Делопроизводство в бухгалтерии (документооборот)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Делопроизводство в бухгалтерии (документооборот)



Введение

Система правового регулирования деятельности коммерческих организаций складывается из законодательных, иных правовых актов и внутренних документов, принимаемых самой организацией в рамках локального нормотворчества. Законодательство в условиях рыночной экономики не способно обеспечить достаточную полноту правового регулирования предпринимательской деятельности. Разноплановость, многоаспектность коммерческой деятельности, участие в ней самых различных субъектов, разнообразие организационно-правовых форм предпринимательства влекут за собой необходимость индивидуализации в рамках законодательного дозволения правового регулирования деятельности каждой конкретной коммерческой организации.

Создание внутренних документов осуществляется самой организацией в соответствии с принципами и правилами, имеющимися в законодательстве, с учетом собственного понимания путей и способов достижения легитимных целей своей деятельности. Во многих организациях ведение делопроизводства осуществляется в тесной связи с бухгалтерией, поскольку она работает с первичными документами, являясь пользователем приказов, распоряжений и других документов, определяющих действия организации.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции в бухгалтерском учете должны оформляться оправдательными первичными документами. При этом существует определенный порядок движения таких документов, который может быть установлен как законодательными или нормативными актами (например, бухгалтерским и налоговым законодательством в части сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности, постановлениями Госкомстата РФ, Центробанка России (касательно кассовых и банковских операций, подотчетных сумм) и др.), так и внутренним распорядительным документом. Подобного рода внутренняя организация движения документов и называется документооборотом предприятия. Каждое предприятие самостоятельно определяет правила своего документооборота.

Налоговый кодекс РФ требует, чтобы все расходы предприятия были документально подтверждены, это одно из главных условий для учета затрат при расчете налога на прибыль. Между тем с подтверждением расходов нередко возникают проблемы. И дело здесь не только в том, что документы поступают в бухгалтерию с ошибками или составленные не по той форме. Гораздо хуже, когда бухгалтер получает бумаги с опозданием или они не доходят до него вовсе. Очень сложно отразить в учете операцию по закупке материалов, если поставщик не передал документы, а снабженец их не потребовал. Невозможно вовремя рассчитывать зарплату, если из цехов еще не получены все данные за отчетный месяц.

Актуальность темы исследования обусловлена огромной важностью рационального документооборота в бухгалтерии для организаций всех отраслей и форм собственности. От того, как поставлен контроль за оформлением и движением первичных документов, в конечном счете зависит и достоверность отчетности предприятия, и четкость работы бухгалтерии. Кроме того, при проведении аудита наличие определенной схемы документооборота является свидетельством компетентности главного бухгалтера, качества системы учета и внутреннего контроля. Для того чтобы не возникало проблемных ситуаций, главному бухгалтеру необходимо заниматься оптимизацией документооборота как в самой бухгалтерии, так и между бухгалтерией и другими отделами предприятия.

Целью данной работы является изучение и особенностей документооборота в бухгалтерии его критическая оценка в условиях конкретного предприятия. Для достижения поставленной цели в работе необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть понятие документов и документооборота;

- определить особенности организации документооборота в бухгалтерии предприятия;

- проанализировать нормативно-правовое регулирование документооборота;

- рассмотреть документооборот операций по учету денежных средств, материалов, основных средств, расчетов с персоналом и контрагентами, издержек обращения и финансовых результатов в условиях конкретной организации;

- изучить документооборот в системе налогового учета;

- дать оценку применяемого в организации документооборота на предмет соответствия действующему законодательству и внутренним нормативным актам, также оценить его рациональность;

- разработать мероприятия, направленные на совершенствование документооборота в организации.

Объектом исследования в данной работе является общество с ограниченной ответственностью «Книжный магазин «Анжелика». Основным видом деятельности предприятия является розничная и мелкооптовая торговля книгами и канцелярскими товарами. Предметом исследования является документооборот, организуемый в бухгалтерии данного предприятия. бухгалтерия документ правовой денежный

Для написания работы в качестве нормативно - правовой базы использовались Указы Президента РФ, законы РФ, постановления Правительства РФ, постановления, разъяснения Министерства Финансов РФ и ФНС России, а также регистры синтетического и аналитического учета, бухгалтерская, статистическая и налоговая отчетность, учетная политика ООО «Книжный магазин «Анжелика» за 2005 -2006 годы.



1. Теоретические основы делопроизводства в бухгалтерии

1.1 Понятие документов и документооборота

В соответствии с Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28), документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Каждый документ имеет свои реквизиты, то есть обязательные данные, установленные законом для определенного вида документов. Отсутствие в документе хотя бы одного из требуемых реквизитов лишает его юридической силы - он становится недействительным.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Росархивом 6 октября 2000 г. (с изменениями от 27 октября 2003 г.).

Среди огромного многообразия видов деловых документов, обращающихся на фирмах, предприятиях и в организациях вне зависимости от их специфики можно выделить следующие основные группы:

- организационная документация (устав, учредительный договор, должностная инструкция, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка);

- распорядительная документация (приказ по основной деятельности, постановление, распоряжение, решение, указание);

- документация по личному составу фирмы (трудовой контракт, договор, личные дела, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки);

- финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, кассовые книги и др.);

- информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документом. Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

Движение документов внутри предприятия и между предприятиями с момента их регистрации до сдачи на хранение или уничтожение называется документооборотом.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

В последнее время растет число организаций, занимающихся оптимизацией своих бизнес-процессов, включая такие вопросы, как информационное и документационное обеспечение, расширение применения компьютерных технологий и электронного документооборота. Современный подход к управлению документооборотом предполагает отношение к документам как к информационному ресурсу управления организацией в целом. Внедрение и использование корпоративных систем документооборота, с одной стороны, являются следствием интеграционных процессов, а с другой - выступают важным фактором повышения интеграции и управляемости.

Все присутствующие на российском рынке системы управления документами можно разделить на несколько групп, каждая из которых ориентирована на решение специфических задач и занимает свою нишу на рынке.

Все присутствующие на российском рынке системы управления документами можно разделить на несколько групп, каждая из которых ориентирована на решение специфических задач и занимает свою нишу на рынке. Рассмотрим их более подробно.

1. Системы WorkFlow. Дословный перевод WorkFlow - поток работ. Под потоками работ понимаются бизнес-процессы организации. Например, в качестве бизнес-процесса можно рассматривать закупку сырья у поставщиков. В единый процесс объединяются действия отдела закупок по отбору поставщиков и взаимодействию с ними, бухгалтерии - по оформлению счетов и их оплате, руководства компании - по одобрению закупок.

Система WorkFlow содержит четкое описание, кто, когда, как и что делает, с кем кооперируется, откуда что получает и кому отправляет. Поскольку все процессы регламентированы, конкретному пользователю не нужно задумываться над тем, где получить документ, как обработать, кому отправить и в какие сроки. Все это уже прописано в системе. Работник попросту не сможет неправильно заполнить документ, пропустить какие-то поля или забыть о сроках, поскольку система замучает напоминаниями, а также известит руководство о том, что на таком-то этапе процесс пробуксовывает.

Недостатком систем WorkFlow является длительность и сложность внедрения. Предварительное описание или моделирование бизнес-процессов, регламентация всего и вся может занять немало времени. Кроме того, следует понимать, что система класса WorkFlow не заменит электронный архив, она хранит не все документы организации, а лишь те, что используются в процессе работы.

На российском рынке систем такого класса наиболее популярны разработка OPTiMA - WorkFlow от компании Optima (Россия) и StaffWare WorkFlow (StaffWare Plc, Великобритания).

2. Системы делопроизводства. Они в основном разработаны отечественными специалистами для решения задач автоматизации традиционного российского документооборота. Главное отличие систем делопроизводства от систем WorkFlow - они не поддерживают сами процессы работы с документами, а занимаются вопросами регистрации событий (документ создан тем-то и тогда-то, изменен, принят к исполнению, одобрен и т.п.). Кроме того, системы делопроизводства не ориентированы на выполнение узкоспециализированных задач и доступны практически всем сотрудникам компании, то есть являются приложениями, используемыми по умолчанию, типа Word, Excel и т.п.

На российском рынке системы данного класса представлены широко. Ведущая роль в данной категории принадлежит отечественным разработкам "Дело" (производитель - "Электронные офисные системы"), DIS: Class "Золушка" (НТЦ ИРМ), AquaDOC ("Аквариус Консалтинг"), Company Media и Office Media ("ИнтерТраст"), DocOffice ("ЦМД-софт"), "SiTex Документооборот" ("АНД Проджект"), Гран-ДОК ("Гранит-Центр"), "Кодекс: Документооборот" ("Кодекс").

3. Электронные архивы документов. Основной целью создания электронных архивов является структурирование имеющихся в компании документов, организация их хранения в электронном виде и поиск в электронной информационной базе, формирование подборок по нужным критериям. Одна из важнейших функций электронного архива - обеспечение сохранности документов. Она реализуется посредством контроля за несанкционированным удалением или редактированием документов. Проще говоря, доступ к архиву или отдельным его частям имеют только те сотрудники компании и в том объеме, в каком им это позволено. В некоторых архивах есть возможность вести протокол работы клиентов, поэтому всегда можно отследить, кто, когда и чем интересовался. Использование электронных архивов позволяет сократить время на поиск информации в разы, упорядочить огромные массивы данных, практически исключает возможность утраты или порчи бумаг.

Российский рынок электронных архивов документов представлен системами "Электронный архив ЕВФРАТ" (Cognitive Technologies, Россия), Effect Office ("Гарант Интернэшнл", Россия), "1С: Архив" ("1С").

4. Комплексные системы управления, которые соединяют в себе все перечисленные выше функции и ряд дополнительных. В данной системе наряду с традиционными решениями делопроизводства (регистрация документов, привязка к документам поручений, контроль их исполнения, визирование) присутствуют функции создания и обработки финансовых и управленческих документов, их маршрутизации. С их помощью может быть организован контроль платежей, движения товаров, материалов и складской учет, планирование бюджета и разработка финансовых и платежных документов и др. Отличительной чертой разработки является возможность формирования отчетов по реквизитам документов. Все перечисленные функции, а также наличие специализированных справочников и использование интернет-технологий делают данную систему предпочтительной при внедрении ее в крупных и средних организациях с территориально-распределенной структурой, специализирующихся на оптовой торговле, оказании сервисных услуг, обучении и т.д.

Среди систем этого класса, представленных на российском рынке, можно указать западные: Panagon от компании FileNet (США), Hummingbird Enterprise от Hummingbird Ltd. (Канада), российские: "ЕВФРАТ-Документооборот", LanDocs ("Ланит"), Directum (Directum), DocVision (Digital Design), "БОСС-Референт" ("АйТи") и ряд других.



1.2 Основы документооборота в бухгалтерии

Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР от 29.07.83 г. N 105, под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Каждое предприятие самостоятельно определяет правила своего документооборота. Общая схема документооборота включает в себя следующие позиции:

1) первичные документы;

2) учетные регистры;

3) бухгалтерская и налоговая отчетность;

4) график документооборота;

5) хранение документов.

Рассмотрим их подробнее.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными первичными документами. Причем, такие документы принимаются к учету только в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Для подтверждения совершенных в учете операций, по которым унифицированные формы первичных документов отсутствуют, предприятия вправе самостоятельно разработать такую документацию и утвердить их руководителем организации в форме приказа или распоряжения. При этом необходимо соблюдать требования законодательства в части принятия к учету первичных документов, которые должны иметь следующие обязательные реквизиты (пункт 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете»):

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Чтобы систематизировать и накапливать информацию, содержащуюся в принятых к учету первичных документах, и отражать ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, предприятиями должны вестись регистры бухгалтерского учета. Подобные регистры ведутся в специальных книгах (журналах, журналах-ордерах, ведомостях), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники. Такая форма счетоводства называется журнально-ордерной и применяется большинством организаций. В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый или дебетовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Показатели синтетического учета регистрируются по данным первичных документов только по кредиту (или по дебету) соответствующих счетов, в корреспонденции с дебетуемыми (или кредитуемыми) счетами.

Значительно реже организациями применяется мемориально-ордерная форма учета, при которой на основании данных первичных или накопительных документов составляются мемориальные ордера, отражающиеся в регистрационном журнале (журнале хозяйственных операций), а затем в главной книге.

Предприятиями могут применяться машинно-ориентированные (автоматизированные) формы учета на основе журнально-ордерной или (значительно реже) мемориально-ордерной формы.

С введением в действие с 1 января 2002 г. главы 25 части второй НК РФ организациям вменено в обязанность вести помимо бухгалтерского еще и налоговый учет. При этом данные налогового учета должны отражать порядок формирования суммы доходов и расходов, порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем налоговом периоде, сумму остатка расходов (убытков), подлежащую отнесению на расходы в следующих налоговых периодах, порядок формирования сумм создаваемых резервов, а также сумму задолженности по расчетам с бюджетом по налогу. Подтверждением данных налогового учета являются:

1) первичные учетные документы (включая справки бухгалтера);

2) аналитические регистры налогового учета;

3) расчет налоговой базы.

Первичные учетные документы в данном случае применяются те же, что и в бухгалтерском учете. Непосредственный расчет налоговой базы происходит в налоговых декларациях. А вот аналитические регистры налогового учета каждое предприятие должно определить для себя самостоятельно, исходя из требований налогового законодательства и необходимости ведения налогового учета по тем или иным позициям.

Под аналитическими регистрами налогового учета понимаются сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированных в соответствии с требованиями налогового законодательства, без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета. Формы таких регистров налогового учета организации также могут самостоятельно разрабатывать, учитывая однако, что они в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты (статья 314 части второй НК РФ):

наименование регистра;

период (дату) составления;

измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;

наименование хозяйственных операций;

подпись и расшифровку подписи лица, ответственного за составление указанных регистров.

Регистры налогового учета могут вестись в виде специальных форм: на бумажных носителях, в электронном виде или любых машинных носителях.

Все предприятия и организации обязаны представлять бухгалтерскую отчетность в составе и в порядке, предусмотренных ст. 13 Закона о бухгалтерском учете, ПБУ 4/99 и приказом Минфина РФ от 22 июля 2003 г. № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций». Помимо бухгалтерской организации обязаны сдавать в налоговые органы и налоговую отчетность (налоговые декларации), сроки представления которой определены законодательством о налогах и сборах РФ.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота. График документооборота - это схема, которая описывает движение первичных документов на фирме от момента их создания (получения) до момента передачи на хранение. Как правило, график составляют под руководством главного бухгалтера. Руководитель должен утвердить его в составе учетной политики фирмы.

Необходимо отметить, что каких-либо нормативных положений о порядке организации документооборота и о том, в каком виде этот порядок отражать в учетной политике, не существует. В качестве рекомендательного материала можно использовать Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР.

Графиком устанавливается рациональный документооборот, т.е. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может быть оформлен в виде схемы, таблицы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие.

Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер предприятия. В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29.07.98 г. N 34н, требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Порядок хранения первичных документов и учетных регистров регламентирован статьей 17 Закона о бухгалтерского учете. Так, организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Неиспользуемые в работе первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские (и налоговые) отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Документы должны храниться в закрывающемся помещении в специально предназначенных для этого шкафах или сейфах, исключающих возможность их пропажи или порчи.

Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, которая содержит:

наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы;

период, за который скомплектованы документы;

перечень скомплектованных первичных документов;

дату комплектации и передачи документов в архив;

подпись ответственного лица.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских (налоговых) отчетов и балансов в архиве предприятия определяется согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного Главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г. При этом, как уже отмечалось ранее, срок хранения бухгалтерских документов не может быть ниже пяти лет.

Срок хранения первичных документов может быть указан в графике документооборота. Однако, поскольку он определен законодательно, достаточно предусмотреть в учетной политике по бухгалтерскому учету порядок сдачи документов в архив организации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских (налоговых) отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

Рассмотрим ответственность, которая предусмотрена за отсутствие документов или их непредставление в установленных законом случаях.

Статья 15.6 Кодекса об административных правонарушениях РФ определяет штраф за непредставление в установленный законодательством о налогах и сборах срок либо отказ от представления в налоговые органы, таможенные органы и органы государственного внебюджетного фонда оформленных в установленном порядке документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, а равно представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда (для граждан) и от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда (для должностных лиц).

Статья 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ устанавливает штраф за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета, а также порядка и сроков хранения учетных документов - в размере от 20 до 30 МРОТ для должностных лиц. Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета, порядка и сроков хранения учетных документов в целях ст. 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ понимается искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%, искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.

Статьей 126 Налогового кодекса РФ предусмотрена ответственность за непредставление в установленный срок налогоплательщиком (налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных Налоговым кодексом РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах, в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Статья 31 Налогового кодекса РФ предоставляет право налоговым органам определять суммы налогов, подлежащие внесению налогоплательщиками в бюджет (внебюджетные фонды), расчетным путем на основании имеющейся информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках в следующих случаях:

непредставления в течение более двух месяцев налоговому органу необходимых для расчета налогов документов;

отсутствия учета доходов и расходов, учета объектов налогообложения;

ведения учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги.

1.3 Нормативно-правовое регулирование документооборота

В настоящее время система нормативного регулирования бухгалтерского учета в России состоит из документов четырех уровней. Основные документы, регулирующие бухгалтерский учет документооборота в бухгалтерии, отражены в таблице 1.1.

В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

Правительство РФ постановлением от 08.07.97 N 835 «О первичных учетных документах» возложило на Госкомстат России функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. Данные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ.

Проектирование унифицированных форм первичной учетной документации осуществляется Научно-исследовательским и проектно-технологическим институтом Госкомстата России, который является официальным исполнителем данного направления работ. НИПИстатинформ Госкомстата России при разработке унифицированных форм первичной учетной документации проводит экспертизу действующих законодательных актов, нормативно-методологической документации и на их базе определяет необходимый состав реквизитов, который систематизируется и формируется в соответствии с действующими стандартами (ГОСТами). Разработка форм осуществляется с привлечением специалистов соответствующих федеральных органов исполнительной власти, профильных организаций Москвы.

Таблица 1.1. Перечень нормативных актов, на основании которых организуется документооборот в бухгалтерии

№ п/п	Название документа	Дата и № утверждения	Примечание
Первый уровень нормативного регулирования
1	Налоговый кодекс Российской Федерации, часть вторая	05.08.00г. (с изм. и доп.).	Устанавливает требования к аналитическим налоговым регистрам и требует документальное подтверждение затрат
2	Федеральный закон РФ «О бухгалтерском учете» № 129 - ФЗ	21.11.96 г.	Содержит обязательные реквизиты первичных документов и общие принципы документооборота
3	Постановление Правительства РФ «О первичных учетных документах»	от 8 июля 1997 г. N 835	Возлагает на Государственный комитет РФ по статистике функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации
Второй уровень нормативного регулирования
4	Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ	29.07.98 г. № 34н	Устанавливает требования и принципы организации документооборота
5	Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (Утверждено Минфином СССР по согласованию с ЦСУ СССР)	29 июля 1983 г. N 105	Устанавливает порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете и хранения первичных документов
Третий уровень нормативного регулирования
6	Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств»	от 21.01. 2003 г. N 7	Устанавливают унифицированные формы первичной учетной документации
7	Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья»	от 29.09. 1997 г. N 68
8	Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве»	от 30.10 1997 г. N 71а (с изм. от 21.01. 2003 г.)
9	Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»	от 28.11. 1997 г. N 78
10	Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»	от 18.08. 1998 г. N 88 (с изм. от 3.05. 2000 г.)
11	Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»	от 25.12. 1998 г. N 132
Четвертый уровень нормативного регулирования
12	Учетная политика предприятия	Внутренние документы предприятия, утверждаются приказом руководителя	Устанавливает формы учетных регистров
13	График документооборота		Служит для контроля за движением документов в бухгалтерии

Утвержденные Госкомстатом России унифицированные формы первичной учетной документации регистрируются в общероссийском классификаторе управленческой документации. Им присваиваются коды ОКУД, которые проставляются отдельным реквизитом в верхнем правом углу форм. После этого унифицированные формы выпускаются отдельными альбомами (по разделам учета), которые, кроме форм, содержат краткие методологические указания по их применению и заполнению.

Применение унифицированных форм первичной учетной документации регламентируется Порядком, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20, в соответствии с которым в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанные в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Преобразования в системе нормативного регулирования бухгалтерского учета с целью приведения национальной системы в соответствие с международными стандартами финансовой отчетности и требованиями рыночной экономики, перестройка общеметодологических основ государственной статистики на принятую в международной практике систему учета и статистики, а также преобразования в налоговом законодательстве потребуют уточнений и пересмотра первичных форм учета. Поэтому Госкомстат России по мере необходимости будет вносить изменения и дополнения в унифицированные формы первичной учетной документации, а также обеспечивать дальнейшую разработку унифицированных форм первичной учетной документации, утверждая их по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

Инструкция по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства утверждена еще Минфином СССР от 8 марта 1960 г. N 63. Однако с учетом произошедших в бухгалтерском учете изменений она является только рекомендательным документом для применения такого рода формы учета на предприятиях и применяться она должна с учетом письма Минфина РФ от 24 июля 1992 г. N 59 "О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях".

Правила документооборота и технология обработки учетной информации принимаются самой организацией исходя из ее структуры и других особенностей деятельности.



2. Организация документооборота в бухгалтерии на примере ООО«Книжный магазин «Анжелика»

2.1 Краткая характеристика предприятия

Общество с ограниченной ответственностью «Книжный магазин «Анжелика» является хозяйственным обществом, созданным в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 14 января 1998 г. № 14-ФЗ. Сокращенное фирменное название предприятия - ООО «Книжный магазин «Анжелика», место его нахождения - г. Москва.

Целью деятельности ООО «Книжный магазин «Анжелика» является получение прибыли путем организации сбыта товаров народного потребления. Предметом деятельности ООО «Книжный магазин «Анжелика» является розничная и мелкооптовая торговля книгами и канцелярскими принадлежностями. Данные виды деятельности осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Высшим органом управления обществом является общее собрание участников общества. Общее количество участников составляет 5 чел. Руководство текущей деятельностью общества осуществляется единоличным исполнительным органом общества - генеральным директором.

Организационная структура строится на основе выделения различных составляющих. На рисунке 2.1 приведена схема построения организационной структуры ООО «Книжный магазин «Анжелика», основанная на реализации необходимых функций. Организационная структура фирмы - линейно-функциональная.

ООО «Книжный магазин «Анжелика» осуществляет свою финансовую деятельность в соответствии с годовыми и другими планами, утверждёнными участниками общества. Общество вправе распоряжаться как собственными, так и привлечёнными финансовыми ресурсами, включающими кредиты банков, финансовых организаций, предприятий, учреждений.

Рис. 2.1. Организационная структура ООО «Книжный магазин «Анжелика»

ООО «Книжный магазин «Анжелика» - малое предприятие, налогообложение осуществляется по упрощенной системе налогообложения. Как видно из таблицы 2.1, ООО «Книжный магазин «Анжелика» имеет право перейти на упрощенную систему налогообложения.

Таблица 2.1. Соблюдение ООО «Книжный магазин «Анжелика» условий перехода на упрощенную систему налогообложения на 1 января 2006 года

№ п/п	Показатель	Предельный размер	Фактический размер	Примечание
1	Доход от реализации за 9 месяцев текущего года, руб.	11000000	1270283	условие соблюдается
2	Средняя численность работников, чел.	100	30	условие соблюдается
3	Стоимость основных средств и нематериальных активов, руб.	100000000	1441520	условие соблюдается
4	Доля уставного капитала, принадлежащего юридическим лицам, %	25	100	условие соблюдается
5	Количество филиалов и представительств	0	0	условие соблюдается

Организация, применяющая упрощенную систему налогообложения, может не разрабатывать учетную политику, не вести традиционный бухгалтерский учет и не составлять отчетность. В то же время эти организации не освобождаются от обязанности ведения кассовых операций в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, учета основных средств и нематериальных активов в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете. Поэтому в ООО «Книжный магазин «Анжелика» ведется бухгалтерский учет в полном объеме по журнально-ордерной форме. При этом составляется бухгалтерская отчетность - Бухгалтерский баланс ф. № 1 и Отчет о прибылях и убытках ф. № 2.

Налоговый учет ведется параллельно с бухгалтерским в Книге учета доходов и расходов по форме, утвержденной приказом Минфина России от 22.02.96. В качестве объекта налогообложения исследуемое предприятие выбрало доходы.

Бухгалтерская служба ООО «Книжный магазин «Анжелика» состоит из трех работников - главного бухгалтера, бухгалтера и кассира. Главным бухгалтером на 2006 год был разработан подробный график документооборота по каждому участку учетной работы. Графиком установлен порядок и сроки передачи первичных документов в бухгалтерию. Работники ООО «Книжный магазин «Анжелика» (начальники отделов, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, согласно графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечислены: документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя; сроки представления документов; подразделения предприятия, в которые должны сдаваться документы. Главный бухгалтер осуществляет контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота.

Далее в работе необходимо подробно рассмотреть особенности документооборота по каждому разделу учетной работы ООО «Книжный магазин «Анжелика».

2.2 Документооборот операций по учету денежных средств и денежных документов

Поскольку ООО «Книжный магазин «Анжелика» осуществляет розничную торговлю, в учетной работе на данном предприятии большой удельный вес занимают операции с наличными денежными средствами. Схема документооборота по учету кассовых операций ООО «Книжный магазин «Анжелика» приведена на рис.2.2.

Для учета кассовых операций изучаемое предприятие применяет первичные учетные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. N 88 (они обязательны к применению всеми предприятиями согласно ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. N 129-ФЗ, в том числе и применяющими упрощенную систему налогообложения).

Прием наличных денег в кассу ООО «Книжный магазин «Анжелика» производится по приходным кассовым ордерам ф. № КО-1 (приложение 1), которые выписывает работник бухгалтерии, и подписывает главный бухгалтер. До передачи в кассу приходный ордер обязательно регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных документов ф. № КО-3 (приложение 3), затем передается для исполнения в кассу, где кассир проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписей главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает ордер и квитанцию. О приеме денег лицу, внесшему деньги, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенная штампом кассира. Квитанция вручается физическому лицу или прикладывается к выписке банка.

Рис. 2.2. Схема документооборота операций по учету наличных денежных средств ООО «Книжный магазин «Анжелика»

В исполнение требований, установленных Федеральным законом от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», при расчетах наличными денежными средствами за проданные товары как с физическими, так и с юридическими лицами, обязательно выдается кассовый чек. При этом в кассовой книге регистрируются также ленты контрольно-кассовой машины.

Получение денежных средств со счета, открытого предприятию в учреждении банка, производится по чекам.

Выдача наличных денег из кассы ООО «Книжный магазин «Анжелика» производится по расходным кассовым ордерам ф. № КО-2 (приложение 2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям), расчетно-платежным ведомостям и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером.

Расходный кассовый ордер (приложение 2) составляется в бухгалтерии ООО «Книжный магазин «Анжелика», регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных документов ф. № КО-3 (приложение 3) и передается кассиру для исполнения. При выдаче денег кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает его наименование и номер, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

Как показало исследование, в ООО «Книжный магазин «Анжелика» список лиц, которым разрешено выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, приказом по предприятию не утвержден. Однако все лица, получавшие деньги под отчет на хозяйственные нужды, являются работниками данного предприятия.

Расписка в получении денег на исследуемом предприятии делается получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной ведомости сумма прописью не указывается. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись «По доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производятся кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера изучаемого предприятия.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир выполняет следующие действия:

а) в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, делает отметку от руки «Депонировано»;

б) составляет реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной ведомости делает надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверяет их с общим итогом по платежной ведомости и скрепляет надпись своей подписью.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы на изучаемом предприятии заполняются четко и ясно шариковой ручкой. Необходимо отметить, что подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах должны быть указано основание для их составления и перечислены прилагаемые к ним документы. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Приходные (приложение 1) и расходные кассовые ордера (приложение 2) или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты.

Как уже отмечалось, приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных документов ф. № КО-3 (приложение 3). Расходные кассовые ордера, оформленные на ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия. Все поступления и выдачи наличных денег на изучаемом предприятии учитываются в кассовой книге по форме КО-4 (приложение 4). Кассовая книга ведется в одном экземпляре, ее листы пронумерованы, прошнурованы и скреплены круглой печатью ООО «Книжный магазин «Анжелика». Количество листов заверено подписями руководителя и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу. Записи ведутся в 2 экземплярах через копировальную бумагу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующее число. Вторые экземпляры листов являются отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера ООО «Книжный магазин «Анжелика». Оформленный отчет кассира подлежит проверке бухгалтерами, после чего в специальной его графе проставляют номера корреспондирующих счетов.

После проверки правильности записи кассовых документов в кассовой книге бухгалтер приступает к обработке приходных и расходных кассовых ордеров, т.е. заполнению информации бухгалтерского характера. Затем корреспонденция счетов, указанная в документе, переносится в отчет кассира и на его основании - в соответствующий учетный регистр (ведомость № 1 и журнал-ордер № 1). Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале - ордере № 1 (приложение 5) и ведомости № 1 (приложение 6) должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

На основании ведомости № 1 (приложение 5) в Главной книге за декабрь 2005 года по дебету счета 50 «Касса» записывается сумма 402692 руб. 75 коп. На основании журнала-ордера № 1 (приложение 5) по кредиту счета 50 «Касса» в Главной книге записывается сумма 402613 руб. 62 коп.

Остаток по счету 50 «Касса» на 1 сентября 2006 г. был 1235 руб. С учетом оборотов за октябрь 2006 г. по дебету (402693 руб.) и по кредиту (402613 руб.) остаток по счету 50 «Касса» на 1 октября 2006 г. в Главной книге составил 1315 руб. Этот остаток соответствует остатку на начало дня 1 октября 2006 г. в кассовой книге. Остаток по счету 50 «Касса» отражается в бухгалтерском балансе ф. № 1 во втором разделе актива «Оборотные активы» (приложение 3). На основании данных Главной книги, журнала-ордера № 1 и книги учета наличных денежных средств составляется Книга учета доходов и расходов.

В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, денежные документы, являющиеся бланками строгой отчетности. Поэтому далее в работе необходимо рассмотреть порядок документооборота денежных документов на предприятии ООО «Книжный магазин «Анжелика».

К денежным документам относятся почтовые и вексельные марки, марки государственной пошлины, оплаченные авиа- и железнодорожные билеты, путевки на лечение и отдых трудящихся, талоны на нефтепродукты, единые и проездные билеты и др. К денежным документам относятся также путевки в дома отдыха и санатории, приобретенные за счет средств фонда специального назначения, почтовые марки, марки госпошлины, единые и проездные билеты (трамвайные, троллейбусные, автобусные). Все денежные документы имеют номинальную стоимость или цену приобретения.

Унифицированных форм для учета денежных документов не существует. Поэтому предприятие может разработать их самостоятельно. Но при этом нужно помнить, что в этих документах должны быть следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дата, когда он был составлен; наименование организации, составившей документ; содержание хозяйственной операции; единицы измерения и стоимость; должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.

Схема документооборота по учету денежных документов ООО «Книжный магазин «Анжелика» приведена на рис.2.3. Денежные документы хранятся в кассе, следит за их движением и сохранностью кассир. Учет поступления денежных документов и их списание оформляются выпиской приходных и расходных кассовых ордеров. В конце дня кассир составляет отчет, в котором указывает, сколько и каких документов поступило и сколько - выбыло. Данные из этого отчета заносятся в книгу учета движения денежных документов, которая является регистром аналитического учета. Отчет по поступившим и выбывшим документам составляется кассиром в кассовой книге один - два раза в месяц. Для этого в кассовой книге отводится определенная зона.

Рис. 2.3 Схема документооборота по учету денежных документов ООО «Книжный магазин «Анжелика»

Синтетический учет денежных документов организуется бухгалтером в ведомости № 3 по дебету субсчета 50-1 «Денежные документы» и журнале - ордере № 3 по кредиту данного субсчета. По окончании отчетного периода производится взаимосверка остатков по ведомости № 3, журналу - ордеру № 3 и книге движения денежных документов.