Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«Ухтинский государственный технический университет» (УГТУ)

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

Направление подготовки 46.03.02 Документоведение и архивоведение

Автор

М.Р. Поздеева

Руководитель

О.Ю. Борисенко

Ухта 2018



МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«Ухтинский государственный технический университет»(УГТУ)

Кафедра социально-коммуникативных технологий

	СОГЛАСОВАНО Заведующий кафедрой социально- коммуникативных технологий О.Н. Подорова-Аникина «_________» 2018 г.

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к выпускной квалификационной работе на тему:

Документирование работы с социально-правовыми запросами граждан в архивном отделе администрации МОГО «Ухта»

Автор ВКР ________________________ ___ М.Р. Поздеева_____ (подпись) (инициалы, фамилия)

Обозначение ВКР.02069562.46.03.02.0.6.2018 группа ДОУ-14

Направление подготовки 46.03.02 Документоведение и архивоведение_______________

Руководитель ВКР ______________________ ____ О.Ю. Борисенко________ (подпись, дата) (инициалы, фамилия)

Нормоконтролер ______________________ О.Ю. Борисенко________ (подпись, дата) (инициалы, фамилия)

Ухта

2018

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Ухтинский государственный технический университет» (УГТУ)

Кафедра социально-коммуникативных технологий

	УТВЕРЖДАЮ Заведующий кафедрой социально-коммуникативных технологий ______________ О.Н. Подорова-Аникина «________» ___________________ 2018 г.

Задание на выпускную квалификационную работу

Обучающаяся М.Р. Поздеева_______________ группа ДОУ-14 (инициалы, фамилия)

1.Тема: Документирование работы с социально-правовыми запросами граждан в архивном отделе администрации МОГО «Ухта» утверждена приказом по УГТУ № 1084-с от «05» июня 2018 г.

2. Cрок представления ВКР к защите « » 2018 г.

3. Исходные данные для выполнения ВКР: Согласно списку использованных источников и литературы

4. Содержание пояснительной записки:

Введение_______________________

1 Структура администрации МОГО «Ухта» и архивного отдела как структурного подразделения____________________

2 Документирование деятельности по исполнению запросов социально-правового характера граждан в архивном отделе администрации МОГО «Ухта»________________________________

3 Пути совершенствования деятельности по исполнению запросов социально-правового характера граждан в архивном отделе администрации МОГО «Ухта»_______________________

Заключение_____________________

Список использованных источников и литературы_______________________________________

Приложения__________________

5. Перечень названия листов графической части ВКР: 20 рисунков, 2 таблицы________________

Руководитель ВКР _______________________ О.Ю. Борисенко (подпись, дата) (инициалы, фамилия)

Нормоконтролер _______________________ О.Ю. Борисенко

Задание принял к исполнению _______________________ М.Р. Поздеева (подпись, дата) (инициалы, фамилия)



АННОТАЦИЯ

Целью работы является исследование исполнения запросов социально-правового характера граждан на примере архивного отдела администрации муниципального городского округа «Ухта». Для реализации целей работы был изучен процесс исполнения запросов социально-правового характера в архивном отделе администрации МОГО «Ухта», рассмотрены особенности деятельности учреждения, описана нормативно-методическая база обеспечения учреждения, выполнен анализ документирования исполнения запросов социально-правового характера граждан.

Разработаны мероприятия по совершенствованию рассматриваемой деятельности. Предложено информировать работодателей вовремя сдавать в рассматриваемый отдел документы своих сотрудников, в том числе при реорганизации, ликвидации или переезде организации. Также предложено организовать в архивном отделе администрации МОГО «Ухта» хранилище для электронных документов и информировать организации, которые являются его источниками комплектования, переводить свои документы по личному составу в электронную форму и сдавать их в архив в таком формате.

В заключении обобщаются результаты проведенного исследования и формулируются выводы по выявленным недостаткам в процессе работы архивного отдела администрации МОГО «Ухта» с запросами граждан. Работа состоит из введения, 3 глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.

The purpose of the work is to study the execution of requests of social and legal nature of citizens on the example of the archive Department of the municipal district administration «Ukhta». To implement the objectives of the work, the process of execution of requests of social and legal nature in the archive Department of the municipal administration of the city district «Ukhta» was studied, the features of the institution, described the regulatory and methodological framework for the institution, the analysis of documentation of the execution of requests of the social and legal nature of citizens.

Measures to improve the activities under consideration have been developed. It is proposed to inform employers in time to submit to the Department documents of their employees, including the reorganization, liquidation or relocation of the organization. It is also proposed to organize in the archive Department of the administration of the municipal formation of the city district «Ukhta» a repository for electronic documents and to inform organizations that are its sources of acquisition, to translate their documents on personnel into electronic form and submit them to the archive in this format.

In conclusion, the results of the study are summarized and conclusions are made on the identified shortcomings in the process of the archive Department of the municipal administration of the city district «Ukhta» with the requests of citizens.

The work consists of an introduction, 3 chapters, conclusion, list of sources and literature, applications.



СПИСОК ПРИНЯТЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ И СОКРАЩЕНИЙ

ВНИИДАД - Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела;

г. - год, город;

ГК РФ - Гражданский кодекс Российской Федерации;

ГОСТ - Государственный стандарт;

ГСК - гаражно-строительный кооператив;

д. - дело;

ДОУ - документационное обеспечение управления;

ед. хр. - единица хранения;

и др. - и другое;

и т.д. - и так далее;

л - лист;

л/с - лицевой счет;

МОГО - муниципальное образование городского округа;

М.П. - место печати;

оп. - опись;

НСА - научно-справочный аппарат;

п. - пункт;

Райисполком - районный исполнительный комитет;

рес. - республика;

Росархив - Федеральное архивное агентство (Росархив);

РФ - Российская Федерация;

СИФ ОЦНТИ - справочно-информационный фонд Отраслевого центра научно-технической информации;

СОТ - садово-огородническое товарищество;

ст. - статья;

СЭД - система электронного документооборота;

ТК РФ - Трудовой кодекс Российской Федерации;

ф. - фонд;

ФЗ - Федеральный закон;

Экз. - экземпляр.



СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. СТРУКТУРА АДМИНИСТРАЦИИ МОГО «УХТА» И АРХИВНОГО ОТДЕЛА КАК СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

1.1 Структура администрации МОГО «Ухта»

1.2 Задачи архивного отдела

1.3 Функции архивного отдела

1.4 Характеристика организационной структуры администрации МОГО «Ухта» и архивного отдела администрации МОГО «Ухта»

1.5 Нормативно-правовые документы в работе архивного отдела

1.6 Документальный фонд и источники комплектования архивного отдела администрации МОГО «Ухта»

2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ МОГО «УХТА»

2.1 Выдаваемые архивным отделом информационные документы

2.2 Виды запросов, исполняемые архивным отделом администрации МОГО «Ухта»

2.3 Процесс исполнения запросов граждан в архивном отделе

2.4 Порядок исполнения архивным отделом администрации МОГО «Ухта» запросов социально-правового характера граждан

2.5 Порядок исполнения генеалогических запросов

2.6 Подготовка архивом г. Ухты информационных документов

2.7 Справки о начислении заработной платы

3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ЗАПРОСОВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНСТРАЦИИ МОГО «УХТА»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ



ВВЕДЕНИЕ

На сегодняшний день внимание большей части отечественных специалистов в области архивного дела привлечено к проблеме исполнения запросов социально-правового характера, которые всё чаще и чаще поступают в архивные учреждения Российской Федерации [20]. Этот факт подтверждается тем, что произошедшие изменения в области экономики и социального обеспечения в жизни российского общества существенно увеличили интерес граждан к архивной информации в целях обеспечения защиты своих прав и законных интересов.

Тема данной выпускной квалификационной работы весьма актуальна, так как одной из важнейших функций архивных учреждений России является исполнение запросов граждан, в том числе социально-правового характера - этим обусловлен и тот факт, что предоставление обществу достоверной информации является одной из главных задач архивных учреждений [27].

Тематике работы посвящены труды следующих авторов:

Например, тема обращений граждан в органы государственного и муниципального управления нашла свое отражение в современной литературе в области ДОУ. Так, И.Н. Дворянский в своей статье «Электронный терминал по приему обращений граждан» называет данный документ одной из форм участия граждан в управлении государством, способствующей усилению контроля граждан за деятельностью различных органов управления, борьбе с бюрократизмом, коррупцией и другими недостатками в их работе, а также которая существенным образом облегчает труд сотрудников служб ДОУ и в целом оптимизируют документооборот в учреждениях [30].

Т. Разумовская в своей статье, которая посвящена социально-правовым запросам физических и юридических лиц, отмечает, что получение архивной информации, необходимой для защиты личных интересов путем запросов - это неотъемлемое право каждого гражданина Российской Федерации [28].

М.А. Мясникова в своей статье на тему запросов социально-правового характера граждан в архивные учреждения называет данный вид запросов средством обеспечения защиты прав и законных интересов граждан в области социального и пенсионного обеспечения [27]. Несмотря на то, что имеются работы по избранной нами теме, по нашему мнению, она изучена недостаточно.

Цель работы: исследование исполнения запросов социально-правового характера на примере архивного отдела администрации муниципального городского округа «Ухта» (далее - архивный отдел) и выработка предложений по совершенствованию работы данного структурного подразделения в данной сфере деятельности.

Исходя из цели исследования, определены основные задачи: 1) Изучить структуру всей организации, к которой относится архивный отдел, а именно администрации МОГО «Ухта», и представить в работе нормативно-методические и локально-нормативные документы, относящиеся к изучаемой сфере деятельности и используемые в работе данного отдела;

2) Перечислить и объяснить основные виды запросов, поступающих в архивные учреждения Российской Федерации и проанализировать исполнение запросов по степени сложности в архивном отделе г. Ухты в соответствии с основными правилами работы государственных архивов, а также исследовать способы и методы документирования деятельности по исполнению запросов социально-правового характера в архивном отделе администрации МОГО «Ухта» и найти проблемы в данной сфере деятельности; 3) Разработать предложения по оптимизации деятельности, связанной с исполнением запросов социально-правового характера в изучаемом отделе на основе проведенного исследования. Объектом исследования в данной работе является процесс документирования исполнения запросов социально-правового характера на примере архивного отдела администрации МОГО «Ухта». Предметом исследования являются порядок и содержание социально-правовых запросов граждан, поступающие в архивный отдел. Методы, применяемые при проведении данного исследования: анализа и синтеза, моделирование, статистические методы.

Источники, привлекаемые для написания данной работы: научная и методическая литература, локально-нормативная база администрации МОГО «Ухта» и архивного отдела, ресурсы сети Интернет.

В первой главе даны характеристика архивного отдела как организации, его структура и виды деятельности, в том числе его основные задачи и функции, а также рассматривается нормативно-правовая база как самого учреждения, так и анализируемой в данной работе деятельности по исполнению запросов граждан.

Во второй главе проводится анализ и изучение видов запросов граждан, поступающих как в рассматриваемый отдел, так и в архивные учреждения Российской Федерации, их назначение, правила и нормы их исполнения, изучается процесс документирования деятельности по исполнению запросов социально-правового характера в архивном отделе администрации МОГО «Ухта», и, таким образом, выявляются проблемы и недостатки в ней.

В третьей главе на основании анализа результатов исследования даны предложения по совершенствованию процессов документирования исполнения социально-правовых запросов в изучаемом отделе, и, таким образом, устраняются обнаруженные проблемы в данной сфере деятельности. Исследование проводится на базе архивного отдела администрации МОГО «Ухта» на основании документов (социально-правовых запросов граждан) исполненных данным отделом, а также нормативно-методической и локально-нормативной документации отдела.



1. СТРУКТУРА АДМИНИСТРАЦИИ МОГО «УХТА» И АРХИВНОГО ОТДЕЛА КАК СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

1.1 Структура администрации МОГО «Ухта»

Началом существования архивной службы на территории муниципального образования городского округа «Ухта» принято считать 1939 год, когда в штате Ухтинского райисполкома впервые появилась должность архивариуса [29]. В наше время ухтинский архив является муниципальным учреждением в составе администрации МОГО «Ухта» (рис. 1.1), здание которого находится по адресу: г. Ухта, ул. Бушуева, дом 5. Штат данного учреждения включает в себя следующие должности: заведующий архивным отделом, заместитель заведующего, главные специалисты, ведущие эксперты, старшие эксперты, эксперты. Всего в штате архива числится 11 сотрудников.

Рисунок 1.1 - Структура администрации МОГО «Ухта».

На данном рисунке мы видим, что структура рассматриваемого учреждения включает в себя должность руководителя администрации муниципального образования городского округа «Ухта», должностных лиц в его непосредственном подчинении, таких как, например:

1) Руководитель администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

2) Заместитель руководителя администрации муниципального образования городского округа «Ухта» - начальник Финансового управления администрации МОГО «Ухта»;

3) Главный архитектор администрации муниципального образования городского округа «Ухта».

Отраслевые органы и структурные подразделения без прав юридического лица, к которым относятся следующие управления:

1) Управление экономического развития администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

2) Управление архитектуры и строительства администрации МОГО «Ухта»;

3) Отдел кадров администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

4) Секретариат администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

5) Отдел контроля администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

6) Общий отдел администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

7) Сектор обращения граждан администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

8) Отдел муниципальных информационных систем и технической информации администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

9) Отдел муниципальных услуг администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

10) Архивный отдел администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

11) Административно-хозяйственная служба администрации муниципального образования городского округа «Ухта».

А также отраслевые органы и структурные подразделения администрации муниципального образования городского округа «Ухта» с правами юридического лица:

1) Комитет по управлению муниципальным имуществом администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

2) Финансовое управление администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

3) Муниципальное учреждение «Управление культуры администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

4) Муниципальное учреждение «Управление образования» администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

5) Муниципальное учреждение «Управление физической культуры и спорта» администрации муниципального образования городского округа «Ухта»;

6) Муниципальное учреждение «Управление жилищно-коммунального хозяйства» администрации муниципального образования городского округа «Ухта» [32].

1.2 Задачи архивного отдела

Основными задачами архивного отдела являются:

- Проведение единой политики в области архивного дела в границах муниципального образования городского округа «Ухта»;

- Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, поступивших на хранение в архивный отдел;

- Решение в соответствии с установленным порядком вопросов о передаче архивных документов, являющихся собственностью МОГО «Ухта»;

- Соблюдение законодательства в области архивного дела, а также единых правил организации архивного дела в ходе решения вопросов формирования, обеспечения сохранности, учета и использования архивных фондов и архивных документов [33].

1.3 Функции архивного отдела

Основными функциями архивного отдела являются:

- Осуществление архивным отделом своей деятельности на основе Плана основных направлений развития архивного дела, Годового плана работы архивного отдела администрации МОГО «Ухта» (приложение У) и месячных планов работы администрации и самого отдела; - Обеспечение соблюдения правил приема, комплектования, учета, использования и хранения архивных фондов и архивных документов источников комплектования, а также создание экспертно-проверочной комиссии и организация её работы;

- Определение состава документов, подлежащих включению в состав архивного фонда администрации МОГО «Ухта», а также создание и совершенствование научно-справочного аппарата (НСА) к документам, находящимся в составе архивного фонда; - Разработка и ведение списков источников комплектования и согласование их с Министерством культуры, туризма и архивного дела Республики Коми; - Осуществление организационно-методического руководства предприятиями, учреждениями и организациями, являющимися источниками комплектования; - Изучение общественной потребности в документальной информации и эффективности использования архивных документов; - Ведение статистического учёта состояния деятельности архивов предприятий, учреждений и организаций, которые для архивного отдела являются источниками комплектования; - Организация приёма граждан и представителей предприятий, учреждений и организаций по вопросам, относящимся к деятельности архивного отдела. - Исполнение социально-правовых и иных запросов юридических и физических лиц, а также рассмотрение заявлений, предложений и жалоб и принятие мер к устранению недостатков в работе архивного отдела; - Обеспечение в установленном законом порядке защиты сведений, составляющих личную и государственную тайну; - Предоставление информации вышестоящим органам о составе и содержании документов, о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях и других нарушениях архивного законодательства [33].

1.4 Характеристика организационной структуры администрации МОГО «Ухта» и архивного отдела администрации МОГО «Ухта»

По своей организационной структуре администрация МОГО «Ухта» относится к линейно-функциональному виду организационной структуры (рис.1.2).

Основой этой структуры являются линейные подразделения, которые осуществляют в организации основную работу, и обслуживающие их специализированные функциональные подразделения, создаваемые на ресурсной основе [29].

В нашем случае это такие подразделения, как отдел кадров, отдел по финансово-экономической работе, управление образованием и т.д.

Рисунок 1.2 - Линейно-функциональная организационная структура



Архивный отдел администрации, в свою очередь, можно отнести к линейной организационной структуре (рис. 1.3), так как суть линейного управления состоит в том, что каждым подразделением управляет руководитель, наделенный определенными полномочиями и осуществляющий руководство подчиненными ему работниками [31]. В нашем случае заведующему архивным отделом подчинен штат из 10 специалистов (экспертов), выполняющих поставленные перед ними задачи по обеспечению сохранности документов в архиве и работе с ними.

Рисунок 1.3 - Линейная организационная функция

Линейная структура управления обеспечивает прямое воздействие на объект управления и предполагает реализацию в полном объеме принципа единоначалия. Сам же руководитель подчинен вышестоящему начальнику, то есть заведующий архивом подчиняется непосредственно главе администрации. Данная структура управления используется в небольших организациях на низшем уровне управления [31].

1.5 Нормативно-правовые документы в работе архивного отдела

Деятельность архивного отдела по работе с запросами граждан и с источниками комплектования строится на основе нормативных правовых документов Российской Федерации и Республики Коми, в том числе:

1) Конституции Российской Федерации от 12.12.1993 г. [10].

2) Гражданского кодекса Российской Федерации от 30.11.1994 г. [11].

3) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. [12].

4) Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [13].

5) Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» № 131 от 06 октября 2003 г. [14].

6) Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан в РФ» № 59 от 02.05.2006 (в ред. № 126 - ФЗ от 29 июня 2010 г.) [16].

7) Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27 июля 2006 г. [15].

8) Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук от 18 января 2007 № 19 (Зарегистрировано в Минюсте РФ 6 марта 2007 г. № 9059) [15].

9) Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 08.09.2010 г. № 18380 [26].

10) Методических рекомендаций «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов» (Подготовлено Росархив, ВНИИДАД от 2012 г.) [19].

11) Методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера (Подготовлено СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № 250 от 20.03.2012 г.) [20].

12) Закона республики Коми «О реализации права граждан на обращение в республике Коми» от 29 апреля 2010 года [8].

13) Закона республики Коми «О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела на территории республики Коми» (Принят Государственным Советом республики Коми 24 ноября 2005 года) [17].

14) Административного регламента предоставления муниципальной услуги по предоставлению пользователям архивных документов (Постановление администрации МОГО «Ухта» от 24 октября 2011 г. № 2229 в ред. Постановления администрации МОГО «Ухта от 14.05.2012 г. № 944) [8].

15) Административного регламента предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам. (Постановление администрации МОГО «Ухта» от 18 января 2011 г. № 12) [7];

16) Постановлений и распоряжений руководителя администрации по вопросам, относящимся к компетентности архивного отдела [1];

17) Положения об архивном отделе управления делами администрации МОГО «Ухта» 2013 г. [4].

18) Положения об экспертно-проверочной комиссии архивного отдела администрации МОГО «Ухта» от 02.10.2015 № 2154 [6].

19) Инструкции по делопроизводству общего отдела администрации МОГО «Ухта» от 05.01.1998 г. [5].

В соответствии с п. 3 статьи 4 Федерального закона от 22 октября 2014 г. № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» к полномочиям муниципального образования в области архивного дела относятся хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек, муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений [14].

1.6 Документальный фонд и источники комплектования архивного отдела администрации МОГО «Ухта»

С начала существования архивной службы по настоящее время одной из основных задач архивного отдела является организация работы и взаимодействие с источниками комплектования, которыми являются организации, предприятия и учреждения города Ухты [29].

В архиве города Ухты хранятся документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу. В список организаций-источников комплектования архивного отдела администрации МОГО «Ухта» включено 42 организации, относящихся к муниципальной собственности. Эти документы систематически пополняют документальный фонд рассматриваемого нами отдела, отражают материальную и духовную жизнь общества, имеют историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение [33].

Таблица 1.1 - Статистика архивного отдела на 01.01.2017 г.

Документы постоянного срока хранения, в том числе фотодокументы	Документы по личному составу ликвидированных предприятий
95 фондов	351 фонд
27 342 ед. хр.	65 806 ед. хр.

Как показывает таблица 1.1, на 01.01.2017 г. в архивном отделе г. Ухты учтено 446 фондов, в работе были 20 089 ед. хр., из них документов постоянного хранения - 3 727 ед. хр. и 16 362 ед. хр. - документы по личному составу ликвидированных предприятий. По данным архива, на период 01.01.2017 г. общее число обратившихся за архивной информацией граждан составило около 8000 человек [33].

Таким образом, администрация МОГО «Ухта» имеет достаточно разветвлённую структуру, а архивный отдел, являющийся ее структурным подразделением, исполняет широкий спектр функций, в который также входит и деятельность по рассмотрению и исполнению запросов граждан.

В своей работе архив г. Ухты использует обширную нормативно-правовую и локально-нормативную базу.

В список источников комплектования рассматриваемого отдела включено 42 организации, относящихся к муниципальной собственности.

На период начала 2017 г. архивным отделом учтено 446 фондов, в том числе 20 089 документов, а число обратившихся в архив граждан составило около 8 000 человек.



2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ МОГО «УХТА»

2.1 Выдаваемые архивным отделом информационные документы

К данному виду документов относятся:

1) Архивная справка (приложение Л) - официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий задокументированную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена [28];

2) Архивная копия (приложение Н) - официально заверенный документ архива, дословно воспроизводящий текст документа с указанием его поисковых данных [28];

3) Архивная выписка - официальный документ архива, дословно повторяющий часть текста архивного документа, относящийся к определенному вопросу с указанием поисковых данных документа [28];

4) Информационное письмо (приложение Д) - письмо, составленное архивом по своей инициативе или в ответ на запрос пользователя, которое содержит информацию об имеющихся в архиве документах по определенному вопросу, содержащий либо название архивных фондов и краткую характеристику документов, либо отказ от выдачи запрашиваемых документов с указанием причины отказа [20];

5) Тематический перечень документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, единиц хранения, единиц учета по определённому вопросу с указанием их дат и поисковых данных, составленный по инициативе архива или по запросу пользователя [20];

6) Тематическая подборка копий документов - систематизированный комплект копий документов или их фрагментов по определенной теме, подготовленный архивом по его инициативе или по запросу пользователя [20];

7) Тематический обзор - систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или нескольких фондов одного или нескольких архивов по определённому вопросу. По запросу заявителя в тематическом обзоре указываются основные виды документов, их авторы, подлинность, поисковые данные [20].

Таблица 2.2 - Запросы, поступившие в архивный отдел на 01.01.2017 г.

Запросы, поступившие в архивный отдел на 01.01.2017 г.
Социально-правовые	7 193
На документы по личному составу ликвидированных предприятий	4 167
На документы постоянного срока хранения	3 026
Тематические	106
Генеалогические	0

Таблица 2.2 показывает, что на период 01.01.2017 г. в архивный отдел администрации города Ухты поступило 7 300 запросов, преобладающее число которых - социально-правовые.

Чтобы получить доступ к документам архивного отдела, заявителю нужно заполнить заявление о предоставлении ему документов для работы с ними в читальном зале (рис. 2.1). Оно пишется по форме, разработанной администрацией МОГО «Ухта» на имя руководителя администрации. В нем заявитель, физическое или юридическое лицо, просит предоставить ему доступ к документам в архива с формулировкой: «Прошу предоставить документы для работы с ними в читальном зале», и указывает свои персональные и контактные данные, а также какие архивные документы ему нужны и с какой целью они ему требуются. Далее заявитель перечисляет, какие документы им были приложены к заявлению и цель получения им ответа по результатам своего исследования. В конце им проставляются дата подачи заявления и подпись, а если это юридическое лицо, то ставится также печать его организации.

Рисунок 2.1 - Форма заявления для осуществления работы заявителя с архивными документами в читальном зале архива г. Ухты

К заявлению прилагается анкета пользователя (рис. 2.2). В ней заявитель указывает свои персональные данные, место работы или учебы, образование. Если цель получения архивных документов - научное исследование, то заявителю следует указать его тему, цель, период. Далее указывается причина обращения в архив: личная или поиск документов для организации, которую позже нужно будет указать (нужный пункт подчеркивается). В конце пользователь дает согласие на обработку своих персональных данных и проставляет дату заполнения анкеты и подпись с ее расшифровкой.



Рисунок 2.2 - Форма анкеты пользователя архивными документами в читальном зале архивного отдела администрации МОГО «Ухта»

Эту процедуру регламентируют Административный регламент предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам. (Постановление администрации МОГО «Ухта» от 18 января 2011 г. № 12 в ред. Постановлений администрации МОГО «Ухта от 14.05.2012 г. № 938, от 24.12.2012 г. № 2974) [7] и Административный регламент предоставления муниципальной услуги по предоставлению пользователям архивных документов. (Постановление администрации МОГО «Ухта» от 24 октября 2011 г. № 2229 в ред. Постановления администрации МОГО «Ухта» от 14.05.2012 г. № 944) [8].

2.2 Виды запросов, исполняемые архивным отделом администрации МОГО «Ухта»

Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов, в том числе социально-правовых. Согласно статистике Росархива, ежегодно в государственные архивы поступает 10 миллионов запросов, а около 80% рабочего времени сотрудников архивов занимает подготовка архивных справок [20]. Работа с запросами граждан регламентируется такими нормативно-правовыми актами, как:

1) Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях от 31.03.2015 г. № 526 (Зарегистрированы в Минюсте России 07.09.2015 № 38830) [22].

2) Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (Зарегистрировано в Минюсте РФ 18 января 2007 г. № 19) [24].

3) Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера (Подготовлено СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № 250 от 20.03.2012 г.) [20].

Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации. Исполнение запроса - это поиск и предоставление гражданину информации, содержащейся в архивных документах [20]. Запросы, поступающие в рассматриваемый отдел, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера. К их числу относятся запросы: - служебного характера от органов законодательной и исполнительной власти; - от физических и юридических лиц; - запросы от российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом, так называемые консульские [33]. Тематический запрос - это запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, вопросу, событию или факту, необходимые заявителю в целях исследования [24]. Генеалогический запрос - это запрос, выражающий потребность гражданина в документальной информации, сведениях, устанавливающих родство, родственные связи двух или более лиц, а также такой вид запроса позволяет узнать историю семьи, рода заявителя [24]. Запрос социально-правового характера - это запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан, таких как подтверждение трудового стажа, размера заработной платы, имущественных прав, о службе в военных формированиях, состоянии здоровья, об образовании, об актах гражданского состояния и других [20]. Отдельного внимания заслуживают запросы, касающиеся имущественных прав граждан. В составе запросов социально-правового характера особую группу составляют обращения граждан, нуждающихся в подтверждении имущественных прав.

Это запросы о подтверждении фактов:

- Передачи земель в наследование, личное пользование;

- Участия в долевом строительстве;

- Приеме строения в эксплуатацию;

- О праве застройки;

- Купли-продажи имущества;

- Улучшения жилищных условий;

- Регистрации жилого дома;

- Аренды помещения.

Они могут быть отнесены к категории социально-правовых, если имеется подтверждение органа, устанавливающего право гражданина на получение государственных социальных льгот [20].

Основными источниками, подтверждающими имущественные права граждан по названным вопросам, являются документы, отложившиеся:

- В фондах органов государственной власти и управления, органов местного самоуправления, партийных, профсоюзных, налоговых, судебных органов: выделение жилья, наличие и передача различным способом земельной и имущественной собственности (купля-продажа, обмен, наследование), отвод земельных участков, передача помещений в аренду, прием помещений в эксплуатацию;

- В фондах нотариальных контор, бюро технической инвентаризации: имущественные права на наследство, отвод земли под застройку, передача земельной и имущественной собственности различным способом: купля - продажа, обмен, наследование, в том числе на основании договоров о бессрочном пользовании земельными участками;

- В фондах колхозов и совхозов, организаций и предприятий: имущественные права на землю, строения [20].

Это могут быть решения органов государственной власти и управления, постановления главы администрации, списки домовладений, свидетельства, инвентарные дела на строения, похозяйственные книги, чертежи, планы земельных участков и другое [20].

Чтобы получить необходимые архивные документы по вопросам отвода земельного участка (приложение Р), ввода объектов в эксплуатацию, установления опеки и т.д. гражданину необходимо иметь при себе следующие документы:

- Паспорт;

- Копию свидетельства (государственного акта) владения землей;

- Копию свидетельства на право наследования (копию свидетельства о смерти, документы, подтверждающие родственную связь, свидетельство о браке и т.д.;

- Копию справки председателя о членстве гражданина, обратившегося в архив, в составе гаражно-строительного кооператива (ГСК), садово-огороднического товарищества (СОТ);

- Садовую книжку;

- Нотариально заверенную доверенность в случае обращения от имени другого лица. Юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям необходимо иметь при себе официальный запрос на бланке организации с указанием подробной информации о запрашиваемых документах.

· Это - решения органов государственной власти и управления, постановления глав администраций, списки домовладений, договоры, свидетельства, инвентарные дела на строения, похозяйственные книги, чертежи, планы земельных участков и др.

2.3 Процесс исполнения запросов граждан в архивном отделе

Запросы граждан являются неотъемлемой частью делопроизводства любых государственных и муниципальных учреждений. С целью реализовать свои права, граждане обращаются с запросами в архивные учреждения с просьбой подтвердить те или иные персональные сведения, необходимые при решении вопросов их социально-правового обеспечения [20]. Согласно ст. 33 Конституции РФ от 12.12.1993, каждый гражданин имеет право лично, письменно или с коллективной жалобой обратиться в государственные органы и органы местного самоуправления [10]. Прием запросов о предоставлении архивной информации от физических и юридических лиц, поступающих в архивный отдел администрации МОГО «Ухта», осуществляется специалистами и экспертами отдела по использованию документов ликвидированных предприятий, приему граждан, исполнению запросов и обеспечению сохранности документов [33].

Организация предоставления муниципальной услуги по исполнению запросов в архивном отделе г. Ухты включает в себя следующие административные процедуры:

1) Регистрация запросов и передача их на исполнение;

2) Анализ тематики поступающих в архив запросов;

3) Направление запросов на исполнение;

4) Подготовка, оформление и направление ответов заявителям на их запросы [20].

Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является обращение заинтересованного лица в Архивный отдел г. Ухты с заявлением по установленной форме.

Поступившие в архив запросы регистрируются в день поступления. Регистрация запросов является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги [8]. Все полученные запросы регистрируются архивным отделом в компьютерной базе поступления и исполнения запросов с помощью системы управления базами данных Microsoft Access и программы Microsoft Excel, а также при работе с запросами граждан рассматриваемым отделом используются базы данных «Архивный фонд 4.3» (рис. 2.4) и «Реестр предприятий» (рис. 2.5) и программы по делопроизводству и документообороту «Обращения граждан в архивный отдел» (рис. 2.3), которая была создана разработчиками администрации МОГО «Ухта», и система электронного документооборота «Directum» (рис. 2.6).

Рисунок 2.3 - Работа в программе «Обращения граждан в архивный отдел»

При обращении гражданина в архивный отдел администрации МОГО «Ухта» в программе «Обращения граждан в архивный отдел» (рис. 2.3) на него создается карточка, в которой указываются его личные данные, такие как: фамилия, имя, отчество, адрес и контактный телефон.

Затем в карточку вписывается регистрационный номер запроса, количество заявлений от одного гражданина, должность и имя эксперта, который исполняет полученный запрос. В нижнем поле карточки указываются тема, цель и содержание запроса, например, подтверждение стажа работы, дата регистрации заявления и предполагаемая дата ответа на него, вид запроса - социально-правовой, генеалогический и т.д., вид его поступления и результат исполнения запроса - положительный или отрицательный.

Также в данной программе можно увидеть, сколько поступило новых запросов или осталось на исполнении, а также сделать выборку всех запросов, поступивших в последние 1-2 месяца, и, таким образом, выяснить путь их движения и статус исполнения, и составить отчет по итогам месяца.

Рисунок 2.4 - Работа в базе данных «Архивный фонд 4.3»

В базе данных «Архивный фонд 4.3» (рис. 2.4) происходит регистрация фондов и дел, которые поступают на хранение в архивный отдел администрации МОГО «Ухта».

На каждый фонд заводится электронная регистрационная карточка, в верхнем поле которой указываются следующие данные:

- Номер фонда;

- Полное и сокращенное наименования фонда;

- Тип носителя документов: традиционный или электронный;

- Сведения о физическом состоянии документов фонда.

Также в карточке указывается вид фонда, например, фонд организации, и степень доступа к документам фонда, так называемая характеристика секретности. Если на документах стоит гриф «Секретно», то в отдельном поле указывается причина ограничения доступа к ним.

Не менее важными являются данные о фондообразователе и исторический период фонда, например, дореволюционный период. В нижнем поле карточки указываются сведения:

- О типе документов фонда;

- Об источнике поступления фонда и основании его поступления в архивный отдел;

- Данные о наличии того или иного фонда в архиве.

В конце карточки указывается информация о количестве описей в делах фондов, начальные и конечные даты документов фондов, данные о последней выверке учетных документов и о последней проверке наличия документов в фонде. Благодаря тому, что каждый фонд, хранящийся в архивном отделе администрации МОГО «Ухта», внесен в базу данных, для экспертов рассматриваемого отдела существенно облегчается поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов граждан.

В базе данных «Реестр организаций» (рис. 2.5) производится регистрация всех организаций, сдавших в архивный отдел г. Ухты свои документы. В ней на каждую организацию заводится карточка, в верхнем поле которой указывается информация о форме собственности организации, сдавшей в архивный отдел документы, а также о кураторе, ответственном за их сдачу.



Рисунок 2.5 - Работа в базе данных «Реестр организаций»

В основном поле карточки указывается код организации, присвоенный ей в данной базе данных, наименование организации, дата описи документов, дата их передачи в архив и информация об их последней проверке.

Рисунок 2.6 - Обработка запросов граждан в СЭД «Directum»

В нижнем поле карточки указываются данные о форме приема документов, данные о директоре организации, профиле комплектования, например, городской или районный, а также информация о кураторе организации, ответственном за сдачу документов в архив и об эксперте архива, ответственном за прием документов от организации.

Благодаря тому, что каждая организация, доверившая хранение своих документов архивному отделу г. Ухты, внесена в базу данных «Реестр организаций», для специалистов отдела становится намного проще задача по исполнению запросов социально-правового характера.

Регистрация запросов граждан в системе электронного документооборота «Directum» (рис. 2.6) происходит следующим образом: в шапку электронной регистрационной карточки системы автоматически вносятся регистрационный номер обращения и дата его регистрации. В верхнее поле карточки экспертом архивного отдела, ответственным за исполнение запросов граждан, заносятся данные о гражданине:

- фамилия, имя, отчество;

- категория льгот, например, ветеран ВОВ;

- социальное положение (пенсионер, безработный и т.д.);

- место жительства заявителя.

Далее в электронной регистрационной карточке указываются следующие сведения:

- дата обращения заявителя в архивное учреждение;

- тематика обращения, например, жалоба;

- статус обращения (анонимное обращение, коллективная жалоба);

- способ получения ответа на заявление (звонок, почта, личная встреча);

- состояние запроса (отрыт или закрыт).

В конце карточки вносятся регистрационные данные запроса:

- журнал, в котором зарегистрировано обращение;

- дело, которое заводится на заявителя, обратившегося в архив;

- место регистрации запроса, например, приемная;

- дата регистрации запроса;

- объем и количественные характеристики документов, приложенных к обращению.

В данной СЭД предусмотрены следующие возможности:

- постановки обращений на контроль;

- создание задач, отчетов;

- внесение в систему и просмотр в ней комплектов документов;

- если обращение гражданина является повторным, то этот пункт можно отметить в карточке системы.

Данная система электронного документооборота используется в структурных подразделениях администрации МОГО «Ухта» и руководством архивного отдела. архивный документальный запрос социальный

После регистрации запросы рассматриваются ведущими специалистами и экспертами архивного отдела. Ими осуществляется анализ тематики запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивном отделе научно-справочного аппарата и информационного материала [25].

При этом определяются:

- Степень полноты информации, содержащейся в запросах;

- Местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

- Возможность исполнения того или иного запроса [20].

Согласно Федеральному закону «О порядке рассмотрения обращений граждан в РФ» № 59 от 02.05.2006 г. [16] запросы не подлежат к исполнению в следующих случаях:

- Не указаны персональные данные заявителя;

- Если в письменном запросе содержатся нецензурные или оскорбительные выражения;

- Если в письменном запросе содержатся угрозы жизни в адрес специалиста, принявшего запрос или в адрес его семьи;

- Если текст письменного запроса не поддается прочтению;

- Информация, содержащаяся в запросе, является недостоверной;

- Информации в запросе недостаточно для его исполнения. В таких случаях заявителю направляется письмо с объяснением этих причин и где будут даны рекомендации о возможных местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов и организаций [16].

Рисунок 2.7 - Реестр сдачи документов в архив

Передача запросов в архив на исполнение осуществляется на основании реестров (рис. 2.7), составленных в двух экземплярах с пометками о факте передачи и получения запросов в виде подписи специалиста архивного отдела по приему запросов граждан с указанием конкретной даты [8].

Рисунок 2.8 показывает, что запросы граждан регистрируются в тот же день, когда и поступают в архивное учреждение. Анализ тематики запроса и принятие решения о его неисполнении может занять 3 дня, исполнение запроса происходит в среднем за 22 дня, а срок исполнения архивной справки - 3 дня.

Рисунок 2.8 - Процесс приема и регистрации запросов граждан

Доступ к документам архивного отдела г. Ухты имеется только у работников отдела, дела не даются на руки, поэтому гражданам необходимо делать запросы. Каждый запрос рассматривается в течение 30 дней и по истечению срока архивный отдел выдает заявителю архивную справку, выписку и прочие архивные документы.

Запросы граждан оформляются в виде заявления. После подачи заявления сотрудники архивного отдела администрации МОГО «Ухта» приступают к поиску запрошенной информации: эксперт, принявший заявление, находит в используемых архивном отделе базах данных или, если информация в них отсутствует, в архивохранилище по топоописи нужное дело и в найденном деле ищет нужный локально-правовой акт, и на его основании им оформляется архивная справка.

По окончании каждого месяца производится подсчет запросов за данный период и оформляется отчет, который потом передается в администрацию города (приложение Т).

Заявления, которые пишут граждане для получения информации по их запросам, отправляются после их исполнения на архивное хранение в состав фондов архивного отдела г. Ухты, а по истечении срока хранения, который составляет 5 лет, эти документы выделяются к уничтожению. Согласно «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» № 526 от 31.03.2015 г., срок исполнения запросов социально-правового характера граждан не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения [22].

Рисунок 2.9 - Первый лист формы заявления гражданина на получение им архивной справки

При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя в форме письма архива (приложение Б). Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива составляет не более 15 дней с момента регистрации обращения. Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в срок, равный 5 суткам с момента обращения [22]. Запросы граждан исполняются архивным отделом администрации МОГО «Ухта» на бесплатной основе [17].

Заявления граждан для получения ими информации по их запросам, заполняются ими на 3 листах в 1 экземпляре. Первый лист заявления (рис. 2.9) состоит из наименования учреждения, принявшего запрос, номера и сути запроса и данных о заявителе: его фамилия, имя, отчество, дата рождения, паспортные данные, адрес регистрации и адрес проживания, а также контактные данные.

Рисунок 2.10 -Второй лист формы заявления на получение архивной справки



Второй лист документа (рис. 2.10) - это само заявление, где заявитель печатными буквами вносит свои фамилию, имя и отчество, затем прописывает организации, в которых он работал и по которым он хочет сделать запрос в архив, годы работы в них и занимаемые им должности в них. Далее он должен подчеркнуть, какой вид стажа ему нужно подтвердить: трудовой, льготный, подтверждение времени, проведенного в командировке, подтверждение факта награждения или так называемый северный стаж, который характерен для районов Крайнего Севера и приравненных к ним. Также заявителю следует указать, какой вид социальной выплаты он хочет получить: пенсию по старости, пенсию по потере кормильца, пенсию по инвалидности или ему нужно сделать перерасчет пенсии, так же подчеркнув необходимый вариант. Если с запросом в архив обращаются юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, то в нижней части листа они должны проставить оттиск печати своей организации или предприятия в графе «М.П. (для юридических лиц)». В самом конце листа есть пункт, где заявитель может указать дополнительные данные о себе.