Анализ методики учета движения материалов, применяемой на предприятии ЗАО "Эстрим"

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Введение

Актуальность. Основой существования и развития любого общества является материальное производство. Чтобы люди могли жить, из поколения в поколение, необходимо удовлетворять их потребности в продуктах питания, пище, одежде, жилище и др., а для этого нужны машины, оборудование, транспортные средства, инструменты, производственный инвентарь и т.д., используя которые в процессе производственной и коммерческой деятельности создаются средства труда и предметы потребления, направленные на удовлетворение этих потребностей.

Конечным результатом производственного процесса предприятия является готовая продукция - показатель, характеризующий полностью законченный производством продукт.

Для обеспечения производства продукции необходимы сырье и материалы, из которых она производится. Залогом бесперебойного процесса производства продукции и выполнения предприятием своих договорных обязательств является своевременное и полное обеспечение производственного процесса необходимыми материально-производственными запасами. Эффективность материального обеспечения производства достигается благодаря получению снабженцами полной информации о потребности производства и наличии имеющихся материалах на складах и в цехах предприятия, которая формируется в системе учета материалов и их остатков на складах.

Таким образом, вопросы правильности организации учета материально-производственных запасов актуальны для любого предприятия, так как являются залогом обеспечения его бесперебойной работы.

Целью написания данной дипломной работы является изучение теоретических основ организации учета материалов и их применение на практике.

Объектом практического исследования в работе послужило предприятие автосервиса - ЗАО «Эстрим», главной целью деятельности которого является получение прибыли за счет оказания высоко-качественных услуг по диагностике, ремонту и техническому обслуживанию атвтотранспортных средств отечественного и импортного производства..

Предмет исследования - законодательство РФ в области учета материально-производственных запасов и действующая система учета в ЗАО «Эстрим».

Для достижения поставленной цели в работе решены следующие задачи:

Раскрыть содержание понятия «материально-производственные запасы», принципы их классификации и оценки.

Исследовать теоретические аспекты организации и ведения бухгалтерского и налогового учета материалов; изучить порядок документального оформления движения материалов и их инвентаризации.

Рассмотреть действующий порядок организации учета движения материалов в ЗАО «Эстрим».

Сформулировать и обосновать конкретные предложения по совершенствованию действующей на предприятии методологии и организации бухгалтерского учета движения материалов.

Раскрыть значимость и необходимость автоматизации учета материалов, провести анализ рынка программных продуктов по автоматизации учета движения материалов с целью выбора наиболее приемлемого программного обеспечения для исследуемого предприятия.

Рассмотреть действующую законодательную базу и нормативную документацию по вопросам учета движения материалов.

Основой для проведения теоретических исследований послужит действующее в РФ законодательство в области организации и ведения учета материально-производственных запасов, а также труды отечественных авторов в исследуемой области, таких как И.Н. Богатая, Н.Н. Хахонова, Е.П. Козлова А.С. Бакаев, П.С. Безруких, Н.П. Кондраков и других.

1. Теоретические основы учета движения материалов

1.1 Материалы и их место системе материально-производственных запасов. Классификация и оценка материалов

В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01 от 09.06.2001 г. в системе нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации используется понятие материально-производственные запасы.

Материально-производственные запасы (далее МПЗ) - это часть имущества, используемая в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, выполнении работ и оказании услуг для продажи; предназначенная для продажи; используемая для управленческих нужд организации [7]. учет материал запас

К МПЗ относят только те активы, которые служат менее года.

В состав МПЗ входят следующие группы оборотных активов:

а) материалы - часть МПЗ целиком потребляемая в производственном процессе и полностью переносящая свою стоимость на стоимость производимой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг);

б) ИХП - часть МПЗ организации, используемая в качестве средств труда в течение не более 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;

в) готовая продукция - часть МПЗ организации, предназначенная для продажи, являющаяся конечным результатом производственного процесса, законченная обработкой (комплектацией), технические и качественные характеристики которой соответствуют условиям договора или требованиям иных документов в случаях, установленных законодательством;

г) товары - часть МПЗ организации, приобретенная или полученная от других юридических и физических лиц и предназначенная для продажи или перепродажи без дополнительной обработки.

Таким образом, материалы являются составной частью МПЗ предприятия (см. рис.1.1).

Рис.1.1. Место материалов в системе МПЗ

В процессе производства материалы используются различно. Одни из них полностью потребляются в производственном процессе (сырье и материалы), другие - изменяют только свою форму (смазочные материалы, краски), третьи - входят в изделия без каких-либо внешних изменений (запасные части), четвертые - только способствуют изготовлению изделий, не входят в их массу или химический состав (инструменты и приспособления).

Как видно перечень материалов достаточно широк, поэтому для их систематизации используется классификация материалов.

В отечественной практике существует несколько принципиальных подходов к классификации материалов. Рассмотрим основные из них. Все материалы по способу их использования и назначения можно подразделить таким образом:

1. По способу использования и назначения материалов в производственном процессе материалы подразделяются на следующие группы:

сырье и основные материалы;

вспомогательные материалы;

топливо;

запасные части;

тара и тарные материалы;

покупные полуфабрикаты;

возвратные отходы производства;

прочие материалы.

Сырье и основные материалы составляют материальную (вещественную) базу вырабатываемой продукции или являются необходимыми компонентами ее изготовления. Сырьем называют продукцию сельского хозяйства и добывающей промышленности (уголь, руды, зерно и т.п.), а материалами -- продукцию обрабатывающей промышленности (ткань, сахар, мука и т.п.).

Вспомогательные материалы потребляются для хозяйственных нужд, технологических целей, содействия производственному процессу. Вспомогательные материалы используются для воздействия на сырье и основные материалы с целью придания продукции определенных потребительских свойств.

Топливо предназначается для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства, выработки энергии и отопления зданий. Топливо бывает нескольких видов: нефтепродукты (нефть, дизельное топливо, бензин), твердое топливо (уголь, дрова), газообразное топливо.

Запасные части служат для ремонта и замены износившихся частей машин, оборудования и транспортных средств. К запасным частям относятся автомобильные шины в запасе и в обороте.

Тара и тарные материалы - предметы, используемые для упаковки, транспортировки, хранения различных материалов и продукции (мешки, ящики и коробки), а также материалы и детали, предназначенные для изготовления тары и ее ремонта (детали для сборки ящиков, бочковая клепка, железо обручное и др.).

Покупные полуфабрикаты - это продукция сторонних организаций, которая потребляется в производственном цикле данной организации, требует затрат по дальнейшей обработке или сборке и входит в материальную основу производимой продукции. Примером покупных полуфабрикатов могут служить компьютерные платы, строительные конструкции.

Возвратные отходы производства - это остатки сырья и материалов (опилки, стружка и др.), образовавшиеся в процессе производства продукции и полностью или частично утратившие потребительские свойства исходных сырья и материалов.

Прочие материалы -- неисправимый брак, а также материальные ценности, полученные от выбытия основных средств и ИХП (металлолом, утильсырье, изношенные шины), которые не могут быть использованы в данной организации в составе материалов, топлива или запасных частей [17].

2. По характеру владения материалами.

В соответствии с характером владения материалы подразделяются на матераилы, принадлежащие организации по праву собственности (а также праву хозяйственного ведения или оперативного управления) и не принадлежащие ей по такому праву.

К материальным ценностям, принадлежащим организации, относятся изготовленные, купленные, либо полученные в иной форме материалы, которые находятся на складе и в производстве.

К таким ценностям также относятся:

получаемые ценности, находящиеся в пути, если к организации в соответствии с договором о поставке перешло право собственности на них;

ценности, принадлежащие организации, отданные другим организациям в переработку, а также на реализацию, в том числе на условиях комиссии, до перехода права собственности на них к покупателю;

принадлежащие организации ценности, учитываемые в залоге, как находящиеся на складе организации, так и переданные на хранение залогополучателю.

Материальные ценности, не принадлежащие организации по праву собственности и другому аналогичному праву, но по условиям договора находящихся у нее, учитываются отдельно по их видам - за балансом. К ним относятся:

ценности, принятые на ответственное хранение, в случае отказа в установленном порядке от оплаты счетов поставщиков; а также запрещенные к расходованию до оплаты счетов поставщиков;

ценности, принятые в переработку без оплаты их стоимости;

ценности, принятые от поставщиков для реализации на условиях комиссии (консигнации).

Кроме того, материалы классифицируют по техническим свойствам и делят на группы: черные и цветные металлы, прокат, трубы и др.

Указанные классификации производственных запасов используются для построения синтетического и аналитического учета, а также составления статистического отчета об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов в производственно-эксплуатационной деятельности (форма № 1-сн).

Внутри каждой из перечисленных групп материальные ценности подразделяют на виды, сорта, марки, типоразмеры. Каждому наименований сорту, размеру материалов присваивают краткое числовое обозначение (номенклатурный номер) и записывают его в специальный реестр, который называют номенклатурой-ценником. В номенклатуре-ценнике указывают также твердую учетную цену и единицу измерения материалов [22].

При использовании в учете ЭВМ содержание номенклатуры-ценника можно существенно расширить, введя в него показатели нормы запаса номеров синтетических счетов и субсчетов и некоторые другие постоянные признаки.

В соответствии с ПБУ 5/01 материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. При этом определение фактической себестоимости зависит от порядка поступления материальных запасов в организацию.

1. Фактической себестоимостью материальных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость (НДС) и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

Фактическими затратами на приобретение материальных запасов могут быть:

суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материально-производственных запасов;

таможенные пошлины и иные платежи;

не возмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материально-производственных запасов;

в вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации;

проценты по кредитам банка, используемым на приобретение материальных запасов до момента их оприходования на склад;

суммовые разницы, возникающие до принятия материальных запасов к учету, когда оплата производится в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте (условных денежных единицах). Причем положительная суммовая разница уменьшает фактическую себестоимость материальных запасов, а отрицательная - увеличивает;

затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию.

Данные затраты включают, также, и затраты по заготовлению и доставке материальных запасов, затраты по содержанию заготовительно-складского аппарата организации, затраты за услуги транспорта по доставке материальных запасов до места их использования, если они не включены в цену на запасы, установленную договором, затраты по оплате процентов по кредитам поставщиков и т.п. затраты.

Не включаются в фактические затраты на приобретение материальных запасов общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением материально-производственных запасов.

Затраты по доведению материальных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях, включают расходы организации по доработке и улучшению технических характеристик полученных запасов, не связанные с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг.

2. Фактическая себестоимость материальных запасов при их изготовлении силами организации определяется исходя из затрат, связанных с производством данных запасов. Учет и формирование затрат на производство материальных запасов осуществляется организацией в порядке, установленном для определения себестоимости соответствующих видов продукции.

3. Фактическая себестоимость материальных запасов, внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации, определяется исходя из их денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством РФ.

4. Фактическая себестоимость материальных запасов, полученных организацией безвозмездно, определяется исходя из их текущей рыночной - стоимости на дату оприходования.

5. Фактическая себестоимость материальных запасов, приобретенных в обмен на другое имущество (кроме денежных средств), определяется исходя из рыночной стоимости товаров, переданных или подлежащих передаче организацией. Себестоимость данных материалов устанавливается исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных материалов [27].

Оценка материальных запасов, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка РФ, действовавшему на дату принятия к бухгалтерскому учету организацией запасов по договору.

Материальные ценности отражают на синтетических счетах по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам. В качестве учетных цен на материалы применяются: договорные цены; фактическая себестоимость материалов по данным предыдущего месяца или отчетного периода (отчетного года); планово-расчетные цены; средняя цена группы материалов.

При синтетическом учете материальных ценностей по учетным ценам отклонения фактической себестоимости материальных ценностей от стоимости их по учетным ценам учитывают на синтетическом счете 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Определение фактической себестоимости материальных ресурсов, списываемых на производство, разрешается производить следующими методами оценки запасов:

по себестоимости каждой единицы;

по средней себестоимости;

по себестоимости первых по времени закупок (метод ФИФО);

по себестоимости последних по времени закупок (метод ЛИФО) [24].

Применение одного из этих методов по виду (группе) материальных запасов производится исходя из допущения последовательности применения учетной политики.

По себестоимости каждой единицы оценивают материальные запасы, используемые предприятием (организацией) в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и т.п.), или запасы, которые не могут быть обычным образом заменены на другие.

Средняя себестоимость определяется по каждому виду (группе) материальных запасов как частное от деления общей себестоимости вида (группы) запасов на их количество, соответственно складывающихся из себестоимости и количества по остатку на начало месяца и поступившим запасам в течение месяца.

Следует отметить, что первый и второй способы оценки материальных ресурсов являются традиционными для отечественной учетной практики. В течение отчетного месяца материальные ресурсы списываются на производство (как правило, по учетным ценам), а в конце месяца списывают соответствующую долю отклонений фактической себестоимости материальных ресурсов от стоимости их по учетным ценам.

При методе ФИФО применяют правило: первая партия на приход - первая в расход. Это означает, что независимо от того, какая партия материалов отпущена в производство, сначала списывают материалы по цене (себестоимости) первой закупленной партии, затем по цене второй партии и т.д. в порядке очередности, пока не будет получен общий расход материалов за месяц.

При методе ЛИФО применяют другое правило: последняя партия на приход - первая в расход, т.е. сначала списываются материалы по себестоимости последней партии, затем по себестоимости предыдущей и т.д.

Применение двух последних методов оценки материальных ресурсов ориентирует предприятие на организацию аналитического учета материалов по отдельным партиям (а не только по видам материалов).

Оценка материальных запасов на конец отчетного периода производится в зависимости от принятого способа оценки запасов при их выбытии [30].

1.2 Цели и задачи учета движения материалов

Переход к рыночной экономике требует от предприятий повышения эффективности деятельности, преодоления бесхозяйственности, активизации предпринимательства, обеспечения финансовой устойчивости и независимости. Это связано, прежде всего, с обретением предприятиями экономической и юридической самостоятельности. Если раньше, когда все предприятия находились в государственной собственности, не было нужды в принятии самостоятельных управленческих решений - все указания спускались сверху от соответствующих министерств и ведомств. Руководству предприятия оставалось только контролировать их исполнение. Соответственно, роль управленческого персонала сводилась к контролю за исполнением директивно установленных заданий и выявлению причин отклонений от них. Теперь же, функции менеджеров на предприятии кардинально изменились. От эффективности действий руководства по управлению предприятием зависит, будет ли оно успешно развиваться или обанкротится.

Заметно изменились и условия функционирования предприятия: разрушились традиционные налаженные связи с поставщиками (во многом из-за распада СССР), отменены фиксированные цены, теперь они устанавливаются на основе соотношения спроса и предложения, появилась жесткая конкуренция со стороны западных товаропроизводителей, которым отечественные товары проигрывали очень сильно. Предприятия лишились привычной государственной поддержки в виде государственного финансирования и государственных заказов.

В связи с этим, предприятию самому необходимо было решать на свой страх и риск: какой товар производить (приобретать), по какой цене и кому его продавать, как минимизировать издержки, чтобы получить желаемую норму прибыли, у кого закупать сырье и материалы, чтобы цена и качество были приемлемы, где взять финансовые ресурсы, чтобы обеспечить свою деятельность и много других вопросов.

Для обеспечения эффективности принимаемых управленческих решений необходима полная, достоверная и своевременная информация о происходящих на предприятии изменениях. Источником такой информации является система бухгалтерского учета, представляющего собой измерение и сплошную, непрерывную регистрацию хозяйственных операций совершаемых на предприятии.

В современной теории и практике бухгалтерский учет трактуется как система сбора, измерения, обработки и передачи информации о деятельности предприятия пользователям, для принятия ими управленческих решений.

Таким образом, основой для принятия управленческих решений является бухгалтерская учетная информация, а залогом обеспечения эффективной работы предприятия, своевременности и оперативности принятия управленческих решений является правильная организация бухгалтерского учета на предприятия.

В современных условиях определяющее значение приобретают качественные показатели, например такие как, снижение удельных затрат сырье, материалов и топлива.

Поэтому долджны содержать информацию для изыскания резервов снижения себстоимости продукции в части рационального использования материалов, снижения норм расхода, обеспечения надлежащего хранения материалов, их соханности.

Целью организации учета материалов на предприятии является обеспечение формирования полной и достоверной информации о наличии и движении материалов по местам хранения и материально ответственным лицам с целью обеспечения бесперебойной работы предприятия.

Основные задачи бухгалтерского учета в области учета материалов:

контроль за сохранностью материальных ценностей в местах их хранения и на всех стадиях обработки;

правильное и своевременное документирование всех операций по движению материальных ценностей;

выявление и отражение затрат, связанных с их заготовлением;

расчет фактической себестоимости израсходованных материалов и их остатков по местам хранения и статьям баланса;

систематический контроль за выявлением излишних и неиспользуемых материалов, их реализацией;

своевременное осуществление расчетов с поставщиками материалов, контроля за материалами, находящимися в пути, неотфактурованными поставками.

Более наглядно задачи бухгалтерского учета материалов приведены на рис.1.2. [32].

Рис.1.2. Задачи бухгалтерского учета движения материалов

1.3 Документальное оформление поступления и расхода материальных запасов

Операции по приобретению материально-производственных запасов возлагаются на работников отдела снабжения, которые ведут Журнал учета поступления грузов. В нем содержится необходимая информация о поступлении грузов, включая согласие на оплату или отказ от акцепта.

Экспедитор должен получить в бухгалтерии доверенность (ф. № М-2 или М-2а). Она должна быть зарегистрирована в момент выдачи экспедитору под расписку в Журнале учета выданных доверенностей. Доверенность подписывается лицом, на имя которого выдана. Срок ее действия - 15 дней.

Приемка поступивших на склад материально-производственных запасов осуществляется лицами, уполномоченными администрацией организации.

Лицо, уполномоченное на приемку груза, осуществляет получение материалов по количеству и качеству в строгом соответствии со стандартами, техническими условиями, действующими правилами перевозок на транспорте, иными нормативными документами и условиями договора.

Основанием приемки служат транспортные и сопроводительные документы (счета-фактуры, спецификации, упаковочные ярлыки, отвесы, описи и др.) отправителя (изготовителя).

Если данные сопроводительных документов груза соответствуют его фактическому наличию, работник склада выписывает в двух экземплярах приходный ордер (ф. № М-4), который подписывается также и экспедитором. Первый экземпляр остается на складе и в дальнейшем используется как основание к приемке материалов. Второй экземпляр передается экспедитору для отчета.

В некоторых организациях приходный ордер не выписывается, а на обратной стороне транспортного документа или счета поставщика работник склада ставит штамп с указание количества принятых материалов, даты приемки и своей подписи.

При отсутствии сопроводительных документов или в случае несоответствия поступивших материалов по количеству и качеству, расхождения по ассортименту организация составляет акт приемки материалов (ф. № М-7) в двух экземплярах. Один является основанием для предъявления претензии транспортной организации или поставщику. Другой экземпляр передается в бухгалтерию организации для текущего учета материально-производственных запасов.

Материалы поступают на предприятие и от подотчетных лиц, которые приобретают их за наличные деньги в розничной сети или у физических лиц. Основанием для их оприходования служит товарный чек магазина или акт о приемке. В акте указываются наименование, цена, количество материала, дата и место приобретения, а также паспортные данные продавца.

Работник склада на основании первичных документов о приемке материалов делает запись в карточку учета материалов (ф. № М-17), в которой ведется их количественный учет.

Для оформления движения материалов внутри организации составляют требования-накладные на отпуск материалов (форма № М-11), который выписывают при внутреннем перемещении материалов со склада на склад или при сдаче цехами на склад неиспользованных сэкономленных материалов или ценных отходов производства, отходов от брака продукции. Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35), используется при оприходовании материалов, полученных от ликвидации основных средств, выбытия из эксплуатации прочих активов.

Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализацию на сторону излишних, не используемых в хозяйственной деятельности организации материалов. К ним относятся лимитно-заборные карты, требования-накладные и накладные на отпуск материалов на сторону.

Лимитно-заборная карта (форма № М-8) выписывается на одну или несколько позиций (видов материалов), относящихся к определенному коду производственных затрат (заказу). Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеху для выполнения производственной программы осуществляет планово-производственный отдел. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида, оставшихся в цехах на начало месяца.

Выписываются карты в двух экземплярах: один - цеху, другой - складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте цеха, а представитель получателя - в лимитно-заборной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользованного лимита. По использовании лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию организации.

В целях сокращения количества лимитно-заборных карт возможно применение поквартальных карт с отрывными месячными талонами. Если лимитно-заборные карты используются при постоянном систематическом отпуске материалов, то для оформления их однократного отпуска применяется требование-накладная (форма №М-11). Она выписывается в двух экземплярах цехами, отделами, потребителями материалов: один остается у получателя с распиской материально ответственного лица склада, второй - у заведующего складом (кладовщика) с распиской получателя. Сверхлимитный отпуск материалов на производство (возмещение брака, перерасход, перевыполнение производственной программы) или замена материалов также оформляются выпиской требования-накладной (форма № М-11) с отметкой в ней кода причины и виновника перерасхода. Отпуск в этих случаях допускается только с разрешения руководителя организации или лиц, ими уполномоченных.

Накладные на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) применяется для учета и оформления отпуска материалов на сторону или хозяйствам своей организации, выделенным на отдельный баланс. Выписываются они в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других соответствующих документов при предъявлении получателем доверенности на получение ценностей. При перевозке автотранспортом материалов, отпущенных на сторону, выписывается товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т) [21].

1.4 Учет материальных запасов на складах и в бухгалтерии

3.1.1 Учет материальных запасов на складах. Для обеспечения производственной программы соответствующими материалами на предприятиях создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей и других материалов. Кроме центральных заводских складов в различных структурных подразделениях предприятия могут быть кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

На складах (кладовых) материальные ценности размещаются по секциям, а внутри них по группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом. С кладовщиком заключается по установленной форме типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Если в штатном расписании организации отсутствует должность заведующего складом, то его обязанности могут быть возложены на любого работника с его согласия с обязательным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.

Карточки открывают в бухгалтерии или вычислительном центре и записывают в них номер склада, наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит. После этого карточки передают на склад, и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов.

Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных и др.) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы запасов, заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

Ведение учета материалов допускается также в книгах учета материалов, которые содержат те же реквизиты, что и карточки складского учета.

В условиях автоматизации учетных работ и автоматизированного складского хозяйства вместо карточек складского учета применяют машинограммы-ведомости движения и остатков материалов. В них отражают те же данные, что и в карточках складского учета. В отличие от карточек машинограммы-ведомости ведут по складам и материально ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и состоянием материалов на складе и оперативного управления производством.

Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию. Лимитно-заборные карты передают по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

Ежемесячно материально ответственные лица составляют отчеты о наличии движения материальных ценностей и представляют их в бухгалтерию [33].

3.1.2. Учет материалов в бухгалтерии. Все первичные документы по движению материалов со складов и подразделений организации поступают в бухгалтерию. На этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операции по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением количества материалов на цену).

Аналитический учет материалов в бухгалтерии осуществляется на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом.

При использовании оборотных ведомостей применяют два варианта учета материалов.

При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют количественно-суммовые оборотные ведомости материалов по каждому складу и подразделению. В каждой оборотной ведомости выводят итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу или подразделению.

На основе указанных оборотных ведомостей составляют сводную оборотную ведомость, в которую переносят итоги указанных оборотных ведомостей по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом. Сводные оборотные ведомости сверяют с данными синтетического учета.

При втором варианте все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов. На основании указанных оборотных ведомостей составляют сводные оборотные ведомости. При втором варианте трудоемкость учета значительно уменьшается, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Но учет и в этом случае остается громоздким, так как в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

Более прогрессивен сальдовый метод учета материалов. При сальдовом методе бухгалтерия не дублирует складской сортовой учет ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки складского учета материалов, ведущиеся на складах.

Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках складского учета и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек складского учета в сальдовую ведомость (без оборотов прихода и расхода). После проверки и визирования работником бухгалтерии сальдовую ведомость передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

На основании указанных сальдовых ведомостей составляют сводную сальдовую ведомость, в которую переносят итоги сальдовых ведомостей складов и подразделений по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам, складам, подразделениям.

Сальдовые ведомости и сводные сальдовые ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета материалов.

Для обобщения и группировки информации о движении материалов используют ведомости движения материалов (накопительные ведомости). Они составляются по каждому складу (подразделению) отдельно по приходу и расходу материалов, и учет в них может осуществляться по фактической себестоимости материалов или их учетным ценам. По окончании месяца в ведомостях подсчитывают итоги оборотов за месяц в разрезе групп материалов по субсчетам и синтетическим счетам по каждому складу или подразделению.

Итоговые данные ведомостей движения материалов ежемесячно переносят в сводную ведомость движения материалов, в которой приводятся также сведения об остатках материалов на начало и конец месяца в разрезе групп материалов по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам.

Данные сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с показателями аналитического учета, т.е. с оборотными и сальдовыми ведомостями.

Организации могут составлять ведомость распределения материалов, в которой указывают корреспондирующие счета и субсчета по каждому направлению расхода материалов (в стоимостной оценке). В ведомости указывают транспортно-заготовительные расходы или отклонения между покупной стоимостью материалов и их учетной ценой.

При автоматизированном учете все учетные регистры составляются при помощи вычислительной техники. Применение организацией программ автоматизации учетных работ должно обеспечить формирование следующих основных учетных регистров:

оборотная ведомость движения материалов по номенклатурным номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения;

ведомость расхода материалов по заказам, сериям, переделам, другим калькуляционным единицам;

оборотная ведомость по материалам, находящимся в пути;

оборотная ведомость движения материалов по неотфактурованным поставкам [34].

1.5 Синтетический и аналитический учет материальных запасов

Синтетический учет материальных запасов ведут на синтетических счетах 10 «Материалы», 11 «Животные на выращивании и откорме», 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

К счету 10 «Материалы» могут быть открыты субсчета:

1. Сырье и материалы

2. Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали

3. Топливо

4. Тара и тарные материалы

5. Запасные части

6. Прочие материалы

7. Материалы, переданные в переработку на сторону

8. Строительные материалы

9. Инвентарь и хозяйственные принадлежности

Сельскохозяйственные организации могут открывать к счету 10 «Материалы» отдельные субсчета для учета семян, посадочного материала и кормов (покупных и собственного производства); минеральных удобрений; ядохимикатов, используемых в борьбе с вредителями и болезнями сельскохозяйственных культур; биопрепаратов, медикаментов и др.

На синтетических счетах учет материальных ценностей ведут по фактической себестоимости или по учетным ценам.

При учете материалов по фактической себестоимости в дебет материальных счетов относят все расходы по их приобретению.

При поступлении материалов дебетуют материальный счет 10 «Материалы» и кредитуют счета:

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - на стоимость поступивших материалов по ценам поставщиков со всеми наценками сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительными расходами;

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на стоимость услуг, оплачиваемых чеками транспортным (железнодорожным и водным) организациям;

71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм;

20 «Основное производство» - на стоимость возвратных отходов и другие счета.

Материальные ценности, полученные от разборки списанных основных средств, и излишки материалов, выявленные при инвентаризации, оценивают по рыночной стоимости и приходуют по дебету счета 10 с кредита счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Материалы, полученные по договору дарения и безвозмездно, принимаются на учет по рыночной стоимости по дебету счета 10 с кредита счета 98 «Доходы будущих периодов». По мере списания безвозмездно полученных материалов на счета учета затрат и по другим причинам выбытия (на счета 20, 23, 25, 26, 97 и др. с кредита счета 10) их стоимость списывается со счета 98 в кредит счета 91.

Сельскохозяйственные организации отражают продукцию собственного производства текущего года на счете 10 «Материалы» в течение года по плановой себестоимости (дебет счета 10, кредит счета 20 «Основное производство»). После составления годовой отчетной калькуляции плановую себестоимость материалов корректируют до фактической себестоимости способом «красное сторно» (если фактическая себестоимость оказалась ниже плановой) или способом дополнительных проводок (если фактическая себестоимость выше плановой).

При приемке материалов от поставщиков могут быть выявлены излишки или недостачи фактически поступившего количества материалов по сравнению с документальными данными, оформляемые актом. Излишки приходуют по акту и расценивают по учетным ценам организации или по отпускным ценам. Затем отдел снабжения сообщает об излишках поставщику и просит выслать платежное требование на стоимость излишков.

Аналитический учет поступления материалов в значительной мере зависит от выбора учетной цены. Если в качестве учетных цен применяют средние покупные цены, то поступившие материалы отражают на каждом аналитическом счете по средним ценам. Наценки сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительные расходы по всем поступившим материалам учитывают на одном аналитическом счете «Транспортно-заготовительные расходы и наценки снабженческих и сбытовых организаций».

Если учетной ценой служит плановая себестоимость материалов, то поступившие материалы отражают на каждом аналитическом счете по плановой себестоимости, а разницу между фактической и плановой себестоимостью материалов показывают на аналитическом счете «Отклонения фактической себестоимости от плановой» [38].

Отпущенные в производство и на другие нужды материалы списывают с кредита материальных счетов в дебет соответствующих счетов издержек производства и на другие счета в течение месяца по учетным ценам. При этом составляют следующую бухгалтерскую проводку:

Дебет счета 20 «Основное производство» (материалы отпущены основному производству);

Дебет счета 23 «Вспомогательные производства» (материалы отпущены вспомогательным производствам);

Дебет других счетов в зависимости от направления расходов материалов (25, 26 и др.);

Кредит счета 10 «Материалы» или других счетов по учету материалов.

Проданные материалы списывают с кредита счета 10 в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы». По дебету счета 91 отражают также расходы, связанные с продажей материалов, и сумму НДС по проданным материалам.

Необходимо отметить, что если при продаже или мене материалов не исполнены необходимые условия признания выручки, то отпущенные материалы списываются с кредита счета 10 не в дебет счета 91, а в дебет счета 45 «Товары отгруженные». После признания выручки от продажи материалов они списываются с кредита счета 45 в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».

При списании материалов они списываются со счета 10 «Материалы» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В зависимости от конкретных причин списания со счета 94 списанные материалы относят на счета учета затрат на производство и издержек обращения, расчетов по возмещению материального ущерба (счет 73) или финансовых результатов (счет 91).

Стоимость материалов по учетным ценам между различными счетами издержек производства и другим направлениям выбытия материалов распределяют на основании ведомости распределения материалов, которую составляют по данным первичных документов о расходе материалов.

По истечении месяца определяют разницу между фактической себестоимостью израсходованных материалов и стоимостью их по учетным ценам. Разницу списывают на те же счета затрат, на которые были списаны материалы по учетным ценам (счета 20,23,25,26 и др.). При этом если фактическая себестоимость выше учетной цены, то разницу между ними списывают дополнительной бухгалтерской проводкой, обратную же разницу (что возможно при использовании в качестве учетной цены плановой себестоимости материалов) - способом «красное сторно», т.е. отрицательными числами.

Отклонения фактической себестоимости материалов от стоимости их по учетным ценам распределяют между израсходованными и оставшимися на складе материалами пропорционально стоимости материалов по учетным ценам. С этой целью определяют процентное отношение отклонений фактической себестоимости материалов от учетной цены и найденное отношение умножают на стоимость отпущенных и оставшихся материалов по твердым учетным ценам.

Процентное отношение отклонений фактической себестоимости материалов от учетной цены (X) определяется по следующей формуле:

Х = (Он + Оп)х100/УЦн + УЦп,

где Он - отклонение фактической себестоимости материалов от стоимости по учетным ценам на начало месяца;

Оп - отклонение фактической себестоимости материалов от стоимости их по учетным ценам по поступившим материалам за месяц;

УЦн - стоимость материалов в учетных ценах на начало месяца;

УЦп - стоимость поступивших в течение месяца материалов по учетным ценам.

При синтетическом учете материальных ценностей по учетным ценам дополнительно используют счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» предназначен для учета заготовления и приобретения материальных ценностей, относящихся к средствам в обороте (материалы, животные на выращивании и откорме, товары).

В дебет счета 15 относят покупную стоимость материальных ценностей, по которым в организацию поступили расчетные документы поставщика, и другие расходы по приобретению материалов с кредита счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 23 «Вспомогательные производства», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др. в зависимости от того, откуда поступили материальные ценности, от характера расходов по заготовке и доставке материальных ценностей в организацию.

Материалы, фактически поступившие в организацию, списывают по учетным ценам с кредита счета 15 в дебет счетов 10 «Материалы», 11 «Животные на выращивании и откорме» и 41 «Товары».

Сумму разницы в стоимости приобретенных материальных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения и учетных ценах, списывают со счета 15 в дебет счета 16. Остаток на счете 15 на конец месяца показывает наличие материальных запасов в пути.

Израсходованные или проданные материальные запасы списывают на счета издержек производства (обращения) и продажи с кредита материальных счетов по учетным ценам.

Счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» предназначен для учета разницы в стоимости приобретенных материальных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения и учетных ценах. Этот счет используют только в том случае, если на счетах 10, 11, 41 синтетический учет ведут по учетным ценам.

Накопленные на счете 16 разницы между фактической себестоимостью приобретенных материальных запасов и стоимостью их по учетным ценам списывают с кредита счета 16 в дебет счетов издержек производства или обращения или других счетов пропорционально стоимости израсходованных материальных запасов по учетным ценам.

Аналитический учет по счету 16 ведут по группам материальных запасов с приблизительно одинаковым уровнем этих отклонений [42].

Учет недостач и порчи, обнаруженных при приемке материалов. Методическими указаниями по учету МПЗ установлен следующий порядок учета недостач и порчи материалов, обнаруженных при их приемке.

Сумма недостач и порчи в пределах норм естественной убыли определяется умножением количества недостающих или испорченных материалов на договорную (продажную) стоимость поставщика (без НДС и транспортных расходов). Исчисленная сумма недостач или порчи отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счетов расчетов (60 или 76). Одновременно сумма недостач или порчи списывается с кредита счета 94 на счета учета транспортно-заготовительных расходов или отклонений в стоимости материальных запасов (счета 10 или 16).

Если испорченные материалы могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), то они приходуются по ценам возможной продажи. На эту стоимость уменьшают сумму потерь от порчи.

Недостачи и порчу материалов сверх норм естественной убыли учитывают по фактической себестоимости, включая транспортно-заготовительные расходы, НДС и акцизы по дебету счета учета расчетов по претензиям (счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям») и кредиту счетов по учету расчетов (60, 76).

При поступлении недостающих материалов от поставщиков они приходуются по дебету счетов учета материалов с кредита счета 76. При этом списанная с кредита счета 76 сумма НДС отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

При отсутствии оснований для предъявления претензий суммы недостач или потерь от порчи списываются покупателем на счет 94 с кредита счетов учета расчетов (60 или 76) [31].

Учет материалов в пути и неотфаюурированных поставок. Стоимость оплаченных материалов, не поступивших в течение отчетного периода в организацию или не вывезенных со склада поставщиков, учитывают в бухгалтерском учете как дебиторскую задолженность.

Поступающие материалы, не сопровождающиеся платежными документами от поставщиков (неотфактурованные поставки), приходуют по акту о приемке материалов, составляемому на складе. Оприходование неотфактурированных поставок осуществляют по учетным ценам или по рыночным ценам, если в качестве учетных цен используют фактическую себестоимость материалов, и отражают по дебету счета 10 «Материалы» с кредита счета 60.

После получения расчетных документов по неотфактурованным поставкам их цена корректируется с учетом поступивших документов. Одновременно уточняются расчеты с поставщиком.

Если расчетные документы по неотфактурованным поставкам поступают в следующем году, то:

учетная стоимость материальных запасов не меняется, величина НДС принимается к бухгалтерскому учету в установленном порядке;

уточняются расчеты с поставщиком. При этом суммы сложившейся разницы между учетной стоимостью оприходованных материалов и их фактической стоимостью (вписываются в месяце, в котором поступили расчетные документы следующим образом:

уменьшение стоимости материальных запасов отражается по дебету счетов расчетов и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы» (как прибыль прошлых лет, выявленная в отчетном году);

увеличение стоимости материальных запасов отражается по кредиту счетов расчетов и дебету счета 91 (как убытки прошлых лет, выявленные в отчетном году) [25].