Документирование работы с социально-правовыми запросами граждан в архивном отделе администрации

Рисунок 2.11 - Фрагмент третьего листа формы заявления на получение архивной справки



В третьей части заявления (рис. 2.11) гражданин, в случае получения им архивной выписки или копии каких-либо документов, объясняет, для чего ему нужны эти документы, а также источники, которыми он пользовался при их поиске. Затем прописываются документы, приложенные заявителем, такие как, например, трудовая книжка и памятка из Пенсионного фонда, и выбирается способ получения архивного документа - для этого заявителю нужно подчеркнуть пункт «Выдать лично» или «Выслать почтой». В первом случае специалист, после того, как архивный документ исполнен архивом, звонит заявителю и сообщает ему, что его документ готов, и он может за ним прийти в архивный отдел, во втором случае документ отправляется заявителю обычным письмом.

Рисунок 2.12- Фрагмент третьего листа формы заявления на получение архивной справки

Рисунок 2.13 - Уведомление о получении экспертом архивного отдела заявления и копий документов от заявителя

В завершение написания заявления заявитель и эксперт, принявший заявление, проставляют дату его написания, ставят свои подписи и расшифровку подписей в нижнем поле бланка (Рис. 2.12). В конце всей процедуры приёма эксперт выдает гражданину уведомление о том, что он принял у него заявление и копии документов (Рис. 2.13). При получении заявителем нужного документа (справки, выписки и т.д.) им на документе ставится отметка «Получил(а)», а также проставляется подпись и дата получения документа.

Рисунок 2.14 - Памятка для письменного обращения в архивный отдел администрации МОГО «Ухта»

Если же организация или архивное учреждение, в которую нужно обратиться гражданину для подтверждения данных о своем стаже, находится в другом городе, или же сам заявитель обращается из другого города, то ему нужно будет написать письмо на имя директора нужного ему учреждения. Для этого архивом выдается гражданину специальная памятка, в которой прописан порядок обращения, какие документы нужно приложить к заявлению и контактная информация учреждения (рис. 2.14). В произвольной форме гражданин прописывает те годы, в какие он работал в этой организации и должность, которую он там занимал. Также заявитель должен будет приложить копию своего паспорта и копию своей трудовой книжки. Отправка такого письма осуществляется обычным способом.

2.4 Порядок исполнения архивным отделом администрации МОГО «Ухта» запросов социально-правового характера граждан

К запросам социально-правового характера относятся запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, службы в воинских частях и формированиях, о состоянии здоровья, награждении, присвоении званий, получении образования, применении репрессий, об актах гражданского состояния и тому подобное [20]. Выдача информации, подтверждающей трудовой стаж и размеры заработной платы осуществляется только собственнику информации или другому лицу с согласия собственника по доверенности, оформленной в установленном порядке [20]. Основным документом, подтверждающим трудовой стаж, является трудовая книжка. При отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в трудовой книжке отсутствуют необходимые записи или содержатся неточные или недостоверные данные о периодах работы, заявитель обращается в архив, куда его направляют из Пенсионного Фонда, чтобы в случае возникших неточностей или утери, например, трудовой книжки, уточнить данные. В случае утери трудовой книжки гражданин при написании заявления на получение архивной справки обязан вспомнить, в каких организациях он работал и периоды своей работы в этих организациях. В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива. При этом приводится название должности, которую занимал гражданин структурного подразделения и период его работы [11]. В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, для составления справки при отсутствии приказов по личному составу используются следующие документы:

- Приказы по основной деятельности;

- Лицевые счета;

- Платежные или расчетные ведомости, расчетные книжки;

- Письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и произведенных отчислениях страховых взносов;

- Акты о приемке работ, выполненных по трудовому договору;

- Личные карточки формы Т-2;

- Табели учета рабочего времени;

- Табели расчета оплаты труда;

- Членские билеты профсоюзов;

- Отчетные карточки о выплате членских взносов.

Рисунок 2.15 - Форма справки для назначения или пересчета пенсии

В справку для назначения или пересчета пенсии (рис.2.15) включаются сведения в порядке, определяемом органом, осуществляющим пенсионное обеспечение граждан. При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующий период [28]. В справку о награждении (приложение В), полученной в соответствии с решениями местных органов исполнительной власти, включаются сведения, содержащиеся в списках награжденных, подписанных руководством организации и официально утвержденных местным органом исполнительной власти, а также сведения о соответствующем приказе вышестоящей организации [28].

При отсутствии в документах сведений об окончании гражданином учебного заведения в справке об образовании (приложение И) указываются данные о том, на каком курсе или в каком классе учился гражданин на момент получения им образования [28].

В справку о подтверждении фактов получения травмы, несчастном случае на производстве или о нахождении на излечении (приложение Н) включаются сведения, содержащиеся в актах о несчастных случаях, книгах учета и регистрации аварий или катастроф, а также делах по расследованию причин аварий или катастроф.

Рисунок 2.16 - Ответ на повторный запрос гражданина

При исполнении повторных запросов или составлении справки по просьбе гражданина архивный отдел администрации МОГО «Ухта» проверяет соответствующие сведения, включенные в эту справку (рис. 2.16), тем, которые имеются в документах и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

Рисунок 2.17 - Письмо-уведомление о продлении срока исполнения запроса заявителя

Срок исполнения запросов социально-правового характера, требующего обращения к документам архива, не должен превышать 30 рабочих дней. При необходимости заведующий архивным отделом может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней, при этом отправив заявителю письмо с уведомлением о продлении срока исполнения его запроса (рис. 2.17). Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата составляет 15 дней со дня регистрации.

2.5 Порядок исполнения генеалогических запросов

Архивный отдел исполняет генеалогические запросы от граждан, генеалогических обществ и других организаций на договорной основе. Такого рода запросы могут исполняться как в отношении заявителей, так и третьих лиц в установленном порядке [7]. Данный вид запросов исполняется рассматриваемым отделом крайне редко.

2.6 Подготовка архивом г. Ухты информационных документов

Информационное письмо - это официальное письмо архивного отдела за подписью заведующего, содержащее сведения об имеющихся архивных документах по определенному вопросу. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии составляются на бланке Архивного отдела с обозначением названия документа «Архивная справка», «Архивная выписка», «Архивная копия» [28]. Изложение текста в справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат. В справке допустимо цитирование документов [7]. Если отдельные данные документов архивного отдела не совпадают со сведениями, изложенными в запросе, то данный факт не является препятствием для включения их в справку. При условии, если совпадение всех остальных данных не вызывает сомнений в идентичности фактов, изложенных в документе, то в этом случае эти данные оговариваются в тексте понятием «Так в документе». Следует особо обратить внимание, что данной фразой оговариваются только расхождения, несовпадения и неточные названия, сокращение слов, аббревиатуры, отсутствие имен, отчеств, инициалов и так далее, причем данное понятие пишется непосредственно за тем словом, которое поясняется. В архивной справке не допускаются комментарии и собственные выводы исполнителя документа [20]. При подготовке ответа на запрос о подтверждении работы в особых, вредных или опасных условиях (приложение П) следует просматривать не только приказы и карточки формы Т-2, но и лицевые счета и расчетно-платежные ведомости. В случае отсутствия каких-либо документов, подтверждающих факт вредных условий труда, информация дается в конце архивной справки. При выдаче копий архивных документов предусматривается составление сопроводительного письма за подписью заведующего Архивным отделом [20]. Копии документов, выдаваемых архивным отделом, должны быть оформлены в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» от 31.03.2015 г. № 526 (Зарегистрированы в Минюсте России 07.09.2015 № 38830). Согласно этому нормативному акту, на обороте каждого листа должны проставляться поисковые данные документа, на обороте последнего листа - заверительные надписи, все листы копии документов должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью архивного учреждения и подписями исполнителей [16]. При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архивного отдела составляется отрицательный ответ с изложением причин отсутствия документов (приложение Г), содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации. Готовый ответ подписывается руководством архива. На информационном (сопроводительном) письме печать не ставится. Копия ответа остается в деле и заверяется исполнителем. При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную печать «Копия верна», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения. На документе проставляется только дата подписания документа руководителем архива, а не его создания и печати [20].

2.7 Справки о начислении заработной платы

В архивной справке о заработной плате для предоставления в Пенсионный Фонд РФ, сведения даются только за пять лет. Если необходимы сведения за больший период, то сведения предоставляются в хронологическом порядке, но не более пяти лет на каждом бланке. Сведения о заработной плате включаются в архивную справку (приложение Л), так как они приложены в архивных документах. Суммирование начислений не допускается. В случае отсутствия лицевых счетов, составленных отдельно на каждый месяц, в примечании пишется «Лицевые счета по заработной плате за месяц(ы) отсутствуют» [20].

Контрольный срок исполнения запросов социально-правового характера не должен превышать 30 рабочих дней. При необходимости заведующий архивным отделом может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней, о чем гражданин должен быть уведомлен в обязательном порядке. Предоставление услуг по исполнению запросов граждан осуществляется архивным отделом г. Ухты на бесплатной основе [7]. Таким образом, в архивном отделе администрации МОГО «Ухта» наиболее важной формой использования архивных документов является исполнение запросов, в том числе социально-правовых, которые, согласно статистике на начало 2017 г., чаще всего поступают в рассматриваемый отдел. В процессе этой деятельности архивом выдаются различные виды информационных документов, такие как архивная справка, архивная копия, архивная выписка, при этом используется обширная нормативно-правовая база.

Также выяснено, что контрольный срок исполнения запросов граждан в архиве г. Ухты составляет 30 дней, а регистрируются они в день их поступления с помощью системы управления базами данных Microsoft Access и программы Microsoft Excel, в базах данных «Архивный фонд 4.3» и «Реестр предприятий», программы по делопроизводству и документообороту «Обращения граждан в архивный отдел» и системы электронного документооборота «Directum».

По окончании каждого месяца экспертами архивного отдела по работе с запросами граждан оформляются отчеты об исполнении запросов и об их поступлении и направлении ответов заявителям.

Заявления граждан хранятся в архивном отдела администрации МОГО «Ухта» 5 лет, после чего выделяются к уничтожению.



3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ЗАПРОСОВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНСТРАЦИИ МОГО «УХТА»

Важнейшим направлением деятельности архивного отдела администрации МОГО «Ухта» является не только обеспечение сохранности документального фонда архива, но и предоставление обществу достоверной информации. Полномочия по организации данной работы в рассматриваемом отделе регламентируется Положением об архивном отделе администрации МОГО «Ухта» от 2013 г. [4] и Регламентом работы администрации МОГО «Ухта» (утвержден постановлением руководителя от 24.05.2007 г. № 1481) [3]. Как и в любой сфере деятельности, в работе по исполнению запросов социально-правового характера тоже есть свои недостатки. Одной из таких проблем является то, что многие работодатели не сдают документы сотрудников в архивный отдел г. Ухты вовремя. Для решения этой проблемы можно предложить ряд мероприятий, направленных на усовершенствование предоставления услуги по исполнению запросов граждан, в том числе и социально-правовых. В первую очередь, мы считаем, что необходимо информировать работодателей о необходимости вовремя сдавать в архивный отдел администрации МОГО «Ухта» документы своих сотрудников, что значительно улучшило бы качество муниципальных услуг архива, а также о сдаче документов в архив при реорганизации или ликвидации предприятия. Если при этом руководителем организации осуществляется переезд в другой город, то он должен сообщить в ухтинский архивный отдел об этом, и указать при этом, в каком архивном учреждении при этом будут храниться документы организации. Данная мера, осуществляемая путем проведения семинаров с руководителями как государственных, так и негосударственных организаций и учреждений города на базе архивного отела администрации МОГО «Ухта», необходима для более качественного сбора и хранения документов реорганизованных и ликвидированных предприятий г. Ухты, что облегчит для экспертов рассматриваемого нами отдела нахождение информации для исполнения ими запросов граждан. И во-вторых, необходима информатизация архивного отдела. Прием на государственное хранение документов по личному составу на электронных носителях не только значительно снизит загруженность архивохранилищ, находящуюся на критическом уровне, но и позволит более рационально использовать площади архива, а также позволит ускорить сроки по исполнению запросов граждан в соответствии с их интересами. Для этого мы предлагаем организовать в архивном отделе администрации МОГО «Ухта» хранилище для электронных документов, работа которого будет производиться в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утв. приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 г. № 19) [24] и с Рекомендациями по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (М., 2013) [21]. В свою очередь мы предлагаем архиву г. Ухты информировать организации, которые являются источниками комплектования рассматриваемого отдела, переводить свои документы по личному составу в электронную форму и сдавать их в архив в форме электронных документов. В целом, существенных недостатков в работе архивного отдела администрации МОГО «Ухта» не выявлено, так как все правила, прописанные нормативно-правовыми актами в области архивного дела, соблюдены, а работники рассматриваемого отдела ответственно относятся к своей работе.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе исследования нами выяснено, что к социально-правовым запросам, которые исполняет архивный отдел администрации МОГО «Ухта», относятся:

- Запросы о трудовом стаже и зарплате за определенный период времени;

- Запросы, касающиеся социального и пенсионного обеспечения;

- Запросы о работе в особых условиях труда;

- Запросы имущественного характера;

- Запросы об участии в ВОВ;

- Запросы о службе в армии;

- Запросы о получении образования;

- Запросы о награждении граждан.

Запросы социально-правового характера исполняются ухтинским архивом на бесплатной основе. Контрольный срок исполнения запросов - 30 дней. С разрешения заведующего архивным отделом срок может быть продлен, но при обязательном условии, что заявитель будет уведомлен об этом. Делопроизводство по исполнению запросов в рассматриваемом отделе ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на экспертов отдела, в компетенцию которых это входит. Запросы граждан являются одной из форм участия граждан в управлении государством, способствующей усилению контроля граждан за деятельностью различных органов управления. и выступают как форма защиты свобод и интересов граждан и реализации их конституционного права на пользование государственными услугами.

В работе архивного отдела г. Ухты нами были выявлены следующие проблемы:

1) Многие работодатели не сдают документы сотрудников в архивный отдел г. Ухты вовремя. Для решения этой проблемы нами предложен ряд мероприятий, направленных на усовершенствование предоставления услуги по исполнению запросов граждан, в том числе и социально-правовых. Необходимо информировать работодателей вовремя сдавать в рассматриваемый отдел документы своих сотрудников. Также было бы целесообразно тем же образом информировать руководителей организаций и учреждений г. Ухты сдавать свои документы в городской архив при реорганизации или ликвидации предприятия и предупреждать архив г. Ухты о возможности переезда в другой город и местонахождение документов организации в этом случае. Данные меры необходимы для более качественного сбора и хранения документов реорганизованных и ликвидированных предприятий г. Ухты, что облегчит для экспертов рассматриваемого отдела нахождение информации для исполнения ими запросов граждан.

2) И во-вторых, необходима информатизация архивного отдела. Прием на государственное хранение документов по личному составу на электронных носителях не только значительно снизит загруженность архивохранилищ, находящуюся на критическом уровне, но и позволит более рационально использовать площади архива, а также позволит ускорить сроки по исполнению запросов граждан в соответствии с их интересами.

Для этого нами предложено организовать в архивном отделе администрации МОГО «Ухта» хранилище для электронных документов, а самому архиву г. Ухты информировать организации, которые являются его источниками комплектования, переводить свои документы по личному составу в электронную форму и сдавать их в архив в форме электронных документов. Следовательно, можно сделать вывод: чем качественнее будет организована работа с обращениями граждан по запросам социально-правового характера, налажена система рассмотрения исполнителями и оптимизирована работа самого архивного отдела, тем быстрее будут решаться вопросы, с которыми обращаются граждане.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Неопубликованные источники

1. Постановления руководителя администрации МОГО «Ухта».

2. Постановления и распоряжения руководителя администрации по вопросам, относящимся к компетентности архивного отдела.

3. Регламент работы администрации МОГО «Ухта» (утвержден постановлением руководителя от 24.05.2007 г. № 1481).

4. Положение об архивном отделе Управления делами Администрации МОГО «Ухта» 2013 г.

5. Инструкция по делопроизводству общего отдела администрации МОГО «Ухта» от 05.01.1998 г.

6. Положение об экспертно-проверочной комиссии архивного отдела администрации МОГО «Ухта» от 2.10.2015 № 2154.

7. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам. (Постановление администрации МОГО «Ухта» от 18 января 2011 г. № 12 в ред. Постановлений администрации МОГО «Ухта от 14.05.2012 г. № 938, от 24.12.2012 г. № 2974).

8. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по предоставлению пользователям архивных документов. (Постановление администрации МОГО «Ухта» от 24 октября 2011 г. № 2229 в ред. Постановления администрации МОГО «Ухта» от 14.05.2012 г. № 944).

9. Положение об архивном отделе управления делами администрации МОГО «Ухта», 2013.



ПРИЛОЖЕНИЕ

Форма письма архивного учреждения о продлении срока исполнения запроса

Архивный отдел Администрации МОГО «Ухта» 169300, рес. Коми, г. Ухта, ул. Бушуева, д. 5 Тел.: 74-14-27	Поздеевой Марии Рудольфовне 169302, рес. Коми, г. Ухта, ул. Молодёжная, д. 12, кв. 2

12.03.2018 № 150

На № 145 от 12.01.2018

Уважаемая Мария Рудольфовна!

Сообщаем, что Ваш запрос находится на исполнении. Но в связи с необходимостью проведения объёмной работы по выявлению документов срок его исполнения продлевается.

О результатах Вам будет сообщено дополнительно. С уважением,

Заведующий архивным отделом Подпись М.А. Хорохорина

Исполнитель: Е.В. Физеши

Телефон: 7-4-12-60

Форма письма архива о подтверждении факта награждения заявителя

Архивный отдел Администрации МОГО «Ухта» 169300, рес. Коми, г. Ухта, ул. Бушуева, д. 5 Тел.: 74-14-27 14.02.2018 № 687	Поздеевой Марии Рудольфовне 169302, рес. Коми, г. Ухта, ул. Молодёжная, д. 12, кв. 2

Уважаемая Мария Рудольфовна!

Для подтверждения факта получения Вами Почетной грамоты «Почетный житель г. Ухты» просим уточнить название организации, выдавшей Вам грамоту, и годы работы в ней. Для выявления данной информации Вы можете использовать трудовую книжку, а, в случае ее утери, грамоты и др. поощрения, полученные Вами за годы работы в данной организации, или обратиться в архив, в котором хранятся документы вышестоящей организации.

При повторном обращении в архив просим указать номер и дату данного письма.

Заведующий архивным отделом Подпись М.А. Хорохорина

Исполнитель: Е.В. Физеши

Телефон: 7-4-12-60

Форма отрицательного ответа на запрос заявителя

Архивный отдел Администрации МОГО «Ухта» 169300, рес. Коми, г. Ухта, ул. Бушуева, д. 5 Тел.: 74-14-27	ООО «Ухтинский завод глиняного кирпича» 169318, рес. Коми, г. Ухта, Югерское шоссе, 14 Генеральному директору И.И. Иванову

На № 165 от 10.02.2018

Уважаемый Иван Иванович!

Документы Поздеевой Марии Рудольфовны о подтверждении трудового стажа и заработной платы в архивном отделе администрации МОГО «Ухта» отсутствуют, т.к. документы по личному составу данной организации на хранение в архив не поступали.

Местонахождение документов неизвестно.

Заведующий архивным отделом Подпись М.А. Хорохорина

Исполнитель: Е.В. Физеши

Телефон: 7-4-12-60

Форма письма архивного учреждения заявителю об уточнении сведений, необходимых для исполнения запроса



Архивный отдел Администрации МОГО «Ухта» 169300, рес. Коми, г. Ухта, ул. Бушуева, д. 5 Тел.: 74-14-27	ООО «Ухтинский завод глиняного кирпича» 169318, рес. Коми, г. Ухта, Югерское шоссе, 14 Генеральному директору И.И. Иванову

10.03.2018 № 170

На № 165 от 10.02.2018

Уважаемый Иван Иванович!

Направляем запрос Поздеевой Марии Рудольфовны о подтверждении трудового стажа и заработной платы для исполнения и ответа заявителю, т.к. документы по личному составу данной организации на хранение в архив не поступали.

Копию ответа просим направить в Республиканский архив документов по личному составу г. Сыктывкара (167982, рес. Коми, г. Сыктывкар, ул. Южная, д. 7).

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Заведующий архивным отделом Подпись М.А. Хорохорина

Исполнитель: Е.В. Физеши

Телефон: 7-4-12-60

Форма письма архивного учреждения в действующую организацию (организацию-правопреемник) о предоставлении сведений для подтверждения трудового стажа и заработной платы

Архивный отдел Администрации МОГО «Ухта» 169300, рес. Коми, г. Ухта, ул. Бушуева, д. 5 Тел.: 74-14-27	ООО «Ухтинский завод глиняного кирпича» 169318, рес. Коми, г. Ухта, Югерское шоссе, 14 Генеральному директору И.И. Иванов

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Ваш запрос от 10.04.2018 г. о подтверждении трудового стажа и заработной платы сообщаем, что документы по личному составу работника Поздеевой М.Р. (ООО «Ухтинский завод глиняного кирпича», цех приёма и выгрузки кирпича) на хранение в архив не поступали.

Ваш запрос направлен для рассмотрения и исполнения по месту нахождения документов - в Республиканский архив документов по личному составу по адресу: 167982, рес. Коми, г. Сыктывкар, ул. Южная, д. 7.

Заведующий архивным отделом Подпись М.А. Хорохорина

Исполнитель: Е.В. Физеши

Телефон: 7-4-12-60

Форма архивной справки для подтверждения факта обучения

Архивный отдел Администрации МОГО «Ухта» 169300, рес. Коми, г. Ухта, ул. Бушуева, д. 5 Тел.: 74-14-27	Поздеевой Марии Рудольфовне 169302, Рес. Коми, г. Ухта, ул. Молодёжная, д. 12, кв. 2

Архивная справка

В документах архивного фонда Ухтинского государственного технического университета имеется личное дело Поздеевой Марии Рудольфовны, учащейся очного отделения университета, в котором находится ее зачетная книжка за 2014-2018 учебный год, где приведены оценки по всем изучаемым предметам, курсовым работам, тема и оценка дипломного проекта.

Основание: Ф. 1785.Оп. 1 л/с. Д. 94. Л. 106а.

Заведующий архивным отделом Подпись М.А. Хорохорина

Гербовая печать организации

Исполнитель: Е.В. Физеши

Телефон: 7-4-12-60

Форма архивной справки

Архивная справка

В документах архивного фонда Изваильского сельского Совета депутатов трудящихся Ухтинского района Коми АССР в похозяйственной книге д. Лайково за 1949-1951 гг. в хозяйстве Уляшевой Анны Ивановны значится Уляшев Иван Иванович, сын, 1936 года рождения. В графе «В какой школе учится» значится: «Лайковская начальная средняя школа», графа «Место работы» не заполнена.

В похозяйственной книге д. Лайково за 1955-1957 гг., в хозяйстве Уляшевой Анны Ивановны значится Уляшев Иван Иванович, сын, 1936 года рождения. В графе «Отметка о временно отсутствующих» значится: «В Советской Армии с 1955 г.».

В похозяйственной книге д. Лайково за 1958-1960 гг., в хозяйстве Уляшевой Анны Ивановны значится Уляшев Иван Иванович сын, 1936 года рождения. В графе «Место работы» значится: «Совхоз «Изваильский».

Основание: Ф.Р-119. Оп.1. Д.24. Л.12об, 13; Д.39. Л. 7об, 8.

Заведующий архивным отделом Подпись М.А. Хорохорина

Исполнитель: А.Н. Жовнир

Форма архивной справки о подтверждении трудового стажа

В документах архивного фонда Общества с ограниченной ответственностью «Ухтинский завод глиняного кирпича» за 2011-2014 гг. имеются следующие сведения о трудовом стаже Поздеевой Марии Рудольфовны, 19 марта 1960 года рождения:

01.04.2011 - принята на работу в порядке перевода из ОАО «Боксит Тимана» (так в документе) секретарем руковоителя (приказ директора от 01.04.2013 №1-к); 30.12.2014 - уволена (приказ (распоряжение) директора о прекращении трудового договора с работником от 30.12.2014 №24-к).

В приказе директора от 18.01.2012 № 2 значится: «Предоставить очередной отпуск за 2011 г. на 24 рабочих дня секретарю руководителя Поздеевой М.Р. (так в документе) с 19 января 2012 г.».

В записке о предоставлении отпуска от 02.12.2012 № 85 значится, что Поздеевой М.Р. (так в документе), секретарю руководителя, предоставлен ежегодный отпуск с 27.12.2012 по 15.02.2013 на 24 рабочих дня (12 рабочих дней дополнительный отпуск и 4 рабочих дня за выслугу лет; всего на 40 рабочих дней).

В табелях учета рабочего времени работников предприятия за 2011-2014 гг. значится Поздеева М.Р., у которой имеются следующие сведения об отработанном времени:

Месяцы	2011 г.	2012 г.	2013 г.	2014 г.
Часы	Дневные	Ночные	Дневные	Ночные	Дневные	Ночные	Дневные	Ночные
Январь	-	-	0	0	64	32	0	0
Февраль	-	-	119	16	0	0	24	0
Март	-	-	120	48	127	24	168	24
Апрель	144	32	143	0	200	24	144	32
Май	120	48	+48 152 +24	24	159	40	128	64
Июнь	152	0	136	56	116	64	104	64
Июль	136	8	108	64	116	64	124	64
Август	176	88	128	64	128	64	128	64
Сентябрь	144	72	128	48	124	56	120	48
Октябрь	160	72	132	32	124	56	128	64
Ноябрь	56	0	160	16	144	56	140	64
Декабрь	91	0	152	32	96	48	112	56

Другие работники в табелях учета рабочего времени работников ООО «Ухтинского завода глиняного кирпича» за 2011-2014 гг. с фамилией и инициалами Поздеева М.Р. не значатся.

В отпусках без сохранения заработной платы, учебном, по уходу за ребенком, командировках и других отвлечениях от основной работы за 2011-2014 гг. Поздеева М.Р. не находилась (личная карточка (ф. Т-2)).

В расчетных ведомостях работников ООО «Ухтинского завода глиняного кирпича» за 2011-2014 гг. наименование профессии «Секретарь руководителя» не

Продолжение приложения Л

указано. В расчетных ведомостях работников ООО «Ухтинского завода глиняного кирпича» за 2011-2014 гг. значится Поздеева М.Р., в графе «занимаемая должность» указано: «Секретарь руководителя».

Другие работники в вышеуказанных расчетных ведомостях с фамилией и инициалами Поздеева М.Р. не значатся.

В документах ООО «Ухтинского завода глиняного кирпича» имеется:

- Перечень рабочих мест, профессий и должностей на право льготного пенсионного обеспечения и выслугу лет за 2011 г. где значатся: «Секретарь руководителя»;

- Поименный список льготных профессий по ООО «Ухтинский завод глиняного кирпича» за 2011 г. где значится: «Поздеева Мария Рудольфовна, Секретарь руководителя;

- Список льготных профессий и должностей ООО «Ухтинского завода глиняного кирпича» за 2011-2014 гг., где значится: «Секретарь руководителя».

Основание: Ф.197.Оп.1.Д.1.Л.2; Д.12.Л.1, 7, 13, 19, 24, 33, 41, 48, 57, 65, 74, 83; Д.15. Л.2, 92; Д.17.Л.1, 7, 13, 19, 25, 34, 44, 59, 72, 85, 98, 112; Д.19.Л.1, 7, 11, 15, 20, 23, 25, 30, 32, 40, 43, 50; Д.24.Л.1, 12, 22, 35, 51, 64, 79, 95, 108, 122, 136, 151; Д.25.Л..33; Д.28.Л.1-38; Д.30.Л.1, 7, 13, 19, 25, 31, 36, 45, 53, 61, 71; Д.32.Л.52, 66, 71, 121 , 178; Д.33.Л.3, 7, 10, 13, 16, 19, 22, 25, 28, 31, 34, 37.

Заведующий архивным отделом Подпись М.А. Хорохорина

Гербовая печать организации

Исполнитель: А.Н. Жовнир

Форма архивной справки о подтверждении размера заработной платы

Архивная справка

В документах архивного фонда архивного отдела администрации МОГО «Ухта» в лицевых счетах за август 2012 - сентябрь 2015 гг. имеются сведения о том, что начисленная зарплата Поздеевой Марии Рудольфовне, 19 марта 1990 рождения, составляла:

СУММА ЗАРАБОТКА (в рублях и копейках)

Месяцы	2012 г.	2013 г.	2014 г.	2015 г.
Январь		21.000-00	22.000-00	24.000-00
Февраль		21.000-00	22.000-00	10.000-00-б/л 14.000-00
Март		21.000-00	22.000-00	24.000-00
Апрель		21.000-00	22.000-00	24.000-00 12.000-00- -отпускные
Май		21.000-00	22.000-00	24.000-00
Июнь		21.000-00	22.000-00	24.000-00
Июль		21.000-00 10.500-00 отпускные	22.000-00	24.000-00 7.000-00 - премия
Август	20.000-00	22.000-00	22.000-00	24.000-00
			Продолжение	приложения М
Сентябрь	20.000-00	22.000-00	22.000-00	12.000-00
Октябрь	20.000-00	22.000-00	22.000-00
Ноябрь	20.000-00 20.000-00	22.000-00	22.000-00 11.000-00 - премия
Декабрь	25.000-00	22.000-00	22.000-00

Основание: Ф.354. Оп.19. Д.13. Л.13-13об; Д.74. Л.12-12об; Оп.20. Д.21. Л.13-13об; Оп.21. Д.21. Л.40-40 об.

Заведующий архивным отделом Подпись М.А. Хорохорина

Печать

Архивная копия

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО НШУ «Ярега-нефть» (подпись) Ковалёв Н. Г.

«17» апреля 2018 г.

Печать предприятия

АКТ (форма Н-1) № 1 о несчастном случае на производстве

Министерство, ведомство Министерство здравоохранения республики Коми

Название предприятия общество с ограниченной ответственностью Нефтешахтное управление «Ярега-нефть» (ООО НШУ «Ярега-нефть»)

Адрес предприятия: республика, край, область, город, улица, № дома

169347, Республика Коми, г. Ухта, пос. Ярега, ул. Шахтинская, д. 9

Отрасль народного хозяйства Разработка и эксплуатация нефтяных месторождений

Цех, участок, место, где произошел несчастный случай Цех деревообработки

Фамилия, имя, отчество пострадавшего Поздеева Мария Рудольфовна

Пол: муж., жен. (подчеркнуть) Женский

Возраст: указать число полных лет 22 (двадцать два) года

Профессия, должность, разряд, класс Оператор-станочник 3 разряда

Фамилия мастера, на участке которого произошел несчастный случай

Иванов И.И.

Стаж работы пострадавшего: 1 год

Общий стаж работы по основной профессии 1 год

Стаж работы в данном цехе 1 год

Инструктаж, обучение по безопасности труда «1» сентября 2017 года

А) Инструктаж вводный «1» сентября 2017 года

Б) Инструктаж на рабочем месте «1» сентября 2017 года

В) Повторный инструктаж «1» декабря 2018 года

Первичный (повторный) инструктаж «12» января 2018 года

Проверка знаний «1» марта 2018 года

Дата и время несчастного случая «17» апреля 2018 г., в 12 часов 20 минут

Количество полных часов от начала работы 4 часа 20 минут

Обстоятельства несчастного случая (подробное описание):

На момент несчастного случая пострадавшая Поздеева М.Р. находилась на своем рабочем месте. В 12 ч. 10 мин. деревообрабатывающий станок, оператором которого являлась пострадавшая, вышел из строя и остановил свою работу. Поздеева М.Р. решила самостоятельно привести его в действие, но внезапно станок пришел в действие ее правая рука оказалась затянута под пресс станка. В результате происшествия у пострадавшей выявлены следующие травмы: закрытые переломы большого и указательного пальцев правой руки и закрытый перелом запястья правой руки.

Вид происшествия: Защемление между движущимися предметами, деталями и машинами (за исключением летящих или падающих предметов, деталей и машин).

Код происшествия: 044 (согласно Классификатору причин несчастных случаев и видов происшествий согласно форм отчетности, утвержденных приказом Федеральной службы по труду и занятости № 21 от 21.02.2005г.).

Причины несчастного случая: Эксплуатация неисправных машин, механизмов, оборудования. Код происшествия: 03 (согласно Классификатору причин несчастных случаев и видов происшествий согласно форм отчетности, утвержденных приказом Федеральной службы по труду и занятости № 21 от 21.02.2005г.).

Оборудование (наименование, тип, марка, год выпуска, предприятие-изготовитель) Деревообрабатывающий станок Мастер-практик Белмаш СДМ-220М. Производство: республика Беларусь, г. Могилёв. Год изготовления: 2010 г.

Нахождение пострадавшего в состоянии опьянения Нет

Мероприятия по устранению причин несчастного случая:

В срок до 20 апреля 2018 г. будет произведен ремонт деревообрабатывающего станка и проведен инструктаж по охране труда работников Цеха деревообработки.

Лица, допустившие нарушения законодательства о труде и правил по охране труда: Грубая неосторожность пострадавшего - 100 % - Приказ Минтруда России от 02.11.2015 г. № 835н «Об утверждении Правил по охране труда в лесозаготовительном, деревообрабатывающем производствах и при проведении лесохозяйственных работ», п.26.

Вина руководства - 100 % - Статья 163 ТК РФ «Обеспечение нормальных условий работы для выполнения норм выработки».

Очевидцы несчастного случая:

Продолжение приложения Н

Фещенко И.В. - электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования 4 разряда,

Коданёва Д.В. - приемщик готовой продукции Цеха деревообработки,

Коноваленко О.П. - оператор деревообрабатывающего станка 3 разряда,

Иванов И.И. - мастер участка.

Акт составлен «17» апреля 2018 г.

Начальник цеха (Подпись) Д.К. Саенко

Начальник отдела охраны труда (Подпись) Д.Е. Холодницкая

Старший общественный инспектор по охране труда (Подпись) Р.Н. Камалова

Основание: Ф. 5516. Д. 514. Л. 18, 18а.

Заведующий архивным отделом (Подпись) М.А. Хорохорина

Печать

Исполнитель: Е.В. Физеши

Форма архивной справки о районном коэффициенте

Российская Федерация Республика Коми		Россия Федерация Коми Республика
администрация муниципального образования «Город Ухта» АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ		«Ухта кар» муниципальной юконса администрация АРХИВ ЮКОН
169300, Республика Коми, г. Ухта, ул. Бушуева ,5 тел. 4-59-80, факс 4-14-27	169300, Коми Республика, Ухта кар Бушуев нима улича, 5 тел. 4-59-80 факс 4-14-27
От 21.04.2018 г. № 445

Архивная справка

Дана о том, что предприятие Домостроительный комбинат Главкомигазнефтестроя, архивные документы которого находятся на хранении в архивном отдел администрации МОГО «Ухта», находилось на территории г. Ухты. Основание: фонд № 137, опись № 2

Вместе с тем, архивный отдел администрации МОГО «Ухта» разъясняет, что в соответствии с Постановлением Совета Министров Республики Коми № 1029 от 10.11.1967 года Республика Коми, в том числе г. Ухта и подчиненные его администрации, населенные пункты, относятся к местности, приравненной к районам Крайнего Севера.

На основании информационного письма Пенсионного Фонда Российской Федерации от 9 июня 2003 года за № 25-23/5995 Республика Коми в состав которой входит г. Ухта, относится к районам, где к заработной плате работников применяется коэффициент в размере 1,3

Лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, устанавливается единый для всех производственных и непроизводственных отраслей районный коэффициент к заработной плате. (Закон РФ от 19.02.1993 г. № 4520-1 в редакции от 10.01.2003 г).

Форма архивной справки об отводе земли

Российская Федерация Республика Коми	Россия Федерация Коми Республика
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА «УХТА» АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ	«УХТА» КАР КЫТШЛЦН МУНИЦИПАЛЬНЦЙ ЮКЦНСА АДМИНИСТРАЦИЯ АРХИВ ЮКЦН
169300, Республика Коми, г. Ухта, ул. Бушуева ,5 тел. 4-59-80, факс 4-14-27	169300, Коми Республика, Ухта кар Бушуев улича, 5 тел. 4-59-80 факс 4-14-27
07.04.2009 № 584 на № 584 от 07.04.2018	Поздеевой М. Р. ул. Молодежная, д. 12, кв. 2, г. Ухта, Республика Коми, 169302

Уважаемая Мария Рудольфовна!

На Ваш запрос сообщаем, что документы Ярегского поселкового Совета народных депутатов г. Ухты и его исполнительного комитета, по решению которого Вам отводилась земля для строительства гаража, за период 1948-89 годы архивным отделом администрации МОГО «Ухта» были переданы в ГУ РК «Национальный архив РК», куда и рекомендуем обратиться по адресу: 167005, г. Сыктывкар, ул. Первомайская, 90.

Основание: Ф.45.Оп.1.

Заведующий архивным отделом

администрации МОГО «Ухта» Подпись М.А. Хорохорина

Е.В. Физеши

7-4-12-60

№ п/п	ФИО исполнителя	Должность Исполнителя	Всего подготовлено архивных справок	При этом просмотрено дел	Всего подготовлено писем об отсутствии архивных документов по запросу	Всего подготовлено писем рекомендательного характера, отрицательных ответов, запрошены дополнительные сведения	Всего подготовлено ответов с нарушением сроков исполнения запросов
1	2	3	4	5	6	7	8
11	Калашникова С.И.	Главный эксперт	20	80	10	9	1
22	Летникова О.А.	Ведущий специалист	15	60	5	8	2
33	Добровольская Л.И.	Специалист	10	50	2	7	1

Форма ежемесячного отчета об исполнении запросов социально-правового характера специалистами структурного подразделения

Отчет об исполнении запросов социально-правового характера специалистами структурного подразделения архивного отдела администрации МОГО «Ухта» за май 2017 года

Главный эксперт архивного отдела администрации МОГО «Ухта» Подпись С.И. Калашникова

Дата	Поступило запросов	Из них, не относящихся к составу хранящихся в архивном отделе администрации МОГО «Ухта» архивных документов	Исполнено	Из них возвращено на доработку	Примечание
1	2	3	4	5	6
01.03.2018	15	2	13	0
02.03.2018	13	2	10	1
05.03.2018	10	2	8	0
06.03.2018	20	6	14	0
07.03.2018	15	2	12	1
09.03.2018	16	3	13	0
12.03.2018	9	4	5	0
13.03.2018	10	2	8	0
				Продолжение	приложения Т
14.03.2018	15	2	13	0
15.03.2018	18	5	11	2
16.03.2018	11	2	9	0
19.03.2018	15	2	13	0
20.03.2018	7	2	5	0
21.03.2018	8	4	4	0
22.03.2018	9	1	8	0
23.03.2018	15	2	13	0
26.03.2018	15	2	10	3
27.03.2018	8	2	6	0
28.03.2018	20	5	13	2
29.03.2018	15	2	13	0
30.03.2018	15	2	11	2

Форма ежемесячного отчета о поступлении запросов социально-правового характера и направлении ответов заявителям

Отчет о поступлении запросов социально-правового характера в архивном отделе администрации МОГО «Ухта» и направлении ответов заявителям за март 2018 года

Итого: принято 276 запросов, из них:

Не относятся к составу хранящихся в архивном отделе администрации МОГО «Ухта» архивных документов: 59

Исполнено: 206

Возвращено на доработку: 11.

Ведущий эксперт архивного отдела

администрации МОГО «Ухта» Подпись Е.В. Физеши

Форма годового плана работы архивного учреждения

Утверждаю

Заместитель руководителя администрации МОГО «Ухта

А.В. Ткаченко «15» января 2014 года

Годовой план работы архивного отдела администрации

МОГО «Ухта» на 2015 год.

№ п/п	Содержание мероприятий	Сроки выполнения	Ответственные исполнители
1	2	3	4
1.	Вопросы для рассмотрения на заседаниях Совета МОГО «Ухта»
2.	Вопросы для рассмотрения на дне Контроля
2.1	Об итогах выполнения постановления администрации МОГО «Ухта» от 20.01.2014 г. № 56 и принятия постановления на 2015 год.	февраль	О.М. Логинова
2.2	Использование архивных документов в 2015 году архивным отделом согласно Административным регламентам.	декабрь	О.М. Логинова
3.	Вопросы для обсуждения на плановых совещаниях
4.	Заседания комиссий
4.1	Организация работы экспертно-проверочной комиссии архивного отдела администрации МОГО «Ухта»: -рассмотрение и согласование в соответствии с планом-графиком документов организаций, являющихся источниками комплектования: описей, номенклатур дел, актов о выделении к уничтожению; -прием документов постоянного срока хранения, проведение экспертизы ценности (ЭЦ); -прием документов по личному составу от ликвидированных предприятий, проведение экспертизы ценности; -согласование описей и НСА к ним документов по личному составу ликвидированных предприятий передающих дела на хранение; -направление описей документов постоянного срока хранения, фотодокументов в Архивное агентство РК для утверждения.	в течение года до 01 ноября	О. М. Логинова В.М. Жеребцова Л.Б. Оверина
5.	Республиканские мероприятия
5.1	Участие в работе коллегии Архивного агентства РК	февраль	О.М. Логинова
6.	Общегородские мероприятия
6.1	Участие в мероприятиях, проводимых администрацией.	в течение года	О.М. Логинова
7.	Работа с населением, предприятиями и средствами массовой информации
7.1.	Прием населения в установленное время.	понедельник, вторник, среда с 9:00 до 13:00	А.Н. Жовнир Е.Е. Каракчиева
7.2	Консультирование граждан.	понедельник, вторник, среда с 9:00 до 13:00	А.Н. Жовнир Е.Е. Каракчиева

Заведующий архивным отделом администрации МОГО «Ухта» Подпись О.М. Логинова

09.12.2014 г.

Размещено на Allbest.ru