еда, транспорт [33, С. 18].

Компьютерно-телекоммуникационные технологии прочно вошли в жизнь общества. Постоянно увеличивается количество электронных изданий, в том числе и комплектуемых библиотеками. Повышается уровень подготовки читателей библиотек, их информативности и желания получать полную информацию в кратчайшие сроки.

Многие пользователи довольствуются только информацией, полученной через Интернет. Развитие электронного ресурса приводит к тому, что многие библиотеки находят возможность организовать для своих пользователей доступ к полнотекстовым электронным ресурсам. Все большее распространение получает электронная доставка документов.

Компьютеризация добавила работникам библиотек много новых обязанностей, которые ранее не включались в перечень квалификационных навыков. Библиотекари в сотрудничестве с программистами создают электронные полнотекстовые базы данных [16, С. 36].

Библиотека постепенно становится центром информационных электронных ресурсов, сохраняя за собой функции обычной библиотеки по обслуживанию читателей печатными документами.

Процесс развития компьютерных технологий приводит к исчезновению и ликвидации типографий в их современном значении.

Определенный круг библиотек берет на себя дополнительную функцию тиражирования упорядоченных ими собраний электронных документов, отражающих информационные потоки системы документальных коммуникаций, а также функцию оцифровывания рукописного и печатного ретрофонда с последующим его распространением на электронных носителях. Таким образом, книжные фонды, которые на протяжении столетий собирались и хранились в библиотеках, станут более доступными обществу. Распространение созданных в библиотеках собраний электронных документов на компакт-дисках может рассматриваться как расширение их функции документообмена, которая выполнялась ими на протяжении веков.

Среди традиционных функций библиотек -- аналитико-синтетическая обработка входного документального потока. Сегодня для большинства из них она заключается только в каталогизации, систематизации, предметизации и подготовке библиографических указателей. Меньший круг библиотек осуществляет наряду с библиографической и более глубокую информационную обработку документов с созданием реферативной, обзорно-аналитической и прогностической информации. До недавнего времени эти работы проводились только в информационных центрах.

Учитывая доступность в будущем для каждого гражданина всего репертуара мировой литературы на основе использования глобальных информационных сетей и распространения документов на компакт-дисках, отпадает потребность в том количестве публичных библиотек, которое существует сегодня.

Подготовка библиотечных кадров имеет непрерывный характер, и проводиться как традиционным путем получения образования в профильных вузах, так и путем переподготовки специалистов с высшим образованием других специальностей.

Сегодня для библиотек-генераторов информации готовятся специалисты в области глубокой аналитико-синтетической обработки информации, которые владеют методологией извлечения и распространения знаний, содержащихся в библиотечных фондах, осваивают методику и интеллектуальные компьютерные технологии библиографирования, реферирования, подготовки обзорно-аналитических и прогностических материалов. Вторым направлением выступает подготовка менеджеров информационного обслуживания. Эти специалисты обеспечивают предоставление традиционных информационных продуктов и услуг, реализуют функцию распространения документов путем отбора и записи на компакт-диски собраний электронных публикаций по запросам пользователей. Все эти работы имеют научный характер, поэтому все специалисты библиотек считаются научными сотрудниками.

Интеграционные процессы, которые усиливаются с развитием компьютерных сетей, приводят к объединению библиотек и других институтов. В них осуществляются не только традиционные для библиотек процессы кумуляции, обработки и использования научной, технической, экономической и другой информации, но и продуцирование новых знаний на основе этой информации.

Библиотека прошла достаточно долгий период в своем развитии. Глобальная информатизация, компьютеризация и процессы регионализации в России привели к формированию новой парадигмы развития библиотечного дела, усилению роли библиотек в обеспечении информационной и культурной целостности страны.

1.2 История развития Муниципального Учреждения Культуры «Централизованная Библиотечная Система Октябрьского района Пермского края»

История библиотек Октябрьского района уходит в 19 век, когда в селах Богородское, Алмаз, Петропавловск и Мостовая существовали одноклассные училища, при которых были созданы библиотеки, и было это в 1894 году.

Журналы уездных земских собраний и материалов Свердловского государственного Архива помогли установить, что в 1901 году на базе этих библиотек были открыты бесплатные народные библиотеки им. Павленкова, на средства, завещанные для этих целей прогрессивным русским книгоиздателем Ф.Ф. Павленковым.

Жители сел и деревень тянулись к знаниям, к книге. На местах стали открываться библиотеки на общественных началах или по собственной инициативе кого-либо из жителей. 15 августа 1918 года приступила к работе Басинская районная народная библиотека, заведовал ею Кабиров. Она обслуживала значительный по своей территории район с татарским населением, поэтому и называлась условно «районной». В период Колчаковщины библиотека была уничтожена. Но данный факт не испугал жителей волости и уже в следующем году на территории 2 избы - читальни, а в конце 1921 года их число возросло до 8. Население охотно посещало избы - читальни. В начале 20-х годов открылись избы - читальни в селах Енапаево и Бияваш. В Богородской волости было 2 библиотеки, читальня, 6 изб - читален. Читателями числилось 215 человек. В селе Леун работало отделение Аскинской волостной библиотеки. На территории Алмазской волости было 10 изб - читален и народных домов. В условиях массовой неграмотности населения избы - читальни занимали ведущее место в системе культурно - просветительских учреждений на селе, в них организовывались разные кружки. Особым уважением пользовались сельскохозяйственные и драматические кружки. Однако голод 1921 -1922 годов вызвал массовое сокращение изб - читален.

К концу 1928 года в нашем районе имелось 2 рабочих клуба и 18 изб - читален, в них поступило 946 экземпляров разной литературы. Были также газеты и журналы. Например, избы - читальни были в деревнях: Бияваш, Енапаево, Порозово, Алтынное, Уразметьево и т.д.

Фонды библиотек в основном комплектовались за счет сборов книг у местного населения, в дальнейшем приобретались в магазинах, выписывались по почте и через бибколлектор.

Октябрьский район в 1933 году относился к Свердловской области, к лету в район прибыло 6 человек из числа мобилизованных коммунистов из других районов области в счет пятисот, направленных обкомом партии. Четверо из их числа были избраны председателями колхозов, двое стали работать избачами и одновременно секретарями партийных ячеек. Работа избачей в довоенный период заключалась в пропаганде советского образа жизни, в преимуществе коллективного труда над индивидуальным, в проведении политико-воспитательной работы.

В декабре 1935 года Октябрьский район в числе немногих районов Прикамья, участвовал во Всесоюзном конкурсе на лучший район по работе сельских библиотек.

В годы войны ответственность перед народом за победу над врагом увеличили силу тружеников сельского хозяйства. Люди стали работать не просто хорошо, добросовестно выполнять свои обязанности. В этот период в районе работали 30 изб - читален, 9 библиотек, в том числе районная и 4 сельских библиотеки. Фонд составлял 11 тысяч книг, в основном это была сельскохозяйственная и политическая литература.

Октябрьская центральная районная библиотека была открыта в 1940 году и занимала в двухэтажном доме по улице Кирова комнату площадью всего 12 квадратных метров. Ее фонд составлял 1500 экземпляров книг. Первым библиотекарем была В.А Захарова. В 1946 году в районную библиотеку прибыл первый дипломированный специалист с библиотечным образованием - Анна Дмитриевна Коробицина.

В конце 40 - х годов библиотеку переводят в Дом культуры по улице Ленина. А после пожара в клубе все помещение перестроили и передали библиотеке, выделили абонемент, читальный зал, детскую библиотеку и передвижной фонд. В то время главной задачей библиотеки была пропаганда идей партии и правительства, привлечение населения к чтению. В 1967 году фонд библиотеки насчитывал около 10000 экземпляров книг. Библиотека считалась методическим центром для сельских, школьных и профсоюзных библиотек района.

В 70-е годы произошел ряд событий, которые способствовали ускорению развития библиотечного дела в районе. В 1975 году произошло возгорание в помещении библиотеки и ее перевели в Районный Дом Культуры (РДК), на второй этаж. Работники клуба с пониманием отнеслись к нуждам коллег и приютили их на долгие семь лет. В 1977 году администрация района передала фундамент недостроенного здания по улице Кирова для строительства библиотеки хозяйственным способом, которое длилось пять лет. И в этом же году состоялся первый районный конкурс «Лучший библиотекарь», в котором приняло участие семь библиотекарей района. Второй конкурс прошел в 1981 году. В нем приняло участие шесть участников.

Строительство здания библиотеки продолжалось до марта 1982 года. 6 марта состоялось открытие новой библиотеки. На первом этаже здания расположились отдел комплектования и обработки литературы, отдел книгохранения, зал периодики, методический отдел и кабинет директора. Второй этаж занял абонемент, читальный зал и зал деловой информации.

В этом же году состоялся третий районный конкурс «Лучший библиотекарь». В нем приняло участие восемь человек.

В 1999 году при центральной библиотеке был открыт центр правовой информации. Установлен компьютер с правовыми базами данных «Гарант», «ФАПСИ», «Консультант Плюс».

Сегодня на территории Октябрьского района функционирует 91 библиотека с общим книжным фондом 661544 книги, в том числе по ЦБС 318460 книг.

Таким образом, МУК «Октябрьская ЦБС» сегодня одна из крупных библиотек Октябрьского района Пермского края, являющаяся методическим центром для всех библиотек, являющихся ее структурными подразделениями. МУК «Октябрьская ЦБС» помогает не только в образовательном процессе школьникам и студентам, но и обеспечивает досуг жителям района.

1.3 Нормативно-правовое регулирование деятельности Муниципального Учреждения Культуры

Учреждения любого масштаба, как крупные, так и мелкие имеют свою нормативно-правовую базу, регламентирующую их деятельность на основе законодательных актов, законов, подзаконных актов и др.

Конституция является важнейшим нормативным актом государства и используется применительно ко всем гражданам и учреждениям РФ.

Согласно Статье 44 Конституции РФ: каждому гарантируется свобода литературного, художественного, научного, технического и других видов творчества, преподавания. Интеллектуальная собственность охраняется законом. Также в Конституции прописано, что каждый имеет право на участие в культурной жизни и пользование учреждениями культуры, на доступ к культурным ценностям [1].

Не менее значимыми являются Кодексы РФ. В своей деятельности учреждения руководствуются Гражданским кодексом Российской Федерации [2].

Согласно статье 48 части первой, МУК «Октябрьская ЦБС» является юридическим лицом.

В статье 51 части первой говорится о том, что юридическое лицо подлежит обязательной регистрации.

В соответствии со статьей 52 части первой данного кодекса любое юридическое лицо действует на основании устава, в котором определяется место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица. Также в кодексе содержится ряд других сведений, например как право собственности, право хозяйственного ведения и оперативного управления, отражающиеся так же в уставе учреждения.

Статья 1255 четвертой части закрепляет права автора на произведения литературы, науки и искусства. Согласно статье 1255 автору принадлежат следующие права: на произведение, авторства, на неприкосновенность произведения и его обнародование.

Одним из основных законов в законодательстве является ФЗ «О библиотечном деле» от 29. 12. 1994 г. № 78-ФЗ [4]. Данный закон устанавливает принципы деятельности библиотек, гарантирующие права человека, общественных объединений, народов и этнических общностей на свободный доступ к информации, свободное духовное развитие, приобщение к ценностям национальной и мировой культуры, а также на культурную, научную и образовательную деятельность.

Настоящий Федеральный закон регулирует общие вопросы организации библиотечного дела, взаимоотношений между государством, гражданами, учреждениями, учреждениями и учреждениями в области библиотечного дела в соответствии с принципами и нормами международного права.

В Статье 1 библиотека трактуется как «информационное, культурное, образовательное учреждение», а библиотечное дело как «отрасль информационной, культурно-просветительской и образовательной деятельности».

Таким образом, в законе получила юридическое закрепление фактически уже происшедшая смена приоритетов в деятельности библиотек. Соответственно изменяются глобальные цели и задачи библиотечной деятельности.

Как и любой другой юридический документ общего характера, наряду с функциями, задачами, целями библиотечной системы он большое внимание уделяет взаимным правам и обязанностям библиотеки пользователей библиотек, в частности, в части информационной деятельности. В пункте Статьи 7 говорится, что пользователь библиотеки имеет право бесплатно получать в любой библиотеке информацию о наличие в библиотечных фондах конкретного документа.

В пункте той же статьи закреплено право граждан бесплатно получать полную информацию о составе библиотечных фондов общедоступных библиотек через систему каталогов и другие формы библиотечного информирования, бесплатно получать консультационную помощь в поиске и выборе источников информации.

Так в соответствии со статьей 10 закон устанавливает учредителя библиотеки в качестве, которого могут выступать органы государственной власти всех уровней, юридические и физические лица. Учредитель согласно закону финансирует ее деятельность и осуществляет контроль за деятельностью, а также назначает на должность руководителя библиотеки. Он не вправе вмешиваться в творческую деятельность библиотеки, за исключением случаев, предусмотренных ее уставом и действующим законодательством.

Определяет также права на библиотечное обслуживание и библиотечную деятельность, права пользователей и их ответственность, обязанности и права библиотек, а также обязанности государства в области библиотечного дела.

Большое значение для развития библиотек как центров информации имеет пункт 5 Статьи 13 закона, где закрепляются право библиотек осуществлять хозяйственную деятельность в целях расширения перечня предоставляемых пользователям услуг при условии, что это не наносит ущерба их основной деятельности. Таким образом, у библиотек есть юридическое право не только максимально развивать систему платных информационных услуг, но и выступать в качестве самостоятельного субъекта информационного рынка.

Согласно статье 14 Правительство РФ разрабатывает в установленном порядке федеральные программы развития библиотечного дела, а также программы, являющиеся составной частью федеральных государственных программ сохранения и развития культуры в РФ. В федеральных государственных программах учитываются вопросы развития библиотечного дела в соответствии с Основами законодательства РФ о культуре. В статье 15 указано, что органы государственной власти финансируют деятельность государственных библиотек по созданию условий для взаимоиспользования их ресурсов. Также органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ и органы местного самоуправления могут присваивать ведущей универсальной библиотеке статус центральной.

Таким образом, закон устанавливает принципы деятельности библиотек. Регламентирует вопросы организации деятельности библиотек, их взаимоотношения с органами государственной власти и органами местного самоуправления, гражданами и юридическими лицами в соответствии и Конституцией РФ, законодательством РФ, уставом и законами Пермского края.

Согласно устава, библиотеки являются бюджетными учреждениями, т.е. в своей деятельности они не преследуют коммерческой выгоды и в связи с тем, деятельность библиотек основывается на ФЗ «О некоммерческих учреждениях» от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ [5].

Так в статье 14 установлено, что некоммерческая учреждения действует на основании устава, в котором определяется место его нахождения, порядок управления деятельностью, а также и другие сведения, относящиеся к ее деятельности и управления. В соответствии со статьей 31 органы государственной власти и органы местного самоуправления в пределах своей компетенции могут оказывать некоммерческим учреждениям экономическую поддержку в различных формах. Так же данный закон определяет правовое положение, права и обязанности учредителей, формирование и использование имущества некоммерческих организаций

В основе каждого учреждения, прежде всего, состоит информация. В связи с этим библиотеки должны основываться на ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ [6]. Статья 6 данного закона устанавливает, что обладателем информации может быть любой гражданин (физическое лицо), юридическое лицо, РФ, субъект РФ, муниципальное образование. Правомочия обладателя информации осуществляются соответственно государственными органами и органами местного самоуправления в пределах их полномочий, установленных соответствующими нормативными правовыми актами. Так же приведены обязательства, которые обладатель информации при осуществлении своих прав должен выполнять.

В соответствии со статьей 10 в РФ распространение информации осуществляется свободно при соблюдении требований, установленных законодательством РФ. Информация, распространяемая без использования средств массовой информации, должна включать в себя достоверные сведения о ее обладателе или об ином лице, распространяющем информацию. Предоставление информации осуществляется в порядке, который устанавливается соглашением лиц, участвующих в обмене информацией. Случаи и условия обязательного распространения информации или предоставления информации, в том числе предоставление обязательных экземпляров документов, устанавливаются федеральными законами.

Таким образом, закон устанавливает правовое регулирование отношений, возникающих в сфере информации, информационных технологий и защиты информации.

На основе ФЗ «О библиотечном деле» был принят закон «О библиотечном деле Пермском крае» от 5.03.2008 г. №205-ПК [7].

Закон является правовой базой сохранения и развития библиотечного дела в Пермской области.

Данный закон основывается на основных положения Конституции РФ, ФЗ «О библиотечном деле», ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», «Основах законодательства РФ о культуре».

Так в статьях 4 и 22 указывается, что библиотеки могут быть учреждены органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами. Библиотеки, созданные одним и тем же учредителем или относящиеся к одному ведомству, могут образовывать библиотечные системы с централизованным организационно-методическим руководством и системой формирования библиотечных фондов.

В законе сказано, что библиотечно-информационные учреждения действуют на основании устава, в котором определяется место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержится ряд других сведений.

Органы государственной власти Пермского края и местного самоуправления выступают гарантом прав, предусмотренных федеральным законодательством в области библиотечного дела и данным законом, обеспечивают развитие библиотечного дела путем финансирования. Они не должны вмешиваться в профессиональную библиотек, за исключением случаев, когда их деятельность нарушает нормы закона (ст.5). Так же в статье 5 определены приоритетные направлениями региональной политики в сфере сохранения и развития библиотечного дела в Пермской области являются. Например, как разработка и реализация программ развития деятельности библиотек, стабильное обновление библиотечных фондов, информатизация библиотечного дел.

Делая вывод, можно сказать, что нормативно-правовая база регулирования деятельности муниципальных учреждений культуры представлена широким кругом нормативных правовых документов, которые регламентируют общие принципы и правила существования и развития библиотек.

На основе данных документов МУК «Октябрьская централизованная библиотечная система» обеспечивает свое функционирование и осуществляет свою деятельность, а также обеспечивает защиту прав и интересов, как сотрудников организации, так и учреждения в целом.

2. Делопроизводство и документопотоки МУК «Октябрьская ЦБС»

2.1 Организация делопроизводства в МУК «Октябрьская ЦБС»

Библиотека в своей деятельности тесно связана с внешним миром, с различными организациями и учреждениями, которые влияют на ее функционирование. К ним относятся пользователи услуг и продукции, учредители, поставляющие в библиотеку оборудование, технику, издательскую продукцию, конкуренты [36, с. 26].

Документационное обеспечение управления учреждением осуществляется специальной службой - службой делопроизводства, функциональное назначение которой заключается в том, чтобы реализовать деятельность по ДОУ учреждением в соответствии с предназначением учреждения и приоритетами его организационного развития.

В небольших организациях функцию документационного обеспечения выполняет секретариат или секретарь.

Основными функциями документационного обеспечения являются такие виды работ, как:

· Прием, регистрация и распределение документов по исполнителям;

· Оформление и отправка исходящих документов;

· Изготовление и размножение документов;

· Контроль за сроками исполнения документов;

· Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан;

· Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

· Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации;

· Хранение документов;

· Методическое руководство всеми подразделениями организации по вопросам постановки делопроизводства;

· Повышение квалификации делопроизводственного персонала.

Рациональное и четко организованное делопроизводство существенно увеличивает эффективность деятельности учреждения. Но независимо от этого во многих российских организациях отсутствует упорядоченная система ведения делопроизводства.

Важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений является организация работы с документами.

Делопроизводство - это система документационного обеспечения управленческой деятельности, определяющая типовые процессы документирования и организации работы с документами.

Делопроизводство в организациях ведется в зависимости от их вида, специфики работы и объема документооборота, а также с учетом нормативов и рекомендаций для каждой организации. Оно организуется на основе полной или частичной централизации в зависимости от объема документационных работ, их территориального размещения и технической оснащенности.

Централизованная форма делопроизводства является наиболее распространенной [26, с. 310].

МУК «Октябрьская ЦБС» имеет централизованную форму организацию делопроизводства, и все операции по обработке документов сосредоточиваются в руках одного лица - секретаря.

Несмотря на то, что в МУК «Октябрьская ЦБС» есть структурные подразделения, оно имеет небольшой объем документооборота (до 10 тыс. документов в год) и централизация работы с документами является полной и наиболее рациональной. Она позволяет широко внедрять средства автоматизации и организационной техники и тем самым снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением в учреждении.

В учреждении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи на хранение: прием, регистрация и распределение документов по исполнителям; оформление и отправка исходящих документов; изготовление и размножение документов; контроль за сроками исполнения документов; хранение документов; методическое руководство всеми подразделениями организации по вопросам постановки делопроизводства; отправка документов.

Централизация всех операций по работе с документами наиболее рациональна, так как позволяет максимально и с наибольшим эффектом механизировать и автоматизировать выполнение сосредоточенных в одном месте операций [31, с. 33].

Довольно часто можно встретить организацию, в которой отсутствует структурное подразделение по ведению делопроизводства. Эти функции, как правило, возлагаются на секретаря-референта либо помощника руководителя предприятия, и этот же работник одновременно ведет кадровое делопроизводство [29, с. 6].

Так и в МУК «Октябрьская ЦБС» отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления. Все делопроизводственные функции выполняет секретарь. Он имеет законченное высшее образование.

Подчиняется секретарь непосредственно директору МУК «Октябрьская ЦБС». Так же осуществляет взаимосвязь со всеми работниками предприятия, ввиду небольшой штатной численности.

Секретарь в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, принципами и нормами действующего законодательства, нормативно-правовыми актами.

Рабочее место секретаря расположено в соседнем с кабинетом руководителя помещении. Это является негативным фактором, так как секретарь не имеет возможности видеть всех входящих.

Рабочее место секретаря состоит из трех зон; основная, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой (персональный компьютер с плоским экраном, телефонный аппарат), зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс-модем. Рядом со столом секретаря на отдельной приставке располагаются сканер и принтер.

Компьютер секретаря подключен к сети Интернет для приема-передачи электронной почты и для подбора необходимой Директору информации. На компьютере установлено соответствующее программное обеспечение для защиты от вирусов и несанкционированного доступа (Антивирусная система NOD32). Персональный компьютер секретаря оснащен самыми необходимыми средствами современного оснащения ПК, так например, он имеет возможность работы с редакторами текстов, электронными таблицами, базами данных и с Интернетом. Так же в своей работе секретарь использует копировальный аппарат и факс-модем.

В своей работе секретарь использует справочно-правовую систему «Консультант Плюс».

Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и pазнообpазием выполняемых функций. Главным образом, секретарь оказывает максимальную помощь руководителю и экономит его время. Секретарь в МУК «Октябрьская ЦБС» выполняет:

· Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

· Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

· Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

· Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

· Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

· Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

· Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

· По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

· Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

· Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

· Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

· Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

· Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

· Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

· Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

· Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Должностная инструкция - организационно - распорядительный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно - технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц. [21, с. 90].

Должностная инструкция регламентирует права и обязанности работника, его организационно-правовое положение, обеспечивает условия для его эффективной работы и определяет меру его возможной ответственности. Наличие в организации должностных инструкций дает возможность равномерно распределить обязанности между сотрудниками, вести более глубокую специализацию и персональную ответственность [Приложение 2].

Должностная инструкция секретаря МУК «Октябрьская ЦБС» составлена на основе квалификационных характеристик, содержащихся в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих».

Должностная инструкция секретаря МУК «Октябрьская ЦБС» содержит все необходимые разделы: общая часть, основные задачи и обязанности, права, ответственность. В Инструкции определено подчинение секретаря одному лицу - Директору учреждения. Также перечислен перечень инструктивно-методических документов, которыми руководствуется секретарь в своей деятельности, справочных и иных пособий. Закреплены предъявляемые к нему требования такие как умение пользоваться множительной техникой, владеть компьютером, печатать, оформлять документы, и т.д. Изложены главные направления деятельности секретаря; его права; определены обязанности секретаря по каждой из выполняемых им функций и ответственность, которую несет секретарь за неполное или неправильное выполнение своих обязанностей, за неправильное использование или неиспользование своих прав.

В целом можно сказать, что Должностная инструкция секретаря МУК «Октябрьская ЦБС» соответствует установленным требованиям и имеет все необходимые разделы и параграфы.

Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, строится на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Используются такие документы как:

· Инструкция по делопроизводству;

· Положение о службе документационного обеспечения управления;

· Должностные инструкции работников [Приложение 3];