Анализ методики учета движения материалов, применяемой на предприятии ЗАО "Эстрим"

1.6 Инвентаризация материальных запасов

При проведении инвентаризации материалы заносятся в инвентаризационные описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Излишки материальных запасов, выявленные в результате проведенной инвентаризации, отражаются в бухгалтерском учете коммерческих организаций как внереализационные доходы (дебетуют счет 10 «Материалы», кредитуют счет 91 «Прочие доходы и расходы»), а в некоммерческих организациях относятся на увеличение доходов.

При выявлении фактов недостач, хищений, порчи материалов их физическая себестоимость или ее часть (при порче материалов) списывается с кредита счета 10 «Материалы» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Со счета 94 стоимость недостающих и испорченных материалов списывают на счета издержек производства и обращения (если потери в пределах норм), в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» (при установлении конкретных виновников), в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» (при отсутствии конкретных виновников или если во взыскании недостающих или испорченных ценностей отказано судом). В некоммерческих организациях недостачи сверх норм убыли при отсутствии виновников списывают на увеличение расходов.

Стоимость материалов, утраченных в результате стихийных бедствий или иных форс-мажорных обстоятельств, списывается с кредита счета 10 «Материалы» в дебет счета 99 «Прибыли и убытки». Материалы, израсходованные при ликвидации последствий стихийных бедствий, также списываются со счета 10 на счет 99 [22].

1.7 Раскрытое информации о материально-производственных запасах в бухгалтерской отчетности

МПЗ отражаются в бухгалтерской отчетности в соответствии с их классификацией (распределением по группам) исходя из способа использования в процессе производства продукции, выполнения работ, оказания услуг, либо для управленческих нужд организации.

На конец отчетного года запасы отражаются в бухгалтерском балансе по стоимости, определяемой исходя из используемых способов оценки запасов.

МПЗ, морально устаревшие, полностью или частично потерявшие свое первоначальное качество либо текущая рыночная стоимость которых снизилась, отражаются в бухгалтерском балансе за вычетом резерва под снижение стоимости материальных ценностей.

МПЗ, принадлежащие организации, но находящиеся в пути либо переданные под залог покупателю, учитываются в оценке, предусмотренной в договоре, с последующим уточнением фактической себестоимости.

В бухгалтерской отчетности по МПЗ подлежит раскрытию как минимум следующая информация:

о способах оценки запасов по их группам (видам);

о последствиях изменений способов оценки запасов;

о стоимости запасов, переданных под залог;

о величине и движении резервов под снижение стоимости материальных ценностей [36].

2. Анализ методики учета движения материалов, применяемой на предприятии ЗАО «Эстрим»

2.1 Краткая организационно-экономическая характеристика ЗАО «Эстрим»

Закрытое акционерное общество «Эстрим» (далее ЗАО «Эстрим») является юридическим лицом, имеет круглую печать и штампы со своим наименованием, расчетный и иные счета в банках, другие реквизиты, необходимые для хозяйственной и иной деятельности; ведет бухгалтерский учет и статистическую отчетность.

ЗАО «Эстрим» обладает полной хозяйственной самостоятельностью в вопросах определения формы управления, принятия хозяйственных решений, сбыта продукции, установления цен на товары и услуги, оплаты труда, распределения прибыли, то есть самостоятельно осуществляет свою деятельность, распоряжается полученной прибылью, оставшейся в его распоряжении после уплаты налогов и других обязательных платежей.

Полное наименование: Закрытое акционерное общество «Эстрим».

Сокращенное наименование: ЗАО «Эстрим».

Организационно-правовая форма - Закрытое акционерное общество.

Форма собственности - частная.

Размер уставного капитала - 35000 руб.

Основной вид деятельности ЗАО «Эстрим» - техническое обслуживание и ремонт автомобилей отечественного (ВАЗ, ГАЗ, УАЗ) и импортного (Фольксваген, Ауди и др.) производства, тюнинг автомобилей, а также продажа и гарантийное обслуживание автомобилей Фольксваген, ВАЗ и ГАЗ.

ЗАО «Эстрим» создано в 1996г. и имеет огромный опыт в области диагностики, технического обслуживания и ремонта автотранспортных средств отечественного и импортного производства.

Основными целями деятельности ЗАО «Эстрим» являются:

удовлетворение спроса населения и предприятий г. Москва в получении высококачественных услуг по техническому обслуживанию и ремонту автомобилей отечественного и импортного производства;

создание рабочих мест, обеспечение нормальных условий труда, техники безопасности, своевременной выплаты заработной платы и повышение жизненного уровня работающих.

повышение уровня прибыли и обеспечение высокой рентабельности услуг, производства и капитала ЗАО «Эстрим».

Станция технического обслуживания ЗАО «Эстрим» оказывает следующие виды услуг сервисного обслуживания автотранспортных средств:

контрольно-диагностические работы;

техническое обслуживание в полном объеме;

смазочные работы;

регулировка углов управляемых колес;

ремонт и регулировка тормозов;

электротехнические работы;

работы по системе питания;

АКБ работы;

шиномонтажные работы;

ремонт узлов систем и агрегатов;

кузовные и арматурные работы;

окрасочные работы;

слесарно-механические работы;

уборочно-моечные работы.

Благодаря высокому качеству оказываемых услуг и выполняемых работ ЗАО «Эстрим» пользуется большой популярностью среди владельцев автотранспортных средств г. Москва.

Основные технические преимущества ЗАО «Эстрим» - большой опыт работы в сфере оказания услуг автосервиса, полный комплект оборудования станций технического обслуживания, требуемый концерном «Фольксваген» и наличие высококвалифицированных специалистов: механиков, электриков, диагностов, прошедших аттестацию тренерами концерна «Фольксваген».

Общая организационная структура ЗАО «Эстрим» на текущий момент представлена на рис.2.1.

Рис.2.1. Организационная структура ЗАО «Эстрим»

Исполнительный директор ЗАО «Эстрим» координирует работу всей фирмы, определяя стратегию и тактику организации на перспективу и ближайшее время.

Руководство деятельностью станции технического обслуживания ЗАО «Эстрим» возложено на Старшего мастера, который находится в непосредственном подчинении у Исполнительного директора ЗАО «Эстрим» и ведет руководство деятельностью СТО, отвечает за организацию работ, наем рабочих и их работу. Старший мастер, наравне с работниками основного производства, занимается диагностикой, техническим обслуживанием и ремонтом автотранспортных средств, но в меньшем объеме.

В функции бухгалтера станции технического обслуживания ЗАО «Эстрим» входит:

Обеспечение ведения бухгалтерского учета в полном соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению и другими действующими нормативными актами в области методологии бухгалтерского учета.

Обеспечение своевременного и полного представления необходимой отчетности главному бухгалтеру ЗАО «Эстрим».

Обеспечение, при ведении бухгалтерского учета, возможности оперативного учета изменений действующего законодательства.

Обеспечение возможности достоверного определения налогооблагаемой для расчета с бюджетом и внебюджетными фондами по установленным налогам и прочим платежам в соответствии с действующим налоговым законодательством.

Введение бухгалтерского учета деятельности СТО.

Для оценки условий функционирования и основных черт экономического развития ЗАО «Эстрим», а также эффективности принимаемых управленческих решений в работе необходимо проанализировать основные показатели экономического и финансового состояния исследуемого предприятия. Основанием для проведения расчетов основных показателей деятельности ЗАО «Эстрим» послужит его отчетность за 2002-2003гг., представленная в Приложении 1. Оценим основные технико-экономические показатели деятельности ЗАО «Эстрим» (См табл. 2.1.).

Таблица 2.1

Оценка основных технико-экономических показателей деятельности

ЗАО «Эстрим» за 2002-2003 гг.

Наименование показателя	Величина показателя
	2002г	2003г	2004г
1 Сумма хозяйственных средств, находящихся в распоряжении предприятия, тыс. руб.	15605	20878	22146
2 Объем продаж, тыс. руб.	71296	81190	81276
3 Средняя стоимость основных средств, тыс. руб.	3458	3637	3627
4 Фондоотдача, руб. / руб.	20,62	22,32	22,41
5 Амортизационные отчисления, тыс. руб.	3183	2866	2945
Наименование показателя	Величина показателя
	2002г	2003г	2004г
6 Коэффициент износа основных средств, %	0,41	0,42	0,46
7 Среднесписочная численность работающих, чел.	25	25	25
8 Производительность труда, тыс. руб. в год	2852	3248	3251
9 Себестоимость реализованных товаров и услуг, тыс. руб.	62 973	75 704	75 523
10 Затраты на 1 рубль реализации товаров и услуг в целом по предприятию, руб.	0,88	0,93	0,93

На основании таблицы можно сделать следующие выводы:

ЗАО «Эстрим» является стабильно работающим предприятием. Объем продаж за исследуемый период увеличивается, т.е. по сравнению с 2002 годом наблюдается прирост объемов реализации продукции на 55612 тыс. руб. в год или 217% .

Среднегодовая стоимость хозяйственных средств находящихся в распоряжении ЗАО «Эстрим» за период 2002-2004 гг. увеличилась с 15605 тыс. руб. до 22146 тыс. руб., т.е. на 6541 тыс. руб. или 42%.

Среднегодовая стоимость основных фондов увеличилась на 69 тыс. руб. или на 2,0%.

Одним из показателей качественной оценки основных фондов является коэффициент износа. Данный показатель характеризует долю стоимости основных средств, оставшуюся к списанию на затраты в последующих периодах. Обычно он используется в анализе как характеристика состояния основных средств.

Коэффициент износа в 2003 г. составил 46 %, по сравнению с 2002 анализируемый показатель увеличился на 2 пункта. Сложившийся низкий уровень коэффициент износа основных средств свидетельствует о том, что ЗАО «Эстрим» имеет невысокий уровень изношенности данного вида активов.

Характеризуя динамику фондоотдачи ЗАО «Эстрим», можно отметить, что наблюдается увеличение объема реализации товара приходящегося на 1 рубль стоимости основных фондов на 1,79 руб. или на 8,6%, что свидетельствует о повышении эффективности использования основных фондов.

Характеризуя динамику производительности туда работающих ЗАО «Эстрим» следует подчеркнуть: наблюдается рост анализируемого показателя за исследуемый период с 2852 тыс. руб. до 3251 тыс. руб. или на 399 тыс. руб. - 14%.

Оценивая динамику затрат, приходящихся на 1 руб. реализованной продукции, можно заметить, увеличение их доли с 88 коп до 93 коп или на 6%.

Для характеристики доли материальных затрат в себестоимости продукции приведем таблицу 2.2.

Таблица 2.2

Калькуляция себестоимости нормо-часа по видам оказываемых услуг

Наименование вида услуг	Сумма затрат по статьям калькуляции	Итого, 100%
	Основные и вспомогательные материалы 2%	З/п ремонтных рабочих, 33%	З/п вспомогательных рабочих, 8%	Накладные расходы, 57%
1 Контрольно-диагностические работы	-	70	14,08	100,32	184,4
2 ТО в полном объеме	3,52	60	14,08	100,32	177,92
3 Смазочные	10	60	14,08	100,32	184,4
4 Регулировка углов управляемых колес	3,52	70	14,08	100,32	187,92
5 Ремонт и регулировка тормозов	3,52	70	14,08	100,32	187,92
6 Электротехнические работы	3,52	70	14,08	100,32	187,92
7 Ремонты по системе питания	3,52	70	14,08	100,32	187,92
8 Аккумуляторные работы	3,52	60	14,08	100,32	177,92
9 Шиномонтажные работы	3,52	60	14,08	100,32	177,92
10 Ремонт систем, узлов и агрегатов	3,52	60	14,08	100,32	177,92
11 Кузовные и арматурные работы	9	65	14,08	100,32	188,4
12 Окрасочные работы	10	70	14,08	100,32	194,4
13 Слесарно-механические работы	11	59	14,08	100,32	184,4
14 Уборочно-моечные работы	15	60	14,08	100,32	189,4

Таким образом, расходы на сырье и материалы, необходимые для оказания автосерсвисных услуг занимают в среднем 2%.

2.2 Учетная политика ЗАО «Эстрим» в области учета материалов

Организация и ведение учета всех финансово-хозяйственных операций, происходящих при осуществлении ЗАО «Эстрим» своей деятельности, осуществляется в соответствии с принятой Учетной политикой.

Учетная политика ЗАО «Эстрим» устанавливает правила ведения учета и отражения в учетных документов объектов и операций на каждый календарный год и утверждается приказом руководителя «Об учетной политике» на каждый календарный год.

Учетная политика ЗАО «Эстрим» разрабатывается на основании и в соответствии с Федеральным законом от 21.11.96 г № 129-ФЗ, Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина РФ от 29.07.98 г. № 34н. Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98). утвержденным Приказом Минфина РФ от 09.12.98 г № 60н и Положениями по бухгалтерскому учету, устанавливающие порядок организации и альтернативные способы учета отдельных объектов и операций на предприятии.

Рассмотрим отдельные аспекты учетной политики ЗАО «Эстрим», в том числе в области учета наличия и движения материалов.

Организация и ведение бухгалтерского учета ЗАО «Эстрим» осуществляется» структурным подразделением организации «Бухгалтерия», возглавляемым главным бухгалтером.

Рабочий план счетов ЗАО «Эстрим» разработан в соответствии Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Хозяйственные операции, происходящие на предприятии должны быть документально подтверждены, поэтому все хозяйственные операции ЗАО «Эстрим» оформляются только с помощью первичных учетных документов, составленных по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ.

Все хозяйственные операции ЗАО «Эстрим» отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Для удобства контроля за движением материальных запасов ЗАО «Эстрим» каждому наименованию товаров и материалов присваивается номенклатурный номер.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности ЗАО «Эстрим» проводит инвентаризацию имущества и обязательств согласно утвержденному руководителем Плану инвентаризаций, которым предусмотрено проведение инвентаризации основных средств- один раз в три года, обязательств - один раз в год в четвертом квартале, а материальных запасов один раз в квартал. Внеплановые инвентаризации материальных запасов ЗАО «Эстрим» проводятся при смене материально-ответственных лиц, подозрении о возможном хищении или порче материалов.

На ЗАО «Эстрим» создана инвентаризационная комиссия в составе:

1. Исполнительного директора.

2. Главного бухгалтера.

3. Коммерческого директора.

В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка имущества и обязательств организации.

Методические вопросы учетной политики в области учета материалов.

Поступающие на предприятие материальные ценности приходуются на склад, а за тем по мере необходимости списываются в производство автосервисных услуг.

Материалы и запасные части, приобретенные ЗАО «Эстрим» у поставщиков или за наличный расчет отражаются в бухгалтерском учете по фактической себестоимости приобретения.

Списание материалов и запасных частей в производство услуг осуществляется метолом ФИФО.

Транспортные расходы по доставке материалов на склад ЗАО «Эстрим», производимые сторонними организациями, за исключением транспортных расходов по доставке импортных товаров и транспортных расходов, возмещаемых поставщику товара по условиям договора, списываются в расходы на оказание услуг автосервиса по группе "Материальные расходы" по статье "Транспортные расходы по доставке товаров от поставщиков" в размере, определенном специальным расчетом, который производится по окончании отчетного месяца для определения суммы транспортных расходов по доставке материалов, приходящейся на остаток материальных запасов на конец отчетного месяца.

Затраты, связанные с эксплуатацией собственных автомобилей ЗАО «Эстрим», учитываются как затраты вспомогательного производства на балансовом счете 23. По окончании отчетного месяца затраты вспомогательного производства списываются в расходы на продажу. Указанные затраты списываются в расходы на продажу по статьям расходов:

- "Транспортные расходы по доставке материалов от поставщиков";

- "Транспортные расходы для обеспечения хозяйственного процесса".

Распределение затрат вспомогательного производства производится по пробегу автомобилей, определяемому по путевым листам за отчетный месяц.

Синтетический учет материалов ЗАО «Эстрим» осуществляется на счете 10 «Материалы» без использования счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей».

Для ведения бухгалтерского учета используется журнально-ордерная форма учета без применения средств вычислительной техники.

Основные положения по учетной политике ЗАО «Эстрим» в области учета движения материалов обобщим в таблице (см. Приложение 2).



2.3 Учет движения материалов на складе

Основными элементами складского процесса ЗАО «Эстрим» являются:

- приемка материалов;

- хранение материалов;

- отпуск материалов в производства или продажа на сторону.

Учет материалов на складе осуществляется кладовщиком, находящимся в подчинении Исполнительного директора.

Остановимся на правилах приемки, хранения материалов ЗАО «Эстрим».

ЗАО «Эстрим» получает материалы от поставщиков по разовым договорам купли-продажи, договорам поставки долгосрочного действия, по отдельным заявкам и т.п. Порядок приемки материалов и ее документальное оформление зависят от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т.д.

Так ЗАО «Эстрим» может вести приемку материалов на территории (складе, базе) поставщика, на территории перевозчика и на территории своего склада.

Если приемка товаров осуществляется на складе поставщика, то Старший мастер ЗАО «Эстрим» получает материалы по доверенности. Вместе с доверенностью он предъявляет поставщику свой паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Доверенность оформляется по унифицированной форме № М-2а, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. N 71а. (См. Приложение 3).

Выписанные доверенности регистрируются в книге доверенностей. В этой книге проставляются: дата выдачи доверенности и ее порядковый номер; Ф.И.О. лица, получившего доверенность; срок действия доверенности; наименование поставщика, у которого материально ответственное лицо должно получить материалы и подпись материально ответственного лица за получение доверенности.

После доставки полученного материала старший мастер предъявляет в бухгалтерию сопроводительные документы, где делается отметка в книге доверенностей о том, что по данной доверенности материал получен по такому-то документу. Эта процедура называется "закрытием доверенности". Листы в книге доверенностей пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью главного бухгалтера и печатью организации.

Для приемки материалов на территории ЗАО «Эстрим» Исполнительным директором назначена приказом приемная комиссия, ответственная за приемку материала, в которую входит заведующий складом и старший мастер.

При приемке материалов по количеству и качеству проверяется соответствие полученных материалов и запасных частей их характеристикам:

1. По количеству - соответствие количества материалов и запасных частей, указанного в договоре, и фактически поставленного. Проверка производится на основании транспортных документов (товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, коносамента) и сопроводительных документов (товарной накладной, накладной, счета-фактуры, счета, спецификации к договору и т.д.). При отсутствии необходимых документов составляется акт, в котором указывают недостающие документы.

Если количество материалов указано в договоре в весовых единицах (смазочные материалы), то его количество устанавливается взвешиванием. Проверяется вес брутто и нетто выгруженного материала. Эти данные сравниваются с указанным в сопроводительном документе весом брутто и нетто отгружаемого материала в пункте отправления.

Если количество материалов указано в договоре в объемных единицах, то проверка количества производится подсчетом выгруженного количества мест. Затем полученные данные сравнивают с количеством мест отгруженного материала, которое указано в сопроводительном документе.

Когда материалы поступают в ненарушенной таре, приемка производится по количеству мест, массе брутто или по количеству материальных единиц в соответствии с маркировкой на таре. Такая форма приемки называется "приемкой по трафарету". Например, на коробке с лаком указано, что в ней находится 25 бутылок. Всего поступило в организацию 100 коробок. При приемке материалов по маркировке (по трафарету) делают такую запись о поступлении (приходе) материалов: 100 мест х 25 бутылок.

2. По качеству. Приемка материалов и запчастей по качеству осуществляется двумя способами).

1-й способ. На основе документа, подтверждающего соответствие качества материалов. В зависимости от вида материалов и условий договора качество материалов может определяться по сертификатам, техническим условиям, стандартам, образцам и т.д.

2-й способ. Путем проверки качества фактически поставленного материала в месте приемки. При этом способе приемки проводят качественный анализ, сличение ранее отобранных образцов, осмотр материалов, различного рода испытания.

Когда по результатам приемки материалов установлено соответствие их количества и качества условиям поставки, тогда на сопроводительные документы (накладную, счет-фактуру, товарно-транспортную накладную, качественное удостоверение и др.) накладывается штамп ЗАО «Эстрим». Этим подтверждается соответствие принятых материалов и запасных частей данным, указанным в документах. Кладовщик, принявший под отчет поступившие материалов, ставит свою подпись на накладной (или другом сопроводительном документе) и заверяет ее печатью.

При нарушении правил и сроков приемки материалов ЗАО «Эстрим» не сможет предъявить претензию поставщику или транспортной организации при недостаче или снижении качества материалов.

В случае несоответствия фактического наличия материалов данным документов или отклонения по качеству приемка материалов приостанавливается. Составляется Акт о приемке материалов по унифицированной форме, а в сопроводительных документах делается отметка об актировании. При наличии согласия поставщика акт в одностороннем порядке может быть составлен и подписан ЗАО «Эстрим».

Акты о приемке материалов регистрируются и хранятся в бухгалтерии ЗАО «Эстрим».

Если при приемке материалов выявлены излишки по сравнению с количеством, указанным в сопроводительных документах, то получатель может по своему усмотрению либо принять большее количество материалов и оплатить его, либо принять к оплате предусмотренное количество и отказаться от излишков. О выявленных излишках делается отметка в приемном акте.

Акты о приемке материалов и сопроводительные документы поступают в бухгалтерию и служат основанием для бухгалтерских записей по Дебету счета 10 "Материалы". Эти документы являются первичными оправдательными документами и принимаются к учету в бухгалтерии, если они составлены в соответствии с требованиями бухгалтерского законодательства. Поступающие материалы приходуются по фактическому количеству и сумме в день окончания их приемки. На основании оформленных документов на приемку материалов производятся расчеты с поставщиком. После приемки показатели о количестве поступивших материалов не пересматриваются.

Учет наличия материалов на складе ведется в карточке учета материалов (Приложение 4), в которой кладовщик на основании первичных документов (товарно-транспортных накладных, счетов-фактур, актов приемки материалов и т.п.) делает записи о поступлении материалов на склад. Так 12.02.2004 г. по договору №10 от 11.12.2003г с ЗАО «Синтез» на основании счет фактуры № 5 (Приложение 3) получены комплекты Ламп (H4 60/55W+90% (130/100W) всепогодная, 2шт) в количестве 205 шт., о чем произведена соответствующая регистрационная запись в карточке.

Расход материалов со склада отражается на основании требований-накладных на отпуск материалов в производство (Приложение 5), накладных на отпуск материалов на сторону (Приложение 6). Наряду с накладной на отпуск материалов на сторону выписывается счет-фактура на отгруженный материал.

Следует отметить, что карточки складского учета являются регистрами аналитического учета материалов в ЗАО «Эстрим».

В конце каждого отчетного месяца кладовщик составляет Отчет материально-ответственного лица о наличии и движении материалов по складу, который сдает в бухгалтерию вместе с первичными документами по движению материалов по складу. Срок представления товарных отчетов в ЗАО «Эстрим» установлен 3 дня по окончании отчетного месяца.

Основанием для составления товарного отчета являются первичные приходные и расходные документы.

Хранение поступивших материалов на складе ЗАО «Эстрим» осуществляется по наименованиям. Материалы и запасные части одного наименования хранятся отдельно от товаров других наименований.

2.4 Учет движения материалов в бухгалтерии. Схема документооборота

Учет материалов в бухгалтерии возложен на бухгалтера станции технического обслуживания, в функциональные обязанности которого входит:

контроль за сохранностью материальных ценностей в местах их хранения и на всех стадиях обработки;

правильное и своевременное документирование всех операций по движению материальных ценностей; выявление и отражение затрат, связанных с их заготовлением; расчет фактической себестоимости израсходованных материалов и их остатков по местам хранения и статьям баланса;

систематический контроль за выявлением излишних и неиспользуемых материалов, их реализацией;

своевременное осуществление расчетов с поставщиками материалов, контроля за материалами, находящимися в пути, неотфактурованными поставками.

Для учета материалов в бухгалтерии ЗАО «Эстрим» используется сальдовый метод (ведется Сальдовая книга), в которой регистрируются остатки материалов на начало каждого месяца. Бухгалтер материально стола открывает Сальдовую книгу на каждый календарный год, при этом заносит количественные данные об остатках на 1-е января по каждому номенклатурному номеру материалов из Сальдовой книги предыдущего года, а затем из карточек складского учета в конце каждого месяца переносит остатки на 1-е число следующего месяца в сальдовую книгу (без оборотов прихода и расхода).

В конце каждого месяца бухгалтер проверяет сданный кладовщиком Отчет материально-ответственного лица о наличии и движении материалов по складу: сверяет записи с первичными документами, производит таксировку и подсчет итогов, а затем сверяет остатки по отчету с данными сальдовой книги.

Во время проверки отчетов материально ответственных лиц бухгалтер обязан установить:

подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных документов;

соответствие даты документов периоду, за который представляется отчет;

соответствие в данном отчете остатков материалов и запасных частей на начало отчетного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного периода;

соответствие в отчете остатков материалов и запасных частей на начало отчетного периода фактическим остаткам в инвентаризационных описях на дату проведения инвентаризации;

соответствие дат первичных документов, включенных в отчет, дате начала проведения инвентаризации (для контроля за датой фактического поступления товаров: до или после начала проведения инвентаризации);

законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание материалов, запасных частей и т.п.);

наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей материально ответственных лиц, распорядительных подписей руководителя организации на внутреннее перемещение материалов и запасных частей;

полноту оприходования в отчетном периоде материалов и запасных частей по выданным доверенностям, оплаченным или принятым к оплате документам;

соответствие записей, сделанных материально ответственными лицами в карточках и книгах складского учета, первичным приходным и расходным документам.

Если при проверке цен, таксировки или подсчетов бухгалтер выявит ошибки, то ошибочную запись или цифру следует аккуратно зачеркнуть, сделать правильную запись и заверить ее подписью бухгалтера. Об изменениях остатка материалов и запасных частей на конец отчетного периода бухгалтер ставит в известность кладовщика, которое расписывается в конце отчета, удостоверяя правильность внесенных исправлений и нового остатка.

Отчеты материально ответственных лиц и приложенные к ним документы служат основанием для отражения в бухгалтерском учете операций по поступлению и выбытию материалов.

Для обобщения и группировки информации о движении материалов в ЗАО «Эстрим» используется оборотная ведомость движения материалов (Приложение 7).

Общая схема документооборота ЗАО «Эстрим» по учету товаров на складе приведена в Приложении 8.

Данные оборотной ведомости движения материалов и сальдовой книги ежемесячно сверяются с показателями аналитического учета, т.е. с карточками складского учета материалов.

Синтетический учет материалов, как отмечалось, в ЗАО «Эстрим» ведется на счете 10 «Материалы».

Рассмотрим порядок учета материалов на счете 10.

В феврале 2004 года на склад ЗАО «Эстрим» поступило:

3 Переходника для установки фар LD2108,LD2110 на а/м с оптикой BOSCH общей стоимостью 660 руб.; 20 комплектов Ламп (H4 60/55W+90% (130/100W) всепогодная, 2шт) по цене 8руб. за комплект (всего - 1640руб.), Накладки на лючок бензобака 38 штук на сумму 5700 руб. и Указатель давления топлива 20 штук на сумму 3800 от ЗАО «Синтез» на общую сумму 11 800 руб., в том числе НДС (18%) - 1800 руб. (накладная и счет-фактура № 5 от 12.02.04);

66 Зажимов крепежный для приборов универсальный PP-31982 по цене 130 руб. на сумму 8580 руб., 200 шт.- Кронштейнов крепления фильтра на сумму 500руб., 205шт. Спиннеров различного диаметра на сумму 820 руб., 3 Комплекта проводов для подключения 3-х, 4-х и 5-ти приборов по 10 шт. в коробке на сумму 720 руб. от ОАО «Автомир» на общую сумму 10 620 руб., в том числе НДС (18%) - 1620 руб. (накладная и счет-фактура № 22 от 15.02.04);

590 шт. Переходников для установки датчика - от г. Казань ИСАВТО на сумму 23 600 руб., в том числе НДС (18%) - 3600 руб. (накладная и счет-фактура № 32 от 20.02.04).

При этом в бухгалтерии при отражении поступивших МПЗ и их оплате были составлены следующие бухгалтерские проводки:

1) выдан аванс ЗАО «Синтез» в счет поставки материалов в размере 11 800 руб.

Дт. 60 с/сч «расчеты по авансам выданным» Кт.51 Сумма 11 800 руб.

2) поступили и оприходованы материалы:

от ЗАО «Синтез» на общую сумму 11 800 руб., в том числе НДС (18%) - 1800 руб.;

от ОАО «Автомир» на общую сумму 10 620 руб., в том числе НДС (18%) - 1620 руб.;

от г. Казань ИСАВТО на сумму 23 600 руб., в том числе НДС (18%) - 3600 руб.

По ЗАО «Синтез»:

Дт.10 Кт60 Сумма: 10000 руб.

Дт.19 Кт.60 Сумма: 1800 руб. (НДС)

По ОАО «Автомир»:

Дт.10 Кт60 Сумма: 9000 руб.

Дт.19 Кт.60 Сумма: 1620 руб. (НДС)

По ИСАВТО:

Дт.10 Кт60 Сумма: 20000 руб.

Дт.19 Кт.60 Сумма: 3600 руб. (НДС)

3) произведен зачет выданного аванса

Дт.60 Кт60 с/сч «расчеты по авансам выданным» Сумма 11 800 руб.

4) погашена задолженность перед поставщиками за полученные материалы:

ОАО «Автомир» в сумме 10 620 руб., в том числе НДС - 1620 руб.;

ИСАВТО в сумме 11 800 руб., в том числе НДС - 1800 руб. и в сумме 11 800 руб., в том числе НДС - 1800 руб.

Дт.60 Кт.51 Сумма: 10620 руб.

Дт.60 Кт.51 Сумма: 11800 руб.

Дт.60 Кт.51 Сумма: 11800 руб.

Для учета оплаты по поступившим материальным запасам в бухгалтерии ЗАО «Эстрим» ведется в специальный журнал. В нем бухгалтер отражает информацию о каждой партии поступивших материалов и их оплате по каждому виду материальных запасов.

Журнал контроля оплаты материалов ЗАО «Эстрим» имеет следующий вид:

Таблица 2.3

Лист журнала контроля оплаты материалов Замки разъемные от ЗАО «Синтез»

Приход	Оплата
Дата	Накладная №	Количество, шт	Цена без НДС, руб.	Стоимость без НДС, руб.	Дата	Платежное поручение №	Сумма без НДС, руб.
11.01.05	5	20	67,8	1389,83	30.12.02	245	10 000,00

Отражение расхода материальных запасов оформляется бухгалтерскими проводками путем списания стоимости материалов с кредита счета 10 в дебет счетов 20 «Основное производство» при отпуске материалов и запасных частей непосредственно в мастерскую по производству обуви; 26 «Общехозяйственные расходы» при отпуске материалов на хозяйственные нужды, а также 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» при отпуске материалов на сторону.

Так, например, по накладной требованию №9 от 13.02.04 г. было отпущено в производство 16 комплектов Ламп (H4 60/55W+90% (130/100W) всепогодная, 2шт) по цене 67,8 руб. за комплект. При этом бухгалтером составлена следующая проводка:

Дт 20 Кт 10 Сумма: 1084,80 руб.

По накладной №14 от 21.02.04 отпущено ЗАО «Форсаж» 3 комплекта Ламп (H4 60/55W+90% (130/100W) всепогодная, 2шт) по себестоимости (на основании распоряжения исполнительного директора). При этом бухгалтером составлена следующая проводка:

Дт 76 Кт 10 Сумма: 203,40 руб.

Дт 76 Кт 68/3 (Расчеты по НДС) Сумма: 36,60 руб.

На конец отчетного года запасы отражаются в бухгалтерском балансе по средней стоимости по строке 210 баланса «Запасы».

3. Пути совершенствования учета движения материалов на предприятии ЗАО «Эстрим»

Как было отмечено при рассмотрении организации поступления и списания материалов и запасных частей в ЗАО «Эстрим» учет движения товаров не автоматизирован.

В современных условиях автоматизация учета представляется одной из главных составляющих успеха деятельности любого предприятия (организации).

Одной из самых сложных задач для предприятий сегодня, занимающейся любым видом деятельности, является точный и упорядоченный учет материальных ресурсов (средств). При очень большом обороте первичных документов становится очень сложным их упорядочивание. Как правило, многие предприятия до сих пор, при таком стремительном развитии компьютерной техники и программного обеспечения, не имеют четко отлаженного компьютерного учета.

Налаженная оперативная система материальных запасов является залогом бесперебойного процесса производства, а обеспечение ритмичной работы предприятия обуславливает возможность получения полноценной прибыли.

Именно поэтому автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка отчетности, в том числе учета движения материалов на складе и в бухгалтерии в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач.

Руководителю российского предприятия сегодня приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности, в особенности наличие и поддержание оптимальных размеров материальных запасов. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления материальными затратами. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к убыткам.

Если не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из-за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов.

В функциональном аспекте автоматизированные бухгалтерские системы, по крайней мере, должны безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).

Для того чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь раз личную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.

Надежность системы в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям.

Поэтому в целях совершенствования организации учета движения материалов на складе и в бухгалтерии ЗАО «Эстрим» предлагается внедрение полноценной автоматизированной системы управления, которая позволит накапливать и отражать данные о размещении материалов и запасных частей на складе, фактически контролировать все складские процессы (ожидание приемки, подготовку склада и др.), в процессе хранения поможет учитывать особенности как самого склада, так и характеристики материалов, получать оперативную информацию об остатках материалов и запасных частей имеющихся на складе, что позволит более оперативно пополнять материальные запасы предприятия.

Для реализации поставленной задачи необходимо первоначально раскрыть требования, предъявляемые к новой системе учета и контроля движения материалов.

Система должна осуществлять контроль за действиями работников склада и бухгалтерии, минимизировать вероятность случайной ошибки, позволить информировать каждого работника о его задачах.

Оптимизирующий эффект должен быть достигнут за счет организации работы с использованием современных технических средств учета.

Поэтому новая система учета должна обязательно предусматривать отслеживание остатков материалов и своевременное оповещение работников склада о необходимости пополнения материальных запасов конкретного вида.

В системе учета движения материалов также должна быть предусмотрена функция «горячего пополнения». Если на предприятие пришел заказ на ремонт автомобиля, и материалов для его осуществления либо нет в наличии либо не хватает, то система сразу должна выдать информацию о возникших потребностях в материалах и запасных частях.

Необходимым условием новой программы атоматизации учета движения материалов должно стать повышение оперативности оформления требования-заказа станции технического обслуживания: скорости поступления сведений о заказанном материале в складскую систему на рабочее место кладовщика.

Для повышения оперативности учетной работы поступления необходимо, чтобы системой автоматизированного учета движения материалов было предусмотрено формирование приходных накладных, в которой бы кладовщиком выбирался поставщик материальных запасов, основание прихода (договор поставки), реквизиты поставщика должны заполняться автоматически. Затем из каталога материальных запасов должен выбираться материал по наименованию или номенклатурному номеру, в ручную забиваться количество поступившего материала, единица изменения и цена его приобретения. Затем автоматически должна проводится таксировка и подсчет итоговых сумм по накладной и разнесение данных приходной накладной в карточки оперативного учета материалов. Форма накладной по поступлению материалов на склад, рекомендуемую к использованию ЗАО «Эстрим» представлена в приложении 9.

Введение такой системы позволит сократить время, затрачиваемое кладовщиком на занесение информации о поступивших материальных ценностях, а также позволит получать информацию о реальных остатках материалов.

Следовательно, в целях совершенствования бухгалтерского учета движения материалов в ЗАО «Эстрим» необходима полная автоматизация учета, которая позволит своевременно отражать поступление материалов на склад, получать более точную информации об остатках материалов на складе, а также проводить сверку кредиторской задолженности.

4. Программное обеспечение

4.1 Анализ рынка программных продуктов по автоматизации учета движения материалов

Проведем обзор рынка бухгалтерских программ, который сложился на данный момент.

Термин «бухгалтерская программа» требует некоторого пояснения. Сейчас бухгалтерских программ в чистом виде практически не осталось. Классический российский бухгалтерский комплекс состоит из следующих компонентов: плана счетов, журнала проводок (операций), журналов ордеров, главной книги, отчетов по аналитическим счетам, баланса, форм финансовой отчетности, кассы, банка. Современные бухгалтерские системы, как правило, дооснащаются модулями: склад, реализация основных средств и т.д. При вводе первичных документов в такие системы большая часть бухгалтерских проводок генерируется автоматически.

Ажиотажный спрос на вычислительную технику и, следовательно, на программное обеспечение привел к появлению многочисленных фирм и просто отдельных разработчиков, которые создавали программы автоматизации отдельных участков бухучета без методической проработки и комплексного подхода.

Одной из первых таких разработок была программа «Финансы без проблем» (фирма «Хакер дизайн», г. Мариуполь). Позже появились пакеты программ «Турбо-бухгалтер» (фирма «Диц», г. Москва), «1С: Бухгалтерия» (фирма «1С», г. Москва) и другие. В то же время начали разрабатываться программы для предприятий среднего бизнеса и бюджетных организаций (ЦИТ «Парус»), крупных предприятий с большой номенклатурой материальных ценностей (фирма «Инфософт»).

Современное состояние рынка программ автоматизации бухгалтерского учета определяется потребностью комплексного учета и анализа финансовой деятельности всего предприятия. На первый план выходят крупные многопользовательские системы, основанные на современных системах связи и обработки информации, которые позволяют коллективу бухгалтеров вести одновременно взаимосвязанные участки учета, а руководству предприятием возможность дают оперативного доступа к достоверной информации и принятию компетентных управленческих решений.

По результатам анкетирования ведущих российских фирм - разработчиков программ для бизнеса было установлено, что более половины из них (с учетом регионов - около 200 независимых фирм) занимаются, по их собственной оценке, разработкой автоматизированных систем для бухгалтерии. На самом деле достаточно хорошо апробированных и известных пакетов не более двух - трех десятков. В первую очередь это тиражируемые («коробочные») и тиражно-заказные программные продукты. Приведем несколько наиболее известных и популярных российских разработчиков автоматизированных бухгалтерских систем:

«1С» (серия программ «1С: Бухгалтерия»), «АйТи» (семейство «БОСС»), «Атлант -Информ» (серия «Аккорд»), «Галактика - Парус» (серия программ «Галактика» и «Парус»), «ДИЦ» («Турбо - бухгалтер»), «Интеллект - сервис» (серия «БЭСТ»), «Инфин» (серия программных продуктов от «мини» до «макси»), «Информатик» («Инфо - бухгалтер»), «Инфософт» («Интегратор»), «Омега» (серия «Abacus»), «Цифей» («Эталон») и «R-Style Software Lab» («Универсальная бухгалтерия Кирилла и Мефодия», серия RS-Balance).

Коротко остановимся на некоторых из выше перечисленных программ:

Фирма «1С», система «1С: Бухгалтерия». На сегодняшний день это самый известный и продаваемый продукт в России. Популярность этой программе обеспечили мощная реклама, развитая дилерская сеть, невысокая цена и грамотная маркетинговая стратегия. Основные возможности системы легко укладываются в схему «проводка - главная книга - баланс». В базовый комплект поставки входит некоторый набор заполняемых форм первичных документов, которые при необходимости (как правило так и бывает) можно перенастроить, изменить форму и алгоритм заполнения. Для этого надо воспользоваться внутренним макроязыком, освоение которого требует некоторой квалификации. В целом программу «1С: Бухгалтерия» можно отнести к подклассу инструментальных систем для квалифицированного бухгалтера малого предприятия, поскольку она требует некоторой настройки для дальнейшего индивидуального пользования.

В новой версии «1С: Бухгалтерии 8.0» значительно расширены возможности ведения планов счетов, поддерживается ведение многомерной аналитики, реализована двухуровневая система регистрации информации о движении средств, производится объединение вводимых проводок в операции, реализован единый механизм построения отчетов. В новой версии имеются более мощные средства для организации работы «от документа», которые сочетаются с развитыми режимами ручного ввода операций (работа с журналом операций и проводок, типовые операции). В системе версии 7.7 присутствует весь стандартный набор сервисных возможностей системы.

Корпорация «Галактика - Парус» предлагает программу «Парус» под Windows. Разработка предназначена для малых и средних хозрасчетных предприятий различного профиля деятельности. Она позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и финансово - хозяйственную деятельность предприятия.

Для автоматизации крупных корпоративных пользователей разработан программный комплекс «Парус 97», в котором помимо стандартных модулей добавились две новые подсистемы «Консолидация учета» и «Обработка авизо», применение которых дает возможность решать вопросы построения единого информационного поля для российских холдингов и объединений, а также автоматизировать различные бизнес - процессы компании со сложной, многоуровневой, территориально - распределенной структурой управления.

Система «БЭСТ-4» является в первую очередь торговой системой, но тем не менее обеспечивает автоматизацию всех основных участков учета на предприятии (ведение расчетных счетов, кассы, расчетов с подотчетными лицами, учет основных средств и материалов, расчет зарплаты) и может быть успешно использована для автоматизации предприятий любого профиля. Интерфейс системы направлен на пользователя, благодаря чему, большинство настроек может быть выполнено самостоятельно пользователем, без привлечения специалистов фирмы - разработчика.

Рассмотрим результаты опроса проводимого в 2003 году среди пользователей бухгалтерских программ. Основная часть участников опроса работают главными бухгалтерами -- 90% и 10% респондентов имеют другие должности (финансовый директор, заместитель главного бухгалтера, аудитор, экономист).

Таблица 4.1

Результаты опроса предпочтений бухгалтерских программ (2003 г.)

Название программы	Количество ответов	% от общего числа ответов	% от числа респондентов
1С	3267	62,9%	70,5%
Интеллект-Сервис (Бест)	315	6,1%	6,8%
Инфо-Бухгалтер	264	5,1%	5,7%
Парус	252	4,9%	5,4%
Инфин	135	2,6%	2,9%
Разработки под нужды предприятия, собственные, корпоративные и ведомственные программы, разработанные частными лицами и МП	245	4,7%	5,3%
Другое	77	1,5%	1,7%
Турбобухгалтер (сетевая)	62	1,2%	1,3%
Программы, упомянутые менее чем 1% респондентов	577	11,7%	13,1%
ВСЕГО	5194	100,0%	112,1%

93% участников опроса используют в работе программы автоматизации бухгалтерского учета. 4% респондентов не имели на момент опроса таковых программ, но собирались их приобрести в будущем. Только 2,5% опрошенных заявили, что их предприятия таких программ не имеют и не собираются их приобретать. Большинство бухгалтеров, использующих такие программные продукты (89%) работают только с одной программой. 11% опрошенных сообщили, что на их предприятии применяются две и более информационных систем.

Лидерами рынка программ для бухгалтерского учета является 1С, этой программой пользуются 70,5% опрошенных. Из остальных программ наиболее значимыми среди респондентов являются программы Интеллект-Сервис (Бест) - 6,8%, Инфо-Бухгалтер - 5,7% и Парус - 5,4%.

4.2 Описание программного обеспечения, рекомендованного к внедрению на ЗАО «Эстрим»

Анализ показал, что наибольшей популярностью среди бухгалтеров пользуется бухгалтерская программа «1С:Бухгалтерии».

Последней версией данной программы является «1С:Бухгалтерии 8.0». Дадим краткую характеристику данной версии.

Эргономичный пользовательский интерфейс

Новый современный дизайн интерфейса обеспечивает легкость освоения для начинающих и высокую скорость работы для опытных пользователей:

значительное ускорение массового ввода информации благодаря функции «ввод по строке» и эффективному использованию клавиатуры;

удобные средства работы с большими динамическими списками,

управление видимостью и порядком колонок, настройка отбора и сортировки;

максимальное использование доступного пространства экрана для отображения информации;

механизм стилей оформления.

Гибкость и настраиваемость

Типовая конфигурация «1С:Бухгалтерии» реализует наиболее общие схемы учета и может использоваться в большинстве организаций. Для отражения специфики учета конкретной организации типовую конфигурацию можно изменить. «1С:Бухгалтерия» имеет режим запуска «Конфигуратор», который обеспечивает:

настройку системы на различные виды учета;

реализацию любой методологии учета;

организацию любых справочников и документов произвольной структуры;

настройку внешнего вида форм ввода информации;

настройку поведения и алгоритмов работы системы в различных ситуациях с помощью встроенного языка;

широкие оформительские возможности создания печатных форм документов и отчетов с использованием различных шрифтов, рамок, цветов, рисунков;

возможность наглядного представления информации в виде диаграмм;

быстрое изменение конфигурации с помощью визуальных средств разработки.

Масштабируемость

однопользовательский вариант для небольших организаций или персонального использования;

файловый вариант для многопользовательской работы, обеспечивающий простоту установки и эксплуатации;

клиент-серверный вариант работы на основе трехуровневой архитектуры, обеспечивающий надежное хранение и эффективную обработку данных при одновременной работе большого количества пользователей.

Работа с территориально распределенными информационными базами