Организация делопроизводства и работы с документами в библиотечно-информационном учреждении

· Правила внутреннего распорядка и другие [Приложение 4].

Основным документом организации, устанавливающим порядок работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, является инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

Инструкция по ДОУ устанавливает единый порядок работы с документами в организации. Целью инструкции является совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом.

Инструкция должна отражать специфические особенности работы с документами, характерные для организации. В приложении помещают схемы документопотоков, сложившихся на предприятии, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры заполнения отдельных видов документов.

В МУК «Октябрьская ЦБС» инструкция по делопроизводству отсутствует. Ввиду этого нами были даны рекомендации по разработке данного документа.

Таким образом, за состояние делопроизводства в МУК «Октябрьская ЦБС» отвечает секретарь предприятия, но, несмотря на небольшой объем документооборота, в ведении делопроизводства имеются недостатки, например, не используется Инструкция по делопроизводству, а также отсутствует зона приема посетителей.

2.2 Документопотоки учреждения: структурно-содержательный анализ

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело [18, с. 3].

Движение документов отражает организационную структуру аппарата управления и характер распределения обязанностей между его составными частями.

Процесс рационального документооборота предполагает организацию документов непрерывным потоком. Поэтому в организации следует проектировать маршруты движения документов, устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, а также контролировать прохождение документов по всем рабочим местам.

В организации работа по совершенствованию документооборота неотделима от анализа сложившихся документопотоков.

Документопоток - движение документов между пунктами обработки и создания информации и пунктами обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой [37, с. 5].

Документооборот состоит из следующих потоков:

- Поступающих (входящих) документов (документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справками, актами и заявлениями граждан);

- Отправляемых (исходящих) документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным организациям, общественным организациям или отдельным гражданам в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.);

- Внутренних документов (обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д.).

Управление каждым из перечисленных документопотоков имеет свои особенности, которые обусловлены различиями в функциональном назначении.

Под сущностью документопотока, его содержанием понимают совокупность документов, входящих в его состав.

В МУК «Октябрьская ЦБС» различают все три основных потока документации.

Схема документооборота в МУК «Октябрьская ЦБС» представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Схема документооборота МУК «Октябрьская ЦБС »

Крайне важен для организации анализ документопотоков. Он выступает связующим звеном между изучением существующей системы управления организации и ее совершенствованием.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет входящий документ как документ, поступивший в учреждение [18, с. 4].

В МУК «Октябрьская ЦБС» большинство документов поступают по каналам почтовой связи. Отдельные виды документов доставляются по техническим средствам связи (телефон, телеграф, телефакс, электронная почта), а также с курьером. Наиболее важные документы в необходимых случаях поступают через специальные службы доставки.

Всю входящую документацию можно классифицировать по видам:

1. Распорядительные:

· Приказы [Приложение 5];

· Распоряжения;

· Указания

2. Информационно-справочные:

· Акты [Приложение 6];

· Справки [Приложение 7];

· Докладные записки [Приложение 8];

· Письма [Приложение 9]

3. Учетно-отчетные и др.:

· Отчеты [Приложение 10];

· Накладные [Приложение 11];

· Счет-фактуры [Приложение 12]

При этом большую часть составляет организационно-распорядительная документация.

Кроме того, все входящие делятся на инициативные (составленные организацией по собственной инициативе) и ответные. В зависимости от значимости автора документа и его содержания они могут быть направлены директору учреждения или конкретному исполнителю.

Следовательно, весь поток разбивается на более мелкие составные части. Это определяется на стадии предварительного просмотра документов секретарем предприятия [31, с. 197].

Типовая схема управления входящими документами учреждения предусматривает последовательное выполнение следующих основных действий:

· Прием документов;

· Первичная обработка документов;

· Предварительное рассмотрение документов;

· Регистрация документов;

· Рассмотрение документов руководством организации;

· Доставка документов исполнителям в соответствии с резолюцией.

Прием входящей корреспонденции, поступившей в МУК «Октябрьская ЦБС», осуществляет секретарь учреждения в централизованном порядке.

Большая часть входящих документов учреждения, адресована руководителю, то есть от 85 до 90 % всех поступающих документов, и до 10-15% документов адресованы или заместителю руководителя, или конкретным исполнителям.

На рисунке 2 представлена схема распределения потоков входящих документов в МУК «Октябрьская ЦБС».

Рисунок 2 - Схема распределения потоков входящих документов

При первичной обработке корреспонденции, секретарем проверяется целостность упаковки и вложений принятой корреспонденции; проверку правильности ее адресования; вскрытие конвертов.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

· адрес отправителя;

· время отправки и получения документа;

· при поступлении личных или доплатных документов.

Документы с пометкой «Лично» не вскрываются и передаются по назначению. При поступлении документов на магнитных и иных небумажных носителях первичной обработке подлежит сопроводительная документация, а носители передаются на машинную обработку без вскрытия упаковки [63, с. 9].

На стадии предварительного рассмотрения документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые, а также на подлежащие последующему рассмотрению руководителем организации или другими должностными лицами. Каждый подлежащий регистрации документ регистрируется в соответствующем журнале. Зарегистрированные в установленном порядке входящие документы передаются по назначению.

Обработка входящих документов и их передача на рассмотрение соответствующим должностным лицам в МУК «Октябрьская ЦБС» производится в день их поступления.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает определение исходящему документу - это официальный документ, отправляемый из учреждения [18, с. 4].

Исходящие документы, так же как и входящие можно проанализировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Так же они делятся на документы, по которым ожидается ответ и документы, направленные просто для сведения. Например, органам власти посылаются чаще всего ответные письма или отчетные документы.

Как правило, большую часть исходящих документов составляет служебная и деловая переписка. По срочным вопросам корреспонденция отправляется секретарем или исполнителем по факсу, телеграммой или телефонограммой.

Типовая схема управления исходящими документами, установленная ГСДОУ, предусматривает последовательное выполнение следующих основных действий:

· сортировка документов;

· упаковка документов;

· оформление почтового отправления;

· сдача документов, подлежащих отправке, в отделение почтовой связи.

До выполнения этих действий выполняется проверка правильности оформления и прием подлежащих отправке документов от ответственных исполнителей, а также регистрация указанных документов.

При проверке правильности оформления документа, подлежащего отправке, особое внимание обращается на наличие приложений, указанных в основном документе, а также о соответствующих данных о приложениях, указанных в основном документе и непосредственно на самих приложениях [63, с. 11].

Затем документ отдается на подпись, а на подписанных документах проставляют регистрационный номер и дату.

После регистрации секретарь проводит экспедиционную обработку отправляемых документов [63, с. 12].

Сортировка зарегистрированных документов производится по адресам и по видам почтовых отправлений с целью обеспечения наиболее удобного процесса работы с ними и последующей подготовки к отправке.

Упаковка рассортированных документов предусматривает проверку комплектности документов, а также простановку адресных данных, фальцовку документов, укладку документов в конверты.

На следующем этапе происходит оформление почтового отправления. Оно предусматривает:

· заклейку конвертов;

· снабжение конвертов знаками почтовой оплаты;

· маркировку конвертов;

· составление реестра;

· укладку почтовых отправлений в сумку.

Сдача документов, подлежащих отправке, в отделение почтовой связи производится уполномоченным на это работником в отведенное для этой цели время. Отправка документов на небумажных носителях производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей на записанной на них информации. После отправки исходящих документов их контрольные экземпляры помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел учреждения.

Последующее хранение и работа с контрольными экземплярами производятся в соответствии с общими правилами обращения с документами, состоящими на оперативном хранении.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет внутренний документ как официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации [18, с. 4].

Данные документы используются для организации работы МУК «Октябрьская ЦБС», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, служебная переписка (докладные, объяснительная записка), документы личного состава и т.д.

Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов.

Обработка внутренних документов зависит от их вида. Типичным примером такого документа является приказ по основной деятельности. Внутренние распорядительные документы составляются и оформляются по указанию руководителя организации секретарем. Затем они подписываются руководителем, регистрируются, размножаются секретарем и направляются на исполнение.

Управление внутренними документами организации предусматривает последовательное выполнение таких действий, как:

· подготовка предварительного варианта текста документа;

· редактирование и корректирование предварительного текста документа;

· согласование уточненного варианта текста документа;

· оформление окончательного варианта текста документа;

· утверждение документа;

· регистрация документа;

· тиражирование документа;

· передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам для руководства в практической деятельности;

· помещение контрольного экземпляра документа в дело;

· последующее хранение и работа с документом.

Подготовка предварительного варианта текста документа производится ответственным исполнителем по распоряжению должностного ли ца учреждения. Последующие редактирование и корректирование предварительного варианта текста производятся с целью уточнения его структуры и содержания, а также для выявления и устранения ошибок.

Согласование уточненного варианта текста производится в случае, если изложение тех или иных положений документа требует письменного выражения мнения на этот счет компетентного должностного лица либо если в содержании документа имеются поручения должностным лицам [63, с. 14].

После выполнения процедуры согласования проекта документа он передается ответственным исполнителем на оформление. Оформленный надлежащим образом документ передается на утверждение, а затем на регистрацию. После этого производится передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам учреждения для применения в практической деятельности. Одновременно контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Последующее хранение и работа с контрольным экземпляром внутреннего документа производится исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической ценности [63, с.15].

Движение документов отражает организационную структуру аппарата управления и характер распределения обязанностей между его составными частями. Анализ данных, характеризующих документопотоки, позволяет директору разрабатывать наиболее целесообразные маршруты движения документопотоков и решать задачи по совершенствованию организации документооборота [63, с. 12].

Важнейшим фактором при изучении документооборота является подсчет его объема. Количество документов всех документопотоков за год составляет объем документооборота учреждения. На основе структурных признаков осуществляется классификация документов в организации. Режим документопотока образуют насыщенность и временные составляющие информационных характеристик документопотока. На направление документопотока влияют способ оценки документов и способ их удостоверения [29, с. 13].

Для получения полной и объективной картины состояния документооборота в организации помимо сведений о структуре документной информации и направленности ее движения необходимо иметь количественные характеристики документооборота [29, с. 14].

К таким характеристикам относят параметры объема документооборота. Под объемом документооборота понимают количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период [26, с. 314].

Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав. А также эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.

Учет документооборота позволяет:

· определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

· определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

· разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

· установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

· рассчитать численность службы делопроизводства.

При определении объема документооборота в МУК « Октябрьская ЦБС» учитываются все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, числа копий, факта регистрации, инстанций их рассмотрения. Объем учитывается суммированием входящих, исходящих и внутренних документов.

Итоговые данные подсчета предоставляются в табличной форме.

СПРАВКА

об объеме документооборота

за I, II квартал 2008 г.

Документы Количество документов Всего

подлинники тираж

Входящие 293

Исходящие 387

Внутренние 61

Итого: 741

Из представленной справки видно, что объем документооборота в МУК «Октябрьская ЦБС» за 2008 год составил 831 документ.

Проанализировав документооборот учреждения за последние два года, была выявлена тенденция к его росту. При расчете объема документооборота учитывались только подлинники документов или их заверенные копии.

Таблица 1 - Документооборот МУК «Октябрьская ЦБС»

Год	Количество входящих документов	Количество исходящих документов	Количество внутренних документов	Итого
2007	218	289	24	531
2008	293	387	61	741

Расширение организационной структуры учреждения за счет расширения сферы деятельности, а также увеличение охвата обслуживания территории способствует увеличению объема документооборота.

Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Следует отметить, что деятельность МУК «Октябрьская ЦБС» сопровождается сравнительно небольшим количеством документов. Организованный документооборот ускоряет прохождение и движение документов в МУК «Октябрьская ЦБС».

3. Технологические этапы работы с документами в МУК «Октябрьская ЦБС»

Управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Организация работы с документами -- это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа, и заканчивая его уничтожением или передачей на архивное хранение. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения» [18].

Прием и первоначальная обработка поступающих документов в организацию осуществляется секретарем в централизованном порядке.

При поступлении документов в учреждение на них проставляется отметка, фиксирующая факт и время поступления.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководителем и направляемые непосредственно ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно должностным лицам.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения секретарем направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день поступления документов секретарю или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу исполнителю разрешается ознакомиться с содержанием документа до рассмотрения его руководителем организации.

Секретарь МУК «Октябрьская ЦБС» наделен полномочиями проводить предварительное рассмотрении документов и передачу документов сотрудникам на исполнение.

Предварительное рассмотрение проводится с целью распределения поступивших документов на документы, требующие обязательного рассмотрения руководством, и документы, направляемые непосредственно ответственным исполнителям [27, с. 16].

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в учреждении распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно исполнителям.

Для фиксации распределения документов в организации выделен специальный реквизит - резолюция.

Обработка документов проводиться в течении суток с момента поступления в организацию.

После предварительного рассмотрения и обработки документ поступает на регистрацию.

Регистрация документа - запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов [26, с. 286].

Каждый документ регистрируется только один раз.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания. Телеграммы регистрируют сразу после получения и передают адресату.

Регистрация в МУК «Октябрьская ЦБС» производится в журнальной форме, что является наиболее рациональным, ввиду небольшого документооборота учреждения.

При регистрации документов на них проставляется регистрационный номер. В правом нижнем углу документа проставляется регистрационный штамп, который состоит из регистрационного номера и даты поступления документа. Индексация документов нужна для их поиска, учета и систематизации. Индексации подлежат все документы, независимо от того, регистрируются они или нет [26, с. 287]. Для регистрации всех входящих, исходящих и внутренних документов применяется единая регистрационно-контрольная карточка. Информация обо всех поступивших в МУК «Октябрьская ЦБС» сообщениях и документах фиксируется секретарем в журнале регистрации входящих документов. Регистрация входящей корреспонденции включает в себя запись следующих данных о документе: дату поступления документа, индекс поступившего документа, краткое содержание, резолюцию, отметку об исполнителе, примечание. (Таблица 2).

Таблица 2 - Форма регистрационного журнала для входящих документов

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция	Отметка об исполнителе	Примечание
1	2	3	4	5	6

После первого этапа регистрации документы передаются на рассмотрение руководителю предприятия. Руководитель рассматривает документы в день их поступления и ставит резолюцию. Затем документ передается исполнителю. На исходящих документах учреждения проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями. Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ, в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. При регистрации исходящих документов в журнал вносятся: дата документа, корреспондент, краткое содержание, исполнитель, № дела, примечание (Таблица 3).

Таблица 3 - Форма регистрационного журнала для исходящих документов

Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание	Отметка об исполнителе	№ дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Исходящие документы проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, подписание (утверждение), регистрация и отправка. К таким документам относятся служебные записки, запросы, переписка. Регистрация внутренних документов производится в регистрационных журналах непосредственно секретарем (Таблица 4).

Таблица 4 - Форма регистрационного журнала для внутренних документов

Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание	Отметка об исполнителе	№ дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

После регистрации документы в МУК «Октябрьская ЦБС» передаются на исполнение. Если есть необходимость, документы размножают и передают копии исполнителям.

В соответствии с определением ГОСТ Р 51141-98 контроль за исполнением документов представляет собой совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов [18].

Еще более полным представляется следующее определение: контроль исполнения - это комплекс организационных, информационных, технических и иных мероприятий, нацеленных на обеспечение надлежащего исполнения документов [63, с. 15].

Контролю подлежат документы, для исполнения которых установлены конкретные сроки. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения.

Организация контроля за исполнением документов в МУК «Октябрьская ЦБС» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение.

Практическую работу по контролю осуществляет секретарь по поручению руководства организации.

В качестве основных объектов контроля исполнения документов рассматриваются:

· Сроки исполнения документов;

· Объемы исполнения документов;

· Соответствие исполненных документов установленным требованиям;

· Соответствие исполненных документов требованиям, предъявляемым к содержанию, структуре, стилю изложения и оформления.

Контроль исполнения документов учреждения включает:

· Постановку документа на контроль;

· Проверку своевременного доведения документа до сведения исполнителя;

· Предварительную проверку и регулирование хода исполнения документа;

· Пересмотр сроков исполнения документов;

· Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

· Информирование руководителя учреждения, других должностных лиц, ответственных за организацию работы с документами, о результатах контроля.

Контроль исполнения документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе, поставленном на контроль, делается отметка знаком "К" или штампом "КОНТРОЛЬ".

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - распоряжением руководителя, который их установил. Секретарь учитывает и обобщает данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, не реже одного раза в месяц.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно - контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации [37, с. 203].

Документ в МУК «Октябрьская ЦБС» считается исполненным лишь тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и дан ответ по существу. На исполненном документе (как правило, на нижнем поле первого листа) исполнитель делает отметку и заверяет ее своей подписью.

Никаких аналитических работ и справок по контролю в организации не осуществляется.

После прохождения данных этапов работы документ отправляют на хранение.

Хранение дел - это комплекс организационных, информационных, технических и иных мероприятий, нацеленных на обеспечение оптимальных условий и рационального размещения, соблюдение нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, обеспечивающих эффективную повседневную работу с ними и одновременно исключающих их утрату [63, с. 34].

По окончанию календарного года проводится отбор документов постоянного хранения, которые подлежат включению в опись. Описи составляются на дела каждого структурного подразделения. Составление описи - это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве [37].

Перед внесением полностью оформленных дел в опись их располагают в строго определенном порядке. На дела постоянного и временного срока хранения описи составляются раздельно.

Документы временного срока хранения с истекшим сроком перечисляются в акте на уничтожение и уничтожаются.

В МУК «Октябрьская ЦБС» не обеспечено качественное хранение документов, поскольку в организации отсутствует архив как самостоятельное структурное подразделение. Все документы хранятся у секретаря в отдельном шкафу, на стеллажах.

Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов, то есть от методов организации работы с документами.

Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел [Приложение 13].

Согласно ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке [18].

В МУК «Октябрьская ЦБС» номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов.

В целом номенклатура дел МУК «Октябрьская ЦБС» соответствует требованиям делопроизводства. Проект номенклатуры дел учреждения составляется секретарем на основе:

· Предписаний, содержащихся в типовой номенклатуре дел;

· Рекомендаций, содержащихся в примерной номенклатуре дел;

· Номенклатур дел структурных подразделений.

При разработке проекта номенклатуры дел, секретарем принимаются во внимание штатное расписание учреждения, документы планирования и отчетности о деятельности организации, положения о структурных подразделениях.

Каждый год в учреждении создается годовой экземпляр номенклатуры дел. Прежде, чем составить номенклатуру дел, тщательно изучается состав, содержание и количество документов, циркулирующих в организации.

Все документы в МУК «Октябрьская ЦБС» формируются в дела и хранятся у секретаря. В МУК «Октябрьская ЦБС» формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов (приказы, акты, договоры).

Технология работы с документами в МУК «Октябрьская ЦБС» отвечает требованиям, предъявляемым стандартами.

В целом работа с документами в организации проводится правильно, все необходимые документы регистрируются, осуществляется контроль за исполнением документов, исполненные документы формируются в дела и хранятся у секретаря учреждения в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Также в деятельности учреждения существует ряд недостатков:

· встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;

· отсутствуют необходимые организационные документы для ведения делопроизводства (Инструкция по делопроизводству);

· отсутствует архив документов учреждения.

Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации [63, с. 36]

Заключение

Значение библиотек в условиях развития информационных ресурсов очень велико. Без библиотек общество ни функционировать, ни развиваться не в состоянии. Становление и развитие его является одной из основных проблем современности. Библиотеки - это один из древнейших общественных институтов, деятельность которого направлена на удовлетворение информационных потребностей.

Происходящие общественные трансформации влияют на библиотеки столь решительно, что меняют не только всю систему библиотечного труда и библиотечных ресурсов, но и впервые ставят вопрос о «границах» библиотечного пространства и самих основах существования традиционных библиотек и их функций. Изменение роли, назначения библиотек отражается на взаимоотношениях библиотеки с обществом и отдельными социальными институтами, ведет к трансформации профессиональных ценностей библиотечной этики, профессионального сознания библиотечного сообщества.

Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, автоматизации выполнения трудоемких процессов управления. Потому наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

В связи с внедрением на современном этапе электронно-вычислительной техники степень эффективности работы значительно повысилась. Эта касается и сферы документационного обеспечения управления. Однако ввиду сложности и высоких финансовых и людских затрат на внедрение ВТ пока существуют участки, где работа строится традиционными способами.

В процессе исследования были изучены этапы работы с документами в МУК «Октябрьская ЦБС»: прием, регистрация, отправка, исполнение, формирование документов в дела и их последующее хранение.

Таким образом, в ходе исследования и анализа организации делопроизводства и организации работы с документами в МУК «Октябрьская ЦБС» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию организации делопроизводства в учреждении. Были разработаны предложения по совершенствованию и оптимизации работы с документами:

· Предложение разработать Инструкцию по делопроизводству;

· Сделаны предложения по порядку регистрации документов;

· Разработан список нерегистрируемых документов;

· Внесено предложение по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов;

· Предлагается автоматизировать процесс документационного обеспечения управления;

· Предлагается при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами;

· Предлагается помещать вместе документы, относящиеся к одному вопросу;

· Предлагается приступить к созданию архива для документов учреждения.

В связи с расширением территориального охвата обслуживания МУК «Октябрьская ЦБС», с увеличением объема документации в учреждении рекомендуется уже в настоящее время внедрить автоматизированную систему документооборота. Она позволит улучшить качество работы с документами, сократить время на выполнение различных операций секретарем предприятия, производить однократную регистрацию входящих и исходящих документов, просмотр резолюций; обеспечит широкие возможности поиска необходимого документа; контроль за исполнением документов в разные периоды времени; ускорит процесс составления отчетов.

Следует отметить, что в данном и учреждении не существует архива как самостоятельного структурного подразделения, поэтому мы считаем целесообразным его создание. Для этого следует разработать Положение об архиве, в котором должно быть указано, входят ли архивные документы в состав Архивного фонда РФ; являются ли они собственностью организации; должны ли они передаваться на хранение в государственный и муниципальный архив; какие функции станет выполнять создаваемый архив; правовой статус архива, взаимодействие с другими структурными подразделениями и т.д.

Правильное хранение документов в архиве организации обеспечивается такими мероприятиями, как:

· составление и оформление описей дел;

· создание оптимальных условий хранения документов;

· соблюдение порядка выдачи дел из архива;

· учет документов, проверка наличия и состояния дел.

На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного хранения и дела по личному составу должны составляться описи дел. Описи представляют собой перечень заголовков дел, обеспечивающих их учет и оперативный поиск. Законченные делопроизводством дела после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению:

· подшивке и переплету;

· нумерации листов в деле;

· составлению заверительной надписи дела;

· составлению внутренней описи документов дела;

· оформлению обложки дела.

Правильно оформленные дела по описи затем сдаются в архив организации.

Архив должен быть оборудован специальными стеллажами с соблюдением установленного порядка из размещения. Для обеспечения сохранности дел создается оптимальный температурно-влажностный и световой режим, проводятся санитарно-гигиенические мероприятия.

Также следует отметить, что в учреждении отсутствует служба ДОУ и делопроизводство в организации ведет секретарь. Для повышения уровня работы всего учреждения необходимо четко регламентировать оформление документов и организацию документооборота, то есть разработать Инструкцию по делопроизводству.

Список использованных источников

Источники

1. Конституция Российской Федерации: принята всенар. голосованием 12 дек. 1993 г. Государственный гимн Российской Федерации / Российское Федеральное Законодательство. - М.: Ростов н/Д: МарТ, 2004. - 63 с.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации от 26.01.96 № 14-ФЗ // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 1996. - № 51. - Ст. 410.

3. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 2002. - № 1. Ч.1. - Ст. 1.

4. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 2007. - № 23. - Ст. 540.

5. Основы законодательства Российской Федерации о культуре от 9. 10. 1992 г. № 3612 // Собр. законодательства Рос. Федерации.- 2006.- В редакции от 29.12.2006 // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 2002.- № 52.- ч. 1.- Ст. 5140.

6. О библиотечном деле: федер. закон РФ от 29. 12. 1994 г. № 78-ФЗ // Собр. Законодательства Рос. Федерации.- 2007.- № 27.- Ст. 3213.

7. О не коммерческих организациях федер. закон РФ от 12. 01 1996 г. № 7-ФЗ // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 2007.- № 27.- Ст. 3213.

8. Об информации, информационных технологиях и защите информации: федер. закон РФ от 27. 07. 2006 г. № 149 - ФЗ // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 2006. - № 31. Ч.1. - Ст. 3452.

9. Об обязательном экземпляре документа: федер. закон РФ от 29. 12. 1994 г. № 77-ФЗ // Собр. законодательства Рос. Федерации.- 2005.- № 23.- Ст. 2203.

10. О дополнительных мерах государственной поддержки культуры, искусства и кинематографии в Российской Федерации: указ Президента Рос. Федерации от 12. 11. 1993 г. № 1904 // Собр. актов Президента и Правительства Рос. Федерации.- 1993.- № 46.- Ст. 4449.

11. О мерах по усилению государственной поддержки культуры и искусства в РФ: указ Президента Рос. Федерации от 1.07.1996 г. № 1010 // Собр. законодательства Рос. Федерации.- 1996.- № 27.

12. О федеральной целевой программе «Культура России» (2006 - 2010 годы): постановление Правительства Рос. Федерации от .- В редакции от 14. 06. 2007 // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 2007.- № 25.- Ст. 3041.

13. Об обязательном экземпляре изданий: постановление Правительства Рос. Федерации от // Собр. законодательства Рос. Федерации.- 2002.- № 50.- Ст. 4927.

14. Положение об основах хозяйственной деятельности и финансирования организаций культуры и искусства: утв. Постановлением Правительства Рос. Федерации от 23.12.2002 №919 // Собр. законодательства Рос. Федерации.- 2002.- № 52.- Ст. 4935.

15. О библиотечном деле Пермской области: закон Перм. края от 05.03.2008 № 205-ПК ; Принят Законодат. Собр. Перм. края 21.02.2008 // Звезда.- 2008.- № 35.

16. О государственной политике в сфере культуры, искусства и кинематографии: закон от 07. 04. 1999 г. № 458-66 ; В ред.закона от 29.12.2005 № 2791-628 ; Принят Законодат. Собр. Перм. обл. 22.12.2005 // Бюл. Законодат. Собр. и администрации Перм. обл.- 2006.- № 2.

17. Об обязательном экземпляре документов Пермской области: закон от 18.06.1999 № 516-77 ; В ред. Закона от 05.06.2006 № 3056-690 ; Принят Законодат. Собр. Перм. обл. 18.05.2006 // Бюл. Законодат. Собр. и администрации Перм. обл.- 2006.- № 7.- Ч. 1.

18. ГОСТ Р 51141 - 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения : введ. 1998-02-27. - М. : Изд-во стандартов, 1998. - 8 с.

19. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов : введ. 2003-07-01. - М.: Изд-во стандартов, 2003. - 17 с.

20. ОК 011 - 93. Общероссийский классификатор управленческой документации. - Введ. 30 дек. 1993. - М.: Изд-во стандартов, 1994. - 78 с.

Литература

21. Абрамов, К. И. История библиотечного дела в СССР / К. И. Абрамов.- М.: Книга, 1980.- 351 с.

22. Альбрехт, Б.В. Нормативно-правовые и организационно-методические вопросы организации работы с документами по личному составу / Б.В. Альбрехт // Секретар. дело. - 2004. - № 1. - С. 9-11.

23. Андреева, В.И. Делопроизводство: практ. пособие / В.И. Андреева. - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез»,1999. - 176 с.

24. Андреева, В.А. Составление и оформление управленческой документации / В. А. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2003. - № 1. - С. 14-18.

25. Басаков, М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): учебник / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. - Ростов н/Д: Феникс, 2005. - 336 с.

26. Белов А. Н. Делопроизводство и документооборот / А. А. Белов, А. Н. Белов.- М.: Эксмо, 2008.- 559 с.

27. Быкова, Т. В. Порядок организации и общие правила регистрации документов / Т. В. Быкова // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2003.- № 6.- С. 6-18.

28. Вялова, Л. М. О некоторых аспектах состава и оформления организационно-распорядительных документов / Л. М. Вялова // Секретар. дело.- 2001.- №1.- с. 21-24.

29. Вялова, Л. М. Регистрация документов / Л. М. Вялова // Секретарь - референт.- 2003.- № 11.- С. 27-32.

30. Володин, Б. Ф. Всемирная история библиотек / Б. Ф. Володин.- 2-е изд., доп.- СПб.: Профессия, 2004.- 432 с.

31. Галахов, В.В. Делопроизводство: учеб. пособие / В.В. Галахов, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло, А.В. Пшенко и др. - М.: ООО «ТК Велби», 2003. - 448 с.

32. Гутгарц, Р.Д. Документирование управленческой деятельности: курс лекций / Р.Д. Гутгарц. - М.: ИНФРА, 2001. - 185 с.

33. Демин, Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов / Ю. М. Демин. - СПб., 2004. 238 с.

34. Демин, Ю.М. Секретарское дело: учеб. пособие / Ю.М. Демин. - М.: Бератор-Пресс, 2003. - 320 с.

35. Денякина, Л.М. Новые подходы к управленческой деятельности в ДОУ / Л.М. Денякина. - М.: Новая школа, 1997. - 25 с.

36. Зайцева, Т. А. Современные методики делопроизводства в библиотеке : учеб. метод. пособ. / Т. А. Зайцева.- М.: Либерия, 2004.- 126 с.

37. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учеб. пособие / М.В. Кирсанова. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 304 с.

38. Кожевникова, Е. С. Информатизация библиотек: проблемы и перспективы / Е. С. Кожевникова // Науч. и техн. б-ки.- 2001.- № 10.- С. 34 - 38.

39. Кожевникова, Е. С. Социально - психологические последствия информатизации библиотек / Е. С. Кожевникова // Науч. и техн. б-ки.- 2003.- № 5.- С. 42 - 46.

40. Косов, И.А. Подготовка правил внутреннего трудового распорядка организации / И.А. Косов // Секретар. дело. - 2003. - № 9. - С. 10-12.

41. Красавин, А.С. Документирование трудовой деятельности работников: справ. пособие / А.С. Красавин. - М.: ИНФРА-М, 2000. - 151 с.

42. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учеб. / Т.В. Кузнецова. - М., 2004. - С. 219-301.

43. Кузнецова, Т.В. Документооборот и его анализ / Т.В. Кузнецова // Секретар. дело. - 2003. - № 3. - С. 12-15.

44. Кузнецова, Т.В. Организационные и нормативно-методические документы организации, необходимые в работе секретаря / Т.В. Кузнецова // Секретар. дело. - 2003. - № 9. - С. 4-6.

45. Кузнецова, Т.В. Организационные документы / Т.В. Кузнецова // Секретар. дело. - 2003. - № 11. - С. 6-10.

46. Кузнецова, Т.В. Унифицированные понятия, применяемые в работе с документами / Т.В. Кузнецова // Секретар. дело. - 2005. - № 6. - С. 5-7.

47. Кузьмин Е. И. Библиотечная политика / Е. И. Кузьмин, Т. Л. Манилова // Науч. и техн. б-ки.- 2004.- № 1.- С. 56 - 75.

48. Кузьмин Е. И. Государственная библиотечная политика в России: итоги и перспективы / Е. И. Кузьмин // Науч. и техн. б-ки.- 2003.- № 1 С. 66 - 81.

49. Кузьмин Е. И. К новой России с новыми библиотеками: проблемы интеграции и доступности информационных ресурсов российских библиотек / Е. И. Кузьмин // Науч. и техн. б-ки.- 1999.- № 1 С. 35 - 38.

50. Ларин, М.В. К вопросу о разработке концепции Федерального закона «О документационном обеспечении управления» / М.В. Ларин // Делопроизводство.- 2001. - № 2. - С. 3-8.

51. Лихачев, М. Т. Документы и делопроизводство: справ. пособ. / М. Т. Лихачев.- М., 1991.- 196 с.

52. Мандрица, В. М. Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности / В. М. Мандрица, М. В. Семенов. - Ростов н/Д, 2001. - 285 С.

53. Мотульский, Р. С. Общее библиотековедение: учеб. пособие для вузов / Р. С. Мотульский.- М.: ЛИБЕРИЯ, 2004.- 224 с.

54. Непогода, А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации / А. В. Непогода, П. А. Семченко.- М.: Омега-Л, 2007.- 480 с.

55. Ожегов, С. И. Словарь русского языка / С. И. Ожегов. - 4-е изд., испр. и доп. - М, 1961. - 900 с.

56. Печникова, Т. В. Документационное обеспечение деятельности организации: учеб. пособие / Т.В. Печникова. - М.: Тандем, 2002. - 208 с.

57. Пшенко, А.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие / А. В. Пшенко.- М.: Мастерство, 2002.- 176 с.

58. Пшенко, А.В. Особенности оформления наиболее распространенных видов документов / А.В. Пшенко // Секретар. дело. - 2003. - № 4. - С. 9-11; № 5. - С. 12-15.

59. Пшенко, А.В. Особенности работы с отдельными группами документов / А.В. Пшенко // Секретар. дело. - 2004. - № 8. - С. 51-57.

60. Пшенко, А.В. Роль документационного обеспечения управления в современных организациях / А.В. Пшенко // Секретар. дело. - 2003. - № 12. - С. 5-7.

61. Пшенко, А.В. Типовые технологии обработки документов в офисе / А.В. Пшенко // Секретар. дело. - 2004. - № 5.- С. 37-40.

62. Рогожин, М.Ю. Справочник по делопроизводству / М.Ю. Рогожин. - СПб.: Питер, 2006. - 192 с.

63. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство. Курс лекций: учеб. пособие / М. Ю. Рогожин.- М.: Проспект, 2008.- 240 с.

64. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство [с учетом новой типовой инструкции по делопроизводству] : учеб. пособие / М.Ю. Рогожин. - М.: ИндексМедиа, 2007. - 240 с.

65. Самсонов, С. И. Библиотека в контексте административных реформ. Опыт реформирования: проблемы, поиск, решения: методическое пособие / под ред. С. И. Самсонова.- М.: ЛИБЕРИЯ - БИБИНФОРМ, 2006.- 520 с.

66. Соколов, А. С. О развитии библиотечного дела. Доклад на заседании Правительства Российской Федерации 1 ноября 2007 г. / А. С. Соколов // Библиотековедение.- 2007.- № 6.- С. 8 - 13.

67. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство: практич. пособие / М.В. Стенюков. - М.: ПРИОР, 1997. - 144 с.

68. Стенюков, М. В. Прием и обработка поступающих документов / М. В. Стенюков // Справочник секретаря и офис-менеджера.- 2002.- № 2.- С. 24-32.

69. Суслова, И. М. Менеджмент в современной библиотеке: научн. метод. пособие // И. М. Суслова, В. В. Кармовский.- М.: Либерия, 2004.- 176 с.

70. Федоров, В. В. Отчет о деятельности Общественного комитета содействия развитию библиотек России с ноября 2006 по март 2007 г. / В. В. Федоров // Библиотековедение.- 2007.- № 3.- С. 8 - 26.

71. Фёдоров. В. В. Консолидация библиотек - путь в новое тысячелетие / В. В. Фёдоров // Науч. и техн. б-ки.- 2000.- № 1.- С. 36 - 43.

72. Фирсов, В. Библиотека - сердце информационного общества / В. Фирсов // Библ. дело. - 2003. - № 12. - С. 24-25.

73. Шрайберг, Я. Л. Библиотеки и информационные технологии: десять лет спустя / Я. Л. Шрайберг // Науч. и техн. б-ки.- 2004.- № 1.- С. 25 - 28.

74. Шрайберг, Я. Л. Современные тенденции в автоматизации библиотечно - информационных технологий / Я. Л. Шрайберг // Науч. и техн. б-ки.- 2001.- № 2.- 18 - 24.

75. Янковая, В.Ф. Документы и системы документации / В.Ф. Янковая // Секретарь-референт. - 2006. - № 1. - С. 20-24.