Делопроизводство в бухгалтерии (документооборот)

После заполнения всех Индивидуальных карточек бухгалтер подсчитывает начисленную сумму единого социального налога за месяц и заполняет Сводную индивидуальную карточку, а также бухгалтерскую справку для отнесения начисленных сумм на расходы.

3. Совершенствование документооборота в бухгалтерии ООО «Книжный магазин «Анжелика»

3.1 Оценка состояния документооборота ООО «Книжный магазин «Анжелика»

Оценку состояния документооборота в бухгалтерии ООО «Книжный магазин «Анжелика» необходимо провести по трем направлениям:

- соответствие нормативно-правовым актам, регулирующим порядок документооборота в бухгалтерии;

- соответствие фактического документооборота учетной политике для целей бухгалтерского учета и налогообложения;

- рациональность организации документооборота.

Поскольку ООО «Книжный магазин «Анжелика» применяет упрощенную систему налогообложения, данное предприятие по законодательству не обязано вести традиционный бухгалтерский учет и составлять отчетность. Однако отсутствие бухгалтерского учета делает невозможной выплату дохода участникам общества, поскольку источником выплаты является чистая прибыль, определяемая по данным бухгалтерской отчетности. Кроме того, в случае перехода с упрощенной системы на общий режим налогообложения у предприятия возникнут проблемы с восстановлением бухгалтерского учета. Таким образом, отказываться от ведения бухгалтерского учета ООО «Книжный магазин «Анжелика» при применении упрощенной системы налогообложения не следует и далее.

О хорошей организации бухгалтерского учета в ООО «Книжный магазин «Анжелика» свидетельствует наличие разработанного главным бухгалтером и утвержденного руководителем данного предприятия графика документооборота. Однако часто допускаются случаи нарушения графика документооборота как по уважительным причинам, так и по вине ответственных лиц. Особенно часто нарушения графика документооборота допускаются при расчетах с поставщиками и подрядчиками в связи с задержкой контрагентами расчетных документов. График документооборота нарушают также подотчетные, нарушая сроки сдачи в бухгалтерию авансовых отчетов.

Далее необходимо оценить состояние документооборота по каждому разделу учетной работы ООО «Книжный магазин «Анжелика».

Как показало исследование, организация наличного денежного обращения в ООО «Книжный магазин «Анжелика» организуется в строгом соответствии с Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, утвержденным приказом ЦБ РФ от 05.01.1998 г. № 14-п и Порядком ведения кассовых операций в РФ (утвержден приказом ЦБ РФ от 04.10.1993 г. № 18).

Для учета кассовых операций ООО «Книжный магазин «Анжелика» применяет унифицированные формы первичных учетных документов, выполняя тем самым требование пункта 12 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, установленного письмом ЦБ РФ от 22.09.93 г. № 40. Все приходные и расходные кассовые документы подписаны составившим их бухгалтером, главным бухгалтером и руководителем предприятия, на ведомостях проставлены даты и номера расходных кассовых ордеров. В расходных кассовых документах против каждой суммы стоят подписи получивших их лиц

В ходе работы выяснилось, что в ООО «Книжный магазин «Анжелика» осуществляется надлежащий контроль за движением кадров. Распоряжением руководителя назначен работник, ответственный за кадровый учет. На каждого работника предприятия заведено личное дело, в котором находятся заявления на имя руководителя о приеме на работу, приказы руководителя о приеме на работу, о предоставлении отпуска, о прекращении трудового договора, подписанные руководителем, работником и бухгалтером предприятия.

Исследуемое предприятие для учета труда и заработной платы использует унифицированные формы первичных документов, утвержденные постановлением Госкомстата от 6.04.2001 г. № 26. Однако были выявлены случаи использования устаревших форм первичных документов по учету труда и заработной платы, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.97 г. № 71а. Кроме того, на предприятии допускаются случаи неправильного оформления документов (например, в лицевых счетах отсутствуют некоторые обязательные реквизиты), что является нарушением требований, установленных п 12-18 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. N 34н. и ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Для расчетов с персоналом по оплате труда на предприятии применяется расчетно - платежная ведомость по форме Т-49, при этом на каждого работника ведется лицевой счет по форме Т-54. С одной стороны, это очень трудоемко, так как по каждому работнику записи делаются дважды - в лицевом счете и в расчетно - платежной ведомости. Но с другой стороны, ведение лицевого счета позволяет контролировать правильность начисления различных доплат и премий в соответствии с распоряжениями руководителя, а также удержаний из заработной платы по исполнительным листам. Ведение лицевого счета также удобно для заполнения на каждого работника Индивидуальных сведений о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица, предоставляемых ежегодно в Пенсионный Фонд.

Выплата заработной платы по расчетно - платежной ведомости дает возможность каждому работнику увидеть начисленную сумму заработной платы и все удержания из нее. При этом допущенная бухгалтером счетная или другая ошибка быстрее будет обнаружена. Для бухгалтера выдача заработной платы по расчетно-платежной ведомости позволяет снизить трудоемкость работы, так как не надо заполнять еще и расчетную ведомость, а также позволяет избежать ошибок, которые могут возникнуть автоматически, при переписывании сумм к выдаче из расчетной ведомости в платежную.

Положительно можно оценить тот факт, что на предприятии раздельно ведется аналитический учет заработной платы управленческого и обслуживающего персонала и специалистов. Это позволяет точно и правильно относить заработную плату на счета затрат. При этом свод расчетно-платежных ведомостей позволяет составить отчет по взносам на обязательное пенсионное страхование и по страховым взносам в Фонд социального страхования.

В качестве недостатка в первичном учета труда и заработной платы на предприятии ООО «Книжный магазин «Анжелика» можно отметить тот факт, что при выплате заработной платы работникам не выдаются расчетные листки. Это является нарушением требований, установленных ст.136 Трудового кодекса.

Положительным моментом является то, что в бухгалтерии проверяется соответствие товарных отчетов и отчетов кассира - операциониста. Однако необходимо отметить, что десять дней - это слишком большой срок для составления товарного отчета с точки зрения оперативности учета.

По итогам изучения документооборота операций по учету издержек обращения было установлено, что на предприятии ООО «Книжный магазин «Анжелика» данные операции оформляются соответствующими первичными документами. Аналитический учет издержек обращения в ООО «Книжный магазин «Анжелика» осуществляется в оборотной ведомости по четырем укрупненным статьям:

- материальные расходы;

- расходы на оплату труда и отчисления на социальное страхование;

- расходы на содержание и эксплуатацию здания и оборудования;

- прочие расходы.

Такая организация аналитического учета может быть оценена как неудов-летворительная, поскольку не обеспечивает данные для углубленного экономического анализа издержек обращения.

Положительно можно оценить тот факт, что на предприятии осуществляется контроль за расчетами с поставщиками. Ведение Журнала учета поступления товара за каждый месяц позволяет контролировать оплату каждого расчетного документа, оперативно выявлять задолженность поставщикам за приобретенные товары. В качестве недостатка можно отметить тот факт, что в ООО «Книжный магазин «Анжелика» не проводится инвентаризация расчетов с поставщиками и подрядчиками, так как при отсутствии акта инвентаризации бухгалтерская отчетность данного предприятия не может быть признана достоверной.

3.2 Пути совершенствования документооборота в ООО «Книжный магазин «Анжелика»

В работе были отмечены нарушения в оформлении первичных учетных документов - отсутствие подписей составивших их лиц, неоговоренные исправления. Для недопущения этих нарушений необходимо разъяснить лицам, ответственным за составление документов, порядок их оформления и исправления записей. Кроме того, первичные документы, не надлежащим образом оформленные, следует не принимать к учету и возвращать составившим их лицам.

В ходе работы выяснилось также, что одной из главных проблем организации бухгалтерского учета в ООО «Книжный магазин «Анжелика» является несоблюдение графика документооборота. В связи с этим необходимо повторно ознакомить под расписку с графиком документооборота лиц, ответственных за составление первичных документов. За нарушение графика по неуважительным причинам работников следует привлекать к дисциплинарной ответственности.

В процессе изучения бухгалтерского учета наличных денежных средств ООО «Книжный магазин «Анжелика» выяснилось, что на изучаемом предприятии плохо организован аналитический учет денежных средств, полученных с использованием контрольно-кассовой машины. В связи с этим исследуемому предприятию можно порекомендовать разработать форму учетного регистра (таблица 2.5), в котором были бы отражены показания счетчиков контрольно-кассовой машины и ежедневная выручка, полученная в кассу наличными.

Таблица 2.5 Показатели счетчиков по контрольно-кассовой машине и сведения о выручке ООО «Книжный магазин «Анжелика» за сентябрь 2006 г.

Для повышения контроля за движением наличных денежных средств ООО «Книжный магазин «Анжелика» можно порекомендовать в ведомости № 1 и в журнале-ордере № 1 ежемесячно вводить строку «нарастающим итогом с начала года», что позволит анализировать потоки наличных денежных средств. Кроме того, записи в указанных регистрах будут служить достаточной информационной базой для контроля за правильностью составления Книги учета доходов и расходов (в части полученной выручки и выплаченной заработной платы).

ООО «Книжный магазин «Анжелика» необходимо разработать форму расчетного листка, который в соответствии со ст.136 Трудового кодекса будет информировать в письменной форме каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Исследуемому предприятию необходимо разработать также форму журнала регистрации исполнительных листов. Ведение данного учетного регистра позволит осуществлять контроль за расчетами по исполнительным листам и за движением самих исполнительных листов в случае выбытия работника.

В качестве мероприятий, направленных на совершенствование бухгалтерского учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, ООО «Книжный магазин «Анжелика» можно порекомендовать:

- с целью сокращения документооборота не составлять акт о приемке товара, а проставлять на товаросопроводительных документах штамп с теми же реквизитами;

- вести аналитический учет расчетов с каждым поставщиком и подрядчиком в отдельной карточке;

- разработать формы учетных регистров для отражения товарообменных и вексельных операций;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проводить инвентаризацию расчетов с поставщиками и подрядчиками.

С целью сокращения документооборота исследуемому предприятию можно порекомендовать ограничиться составлением многографной карточки по учету издержек обращения, поскольку оборотная ведомость дублирует данные этого регистра учета и не имеет практической ценности.

ООО «Книжный магазин «Анжелика» рекомендуется организовать аналитический учет издержек обращения в специально разработанной ведомости по номенклатуре, рекомендованной Методическими рекомендациями по бухгалтерскому учету затрат, включаемых в издержки обращения (утв. Роскомторгом и Минфином РФ 20 апреля 1995 г. NN 1-550/32-2), с учетом специфики деятельности данного предприятия:

транспортные расходы;

расходы на оплату труда и отчисления на социальные нужды;

расходы на аренду и содержание здания и оборудования, амортизация и ремонт основных средств;

расходы на топливо, газ, электроэнергию для производственных нужд;

расходы на хранение, подработку, подсортировку и упаковку товаров;

расходы на рекламу;

представительские расходы;

расходы на командировки работников;

потери товаров и технологические отходы;

прочие расходы.

Заключение

В настоящей дипломной работе достигнута поставленная цель и решены все необходимые задачи. По итогам изучения организации делопроизводства в бухгалтерии необходимо сделать ряд выводов и обобщений.

Правовые и методологические основы документооборота в бухгалтерии установлены Федеральным законом от 21.11.96 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.97 N 835 «О первичных учетных документах», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.98 N 34н, и другими законодательными и нормативными актами.

На предприятиях оптимизация документооборота начинается, как правило, с составления графика документооборота. В нем указывается, кто, в какие сроки и кому сдает те или иные документы, кто их подписывает. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, а утверждает своим приказом руководитель предприятия.

В работе были рассмотрены особенности документооборота в бухгалтерии ООО «Книжный магазин «Анжелика» по каждому разделу учетной работы.

Положительно можно отметить тот факт, что для усиления ответственности исполнителей и повышения качества обработки документов в ООО «Книжный магазин «Анжелика» для каждого раздела учетной работы составлен график документооборота, который позволяет также правильно планировать время каждого работника бухгалтерии.

В ходе работы были выявлены нарушения законодательства в части организации документооборота. Так, исследуемое предприятие допускает случаи неправильного оформления первичных документов, в частности - неоговоренные исправления. По учету труда его оплаты используются устаревшие формы первичных учетных документов. Это является нарушением требований, установленных п 12-18 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. N 34н. и ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В качестве нарушения можно отметить и тот факт, что в ООО «Книжный магазин «Анжелика» не производится инвентаризация расчетов с контрагентами и подотчетными лицами. Это является нарушением требований п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности и п. 3.47 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. В условиях ООО «Книжный магазин «Анжелика» несоблюдение порядка и сроков проведения инвентаризации приводит к нарушению ряда требований бухгалтерского учета и налогообложения.

Результаты проведенного исследования за исключением отмеченных нарушений и недостатков подтверждают, что организация делопроизводства в бухгалтерии ООО «Книжный магазин «Анжелика» осуществлялись во всех существенных отношениях в соответствии с нормативными актами, регулирующими бухгалтерский учет и налогообложение в Российской Федерации. Документооборот в бухгалтерии ООО «Книжный магазин «Анжелика» организован таким образом, чтобы обеспечить во всех существенных аспектах отражение об имуществе и обязательствах данной организации по состоянию на 1.10.2006 г.

Для повышения точности и оперативности учета денежных средств ООО «Книжный магазин «Анжелика» можно порекомендовать:

- разработать форму учетного регистра для учета показаний счетчиков контрольно-кассовой машины и ежедневной выручки, полученной в кассу наличными;

- в ведомостях № 1 и № 2, в журналах-ордерах № 1 и № 2 ежемесячно вводить строку «Итого с начала года», что позволит анализировать потоки денежных средств.

Положительно можно оценить оптимальную организацию аналитического учета реализации товаров, а также тот факт, что регулярно проверяется соответствие товарных отчетов и отчетов кассира - операциониста.

Основываясь на результатах проведенной оценки состояния документооборота по учету реализации товаров, ООО «Книжный магазин «Анжелика» можно порекомендовать к использованию ряд мероприятий, направленных на совершенствование данного участка учетной работы:

- заключить договора об индивидуальной материальной ответственности с каждым из продавцов;

- регулярно проводить внезапные инвентаризации товаров;

- установить сроки для составления товарного отчета 1 - 2 дня, а лучше - ежедневно. Во - первых, это будет способствовать дополнительному контролю как за достоверностью отражения реализованных товаров, так и за полнотой сдачи выручки кассиром - операционистом. Во - вторых, информация о наличии товаров будет более достоверной, что необходимо для принятия решений о закупке дополнительной партии товара, а также о смене или расширении ассортимента товаров.

Положительно можно оценить тот факт, что на предприятии осуществляется контроль за расчетами с поставщиками. Ведение Журнала учета поступления товара за каждый месяц позволяет контролировать оплату каждого расчетного документа, оперативно выявлять задолженность поставщикам за приобретенные товары. В качестве мероприятий, направленных на совершенствование бухгалтерского учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, ООО «Книжный магазин «Анжелика» можно порекомендовать:

- с целью сокращения документооборота не составлять акт о приемке товара, а проставлять на товаросопроводительных документах штамп с теми же реквизитами;

- вести аналитический учет расчетов с каждым поставщиком и подрядчиком в отдельной карточке;

- разработать формы учетных регистров для отражения товарообменных и вексельных операций;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проводить инвентаризацию расчетов с поставщиками и подрядчиками.

С целью сокращения документооборота исследуемому предприятию можно порекомендовать ограничиться составлением многографной карточки по учету издержек обращения, поскольку оборотная ведомость дублирует данные этого регистра учета и не имеет практической ценности.

ООО «Книжный магазин «Анжелика» можно также порекомендовать приобрести пакет компьютерных программ дл автоматизации бухгалтерского учета. В условиях ООО «Книжный магазин «Анжелика» использование электронных версий форм первичных документов и регистров учета значительно облегчает и ускоряет учетную работу за счет сервисных функций:

- постоянные реквизиты форм (название организации, ее реквизиты, должность и расшифровка подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и др.) вводятся один раз и впоследствии автоматически помещаются в заполняемые формы;

- итоговые данные в документах просчитываются и проставляются автоматически;

- информация, введенная один раз, автоматически переносится в те части этого документа, где она используется, а также в связанные с ним документы.

Главное же удобство использования программы состоит в том, что все расчеты производятся в реальном времени с возможностью проследить все взаимосвязи между документами и хозяйственными операциями, что немаловажно для проведения анализа финансово-экономической деятельности ООО «Книжный магазин «Анжелика».

Список использованной литературы

1. Налоговый кодекс Российской Федерации часть первая от 31 июля 1998 г. N 146-ФЗ и часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ (с изменениями от 30 июня 2006 г.)

2. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями от 30 июня 2003 г.)

3. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

4. Постановление Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 835 «О первичных учетных документах»

5. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

6. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н (с изменениями от 24 марта 2000 г.)

7. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98 (утв. приказом Минфина РФ от 9 декабря 1998 г. N 60н с изменениями от 30 декабря 1999 г.)

8. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (Утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР)

9. Постановление Госкомстата РФ и Минфина РФ от 29 мая, 18 июня 1998 г. NN 57а, 27н «Об утверждении Порядка поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации»

10. Постановление Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. N 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств»

11. Постановление Госкомстата РФ от 29 сентября 1997 г. N 68 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья»

12. Постановление Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. N 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве» (с изменениями от 21 января 2003 г.)

13. Постановление Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»

14. Постановление Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (с изменениями от 3 мая 2000 г.)

15. Постановление Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. N 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»

16. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299 с изменениями 30/2006)

17. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г. с изменениями от 27 октября 2003 г.)

18. Акилова Е.В. Документооборот по командировкам // Главбух, Отраслевое приложение «Учет в туристической деятельности», 2006. - № 2

19. Андрющенко А. Документооборот: точка отсчета // Московский бухгалтер, 2005. - № 5

20. Баласанян В. Электронный документооборот как эффективный инструмент управления // Финансовая газета, 2005. - № 6

21. Басович М. С документом все в порядке, если он хранится в папке // Московский бухгалтер, 2006. - № 3

22. Бессонова Е.А. Как оптимизировать документооборот на предприятии: опыт практиков // Главбух, 2005. - № 5

23. Бобылева М. Документооборот в организации: современные подходы // Финансовая газета, 2005. - № 16

24. Бобылева М. Выбор корпоративной системы документооборота // Финансовая газета, 2005. - № 27

25. Бобылева М. Электронный документооборот внутри организации // Финансовая газета, 2005. - № 41

26. Борисова Л.Е. Первичные учетные документы // Консультант бухгалтера, 2006. - № 5

27. Волошин А.Е., Клименко А.В. Аналитические регистры налогового учета // Налоговый вестник, 2003. - № 1

28. Германова А. Документы под опекой бухгалтерии // Расчет, 2006. - 3 6

29. Горшенина О. Архивная канитель // Практическая бухгалтерия, 2006. - № 1

30. Громов В. Системы оперативного управления в сфере электронного документооборота // Финансовая газета, 2005. - № 48

31. Диркова Е. Зачем нужна бухгалтерская справка // Практическая бухгалтерия, 2006. - № 4

32. Доброногова Е.В. Если первичные учетные документы пришли с опозданием // Налоговый учет для бухгалтера, 2006. - № 4

33. Егоров А. Борьба с бумагой. Обзор систем электронного документооборота // Двойная запись, 2005. - № 6

34. Зарипов В.М. Как правильно заверить копии документов? // Налоговед, 2006. - № 2

35. Капкова Е. Первичные документы для ремонта и модернизации основных средств // Новая бухгалтерия, 2006. - № 6

36. Карлова О., Карлова Е. Применение регистров бухгалтерского и налогового учета при налогообложении прибыли // Финансовая газета, 2004. - № 43

37. Кензеева И. Утеря или уничтожение документов: предотвращение, последствия, восстановление // Финансовая газета, 2005. - № 51

38. Лагутин М. Технологии оптимизации обработки документов в офисе Xerox Office Services // Финансовая газета. 2004. - № 27

39. Новоженов А.Ю. Первичные учетные документы: типичные проблемы // Новое в бухгалтерском учете и отчетности, 2006. - № 10

40. Плешкевич Е.А. Определение понятий подлинности и оригинальности документа // Гражданин и право, 2006. - № 1

41. Портных Н. Внутренние документы фирмы. Помощь при проверке // Двойная запись, 2006. - № 4

42. Савина Е.А. Расчеты с постоянными клиентами: как упорядочить документооборот // Главбух, 2005. - № 18

43. Сальникова Л. Восстановление утерянных документов // Практическая бухгалтерия, 2006. - № 2

44. Санкина Л. Обязательно ли составлять номенклатуру дел? // Кадровое дело, 2006. - № 3

45. Северская О. Кадровый пасьянс, или Классификация внутренних документов // Кадровое дело, 2006. - № 2

46. Теребинская Е.Г., Щарова С.В. Регистры для расчета постоянных и временных разниц // Российский налоговый курьер, 2004. - № 3

47. Ширимова Е. Что нужно сделать, чтобы утвердить документ // Кадровое дело, 2006. - № 3

Размещено на Allbest.ru