Проблемы совершенствования управления документацией в современных условиях

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Актуальность выбранной темы заключается в том, что при переходе к экономике рыночного типа встает вопрос о создании единых стандартов и требований к системе поддержки документации для управленческой деятельности, соответствующей современным условиям.

Повышение значения юридической силы документов в управлении делает важным проведение исследований в области управления документами, направленных на отход от традиционного первенства бумажной работы и переход к созданию высокоэффективных систем управления набором информации и Документация ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любой организации, особенно в государственном аппарате управления.

Документация является неотъемлемой частью развития и функционирования организации. Управление документами охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, когда они выполняют соответствующие задачи управления, до их уничтожения или передачи в архив. Управление документацией состоит из ряда элементов, которые позволяют добиться эффективности «документальной» деятельности и способствуют развитию организации.

Целью данной работы является изучение проблем государственного регулирования документооборота в России.



1. Теоретические основы управления документацией

1.1 Понятие управления документацией

В России, вслед за ведущими капиталистическими странами, началась революция в делопроизводстве. Внедрение информационных технологий ускоряется, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Значительно меняется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном секторе реализуется программа создания «электронного правительства», что также ведет к повышению роли электронных документов.

Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденная Президентом Российской Федерации 02/07/2008, предусматривает, в частности, повышение эффективности государственного управления. Среди наиболее важных задач, которые должны быть решены, следующие:

-обеспечение эффективного межведомственного и межрегионального обмена информацией;

-интеграция государственных информационных систем и ресурсов;

-увеличение объема и качества государственных услуг, предоставляемых организациям и гражданам в электронной форме;

-совершенствование нормативной поддержки стандартизации и администрирования общественных услуг;

Исходя из контрольных значений показателей развития информационного общества в Российской Федерации на период до 2015 года, доля электронного документооборота между государственными органами в общем объеме документооборота должна составлять 70%. Это невозможно сделать без фундаментального изменения отношения к оформлению документов.

Основные принципы современного документооборота отражены в стандарте ISO 15489: 2001 «Информация и документация. Управление документами. «Настоящий стандарт переведен на русский язык и принят в качестве национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов информации, библиотечного и издательского дела. Управление документацией. Общие требования» Бабун, Р.В. Государственное и муниципальное управление. введение в специальность (для бакалавров) / Р.В. Бабун. - М.: КноРус, 2017.

Главной особенностью современного документооборота является то, что он основан на принципах, аналогичных принципам систем менеджмента качества. Используется знаменитый цикл постоянного совершенствования Деминга - «Планируй - Делай - Проверяй - Действуй»:

-на первом этапе разрабатывается политика, все процессы детально регулируются;

-на втором этапе управление документами осуществляется в строгом соответствии с законодательными и нормативными требованиями и внутренними нормативными документами организации. Документальные доказательства выполнения требований собраны;

-на третьем этапе анализируется эффективность системы документооборота, принимаются меры по корректировке и улучшению этой системы. Результаты анализа документируются;

-на четвертом этапе в систему вводятся улучшения и исправления, описанные на третьем этапе (которые также задокументированы).

На протяжении всего цикла регулярно проводится обучение и повышение квалификации всех сотрудников организации по вопросам документооборота.

Такой подход позволяет не только постоянно повышать эффективность управления документами, но и легко интегрировать систему управления документами и различные системы управления (качество, информационная безопасность, окружающая среда, охрана труда и т. д.)

Современный подход к управлению документами предусматривает единообразное управление различными типами документов, то есть не только организационной и административной документацией, но, например, бухгалтерскими и налоговыми документами или качественными документами.

Принципы документооборота в равной степени применимы к документам на различных носителях независимо от способа доставки документов. Это особенно важно, потому что в России переход от традиционного бумажного документооборота идет не к электронному, а к смешанному.

Системы электронного документооборота (СЭД), в соответствии с современными концепциями, должны обеспечивать управление не только электронными, но и неэлектронными документами и поддерживать ведение смешанных дел.

Обеспечение юридической силы электронных документов, защита их целостности и подлинности.

Основная роль документов в современном капиталистическом обществе состоит в том, чтобы служить доказательством в случаях споров, судебных разбирательств и расследований. Для того чтобы документы были приняты к рассмотрению и обладали доказательственной силой, они должны удовлетворять определенным требованиям.

Чем активнее электронные документы используются в предпринимательской деятельности, тем чаще их необходимо представлять в судебные и государственные органы в качестве доказательств. Для того чтобы интересы организации были надежно защищены, необходимо прежде всего обеспечить юридическую значимость электронных документов.

Для придания таким документам юридической силы, прежде всего, необходимо сохранение их подлинности и целостности. Подлинность означает способность подтвердить авторство документа, время его создания и подлинность содержимого. Целостность означает полноту и неизменность документа с течением времени.

Электронные документы не стали привычными, поэтому они часто более строгие, чем у аналогичных бумажных документов, а их «технические» особенности создают дополнительные трудности:

-электронные документы легко модифицируются, легко копируются;

-существует проблема различения оригинала и копий: сторона, получившая копию электронного документа, может внести в него изменения и заявить, что у него есть оригинал;

-существует вопрос подтверждения авторства и факта одобрения (подписания, утверждения) документа, а также факт отправки, получения и регистрации по электронной почте;

-существует проблема определения точного времени создания документа, в том числе при использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП) Липски, С.А. Государственное (муниципальное) управление и государственная служба / С.А. Липски. - М.: Русайнс, 2018.

Для того чтобы электронные документы были приняты судом и имели максимальную доказательную силу, необходим комплекс мер, охватывающий все этапы жизненного цикла документа.

Россия сейчас находится на пути развития рабочего процесса, который в начале 90-х годов. В прошлом веке были Соединенные Штаты: массовое использование электронных документов уже началось, но закон еще не уравнял традиционные и электронные документы.

Подлинность и целостность документов обеспечивается соблюдением соответствующих стандартов и правил «надлежащей деловой практики». В настоящее время вы можете найти зарубежные стандарты практически во всех аспектах электронного документооборота.

Документ в базе данных. С юридической и практической точки зрения очень важно, является ли документ в базе данных (информационный ресурс) документом. В зависимости от обстоятельств это может быть один или несколько из следующих объектов:

-документы, содержащие исходную информацию, которая затем заносится в базу данных;

-записи в базе данных;

-таблицы в базе данных;

-формы ввода-вывода, общения и т.д.;

-журналы аудита и т.д.;

-вся база данных;

-программное обеспечение и документация для него.

Принципы оформления документов. В 20 в. Многие западные страны отказались от традиционного для нашей страны принципа строгой регистрации документов. Сегодня, с одной стороны, происходит возврат в систему регистрации (поскольку регистрация является естественной особенностью любой СЭД), с другой стороны, существует отказ в ручной регистрации в тех случаях, когда есть возможность доказать получение, создание или отправка документа другими способами, например, аудит информационных систем Иванов, В.В. Государственное и муниципальное управление с использованием информационных технологий / В.В. Иванов, А.Н. Коробова. - М.: Инфра-М, 2018.

Эл. адрес. Электронная почта стала важным бизнес-инструментом как в государственном, так и в частном секторах. Эта технология стала ключевой для многих видов предпринимательской деятельности, поэтому сообщения электронной почты во многих странах признаются документами, а требования по обеспечению их безопасности включены в законодательные акты.

Использование электронных подписей и других средств криптографии. Использование ЭЦП в электронном документообороте считается панацеей от всех проблем, связанных с обеспечением юридической значимости электронных документов. В то же время использование электронных цифровых подписей без дополнительных «безопасных» организационных и правовых мер может быть небезопасным, особенно при подписывании файлов в обычных офисных форматах, таких как Word, Excel и PDF.

документация нормативный правовой управление

1.2 Современная нормативно-правовая база управления документацией

Без изучения и использования нормативной базы невозможно организовать эффективную работу с документами, начиная с государственных органов и заканчивая работой небольшой коммерческой организации. Как внешние, так и внутренние коммуникативные взаимодействия организации будут полностью неэффективными без изучения нормативно-правовой базы делопроизводства или управленческой документации (ДОУ).

Управление документацией - деятельность, которая целенаправленно обеспечивает функции управления документами.

Краткий экскурс в историю российской офисной работы дает понять, что эта сфера деятельности неразрывно связана с развитием государства. Государственное устройство, действовавшее в советское время, повлекло за собой логическое единообразие того времени в церковной системе. Формализованные принципы создания и архивного хранения документов, утвержденные и обязательные формы документов, организованное оптимальное движение документов не могли не способствовать дальнейшему развитию офисной системы.

Нормативно-правовая база делопроизводства сегодня представляет собой серию законов, актов, методических документов, которые помогают создавать: технологии обработки документов, их хранение, использование в работе учреждения. Деятельность любой организации основана на нормах законов и нормативных актов, которые предполагают работу с документированной информацией.

Как и кем регулируется объем документов на территории Российской Федерации?

Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральное архивное агентство, которое обеспечивает межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных государственных органов, координирует развитие системы государственного управления и унифицированных систем документации.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая унификацию и стандартизацию систем документации и документации, разработку, внедрение и сопровождение общероссийских классификаторов. технической, экономической и социальной информации Попов, Л.Л. Государственное управление и исполнительная власть: содержание и соотношение / Л.Л. Попов, Ю.И. Мигачев. - М.: Норма, 2018.

Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документации в органах исполнительной власти, разработку соответствующих нормативных правовых актов.

Состав нормативной базы

Нормативно-правовая база для делопроизводства:

Законы:

-кодифицированные законы (коды)

-федеральные законы Российской Федерации

Устав федерального уровня:

-нормативные указы Президента Российской Федерации

-решения и распоряжения Правительства Российской Федерации: законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принятые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Они учитываются при организации оформления документов органами представительных и исполнительных органов власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, ведомств и др.).

Регулировать вопросы поддержки документации как государственного, так и ведомственного характера (могут использоваться в качестве информационных и справочных материалов для предприятий и организаций, не попадающих в зону подчинения):

Технические регламенты и национальные стандарты в области управленческой документации.

Оформление документов регулируется стандартами, чтобы придать им юридическую силу, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой дизайн, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Сфера применения стандартов и их содержание определяются государственными органами. В соответствии с законом «О стандартизации» Госстандарт принимает государственные стандарты.

Общероссийские классификаторы технической, экономической и социальной информации.

Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технической, экономической и социальной информации (ЭСКК ТЭИ). В настоящее время существует более 30 общероссийских и всесоюзных классификаторов. По объему классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и отраслевые классификаторы.

Унифицированные системы документации.

Государственная система управления документацией.

Нормативные правовые акты издаются руководством учреждений, организаций и предприятий.

Нормативно-методические документы по оформлению документов в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принятых на государственном уровне, а также соответствующих министерств и ведомств. Документ имеет юридическую силу, если он оформлен в соответствии с общепринятыми стандартами создания и оформления. Все организации и учреждения должны иметь единые правила для обработки документов одного и того же типа, то есть должно быть четко определено, как создать документ, какие данные должны быть, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. В учреждениях для правильной организации поддержки документации для руководства они разрабатывают собственные локальные нормативные акты - документы организационного, инструктивного, методологического характера, действие которых ограничивается деятельностью служб, отделов и подразделений, и работников издавшего его учреждения Попов, Л.Л. Государственное управление и исполнительная власть: содержание и соотношение / Л.Л. Попов, Ю.И. Мигачев. - М.: Норма, 2018.

В современных условиях законодательная база в области делопроизводства и архивирования требует дальнейшего развития и совершенствования, особенно с точки зрения электронной документации, электронного документооборота и создания электронных архивов.

Если говорить о состоянии правовой базы в сфере офисной работы в современных условиях, следует отметить, что законодательная база в сфере офисной работы и архивирования требует дальнейшего и скорейшего развития и совершенствования.

В большей степени это касается, прежде всего, электронной документации и документооборота, а также создания электронных архивов.

Основные тенденции развития законодательной и нормативной базы в сфере документооборота в России:

1. Попытка гармонизировать российское законодательство в области документооборота с законодательством европейских государств, а также стран ближнего и дальнего зарубежья.

2. Более жесткие требования к определенным видам деятельности, включая документацию по этим видам деятельности.

3. Активно расширять сферу использования электронных документов, как в государственном управлении, так и в коммерческой деятельности.

Трудности переходного периода обусловлены многоуровневым законодательным и нормативным регулированием не только на федеральном, но и на региональном и муниципальном уровнях.

Принятые законодательные изменения и те изменения, которые планируется внести в законодательство в ближайшее время, показывают, насколько они масштабны и значительны. Принятое законодательство пока не может быть эффективно применено в полной мере, так как для этого необходимо разработать значительное количество подзаконных актов.

Возможно, наиболее актуальной проблемой в нормативно-правовой базе сегодня является обеспечение правового статуса электронного документа в течение его жизненного цикла.

В ближайшее время задача обеспечения юридической силы, подлинности и подлинности электронных документов должна быть решена нормативно.

Фрагментированный характер законодательства не позволяет сформировать государственную структуру информационной системы, обеспечивающую эффективное функционирование СЭД, в том числе в различных архивах.

Несмотря на трудности, работа по развитию и совершенствованию нормативной базы делопроизводства продвигается.

Избранные примеры последних изменений в сфере регулирования

В 2013 году ВНИИДАД разработал «Рекомендации по приобретению, учету и хранению электронных архивных документов в архивах организаций» и «Рекомендации по приобретению, учету и хранению электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах». ВНИИДАД также провела работу по теме «Архивные и документарные функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти».

Всероссийский классификатор управленческой документации обновляется.

Ведется работа по подготовке новой редакции Основных правил для архивов.

Разработка терминологического государственного стандарта «Делопроизводство и архивирование» завершена.

Словарь «Управление документами. Термины и определения"

Ведется работа по созданию словаря видов и разновидностей современной управленческой документации Наумов, С.Ю. Государственное и муниципальное управление: Учебное пособие / С.Ю. Наумов, Н.С. Гегедюш, М.М. Мокеев и др. - М.: Дашков и К, 2016.

Существует острая необходимость обработки ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Единая система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. "

Планируется разработать стандарт «Информация и документация - Система управления документами - Основы и словарь».

На заседании Правительства Российской Федерации 19 июня 2014 года был принят законопроект об отмене ограничений на использование электронных документов, что позволит увеличить объем документооборота в электронном виде. Это, в свою очередь, повысит эффективность взаимодействия юридических лиц, индивидуальных предпринимателей с органами государственной власти и самоуправления.

В целях модернизации правового регулирования использования электронных документов в уголовных, гражданских и арбитражных разбирательствах Министерство юстиции разработало проект Федерального закона «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации». Инициаторы законопроекта подчеркивают возможность использования в уголовном или арбитражном процессе в качестве доказательств электронных документов или данных, не имеющих бумажных аналогов. Если Государственная Дума Российской Федерации одобрит этот законопроект, он вступит в силу 1 января 2016 года.

Этот список можно продолжить. Следовательно, задачи службы DOE должны включать обязанности по отслеживанию изменений в нормативной базе делопроизводства, обновлению их регламентов, а также доведению этой информации до управленческого персонала организации.



2. Проблемы совершенствования управления документацией в современных условиях

2.1 Анализ проблем государственного регулирования управления документацией

Когда мы говорим об управленческой документации, мы имеем в виду, что это отдельная область профессиональной деятельности, в которой решаются определенные задачи, реализуются ее конкретные функции и которая должна действовать в соответствии с определенными правилами. В настоящее время важно понять, что представляет собой современная поддержка управления документами (ДОУ) или управление документами.

Все достижения в области дошкольного образования связаны с информатизацией России, растущими темпами развития информационных технологий. В настоящее время трудно, если не невозможно, представить работу с документами, осуществляемую традиционными ручными методами. Конечно, электронные инструменты и технологии могут значительно повысить эффективность документирования и получения информации, ее обработки, поиска и передачи и т. д. Можно также сказать, что в стране сформировался рынок информационных технологий. Бурное развитие технологий документооборота обусловлено, в том числе, вхождением Российской Федерации в мировое информационное пространство и возможностью использования зарубежного опыта. Конечно, далеко не все проблемы электронной документации, внедрения электронного документооборота и т. д. Были решены, но мы можем констатировать довольно быстрый переход к принципиально новым способам организации процессов документооборота, хранения документированной информации и предоставления доступа к этому.

Однако следует отметить ряд достаточно серьезных проблем, которые в первую очередь вызваны ослаблением внимания государства к вопросам организации управленческой документации.

Так, с начала 1990-х годов значительно сократилась роль государственных органов в области документооборота деятельности российских организаций различных форм собственности. И сейчас ситуация практически не изменилась. Об этом свидетельствует тот факт, что в стране нет центра по регулированию, координации и методологическому управлению документооборотом. Как и в 1930-х годах, каждый аппарат управления самостоятельно решает эти проблемы и понимает их. Статус службы ДОУ не определен, ее цели и требования к сотрудникам четко не сформулированы. И мы часто сталкиваемся с отношением к услуге как к вспомогательному, чисто техническому сектору деятельности, над которым может работать каждый, независимо от уровня образования и подготовки. Существует множество примеров включения службы ДОУ в административные отделы, кадровые службы и т. д. и ее подчинение не руководству организации, а руководителю соответствующего подразделения Василенко, И.А. Государственное и муниципальное управление: Учебник для академического бакалавриата / И.А. Василенко. - Люберцы: Юрайт, 2016.

В настоящее время единственным документом, определяющим статус службы и ее общую задачу, являются Правила ведения учета в федеральных органах исполнительной власти. Для аппаратов управления других организаций они могут служить ориентиром, но в целом при организации услуг управления офисом организации имеют возможность использовать только устаревшие или аннулированные документы (Государственная система документарного управления, Стандартная инструкция по делопроизводству в федеральные органы исполнительной власти и др.).

Еще одна проблема - неурегулированные вопросы документации и порядок работы с документами в организациях.

Среди направлений государственного регулирования дошкольного образования можно выделить следующие:

- установление определенных правил и методов создания документов, в том числе определение состава документов для решения типовых задач управления, унификация форм документов, требований к эффективному информационному и документальному обеспечению принятия управленческих решений на различных уровнях и т. д.;

- разработка правил и стандартов по организации работы с документами (организация документооборота), внедрение современных рациональных технологий работы с документами;

- установление требований по формированию документарных фондов организаций, контроль за сохранностью управленческой документации.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования » определены характеристики, которым должны соответствовать документы, включенные в любую систему управления документацией организации. В соответствии со стандартом процедуры и методы управления документами должны обеспечивать создание подлинных документов, которые являются подлинными, надежными, целостными и пригодными для использования. Для этого необходимо сформулировать и документировать требования к документам, порядок их перемещения и использования, правила отбора и передачи документов для последующего хранения. Другими словами, конкретным организациям следует разработать внутреннюю нормативно-правовую базу, которая обеспечивает решения этих проблем и применяется конкретно к их системам управления документами. Однако нормативные документы, отражающие деятельность организации, должны соответствовать национальной нормативно-правовой среде, что вызывает много вопросов.

В настоящее время при организации документарных процессов, в том числе электронного документооборота, можно руководствоваться только Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и Методическими рекомендациями по разработке делопроизводства, выступающего в качестве действующих «методологических» документов. Однако в этих документах содержатся положения, касающиеся правил документирования и организации работы федеральных органов исполнительной власти. Для других организаций и предприятий страны единственным документом, содержащим общие требования к подготовке и оформлению документов системы организационно-распорядительной документации, является в настоящее время национальный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, который имеет статус документа добровольного использовать. Для организации процессов и процедур обработки документов, для разработки индивидуальных инструкций по оформлению документов можно опираться на те же Методические рекомендации или использовать уже упомянутые устаревшие или отмененные документы, например, Государственную систему управления документацией (1991 г.) или типовую инструкцию на оформление документов в федеральных органах исполнительной власти Попов, Л.Л. Государственное управление и исполнительная власть: содержание и соотношение / Л.Л. Попов, Ю.И. Мигачев. - М.: Норма, 2018..

Наиболее регламентируемыми в документации управления можно считать вопросы хранения документов. Ряд законодательных актов обязывает организации различных организационно-правовых форм и форм собственности хранить определенные категории документов. Следует отметить, что это правило в основном соблюдается, то есть эти документы хранятся. Ответы на вопросы о том, как, где и как долго должны храниться документы, содержатся в ряде нормативных и методологических документов межсекторального действия. Конечно, в этой области существуют нерешенные проблемы, например, связанные с хранением электронных документов. Однако эти вопросы находятся в компетенции Росархива, и им уделяется достаточное внимание.

Надо сказать, что в настоящее время много говорят и пишут о важности восстановления государством функции управления документацией и поддержки документации для деятельности различных структур. Однако предлагаемые меры в значительной степени касаются организации информационных и документарных процессов только в государственных органах, а это означает, что многие проблемы дошкольного образовательного учреждения до сих пор не решены.

Еще одним условием эффективного функционирования систем управленческой документации является наличие подготовленного квалифицированного персонала. Современные специалисты в области управления документацией должны обладать высоким уровнем технологической подготовки, уметь управлять потоками документальной информации в организациях и на предприятиях всех отраслей и форм собственности.

Для управления информационными ресурсами нам нужны высококвалифицированные специалисты, способные предоставлять информационные и документальные услуги на уровне современных требований с использованием современных ИТ-технологий, обладающие знаниями не только в области дошкольного образования, но и в области национального и международного уровня. право, управление, экономика и т. д. Это нацелено на подготовку бакалавров и магистров в области «Управление документами и архивоведение» как в Российском государственном гуманитарном университете, так и во многих региональных университетах.

Образовательная программа по управлению документами предоставляет студентам возможность получить всестороннее гуманитарное образование, серьезную юридическую подготовку и знание информационных технологий. Профессиональные документарные менеджеры должны уметь проводить серьезные научные исследования и решать наиболее важные современные задачи документооборота, в том числе связанные с внедрением электронного документооборота в учреждениях, организациях и на предприятиях любых направлений бизнеса и форм собственности

Все это отражено в компетенциях выпускников, закрепленных в образовательных стандартах в области «Документация и архивоведение». Однако формирование образовательных компетенций не является самоцелью. Они должны соответствовать квалификационным требованиям работников, которые устанавливаются работодателями, деловой среде.

В настоящее время квалификационные характеристики, содержащие должностные обязанности руководителей и специалистов в области управленческой документации, требования к уровню их знаний и квалификации, нормативно закреплены в Едином квалификационном руководстве на должности руководителей, специалистов и работников. И с сожалением можно констатировать, что практически для всех должностей необходимый уровень знаний соответствует среднему специальному, а иногда и начальному профессиональному образованию. Это еще одно свидетельство отношения государственных органов к документальному обеспечению управления как вспомогательной технической функции.

В настоящее время в Российской Федерации начали разрабатываться профессиональные стандарты, основанные на профессиональных компетенциях, которые соответствуют национальной системе квалификаций. Российские профессиональные стандарты призваны установить общие требования к содержанию и качеству профессиональной деятельности, оценить уровень квалификации работника при приеме на работу и засвидетельствование, а также сформулировать должностные инструкции; планирование карьеры, а также для разработки федеральных государственных образовательных стандартов Кормишкина, Л.А. Государственное и муниципальное управление: итоговая государственная аттестация студентов: Учебное пособие / Л.А. Кормишкина, А.Р. Еремин, Е.Г. Коваленко. - М.: Инфра-М, 2018..

Как видите, наиболее важной целью профессиональных стандартов является формулирование требований работодателей к результатам подготовки специалистов, а образовательные стандарты, в свою очередь, должны устанавливать требования к программам обучения, направленным на достижение этих результатов. Таким образом, речь идет о системе взаимосвязанных профессиональных и образовательных стандартов, которая должна учитывать государственные приоритеты в экономике и управлении, требования работодателей

Указ Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 года № 597 «О мерах по реализации государственной социальной политики» относится к плану развития профессиональных стандартов в стране. План был утвержден в ноябре 2012 года. И основная задача профессионального сообщества, ассоциаций работодателей, состоит в том, чтобы изменить ситуацию в области документооборота, разработать профессиональные стандарты, которые бы соответствовали высокому уровню квалификации и требованиям, которые соответствуют высшему профессионалу. обучение сотрудников в области документооборота.

Документальное сопровождение менеджмента как сферы профессиональной деятельности имеет богатую историю. Отличительной чертой его развития были взлеты и падения, которые выражались либо в пристальном внимании государства к организации работы с документами, либо в практически полном отсутствии такого внимания. Хочется верить, что мы перестанем наступать на одни и те же «грабли», уничтожив все практически до основания и начав заново строить систему.

2.2 Основные проблемы управления документацией в России и направления их решения

Фундаментальную роль в решении проблем дошкольного образования должен сыграть Закон о документации Российской Федерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее значимые положения обеспечения документирования, в том числе обязательное документирование деятельности всех организаций, формы и методы документирования, электронную документацию, обмен документированной информацией для удовлетворения потребностей в документировании юридические лица, меры ответственности за нарушения. Закон должен стать фундаментальной нормативной базой, которая позволит не только решить многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и в определенной степени определить направления и будущие перспективы развития автоматизации ДОУ. Принятие закона о документации актуальная задача на ближайшее будущее Василевич, С.Г. Государственное управление. Проблемы и пути повышения эффективности. Монография / С.Г. Василевич. - М.: Юнити, 2019..

Необходимость государственных правовых актов

Также крайне важно разработать государственные правовые акты, устанавливающие нормы (стандарты, правила) оформления документов, документации и меры ответственности за их нарушение. Прежде всего, это проект Государственной системы управления документацией (ГСДОУ), разработанный ВНИИДАД. ГСДОУ является одним из основополагающих федеральных законов, содержащих набор требований и положений, которые способствуют разработке единых подходов не только к традиционному, но и к автоматизированному документообороту - управлению информацией. Основные положения ГСДОУ в области автоматизации документирования, документооборота, информационно-поисковых систем (ИПС), хранения, использования, внедрения автоматизированных информационных технологий на основе использования российских и международных классификаторов информации при определенных условиях будут позволит объединить аппаратное и программное обеспечение, используемое в разных отделах документирования и обработки документов, внесет вклад в информатизацию организаций, территорий, отраслей.

Важнейшим из условий активного использования ГСДОУ является предоставление ему наивысшего правового статуса с одновременным присвоением ответственности за его использование одному из федеральных органов исполнительной власти, в данном случае Росархиву и подчиненным ему организациям.

Решению технологических задач документирования способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6.30-97. "УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов». Стандарт, предъявляющий требования к унификации элементов обработки документации, значительно облегчает создание стандартных, унифицированных и унифицированных процессов как традиционной, так и автоматизированной документации, хранения и передачи документированной информации. Последующая разработка и ведение (обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в том числе форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций. Вопрос в том, разве мы не в силу нашей «исторической» склонности к бюрократии и администрации склонны к централизации, чтобы взять под контроль сферу административной документации? Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к опыту других стран. В Соединенных Штатах Америки Федеральный закон об управлении записями действует с 1976 года.

Термин «управление документами» означает планирование, контроль, управление, организацию, обучение, продвижение по службе и другие административные и административные действия, связанные с созданием документов, их хранение, использование и возможность управления документами. В 1980 году был принят Закон о сокращении работы с документами, направленный на создание единой правовой базы в этой области административной деятельности. Национальный архив США имеет мощное подразделение, которое занимается управлением документацией. Давайте возьмем европейские примеры, которые нам ближе.

Англия: с 1985 года существует государственная программа по улучшению управления документацией. В Кабинете министров есть второй административный отдел, который совместно с Государственным архивом Великобритании при соответствующей финансовой поддержке со стороны правительства занимается вопросами управления документами на современном техническом и технологическом уровне. В Германии, где, как известно, федерализм был возведен до принципа государственного устройства, 21 июня 95 года правительство утвердило централизованную систему делопроизводства, основанную на общих правилах работы федеральных министерств. Немецкие исследователи и архивисты считают этот факт своей великой победой, которая потребовала многолетних усилий сотрудников и руководителей. Более того, этот правовой акт не первый в истории Германии. С 1926 года вступил в силу «имперский закон об общем порядке делопроизводства», а в 1958 году был создан «Закон об общем порядке работы федеральных министерств». Интересно, что разработчики современной системы офисного управления в федеральных министерствах Федеративной Республики Германия поставили одну из своих основных задач по созданию единой номенклатуры для дел федеральных министерств и противостоянию искушению с помощью современных компьютерных технологий отказаться от строгой систематизации схем группировки и шифрования документов. Этот список можно продолжить другими примерами из законодательства, например, Чешская Республика, где закон об архивах 1994 / 1997-2002. Обязательство всех организаций, независимо от формы собственности, хранить документацию в порядке, заботиться о ее учете и хранении четко зафиксировано.

Аналогичная норма зафиксирована в аналогичном законодательном акте Беларуси и других стран. Можно также вспомнить опыт Австралии, где впервые в мире в 1996 году был принят Национальный стандарт управления документами, в котором содержатся рекомендации по работе с традиционными бумажными документами и современными электронными документами Попов, Л.Л. Государственное управление в России и зарубежных странах: административно-правовые аспекты: Монография / Л.Л. Попов. - М.: Норма, 2016..

В последнее время все большую актуальность приобретают задачи организации регулирования и регулирования государственного и ведомственного хранения документов на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и практически не регулируются национальными стандартами. Как и прежде, остается важной задачей объединить аппаратную и программную среду, редакторское программное обеспечение и другие средства документирования и обработки информации документа. Координация и сопряжение этих систем и документов должны быть предметом пристального внимания со стороны государства, поскольку они значительно влияют на возможности и эффективность автоматизированного ДОУ. Нерешенные вопросы, в частности, вопросы электронной юридической атрибуции документов, препятствуют организации электронной документации, управлению документами, хранению и защите информации от несанкционированного доступа. Конечно, мы не можем игнорировать проблему электронных, точнее, машиночитаемых документов.

Прежде всего, почему эта проблема волнует нас как специалистов? Конечно, элемент новизны играет свою роль; Как и любой новый электронный документ и новые информационные технологии, сам компьютер воспринимается как вещи, оказывающие серьезное влияние на изменение технологий работы и необходимость их развития. Не все работники одинаково готовы к переменам и приветствуют их; следовательно, повышенное внимание к теме. В дальнейшем. К сожалению, учитывая проблему, подавляющее большинство участников дискуссии забывают об истории научно-технического прогресса. В своей работе мы используем телефон, телеграф, телетайп, радиосвязь, телевидение, факсы, кабельные сети, спутниковую связь и т. д., зачастую не думая, что в свое время каждое из этих технологических достижений имело не меньше проблем, затрудняющих их реализацию в практика.

Предыдущие технические достижения сыграли огромную роль в развитии менеджмента с точки зрения технологий и технологий, как это будет происходить с электронными документами. В то же время нельзя не сказать об особенностях обсуждаемой темы. Специфика машиночитаемых данных заключается в том, что мы не можем воспринимать их в физической форме, в которой они хранятся на носителе. Электронные документы очень зависят от технологии, формата и стандарта, в котором они создаются. Только после выполнения ряда предоставленных процедур данные отображаются в удобной для пользователя форме (в печатном виде, на экране монитора и т. д.). Отсюда и терминологические различия, наблюдаемые как среди ученых, так и среди специалистов и практиков. В одном случае электронный документ означает компьютерный носитель данных, в другом - отдельный файл на этом носителе, в третьем - распечатка на бумаге, в четвертом - своего рода «матрица в памяти компьютера». Во многих случаях изображение экрана берется в качестве документа, в том числе полученного по электронной почте, из Интернета и других сетей. Не следует упускать из виду, что в данном термине имеет значение не только первое слово «электронный», но и «документ». Концепция документа уже достаточно определена и, несмотря на варианты, имеет ряд общих обязательных компонентов: фиксация информации на носителе, способность сохранять и передавать во времени и на расстоянии, способность служить доказательством.

Поэтому, прежде чем заниматься техническими и технологическими проблемами электронных документов, терминологическими проблемами, должны быть решены проблемы правового характера в отношении машиночитаемого документа. Следующим шагом является стандартизация и унификация новых информационных технологий. И все это требует серьезного научного изучения, специальной формулировки научной темы в национальном масштабе, как это делается в странах ЕС и других развитых государствах Бондарева, Л.В. Государственное управление: английский для академических целей: Учебное пособие / Л.В. Бондарева, Т.В. Валентей, С.В. Зимина и др. - М.: Инфра-М, 2018..

Проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ тесно связана с проблемой электронного документооборота. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое количество автоматизированных систем управления документацией (АСУД), для которых характерны особые подходы и компьютерные средства связи. К сожалению, в этих разработках нет единой терминологии. Продукты компаний разработчиков имеют такие названия, как: система управления документами, компьютеризированный офисный документооборот и система управления документами, система управления офисами, система распределенного документооборота, электронный архив и т. д. Разнообразие названий разрабатываемых и разрабатываемых систем указывает только что сегодня эта область информационного рынка еще не сформировалась в качестве самостоятельного сегмента, и в некоторых случаях продукты AСУД представляются как связанные разработки или побочный продукт при решении других более сложных проблем. Тем не менее, количество АСУД растет достаточно быстро. Около 30-40 компаний регулярно участвуют в конференциях DOCFLOW и предлагают свои разработки потребителям. Это, конечно, крупнейшие разработчики, задающие уровень технических и технологических решений. Также известно, что многие AСУД разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и не выпускаются на рынок.

К сожалению, в этом секторе информационной индустрии, несмотря на очевидную необходимость, система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, не была отлажена, а также нет четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации. Редкими являются обзоры специалистов по системам этого типа в ведущих компьютерных и информационных изданиях, не говоря уже о публикациях для делопроизводства и архивов. Недавние опубликованные обзоры заслуживают похвалы, хотя ряд критериев, оценки и терминология не являются оптимальными с точки зрения теории и практики управления документами. Ни одна из систем, участвующих в сравнительном анализе, не тестируется на соответствие действующим стандартам и правилам работы с документами, затраты на внедрение конкретной системы не сравниваются с полученными прямыми и косвенными выгодами (не говоря уже об экономическом эффекте). Очевидно, что независимые эксперты, например, ВНИИДАД, должны привлекаться к этой работе для более квалифицированной оценки преимуществ или недостатков данного AСУД.

Попробуем рассмотреть основные тенденции развития АСУД. Прежде всего отметим, что для создания полноценного продукта важен системный подход, который позволяет нам говорить о комплексном решении проблемы управленческой документации в организации после внедрения AСУД. Вторая характеристика системы - это специализированная система или система общего назначения? То есть, разработана ли система специально для ДОУ или, наряду с другими целями, может ли она быть адаптирована для выполнения (или одновременного выполнения) задач ДОУ? В-третьих, стоимость системы и масштаб организации, в которой она может применяться, объем рабочего процесса, важен для потребителя. При выборе потребителями необходимой системы, прежде всего, следует учитывать, для какого типа управленческой структуры выбран АСУД. На наш взгляд, мы можем выделить следующие категории потребителей:

1. сложные иерархические структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и т. д.);

2. территориальные органы управления (городские администрации, субъекты федерации, муниципалитеты и т. д.);

3. коммерческие и некоммерческие организации среднего и нижнего уровня Василевич, С.Г. Государственное управление. Проблемы и пути повышения эффективности. Монография / С.Г. Василевич. - М.: Юнити, 2019..

Конечно, приведенная выше систематизация носит условный характер, однако она в основном поглощает основные типы потребителей АСУД. Для каждой из этих групп потребителей существует ряд предложений. Например, для министерств и ведомств предназначаются разработки компаний "Электронные офисные системы", "Весть", "Анкей", "Ланит" и других, для второй категории потребителей наиболее известны разработки кампании "Гранит-Центр", НТЦ Института развития Москвы. Больше всего разработок предназначено потребителям третьей категории организаций. Здесь можно обратить внимание на продукты фирм "Интертраст", "АйТи", "Оптима", "Центринвестсофт" и других. Одним из продуктов, который отвечает практически всем требованиям практики офисной работы, является система Case-96 и ее последующие модификации, разработанные компанией Electronic Office Systems. Эта система отвечает традициям отечественной бумажной работы и учитывает существующие нормативно-методические требования к таким системам. Специалисты Inter Trust, использующие технологии Lotus в своей разработке, выбрали несколько иной подход к проектированию АСУД. В широком спектре развития компании достойное место занимают системы документооборота. Первым продуктом компании в этой области стала система документации Office Media. Набор баз данных «Офис Медиа» работает в среде Lotes Notes и обеспечивает автоматизацию делопроизводства и организационно-управленческой деятельности предприятий и организаций. Пользователями системы могут быть такие подразделения государственных и коммерческих структур, как службы: сопровождение документации, контроль исполнения документов, информационная поддержка внешних контактов организации, управление персоналом, управление продажами и продажами и другие. Новое слово Inter Trust - недавно разработанная так называемая «корпоративная система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства». Другим примером АСУД можно назвать разработку на государственном научно-производственном предприятии «Гранит-Центр» автоматизированной системы документооборота и делопроизводства организации «Гранд-Док», которая достаточно хорошо известна в правительстве Москвы. Целью системы является автоматизация основных процессов обработки документов: бухгалтерский учет, определение пути от регистрации до списания в дело, контроль каждого этапа рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документа. рабочий процесс организации. Использование оригинальной технологии обработки документов помогает упростить управление документами в организации и обеспечивает мониторинг эффективности дисциплины.

Можно сформулировать определенные требования к современной системе документооборота в организации. Прежде всего, АСУД должен в полном объеме выполнить все задачи документального обеспечения управления: подготовка документов, их регистрация, контроль исполнения, поиск документов, их хранение и справочная работа по массиву документов. Система должна строиться на единых методологических принципах, программном обеспечении, технических и технологических решениях и в рамках существующих организационно-правовых условий в виде внутреннего законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должен обеспечить полное использование (интеграцию) накопленного информационного ресурса и реализовать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как документально, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать пути документирования внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа. АСУД в современных условиях должен уметь расширять определенные компоненты (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь разумно адаптироваться к меняющимся требованиям пользователей Звонников, В.И. Государственное и муниципальное управление (академический бакалавриат). Программы учебных дисциплин: Учебное пособие / В.И. Звонников, В.И. Звонников. - М.: Инфра-М, 2017..